Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt

c hiện quy trình bảo dưỡng và sử dụng thiết bị công nghệ được công ty giao. - Tổ chức quản lý vật tư được cấp và tự mua theo đúng các định mức và yêu cầu của công ty. - Tổ chức các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ trong nọi bộ xí nghiệp. - Thực hiện hạch toán kế toán nội bộ xí nghiệp theo quy chế công ty - Tổ chức phổ biến thực hiện chính sách chất lượng, hệ thống chất lượng đã được phê duyệt cho toàn xí nghiệp. - Duy trì, kiểm soát tài liệu liên quan tới hệ thống chất lượng. - Lập kế hoạch kiểm soát quá trình từ lúc nhận kế hoạch sản xuất cho tới khi giao sản phẩm cho khách hàng. - Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp. Duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để phòng ngừa và khắc phục các sản phẩm không phù hợp hoặc khách hàng khiếu nại có liên quan đến hệ thống chất lượng. - Xác định phương thức để kiểm soát lưu giữ hồ sơ, bảo quản tốt và sử dụng thuận tiện. - Xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV của xí nghiệp - Đề xuất hoạt động KPPN liên quan đến hoạt động của xí nghiệp và của công ty. - Áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý và hệ thống quản lý chất lượng - Xây dựng, thực hiện đánh giá nội bộ và đề xuất cải tiến hệ thống chất lượng liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. 1.3.2.13. Xí nghiệp bê tông * Chức năng: Quản lý và tổ chức tự tìm kiếm khai thác thị trường và sản xuất cung cấp các sản phẩm bê tông thương phẩm của xí nghiệp theo kế hoạch hàng năm công ty giao, hạch toán kế toán phụ thuộc theo quy chế công ty, trực tiếp quản lý thiết bị công nghệ được giao, đảm bảo việc làm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và thu nhập cho người lao động trong xí nghiệp. * Báo cáo: Tổng giám đốc công ty (hoặc phó tổng giám đốc công ty phụ trách). * Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức thực hiện tiếp thị, tìm kiếm và sản xuất các chủng loại bê tông thương phẩm theo đúng quy chế công ty, quy trình kỹ thuật đã ban hành, đảm bảo chất lượng, tiến độ cung cấp theo yêu cầu của khách hàng. Thu đòi công nợ thuộc lĩnh vực bê tông thương phẩm. - Quản lý và thực hiện quy trình bảo dưỡng và sử dụng thiết bị công nghệ được công ty giao. - Tổ chức quản lý vật tư được cấp và tự mua theo đúng các định mức và yêu cầu của công ty. - Tổ chức các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ trong nội bộ xí nghiệp. - Thực hiện hạch toán kế toán nội bộ xí nghiệp theo quy chế công ty - Tổ chức phổ biến thực hiện chính sách chất lượng, hệ thống chất lượng đã được phê duyệt cho toàn xí nghiệp. - Duy trì, kiểm soát tài liệu liên quan tới hệ thống chất lượng. - Lập kế hoạch kiểm soát quá trình từ lúc nhận kế hoạch sản xuất cho tới khi giao sản phẩm cho khách hàng. - Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp. Duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để phòng ngừa và khắc phục các sản phẩm không phù hoịưp hoặc khách hàng khiếu nại có liên quan đến hệ thống chất lượng. - Xác định phương thức để kiểm soát lưu giữ hồ sơ, bảo quản tốt và sử dụng thuận tiện. - Xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV của xí nghiệp - Đề xuất hoạt động KPPN liên quan đến hoạt động của xí nghiệp và của công ty. - Áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý và hệ thống quản lý chất lượng - Xây dựng, thực hiện đánh giá nội bộ và đề xuất cải tiến hệ thống chất lượng liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. 1.3.2.14. Xí nghiệp cơ điện * Chức năng: Quản lý và tổ chức tự tìm kiếm khai thác thị trường và sản xuất cung cấp các sản phẩm gia công cơ khí theo kế hoạch hàng năm công ty giao, hạch toán kế toán phụ thuộc theo quy chế công ty, trực tiếp quản lý thiết bị công nghệ được giao, đảm bảo việc làm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp và thu nhập cho người lao động trong xí nghiệp. * Báo cáo: Tổng giám đốc công ty (hoặc phó tổng giám đốc công ty phụ trách). * Nhiệm vụ cụ thể: - Phổ biến, thực hiện chính sách chất lượng, hệ thống chất lượng liên quan đến xí nghiệp - Thực hiện sửa chữa, chế tạo máy, khuôn và các sản phẩm cơ khí theo HĐ công ty giao, đồng thời khai thác gia công chế tạo các hợp đồng bên ngoài. - Duy trì hồ sơ thiết bị và nhân lực trong xí nghiệp - Thực hiện hệ thống đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh lao động. - Thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ theo quy định - Xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV của xí nghiệp. - Đề xuất hoạt động KPPN liên quan đến hoạt động của xí nghiệp và của công ty. - Áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý và hệ thống quản lý chất lượng - Xây dựng, thực hiện đánh giá nội bộ và đề xuất cải tiến hệ thống chất lượng liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. 1.3.2.15. Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng * Chức năng: Quản lý và tổ chức sản xuất các sản phẩm vữa khô xây dựng, vật liệu xây dựng khác và cấu kiện bê tông đúc sẵn không cốt thép của xí nghiệp theo kế hoạch hàng năm công ty giao, hạch toán kế toán phụ thuộc theo quy chế công ty, trực tiếp quản lý thiết bị công nghệ được giao, đảm bảo việc làm, an toàn lao động , vệ sinh công nghiệp và thu nhập cho người lao động trong xí nghiệp. * Báo cáo: Tổng giám đốc công ty (hoặc phó tổng giám đốc công ty phụ trách). * Nhiệm vụ cụ thể: - Tổ chức thực hiện sản xuất các chủng loại vữa khô xây dựng, vật liệu xây dựng khác và cấu kiện bê tông đúc sẵn không cốt thép theo đúng quy trình kỹ thuật đã ban hành, đảm bảo chất lượng, tiến độ cung cấp theo yêu cầu của phòng kinh doanh và khách hàng. - Quản lý và thực hiện quy trình bảo dưỡng và sử dụng thiết bị công nghệ được công ty giao. - Tổ chức quản lý vật tư được cấp và tự mua theo đúng các định mức và yêu cầu của công ty. - Tổ chức các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ trong nội bộ xí nghiệp. - Thực hiện hạch toán kế toán nội bộ xí nghiệp theo quy chế công ty - Tổ chức phổ biến thực hiện chính sách chất lượng, hệ thống chất lượng đã được phê duyệt cho toàn xí nghiệp. - Duy trì, kiểm soát tài liệu liên quan tới hệ thống chất lượng. - Lập kế hoạch kiểm soát quá trình từ lúc nhận kế hoạch sản xuất cho tới khi giao sản phẩm cho khách hàng. - Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp. Duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để phòng ngừa và khắc phục các sản phẩm không phù hoịưp hoặc khách hàng khiếu nại có liên quan đến hệ thống chất lượng. - Xác định phương thức để kiểm soát lưu giữ hồ sơ, bảo quản tốt và sử dụng thuận tiện. - Xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV của xí nghiệp - Đề xuất hoạt động KPPN liên quan đến hoạt động của xí nghiệp và của công ty. - Áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý và hệ thống quản lý chất lượng - Xây dựng, thực hiện đánh giá nội bộ và đề xuất cải tiến hệ thống chất lượng liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu. Bộ máy kế toán sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tài sản biến động tài sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, việc tổ chức công tác kế toán được đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung phương pháp khoa học riêng có của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế. Trước yêu cầu quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý chung và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Các xí nghiệp của công ty không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà bố trí các kế toán tại xí nghiệp để thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng tài vụ Kế toán Doanh thu bán hàng Phải thu khách hàng Kho thành phẩm Kế toán Vốn bằng tiền Tài sản cố định Tổng hợp Kế toán Nguyên vật liệu Phải trả người bán Quyết toán vật tư với các xí nghiệp Quản lý kho vật tư của công ty Thu hồi công nợ Kế toán tại các xí nghiệp Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn doanh nghiệp. Kế toán trưởng làm tham mưu cho giám đốc, giúp giám đốc công ty tập hợp số liệu về kinh tế, tổ chức, phân tích các hoạt động kinh tế, nghiên cứu, cải tiến tổ chức quản lý những hoạt động sản xuất kinh doanh, phát hiện ra những khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thi hành và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế trong công ty nhằm đảm bảo cho hoạt động của công ty thu được kết quả cao. - Phó phòng tài vụ: chịu sự điều hành và quản lý của kế toán trưởng, và cũng là người quản lý điều hành các kế toán viên trong công ty. Phó phòng tài vụ là người quản lý số tiền của công ty, chịu trách nhiệm trước chủ tài khoản và kế toán trưởng về khoản tiền mình quản lý, cất giữ. Phó phòng tài vụ có nhiệm vụ như một thủ quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ,thủ quỹ có nhiệm vụ nhập xuất quỹ khi có lệnh của chủ tài khoản và kế toán trưởng. - Kế toán doanh thu bán hàng, phải thu của khách hàng, kho thành phẩm: có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, chính xác phiếu nhập kho, xuất kho thành phẩm, ghi sổ kho thẻ kho thành phẩm, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng, mở cho từng sản phẩm đã bán cho từng khách hàng, từ đó tập hợp doanh thu bán hàng. - Kế toán vốn bằng tiền, TSCĐ, tổng hợp: có trách nhiệm theo dõi các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. ĐỒng thời tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hìn tăng giảm TSCĐ trong công ty. Kế toán tổng hợp mọi hoạt động chỉ tiêu từ các kế toán đơn vị trực thuộc, có nhiệm vụ nhận bảng lương và thanh toán tiền lương do phòng tổ chức hành chính chuyển đến để làm căn cứ phát lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán nguyên vật liệu, phải trả người bán, quyết toán vật tư với các xí nghiệp, quản lí kho vật tư: theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, lượng vật tư tồn kho đồng thời theo dõi tình hình thnah toán các khoản phải trả cho người bán. - Đối với các kế toán đơn vị trực thuộc thì tập hợp chi phí sản xuất, chi phí sử dụng ở các xí nghiệp. Từ đó, báo cáo cho kế toán tổng hợp để có thể tổng hợp mọi hoạt động trong công ty. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ đây là hình thức kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệu được nhanh chóng, dễ dàng do vậy, công việc kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ. Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Chế độ sổ sách công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, theo hình thức này tại công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các mẫu sổ thẻ kế toán chi tiết được vận dụng theo đúng chế độ. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp, mẫu chứng từ ghi sổ được lập như sau: Biểu số 1: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày…..quý….năm Ghi Nợ TK…./Có TK….. STT Chứng từ Diễn giải Ghi…. Tổng TK….. TK… …. Tổng cộng CHƯƠNG 2 THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty 2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về NVL cũng khác nhau kể cả về số lượng và chủng loại. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất ở công ty cũng có đặc thù riêng. Để sản xuất ra cột điện, ống cống ly tâm… công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư là sản phẩm của công nghiệp như: xi măng (đa dạng về chủng loại, chất lượng, xi măng trắng, xi măng thường…) thép (f 1, f 8, f 10…. f 28). Lại có những loại vật liệu là sản phẩm của khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua chế biến như: cát, đá…. có vật liệu là sản phẩm của nhà máy cơ khí như: bulông, bản mã, mặt bích… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát… nhưng có những vật liệu sử dụng ít như: bột đá… Việc mua, vận chuyển bảo quản các vật liệu cũng khác nhau. Loại vật liệu thì mua ngay trong nội thành như mặt bích, bản mã, thép ở công ty dịch vụ thương mại tổng hợp; cát ở công ty vận tải đường sông 1; loại vật liệu công ty phải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hoá, đá Thiện Khê ở Hà Nam. Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia, thép; nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm vì vậy công ty cần thiết có biện pháp bảo quản phù hợp với từng loại vật tư. Cán bộ của phòng vật tư, kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quản lý nhập xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo quản lý, vật tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyển theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối chiếu ghi sổ vật liệu của công ty. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu. Thực tế, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ, loại đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu. Do đó, có thể cung cấp được những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và lưu trữ vật liệu. Theo cách này, NVL được chia thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế. - Nguyên vật liệu chính: gồm xi măng (xi măng trắng, xi măng đen), đá, thép, phụ gia, tôn, mặt bích… -Vật liệu phụ: gồm que hàn, bột màu, nhựa thông… - Nhiên liệu: gồm xăng A92, A76, dầu diezen, DP14, IC2, mỡ, than… -Phụ tùng thay thế: lốp xe ôtô, bóng đèn ôtô, zoăng, pittông, quả lô, băng tải, con lăn… 2.1.3. Tính giá nguyên vật liệu ở công ty Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho nguyên vật liệu và để phản ánh vào các sổ sách kế toán một cách chính xác thống nhất hợp lý. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tất cả NVL của công ty đều do mua ngoài nhập kho (mua trong nước). Giá thực tế của NVL nhập kho được công ty tính theo giá thực tế chi phí. Từ đó, giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế của NVL là giá chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển nếu có và trừ đi các khoản giảm giá mua hàng được hưởng. Ví dụ: Ngày 05/01/2007 công ty nhập kho 11.960 (cái) gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha theo hoá đơn số 0047929 ngày 04/01/2007 với giá mua ghi trên hoá đơn là 6.080đ/cái (giá mua chưa có thuế GTGT, giá này đã bao gồm chi phí vận chuyển). Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 11.960 x 6.080 = 72.716.800 (vnđ) * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty Thịnh Liệt giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng NVL. Căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho. Theo cách này công thức tính như sau: = x Trong đó, đơn giá xuất kho bình quân NVL được tính theo cách sau: = Ví dụ: - Ngày 01/01/2007, tồn kho đầu kỳ của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha là 2.940 cái với giá trị tồn kho là 18.007.200đ - Ngày 05/01/2007, nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 cái, giá thực tế nhập kho là 6.080 đ/cái. - Ngày 13/01/2007, xuất vật tư sản xuất cho Xí nghiệp cơ điện 4000 cái. Máy tính sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân của loại gông treo này như sau: = = 6.089đ/cái Giá thực tế xuất kho của loại gông treo này là: 4000 x 6089 = 24.356.000đ (vnđ) 2.1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty Do vật liệu trong công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chiếm tỷ trọng lớn mà đều là do mua ngoài nên việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, từng quý, từng năm sao cho vừa tiết kiệm được chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho. Có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra quy cách , phẩm chất vật liệu. Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho các xí nghiệp sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có đội ngũ nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duỵêt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đẩy đủ chính xác nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư. Đặc biệt, đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn, những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc, tiến hành nhập, xuất kho vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hoặc ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong toàn công ty và từng tổ đội xí nghiệp sản xuất. 2.1.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhăm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại nguyên vật liệu. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt do đặc trưng kà một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu . Điều đó đòi hỏi công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình thực hiện nhập xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Biểu số 2: Mẫu thẻ kho Công ty CP đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Mẫu số S12 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Từ 01/01/2007 đến 31/01/2007 Tên vật tư: Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Đơn vị tính: Cái Mã số: VLC GON0001 SL tồn đầu: 2.940 Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngày C.từ SL nhập SL xuất SL tồn 05/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 14.900 13/01 XSX05 Xuất vật tư cho sản xuất 4.000 10.900 20/01 XSX09 Xuất vật tư cho sản xuất 6.000 4.900 27/01 XSX14 Xuất vật tư cho sản xuất 1.500 3.400 Cộng bảng 11.960 11.500 3.400 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng