Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty Vân Hương

án trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu sử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phân hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: * Nhiệm vụ cụ thể: - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của công ty trước giám đốc và các cơ quan chức năng, chỉ đạo kiểm tra công tác hạch toán, công tác kế toán của công ty. - Kế toán phó: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán ở các bộ phận gồm 6 vận hành trên. - Kế toán vốn bằng tiền: Phụ trách theo dõi việc thu chi tiền mặt, TGNH, công nợ và các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, thanh toán lương, thanh toán tạm ứng, ... - Kế toán vật liệu: Theo dõi phân bổ vật tư xuất – nhập – tồn kho. Cuối tháng tiến hành phân bổ và chuyển cho kế toán trưởng. - Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao tháng, quý, năm và lập bảng tính khấu hao TSCĐ. - Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ lương và các khoản thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gưỉ ngân hàng. - Kế toán chi phí, giá thành: Tiến hành tổng hợp số liệu nên bảng cân đối số chi và lập bảng tổng kết tài sản, tập hợp chi phí và lập báo cáo quyết toán theo định kỳ hàng tháng. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trực tiếp thu, chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại Ngân hàng. 1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận hành tại công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty Vân Hương đã tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức công tác kế toán: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. - Kỳ hạch toán: Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo: Các báo cáo tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý. 1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán: Công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động của tài sản để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Mỗi phần hành có các chứng từ sử dụng khác nhau: - Chứng từ về tiền bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê quy, Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có....... - Chứng từ vật tư hàng hoá bao gồm: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.... - Chứng từ lao động tiền lương: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh toán lương...... - Chứng từ tài sản cố định bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ..... 1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành kế toán trong Công ty. 1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đó là: Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ bao gồm: - Chứng từ ghi sổ: Là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán trong theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo tứng tài khoản đối ứng Có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. - Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng: Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng mặt hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán mở chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người lao động. .... 1.4.5. Quy trình ghi sổ: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ thanh toán với khách hàng Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 331 Bảng cân đối TK Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 1.4.6. Hệ thống báo cáo bao gồm: - Các loại báo cáo sử dụng theo quy định chung: Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Báo cáo luân chuyển tiền tệ - Báo cáo dùng trong quản trị nội bộ Báo cáo bán hàng Báo cáo chi phí Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo quỹ Báo cáo về tổng lợi nhuận Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo tổng hợp Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG * Đặc điểm thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương: + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng tiền VNĐ. Thanh toán bằng ngoại tệ. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thực chất phương thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phương thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. + Đối tượng thanh toán: Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nước vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng trong nước như: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn – Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang).... + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán hoặc trả cho người bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên thì Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua * Nguyên tắc hạch toán Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng không thường được ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. 2.1.1 Chứng từ sử dụng Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình.......Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan; - Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phương thức thanh toán; - Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lượng hàng hoá vào cột số lượng thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ; - Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán; - Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã được nhập vào tài khoản của Công ty. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ: Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lưu trữ Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng + Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên, TK này được chi tiết như sau: - TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn. - TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống. - TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh. - TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thương mại Quang Minh. - ... - ... Còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng như: - TK 131_KL: Phải thu khách lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua tại Công ty Vân Hương. 2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tượng khách hàng. Để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên mở chung trên một sổ chi tiết. 2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hương. Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...., mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau: (1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.850.000 Có TK 511 13.500.000 Có TK 333 1.350.000 (2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.399.990 Có TK 511 13.090.900 Có TK 333 1.309.090 (3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035138. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 33.660.000 Có TK 511 30.600.900 Có TK 333 3.060.000 (4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.220.000 Có TK 511 10.200.000 Có TK 333 1.020.000 Các chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ trên như sau: - Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LQ/2006B Liên 2: Giao khách hàng 0035128 Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: (0241) 837 331 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000 Cộng tiền hàng: 13 500 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 1: Hoá đơn GTGT ` PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02GTKT Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2*3 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 1,5 9 900 000 14 850 000 Cộng tiền hàng: 14. 850 000 Ngày 03- tháng 07 năm 2007 Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Vân hương Địa chỉ: Tiên Du – Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: 90241) 837 331 Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU THU Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Số: 25/07 Nợ: 111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 18. 000. 000đ (Viết bằng chữ: Mười tám triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ ( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu....kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng . Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng khách hàng như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 14.250.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 511 13.500.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 333 1.350.000 3/7 3/7 PT 25/07 Thu tiền hàng 111 18.000.000 12/7 12/7 BC52 Thu tiền hàng 112 25.256.334 15/7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 511 30.600.000 15/7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 333 3.060.000 Cộng phát sinh 48.510.000 43.256.334 Dư cuối kỳ 19.503.666 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 4: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.350.000 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 511 13.090.900 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 333 1.309.090 20/7 20/7 PT 42/07 Thu tiền hàng 111 15.000.000 23/7 23/7 HĐ 0035141 Xuất bán hàng 511 10.200.000 23/7 23/7 HĐ 0035141 Xuất bán hàng 333 1.020.000 23/7 23/7 BC 56 Thu tiền hàng 112 10.000.000 Cộng phát sinh 25.619.990 25.000.000 Dư cuối kỳ 1.969.990 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu5: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn Công ty Vân Hương SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 07 năm 2007 ĐVT: 1.000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 1/7 BC 38 1/7 Thu tiền 112 50.000.000 - - 2/7 PT 24 2/7 Thu tiền 111 41.568.000 3/7 0035128 3/7 Xuất bán 511 13.500.000 3/7 0035128 3/7 Xuất bán 333 1.350.000 3/7 PT25/07 3/7 Thu tiền 111 18.000.000 6/7 0035134 6/7 Xuất bán 511 62.475.236 6/7 0035134 6/7 Xuất bán 333 3.123.762 10/7 0035137 10/7 Xuất bán 511 13.090.900 10/7 0035137 10/7 Xuất bán 333 1.309.090 12/7 BC 52 12/7 Thu tiền 112 25..256.334 15/7 0035138 15/7 Xuất bán 511 30.600.000 15/7 0035138 15/7 Xuất bán 333 3.060.000 20/7 PT 42/7 20/7 Thu tiền 111 15.000.000 23/7 0035141 23/7 Xuất bán 511 10.200.000 23/7 0035141 23/7 Xuất bán 333 1.020.000 23/7 BC56 23/7 Thu tiền 112 10.000.000 31/7 0035148 31/7 Xuất bán 511 28.659.128 31/7 0035148 31/7 Xuất bán 333 1.432.956 Cộng phát sinh trong tháng 169.821.072 159.824.334 Dư cuối tháng 9.996.738 Biểu 6: Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàng 2.1.3. Kế toán tổng hợp với người mua tại Công ty Vân Hương: Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Công ty sử dung Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, trong đó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng; Sử dụng sổ cái TK 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng, kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết TK 131 và Bảng chi tiết TK 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131, sau đó tổng hợp số dư để cuối tháng ghi sổ cái TK 131. SỔ CÁI Tên TK: Phải thu khách hàng Tháng 07 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 1/7 BC 38 Thu tiền 112 50.000.000 2/7 PT 24 Thu tiền 111 41.568.000 3/7 0035128 Xuất bán 511 13.500.000 3/7 0035128 Xuất bán 333 1.350.000 3/7 PT25/07 Thu tiền 111 18.000.000 6/7 0035134 Xuất bán 511 62.475.236 6/7 0035134 Xuất bán 333 3.123.762 10/7 0035137 Xuất bán 511 13.090.900 10/7 0035137 Xuất bán 333 1.309.090 12/7 BC 52 Thu tiền 112 25..256.334 15/7 0035138 Xuất bán 511 30.600.000 15/7 0035138 Xuất bán 333 3.060.000 20/7 PT 42/7 Thu tiền 111 15.000.000 23/7 0035141 Xuất bán 511 10.200.000 23/7 0035141 Xuất bán 333 1.020.000 23/7 BC56 Thu tiền 112 10.000.000 31/7 0035148 Xuất bán 511 28.659.128 31/7 0035148 Xuất bán 333 1.432.956 Cộng phát sinh 169.821.072 158.824.334 Dư cuối kỳ 9.996.738 Biểu 7: Sổ cái TK 131 2.2. Kế toán thanh toán với người bán. * Nguyên tắc hạch toán: Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sở các thông tin từ chứng từ có liên quan. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi chung trên một sổ. Các khoản công nợ của từng nhà cung cấp không được bù trừ cho nhau, chỉ được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của cùng một nhà cung cấp. 2.2.1.Chứng từ sử dụng: Các chứng từ sử dụng trong quá trình mua hàng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài........bao bồm: Các chứng từ về mua hàng: + Hợp đồng mua bán hàng hoá. + Hoá đơn GTGT ( hoặc hoá đơn bán hàng thông thường): Là hoá đơn do người bán lập và giao cho Công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Phiếu nhập kho: Do phòng vật tư lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. + Biên bản giao nhận TSCĐ... Các chứng từ thanh toán tiền hàng: + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp được lập thành 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao thủ quỹ ghi sổ rồi chuyển cho kế toán.. + Uỷ nhiệm chi, Báo nợ của Ngân hàng....... 2.2.2. Tài khoản sử dụng: Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán”. TK 331 được chi tiết như sau: TK 3311 – Phải trả Công ty TNHH Hoàng Quân TK 3312 – Phải trả Công ty CP XD Việt Đức ... 2.2.2. Kế toán chi tiết với người bán tại Công ty Vân Hương. 2.2.2..1. : Sổ sử dụng: - Sổ chi tiết: Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán. - Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết. 2.2.2.2. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương. Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như: Hoá đơn GTGT do bên bán cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá...kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331. Đối với nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng, còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ được mở chung trên một tang sổ. Căn cứ vào sổ chi tiết, cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ: Trong tháng 07 năm 2007, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với người bán như sau: (1) Ngày 2/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 38 148 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 34.680.000 Nợ TK 133 3.468.000 Có TK 331 38.148.000 (2) Ngày 6/07/2007 Công ty mua hàng của Công TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 10 799 992đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 9.818.175 Nợ TK 133 981.817 Có TK 331 10.799.992 (3) Ngày 12/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 25 296 829đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 24.092.218 Nợ TK 133 2.409.222 Có TK 331 26.501.440 (4) Ngày 25/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 15. 708. 000đ (VAT 10%). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 14.280.000 Nợ TK 133 1.428.000 Có TK 331 15.708.000 Một số biểu mẫu được sử dụng cho các ví dụ ở trên như sau: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CU/2007B Liên 2: Giao khách hàng 0036535 Ngày 2 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân Địa chỉ: 140 Lê Lợi – P. Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 2300223829 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Gạch xây Viên 85.000 408 34 680 000 Cộng tiền hàng: 34 680 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3 468 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 38 148 000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu8: Hoá đơn GTGT PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – TT Ngày 2 tháng 07 năm 2007 (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Số: 102 Ngày 1/11/1995 của BTC) Nợ: 156 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Quân Địa chỉ: 140 Lê Lợi, P.Lê Lợi – TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang. Xuất hàng theo Hoá đơn GTGT số 0036535 ngày 2 tháng 7 năm 2007 của Công ty TNHH Hoàng Quân Nhập kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá Đơn vị tính S.lg theo chứng từ S.lg thực nhập ĐG Thành tiền 1 Gạch xây Viên 85.000 85.000 448,8 38.148.000 Thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu, một trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn. Ngày 02 tháng 07