Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food

thanh toán Kế toán tiền lương và BHXH, TSCĐ Kế toán ngân hàng Kế toán các cửa hàng Kế toán các kho hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ Kế toán phân xưởng và tính giá thành sản phẩm Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng người: + Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. + Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. + Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tùy từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân bổ cho các đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp. + Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và xuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng: ngân hàng công thương, ngân hàng ngoại thương... Căn cứ vào các uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật ký chung cho các tài khoản 112,311... + Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hóa đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lên bảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111. + Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi. Ngoài ra còn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền. + Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết các công nợ đối với từng khách hàng tránh sự nhầm lẫn. + Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ trách các phân xưởng, trực thuộc phòng tài vụ. Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xưởng, đồng thời chịu trách nhiệm tính giá thành công xưởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân xưởng. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều được ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tượng và theo trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán, mỗi nhân viên được sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. 2.1.2.2 Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại siêu thị Hapro Food. Siêu thị Hapro Food trực thuộc Tổng Công Ty Thương Mại Hà Nội là siêu thị lớn có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối lớn và phức tạp. Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảo chính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu. Siêu thị đã áp dụng chế độ kế toán sau: - Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung. - Phương pháp kế toán tài sản cố định. + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp giá đích danh. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo quy định của nhà nước. Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chung Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng báo cáo tài chính Ghi hàng ngày ................... Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Về việc ban hành chế độ phát hành quản lý, sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng: Công ty sử dụng các loại chứng từ sau - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được (phiếu thu, chi, giấy báo nợ, các giấy nhập xuất hàng hoá, nguyên vật liệu...). Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào bảng kê, sổ chi tiết liên quan. - Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảng phân bổ. Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đã được vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Theo lĩnh vực được phân công các cán bộ nhân viên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái. Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tài khoản. Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trưởng lập báo cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau. Hiện nay công ty đã đưa hệ thống máy tính vào sử dụng. Do vậy công tác hạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý được chặt chẽ và làm giảm đáng kể khối lượng công việc 2.1.3.Tình hình cơ bản của siêu thị Hapro Food 2.1.3.1.Tình hình lao động. Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất được thể hiện trên hai phương diện đó là số lượng lao động và năng suất lao động. Trong từng thời kỳ nhất định thì số lượng lao động nhiều hay ít, cơ cấu có hợp lý hay không đều ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với nghành thương mại yêu cầu lao động đòi hỏi phải có kinh nghiệm, hiểu biết về thị trường, nhạy bén trong kinh doanh… là một điều kiện quan trọng quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và siêu thị Hapro Food nói riêng. Đánh giá chung về tình hình lao động của siêu thị được thể hiện trong bảng 1: STT Chỉ tiêu Năm 2007 Số lượng (người) Cơ cấu ( %) A, Tổng lao động 63 100 1 Phân theo trình độ - Đại học 17 26,99 - Cao đẳng 28 44,44 - Trung cấp 18 28,57 2 Phân theo lĩnh vực - Lao động trực tiếp 41 65,08 _ Lao động gián tiếp 22 34,92 3 Phân theo giới tính - Nam 10 15,87 - Nữ 53 84,13 Biểu 1: Tình hình sử dụng lao động của siêu thị năm 2007 ( Nguồn: Siêu thị Hapro Food) Qua biểu trên ta thấy do đặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lượng lao động của siêu thị nhìn chung không đổi và luôn ổn định. Công nhân viên của siêu thị phần lớn là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lượng nhỏ. Lao động nữ cũng chiếm đa số trong tổng số lao động và so với lao động nam vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ. Hơn thế nữa qua biểu trên ta còn nhận thấy đội ngũ lao động còn có chất lượng tương đối cao, hầu hết nhân viên của siêu thị đã được đào tạo qua các trường đại học và cao đẳng trung học chuyên nghiệp. Đây là điều kiện cơ bản để siêu thị phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trường. 2.1.3.2.Tình hình tài sản và nguồn vốn của siêu thị Vốn là một trong những yếu tố cơ bản để tạo lập nên quá trình sản xuất và kinh doanh, vốn của doanh nghiệp được thể hiện thông qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và được tạo thành từ các nguồn khác nhau. Qua biểu 2 : Tình hình tài sản và nguồn vốn của siêu thị ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của siêu thị tại một thời điểm nhất định. Ta thấy rằng tổng nguồn vốn cũng như tài sản của siêu thị năm 2006 so với năm 2007 tăng lên một lượng là 155.457.747 đồng tương ứng với 10,7%. Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của siêu thị năm 2007 lớn hơn 2006, siêu thị đã có rất nhiều cố gắng trong việc huy động vốn cho sản xuất trong năm. Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh : - Nếu phân tích theo khía cạnh tài sản : Trong siêu thị TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng. Nguyên nhân của sự gia tăng này là sự tăng lên quá nhanh của hàng tồn kho và khoản phải thu cũng như sự gia tăng lạm phát trong năm. Đối với khoản phải thu và hàng tồn kho thì đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với siêu thị, nhưng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì thực sự nó sẽ tạo nên sức mạnh mua sắm giúp siêu thị gia tăng lợi nhuận cho mình. - Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm đa số và tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua khoản nợ ngắn hạn. Trong một thời gian phát triển siêu thị không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2007 nguồn vốn của siêu thị đạt được là 1.683.979.995 đồng. 2.1.3.3. kết quả kinh doanh của siêu thị qua 2 năm Biểu 3 : Kết quả kinh doanh của siêu thị qua 2 năm Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.947.228 181.773.455 1.Doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.947.228 181.773.455 2.Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3.Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.083.051 4.Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5.Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 18.981.764 4.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 6.135.571 6.Lợi nhuận bất thường 1.909.936 16.374.175 18.248.111 7.Tổng lợi tức trước thuế 12.558.598 5.392.411 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của siêu thị đạt được năm 2006 cao hơn năm 2007, nhưng doanh thu năm 2007 lại tăng hơn so với năm 2006. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các siêu thị khác trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc siêu thị phải tăng các khoản chi phí như: chi phí bao gói sản phẩm, các khoản chi phí thuê ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ bán hàng. Hơn nữa việc hợp nhất các khoản chi phí và chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuân trong kỳ giảm. Vì vậy siêu thị cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những điều chỉnh kịp thời. 3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại siêu thị Hapro Food. 3.1 Hạch toán ban đầu Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm: - Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính. Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt (kinh doanh thuốc các loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hóa mỹ phẩm...) nên công ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình chung. - Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ. Chất lượng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu. Do đó kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Siêu thị Hapro Food là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,: - Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn (liên 2). Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó người bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố đã quy định: + Giá bán: chưa có thuế GTGT + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT) - Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT. - Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của người trực tiếp sản xuất. - Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên. + Một liên giao cho kế toán kho. + Một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331. Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người bán. - Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT được khấu trừ theo từng hoá đơn vào bảng kê . - Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài( nhập khẩu hàng hoá). Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký. Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ. Tổ chức đưa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tương ứng. Bộ chứng từ mua hàng trong tháng: Phiếu nhập kho Đơn vị: ………. Mã số: 01-VT Địa chỉ:………. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ……… số: ……….. Có: ……… Siêu thị Hapro Food ngày…….tháng…….năm… 135 – Lương Đình Của - Họ, tên người giao hàng:………… - Theo……..số……….ngày………tháng……..năm200……của…….. Cty CP C&T C/N HN Nhập tại kho: ………………. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Tổng 57132000 Thuế GTGT 2856600 Cộng: 59988600 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ) : năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Nhập: ngày………tháng………năm200….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng ) 02-B Ngày………..tháng………năm……. EC 083563 Đơn vị bán hàng: ………………………………………….. Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………. Điện thoại: ………………………..MS………………….. . Họ tên người mua hàng: …………………………………… Đơn vị: …………………………….Siêu thị Hapro Food Địa chỉ: ……………………………Số tài khoản…………… Hình thức thanh toán: ……………..MS 0100108430 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Fuldol NTT ống 12000 476100 57132000 Cộng tiền hàng: 57132000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 2856600 Tổng cộng tiền thanh toán 59988600 Số tiền viết bằng chữ: năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: ……. Phiếu nhập kho Mã số: 01- VT Địa chỉ: ……. Theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: ………..số……………. Có: ……………… Siêu thị Hapro Food: ngày……tháng……năm 200….. 135_ Lương Đình Của - Họ, tên người giao hàng: CT CP C&T - Theo: …….số……..ngày…….tháng…….năm 200…….của……….. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng) MMã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Elastic first aid with acryno Hộp 20000 0.85 17000 USD Tỷ giá hạch toán 15570 Tỷ giá thực tế 15363 Tổng 17000 Thuế GTGT 1700 Cộng: 18700 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ): Nhập: ngày……..tháng………năm 200…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Commercial invoice (orriginal) Seller: societe immo asie INVOICE NO: SSP-0212121 (TENAMYD CANADA) DATE: MARCH 04, 2008 C/O: 1301 BANK OF AMERICA TOWER, 12 L/C NO: 126 LCK 200200370 HARCOURT ROAD, CEATRAL HONG KONG DATE: february 04, 2008 CONSIGNEL BUYER( IF OTHER THAN TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802 march 15,2008 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: january 16, 2008 BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85 TOTAL: 100CARTONS TOTAL: CIF HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM USD 17 000 000 PACKING EXPORT STANDARD PARKING, SAFR FOR TRANSPORTATION BY SEA LABEL: MNF: SINSIN PHARMA DIST: TENAMYD CANADA LEAFLET INFORMATION MUST BE PRINTED IN VIETNAMESE AND ENGLISH STICKER BEARING THE IMPORTER IS NAME AND ADDRESS MUST BE PASTED ON THE LABEL OF EACH BOX OF GOODS ME DIPLANTEX HA NOI GOODS NAME: ELASTIC FIRST AID BANDAGE BATCH NO: 3216 SIGNED BY CARTON NO: 1-100 SOCIETE IMMO ASIE EXP DATE : 01/2008 (TENAMYD CANADA) MADE IN KOREA Quá trình thanh toán tiền hàng của công ty được thực hiện như sau - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán qua ngân hàng không dùng tiền mặt + Thanh toán bằng séc chuyển khoản + Thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm chi Các chứng từ ban đầu đơn vị thường dùng để thanh toán - Phiếu chi tiền mặt - Giấy uỷ nhiệm chi - Séc chuyển khoản - Lệnh chuyển tiền Một số chứng từ thường dùng để thực hiện việc thanh toán Ngân hàng công thương việt nam Chi nhánh: nhct khu vực đống đa Séc By 040443 Yêu cầu trả cho: Công ty CP C&T chi nhánh HN Số CMT cấp ngày nơi cấp Phần dành cho NH ghi TK Nợ…………… TK Có……………. Địa chỉ: số 61 Chùa Bộc Hà Nội Số hiệu TK Số tiền ( bằng chữ): Mười triệu hai trăm Tám mươi nghìn đồng Người phát hành: Siêu thị Hapro Food Địa chỉ: 135 Lương Đình Của Hà Nội Số hiệu TK Bảo chi Ngày…tháng…năm ( Ký tên, đóng dấu) Ngày 8 tháng 2 năm 2008 Dấu Kế toán trưởng Người phát hành Siêu thị Hapro Food Số 111C / 02 / 015 Phiếu chi 135 - Lương Đình Của Ngày 8- 2- 2008 TK ghi nợ: 3316 VQ Số tiền 7500000 Người nhận: Trần Văn Nam Địa chỉ: 86 Trương Định- Hà Nội Về khoản: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 7500000 Bằng chữ: Bảy triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo chứng từ gốc Nhận ngày 8-2-2008 Thủ trưởng Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ 2.2.2 Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng Sau quá trình hạch toán ban đầu với việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ, để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt và tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp vói yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Có vận dụng được các tài khoản hợp lý thì hiệu quả công việc kế toán mới cao. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng công ty đã lựa chọn sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 156- Hàng hoá Theo đúng chế độ kế toán công ty sử dụng tài khoản để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá. TK 156 có 2 TK cấp 2 - TK 1561- Giá mua hàng hoá Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm kê, hàng nhập khẩu ( đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có) đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561. TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - TK 1562- Chi phí thu mua. Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí( về vận chuyển, bốc xếp) sẽ được tập hợp vào bên nợ của TK 1562. Cuối kỳ căn cứ vào các bảng phân bổ, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ( tính vào giá vốn) . Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT. + Tài khoản 133- Thuế GTGT dược khấu trừ Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT được chặt chẽ, chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 được hạch toán chi tiết. - TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. - TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ. - TK 1333: Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, TK 1333 một cách phù hợp. + TK 331- Phải trả người bán. Công ty là một đầu mối giao lưu buôn bán với nhiều các công ty, xí nghiệp, cửa hàng trên toàn quốc và nước ngoài. Chính vì vậy các nhà cung cấp của công ty là rất lớn và phức tạp. Để phản ánh một cách rõ ràng, chính xác và để theo dõi công nợ chặt chẽ hơn, công ty đã phân TK 331 thành các TK cấp 2 sau: - TK 3311: Phản ánh quan hệ cung cấp đối với các xí nghiệp liên hiệp. ( VD: CTTNHH Minh Hải) - TK 3312: Phản ánh quá trình thanh toán với các công ty ( VD: Công ty CP C&T) - TK 3313: Theo dõi quá trình thanh toán với các xí nghiệp. ( VD: CT May Thăng Long) - TK 3314: Theo dõi quá trình thanh toán với các hiệu thuốc ở các tỉnh, thành phố trong khu vực. - TK 3315: Theo dõi quá trình thanh toán với các cửa hàng bán lẻ. ( VD: Đại lý hàng hoá bán buôn cấp 1) - TK 3316: Theo dõi quá trình thanh toán với các cá nhân, doanh nghiệp. Do đặc thù của công ty là mua hàng hoá từ các doanh nghiệp sản xuất cũng như XNK diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy công ty mở riêng tài khoản 3316 để theo dõi. - TK 3317: Theo dõi quá trình thanh toán với các hãng nước ngoài. Không chỉ kinh doanh trong nước, công ty thông thương với các hãng nước ngoài. Vì vậy công ty mở TK 3317 và chi tiết cho từng hãng để tiện việc theo dõi hơn. Trên TK 3317 công ty theo dõi cho cả ngoại tệ và nội tệ. Để thanh toán tiền hàng công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 111- Tiền mặt Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được hạch toán vào TK 111 nhưng chi tiết như sau: TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Tiền ngoại tệ + Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của công ty. Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: TK 1121- Tiền gửi là tiền Việt Nam TK 1122- Tiền gửi là tiền nước ngoài Siêu thị Hapro Food là một siêu thị lớn được nhà nước cấp vốn. Nhưng trong nền kinh tế thị trường hiện nay, siêu thị thường xuyên thiếu vốn. Vì vậy siêu thị phải vay vốn ngân hàng để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty sử dụng TK 311. + TK 311- Vay ngắn hạn TK này có 2 tài khoản cấp 2: TK 3111- Đối với vay ngắn hạn là tiền Việt Nam TK 3112- Tiền vay ngoại tệ dùng để thanh toán trong trường hợp xuất nhập khẩu. Ngoài ra trong nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài (nhập khẩu) kế toán sử dụng những tài khoản sau: - Việc hạch toán hàng mua, chi phí thu mua vẫn trên TK 156 (chi tiết TK 1561,1562) nhưng trên TK 1561- giá mua hàng hóa phải có cả thuế nhập khẩu (thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có). - TK 333 ( chi tiết 3333) hạch toán thuế xuất nhập khẩu. - TK 333 ( chi tiết 33312) hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu. Trong quá trình mua hàng từ nước ngoài công ty phải sử dụng ngoại tệ để mua hàng vì vậy phải sử dụng: + TK 413- Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. + TK 007- Ngoại tệ cấp loại. 2.2.2.2 Trình tự hạch toán + Đối với hàng mua trong nước: Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do người bán lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty. Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán lưu phiếu nhập kho và căn cứ vào hoá đơn GTGT để phản ánh mặt giá trị hàng hoá vào các sổ. Để hạch toán các nghiệp vụ mua hàng kế toán hạch toán ban đầu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu n