Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên liệu - vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

kế từng công trình – hạng mục công trình. Theo đánh giá thì giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 60 – 80% giá trị công trình của Công ty. Do đó, nguồn NVL của Công ty chủ yếu do Công ty tự khai thác hoặc mua ngoài ( trong nước và nhập khẩu ), cũng có thể là do khách hàng giao cho theo thỏa thuận trước đã ký trong hợp đồng. Nguồn NVL mua ngoài, gồm: NVL sử dụng trong nước: xi măng, sắt thép, cát đá xây dựng, sơn, gỗ ván, gạch xây dựng, bê tông, vật tư điện nước, trang trí nội thất … NVL nhập khẩu: Vật liệu xây dựng như: gạch ceramic, cáp điện tấm lợp, thiết bị vệ sinh, tấm trần kim loại, thang máy ….; Hàng trang trí nội – ngoại thất, như: tấm trần, thảm, tấm ốp trang trí, tấm masonate, ván ép, vách ngăn nhà vệ sinh … Tuy nhiên, trong thời gian gần đây Công ty đã tận dụng những NVL sẵn có trong nước nhằm hạ bớt giá thành công trình mà vẫn không làm giảm chất lượng theo cam kết. Đây cũng là một lỗ lực rất lớn của Công ty nhằm hạn chế việc phụ thuộc vào NVL nhập khẩu. Mặt khác, nắm bắt được nhu cầu của khách hàng về chất lượng công trình không chỉ bền chắc mà còn phải mang tính thẩm mỹ cao: tiện nghi và đẹp. Để đáp ứng được những nhu cầu đó, Công ty đã không ngừng tìm kiếm những NVL đầu vào mới nhằm đáp ứng kịp thời cho công việc, cũng như tạo ra những lợi thế nhất định cho công việc. Ngoài ra, chi phí xây dựng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự biến động giá cả vật liệu xây dựng, như: sắt – thép, xi măng, cát, gạch … khi có sự gia tăng giá đột biến của vật liệu xây dựng thì ảnh hưởng rất lớn tới NVL đầu vào, do đó tác động lớn tới các hợp đồng thi công dài hạn đã ký và có thể ảnh hưởng tới quá trình thì công công trình có khi bị đình trệ do vốn không đủ đáp ứng kịp thời. Nên công tác quản lý và hạch toán NVL rất quan trọng đối với Công ty nhằm theo dõi kịp thời số lượng tồn kho và chi phí NVL đầu vào cho các công trình cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm tận dụng được NVL khi giá chưa bị đẩy lên quá cao cũng như đáp ứng kịp thời cho công tác thi công, đảm bảo tiến độ công trình. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu NVL mà Công ty sử dụng rất đa dạng và phong phú về chủng loại và quy cách, mỗi loại lại có những vai trò khác nhau khi thi công công trình – hạng mục công trình. Vì vậy, để quản lý hiệu quả các NVL này thì Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành tiến hành phân loại NVL theo công dụng của chúng, cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau khi được chế biến sẽ cấu thành nên thực thể của mỗi sản phẩm xây lắp ( công trình – hạng mục công trình ). NVL chính chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị mỗi công trình, như: Sắt – thép, xi măng, gạch, đá, cát … Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý, như: Sơn, dầu, vecsni … Nhiên liệu: Là những thư vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, như: xăng dầu, khí đốt … Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, như: vòng bi, vòng điện … Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu được trong quá trình thi công hay từ việc thanh lý TSCĐ. 2. Tính giá nguyên vật liệu Với đặc thù của ngành xây dựng là NVL thường được nhập về theo nhu cầu tại công trình đang xây dựng và cũng được sử dụng ngay chứ không lưu kho lâu ngày. Do đó, Công ty áp dụng phương pháp tính giá cho NVL nhập kho và NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.1. Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tất cả các NVL đầu vào của Công ty do tự khai thác hoặc mua ngoài ( trong nước và nhập khẩu) được tính theo giá thực tế (giá gốc). Cụ thể giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Trường hợp 1: Mua trong nước Giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm giá trị mua NVL không bao gồm VAT đầu vào [ là giá ghi trên hóa đơn của người bán sau khi đã trừ đi các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng với các khoản chi phí gia công, hoàn thiện ] và các khoản chi phí thu mua liên quan ( như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi … ). Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn (không có VAT) + Chi phí thu mua liên quan Ví dụ: Theo tài liệu của Công ty ngày 05/07/2007 nhập kho 20 tấn xi măng Hoàng Thạch (loại Xi măng PCB.40) theo Hóa đơn số 7349 ngày 04/07/2007 của C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng với giá ghi trên Hóa đơn là 890,909 đồng/tấn ( giá chưa bao gồm VAT). Chi phí vận chuyển 1,800,000 đồng Khi đó: Giá thực tế Xi măng nhập kho = 20 x 890,909 + 1,800,000 = 19,618,180 đồng Đơn giá= 19,618,18020= 980,909 đồng/tấn Như vậy, đơn giá nhập kho thực tế của Xi măng Hoàng Thạch (PCB.40) là 980,909 đồng/tấn. Trường hợp 2: Nhập khẩu nguyên vật liệu Trong trường hợp này, giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế NVL nhập kho gồm giá hóa đơn ( không gồm VAT), thuế nhập khẩu, chi phí khoán và chi phí liên quan. Trong đó, giá hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu; chi phí khoán là phần trả cho Trung tâm thương mại để thanh toán các chi phí mua hàng nhập khẩu ( như: Chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ …), chi phí khoán trả theo thỏa thuận từng lô hàng. Theo đó, giá được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá hóa đơn ( không có VAT) + Thuế nhập khẩu + Chi phí khoán + Chi phí liên quan Chi phí liên quan ở đây bao gồm: chi phí kho bãi, vận chuyển, bốc dỡ … Trong đó chi phí khoán và chi phí liên quan sẽ được phân bổ theo giá trị NVL nhập khẩu, nếu lô hàng đó chỉ phục vụ cho một công trình thì công ty phân bổ luôn giá thành sản phẩm ( tức Chi phí NVL trực tiếp – TK 621) trong thời gian đó. Còn nếu nhập khẩu cho nhiều công trình hạng mục thì toàn bộ chi phí đó sẽ được phần bổ theo tiêu thức trên ( tức không tính vào luôn giá trị sản phẩm mà tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL). Trên thực tế, thì Công ty chưa hề nhập khẩu bất kỳ NVL nào, có chăng chỉ mua lại của các Công ty thương mại khác. 2.2. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Do nguyên vật liệu sử dụng cho thi công công trình – hạng mục nào thì do các đội thi công công trình đó mua và chuyển thẳng tới tận chân công trình đó, cho nên NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Tức là, khi xuất NVL thuộc lô hàng nào thì sẽ căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó. 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Đối với kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh đúng giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại NVL một cách chặt chẽ, trung thực về tình hình nhập – xuất – tồn. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã sử dụng các loại chứng từ sau: Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT ) Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 03 – VT ) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 04 – VT ) Biên bản kiểm kê vật tư ( mẫu 05 – VT ) Thẻ kho ( mẫu S12 – DN ) Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT) 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết NVL thực chất là việc ghi chép của thủ kho tại kho và của kế toán tại phòng kế toán. Với mục đích chính là theo dõi, ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn kho của từng loại NVL nhằm cung cấp những thông tin chi tiết, kịp thời, chính xác số lượng, giá trị vật liệu để quản trị từng danh điểm vật tư. Vì hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên nhu cầu NVL của Công ty là phụ thuộc vào từng công trình và giai đoạn thi công công trình, do đó công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại NVL, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng loại NVL theo từng kho, bãi. Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng những ưu điểm của nó, đó là: đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn của từng loại NVL một cách kịp thời và chính xác. Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại Công ty theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Kế toán tổng hợp Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Nội dung hạch toán chi tiết: Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại NVL tại từng kho, bãi về mặt số lượng. Hàng ngày khi nhận được Chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của Chứng từ rồi xác định số thực nhập, thực xuất rồi căn cứ vào đó để ghi vào Thẻ kho. Sau khi ghi chép đầy đủ vào Thẻ kho thì Thủ kho gửi Chứng từ nhập, xuất kho cho Kế toán vật tư. Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại NVL. Cuối tháng Thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVL trên Thẻ kho và đối chiếu số liệu với Kế toán chi tiết NVL. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn của từng loại NVL cả về hiện vật và giá trị. Định kỳ sau khi nhận được các Chứng từ nhập, xuất kho NVL do Thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại Chứng từ, đồng thời vào sổ kế toán chi tiết NVL tương ứng. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng. Sau đó, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL. Dưới đây là một số biểu mẫu Chứng được sử dụng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành: Biểu số 2: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ký hiệu: AK/2007B No: 007349 Đơn vị bán hàng: C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng Địa chỉ: Nguyễn Thái Học, tổ 7, P.Trần Phú Số tài khoản: Điện thoại: 019866245 MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam Tên đơn vị: C.ty cổ phần xây dựng và tư vấn đầu tư Trường Thành Địa chỉ: 42B, Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2  1  Xi măng PCB.40  tấn  20  890909  17818180 Cộng tiền hàng:  17818180 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:  1781818 Tổng cộng tiền thanh toán:  19599998 Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu năm trăm chín mươi chín ngàn chín trăm chín mươi tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 0 1 0 0 2 5 8 6 4 1 0 1 0 1 4 1 7 8 4 0 Biểu số 3: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 5 tháng 7 năm 2007 Số: 53 Căn cứ …… số……..ngày …… tháng ….. năm …. của ……………… Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/bà: Lê Thị Yến Trưởng ban + Ông/bà: Nguyễn Thị Ngọc Huyền Uỷ viên + Ông/bà: Hoàng Trần Hiệp Uỷ viên STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất  1  Xi măng PCB.40  tấn 20 20 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Xi măng đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo đúng chất lượng theo quy định Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã kýBiểu số 4: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày 15 tháng 7 năm 2007 Quyển số: 7 Số: 5 Họ và tên người mua: Nguyễn Như Thành Nợ: 1521 Bộ phận (phòng, ban): Đội công trình số 2 Có: 1111 STT Tên, qui cách, phẩm chất hàng hoá (vật tư, công cụ…) Địa chỉ mua hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1  Sắt Φ8 Cửa hàng vt tổng hợp Trần Phú - số 32 Trần Phú, thị xã Hà Giang – HG  Kg 300 8,810 2,643,000  2 Sắt Φ12 Như trên Cây 25 92,381 2,309,525 Cộng  4,952,525 Tổng số tiền (viết bằng chữ):bốn triệu chín trăm năm mươi hai ngàn năm trăm hai mươi năm * Ghi chú: Người mua Kế toán trưởng Người duyệt mua (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Trong một số trường hợp, do một số NVL trong quá trình thi công bị thiếu không nhiều, do đó Công ty đã chủ động mua ngoài chủ yếu là các cửa hàng vật tư gần nơi thi công công trình. Nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầu công việc. Thủ tục kế toán chi tiết nguyên vật liệu Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Do đặc thù công việc nên tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành việc nhập kho diễn ra ngay tại chân công trình. NVL sử dụng cho thi công công trình - hạng mục là do các đội thi công mua là chính, một số NVL do Công ty đặt mua trước và NVL được chuyển tới tận chân công trình không qua kho của Công ty ( có thể nói kho bãi của Công ty chính là ngay tại chân công trình ). Trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng … của NVL, trên cơ sở đó tiến hành lập Biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp số NVL đạt yêu cầu đã quy định, thì Bộ phận quản lý vật tư của công trình sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho. Nếu xảy ra trường hợp NVL không đạt yêu cầu theo quy định thì sẽ tiến hành xử lý như sau: Đề nghị người giao hàng mang hàng trở về để đổi lấy vật tư khác theo đúng thoả thuận. Hoặc Ban kiểm nghiệm ghi rõ trên Biên bản kiểm nghiệm số lượng vật tư thoả mãn quy định và số lượng không đảm bảo theo đúng quy định. Số NVL không đạt quy cách này Thủ kho sẽ không nhập kho mà kiến nghị lên lãnh đạo và chờ ý kiển chỉ đạo của cấp trên. Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, có đầy đủ chữ ký của Thủ kho, người mua hàng, kế toán trưởng hay Thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ Định kỳ từ 5 đến 6 ngày Thủ kho giao lại Phiếu nhập kho cho phòng Kế toán nguyên vật liệu để vào Sổ kế toán chi tiết. Có thể mô hình hoá thủ tục nhập kho như sau: Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển Chứng từ nhập kho NVL Nghiệp vụ nhập Người giao hàng Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Lập biên bản KNVT Bộ phận quản lý vật tư Lập phiếu nhập kho  Thủ kho Nhập NVL Kế toán Ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản chứng từ Biểu số 5: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5 tháng 7 năm 2007 Nợ: 152 Số:…253…….. Có: 331 Họ và tên người giao: Phan Ngọc Dũng Theo: hoá đơn .. số: 007349… Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Nhập tại kho: Công trình Tân Việt STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4  1  Xi măng PCB.40  XM40 tấn 20 20 890,909  17,818,180 Cộng  17,818,180 Tổng số tiền (viết bằng chữ): mười bảy triệu tám trăm mười tám nghìn một trăm tám mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 hoá đơn GTGT Ngày 4 tháng 7 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Biểu số 6: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) THẺ KHO Ngày lập thẻ:1/7/2007 Tờ số:7 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Mã số: XM40 STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G  Tồn đầu tháng 10  3  253  Mua vt của C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng  5/7  20  22 Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số trang từ 01 đến trang …. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng … năm 2007 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 7: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm: 2007 Tài khoản: 1521 . Tên kho: kho công trình Tân Việt Tên vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1 x 2 4 5=1 x 4 6 7= 1 x 6 8 Số dư đầu tháng  889507  10 8895070  253  Nhập  331  890909 20  17818180 Cộng tháng  890909  7 6236363 Sổ này có …. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang ….. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng …. năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Vì nguyên vật liệu được mua theo kế hoạch của từng công trình, nên nguyên vật liệu mua cho công trình nào thì xuất ngay cho công trình đó. Phiếu xuất kho được lập theo từng lần xuất theo nhu cầu của từng tổ đội (bộ phận sử dụng) và được ghi theo giá thực tế. Phiếu xuất kho do phòng Kế toán lập và được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho Liên 3: Giao cho người nhận NVL giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Kế toán vật tư căn cứ vào Phiếu xuất kho NVL nhận được để ghi vào Sổ chi tiết. Biểu số 8: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 7 năm 2007 Nợ: 621 Số:…376…….. Có: 1521 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Văn Nam Địa chỉ (bộ phận):…. Lý do xuất kho: Xuất để làm móng công trình Xuất tại kho: Kho công trình Tân Việt STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4  1  Xi măng PCB.40 tấn 2 2 889507 1779014  2  Xi măng PCB.40 tấn  4  4  890909  3563636  3  Sắt Φ8  Kg  416  416  8857  3684512  4  Sắt Φ12 Kg 73 73 92381 6743813 Cộng 15777726 Tổng số tiền (viết bằng chữ): mười năm triệu bảy trăm bảy mươi bảy nghìn bảy trăm hai mươi sáu đồng Ngày 13 tháng 7 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (bộ phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 9: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) THẺ KHO Ngày lập thẻ:1/7/2007 Tờ số:7 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Mã số: STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G  Tồn đầu tháng 10  3  253  Mua vt của c.ty CP thương mại xi măng  5/7  20  22  376  13/7  6  16 Cộng cuối kỳ Sổ này có … trang, đánh số trang từ 01 đến trang …. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng … năm …. Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 10: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Năm: 2007 Tài khoản: 1521 . Tên kho: 15 Tên vật tư: Xi măng PCB.40 Đơn vị tính: tấn Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1 x 2 4 5=1 x 4 6 7= 1 x 6 8 Số dư đầu tháng  889507  10 8895070  253  Nhập  331  890909 20  17818180  376  Xuất  621   889507   2 1779014  890909  4  3563636 Cộng tháng  890909  7 6236363 Sổ này có …. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang ….. Ngày mở sổ: Ngày …. tháng …. năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 11: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tài khoản: 1521 Tháng 7 năm 2007 STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT A B 1 2 3 4 5 6 7 8  1  Xi măng PCB.40 10 8895070  50  44545450 53  47204157  7 6236363  2  Sắt Φ 8  5432  48111224 3150  28227150  4113 36428841   4469 39909533   3  Sắt Φ 12  3521  325273501 1870   175540640 2142  197880102 3249  302934039  4  Thép cuộn Φ10  5753  50166160  4315  40310730 4673  40748560 5395  49728330 Cộng Ngày 31 tháng 7 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán chi tiết nguyên NVL theo dõi tình hình sử dụng nhập - xuất - tồn về mặt số lượng cũng như giá trị của NVL trên các Sổ chi tiết TK 152. Sổ này được mở chi tiết cho từng đối tượng cấp 2. Đồng thời được mở chi tiết theo từng công trình thi công. 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.1. Tài khoản sử dụng Khác với những lĩnh vực khác, trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi các thông tin về hàng tồn kho phải chính xác, kịp thời và cập nhật. Do đó Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) trong công tác hạch toán tổng hợp NVL. Phương pháp này giúp cho kế toán có thể xác định được lượng Nhập – xuất - tồn kho của từng loại NVL tại bất kỳ thời điểm nào. Từ đó cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các bộ phận có liên quan. Để hạch toán NVL theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản (TK) sau: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): TK này phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động (tăng/giảm) của NVL theo giá thực tế. NVL của Công ty chủ yếu là NVL chính, các NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu khác chiếm tỷ trọng ít về mặt giá trị. Tuy nhiên, để tiện cho việc theo dõi sự biến động của NVL Công ty sử dụng các TK con sau: TK 1521: NVL chính (như: sắt, thép, xi măng, gạch …) TK 1522: NVL phụ (như: sơn, véc ni, dầu …) TK 1523: Nhiên liệu (như: xăng, dầu …) TK 1524: Phụ tùng thay thế (như: xăm, lốp, vòng bi, vòng đệm …) TK 1528: Vật liệu khác (như: phế liệu thu hồi) Các nghiệp vụ nhập vật tư, kế toán sử dụng các TK sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ TK 311, 331: Vay ngắn hạn và phải trả nhà cung cấp ( phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp) Các nghiệp vụ xuất nguyên liệu - vật liệu, kế toán sử dụng các TK sau: TK 621: Chi phí NVL trực tiếp TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ, sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 4.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành 4.2.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Các Chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Kế toán tổ đội tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, tổng hợp và phân loại các chứng từ theo từng hạng mục công trình. Định kỳ, kế toán gửi chứng từ gốc đó lên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được đó, kế toán tại công ty tiến hành ghi vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các TK kế toán phù hợp. Dưới đây là một vài nghiệp vụ được phản ánh trong Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản. Biểu số 12: Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành Điạ chỉ: 42B Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2007 Đơn vị tính: Đồng Ngàytháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng TKĐƯ Số phát sinh SH N/T Nợ Có A B C Diễn giải E G H 1 2  Số trang trước chuyển sang  ….. ….. ….. …………………… …. …. …. ………. ……….  ….. ….. ….. …………………… …. …. …. ………. ……….  9/7  253  5/7  Mua Xi măng PCB.40  1521  17818180  1331  1781818  331  19599998  9/7 254 6/7 Mua gạch ống loại: