Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà

số 2.6:Báo cáo vật tư Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội Báo cáo vật tư Sản phẩm: Bánh bông lan Số lượng nhập kho: 13.250 kg HHĐM: 1,12% HHTT: 1,27% STT Tên vật tư TK ĐƯ ĐVT Vật tư sử dụng ĐM /tấn HH /tấn Chênh lệch /tấn 1 Đường kính kg 560 112,52 113,41 0,89 2 Bột mỳ kg 3.540 1.546 1.552 6 3 Vitamin B kg 145 14,51 15,05 0,54 4 Váng sữa kg 2.760 225,3 226 - 0,7 5 lecithin kg 157 56,14 55,41 - 0,73 6 bơ kg 16 5,41 5,13 - 0,28 7 Sữa bột béo kg 1.544 512,62 513,52 0,89 8 Khí ga kg 457 125 127 2 9 Băng dính to Cuộn 25 18 18 0 10 Túi đựng cái 2.875 2.651 2.651 0 … Nhân viên thống kê (ký, họ tên) Giám đôc Xí nghiệp (ký, họ tên) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ: Sổ xuất vật tư, sổ lĩnh vật tư, báo cáo vật tư, phòng vật tư có số lượng từng loại vật tư sử dụng trong thực tế, sau đó tiến hành lập phiếu xuất kho cho từng xí nghiệp (Biểu số 2.7). Phiếu xuất kho được lập theo từng kho, cho những vật tư ở cùng một kho xuất cho xí nghiệp trong tháng. Do giá NVL được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên các phiếu xuất kho chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL thực xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người nhận vật tư Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Số 31R BICH Tên đơn vị nhận: Xí nghiệp bánh Lý do xuất: xuất cho sản xuât sản phẩm Xuất tại kho: kho BICH STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Tinh bột sắn BICH 213 kg 1.250.500 2 Bột mỳ 15 BICH kg 7.345 3 lecithin BICH 159 kg 1.512 4 Khí gas 24 BICH kg 16.345 5 Sữa bột béo BICH 45 kg 115.320 6 Đường kính BICH24 kg 4.992,6 Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) KT trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Trong trường hợp xuất giữa các kho của Công ty như: Xuất kho NVL từ Công ty đến nhà máy Hải Hà I, nhà máy Hải Hà II thì phiếu xuất kho được lập là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.8). Đây là chứng từ để vận chuyển hàng một cách hợp lệ. Phiếu xuất này cũng chính là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán vật tư ghi sổ nhưng khi đó kế toán cũng chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất kho. Biểu số 2.8: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 25- Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 10 tháng 5 năm 2009 Liên 1: lưu Phát hành theo Công văn số 3460/CT-AC ngày 16/3/2004 của Cục thuế TP Hà Nội Mẫu số: 03PXK-3LL Ký hiệu: PA/2009T Số: 001835 Căn cứ lệnh điều động số 04 ngày 10 tháng 5 năm 2009 của công ty về việc vận chuyển nguyên vật liệu cho Nhà máy bánh kẹo Hải Hà I. Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Nam Xuất tại kho: kho BICH Nhập tại kho: Việt Trì vật tư STT Tên nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Màng cua 3 kg 165 2 Màng thịt 5 kg 313 3 Nhãn hộp 350*250*180 2 cái 1 956 Cộng 2 434 Xuất ngày 10 tháng 5 năm 2009 Nhập ngày…tháng…năm… Người lập phiếu (ký, họ tên) Thủ kho xuất (ký, họ tên) Người vận chuyển (ký, họ tên) Thủ kho nhập (ký, họ tên) Trường hợp Công ty bán NVL cho khách hàng, Công ty sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại kho - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Lưu tại phòng kế toán Khi đó, kế toán vật tư cũng chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất mà không quan tâm đến giá liệu trên hóa đơn GTGT (Biểu số 2.9). Cuối tháng, kế toán xác định đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ và xác định giá xuất kho của NVL đó. Còn giá bán NVL trên hóa đơn thì được kế toán tiêu thụ nhập số liệu vào phần hành của mình và đến cuối kỳ xác định kết quả. Biểu số 2.9: HÓA ĐƠN GTGT Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà 25- Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội HÓA ĐƠN GTGT Liên 1: lưu Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Phát hành theo Công văn số 3460/CT-AC ngày 16/3/2004 của Cục thuế TP Hà Nội Mẫu số: 03PXK-3LL Ký hiệu: AA/2009T Số: 091835 ISO 9001:2000 HACCP CODE: 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: (04).38631764/38631361 Fax: 38632501 Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Hải Hưng Địa chỉ: 15 Trần Phú – Hà Đông – Hà Nội Điện thoại: (034) 3315635 Fax: (84-4) 8631683 Hình thức thanh toán: trả chậm . MS: 0302935190 STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tinh bột sắn BICH 213 kg 230 80.000 18.400.000 2 Đường kính BICH24 kg 170 13.500 2.295.000 3 Vitamin B 17 BICH kg 5 133.000 665.000 Cộng tiền hàng: 21.360.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.136.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 23.496.000 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm chin mươi sáu nghìn đồng Người mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên 2.1.2. Kế toán chi tiết NVL. Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất khi phát sinh các nghiệp vụ nhập – xuất NVL, thủ kho ghi “Thẻ kho” để theo dõi về số lượng biến động NVL (Biểu số 2.10). Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư: Cùng nhãn hiệu, quy cách, chất lượng, ở từng kho, nhằm mục đích theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn từng loại vật tư ở từng kho, làm căn cứ xác định trách nhiệm của thủ kho. Thẻ kho được mở theo mẫu sau: Biểu số 2.10: THẺ KHO Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội THẺ KHO KHO: BICH Tháng 5 năm 2009 Tên vật tư: Bột mỳ ĐVT: kg Chứng từ Diễn giải NT N,X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 2.560 11B BICH 10/5 Nhập kho 10/5 5.460 8.020 13P BICH 16/5 Xuất kho 16/5 3.270 4.750 15S BICH 20/5 Nhập kho 20/5 6.350 11.100 31R BICH 31/5 Xuất kho 31/5 7.345 3.755 Tổng cộng 11.810 10.615 3.755 Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Cuối tháng, thủ kho và xí nghiệp sẽ cùng xác định số vật liệu còn tồn (là những vật liệu đã xuất nhưng chưa sử dụng hết). Nếu trong tháng sau, tại xí nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng loại NVL này để sản xuất thì thủ kho sẽ xác nhận số NVL còn tồn đó và để lại kho của xí nghiệp. Ngược lại, nếu tháng sau, xí nghiệp không cần sử dụng loại NVL cho sản xuất thì sẽ tiến hành nhập lại NVL đó vào kho đã xuất. Từ lượng NVL nhập – xuất – tồn trên mỗi “Thẻ kho” thủ kho lập “Báo cáo cân đối kho vật tư” (Biểu số 2.11). Báo cáo này được lập cho tất cả các NVL trong mỗi kho, mỗi loại là một dòng trên báo cáo. Báo cáo dùng để làm cơ sở cho kế toán có căn cứ kiểm tra, so sánh, đối chiếu số lượng nhập – xuất – tồn của mỗi loại vật tư. Xem xét NVL nào cần phải mua, NVL nào vừa đủ, NVL nào dư thừa để có kế hoạch thu mua và sản xuất đạt hiệu quả. Đồng thời, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất NVL chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ thực hiện công tác kế toán máy. Biểu số 2.11: BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Kho: BICH STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ … 18 Bột mỳ kg 2.560 11.810 10.615 3.755 19 Chất chống ẩm kg 17 124 109 32 20 Sữa bột béo kg 3.240 75.320 69.783 8.777 21 Muối kg 4,5 21 24,2 1,3 … Tại xí nghiệp: Dựa vào bảng định mức vật tư và kế hoạch sản xuất trong tháng, các nhân viên thống kê tại xí nghiệp xác định lượng NVL cần dùng rồi lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này sẽ đưa lên phòng vật tư xét duyệt, sau đó gửi lại cho xí nghiệp phiếu lĩnh đã được xét duyệt và chuyển xuống kho. Khi nhận NVL xuất kho, các xí nghiệp ghi số lượng thực nhận vào sổ lĩnh vật tư (Biểu số 2.5). Sổ lĩnh vật tư được mở cho từng xí nghiệp, từng loại vật tư mà xí nghiệp nhận được trong tháng theo trình tự thời gian. Cuối tháng, tính ra tổng cộng số lượng vật tư lĩnh và cùng thủ kho các định số lượng vật tư chưa sử dụng hết. Trong xí nghiệp, để đảm bảo công tác quản lý NVL chặt chẽ, sử dụng NVL một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhân viên thống kê theo dõi số lượng của từng loại NVL tiêu hao cho sản phẩm. Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu hao NVL theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng NVL thực tế đã tiêu hao trong sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê lập “Báo cáo vật tư” (Biểu số 2.6). Báo cáo này cho biết số lượng vật tư thực tế đã sử dụng và được dùng để kiểm tra tình hình sử dụng vật tư: Tiết kiệm hay vượt quá, xác định nguyên nhân, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Đến cuối tháng, “Báo cáo vật tư” cũng được chuyển lên phòng tài vụ của Công ty để đối chiếu, kiểm tra. Tại phòng kế toán tài chính: Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập – xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập – xuất vào máy tính theo đúng quy định. Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán vật tư chọn danh mục “phiếu nhập kho” hoặc “phiếu xuất kho”, màn hình xuất hiện mẫu chứng từ cần nhập. Hiện nay, máy tính của phòng vật tư và phòng kế toán đã có sự kết nối với nhau nên giảm bớt phần công việc của kế toán vật tư. Các bước thực hiện phần hành kế toán NVL như sau: Bước 1: Kiểm tra danh mục vật tư mới xem đã cập nhập thông tin và mã hóa vật tư mới chưa. Nếu có những vật tư mới mà chưa nhập mã vào máy tính thì tiến hành nhập theo “danh mục vật tư” Bước 2: Nhận dữ liệu từ phòng vật tư. Tại phòng vật tư đã tiến hành nhập các phiếu nhập kho và xuất kho vào máy. Do có sự kết nối giữa các máy tính, kế toán không cần nhập lại dữ liệu của các phiếu nhập, xuất nữa mà lấy dữ liệu từ phòng vật tư. Kế toán vật tư có nhiệm vụ kiểm tra thông tin các phiếu đã được nhập đúng chưa. Ví dụ đối với phiếu nhập kho, kế toán làm như sau: Chọn “phiếu nhập kho” Nhập số hiệu: P15 BICH Hiện lên kho BICH, kiểm tra kho BICH nhập đúng số liệu chưa Nhấn “chọn” Nhấn “chấp nhận” Nhấn “hủy bỏ” để kiểm tra phiếu mới. Đến cuối tháng, máy tính tính toán dựa trên công thức được xây dựng sẵn, tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, từ đó tính ra giá trị NVL xuất trong tháng. Đối với các chứng từ nhập kho NVL, kế toán mở “ Sổ chi tiết vật tư” (Biểu số 2.12) theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của NVL nhập, xuất, tồn kho. Sổ này được mở cho từng kho, từng NVL, theo từng tháng, nhằm theo dõi từng nghiệp vụ nhập, xuất kho. Mặt khác để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kế toán của tất cả các loại NVL, kế toán còn lập “Bảng tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn” (Biểu số 2.13). Bảng này được lập theo từng kho hoặc tất cả các kho. Biểu số 2.12:SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Tài khoản: Vật tư – số hiệu: 152 Tên vật liệu: Bột mỳ _ đơn vị tính: kg – kho: BICH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ ĐG (1000 đ) Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) Số dư đầu kỳ 16 2.560 40.960 11B BICH 10/5 Nhập kho bột mỳ 331 15,5 5.460 84.630 8.020 125.590 13P BICH 16/5 Xuất kho cho sản xuất 621 15,81 3.270 51.698,7 4.750 75.097,5 15S BICH 20/5 Nhập kho bột mỳ 331 16 6.350 101.600 11.100 176.697,5 31R BICH 31/5 Xuất kho cho sản xuất 621 15,81 7.345 116.124,45 3.755 59.366,55 Tổng cộng 11.810 186.230 10.615 167.823,15 3.755 59.366,55 Biểu số 2.13: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5 năm 2009 Kho: Tất cả các kho Mã Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại TK Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) … BICH 45 Sữa bột béo kg 3.240 23.652 75.320 568.666 - - 69.783 526.142,2 8.777 66.175,9 46THAT Bơ nhạt kg 12,5 192,5 156 2.449,2 - - 162 2.539,8 6,5 101,9 … ANH 17 Phẩm nho kg 16 744 47 2.199,6 - - 52,3 2.443,7 10,7 499,9 THU24 bulong cái 212 318 116 174 - - 311 466,5 17 25,5 … 15 BICH Bột mỳ kg 2.560 40.960 11.810 186.230 - - 10.615 167.823,15 3.755 59.366,55 13 KT Hộp 450* 270*300 cái 450 540.000 1.200 1.440 155 186 1.354 1.624,8 141 169,2 … Cộng - - 20.689.450 - 26.543.481,6 - 21.452 - 23.961.935,3 - 23.292.448,3 Cuối tháng, khi các xí nghiệp gửi “Báo cáo vật tư” lên phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu: Định mức của từng loại NVL để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên “Báo cáo vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại NVL xuất kho cho sản xuất giữa “Phiếu xuất kho” và tổng số lượng NVL tiêu hao thực tế trên “Báo cáo vật tư” phải khớp với nhau. Kế toán vật tư lập “Sổ chi phí NVL”, sổ này được mở theo từng loại sản phẩm của từng xí nghiệp nhằm theo dõi một sản phẩm sử dụng những loại NVL nào: Số lượng và giá trị (Biểu số 2.14). Sổ gồm 5 cột: - Mã vật tư: nhập mã vật tư để sản xuất sản phẩm vào. - Tên vật tư: sẽ tự động hiện ra khi nhập mã vật tư. - Số lượng: được tính theo công thức: Tổng SL NVL thực tế xuất dùng cho XN Tổng SL thực tế sx ra của XN Định mức NVL xuất dùng cho SPA Số lượng NVL (i) xuất dùng cho sx SPA = x x SL SPA sản xuất trong kỳ Trong đó: A: tên loại sản phẩm công ty sản xuất trong kỳ i: tên loại NVL dùng để sản xuất sản phẩm A Trong phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn công thức nên kế toán vật tư chỉ cần nhập dữ liệu: Số lượng từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lượng NVL thực tế xuất dùng (căn cứ vào phiếu xuất kho) máy sẽ tự tính ra giá trị NVL xuất dùng cho từng sản phẩm. - Đơn giá: Giá bình quân của từng loại NVL do máy tự động tính sau đó nhập vào. - Thành tiền: Tích số của cột số lượng và đơn giá. Biểu số 2.14: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XÍ NGHIỆP BÁNH Sản phẩm: Bánh bông lan Tháng 5 năm 2009 Số lượng: 13.250 kg Mã Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền … 36 THU Đường kính 560 13.500 7.560.000 15 BICH Bột mỳ 3.540 15.810 55.967.400 BICH 45 Sữa bột béo 1.544 7.540 11.641.760 THU 17 Muối 120 1.200 144.000 BICH 159 Lecithin 157 46.550 7.308.350 24 BICH Khí ga 457 22.513,6 10.288.715,2 KT 25 Băng dính to 25 8.500 212.500 12 KT Túi đựng 2.875 1.055,6 3.034.850 ... Cộng - - 127.057.658,3 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Công ty sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, giá trị NVL mua ngoài không bao gồm thuế GTGT đầu vào. 2.2.1. Tài khoản sử dụng: TK 152: nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm giá trị NVL của Công ty theo giá thực tế. Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC2001, đã mã hóa tên tất cả các loại NVL như: 46 BICH, 124 THAT,…Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại NVL nào thì kế toán chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong mục “ mã vật tư”. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642,… 2.2.2. Sổ sách sử dụng: Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chứng từ. Nên các loại sổ tổng hợp được sử dụng để hạch toán tổng hợp NVL gồm: Nhật ký chứng từ số 1: ghi Có TK 111 - Tiền mặt. Nhật ký chứng từ số 2: ghi Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng. Nhật ký chứng từ số 4: ghi Có các TK 311 (vay ngắn hạn), TK 341 (vay dài hạn),… Nhật ký chứng từ số 5: ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán. Nhật ký chứng từ số 6: ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường. Nhật ký chứng từ số 7 “Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp”, “chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố”. Nhật ký chứng từ số 8: ghi Có các TK: 155, 156, 157, … Nhật ký chứng từ số 10: ghi Có các TK: 138, 141, 333, 338,… Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”. Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, chi phí bán hàng, chi phí QLDN”. Bảng kê số 6 “Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả, dự phòng phải trả”. Sổ cái TK 152. Ta có quy trình ghi sổ kế toán vật tư như sau: Sổ cái TK 152 NK - CT số 5 NK- CT số 1,2,4,7,10 Chứng từ gốc về vật tư bảng phân bổ vật tư Bảng kê số 4, 5, 6 NK - CT số 7 Sổ chi tiết TK 331 Báo cáo kế toán Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2. Quy trình ghi sổ kế toán vật tư 2.2.3. Kế toán tăng nguyên vật liệu. Tăng do mua ngoài: Khi thu mua vật liệu, có thể xảy ra các trường hợp như: Hàng và hóa đơn cùng về, hàng về nhưng hóa đơn chưa về, hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất,.. do vậy phải chia ra các trường hợp cụ thể: Trường hợp mua ngoài, hàng và hóa đơn cùng về. Trong trường hợp này NVL mua ngoài có thể được thanh toán ngay cho người bán hoặc chưa thanh toán cho người bán. Trong trường hợp thanh toán ngay cho người bán lại có 2 hình thức thanh toán : - Thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào các phiếu chi. - Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng. Tùy theo từng phương thức thanh toán, kế toán vốn bằng tiền sẽ vào sổ chi tiết TK tiền. Định kỳ 10 ngày, kế toán tiến hành tổng cộng rồi chuyển vào NKCT số 1, NKCT số 2. Khi đó giá trị NVL mua ngoài sẽ được ghi vào cột : - Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152 trong NKCT số 1(Biểu số 2.15): Thanh toán bằng tiền mặt. - Ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 152 trong NKCT số 2 (Biểu số 2.16): Thanh toán bằng TGNH. Cuối tháng, tính số tổng cộng phát sinh Có TK 111, TK112 đối ứng với Nợ TK 152 để chuyển vào sổ cái TK 152. Biểu số 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 – Tiền mặt Tháng 5 năm 2009 Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Tổng Có 152 133 … 01/5/2009 – 10/5/2009 25.437.500 2.543.750 11/5/2009 – 20/5/2009 57.946.750 5.794.675 21/5/2009 – 31/5/2009 75.321.100 7.532.110 Cộng 158.705.350 15.870.535 Biểu số 2.16: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 5 năm 2009 Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ TK Tổng Có 152 133 … 01/5/2009 – 10/5/2009 112.533.670 11.253.367 11/5/2009 – 20/5/2009 241.506.757 24.150.675,7 21/5/2009 – 31/5/2009 167.429.630 16.742.963 Cộng 521.470.057 52.147.005,7 Khi mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng. Kế toán vật tư phản ánh giá trị NVL nhập kho trên NKCT 10 (Biểu số 2.25) vào cột “Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 141”. Đến cuối tháng, kế toán cũng tính tổng cộng số phát sinh của cột này để ghi vào sổ cái TK 152. Khi mua NVL là hàng nhập khẩu. Trong trường hợp này, giá thực tế của NVL không bao gồm thuế GTGT nhưng có bao gồm thuế nhập khẩu. Trong NKCT số 10 (Biểu số 2.25), kế toán vật tư sẽ ghi vào cột “Ghi Nợ TK 152, Có TK 3333”. Và đến cuối tháng cũng cộng tổng Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Trong trường hợp NVL mua ngoài chưa thanh toán cho người bán. Hình thức này được áp dụng phổ biến tại Công ty CP BK Hải Hà. Đây là phương thức thanh toán trả chậm vì nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là những nhà cung cấp truyền thống, đã có sự tin cậy vào uy tín của Công ty. Kế toán mở “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu số 2.17). Sổ này được dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. Cuối tháng, từ sổ chi tiết, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các nhà cung cấp” (Biểu số 2.18) để theo dõi tình hình công nợ của từng nhà cung cấp và cũng được dùng để đối chiếu, kiểm tra. Từ sổ chi tiết công nợ và bảng tổng hợp chi tiết công nợ, máy tính tự tổng hợp số liệu và chuyển vào NKCT số 5 “Ghi Có TK 331 – phải trả người bán” (Biểu số 2.19). Số tổng cộng ở cột “Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 sẽ được chuyển vào sổ cái TK 152. Biểu số 2.17: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: TK 331 – CTCP thực phẩm Minh Dương Tháng 5/ 2009. ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 65.746.215 06/5 HĐ 789322 06/5 Mua NL sữa bột béo NK 152 34.875.000 VAT 10% 13316 3.487.500 20/5 HĐ 789324 20/5 Mua đường gluco NK 152 103.500.000 VAT 10% 13316 10.350.000 Mua bột mỳ NK 152 101.600.000 VAT 10% 13316 10.160.000 Mua sữa bột béo NK 152 55.950.000 VAT 10% 13316 5.595.000 29/5 GBN 098/5 29/5 Thanh toán tiền hàng 112 212.750.000 Cộng số phát sinh 212.750.000 325.517.500 Số dư cuối kỳ 178.513.715 Biểu số 2.18: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP Tài khoản: 331 – Phải trả cho người bán Tháng 5 năm 2009 STT Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … 4 Công ty CP xây lắp hóa chất 1.745.600 57.954.500 95.654.720 35.954.620 5 Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến 13.067.800 35.200.310 21.043.200 1.089.310 … 15 Công ty liên doanh dầu thực vật Cái Lân Neptune 54.789.210 314.560.000 312.876.320 53.105.530 16 Công ty CP thực phẩm Minh Dương 65.746.215 212.750.000 325.517.500 178.513.715 17 Công ty CP sữa Việt Nam Vinamilk 575.784.100 875.656.320 546.214.200 246.341.980 … Tổng cộng 11.326.710 3.468.794.540 15.749.576.810 20.324.515.600 117.653.270 2.966.370.100 Biểu số 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK331: Phải trả người bán S T T Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK Ghi Nợ TK 331, ghi Có TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 … Tổng Có 111 … Tổng Nợ Nợ Có … 4 Công ty CP xây lắp hóa chất 1.745.600 70.476.200 95.654.720 33.540.900 57.954.500 35.954.620 5 Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến 13.067.800 18.130.190 21.043.200 30.980.100 35.200.310 1.089.310 … 15 Công ty liên doanh dầu thực vật Cái Lân Neptune 54.789.210 217.988.340 312.876.320 112.700.320 314.560.000 53.105.530 16 Công ty CP thực phẩm Minh Dương 65.746.215 295.925.000 325.517.500 98.767.510 212.750.000 178.513.715 17 Công ty CP sữa Việt Nam Vinamilk 575.784.100 445.376.800 546.214.200 512.436.710 875.656.320 246.341.980 … Tổng cộng 11.326.710 3.468.794.540 16.572.353.400 20.324.515.600 6.642.730.210 15.749.576.810 117.653.270 2.966.370.100 NVL mua ngoài và hóa đơn không về cùng lúc. Nếu NVL về trước, hóa đơn về sau, kế toán vật tư không ghi sổ nghiệp vụ kinh tế này mà đợi khi có hóa đơn về mới ghi bút toán tăng NVL. Khi hóa đơn về kế toán vật tư ghi vào cột “Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 và phản ánh nghiệp vụ nhập NVL như trường hợp hàng mua và hóa đơn cùng về. Nếu hóa đơn về trước, cuối tháng NVL chưa về, kế toán vật tư không phản ánh nghiệp vụ này, không ghi trên TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ khi NVL về, kế toán mới phản ánh nghiệp vụ tăng NVL. Mua ngoài NVL, hàng thừa so với hóa đơn. Trong trường hợp khi mua NVL, sau khi kiểm nhận hàng, phát hiện hàng thừa so với hóa đơn. Công ty lập biên bản báo cho bên bán biết, thủ kho nhập kho cả số hàng thừa và giá trị của lô NVL thừa này được kế toán vật tư ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 152”, cột “Ghi Có TK 338” trong NKCT số 7(Biểu số 2.24). Khi trả lại số NVL thừa này cho người bán, kế toán vật tư ghi ngược lại, ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 338”, cột “Ghi Có TK 152” trong NKCT số 7. Mua ngoài NVL thiếu so với hóa đơn Trong trường hợp này, kế toán vật tư chỉ phản ánh số vật liệu theo trị giá hàng thực nhập, còn số hàng thiếu thì treo trên TK 1381 “Phải thu khác” để tùy từng nguyên nhân xử lý, ghi giảm số tiền phải trả người bán, quy trách nhiệm bồi thường hoặc ghi tăng giá vốn. Tăng do công ty tự gia công, sản xuất. Đối với NVL phụ như hộp, nhãn, bao gói,…Công ty xuất NVL cho xí nghiệp phụ trợ để sản xuất: Ghi Nợ TK 621, Có TK 152. Sau đó tập hợp giá trị sản xuất trên TK 154. Khi nhập lại kho, căn cứ vào bảng kê tập hợp chi phí và giá thành sản phẩm phụ cùng phiếu nhập kho, kế toán vật tư tổng hợp giá trị NVL nhập kho vào NKCT số 7 (Biểu số 2.24) dòng “Ghi Nợ TK 152” và cột “Ghi Có TK154”. Số liệu trên NKCT này được sử dụng để ghi vào sổ cái T