Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường

số lượng và thành tiền cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ chi tiết được theo dõi riêng cho từng kho, mỗi kho một quyển và mỗi một vật liệu được mở một trang riêng. Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên các nghiệp vụ xuất kho trong tháng chỉ được ghi số lượng, đến cuối tháng khi đã xác định được đơn giá một đơn vị thì kế toán mới tính ra giá nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào cột thành tiền. Cuối tháng kế toán cộng Sổ chi tiết vật liệu (Biểu số 2.2) và đối chiếu số lượng với Thẻ kho do thủ kho chuyển lên, nếu có sự chênh lệch thì phải tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh hợp lệ. Số lượng nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên Sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên Thẻ kho. Ngoài ra cuối tháng, Kế toán nguyên liệu, vật liệu căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết vật liệu để vào Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này tổng hợp lại tình hình nhập-xuất-tồn theo từng danh điểm nguyên vật liệu về giá trị. Mỗi danh điểm được ghi vào một dòng của Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. Bảng này được lập theo từng tháng chung cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Bảng tổng hợp được lập theo mẫu ở Biểu số 2.3 SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152.1 Tên kho: Sợi Tên, quy cách nguyên liệu, vật liệu: Ne 20/1CDlô16 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ.ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu T12 31.800 6.643,4 211.260.120 PN 05 02/12 Nhập mua 112 31.800 5.472,5 174.025.500 PN 06 03/12 Nhập mua 331 31.800 3.913,6 124.452.480 PX 04 03/12 Xuất SX vải 6721 621 6.720,8 PN 09 05/12 Nhập mua 331 31.800 4.913,6 156.252.480 PX 14 08/12 Xuất SX vải 6721 621 6.637,8 PN 12 10/12 Nhập mua 111 31.800 2.046,5 65.078.700 PX 17 11/12 Xuất SX vải 0253 621 3.013,7 PN 18 16/12 Nhập mua 112 31.800 5.273,6 167.700.480 PX 22 16/12 Xuất SX vải 0253 621 4.702,5 PN 24 18/12 Nhập mua 331 31.800 6.258,4 199.017.120 ............................. ............ .............. .......... Cộng phát sinh 31.800 43.759,4 1.391.548.920 37.928,6 1.206.129.480 Số dư cuối tháng 12 31.800 12.474,2 396.679.560 Sổ này có 03 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 03 Ngày mở sổ: 01/12/2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.2: (Ký, họ tên) Mẫu Sổ chi tiết vật liệu (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S11-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Tháng 12 năm 2008 T T Tên, qui cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Ne 7/1 OE lô27 102.173.400 8.815.500 71.239.500 39.749.400 2 Ne 10/1 OE Slub 134.970.300 87.594.750 47.375.550 3 Ne 16/1 CD Cotton 34.056.750 352.155.939 248.975.358 137.237.331 4 Ne 20/1 CD lô16 211.260.120 1.391.548.920 1.206.129.480 396.679.560 5 Ne 20/2 CD 296.507.200 296.507.200 - ............... ......... ........ ........ ........ Cộng kho Sợi 1.256.954.157 3.404.168.720 1.693.601.252 2.967.521.625 56 PVA 540 26.220.000 162.507.000 38.603.250 150.123.750 57 Chất chống sủi bọt 3.360.000 60.000 3.300.000 ................... ....... ........ ....... ....... Cộng kho hoá chất 573.490.708 1.090.461.073 592.674.908 1.071.276.873 84 Nấm nhựa 150.000 8.065.200 5.476.800 2.738.400 85 Vòng bi 8031 280.000 527.840 471.240 336.600 ................ ......... .......... ........ ....... Cộng kho vật tư 707.360.283 1.913.620.847 776.297.770 1.844.683.360 Số dư cuối tháng 2.537.805.148 6.408.250.640 3.062.573.930 5.883.481.858 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3: Mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu được dùng để đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái tài khoản 152 do kế toán tổng hợp lập. 2.3 Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường 2.3.1 Tài khoản sử dụng Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty được xây dựng trên cơ sở những quy định về hệ thống tài khoản chung cho các doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu. Theo phương pháp này các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn vật liệu được phản ánh thường xuyên, liên tục, thuận lợi cho công tác kiểm tra trên tài khoản và sổ kế toán. Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” có các tài khoản cấp 2 152.1 Nguyên vật liệu chính 152.4 Phụ tùng thay thế 152.2 Vật liệu phụ 152.5 Phế liệu và vật liệu khác 152.3 Nhiên liệu - Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: 111, 112, 131, 133, 141, 621, 627, 641, 642.... 2.3.2 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên liệu, vật liệu Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại vải, để sản xuất ra sản phẩm cần sử dụng khối lượng nguyên vật liệu rất lớn. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài từ các nhà cung cấp nội địa, việc thu mua nguyên vật liệu do Phòng kế hoạch-vật tư đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả thị trường, cán bộ phòng kế hoạch-vật tư sẽ tiến hành thu mua từ các nhà cung cấp có nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng và giá thành, chi phí thấp nhất. Khi vật liệu về đến Công ty, nhân viên phòng kế hoạch-vật tư báo cáo cho Hội đồng kiểm nghiệm biết để tiến hành kiểm nghiệm. Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm đại diện phòng kỹ thuật-KCS, phòng kế hoạch-vật tư và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. Nếu vật liệu đảm bảo chất lượng, quy cách, chủng loại với yêu cầu trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho và đưa vào sử dụng. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải thông báo ngay cho nhà cung cấp để xử lý. Trong quá trình kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biên bản kiểm nghiệm. Ví dụ: Ngày 03/12/2008, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nhập mua các loại sợi của Công ty dệt Hà Nam. Trước khi nhập kho, Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu. Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị được lập theo mẫu ở trang bên: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 03-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Số: 02 Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 12 ngày 15 tháng 11 năm 2008 của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Trần Việt Kỳ Chức vụ: Trưởng phòng Kỹ thuật-KCS Ông: Đỗ Đức Long Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch-vật tư Bà: Nguyễn Thị Hương Chức vụ: Thủ kho Ông: Phạm Thế Anh (người giao hàng) Đã kiểm nghiệm các loại: TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D 1 2 3 E Ne 10/1OE Slub Đo Kg 4.735,8 4.735,8 Ne 20/1 CD lô 16 Đo Kg 3.913,6 3.913,6 Ne 30/1 CD lô 4 Đo Kg 2.659,4 2.659,4 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Các loại vật liệu trên phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đạt tiêu chuẩn để phục vụ sản xuất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.4: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư Tuỳ theo từng nguồn cung cấp nguyên vật liệu và hình thức thanh toán (trả chậm hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc bằng chuyển khoản...) kế toán tổng hợp sẽ thực hiện theo các phương thức khác nhau, cụ thể: a) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty chưa thanh toán với người bán. Trong trường hợp những lô hàng có giá trị lớn, công ty chưa thanh toán cho người bán ngay thì để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xuyên, kế toán mở riêng một sổ cho mỗi nhà cung cấp là Sổ chi tiết thanh toán với người bán (tài khoản 331), sổ này được kế toán mở để phản ánh và theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp. Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này, căn cứ ghi sổ là các Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho.Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi vào Chứng từ ghi sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dòng của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 03/12/2008, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường nhập mua các loại sợi của Công ty dệt Hà Nam (Hoá đơn GTGT số 0017859), bao gồm: Ne 10/1 OE Slub với số lượng 4.735,8kg đơn giá 28.500đ/kg; Ne 20/1 CDlô16 với số lượng 3.913,6kg đơn giá 31.800đ/kg; Ne 30/1 CDlô4 số lượng 2.659,4kg đơn giá 32.000đ/kg; thuế GTGT 10% tiền hàng chưa thanh toán. Hội đồng kiểm nghiệm đã kiểm tra chất lượng, số lượng và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng. Nhân viên phòng tài chính-kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho (căn cứ vào Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152.1: 344.523.580 Nợ TK 133: 34.452.358 Có TK 331: 378.975.938 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (do bên bán lập) kế toán viết Phiếu nhập kho được trình bầy như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) BY/2008B Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Số 0017859 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt Hà Nam Địa chỉ: Châu Sơn-Kim Bảng-Hà Nam Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: 0101025402 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nam Phong Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Địa chỉ: KCN Đồng Văn-Duy Tiên-Hà Nam Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 0700101363 TT TÊN HÀNG HOÁ DỊCH VỤ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN A B C 1 2 3 = 1 x 2 Ne 20/1 CD lô 16 Kg 3.913,6 31.800 124.452.480 Ne 10/1 OE Slub Kg 4.735,8 28.500 134.970.300 Ne 30/1 CD lô 4 Kg 2.659,4 32.000 85.100.800 Cộng tiền hàng 344.523.580 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 34.452.358 Tổng cộng tiền thanh toán 378.975.938 Số tiền bằng chữ: Ba trăm bảy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.5: Mẫu Hoá đơn GTGT Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 01-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Nợ TK: 152.1; 133 Số: 06 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Phạm Thế Anh (Xe 90T-1189) Theo HĐ số 0017859 ngày 03 tháng 12 năm 2008: Công ty dệt Hà Nam Nhập tại kho: Sợi TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 Ne 20/1 CD lô16 Kg 3.913,6 3.913,6 31.800 124.452.480 Ne 10/1 OE Slub Kg 4.735,8 4.735,8 28.500 134.970.300 Ne 30/1 CD lô4 Kg 2.659,4 2.659,4 32.000 85.100.800 10% VAT 34.452.358 Tổng cộng 378.975.938 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba trăm bẩy tám triệu, chín trăm bẩy năm nghìn, chín trăm ba tám đồng. Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu sổ 2.6: Mẫu Phiếu nhập kho Định kỳ 15 ngày, kế toán căn cứ vào số liệu trên Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho để ghi vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ như sau: Công ty Trách nhiện hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 01 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 331 344.523.580 Thuế GTGT 10% 133 331 34.452.358 .......................... ...... ...... ........ Cộng 3.817.631.466 Kèm theo 08 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b) Đối với nguyên liệu, vật liệu mua ngoài nhập kho Công ty thanh toán trực tiếp với người bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng: v Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt Tiền mặt tại Công ty được bảo quản tập trung tại quỹ do thủ quỹ quản lý. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho trả tiền ngay cho người bán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT do bên bán lập, Phiếu nhập kho để viết Phiếu chi tiền mặt và ghi Sổ chi tiết tiền mặt. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt được kế toán phản ánh vào cột ghi Nợ TK152, ghi Nợ TK 133 và bên Có TK111 của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 10/12/2008, Công ty nhập mua sợi của Công ty dệt Hà Nam (Hoá đơn số 0017873) bao gồm: Ne 16/1 CD Cotton với số lượng 1.975kg đơn giá chưa thuế 27.606đ/kg; Ne 20/1 CD lô16 số lượng 2.046,5kg đơn giá 31.800đ/kg, toàn bộ tiền hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. Sau khi Hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu, thủ kho đã cho nhập kho vật liệu trên, cán bộ cung ứng viết Phiếu nhập kho số 30, kế toán thanh toán viết Phiếu chi số 16 thanh toán cho Công ty dệt Hà Nam. Căn cứ vào Hoá đơn số 0017873, Phiếu nhập kho số 12 và Phiếu chi số 16, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1: 119.600.550 Nợ TK 133: 11.960.055 Có TK 111: 131.560.605 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 02 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1. Nhập mua nguyên vật liệu chính 152.1 111 119.600.550 Thuế GTGT 10% 133 111 11.960.055 .......................... ............ Cộng 989.724.549 Kèm theo 05 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) v Trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Việc thanh toán qua ngân hàng được hạch toán tương tự như thanh toán bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Giấy báo Nợ của ngân hàng (do kế toán gửi UNC đến ngân hàng của Công ty mình mở tài khoản), lấy số liệu ghi vào cột ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 133 và Nợ TK 152 của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được mở cho từng tháng để theo dõi thanh toán các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 15/12/2008, Công ty nhập mua than của Công ty than Hà Nam, Hoá đơn số 0085249, với khối lượng 4.398,5kg đơn giá chưa thuế 22.700đ/kg, thuế GTGT 10% toàn bộ tiền hàng thanh toán bằng tiền gửi. Vật liệu sau khi được Hội đồng kiểm nghiệm kiểm tra đã cho nhập kho. Căn cứ vào Hoá đơn số 0085249, Phiếu nhập kho số 16 và Giấy báo Nợ của ngân hàng số 37, kế toán tiến hành định khoản và vào Chứng từ ghi sổ (trang 34) như sau: Nợ TK 152.3: 99.845.950 Nợ TK 133: 9.984.595 Có TK 112: 109.830.545 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 03 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua than 152.3 112 99.845.950 Thuế GTGT 10% 133 112 9.984.595 ............................ .................... Cộng 1.978.673.213 Kèm theo 07 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) v Trường hợp thanh toán bằng tiền tạm ứng Khi công ty có nhu cầu mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng hoặc giấy báo giá vật liệu đã được Trưởng phòng kế hoạch-vật tư duyệt, kế toán viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để chi tiền tạm ứng cho nhân viên cung ứng đi mua vật tư. Số tiền này sẽ được theo dõi trên Sổ chi tiết TK141 mở cho từng đối tượng nhận tạm ứng. Công việc thu mua hoàn thành sẽ tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào Sổ thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu nhập kho để ghi vào Chứng từ ghi sổ, Ví dụ: Ngày 13/12/2008 tạm ứng cho anh Hạnh số tiền 1.700.000đồng (Phiếu chi số 18) để mua các phụ tùng thay thế. Ngày 15/12/2008 anh Hạnh đã hoàn thành việc thu mua và thanh toán (Giấy thanh toán tạm ứng) như sau: Số tiền đã chi: 1.496.000đồng , trong đó: - Mua vòng bi 8031 (số lượng 8 hộp, đơn giá 65.000đ/hộp) và đầu kiếm giao (số lượng 24cái, đơn giá 35.000đ/cái, hàng đã về nhập kho. - Thuế GTGT 10% Số tiền không chi hết: 204.000đồng được nhập lại quỹ Giấy thanh toán tiền tạm ứng được lập như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Bộ phận: Mẫu số: 04-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Số: 28 Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 141 - Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Hạnh - Bộ phận: Phòng kế hoạch-vật tư - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi số: 18 ngày 13 II. Số tiền đã chi: III. Chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 1.700.000 1.700.000 1.496.000 204.000 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) Ngày 13/12/2008 anh Hạnh tạm ứng tiền, kế toán định khoản Nợ TK 141: 1.700.000 Có TK 111: 1.700.000 Ngày 15/12/2008 kế toán thanh toán cho anh Hạnh Nợ TK 152.4: 1.360.000 Nợ TK 133: 136.000 Có TK 141: 1.496.000 Khoản tạm ứng chi không hết ghi Nợ TK 111: 204.000 Có TK 141: 204.000 Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 17, Giấy thanh toán tạm ứng số 28, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04 Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập mua phụ tùng thay thế (vòng bi 8031, đầu kiếm) 152.4 141 1.360.000 Thuế GTGT 10% 133 141 136.000 .................................... ............... Cộng 199.875.687 Kèm theo 12 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài Công ty còn nhập lại kho từ sản xuất do không sử dụng hết. v Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ sản xuất Trường hợp nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho sản xuất nhưng sử dụng không hết được nhập lại kho theo giá thực tế xuất kho (vì vật liệu này vẫn còn giá trị sử dụng). Tổng giá trị nguyên vật liệu được ghi vào cột Nợ TK 152 và Có TK 621 của Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 46 ngày 27/12/2008, nhập kho 326,5kg Ne7/1OElô27 từ việc sản xuất vải 0759, giá thực tế xuất kho 27.000đ/kg, kế toán định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 152.1: 8.815.500 Có TK 621: 8.815.500 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 05 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập lại kho từ sản xuất vải 0759 152.1 621 8.815.500 ................................... ............... Cộng 57.427.990 Kèm theo 04 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.3 Thực trạng kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên liệu, vật liệu Vật liệu xuất kho của Công ty chủ yếu được sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Ngoài ra nguyên liệu, vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp như: chi phí sản xuất chung.... Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên hạch toán giá trị nguyên vật liệu được thực hiện vào cuối mỗi tháng. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu để phục vụ sản xuất, thủ kho kiểm tra phiếu xin cấp vật tư nếu có đủ chữ ký hợp lệ cuả trưởng bộ phận sản xuất thì tiến hành xuất vật tư. Sau đó tổng hợp số lượng hàng ngày đưa lên Phòng kế hoạch-vật tư để viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho chỉ được ghi cột số lượng, đến cuối tháng căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng, kế toán xác định giá bình quân 1 đơn vị NVL mới ghi đơn giá và tính thành tiền trên Phiếu xuất kho và tiến hành định khoản. a) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ liên quan đến việc sử dụng nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất (phiếu xuất kho...) sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán tiến hành định khoản và ghi vào Chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Cuối tháng 12/2008, kế toán tính ra đơn giá bình quân 1kg sợi Ne 20/1CD lô 16 là 31.800đ/kg, PVA 540 là 34.314đ/kg, căn cứ vào Phiếu xuất kho số 34 và số 35 (ngày 28/12/2008 với số lượng 6.509,3kg Ne 20/1CDlô16 và 50kg PVA 540 để sản xuất vải 6721), kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 621: 208.711.440 Có TK 152.1: 206.995.740 Có TK 152.2: 1.715.700 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2008 Nợ TK: 621 Số: 34 Có TK: 152.1 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn thị Thanh. Bộ phận: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Phục vụ sản xuất vải 6721 Xuất tại kho: Sợi TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 Ne 20/1 CD lô16 Kg 6.509,3 Cộng 6.509,3 31.800 206.995.740 Tổng số tiền (bằng chữ): Hai trăm linh sáu triệu, chín trăm chín mươi năm nghìn, bẩy trăm bốn mươi đồng. Ngày 28 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.7: Mẫu Phiếu xuất kho b) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng và quản lý doanh nghiệp Cuối tháng 12, kế toán tính ra đơn giá bình quân 1kg than là 22.700đ/kg, vòng bi 8031là 67.320đ/hộp. Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 36 và số 37 (ngày 29/12/2008): xuất 835,6 kg than; 3 hộp vòng bi 8031 dùng cho phân xưởng chuẩn bị để hồ sợi và sửa chữa máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: 19.170.080 Có TK 152.3: 18.968.120 Có TK 152.4: 201.960 Ngoài ra Công ty còn xuất vòng bi, nấm nhựa, đầu kiếm giao.... để sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế máy móc ở phân xưởng. Căn cứ vào các Phiếu xuất kho trong tháng, kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Địa chỉ: KCN Đồng Văn Mẫu số: 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2008 TT Tài khoản 152.1 Tài khoản 152.2 Tài khoản 152.3 Tài khoản 152.4 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1 TK 621: Chi phí NL,VL trực tiếp 2.023.189.800 640.592.965 Vải 6721 624.013.850 82.051.852 Vải 0253 491.385.924 59.384.010 Vải 0548 286.407.830 45.039.175 ......................... ............... .............. 2 TK 627: Chi phí sản xuất chung 186.902.549 211.888.616 Vải 6721 94.161.550 45.374.928 Vải 0759 68.091.500 98.948.040 Vải 8031-1 40.264.782 62.507.914 .............................. ............. .............. Cộng 2.023.189.800 640.592.965 186.902.549 211.888.616 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.8: Mẫu Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Cuối tháng, căn cứ vào các Phiếu xuất kho số 34, số 35, số 36, số 37 (Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu), kế toán lấy số liệu ghi vào Chứng từ ghi sổ số 06 và 07 như sau: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02a-DN Địa chỉ: KCN Đồng Văn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 06 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên VLC, VLP phục vụ sản xuất 621 152 208.711.440 ......................................... ................ Cộng 2.663.782.765 Kèm theo chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 07 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Trích yếu SH tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nhiên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ ở phân xưởng 627 152 19.170.080 ............................... ................ Cộng 398.791.165 Kèm theo chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ lập ở trên để vào Số đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được mở lần lượt theo tháng của cả năm Công ty Trách nhiệm hữu hạn Trí Hường Mẫu số: S02b-D