Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh

hành. II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Que hàn và vật liệu hàn là những mặt hàng chủ yếu phục vụ nhu cầu sản xuất. Vật liệu hàn là nguyên liệu cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau từ các ngành công nghiệp nặng dễ nhận biết như đóng và sửa chữa tàu thuyền, sản xuất ôtô, xe máy, ngành xây dựng, dầu khí cho tới những ngành đòi hỏi hết sức tinh tế như ngành dụng cụ y tế. Trong tất cả các ngành nêu trên thì vật liệu hàn đều có một công dụng chung là ghép nối các kết cấu kim loại. Sản phẩm của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh là que hàn và dây hàn chủ yếu là que hàn, phần lớn các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất que hàn đều phải mua lại của các cơ sở trong nước. Một số nhà cung cấp NVL chủ yếu của Công ty STT Tên vật tư Tên nhà cung cấp 1 Lõi que Công ty TNHH Thương mại Hà Việt 2 Silicat Công ty TNHH silicat Việt An - Hải Phòng Công ty SX và TM Đức Lộc – Hà Nội 3 Cao lanh Công ty chế biến khoáng sản và VL chịu lửa Vĩnh Yên 4 Fero Mangan Công ty ứng dụng và chuyển giao công nghệ Long Hải 5 Rutil Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và kiểm định xây dựng 6 Bột vuốt Công ty Cổ phần thiết bị vật tư và công trình EMEJSC 7 Bột kéo khô Công ty CN vật liệu hàn Nam Triệu 8 Hộp gang fi4 loại 20kg Công ty CP công nghiệp Việt Hoàng 9 Xi măng C Công ty xi măng Bỉm Sơn 10 Curoa thang Công ty cao su Sao Vàng – Hà Nội 11 Bột sắt Công ty TNHH Nam Tiến Hiện nay Công ty đã săn xuất và cung cấp ra thị trường rất nhiều loại que hàn và chia làm 4 nhóm chính: + Que hàn thép Cacbon thấp và hợp kim thấp dùng hàn thép có độ bền trung bình như: N38VD, N42VD…. + Que hàn thép Cacbon thấp và hợp kim thấp dùng hàn thép có độ bền dẻo cao như: N50-6B, N55-6B… + Que hàn đắp phục hồi bề mặt như: DCr60 + Các loại que hàn đặc biệt như: Inốc, đồng, gang… Hiện nay Công ty còn sản xuất một số loại khác như dây hàn và bột hàn… Công ty phải quản lý và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả nguyên vật liệu đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì vậy nhất thiết phải quản lý và hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, bảo quản, sử dụng… * Hệ thống dự trữ và bảo quản NVL của Công ty Kho nguyên vật liệu chính: Fero Mangan, Rutil, lõi que, silicat… Kho bao bì: Chứa hộp bao bì, lô nhựa, màng co… Kho phụ tùng: Chứa tất các loại công cụ, dụng cụ… Kho trung gian: Làm nhiệm vụ thuyên chuyển nguyên vật liệu từ phân xưởng này sang phân xưởng khác 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Để quản lý tốt nguyên vật liệu và tính toán một cách chính xác số nguyên vật liệu sử dụng thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Nguyên vật liệu của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh được phân loại căn cứ vào nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và chia thành những loại sau: Nguyên vật liệu chính: Que H08A fi 6.5, FeroMangan, Rutil, bột tan, cao lanh… Nguyên vật liệu phụ: Hộp que hàn loại 5kg, loại 20kg, màng co, bao giấy, dầu keo ướt, đồng sunfat… Nhiêu liệu: Than cám, dầu HD40 Phụ tùng thay thế: Khuôn vuốt, khuôn thép, vòng bi, curoa Vật liệu xây dựng: Xi măng, cát vàng, ống nhựa… Công cụ dụng cụ: Băng dính, lô nhựa, dao cắt… Để đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu Công ty đã xây dựng hệ thống kho để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu tương đối khoa học, thụân tiện và hợp lý phù hợp với cách phân loại nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay Ngoài việc xây dựng hệ thống kho dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu Công ty cũng đã xây dựng hệ thống nội quy về kho bảo quản như: Những người không nhiệm vụ không liên quan đến kho thì không được phép vào, những người có nhiệm vụ liên quan thì khi đến lấy hàng ở kho thì yêu cầu đứng ngoài, nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu …. Trong nội quy của Công ty về kho bãi thì có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức, hư hỏng, thiếu mất nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước lãnh đạo Công ty. 1.3. Đánh giá nguyên vật liệu * Đối với nguyên vật liệu nhập kho Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong Công ty nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định: Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho = Giá mua theo hoá đơn (trừ thuế VAT) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính giá thực tế vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Giá trị NVL xuất trong kỳ = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất VD: Trong tháng 5 năm 2009 tại Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh có tài liệu sau: Trị giá lõi que H08 fi6,5 tồn đầu tháng: 1.204.577.721(đồng) Số lượng tồn: 149.991kg Ngày 7/5 nhập kho 100.315kg lõi que H08 fi6,5 đơn giá nhập là 8.016,75(đồng) Ngày 15/6 xuất 21.347kg Đơn giá xuất ngày 15/6 = 1.204.577.721 + 804.200.276 = 8.025,3 (đồng) 149.991 + 100.315 149.991 + 100.315 Giá trị xuất ngày 15/6 = 21.347 x 8.025,3 = 171.315.845 Ngày 7/5 nhập 6.064kg lõi que đơn giá 8.014 (đồng) Ngày 15/6 xuất 15.000kg lõi que H08 fi6,5 Đơn giá xuất ngày 30/5 = 228.959 x 8.205,3 6.064 x 8.104 = 8.202,7(đồng) 228.959 + 6.064 Giá trị xuất ngày 15/6 = 15.000 x 8.202,7= 123.040.500 (đồng) Tổng giá trị lõi que H08 fi6,5 xuất ra: 294.8356.345(đồng) 2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Chứng từ và chế độ luân chuyển chứng từ 2.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh chủ yếu là mua ngoài do vậy thủ tục nhập khi luôn được coi trọng. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bán hàng, quản lý….trong công ty đều do phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu (nguyên vật liệu chính) của toàn Công ty, phòng Kế hoạch kinh doanh lập kế hoạch sản xuất (kế hoạch thu mua nguyên vật liệu) từ đó tính ra số nguyên vật liệu trong kỳ sau đó bàn với đối tác để ký kết hợp đồng. Công ty lấy mẫu chuyển xuống phòng Kỹ thuật chất lượng kết hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm vật tư nếu đạt yêu cầu thì nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng phòng Kế hoạch kinh doanh làm phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng viết số thực nhập. Phiếu nhập kho gồm 3 liên: 1liên lưu tại cuống, 1liên thủ kho nhận vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán vật tư, 1liên nhan viên cung tiêu chuyển kèm với hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ với người bán. Các thủ tục nhập kho thông qua một số biểu như sau: Biểu số 01: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 7 tháng 5 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại Hà Việt Địa chỉ: 30B Nguyễn Công Trứ - Hà Nội Số tài khoản: 102010000016120 Tại: NH Công thương khu vực II Hai Bà Trưng – Hà Nội MST: 010056574 Họ tên người mua hàng: Đoàn Phan Mười Tên đơn vị: Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Địa chỉ: tp Hoà Bình Số tài khoản: 4211010051 Tại NH Nông nghiệp Thanh Trì-Hà Nội Hình thức thanh toán: CK MS: 0500445085 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép làm lõi que hàn H08fi 6,5 Kg 100.315 8.016,75 8.042.002.746 Cộng tiền hàng 8.042.002.746 Thuế GTGT 5% 40.210.014 Tổng cộng tiền thanh toán 8.802.212.760 Số tiền viết bằng chữ: Tám tỷ tám trăm linh hai triệu hai trăm mười hai ngàn bảy trăm sáu mươi đồng Người mua hàng Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 02: PHIẾU XÁC NHẬN NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO Tên nguyên vật liệu nhập: Lõi que H08A fi6,5 Nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại Hà Việt Ngày nhập Khối lượng, số lượng: 246.464kg STT Tên chỉ tiêu Đvt Yêu cầu Kết quả Đánh giá Ghi chú Đạt Không đạt 1 C % 0,1max 0,095 0.07 x 2 Si % 0,03max 0,03 x 3 Mn % 0,35max 0,45 0,43 x 4 P % 0,03max 0,021 x 5 S % 0,03max 0,022 x Kết luận lô: x Đ ạt --------> nh ập kho Không đạt --------> Trả lại nh à cung cấp Hoà Bình , ngày 7 tháng 5 năm 2009 Ki ểm tra Trưởng phòng kiểm tra chất lượng Nơi nhận: Lưu KT-CL Phòng KH-KD Như vậy nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn thì cho phép nhập kho, nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại nhà cung cấp, nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất đã ghi trên hợp đồng thì trả lại nhà cung cấp hoặc yêu cầu giảm giá lô hàng nhập, trường hợp xảy ra thừa thiếu nguyên vật liệu thì tuỳ theo từng nguyên nhân để xử lý. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ các sổ kế toán tương ứng thông qua nhập chứng từ trên máy Biểu 03: PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 5 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Đoàn Phan Mười Đ/c: Phòng KH-KD Theo HĐ số 0068796 ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Công ty TNHHTM Hà Việt Nhập tại kho: Chị Thìn STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép làm lõi que hàn H08 fi6,5 thuế GTGT 5% Kg 100.315 100.315 8.016,75 804.200.276 Cộng 100.315 100.315 804.200.276 Cộng thành tiền bằng chữ: Tám trăm linh bốn triệu hai trăm ngàn hai trăm bảy mươi sáu đồng. Ngày 07 tháng 5 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Dựa trên các hoá đơn GTGT mà kế toán lập ra các bảng kê, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, căn cứ trên bảng kê này kế toán tính ra số thuế GTGT được khấu trừ và số liệu được ghi đồng thời vào sổ chi tiết liên quan. Định kỳ kế toán bù trừ thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra để tính ra số thuế phải nộp cho Nhà nước Biểu số 04: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA Tổng Công ty hoá chất Việt Nam (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kê khai hàng tháng) Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Địa chỉ: Tp Hoà Bình Mã số thuế: 0500445085 Chứng từ Tên khách hàng Mã số thuế Mặt hàng Doanh số bán chưa VAT Thuế suất Thuế GTGT TKĐƯ Số hiệu Số HĐ Ngày tháng BY/2005 95256 04/5 Công ty Cổ phần CN Việt Hoàng 0500056421 Hộp gang fi4 loại 20kg 1.139.500 10 113.950 111, 112 HY/2005 68796 07/5 Cty TM Việt Hà 1005165741 Thép fi6,5 804.200.276 5 40.210.014 331 HY/2005 32394 08/5 Cty xi măng Bỉm Sơn 0100229499 Xi măng 10.503.000 5 525.150 112 CY/2005 76523 24/5 Cty cao su Sao Vàng 0100306570 Curoa thang 12.000.000 5 600.000 331 HY/2005 68796 25/5 Cty TM Việt Hà 100516574 Thép fi6,5 48.600.000 5 2.430.000 331 QY/2005 43251 28/5 Cty TNHH Nam Hồng 0500254062 Trường Thạch 69.129.865 5 3.456.493,25 311 MY/2005 56826 31/5 Cty TNHH Nam Tiến 1001000568 Bột sắt 68.888.361 5 3.444.418,05 141 Ngày tháng năm2009 Kế toán trưởng Người lập biểu 2.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty không những phục vụ cho phân xưởng mà còn phục vụ cho các hoạt động khác như cửa hàng các phòng ban quản lý, đối với những nguyên vật liệu xuất ra đều phải có chứng từ hợp pháp hợp lệ. Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là Phiếu xuất kho Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào quyết định về nhu cầu về vật liệu, vật tư do phòng kế hoạch lập đã thông qua sự xét duyệt của giám đốc, viết phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng kèm theo kế hoạch để xuống lĩnh nguyên vật liệu ở kho Căn cứ vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng, phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng ra và ghi vào cột thực xuất. Phiếu xuất kho phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, thủ kho, người nhận hàng, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu. Phiếu xuất kho có 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 giao cho thủ kho giữ để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho sẽ vào sổ chi tiết vật tư. Biểu số 05: PHIẾU YÊU CẦU TÀI LIỆU, VẬT TƯ, PHỤ TÙNG 1. Ngày 16 tháng 5 năm 2009 2. Đơn vị yêu cầu: Phân xưởng dây hàn 3. Mục đích sử dụng: Phục vụ cho sản xuất dây hàn 4. Thời gian yêu cầu: 21/52009 STT Tên tài liệu, vật tư, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng 1 Thép góc 50 x 50 Kg 200 2 Dao cắt máy Cái 5 3 Lõi que H08fi6,5 Kg 280.000 Người đề nghị Đơn vị trưởng Phòng kỹ thuật Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 06: DANH MỤC VẬT TƯ, PHỤ TÙNG, XĂNG DẦU MỠ LĨNH CHO SẢN XUẤT, BẢO DƯỠNG VÀ SỬA CHỮA CHẾ TẠO THEO KẾ HOẠCH BM-KT-67/1 CỦA PHÂN XƯỞNG DÂY HÀN Tháng 5năm 2009 TT Tên vật tư, phụ tùng Đơn vị tính Nhu cầu Tồn đầu kỳ Đã tạm lĩnh Xin lĩnh Mục đích sử dụng Xác nhận của kỹ thuật 1 Thép góc 50 x 50 Kg 28 8 0 200 Sản xuất dây hàn 2 Dao cắt máy Cái 6 1 0 5 Sản xuất dây hàn 3 Lõi que H08fi6,5 Kg 729.974 449.974 0 280.000 Sản xuất que hàn Người lập biểu Quản đốc phân xưởng Phòng kỹ thuật Giám đốc (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) (K ý, h ọ t ên) Biểu số 07: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/52009 Họ tên người nhận hàng: Chị Thư – Phân xưởng dây hàn Lý do xuất kho: KHSX/T03/2006 Xuất tại kho: Chị Thìn STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Lõi thép H08fi6,5 kg 21.347 21.347 8.114 173.209.558 Cộng 173.209.558 Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm bảy mươi ba triệu hai trăm linh chín ngàn năm trăm năm tám đồng./. Xuất ngày 21 tháng 5năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng kế toán 2.2.1. Hạch toán tại kho Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng tình hình nhập xuất của từng loại vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho sau đó ghi vào cột tồn của thẻ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một tờ thẻ kho tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, nhóm, nguyên vật liệu được ký mã hiệu riêng để tiện việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ nhập xuất được thủ kho tập hợp lại sau đó chuyển giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi về số liệu về lượng và giá trị nguyên vật liệu của từng kho. Biểu số 08: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Thẻ Kho Ngày lập thẻ: 01/5/2009 Tờ số: 01 - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lõi que H08fi6,5 - Đơn vị tính: Kg -Mã số: STT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất (Nhập) Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 150.707 2 56 07/5 Nhập lõi que H08 100.315 251.022 3 120 16/5 Xuất cho PX dây hàn 21.347 4 Tồn cuối tháng 229.675 2.2.2. Hạch toán tại phòng kế toán Định kỳ 5 ngày một lần kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra đóng dấu chất lượng số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu và nhận chứng từ nhập xuất. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo mã số của từng loại nguyên vật liệu, số liệu từ các chứng từ được mã hoá ký hiệu theo mã số riêng. Trình tự ghi sổ trên máy hoàn toàn giống với làm thủ công, mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mền. Để việc kiểm tra xác suất kế toán vào mã hoá của nguyên vật liệu nào đó vào một số bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên phiếu nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu được vào số lượng và căn cứ trên đơn giá để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và cuối ngày được tính một cách cụ thể , phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm máy tính. Máy tính sẽ tính ra đơn giá nhập, xuất, cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu máy tính sẽ tự động vào báo cáo nhập xuất tồn ngay tại thời điểm đó. Cuối tháng, đối với nguyên vật liệu chính kế toán tồng hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu trên. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu để lập bảng phân bổ số 2 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty Cổ phần que hàn điện Việt Đức hạch toán theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu“ TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 1523 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1525 Vật liệu xây dựng TK 6211.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho que hàn TK 6211.2 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dây hàn TK 6271.1 Chi phí sản xuất que hàn TK 6271.2 Chi phí sản xuất dây hàn Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số Tài khoản kế toán khác như:TK153, TK111, TK 112, TK 141,TK 331, ……. Công ty còn mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng các mã số riêng rồi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng thanh toán. Kế toán tiến hành mã số từng loại nguyên vật liệu để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng, điều này cũng rất phù hợp với phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng. Số liệu vào các sổ liên quan đêu dựa trên mã số, khi cần kiểm tra đối chiếu chỉ cần truy cập vào mã số đã có tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng cần tìm. Tài khoản 152 được chi tiết cụ thể như sau: Nguyên vật liệu chính Tên Mã số Lõi que H08 A1H08 Lõi que CB08 A1CB08 Feromangan 1% A3FR001 Feromangan 5% A3FR002 Rutil 86% A3RTI1 Rutil 92% A3RTI2 Cao lanh A3CLA Nguyên vật liệu ph ụ Hộp N46 fi3 lo ại 5kg B1H01 Hộp N42 B1H03 Nhi ên li ệu Than c ám C1TCA Dầu HD40 C1 DHD Tài khoản 331 được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán Tên M ã s ố Công ty TNHH silicat Việt An - H ải Phòng B1509 Công ty CP Chế biến khoáng sản và VL chịu lửa Vĩnh Y ên B1902 Công ty TM Nam Tiến - Hà Khẩu – Trung Quốc B2102 Công ty cơ điện Trần Phú B3033 Công ty CP que hàn Hà Việt B1512 Công ty TNHH Vạn Đạt B3084 Công ty TNHH thương mại Việt Hà B1511 Đặc biệt trong hệ thống tài khoản mà Công ty đang sử dụng không sử dụng tài khoản TK151 Hàng mua đang đi đường để theo dõi vật liệu khác hay những phế liệu thu hồi nhập kho 3.2. Trình tự kế toán 3.2.1. Kế toán tăng nguyên vật liệu - Nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn để ghi vào nhật ký chứng từ số 1 và số 2 Nợ TK 1521 8.122.000 Nợ TK 133 406.100 Có TK 111, 112 8.528.100 - Nếu chưa thanh toán cho người bán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết TK331 Nợ TK 1521 804.200.276 Nợ TK 133 40.210.014 Có TK 331 844.210.290 Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho người cung cấp , kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán ghi trực tiếp vào sổ chi tiết TK 331 cho từng khách hàng đư ợc thanh toán cùng dòng hoá đơn được thanh toán đang theo dõi tr ên sổ chi tiết TK 331 N ợ TK 331 100.000.000 C ó TK 111 100.000.000 Dùng tiền vay mua nguyên vật liệu: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc Công ty vay tiền ngân hàng để mua vật liệu, kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, giấy báo nợ và phiếu nhập kho ghi Nhật ký chứng từ số 4 Nợ TK1521 69.129.865 N ợ TK 133 3.456.493,25 C ó TK 311 72.586.358,25 - Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: Kế to án căn cứ vào hoá đơn thanh toán, phiếu nhập kho ghi vào Nh ật ký chứng từ số 10 N ợ TK 1521 68.888.361 Nợ TK 133 3.444.418,05 C ó TK 141 72.332.779,05 Công ty không sử dụng TK 151 để hạch toán tr ư ờng hợp mua nguyên vật liệu về nhưng cuối tháng chưa nhập về kho m ặc dù đã nhận được chứng từ, kế toán để ngoài sổ không ghi nghiệp vụ này khi nào hàng về mới ghi sổ nguyên vật liệu nhập kho. 3.2.2. Kế toán trường hợp giảm nguyên vật liệu Nếu xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất các loại sản phẩm kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6211 434.733.072 Nợ TK 6212 10.735.610 Có TK 1521 445.468.682 Nếu xuất kho nguyên vật liệu, phụ tùng, vật liệu khác…. Cho phân xưởng sản xuất: Nợ TK 6271 8.366.500 Có TK 1522 8.366.500 Nợ TK 6272 845.000 Có TK 1523 435.000 Có TK 153 410.000 Nếu xuất nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng: Nợ TK 642 45.000 Nợ TK 641 11.930 Có TK 1522 56.930 Công ty không hạch toán phế liệu thu hồi từ các phân xưởng Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho dù nguyên vật liệu của Công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau nhất là hiện nay giá cả trên thị trường vật liệu hàn luôn thay đổi. 3.3. Sổ kế toán Công ty Cổ phần que hàn điện Việt Đức áp dụng hình thức nhật ký chứng từ và có sử dụng phần mền kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán. Đặc biệt là Công ty không sử dụng bảng kê số 3 và sổ cái các TK 152, TK 621, TK 627….trong kế toán tồng hợp nguyên vật liệu. * Sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu. Nội dung: Được dùng để theo dõi tình hình nhập của tất cả các loại nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày, sổ này là cơ sở để lập bảng N-X-T. Cơ sở và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày khi nhận chứng từ nhập nguyên vật liệu (phiếu nhập kho) kế toán vào số liệu trên máy theo mã số của từng loại nguyên vật liệu Kết cấu: Biểu mẫu số 09: Tổng Công ty hóa chất Việt Nam SỔ CHI TIẾT NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Số phiếu Ngày nhập xuất Tên vật tư Mã vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền TKĐU 26 01/5 Cao lanh A3CLA Kg 52.400 310 16.244.000 111 112 29 03/5 Bút bi D1BBI Cái 100 1.193 119.300 111 31 04/5 Hộp gang fi4 loại 5kg B1H05 Kg 2.150 530 1.139.500 112 56 07/5 Lõi que H08 A1H08 Kg 100.315 8.016,75 804.200.276 331 57 08/5 Xi măng E1XMA Kg 1.500 7.002 10.503.000 112 59 10/5 Lô nhựa quấn dây hàn D1LNH Cái 82 5.000 410.000 112 60 11/5 Giấy tập D1GTA Quyển 150 1.500 225.000 111 … … … … … … … … … 73 24/5 Curoa F1CRO Kg 1.000 12.000 12.000.000 331 74 25/5 Lõi que H08 A1H08 Kg 6.064 8.014 48.600.000 331 75 26/5 Xi măng E1XMA Kg 1.750 7.120 12.460.000 111 112 76 28/5 Trường thạch A3TTH Kg 95.050 727,3 69.129.865 311 76 29/5 Hộp gang N46 fi4 loại 5kg B1H01 Hộp 800 530 424.000 112 77 31/5 Bột sắt Kg 5.667 12.174,1 68.990.625 141 Ngày tháng năm 2009 Kế toán trưởng Người lập biểu * Sổ chi tiết nguyên vật liệu Nội dung: Dùng đê theo dõi tình hình xuất của tất cả các loại nguyên vật liệu diễn ra hàng ngày, căn cứ vào sổ này chúng ta có thể biết được nguyên vật liệu đó xuất cho ai, ở phân xưởng nào, dùng để sản xuất cái gì. Kết cấu của sổ chi tiết nguyên vật liệu Biểu số 10: Tổng Công ty hoá chất Việt Nam SỔ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Công ty TNHH và dịch vụ Tám Oanh Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5/2009 Đơn vị tính: Đồng SP Ngày xuất Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền TKĐƯ 876 01/5 Cao lanh A3CLA Kg 17.769 310 5.508.390 621.1 877 02/5 Cao lanh A3CLA Kg 34.631 310 10.735.610 621.2 879 02/5 Màng co B1H04 Kg 288,5 29.000 8.366.500 6271.1 881 03/5 Than cám C1TCA Kg 290 1.500 435.000 6271.2 882 04/5 Bút bi D1BBI Cái 10 1.193 11.930 641 884 05/5 Giấy tập D1GTA quyển 3 1.500 4.500 642 885 06/5 Hộp gang B1H05 Hộp 2.150 530 1.139.500 6271.1 … … … … … … … … … 891 15/5 Lõi que H08 fi 6,5 A1H08 Kg 21.347 8.025,3 171.315.845 621.1 892 17/5 Lô nhựa quấn dây hàn D1LNH Cái 82 5.000 410.000 6271.2 … … … … … … … … … 991 28/5 Xi măng E1XMA Kg 150 7.001,9 1.050.285 6271.1 992 29/5 Trường thạch A3TTH Kg 90.000 727,3 65.457.000 621.1 993 30/5 Hộp N46 fi4 loại 5kg B1H01 Hộp 800 530 424.000 621.1 994 30/5 Lõi que H08 fi6,5 A1H08 Kg 15.000 8.237,5 123.563.476 621.1 9