Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển (Marine Supply)

hiệu quả tài sản và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh. + Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh do Tổng công ty giao và tham gia thực hiện các kế hoạch của Tổng công ty về đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh, phân chia, bảo vệ, phát triển thị trường hoặc những kế hoạch đột xuất khác do Nhà nước giao theo sự phân công của Tổng công ty. + Kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp giấy phép và chấp hành đầy đủ các chế độ do pháp luật và " điều lệ về tổ chức hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt nam " quyết định về hoạt động kinh doanh quản lý doanh nghiệp, thuế, tài chính, lao động, tiền lương.... + Thực hiện quy chế quản lý kinh doanh, quy chế tài chính của Tổng công ty nhằm nâng cao hiệu quả và tính hợp pháp trong mọi hoạt động của mình, phối hợp chặt chẽ với các doanh nghiệp thành viên khác của Tổng công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh và không áp dụng các biện pháp cạnh tranh thị trường trong nội bộ Tổng công ty, nếu xét thấy có khả năng thiệt hại về vật chất và uy tín của công ty hoặc các doanh nghiệp thành viên khác. + Ưu tiên phục vụ các nhu cầu sản xuất kinh doanh, điều hoà tài chính hoăc để hoàn thiện dây truyền công nghệ khép kín trong nội bộ công ty. + Chủ động đề xuất các ý kiến riêng về chiến lược phát triển chung của toàn bộ Tổng công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm. + Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra giám sát của Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, Tổng công ty và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của "Điều lệ tổ chức, hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt nam". + Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, tài nguyên, quốc phòng, an ninh quốc gia, làm các báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường theo quy định của Tổng công ty và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo. Công bố công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá kết quả về hoạt động của Tổng công ty theo các quyết định liên quan cuả chính phủ. + Tuân thủ tất cả quyết định pháp luật khác của nước CHXHCNVN và điều ước quốc tế mà Nhà nước Việt nam chính thức tham gia và công nhận. III Đặc Điểm tổ chức SXKD và tổ chức bộ máy của Marine Supply 1- Đặc Điểm kinh doanh của Marine Supply Khi còn hoạt động trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung công ty XNK-VT đường biển giống như một tổng kho vật tư của ngành hàng hải làm nhiệm vụ tiếp nhận cấp phát vật tư theo chỉ đạo của cấp trên. Vì vậy hàng hoá vật tư của công ty trong thời gian này đều có kế hoạch cụ thể và hầu như được bao tiêu toàn bộ, nhờ đó mà đơn vị hoạt động thuận lợi, có đối tượng khách hàng lớn ổn định khong cạnh tranh. Từ năm 1990 trong nước dần dần xoá bỏ bao cấp chuyển sang nền kinh tế mở cửa. Hoạt động trong điều kiện mới công ty không còn là nhà cung ứng độc quyền. Vì thực tế trong khắp các địa phương, các ngành, các cấp ngày càng xuất hiện các công ty KDXNK với đủ loại quy mô và đủ loại nghành hàng. Về thị trường, công ty có xu hướng mở rộng thị trường ra nhiều nước trên thế giới, nhưng khu vực Châu á vẫn là thị trường nhập khẩu lớn. Về kết quả KD công ty đã đạt được một số kết quả đáng kể sau: Chỉ tiêu ĐĐVT Thực hiện Tỷ lệ % TH 2000 so với Năm 1999 Năm 200 TH 1999 KH 2000 1- Tổngkim ngạch XNK USD 15.783.111 10.065.143 63,77 109,4 - Nhập khẩu USD 14.067.707 8.766.569 62,31 121,76 - Xuất khẩu USD 1.715.404 1.298.574 75,7 64,03 2- Doanh thu Tr Đ 209,242 139,574 66,7 107,2 3- Lợi nhuận Tr Đ 5.031 7.495 148,98 122,4 4- Nghĩa vụ nộp NSNN Tr Đ 675 36.858 5.460,45 Qua bảng kết quả KD của công ty trong 2 năm (1999-2000) ta thấy: Mặc dù tổng kim ngạch XNK cũng như đầu tư năm 2000 thấp hơn năm 1998 nhưng lợi thu được vẫn nhiêù hơn, chứng tỏ đã có nhiều biện pháp giảm phí ... Tìm các mặt hàng có tỷ xuất lợi nhuận cao, tình hình tài chính của công ty ngày một vững mạnh. 2- Đặc Điểm tổ chức bộ máy quẩn lý của Masine Supply Hiện nay công ty có 5 chi nhánh và văn phòng trên cả nước: + Văn phòng công ty tại Hà Nội. + Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh. + Chi nhánh tại Thành Phố Hải Phòng. + Chi nhánh tại Thành Phố Hạ Long. + Chi nhánh tại Thành Phố Đà Nẵng. Công ty có mô hình tổ chức bộ máy tổ chức theo ngành Trực tuyến, chức năng, lãnh đạo công ty là giám đốc, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc. Công ty có 3 phòng ban, mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ chuyên trách theo sự chỉ đạo của giám đốc và phó giám đốc. Bộ máy quản lý của công ty và chức năng của từng bộ phận như sau: * Giám đốc công ty: Do Tổng công ty Hàng hải Việt nam bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật, giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh và đời sống đơn vị trước tổng công ty. Giám đốc là đại diện hợp pháp của đơn vị trước pháp luật, có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý KD của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, nâng lương, thực hiện chế đọ chính sách bảo hiểm xã hội của tổng công ty Hàng hải Việt nam. * Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán trong hoạt động KD của công ty. Tại công ty XNK Vật tư đường biển. * Các phòng chuyên môn nghiệp xụ: Có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong quản lý điều hành công việc được tổ chức như sau: + Phòng Thương mại-dịch vụ: Là phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động SXKD của công ty, thực hiện các giao dịch thương mại, tiến hành các nghiệp vụ XNK, ngoài ra phòng còn kiêm cả chức năng xây dựng kế hoạch chiến lược . + Phòng kế toán-Tài chính: Là phòng chuyên trách về quản lý tài sản, tiền vốn, tổ chức bộ máy kế toán giữa văn phòng công ty và các chi nhánh cho phù hợp, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty và hoạt động theo quy định của Nhà nước. Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề bao gồm: Cân đối các nguồn vốn để giải quyết vốn kinh doanh, quản lý các hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp dựa trên sự ghi chép chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và lập các chứng từ hoá đơn, xác định kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Phòng tổng hợp: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức dân sự toàn công ty, phòng làm nhiệm vụ lập kế hoạch báo cáo về tiền lương, xây dựng chiến lược đào tạo cán bộ công nhân viên, thực hiện và tiến hành các thủ tục cho cán bộ công nhân viên nghỉ hưu, cấp phát tiền lương, tiền thưởng. + Các chi nhánh trực thuộc công ty: Các chi nhánh này là đơn vị hạch toán phụ thuộc của công ty, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản tại các ngân hàng trong nước theo quy định của nhà nước, được sử dụng con dấu riêng, có các quyền và nghĩa vụ theo phân cấp của công ty, được hoạt động theo điều lệ của công ty và quy chế tổ chức hoạt động của chi nhánh thành phần. Các giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty, ngoài ra hàng năm chi nhánh có trách nhiệm báo cáo số liệu về hoạt động của mình cho các phòng ban để tổng hợp số liệu thống kê. Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty Marine Supply Phó giám đốc Giám đốc Phòng TC - KT Phòng TM & DV Chi nhánh TP.HCM Chi nhánh Tp Đà Nẵng Chi nhánh Tp.Hạ long Chi nhánh Hải phòng Phòng tổng hợp IV. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây của Marine supply Công ty XNK-Vật tư đường biển là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam với chức năng chính là nhập khẩu các thiết bị toàn bộ mặt hàng tiêu dùng ... phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và quá trình Công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Sau 15 năm hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định, là một doanh nghiệp đầu ngành của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, công ty đã không ngừng củng cố và phát triển. Số liệu về kim ngạch XNK trong 3 năm gần đây ( 1998 - 2000) Biểu 1: Giá trị XNK kim ngạch Đơn vị tính : USD Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 KH TH % TH KH KH TH % TH KH KH TH` %THKH 1 Tổng kim ngạch XNK 20.000.000 25.738.344 128,69 15.000.000 15.783.111 105,2 9.200.000 10.065.143 109.5 - Nhập khẩu 17.200.000 22.238.344 129,29 12.500.000 14.067.707 112,54 7.200.000 8.766.569 121,7 - Xuất khẩu 2.800.000 3.500.000 125 2.500.000 1.715.404 68,6 2.000.000 1.298.574 64,9 2 K/NK 16,27% 15,74% 20% 12,2% 27,8% 14,81% 3 K/ Tổng kim ngạch 86% 86,4% 83,2% 89,12% 78,26% 87,1% Qua bảng số liệu trên ta thấy giá trị nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn ( >80%) trong tổng số giá trị kim ngạch XNK, kế hoạch tổng kim ngạch XNK luôn hoàn thành vượt kế hoạch, tuy nhiên xuất khẩu chưa hoàn thành kế hoạch trong năm 1999 - 2000. - Về thị trường nhập khẩu: Trước đây trong thời gian bao cấp, thị trường nhập khẩu của công ty chủ yếu là các nước XHCH bước sang cơ chế thị trường, thị trường các nước Đông âu và Liên xô xụp đổ, thị trường truyền thống của công ty bị co hẹp, công ty coi trọng công tác nghiên cứu mở rộng thị trường ra các nước trong khu vực như Singapore, Đài Loan, Trung Quốc ... - Tinh hình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong công ty: Nhằm giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Biểu 2: Tình hình lưu chuyển hàng nhập khẩu Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 2000 2001 1- Doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu Tỷ đồng 140,643 200,583 130,544 300,215 2- Mức dữ trữ bình quân Tỷ đồng 28,124 25,610 15,915 9,2 3- Số vòng lưu chuyển hàng hoá Vòng 5,0 7,8 8,2 9,2 4- Thhời gian lưu chuyển hàng hoá Ngày 71 45 43 38 Nhìn chung trong 3 năm qua, Cty XNK - Vật tư đường biển đã thực hiện được số vòng lưu chuyển hàng hoá lớn, đặc biệt trong năm 2000, thời gian một vòng ngắn (1998 - 1999). Ta có thể xem xét kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty qua bảng sau: Biểu 3 Các chỉ tiêu tổng hợp đánh giá kinh doanh hàng nhập khẩu Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 1998 1999 2000 2001 Tiền % Tiền % Tiền % Tiền % 1 Doanh Thu tiêu thụ hàng NK 140.643 100 200.580 100 130.544 100 300.215 100 2 Giá vốn hàng hoá 90.709 64,5 133.540 67,6 90.320 69,4 215.315 71,7 3 Tổng chi phí 48.802 34,7 63.435 31,6 39.072 30,0 82.755 27,6 4 Lãi trước thuế 1.132 0,8 1.605 0,8 1.152 0,8 2.150 0,7 Qua bảng trên ta thấy hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty là lãi ít, thấp (0,8; 0,8; 0,7). Hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu thấp có thể do nhiều nguyên nhân. Do có quá nhiều đối thủ cạnh tranh, và do các chính sách của Nhà nước hay Bộ chủ quản, cũng có thể do khả năng kinh doanh của công ty, muốn cải thiện được tình trạng này công ty nên đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu cũng như tiêu thụ hàng nhập khẩu, mở rộng tìm kiếm các đối tác cạnh tranh trong và ngoài nước. Tỷ lệ giá vốn hàng bán trên doanh thu tiêu thụ , điều này có thể do công ty càng có nhiều đối thủ cạnh tranh lĩnh vực nhập khẩu nên công ty phải tìm mọi biện pháp để có thể mua được hàng hoá có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu của bạn hàng. Tỷ lệ chi phí bán hàng trên doanh thu tiêu thụ ngày càng thấp, chứng tỏ công ty phải có nhiều biện pháp giảm được chi phí như hàng mua về được bán ngay nên chi phí thấp phương pháp chuyên chở hợp lý... PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI MARINE SUPPLY I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Marine Supply + Công ty XNK-Vật tư đường biển là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc. Do đó phòng tài chính-kế toán của công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính-kế toán của công ty với tư cách là đơn vị hạch toán độc lập đồng thời phải kiểm tra quản lý, chỉ đạo tổng hợp công tác tài chính tất cả các đơn vị trực thuộc công ty. + Để thực hiện nhiệm vụ thông tin về hoạt động giữa các chi nhánh và Tổng công ty một cách thông suốt tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm phù hợp với sự thay đổi của cơ chế kinh tế, công tác kế toán của công ty từng bước thay đổi cách tổ chức phù hợp với cơ chế mới, Công ty đã áp dụng chế độ kế toán mới do Bộ Tài Chính ban hành theo QĐ1141TTC/CĐKT từ ngày 01/01/1996. + Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán công ty, từ đó giúp ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao. + Công ty bộ phận kế toán gồm 8 thành viên sau: + Kế toán trưởng: Là người phụ trách vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động SXKD, phát hiệnk kịp thời những bất hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng, chấp hành các quy định của nhà nước và công ty. + Phó phòng: Là người theo dõi kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh doanh, kê khai thuế và lưu giữ sổ kế toán. + Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý quỹ, thực hiện việc thu chi, lập báo cáo quỹ. + Kế toán tài sản cố định, chi phí công cụ, dụng cụ, tiền lương, xem xét xác định và phân tích chi tiết trong hoạt động SXKD, trích khấu hao TSCĐ, xác định quỹ lương của cán bộ công nhân viên để trích nộp các khoản bảo hiểm theo quy định của nhà nước, theo dõi các khoản thu, chi hoạt động tài chính , thu chi hoạt động bất thường, các khoản liên doanh liên kết. + Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi thanh toán ngoài công ty, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc của mình. + Kế toán tổng hợp chi tiết cập nhật chứng từ: Theo dõi các hợp đồng, chứng từ kế toán mới phát sinh, tổng hợp thu chi và ghi vào sổ có liên quan. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi số liệu hiện có, tình hình biến động tiền gửi của công ty tại các ngân hàng, nộp tiền vào ngân hàng, theo dõi các lệnh vận chuyển tiền, xác định tỷ giá hối đoái tại thời điểm chi trả. + Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ tính công nợ hàng tháng để nộp thanh toán, theo dõi các khoản vay, trả nội bộ, tạm ứng. + Kế toán chi nhánh: Thực hiện tất cả các bước hạch toán ban đầu ban đầu và chuyển thông tin về phòng kế toán để xử lý tiếp. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Marine Supply Kế toán trưởng Phó phòng Thủ quỹ Kế toán Tài sản cố định Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp chi tiết cập nhật chứng từ II Đặc điểm vận dụng hình thức sổ kế toán tại Marine Supply Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của công ty, phù hợp với trình độ kế toán, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác hạch toán kế toán. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản lý kinh doanh. Do đó vừa đảm bảo tuân thủ chế độ tài chính kế toán do Bộ Tài Chính ban hành vừa phù hợp với công tác kế toán vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy tính của công ty. Công ty đã chọn hình thức kế toán "nhật ký chứng từ" để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: + Hệ thống sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, và một số sổ nhật ký chuyên dùng khác. III. Đặc điểm thực hiện hệ thống chứng từ tại Marine Supply Cũng như các hoạt động mua bán thương mại khác, hoạt động kinh doanh XNK sử dụng chứng từ như sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Bảng kê tính thuế - Giấy đề nghị tạm ứng - Các bảng kê chi tiết hàng hoá nhập, xuất - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Tờ khai hải quan Do tính khác biệt của hoạt động kinh doanh hàng hoá nên ngoài các chứng từ trên còn sử dụng các chứng từ sau đây: + Hoá đơn thương mại (Comercial Invoice): là chứng từ cơ bản của việc thanh toán, hoá đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán hoá đơn thương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng khai báo haỉ quan. + Vận đơn: (Bile of lading): là chứng nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vận đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu được trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại. + Giấy chứng nhận xuất xứ (Ceritificate of origin): là giấy chứng nhận xác nhận do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương Mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá. + Giấy chứng nhận phẩm chất (Ceritificate ò quality): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao xác minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hoặc do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của các bên ký hợp đồng. + Giấy chứng nhận bảo hiểm ( In surance Certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm, trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm. + Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Ceritifi Cate of quality Weiglat): là chứng từ xác định số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao, chứng từ này có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng XNK cấp tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng. + Phiếu đóng gói (Packinh list): là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong 1 kiện hàng, phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá và để thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện hàng. + Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Cetificate): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền về chất lượng hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hoá đã được kiểm tra và xử lý chống các bệng dịch. Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập khẩu hàng hoá mà nó phụ thuộc vào từng chủng loại hàng hoá, số lượng, phẩm chất như giấy chứng nhận vệ sinh, đóng gói. IV. Đặc điểm sử dụng hệ thống tài khoản tại Marine Supply Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tính hình sự biến cố của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản phải thu phải trả. Tuỳ thuộc vào quy mô và điều kiện kinh doanh cụ thể vào loại hình hoạt động, sở hữu của mình. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước ban hành, mỗi doanh nghiệp sự lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào các công tác kế toán, đối với hoạt động nhập khẩu hàng hoá các tài khoản sử dụng như sau: + TK 112 “ tiền gửi ngân hàng” trong kế toán nhập khẩu chủ yếu dùng tài khoản 1112 phản ánh ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra VNĐ, tài khản này chủ yế sử dụng trong thanh tán L/C. + TK 144 “ ký quỹ, ký cược, thế chấp ngắn hạn” phản ánh sự biến động tăng giảm thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. + TK 1561 “ giá mua hàng hoá: phản ánh những hàng hoá dự trữ qua kho còn1 tồn tại các quầy bán, giá mua hàng bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu. + TK 1562 “ chi phí mua hàng” phản ánh chi phí phát sinh bao gồm, chi phí bảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê khoa bãi, cho phí bảo hiểm, công tác chi phí cán bộ thu mua hàng hoá, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác hoặc nhập khẩu. Khi hàng bán phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra. + TK 157 “ hàng gửi bán “ phản ánh giá trị hàng hoá, thành phẩm gửi bán như nhờ bán đại lý, ký gửi, hoặc đã giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. + TK 311 “ vay ngắn hạn” Phản ánh khoản tiền vay ngắn hạn của các ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong một chu kỳ hoạt động tối đa trong một niên độ kế toán. Trong hoạch toán hàng nhập khẩu TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán L/C. + TK 413 “ Chênh lệch tỷ giá” phản ánh số chênh lệch do thay đổi ngoại tệ của DN và tình hình sử lý số chênh lệch đó. + TK 611 “ mua hàng” Dùng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. + TK 632 “ giá vốn hàng bán” phản ánh giá trị vốn thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Ngoài những tài khoản trên đây, kế toán hạch toán nhập khẩu còn sử dụng những TK khác như: TK 111 “tiền mặt” TK 131 “ phải thu của khách hàng”, TK 133 “ thuế GTGT được khấu trừ”, TK 1388” phải thu khác”, TK 331 “ phải trả người cung cấp”, TK 333 “ thuế và các khoản phải nộp nhà nước”, TK 511 “ doanh thu bán háng”, TK 641 “ chi phí bán hàng”, TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp”, TK 911” xác định kết quả kinh doanh”. V. Đặc điểm về báo cáo kế toán tại Marine Supply Các báo cáo tài chính tại công ty gồm các loại báo cáo sau; Báo cáo công nợ. Bảng cân đối nhập - xuất - tồn. Bảng cân đối kế toán B01-DN. Kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03-DN Thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN Các loại báo cáo tài chính B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN do kế toán tổng hợp của công ty lập vào ngày 31/12 của năm tài chính, còn các báo cáo lưu hành nội bộ thường được lập sau mỗi tháng hoặc quý. VI. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Marine Supply Dựa trên tình hình thực tế hoạt động và đặc thù của ngành, Tổng công ty Hàng hải Việt nam đã xây dựng được một hệ thống chế độ kế toán tài chính từ tổng hợp đến chi tiết tạo thuận lợi cho việc hạch toán và cung cấp thông tin phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và đặc điểm hoạt động KD, hệ thống chế độ kế toán đã đựơc Bộ Tài Chính chấp nhận và cho triển khai trên diện rộng toàn bộ ngành hàng hải. VII Tổ chức hạch toán quá trình XNK tại Marine Supply 1 Hạch toán ban đầu: Trước khi giao hàng bên gửi bán cho công ty một số chứng từ ngoại (Hợp đồng XNK) thông thường bộ chứng từ gồm có: Xác nhận thông báo bằng điện đã giao hàng. Hoá đơn thương mại. Vận tải đơn. Bảo hiểm đơn. Giấy chứng nhận phẩm chất. Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng. Giấy chứng nhận xuất xứ. Giấy kê khai đóng gói và các giấy tờ khác. + Bộ chứng từ này được quy định rõ về số lượng chủng loại trong L/C. 2 Hạch toán tổng hợp. a. Các tài khoản sử dụng để hạch toán quá trình nhập khẩu của Công ty bao gồm: TK 111: Tiền mặt. TK 1111a: Tiền mặt ở quỹ Công ty. TK 1111b Tiền mặt ở quỹ dự phòng. TK 1111c Tiền mặt ở quỹ Đà Nẵng. TK 112; Tiền gửi ngân hàng. TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Ngoại tệ. TK 1121: Được chi tiết. TK 1121d : Tiền gửi ngân hàng của công ty ở NH Thương mại. TK 1121e: Tiền gửi Ngân hàng Hải phòng. TK 1121h: Tiền gửi Ngân hàng Đà Nẵng. TK 1122: Chi tiết. TK 113 Tiền đang chuyển. TK 133 Thuế VAT đầu vào. TK 131: Phải thu khách hàng. TK 151 : Hàng mua đang đi đường. TK 156: Hàng hoá. TK 157: Hàng gửi bán. TK 331: Phải trả người bán . TK 3331: Thuế VAT phải nộp. TK 3333: Thuế XNK. TK 338: Phải trả khác. TK 311 Vay ngắn hạn. TK 413: Chênh lệch tỷ giá. TK 511 Doanh thu bán hàng. TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 641: Chi phí bán hàng. Tk 642: Chi phí quản lý DN. TK 711: Thu nhập tài chính. TK 721: Thu nhập bất thường . TK 811: Chi phí tài chính. TK 821: Chi phí bất thường . TK 911: Xác định KQ KD. b.Phương pháp hạch toán: Trình tự hạch toán được thực hiện như sau: Ngày 15/1/00 Công ty phát triển sản phẩm mới đặt cọc 20.000.000đ, kế toán thực hiện nhập số liệu vào máy và máy tính thực hiện ghi vào các sổ cái theo định khoản sau: Nợ TK 1111: Có TK 131: Ngày 17/1/00 kí quĩ mở L/C 10% giá CIF tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn VN kế toán ghi chép trên máy để vaò sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 151: Nợ TK 413 Có TK 1122: Phí mở L/C được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 641: Nợ TK 413 Có TK 1122 Ngày 9/3/00 nhận hàng và thanh toán L/C (90% giá CIF) bằng 5.262,3 USD, nghiệp vụ này được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 156: Có TK 151 Nợ TK 156 Nợ TK 413: Có TK 1122 Thanh toán lệ phí hải quan phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 642: Có TK 1111 Lãi vay ngân hàng, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 642 Có TK 1122 Tính ra thuế nhập khẩu, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 156: Có TK1121 Nộp thuế VAT đầu vào, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK1331 Có TK 1121 Ngày 12/3/00, khách hàng trả tiền đợt II bao gồm giá trị bằng thuế nhập khẩu và thuế VAT, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 1111: Có TK 131 Ngày 20/3/00, giao hàng cho khách, phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 131: Có 5111: Có 3331: Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 642: Có TK1111: Kết chuyển doanh thu thuần được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 5111: Có TK 911 Kết chuyển các chi phí liên quan đến lô hàng được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK911: Có TK 641: Có TK 642: Kết chuyển giá vốn hàng nhập được phản ánh trên các sổ cái bằng định khoản sau: Nợ TK 911: Có TK 632: Ngày 26/3/00, khách hàng trả nốt tiền hàng, nghiệp vụ nà