Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư * Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hóa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán. . . Kết cấu tài khoản 157 như sau: - Trị giá hàng hóa gửi bán tăng trong kỳ - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán TK157 N C - Trị giá hàng hóa gửi bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hóa không bán được đã thu hồi Dư nơ: Trị giá của hàng hóa gửi bán hiện còn cuối kỳ * Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ, . . .Tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. - Tập hợp trị giá mua của hàng hóa, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ TK632 N C - Trị giá mua của hàng hóa đã bán bị người mua trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ Kết cấu của tài khoản 632 như sau: * Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ. Nguyên tắc hạch toán: Cuối kỳ, khi tổng hợp số liệu để cân đối bảng, kế toán không được bù trừ giữa các khoản phải thu với các khoản phải trả khách hàng. Phải xác định số dư nợ, các khoản phải thu của khách hàng để ghi bên tài sản và số dư có các khoản phải trả khách hàng để ghi vào bên nguồn vốn. Kết cấu của tài khoản 131 như sau: - Số tiền phải thu của khách hàng tăng trong kỳ - Số tiền đã thanh toán với khách hàng trong kỳ TK131 N C - Số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ - Số tiền khách hàng ứng trước hoặc trả thừa trong kỳ Dư nơ: số phải thu của khách hàng hiện còn cuối kỳ Dư có: Số phải trả khách hàng hiện còn cuối kỳ * Tài khoản 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Tài khoản 3331 được áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế cho cả phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Nội dung ghi chép của tài khoản 3331 như sau: Số thuế GTGT đầu ra đã khấu trừ Số thuế GTGT được miễn giảm Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại TK3331 N C Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ hoặc dùng trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ Dư có: số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra hiện còn cuối kỳ Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111, 112, 156, 138, 911, . . . 3.Trình tự hạch toán 3.1 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC TRẢ GÓP TK156 TK632 TK911 TK511 TK111,112 Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ K/c giá vốn hàng bán K/c doanh thu thuần Số tiền người mua trả lần đầu TK131 TK3331 TK711 Số tiền còn phải thu ở người mua Lãi do bán trả góp Thuế GTGT nếu có SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TẠI ĐƠN VỊ NHẬN ĐẠI LÝ TK911 TK5113 TK111,112 Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Cuối kỳ k/c doanh thu thuần Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý Hoa hồng đại lý TK331 Số tiền phải thanh toán cho chủ hàng Thanh toán tiền cho chủ hàng Cuối kỳ k/c doanh thu thuần 3.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ a. Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511”Doanh thu bán hàng” (5111) và tài khoản 512”Doanh thu bán hàng nội bộ (5121). Trình tự và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ Trình tự hạch toán như sau: +Đầu kỳ kinh doanh tiến hành kết chuyển trị giá vốn thựctế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ: Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ Nợ TK611 Có TK151,156,157 + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau: - Kết chuyền trị giá vốn hàng hóa tồn kho, tồn quầy Nợ TK156 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK157 Có TK611(6112) - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK151 Có TK611(6112) Đồng thời xác định số hàng đã xuất tiêu thụ: Nợ TK632 Có TK611(6112) 4. Sổ kế toán Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép quản lý lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, có thể liên hệ chặt chẽ với nhau, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán. Tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức; kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý,...Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phat sinh và làm cơ sở hoạt động tổng hợp và chi tiết thì tổ chức sổ sách kế toán sẽ là khâu công việc tiếp theo để xử lý các thông tin ban dầu nhằm cung cấp các thông tin một cách tổng hợp, có hệ thống theo từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu công việc quan trọng. Một hệ thống sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lời cho công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và vào các hình thức tổ chức sổ kế toán, từng DN sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Theo quy định các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức tổ chức sổ kế toán sau: 4.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sổ kế toán chủ yếu gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ thẻ kế toán chi tiết. Theo hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4.2. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hình thức này có đặc điểm kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quản hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. Sổ sách trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ; sổ cái; bảng kê; bảng phân bổ; sổ chi tiết. Hình thức nhật ký chứng từ thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 4.3. Hình thức nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghivào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - sổ cái. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ 4.4. Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhât ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiêp vụ, có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng (hoặc định kỳ), cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào thẳng sổ cái. Ưu điểm: kết hợp các ưu điểm của hai hình thức Nhật ký - sổ cái và chứng từ ghi sổ, với hình thức này, các mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho hiện đại hoá công tác kế toán. Nhưng nhược điểm là việc kiểm tra đối chiếu phải dồn đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không đưọc kịp thời. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ 1. Sự ra đời của công ty Công ty TNHH Hương Thủy được thành lập vào tháng 10 năm 1999 với đăng ký kinh doanh số 0102000845 do Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội cấp. Công ty có trụ sở tại 34 Phan Phù Tiên - HN. Công ty TNHH Hương Thủy ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên bước đầu Công ty cũng gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy, Doanh nghiệp luôn đề ra những biện pháp để thực hiện, đó là: nâng cao tổng mức doanh thu, giảm tối đa tổng chi phí kinh doanh, sửa sang cơ sở vật chất Công ty, phục vụ công tác bảo quản dự trữ hàng hoá, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho CBCNV trong đơn vị. Mặt khác Doanh nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nhằm đa dạng hoá mặt hàng, cùng với các nhà sản xuất hàng hoá, nghiên cứu thay đổi mẫu mã các mặt hàng kinh doanh sao cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Công ty TNHH Hương Thủy là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi Doanh nghiệp phải tự chủ trong hạch toán kinh doanh, lấy thu bù chi và có lãi. Để thực hiện được yêu cầu đó, Ban Giám đốc và CBCNV công ty đã cố gắng vượt mọi khó khăn để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình, dần dần tiến tới thành lập và mở rộng mạng lưới bán hàng, tạo sự thuận tiện và dần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. 2.Chức năng và nhiệm vụ Công ty TNHH Hương Thủy Công ty TNHH Hương Thủy là một Doanh nghiệp tư nhân. Chức năng chính của Công ty là buôn bán các loại sữa , bên cạnh đó công ty còn kinh doanh thêm nước tăng lực, cà fê... Do vậy, công ty phải có trách nhiệm sử dụng vốn có hiệu quả, bảo đảm và phát triển vốn. 3. Đặc điểm kinh doanh, tổ chức bộ máy trong công ty Do mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là sản phẩm sữa một mặt hàng mà không ít các cá nhân cần dùng. Bên cạnh đó Công ty cũng có thuận lợi là địa điểm kinh doanh đặt tại phố Phan Phù Tiên, Cát Linh, Hà Nội nên Công ty dễ dàng tiếp cận được với khách hàng . Tuy nhiên Công ty cũng gặp những khó khăn nhất định như việc tìm kiếm những nguồn hàng với giá rẻ, chất lượng tốt. Và để có những khách hàng tiềm năng có những lúc Công ty phải bán hàng lỗ. Tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty: Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ theo cơ cấu quản lý 1 cấp. Công tác tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Giám đốc Phó Giám đốc Kỹ thuật và kinh doanh ĐỘI XE VẬN TẢI BỐC XẾP Phòng Tiêu thụ Phòng Marketing Phòng Tài vụ Phòng Kỹ thuật Quầy hàng Kho - Đứng đầu công ty là Giám đốc: Người có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với nhà nước cũng như với tập thể trong lĩnh vực kinh doanh, giám sát, điều hành các hoạt động của Công ty. - Phó Giám đốc kỹ thuật và kinh doanh: giúp Giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng. - Phòng Marketing: Nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra của Công ty, từ đó xây dựng chiến lược cạnh tranh cho Doanh nghiệp trong từng giai đoạn, từng thời kỳ phát triển của Doanh nghiệp. - Nghiên cứu, xác lập nhu cầu tiêu dùng của nhân dân theo thời vụ, theo thời điểm, để xây dựng kế hoạch mua vào, dự trữ và bán ra hợp lý. - Nghiên cứu, tổ chức các khâu mua vào, bán ra hàng hoá cũng như công tác lưu kho sao cho hợp lý, đạt hiệu quả tối ưu. - Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về việc quản lý các mặt kế toán tài chính. Giám sát và phát hiện kịp thời việc thực hiện chế độ chính sách ở Công ty. - Phòng tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi mặt hàng của Công ty trên thị trường so với sản phẩm của các đơn vị khác. - Đội xe vận tải và bốc xếp: Vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho bảo quản, tới quầy hàng cũng như vận chuyển hàng hoá tới tận tay người tiêu dùng khi cần thiết. 4. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ Bộ máy kế toán của Công ty: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ở Công ty mà bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán bảo hiểm Kế toán thanh toán Kế toán mua hàng *01 kế toán trưởng: đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung về việc tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty đồng thời là người giúp Giám đốc trong việc tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp l ý, hướng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng, đảm bảo cho từng nhân viên phát huy hết khả năng chuyên môn của mình, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo phát luật nhà nước. *01 kế toán mua hàng: Theo dõi tình hình mua các mặt hàng nhằm đảm bảo đầy đủ, thường xuyên và kịp thời cho công tác dự trữ, bảo quản và bán ra. *01 kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, các khoản thanh toán với CBCNV, các khoản thanh toán với khách hàng. *01kế toán bảo hiểm: Theo dõi các khoản bảo hiểm đặc biệt là bảo hiểm hàng hoá, tránh rủi ro trong kinh doanh. *01kế toán tổng hợp: Theo dõi và tập hợp các chi phí kinh doanh, tính toán và xác định kết quả kinh doanh, số liệu do các thành phần có liên quan cung cấp. Cuối tháng, quý lập báo các tháng, báo cáo quí, cuối năm lập báo cáo tài chính và các mẫu biểu báo cáo khác có liên quan theo đúng chế độ tài chính của nhà nước. *01 thủ quỹ: Thu giữ các loại tiền của Công ty. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính. Hình thức sổ kế toán Phòng tài chính kế toán của Công ty TNHH Hương Thủy áp dụng phương pháp hạch toán “nhật ký chung”. Sau đây là sơ đồ hạch toán kế toán. Chứng từ gốc SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Do các đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng ngày căn cứ từ các chứng từ gốc như: báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng, phiếu nộp tiền.....kế toán lập định khoản và ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đối với các đối tượng đã được mở sổ nhật ký đặc biệt thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào nhật ký đặc biệt mà không ghi vào nhật ký chung. Đối với các đối tượng cần quản lý chỉ tiêu chi tiết như công nợ, TSCĐ, chi phí... thì căn cứ chứng từ kế toán ghi vào sổ chi tiết hoặc thẻ có liên quan. Định kỳ 3, 5, 10 ngày....hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, nhật ký chung để chuyển số liệu vào sổ cái các tài khoản tương ứng hàng ngày hoặc định kỳ. Đối chiếu số liệu trên sổ cái của các tài khoản với bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì kế toán lập báo cáo tài chính. Chính sách kế toán - Niên độ kế toán: Bắt đầu 01/01, kết thúc 31/12. - Đơn vị tiền tệ: VND - Phương pháp quản lý tồn kho: Luôn ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của hàng tồn kho cả về mặt giá trị và hiện vật. - Phương pháp định giá hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp tính theo đơn giá thực tế của từng lô hàng (đơn giá thực tế đích danh). -Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, vật tư và tính kết quả kinh doanh - Đơn vị tiền tệ: VND - Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính trích khấu hao TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao bình quân. Tuỳ theo điều kiện và mức độ sử dụng TSCĐ ở Doanh nghiệp để có thể xác định hệ số điều chỉnh mức khấu hao cho phù hợp với tình hình thực tế sử dụng TSCĐ của Doanh nghiệp. -Công ty áp dụng phương pháp sử dụng đồng thời hai loại tỷ giá (Tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế) để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ. II.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Hương Thuỷ, công ty tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là qua phương thức bán buôn qua kho và phương thức bán giao hàng tại cảng, ứng với mỗi phương thức bán hàng sử dụng chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ là khác nhau. Cùng với phương thức bán hàng, phương thức thanh toán với khách hàng là bằng tiền, tiền gửi Ngân hàng 1. Chứng từ sử dụng Trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, phiếu thu,. . . + Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh kế toán lập hoá đơn GTGT (biểu 1). Hoá đơn được lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là: Liên 1: được lưu tại cuống hoá đơn Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán + Phiếu xuất kho (biểu 2): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho bán cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị. Ngoài ra phiếu xuất kho còn dùng để theo dõi số lượng công cụ dụng cụ, làm căn cứ để hạch toán chi phí. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên lưu lại, một liên giao cho khách hàng và một liên chuyển về phòng kế toán. + Thẻ kho (biểu 3): dùng để theo dõi số lượng xuất nhập tồn kho từng loại mặt hàng ở từng kho làm căn cứ để xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất vủa thủ kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Theo định kỳ (mười ngày hoặc cuối tháng) nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (biểu 4 ): dùng để theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này đén kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán trạm lập thành hai liên. Sau khi xuất kho, thủ kho xuất ghi ngày tháng, năm xuất kho và ký, ghi rõ họ tên vào các liên của phiếu rồi giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường. Thủ kho nhập nhận hàng và ghi số thực nhập vào cột 2, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 còn liên 1 chuyển cho thủ khho xuất để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào cột 3,4 và sổ kế toán Biểu 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 20/01/2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL EV: 00-B No :012216 Đơn vị: Phan Phù Tiên, Hà nội Số tài khoản 1 0 0 1 0 0 3 6 1 3 0 Điện thoại:7340247 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hoằng Đơn vị: Trung tâm thương mại Hải Dương. 1 0 0 1 0 0 3 6 0 0 2 1 3 0 Địa chỉ: Bạch Đằng, Hải Dương Số tài khoản Hình thức thanh toán: MS: STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) A B C 1 2 3 Sữa ANLENE 1 ANLENE 400G Trắng Thùng 50 1087685 54384250 2 ANLENE 800G Trắng Thùng 30 1081773 32453190 3 ANLENE 400G Vàng Thùng 50 1253202 62660100 4 ANLENE 400G Vàng Thùng 30 1229557 36886710 Tổng Thùng 160 186384250 Cộng tiền hàng: 186384250đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18638425đ Tổng cộng tiền thanh toán: 205022675đ Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh năm triệu, không trăm hai mươi hai nghìn, sáu trăm bảy mươi năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Họ tên người nhận hàng: Vũ Hoàng Anh Đơn vị: Trung tâm Thương mại Hải Dương Lý do xuất kho: Xuất tại kho: STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(VND) Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Sữa ANLENE 1 ANLENE400GTrắng Thùng 50 50 1087685 54384250 2 ANLENE800GTrắng Thùng 30 30 1081773 32453190 3 ANLENE400GVàng Thùng 50 50 1253202 62660100 4 ANLENE800GVàng Thùng 30 30 1229557 36886710 Cộng Thùng 160 160 186384250 Biểu 3 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2002 Kho: của Công ty TNHH Hương Thuỷ. Tờ số : 1 Tên hàng : Sữa ANLENE Mã số: Đơn vị tính: Thùng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 08 10 10/01/02 20/01/02 Tồn đầu tháng 01/2002 Nhập kho Xuất kho Cộng phát sinh Tồn cuối tháng01/02 10/01 20/01 160 160 160 160 Biểu 4 Đơn vị: Công ty TNHH Hương Thuỷ Địa chỉ: Phan Phù Tiên - Hà nội Mẫu số 03-VT Ban hành theo QĐ số 1141-tài chính/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính AM/99-B PHIẾU XUẤT KHO Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 22 tháng 01 năm 2002 Liên2: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số 34 ngày 22 tháng 01 năm 2002 Của về việc Họ tên người vận chuyển: Anh Thắng Phương tiện vận chuyển : xe 53M-5835 Xuất tại kho: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 Nước tăng lực M150 Cộng Thùng Thùng 1000 1000 1000 1000 160000000 160000000 Xuất ngày 22 tháng 01 năm 2002 Nhập ngày 22 tháng 01 năm 2002 Người lập biểu (ký, họ tên) Thủ kho xuất (ký, họ tên) Người vận chuyển (ký, họ tên) Thủ kho nhập (ký, họ tên) 2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 511”Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại. - Số thuế TTĐB phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ Bên có: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ Tài khoản 511 cuối k