Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi

h phục vụ cho công việc kế toán và cung cấp thông tin cho việc quản trị trong doanh nghiệp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh minh hoạ cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Năm: 2006 đơn vị: đồng CHỈ TIÊU Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 1. Tổng doanh thu 01 52.911.000.000 52.911.000.000 2. Các khoản giảm trừ 02 - - 3. Doanh thu thuần (01-02) 10 52.911.000.000 52.911.000.000 4. Giá vốn hàng bán 11 48.125.000.000 48.125.000.000 5. Lợi nhuận gộp (10-20) 20 4.786.000.000 4.786.000.000 6. Chi phí bán hàng 21 - - 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 2.294.000.000 2.294.000.000 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (20-21-22) 30 2.492.000.000 2.492.000.000 9. Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 40 221.000.000 221.000.000 10. Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40) 50 2.713.000.000 2.713.000.000 11. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 693.000.000 693.000.000 12. Lợi nhuận sau thuế.(50-51) 60 2.020.000.000 2.020.000.000 PHẦN II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THỦY LỢI. I .ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI 1 .Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là một công ty có quy mô lớn với nhiệm vụ chuyên sản xuất và láp ráp phần cơ khí cho các công trình thuỷ lợi trong cả nước, sản phẩm của công ty là tất cả các loại của cống, máy đóng, mở của cống, máy bơm các loại, tủ điện cao và hạ thế ...Mỗi sản phẩm được sản xuất trên các công đoạn, kỹ thuật khác nhau, nên chủng loại vật liệu công ty phải sử dụng là rất lớn. Do đặc điểm, tính chất đặc thù của ngành sản xuất nên nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là kim loại như Sắt, thép, tôn các loại, đồng, gang, còn một số nguyên liệu khác như sơn, oxy, đất đèn, các loại dây thép, dây kẽm, mức độ sử dụng không nhiều. Do đặc thù về sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm .( Nó chiểm khoảng 80% tổng giá thành). Vì vậy khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn giá thành sản phẩm, muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. 2 .Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu với số lượng rất lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có đặc tính lý hoá, công dụng và nội dung kinh tế khác nhau.Vì vậy tiến hành quản lý và hạch toán chính xác đảm bảo cho công việc được thuận lợi và không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học, theo những tiêu nhất định. Để phủ hợp với quá trình sản xuất sản phẩm công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế. Theo đó vật liệu của công ty được phân chia thành những loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sỏ vật chất hình thành nên sản phẩm của công ty. Bao gồm nhiều loại khác nhau như: Sắt, thép, tôn, đồng, gang, thiết bị điện ....Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: Thép có nhiều loại: Thép dẹt, thép tròn, thép vuông, thép hình chữ L, thép hình chữ U, thép hình chữ I, thép lục lăng. Tôn cũng có nhiều loại: Tôn 5 ly, 6 ly...32,5 ly, mạ kẽm, tôn pha gang. - Vật liệu phụ: Có tác dụng tạo mối liên kết giữa các cấu kiện hoạc tạo nên một chính thể sản phẩm như: Đinh nhôm, đinh vít, dây thép, gioăng, ốc vít, dây kẽm , que hàn, đất đèn, sơn...dùng vào việc nối, liên kết, tạo hình dáng sản phẩm. Ngoài ra còn có các vật liẹu phụ khác không tạo nên một phần thực thể của sản phẩm song nó có tác dụng làm chức năng tăng thêm độ bền chất lượng sản phẩm, giúp cho quá trình sản xuất đựoc tiến hành tốt như anốt hi sinh, muối, oxy, sơn chống rỉ, axit... - Nhiên liệu: Bao gồm than dùng cho rèn, gia công, đun nước, xăng, dầu đẻ chạy máy phát điện và dùng cho xe chuyên chở. - Phụ tùng thay thế: ở công ty phụ tùng thay thế gồm ở mũi khoan, vòng bi các loại, công tác điện, dây điện, phích cắm, bóng đèn... - Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất, nó đã mất hoàn toàn giá trị sử dụng như rỉ sắt, đầu thừa sắt thép, các mảnh vụn được loại ra trong quá trình thi công cắt gọt, khoan, tiện...phế liệu không còn khả năng tận dụng trong quá trình sản xuất nên nó được thu gom lại để bán ra ngoài thu tiền về và tính giảm chi phí sản xuất kinh doanh. 3 .Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Địên Thuỷ Lợi Đánh giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tác nhất định, đòi hỏi đảm bảo yêu cầu của đánh giá. Có nhiều cách khác nhau đẻ đánh giá nguyên vật liệu nhập kho cũng như xuất kho. Tuy nhiên tuỳ vào đặc điểm cụ thể của tình hình sản xuất kinh doanh cũng như đặc trưng của các nguyên vật liệu công ty sủ dụng mà chọn cách đánh giá phù hợp với đơn vị mình. Cụ thể phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho tại công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được thực hiện như sau: - Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong công ty nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá mua thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định: + = giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho giá mua ghi trên hoá đơn của người bán Chi phí thu mua (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán không bao gồm thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá xuất số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ =y= x ở công ty hiện nay, khi xuất kho vật liệu để sản xuất, kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào sổ chi tiết vật tư. Giá thực tế xuất kho sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thức tế của lần nhập tiếp theo. Nếu số còn lại quá ít thì có thể được tính theo đơn giá của lần nhập trước. Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Phế liệu thu hồi ( đầu thừa sắt, thép ...) được bán theo giá thoả thuận giữa công ty với người mua. Ví dụ:Trong quý IV/2007 loại tôn 30 ly có các tài liệu sau: Tồn đầu quý: 1967kg; ĐG: 12.700đ/kg. Ngày 1/11/2007 nhập SL: 1657kg; ĐG: 12.800đ/kg Xuất trong kỳ: - Ngày 2/11/2007 xuất SL: 1457kg - Ngày 11/12/2007 xuất:1063kg - Ngày 24/12/2007 xuất SL532kg - Ngày 31/12/2007 xuất SL: 196kg Vậy giá thực tế vật tư xuất dùng như sau: Ngày 2/11/2007 xuất: 1457 x 12.700 = 18.503.900đ Ngày 11/12/2007 xuất: (1967 - 1457) x 12.700 + (1063 - 510) x 12.800 = 13.555.40đ Ngày 24/12/2007 xuất: 532 x 12.800= 6.809.600đ Ngày 31/12/2007 xuất: 196 x 12.800 = 2.508.800đ Vậy giá trị tôn 30 ly còn tồn cuối quý IV/2007 là: [1967 + 1657 - (1457 +1063 +532 +196)] x 12.8000 = 4.812.800đ II .KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị hạch toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và đáp ứng yeu cầu của quản lý nguyên vật liệu. Đặc điểm cơ bản của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày .Do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. Tổ chức thực hiện công tác kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập vật tư ( mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02 – VT) - Phiếu định mức vật tư - Sổ kho - Và một số chứng từ khác. 1 .Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi a. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Khi vật tư về đến công ty, các bộ vật tư xuất trình hoá đơn của đơn vị bán cho bộ phận thống kê vật tư thuộc phong kế hoạch. Trước khi làm thủ tục nhập kho, vật tư mua về phải tiến hành kiểm tra thông qua bộ phận KCS của phòng kỹ thuật. Trong hoá đơn bên bán đã ghi rõ các chỉ tiêu về tên, quy cách vật tư, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền. KCS có trách nhiệm kiểm tra nội dung ghi trên hoá đơn có đúng về chủng loại, quy cách, đủ về số lượng, chất lượng có đảm bảo không. Nếu không đúng KCS sẽ lập biên bản số vật tư đó, không cho nhập kho và chờ ý kiến của lãnh đạo. Nếu số vật tư mua về đúng với các chỉ tiêu trên hoá đơn thì KCS đồng ý cho nhập kho số vật tư đó. Bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào hoá đơn của bên bán để lập nhập vật tư. Phiếu nhập vật tư được thành lập 3 liên có chứng nhận và chữ ký của bộ phận KCS trên phiếu. - Liên 1: Lưu lại ở nơi lập phiếu ( bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch). - Liên 2: Thủ kho giữ để vào sổ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết vật tư. - Liên 3: Ghim cùng với hoá đơn của bên bán chuyển cho kế toán để kế toán làm thủ tục thanh toán, định khoản và ghi vào bảng kê có liên quan. Vật tư nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Việc thu mua vật tư của công ty được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. - Trường hợp theo hợp đồng: Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của công ty Nam Vang Biểu số 05: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Địa chỉ : 73 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm - Hà Nội Số TK: 710A - 00671 Ngân hàng Công thương Chương Dương Điện thoại: (04)7823684 Mã số 0 1 0 0 5 9 8 7 3 9 1 Họ tên người mua hàng: Tống Bảo Ngọc Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Tôn 20 ly Kg 1489,3 12700 18.914.110 2 Tôn 30 ly Kg 1675 12800 21.440.000 Cộng tiền hàng: 40.354.110 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.035.411 Tổng cộng tiền thanh toán 44.389.521 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu, ba trăm tám mươi chín nghìn, năm trăm hai mốt đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của bên bán, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch căn cứ vào hoá đơn và kết quả kiểm nghiệm của KCS lập phiếu nhập kho. Trong đó thống kê vật tư ghi tên, quy cách vật tư, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền theo đơn giá. Phiếu nhập vật tư lập xong sẽ được bộ phận KCS xác nhận và ký. Biểu số 06: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Địa chỉ: Mẫu số : 01 – VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Số 17 Nợ: ……….. Có: ……….. Đơn vị bán: Công ty Nam Vang Họ tên người mua: Tống Ngọc Bảo Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 6577 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Nhập vào kho: Chị Lụa TT Tên,quy cách SP hàng hóa ĐV tính Chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Tôn 20 ly kg 1498,3 1498,3 12.700 19.028.410 Đảm bảo yêu cầu nhập kho kSV 2 Tôn 30 ly kg 1657 1657 12.800 21.209.600 Cộng 40.238.010 Cộng thành tiền viết bằng chữ:Bốn mươi triệu hai trăm ba tám nghìn không trăm mười đồng. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Còn vật tư về nhưng không đưa vào kho mà xuất thẳng cho công trình vẫn được lập phiếu nhập kho và có xác nhận, chữ ký của bộ phận KCS, thuế GTGT được khấu trừ thì không ghi vào phiếu mà ghi nợ TK VAT đầu vào. Biểu số 07: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số 03 – TT Địa chỉ: ……………. Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 11 tháng 12 năm 2007 Số UNC: 5 liên Kính gửi: Ban giám đốc và phòng tài vụ Tên tôi: Trương Vũ Anh Đia chỉ: Phòng kế hoạch Đề nghị cho tạm ứng số tiền là: 29.400.000đ Viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng Lý do tạm ứng: Mua nhựa đường số 10 cho công trình Ka Long Thời hạn thanh toán:……………………………………………. Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Sau đó dựa vào hóa đơn bán hàng của đơn vị bán: Biểu số 05 Trường hợp tạm ứng tiền mua này: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kế hoạch viết đề ngị tạm ứng lên phòng kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán viết cho tiền cho người tạm ứng. Mọi thủ tục nhập kho như hợp đồng Biểu số 08: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Hùng Vương Địa chỉ : 23/20 Trần Nguyên Hãn - Hải Phòng Số TK: 710B – 08187 0 2 0 0 2 8 8 6 0 3 1 Điện thoại: 0310.849580. Mã số Họ tên người mua hàng: Trương Vũ Anh Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Nhựa đường số 10- TQ Kg 7000 10.320 72.240.000 Cộng tiền hàng: 72.240.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.224.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 79.464.000 Số tiền viết bằng chữ:Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu,họ tên) Biểu số 09: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số: 01 – VT VTVT VT Địa chỉ: Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Họ tên người mua: Trương Vũ Anh Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số 40370 ngày 18 tháng 12 năm 2007 Nhập vào kho: Xuất thẳng TT Tên, quy cách SP hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú C.từ Thực nhập 1 Nhựa đường kg 7000 7000 10.320 72.240.000 Đảm bảo yêu cầu xuất thẳng KCS (ký) Cộng 72.240.000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu sau khi mua về được dùng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất, khi có đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất sản phẩm công trình, ban lãnh đạo công ty cùng với phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật tiến hành phân công công việc cho các phân xưởng sản xuất. Mỗi phân xưởng được phân công đảm nhận một công đoạn sản xuất nhất định.Đồng thời phòng kỹ thuật vẽ bản vẽ, thiết kế và xác định phải dùng vật tư gì. Phòng kế hoạch phải kết hợp với phòng kỹ thuật để tính toán mức tiêu hao vật tư cho mẫu sản phẩm và đồng thời căn cứ vào khả năng sản xuất của các phân xưởng sản xuất để tính ra số vật tư mà mỗi phân xưởng cần lĩnh. Phòng kế hoạch lập phiếu định mức vật tư thành 2 liên: Mỗi liên lưu lại phòng kế hoạch, một liên lưu tại phân xưởng sản xuất.Ví dụ: Biểu số 10: Phiếu định mức Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Số: 24 Tên sản phẩm sản xuất: Chi tiết can sàn cốt 6,5 Sản xuất cho : Công trình nhà máy đường Quảng Bình Đơn vi : Phân xưởng lắp máy I TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Thép ống ….42 kg 90 2 Thép L 50 x 50 kg 403 3 Tôn 30 ly kg 196 4 Tôn 25 ly x 3,13 m2 kg 614 5 Tôn 40 ly x 2,23m2 kg 732 Người định mức (Ký, họ tên) Trưởng phòng kế hoạch (Ký, họ tên) Khi có nhu cầu xuất vật tư, căn cứ vào phiếu định mứcvật tư đã được xét duyệt, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch lập phiếu xuất vật tư. Sau khi lập phiếu, phụ trách cung tiêu ký nhận, người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư. Xuất kho xong thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ vật tư, ghi ngày tháng xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất vật tư. Còn đơn giá vật tư xuất kho và thành tiền là do kế toán vật tư tính toán và ghi khi nhận được các phiếu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Biểu số 11: Mẫu số: 02 – VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số: 27 Nợ:………. Có:.............. Họ tên người nhận hàng: Anh Hoan - phân xưởng Lắp máy I Lý do xuất kho: Theo PĐM số 24 ngày 12 tháng 12 năm 2007 Xuất tại kho: Công ty nhượng lại. TT Tên quy cách sản phẩm vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép ống …42 kg 90 90 12.500 1125000 2 Thép L 50 x 50 kg 403 403 13.000 5239000 3 Tôn 30 ly kg 196 196 12.800 2508800 4 Tôn 25 ly x 3,13m2 kg 614 614 11.500 7061000 5 Tôn 40 ly x 2,33m2 kg 732 732 12.000 8784000 … ……………. …. ….. …. …. ….. …. Cộng 24717000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Hai tư triệu bẩy trăm mười bẩynghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Phiếu xuất kho vật tư được thành lập 2 liên: Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 người nhận hàng giữ, sau khi đủ số vật tư thì giao cho thủ kho, thủ kho gĩư để ghi vào sổ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho và ghi vào sổ kế toán. 2 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi Việc hạch toán kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được tiến hành như sau: Nhập kho: Thủ kho tiến hành mở các sổ kho: Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào sổ kho. Sổ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ tự vật tư để cho tiện theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Cuối kỳ, thủ kho tính số tồn kho trên sổ kho. Hàng tuần, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận các số nhập, xuất vật tư và kiểm tra việc ghi chép sổ kho của thủ kho. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số tồn trên sổ kho. Song ở trong công ty việc này không diễn ra bởi vì có rất nhiều chủng loại, khối lượng vật tư, việc kiểm nghiệm rất tốn mất thời gian và công sức. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Sổ kho được kế toán vật tư giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại sổ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào số lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Biểu số 12: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư : Tôn 30 ly Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa. Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 1967 1/11 17 Mua của công ty Nam Vang 1657 2/11 15 A.Thọ - LM II công ty Tiêu Nam - Hà Nội 1457 11/12 21 C. Hải - LM công ty Truồi - Huế 1063 24/12 24 A.Nhân – GCN công ty Hàng Lào 532 31/12 27 A.Hoan - LM công ty Quảng Bình 196 Cộng quý IV 1657 3248 Tồn quý IV/2007 376 Biểu số 13: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư: Thép L 50 x 50 Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 391 13/11 21 Công ty sản xuất & KDVT Chương Dương 1779 20/11 23 A.Đô - LM công ty Yên Lập – QN 574 31/12 27 A.Hoan- LM công ty Quảng Bình 403 Cộng quý IV 1779 977 Tồn quý IV/2007 1193 Biểu số 14: Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: Tôn 30 ly Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 1967 27500400 1/11 17 Mua của công ty Nam vang 1657 12800 21009600 2/11 15 A.Thọ- LM công trình Tiêu Nam- HN 1457 12700 18503.900 11/12 21 C.Hải công ty Truồi- Huế 510 12700 6477000 24/12 24 A.Nhân GCN- công trình Hàng Lào 553 12800 7078400 31/12 27 A.Hoan LM- công trình Quảng Bình 16 12800 2508800 …. ... … ………….. …… ……. ……. Cộng QuýIV/2007 1.657 21209600 3.248 41646500 Tồn cuối quý IV/2007 376 6863500 Biểu số 15 Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: thép L50x50 Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 391 3896350 13/11 21 Công ty sản xuất &KĐV chương Dương 1779 13000 23127000 20/11 23 A.Độ-LM công trình Yên Lập- QN 391 12850 5024350 25/12 27 A.Hoan-LM-công trình Quảng Bình 183 13000 2379000 31/ 12 29 A Hải – GCN công trình Hàng Lào 403 13000 5239000 …. ... … ………….. Cộng QuýIV/2007 1779 23127000 977 12642350 Tồn cuối quý IV/2007 1193 14381000 Cuối quý, kế toán vật tư cộng sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với sổ kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với sổ cái, cuối qúy kế toán vật tư tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư. Biểu số 16: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Quý IV/2007 Đơn vị: đồng TT Tên, quy cách vật liệu Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK 1 Tôn 30 ly 27500400 21209600 41646500 3850800 2 Thép L 50 x 50 3896350 23127000 12642350 14381000 3 Thép I 400 x 160 - 8951000 7 510200 3800850 4 Thép U 120 1600400 20109760 18450900 3540800 5 Thép tấm 12ly x 1,54 x 6,1 x113 tấm - 695450000 695450000 6 Nhựa đường số 10 TQ - 72.240.000 72.240.000 … …. …. …. …. …. Tổng cộng 240489900 1295280000 1390450000 312450200 Biểu số 17: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu : III .KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp này cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các nguyên vật liệu trong công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh 1 .Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: nguyên vật liệu TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 642: chi phí quản lý kinh doanh Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,… 2 .Trình tự kế toán a. Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Ngoài việc kế toán chi tiết nhập vật liệu theo ngày kế toán cũng phải tiến hành kế toán tổng hợp vật tư, đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của số vật tư nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng thứ, từng loại mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị. Tất cả các loại vật tư mua về trước khi làm thủ tục nhập kho đều phải thông qua sự kiểm tra của bộ phận KCS thuộc phòng kỹ thuật, xem vật tư mua về có đủ, đúng chủng loại, quy cách. Đảm bảo số lượng, chất lượng thì mới cho nhập kho. Bộ phận thống kê lập phiếu nhập kho (3 liên) có chữ ký và xác nhận của KCS và gửi 1 liên kèm hoá đơn GTGT của bên bán cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Công ty sẽ trả tiền mua vật tư bằng tiền mặt, tiền séc, chuyển khoản hoặc bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng, cũng có trường hợp cán bộ vật tư tạm ứng tiền và trả cho đơn vị bán ngay tại nơi đơn vị bán gia công. - Khi mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất kinh doanh Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 – Tổng giá thanh toán - Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết tiến hành nhập lại kho ghi: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Đối với nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê nếu chưa xác định được nguyên nhận chờ xử lý thì căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu mua ghi Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 338- phải trả phải nộp khác - Khi có quyết định xử lý nguyên vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê căn cứ vào quyết định xử lý ghi Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan b. Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu - Nếu xuất kho nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh Nợ TK 154, 642... Có TK 152 - Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Căn cứ vào quyết định xử lý để ghi sổ kế toán: + nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán + Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong phạm vi hao hụt cho phép ghi Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 152- nguyên vật liệu + Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý ghi Nợ TK 138(1381)-