Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu (công cụ - dụng cụ) tại Điện lực Lạng Sơn

uyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng Tài chính - Kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho phù hợp. Tại Điện lực Lạng Sơn việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện như sau : Nhập kho nguyên vật liệu : Theo quy định, định kỳ các bộ phận, phân xưởng, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng vật tư của đơn vị mình, khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu trong kỳ. Vào cuối mỗi quý trình chuyển cho phòng Kế hoạch - Vật tư để tập hợp lại, rà soát, cân đối kế hoạch trình giám đốc ký duyệt để mua vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch. Đối với những trường hợp sự cố đột xuất các đơn vị cần có vật tư để xử lý ngay mà không có trong kế hoạch thì đơn vị cần sử dụng vật tư làm tờ trình đề nghị cấp vật tư thông qua phòng Kế hoạch - Vật tư và trình ban giám đốc duyệt cấp để đảm bảo kịp thời. Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư định kỳ, phòng Kế hoạch - Vật tư lập kế hoạch và tiến hành tổ chức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng mua bán vật tư với các nhà cung cấp vật tư thiết bị. Yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Khi hàng về nhập kho phải tổ chức tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán và hợp đồng kinh tế, đồng thời kiểm nghiệm, thí nghiệm, hiệu chỉnh, kiểm tra về tính năng, chất lượng, kỹ thuật, mẫu mã của nhà sản xuất so với hồ sơ dự thầu của lô hàng, ban kiểm nghiệm lô hàng vật tư đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm ghi đầy đủ các thông số kỹ thuật và kết luận có đủ điều kiện nhập kho hay không để các thành phần tham gia ký biên bản. Căn cứ vào biên bản nếu đảm bảo các yêu cầu thì phong Kế hoạch – Vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Phiếu nhập kho được lập thành bốn liên và phải có đầy đủ chữ ký theo quy định từ trái sang phải gồm : Người lập phiếu, Phụ trách vật tư, Người giao hàng, Thủ trưởng đơn vị và Thủ kho. Trong đó một liên lưu phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên lưu đơn vị nhập vật tư, một liên lưu phòng Tài chính - Kế toán và một liên lưu cuống. Phiếu nhập kho được chuyển đến Thủ kho, Thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Đồng thời Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho, Kế toán vật tư đi kho sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi giao nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, Thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Kế hoạch - Vật tư và phòng Tài chinh - Kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn và các biên bản liên quan phòng Vật tư làm giấy đề nghị thanh toán trả tiền mua vật tư đã được giám đốc duyệt, gửi cho phòng Tài chính - Kế toán để chuyển cho nhà cung cấp. Trích dẫn phiếu nhập thực tế mua nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 5 : Mẫu hoá đơn Giá trị gia tăng Điện lực Lạng Sơn Mẫu số 01 GTKT – 3LL 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn HOÁ ĐƠN (GTGT) AM/2009B (Liên 2 giao cho khách hàng) Số : 0099996 Ngày 20/02/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ Địa chỉ : 46 Trần Hưng Đạo – Hà Nội. Mã số thuế : 0100284605 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Trọng Thái. Đơn vị : Điện lực Lạng Sơn. Địa chỉ : Số 109 Đường Trần Đăng Ninh – Thành phố Lạng Sơn. Mã số thuế : 0100100417013 Hình thức thanh toán : Mua chịu STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F 1 Cáp vặn xoắn Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Cộng tiền hàng : 26.729.810 đồng Thuế suất thuế GTGT (10%) : 2.673.041 đồng Tổng cộng tiền thanh toán : 29.402.851 đồng Số tiền viết bằng chữ : (Hai chín triệu bốn trăm lẻ hai ngàn tám trăm năm mươi mốt đồng). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm thì phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu nhập kho như sau : Hình 2 – 6 : Mẫu phiếu nhập kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 01 – VT 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK : 15222 Có TK : 33111 Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Số 0037 Họ tên người nhập : Nguyễn Trọng Thái. Theo…….Số….ngày….tháng…..năm…. Nhập tại kho : Điện lực Lạng Sơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (6)*(7) 1 Cáp vặn xoắn 31090102 Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện 30466482 Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Tổng số tiền (bằng chữ) : (Hai mươi sáu triệu bảy trăm hai mươi chín ngàn tám trăm mười đồng). Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập để ghi thẻ kho. Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo tường kho. Thẻ kho do phòng Tài chính - Kế toán lập được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Hình 2 – 7 : Mẫu thẻ kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN Kho : Vật liệu điện Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 20/02/2009 Tờ số : 03 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cáp vặn xoắn Mã số : 31090102 Đơn vị tính : mét Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của Kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 01 năm 2009 0 20/02/09 0037 Cáp vặn xoắn 500 500 Tồn cuối tháng 500 0 500 Hình 2 – 8 : Sổ chi tiết nhập vật tư Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 20.500.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 5.800.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 306.600 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 123.810 Cộng số phát sinh 26.729.810 Số dư cuối kỳ 26.729.810 Xuất kho nguyên vật liệu : Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các đơn vị, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải sát với thực tế và trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ ở đơn vị mình, trình ban Giám đốc Điện lực xem xét phê duyệt, nếu được thì chuyển phòng Kế hoạch - Vật tư làm thủ tục theo quy định cấp phát cho đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được Ban Giám đốc phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố bộ phận lĩnh vật tư phải làm thủ tục đúng quy định. Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả,…thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh đúng theo quy định. Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau : Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó. Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị cấp vật tư gửi cho phòng Kế hoạch - Vật tư, nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ khối lượng dự toán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy định. Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên giấy đề nghị nhượng bán hoặc vay phải được thủ trưởng ký duyệt. Trường hợp thanh xử lý vật tư thu hồi kém, mất phẩm chất, vật tư ứ đọng không cần dùng. Thành lập hội đồng xem xét lập hồ sơ, mời chào đấu giá theo quy định của Nhà nước và của Ngành. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho xử lý sự cố), phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : Số thứ tự; tên nhãn hiệu; quy cách; phẩm chất vật tư; mã số; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán;…Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống. Trích dẫn tình hình thực tế xuất kho nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 9 : Mẫu phiếu xuất kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 02 – VT Phòng Kế hoạch - Vật tư Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK : 62713621 Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Có TK : 15222 Số : 273 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hoàng Yến Địa chỉ : chi nhánh điện thành phố Lạng Sơn Lý do xuất kho : Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt Xuất tại kho : chi nhánh điện thành phố. STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F G H 1 Cầu chì tự rơi 6 – 15kv 33046404 Cái 3 3 433.333,33 1.300.000 2 Cầu chì sứ 20A 33014020 Cái 7 7 6.700 46.900 3 Đá dăm 2x4 41513240 m 3 1,4 1,4 133.300 186.620 4 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 420 730 306.600 5 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 10 12.381 123.810 Cộng 1.963.930 Cộng thành tiền (bằng chữ) : Một triệu chín trăm sáu mươi ba ngàn chín trăm ba mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký vào phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ở cột thực xuất, định kỳ thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - Kế toán và phòng Kế hoạch - Vật tư để làm căn cứ ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán chi tiết vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận từng thẻ vật tư sau khi nhận phiếu xuất kho. Hình 2 – 10 : Mẫu thẻ kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN Kho Vật liệu điện Theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 29/03/2009 Tờ số : 02 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cầu chì tự rơi 6 – 15kv Mã số : 33046404 Đơn vị tính : Cái Ngày XN Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 03 năm 2009 126 29/03/09 273 Sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 3 123 Tồn cuối tháng 3 123 Hình 2 – 11 : Sổ chi tiết xuất vật tư Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có A B C D E F G 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 6271 1.300.000 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 46.900 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 186.620 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 306.600 27/03/09 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp 6271 123.810 Cộng số phát sinh 1.963.930 Số dư cuối kỳ 1.963.930 Hình 2 – 12 : Sổ chi tiết nguyên vật liệu Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 – Nguyên liệu, vật liệu Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 20.500.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 5.800.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 306.600 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Nhập do mua ngoài 33111 123.810 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt 6271 1.300.000 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 46.900 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 186.620 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 306.600 27/03/09 PX273 Nguyễn Hoàng Yến Sửa chữa trạm biến áp 6271 123.810 Cộng số phát sinh 26.729.810 1.963.930 Số dư cuối kỳ 24.765.880 Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo từng danh điểm, từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu. Bảng 2 – 13 : Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điện lực Lạng Sơn Mẫu số S11 – DN 109 Trần Đăng Ninh-TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Từ tháng 01 đến tháng 03 STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cáp vặn xoắn 20.500.000 20.500.000 2 Cáp điện 5.800.000 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn 306.600 306.600 0 4 Thép tròn các loại 123.810 123.810 0 5 Cầu chì tự rơi 6-15kv 2.200.000 1.300.000 900.000 6 Cầu chì sứ 20A 78.000 46.900 31.100 7 Đá dăm 2x4 186.620 186.620 0 Cộng 2.464.620 26.729.810 1.963.930 27.230.500 Ngày 30 tháng 03 năm 2009 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Điện lực Lạng Sơn hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán được sử dụng theo quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, hạch toán trên phần mềm FMIS, kế toán nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn sử dụng một số tài khoản sau : Tài khoản 152 : Nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản 152 được mở các tài khoản cấp 2,3 như sau : + TK 15218 : Nhiên liệu. + TK 15222 : Vật liệu phụ. + TK 1524 : Vật tư thiết bị xây dựng cơ bản. + TK 15241 : Nguyên vật liệu đầu tư XDCB trong kho. + TK 15242 : Thiết bị đầu tư XDCB trong kho. + TK 1525 : Phế liệu. - Tài khoản 627 : chi phí sản xuất chung. + TK 6271 : chi phí sản xuất chung - sản xuất, kinh doanh điện. + TK 6272 : chi phí sản xuất chung - viễn thông và công nghệ thông tin. - Tài khoản 641 : chi phí bán hàng. + TK 6411 : chi phí bán hàng - sản xuất, kinh doanh điện. + TK 6412 : chi phí bán hàng - viễn thông và công nghệ thông tin. - Tài khoản 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK 6421 : chi phí quản lý doanh nghiệp -sản xuất và kinh doanh điện. + TK 6422 : chi phí quản lý doanh nghiệp - viễn thông, công nghệ thông tin. 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn chủ yếu là mua sắm mới, việc mua sắm chỉ được thực hiện theo quy chế đấu thầu, chào hàng cạnh tranh. Khi hàng đưa về kho Điện lực có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết như : Biên bản kiểm nghiệm vật tư, giấy đề nghị nhập kho, hoá đơn thuế GTGT của nhà cung cấp,…Phòng Kế hoạch - Vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho theo quy định, khi có đủ các chữ ký cần thiết thì chuyển cho Thủ kho, Thủ kho kiểm tra đối chiếu vào thẻ kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ là các phiếu nhập kho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm FMIS đã được mã hoá, cài đặt sẵn trong chương trình quản lý vật tư Trường hợp nhập kho do mua sắm mới : kế toán nguyên vật liệu sau khi kiểm tra chứng từ, các dữ liệu cần thiết tiến hành nhập dữ liệu vào máy. - Nếu là vật tư mới chưa có trong danh điểm vật tư thì phải tiến hành khai báo mới theo tuần tự : Mã vật tư, tên vật tư, mã kho, mã tài khoản, mã chất lượng, mã xuất xứ, mã nhà cung cấp,… - Nếu là vật tư đã có sẵn trong danh điểm vật tư rồi chỉ cần thực hiện luôn việc nhập số liệu vào phần mềm. Kế toán thực hiện tuần tự các bước như sau : + Loại phiếu nhập : Tuỳ theo nguồn nhập ta chọn thích hợp. + Kho : Vào đúng mã kho máy sẽ tự động hiện ra tên kho. + Căn cứ vào số phiếu nhập kho ghi vào số chứng từ và ngày tháng viết phiếu nhập đó. + Nhà cung cấp : Vào bảng mã nhà cung cấp hiện ra ta chọn. + Người nhập : Ghi tên người nhập vật tư. + Lý do nhập : chọn các lý do đã khai báo. + Mục đích nhập : chọn cho phù hợp. + Công trình : theo đối tượng các công trình đã khai báo. + Đơn vị thi công : đơn vị được giao thực hiện. + Người giao : họ tên người giao hàng. + Hợp đồng : căn cứ hợp đồng ngày, tháng, năm. + Khai báo tài khoản có : TK 33111\ Enter máy tự động hiện ra danh sách các nhà cung cấp đã khai báo cho ta chọn. + Số hoá đơn : ngày hoá đơn và thuế suất thuế GTGT được ghi đúng như trên hoá đơn GTGT. + Ô số lượng : điền đúng số lượng cột thực nhập trên phiếu nhập. + Ô đơn giá : điền đơn giá đúng như hoá đơn GTGT của bên bán. Máy sẽ tự động tính ra số tiền (kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại so với hoá đơn) và cũng tự động tính ra số thuế GTGT được khấu trừ, tổng số tiền thanh toán. Sau khi nhập đủ dữ liệu thì kích chuột vào ô lưu, máy sẽ lưu và truyền số liệu vào các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp và sổ tổng hợp. Trường hợp nguyên vật liệu nhập, xuất trực tiếp : Nguyên vật liệu mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thường mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập, xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập, xuất. Phiếu nhập, xuất sau khi ký phải được chuyển cho thủ kho vào thẻ và luân chuyển chứng từ theo quy định. Trường hợp nhập vật tư thừa : Các vật tư mới xuất ra công trình sử dụng không hết (nếu nhập lại kho hoặc để lại các bộ phận sử dụng) đều phải làm thủ tục nhập kho. Quy trình tương tự như phần nhập mua ngoài, nhưng phần lý do nhập ta chọn mục nhập lại. Đơn giá nhập phải đúng bằng đơn giá của chứng từ khi xuất kho. Trên cơ sở phiếu xuất kho (khi xuất vật tư) và biên bản giao nhận vật tư. Trường hợp nhập nguyên vật liệu thu hồi nhập kho : Vật tư thu hồi trước khi nhập kho do hội đồng đánh giá chất lượng vật tư : phân loại, đánh giá chất lượng, giá trị còn lại. Biên bản ghi rõ vật tư còn để sử dụng được và không sử dụng được riêng biệt rõ ràng. Căn cứ vào biên bản đánh giá chất lượng, giá trị phòng Kế hoạch - Vật tư lập thủ tục nhập kho. Chứng từ sử dụng là biên bản giao nhận vật tư thu hồi và biên bản đánh giá giá trị vật tư thu hồi. 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. Quy trình tính giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho ở Điện lực Lạng Sơn áp dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá xuất kho. Trong chương trình quản lý vật tư FMIS đã cài đằt sẵn công thức tính, vì vậy mỗi lần xuất kho Kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất, phần mềm sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất theo công thức sau : = Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồ kho sau mỗi lần nhập Quy trình nhập dữ liệu : Hàng ngày, khi nhận được phiếu xuất kho do Thủ kho giao cho, kế toán tập hợp chứng từ lại theo từng đối tượng tập hợp chi phí, sau đó tiến hành định khoản các nghiệp vụ kinh tế theo chứng từ và khoá sổ. Phần mềm sẽ tự động tính giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo công thức sau : Giá vốn thực NVL xuất kho = Đơn giá bình quân xuất kho x Số lượng NVL xuất kho Điện lực Lạng Sơn nhập nguyên vật liệu về chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và vận hành lưới điện (xuất dùng), ngoài ra còn có hoạt động xuất bán và xuất cho XDCB. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng bao gồm : Xuất cho vận hành sửa chữa, xuất cho công trình sửa chữa lớn, phục vụ kinh doanh bán điện, xuất cho công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Xuất cho công trình sửa chữa lớn : Trích dẫn số liệu phiếu xuất kho số : 0171 ngày 15/03/2009 về việc xuất vật tư dùng cho sửa chữa lớn nâng công suất trạm trung gian Hữu Lũng, giá trị vật tư xuất kho là : 9.954.000 đồng. Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau : Nợ TK 2413111 : 9.954.000 Có TK 15222 : 9.954.000 Xuất cho công tác kinh doanh điện : Số liệu cụ thể từ phiếu xuất kho số : 0270 ngày 29/03/2009 về việc xuất kho vật tư phục vụ cho công tác kinh doanh bán điện. Giá trị vật tư là 99.880 đồng, kế toán chi tiết vật tư sẽ định khoản bút toán này trên phần mềm như sau : Nợ TK 641132 : 99.880 Có TK 15222 : 99.880 Kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy theo quy trình nhập dữ liệu như sau : Trên giao diện màn hình nền, vào phần nhập dữ liệu, chọn mục xuất vật tư, chọn đối tượng “xuất sử dụng” Khi màn hình đang hiển thị ở phần phiếu xuất vật tư hiện ra, ta nhấn nút thêm mới để nhập chứng từ mới với quy trình lập dữ liệu như sau : + Số chứng từ, ngày tháng chứng từ phiếu xuất do phần mềm tự động hiện ra theo số tăng dần. + Người nhận : chỉ cần ghi tên người nhận, còn đơn vị bộ phận sử dụng vật tư chỉ cần nhập mã đơn vị máy sẽ tự động hiện ra tên đơn vị sử dụng vật tư. + Lý do : cũng chỉ cần nhập mã lý do máy sẽ tự động đưa ra các lý do cần xuất vật tư để chọn. + Công trình : cũng chỉ cần đánh mã tên công trình. + Kho : nhập mã kho phần mềm sẽ tự động đưa ra tên kho. + Tên vật tư cần xuất : chọn mã vật tư hoặc vào mục bộ mã vật tư phần mềm sẽ hiện toàn bộ danh mục vật tư cho ta chọn. + Số lượng xuất : cần nhập số theo đề nghị xuất của đơn vị sử dụng đã được thủ trưởng phê duyệt. + Đơn giá, thành tiền : sau khi nhập số lượng do phần mềm tự động tính ra đơn giá xuất kho và số tiền. + Sau khi nhập xong, nhấn vào nút lưu để được lưu số liệu vào máy. Đối với nghiệp vụ xuất bán lô hàng thanh lý : Kế toán phải phản ánh hai bút toán giá vốn và doanh thu. Trích số liệu cụ thể từ phiếu xuất kho số 0001N đến 0021N ngày 18 tháng 03 năm 2009 về việc xuất kho bán thanh lý lô hàng. Kế toán định khoản như sau : Bút toán giá vốn (giá xuất kho) : Nợ TK 6325 : 62.556.543 Có TK 1525 : 62.556.543 Đồng thời phản ánh bút toán doanh thu (theo giá bán) : Nợ TK 1111 : 138.600.000 Có TK 5116 : 132.000.000 Có TK 3331128 : 6.600.000 Xuất vật tư cho XDCB. Trích số liệu từ phiếu xuất kho số : 348 ngày 19 tháng 03 năm 2009 về việc xuất kho dùng cho XDCB. Kế toán định khoản trên máy như sau : Nợ TK 13681 : 391.236 Có TK 15218 : 391.236 Như vậy : Trong điều kiện ứng dụng phần mềm, mặc dù Điện lực Lạng Sơn có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, nhưng việc Điện lực áp dụng phương pháp tính giá trị xuất kho thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời là rất phù hợp. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời mà khối lượng công việc của kế toán chi tiết không tăng lên (do tính giá xuất phần mềm tự động tính). Chương trình phần mềm quản lý vật tư là một phần của chương trình kế toán tổng hợp FMIS, chương trình đáp ứng các nghiệp vụ quản lý vật tư và hạch toán chứng từ nhập, xuất vật tư theo các loại giá quy định cho. Chương trình được xây dựng theo bộ mã vật tư quy định và đáp ứng quản lý dạng thẻ kho. Quản lý được chức năng về chứng từ nhập, xuất của hai phòng Kế hoạch – Vật tư và phòng Tài chính - Kế toán. Kết nối được số liệu sang phần kế toán tổng hợp và đáp ứng được đầy đủ biểu mẫu theo quy định. Sau khi nhập đầy đủ hết các dữ liệu và định khoản các chứng từ nhập, xuất vào chương trình kế toán khoá sổ tổng hợp, thì tất cả các khâu chức năng sẽ không thêm, không bớt được chứng từ nào. Các sổ kế toán tổng hợp : Bảng phân bổ nguyên vật liệu : Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu kế toán tập hợp vật liệu sử dụng cho từng đối tượng, kế toán ghi vào phần ghi có tài khoản 152 trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, cuối tháng cộng bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán vật liệu chuyển cho bộ phận kế toán giá thành để tập hợp hao phí về đối tượng lao động và một phần tư liệu lao động tro