Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75

g lên gần gấp đôi so với năm 2001. Doanh thu năm 2003 đạt 19.102.096.170 bằng 201% so với kế hoạch. Doanh thu tăng dẫn đến cán bộ công nhân viên có việc làm ổn định và tăng thu nhập ( thu nhập của công nhân viên tăng từ 956000 đồng năm 2001 lên 1.365.156 đồng năm 2003) 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty cổ phần cơ khí 75. 2.1.2.1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp phổ biến theo phương thức “khoán gọn” các công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp. Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. 2.1.2.1.1.Đặc điểm sản phẩm của công ty Sản phẩm của công ty là các công trình, vật kiến trúc ... có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài.... Do vậy, việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kế, thi công. Sản phẩm chính của công ty là cổng trục dầm, cầu trục nâng, máy cẩu.. Trong đó: -Cổng trục dầm (Poóc tích) gồm hai loại đó là cổng trục 1 dầm, cổng trục 2 dầm. -Cầu trục nâng cũng gồm hai loại: đó là cầu trục 1 dầm và cầu trục 2 dầm Sản phẩm được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư từ trước, do đó, tính chất hàng hoá của sản phẩm thể hiện không rõ. Sản phẩm cố định tại nơi sản xuất, còn điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Việc sản xuất theo đơn đặt hàng rất có lợi vì doanh nghiệp không phải dự trữ thành phẩm, không bị phí tổn mất giá do không tốn chi phí lưu kho, ngoài ra nó tạo thuận tiện cho việc đa dạng hoá các loại hình sản phẩm, chống được sự lão hoá sản phẩm v.v.. Nhưng nó lại có nhược điểm là đòi hỏi các đặc thù về công nghệ. 2.1.2.1.2. Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm của công ty Do đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất đơn chiếc theo đơn đặt hàng, sản phẩm của công ty được sản xuất tuần tự tức là thực hiện một số bước công việc kế tiếp nhau, công việc một hoàn thành thì tiếp theo là các bước công việc hai.. cho đến hết. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty có thể khái quát qua 3 công đoạn chính như sau: Công đoạn chế tạo phôi: Trong công đoạn này, toàn bộ nguyên vật liệu ở dạng thô như sắt, thép, được đưa vào chế tạo ở mức sơ chế như cưa, cắt, dèn. Sản phẩm ở công đoạn này chưa có hình dáng cụ thể mà kim loại, sắt, thép mới chỉ được pha thành tấm, thành miếng theo yêu cầu của sản phẩm. Công đoạn gia công cơ khí: Đến đây sắt, thép, kim loại, đã được pha thành miếng sẽ được mang đi tiện, phay, nguội, bào thông qua các máy chuyên dụng để tạo thành những sản phẩm theo ý muốn.. Công đoạn lắp đặt: ở công đoạn này sản phẩm được hoàn thiện bằng việc lắp đặt các bộ phận, kiểm tra kỹ thuật, chạy thử, hoàn thiện. Công đoạn này thường được thực hiện ở bên nhận thầu. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất cầu trục: Gia công các chi tiết khung dầm, lan can Gá hàn,liên kết dầm đầu, dầm chính Đánh gỉ, sơn chống gỉ, sơn màu vàng Thép (CT3) Pha phôi trục bánh xe,gối trục Mài trục, gối trục Tiện trục, gối trục Thép (CT45) ép trục vào bánh xe, vòng bi Tiện Đúc bánh xe Thép (55L) Lắp vào hộp điện Dây cáp điện Khởi động từ Kho bán thành phẩm Các bán thành phẩm mua ngoài: Pa lăng điện Kiểm tra chất lượng sản phẩm Tổng lắp tại nhà xưởng bên B Chạy thử không Tải Lắp đặt, hoàn thiện (Tại nhà xưởng bên A) Kiểm định chất lượng, nghiệm thu, bàn giao. Chạy thử có Tải 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chưc bộ máy của công ty cổ phần cơ khí 75 2.1.2.2.1Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí 75 Trước kia doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức theo kiểu chức năng.Với mô hình này người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạo doanh nghiệp khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải thừa hành nhiều mệnh lệnh, thậm trí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. Chính vì vậy để khắc phục nhược điểm đó của cơ cấu chức năng, hiện nay doanh nghiệp đã áp dụng hình thức trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, các người lãnh đạo ở các bộ phận sản xuất (theo tuyến). 2.1.2.2.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí 75 Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc công ty Kế toán trưởng PGĐ công ty kiêm PGĐ kỹ thuật PGĐ - GĐXN Cơ điện Hoá Chất PX gia công cơ và kết cấu thép Ban hành chính Tổ hoá chất Phòng nhân chính Phòng kinh tế tổng hợp PX kết cấu thép và lắp đặt Phòng kế hoạch sản xuất Tổ cơ điện Phân xưởng dịch vụ Phòng tài chính kế toán Ban tài vụ Tổ sản xuất tổng hợp Trong sơ đồ trên : - Phân xưởng ra công cơ và kết cấu thép gồm các tổ: Tổ tiện, tổ rèn, tổ gò hàn, tổ nguội, tổ cơ điện. - Phân xưởng kết cấu thép và lắp đặt gồm có các tổ: lắp đặt 1 và lắp đặt 2 Nhiệm vụ chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế toán của Công ty 2.1.2.2.3.Vai trò nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban - Ban kiểm soát: Kiểm tra giám sát hoạt động chung của toàn công ty. - Hội đồng quản trị : Có quyền đề bạt, cách chức giám đốc nếu giám đốc không hoàn thành nhiệm vụ. Có quyền chỉ đạo chung và giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh. - Giám đốc công ty: là người có quyền lực cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước pháp luật về các hoạt động sản xuất của công ty. - Các phó giám đốc: Công ty có 2 phó giám đốc: Một phó giám đốc kiêm giám đốc xí nghiệp Cơ điện Hóa Chất và một phó giám đốc chung của công ty. + Phó giám đốc kiêm giám đốc xí nghiệp: là cán bộ thuộc quyền quản lý và điều hành của giám đốc công ty, giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp thành viên theo nhiệm vụ quyền hạn được phân công. + Phó giám đốc công ty (phó giám đốc kỹ thuật): có nhiệm vụ chỉ đạo hoạt động về mặt kỹ thuật của toàn công ty, phê duyệt các quy trình công nghệ, định mức tiêu hao vật tư, lao động cho các chi tiết sản phẩm, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào sản xuất. Trong công ty bao gồm các phòng sau: - Phòng kinh tế tổng hợp: + Có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng, theo dõi duy trì việc thực hiện kế hoạch đó. + Đảm bảo cung ứng đủ vật tư và làm tốt công tác thị trường, tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời xây dựngcác định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng, thiết kế các khuôn mẫu, bản vẽ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào sản xuất,.. + Ngoài ra, còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Phòng kinh tế tổng hợp Kỹ thuật Kế hoạch Vật tư - Phòng nhân chính: + Tham mưu cho giám đốc về nhân sự, giải quyết các vấn đề hành chính của công ty như giải quyết các chế độ cho công nhân viên chức. + Tổ chức các cuộc họp hội nghị và kết hợp với phòng tài vụ để trả tiền cho công nhân viên. - Phòng tài chính kế toán: + Có nhiệm vụ quản lý thu chi. + Thanh toán các khoản tiền của các phòng ban khác của công ty, quản lý tài chính theo chính sách hiện hành. + Thực hiện hạch toán kế toán quá trình sản xuất kinh doanh. + Tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty. 2.1.3.Tổ chức công tác kế toán của Công ty 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ cung cấp kịp thời đầy đủ và chính xác toàn bộ thông tin về hoạt động tài chính của công ty với hiệu quả cao. Đồng thời có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác toàn bộ tài sản trên cơ sở quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác hết tiềm năng của tài sản một cách hợp lý. Phản ánh kịp thời chính xác chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như kết quả đạt được do quá trình sản xuất kinh doanh mang lại, nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc kinh doanh có lãi của công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty, điều kiện và trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Công Ty Cơ Khí 75 được tổ chức theo hình thức tập trung.Theo đó toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tập trung đặt tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75, còn Xí nghiệp Cơ Điện Hoá Chất không thực hiện tổ chức kế toán riêng . Tại phòng kế toán của Công ty, các nhân viên kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch toán ở Công ty từ xử lý chứng từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo kết quả kế toán vho đến việc kiểm tra đôn đốc công tác kế toán ở Xí nghiệp thành viên. Ngoài ra ở Xí nghiệp Cơ Điện Hoá Chất, phòng kế toán công ty chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra các chứng từ ban đầu phát sinh tại Xí nghiệp Cơ Điện Hoá Chất để định kỳ một tuần một lần chuyển chứng từ về phòng kế toán Công ty. Đồng thời các nhân viên hạch toán này có nhiệm vụ ghi chép những phần hành kế toán chi tiết phát sinh tại Xi nghiệp Cơ Điện Hoá Chất Sơ đồ bộ máy kế toán như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ và NVL Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ Các nhân viên hạch toán ở đơn vị trực thuộc Qua sơ đồ ta có thể nhận thấy phòng tài chính kế toán của Công ty gồm có 5 người, với cơ cấu nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán như sau: *Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp kiêm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: + Giúp giám đốc công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính thông tin trong toàn bộ đơn vị phù hợp với cơ chế quản lý tài chính mới và theo đúng luật kế toán thống kê. + Tổ chức bộ máy kế toán, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ và đội ngũ cán bộ tài chính trong công ty. + Phổ biến hướng dẫn thực hiện và cụ thể hoá kịp thời các chính sách chế độ thể lệ tài chính kế toán nhà nước. + Tổ chức tạo nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn. + Hướng dẫn công tác hạch toán, ghi chép sổ sách chứng từ kế toán, chỉ đạo về mặt tài chính việc thực hiện hợp đồng kinh tế. + Tổ chức kiểm tra kế toán. + Tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế. + Chỉ đạo lập kế hoạch tài chính tín dụng. + Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp. + Trực tiếp tập hợp số liệu trên các sổ kế toán, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo quyết toán chung của công ty. + Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất theo đúng đối tượng và tính giá thành sản phẩm. *Kế toán tài sản cố định và nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: + Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép, phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ cho các đối tượng tập hợp chi phí. + Đồng thời có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. + Theo dõi TSCĐ và tình hình khấu hao hàng tháng *Kế toán thanh toán,kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: + Theo dõi các khoản tiền vay và tiền gửi ngân hàng + Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng, thanh toán tạm ứng với nhà cung cấp, ngân sách. + Đồng thời có nhiệm vụ quản lý đảm bảo tiền mặt tại quỹ của công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu chi hợp lệ để xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Cuối ngày, khoá sổ báo cáo quỹ, đối chiếu với kế toán thanh toán, vốn bằng tiền sửa chữa sai sót (nếu có). *Kế toán vốn bằng tiền, thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và theo dõi các phần kế toán xây dựng nhỏ của công ty: + Có nhiệm vụ giám sát việc thu chi qua các chứng từ gốc, thực hiện toàn bộ những giao dịch, thu chi, thanh toán với ngân hàng, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả. + Đồng thời theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho thành phẩm, tình hình xây dựng cơ bản của công ty. * Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: + Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc tính toán lương và các khoản trích, các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty. + Lập bảng thanh toán tiền lương, theo dõi và lập bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương. 2.1.3.2.Hình thức kế toán và phương pháp kế toán tại công ty Để tăng cường công tác kiểm tra, quản lý, sử dụng tài sản và phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm bộ máy kế toán và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong Công ty, Công ty đã lựa chọn và áp dụng: - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo giá thực tế từng tài sản. - Phương pháp khấu hao áp dụng nguyên tắc chung - Công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ hạch toán của công ty là một tháng và công tác hạch toán chủ yếu bằng phương pháp thủ công, công ty chưa có phần mềm kế toán riêng. Hình thức chứng từ ghi sổ có các đặc điểm: - Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. - Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp - Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm các chứng từ ghi sổ đã lập. - Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái. Sơ đồ: trình tự luân chuyển chứng từ của hình thức chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc(bảng tổng hợp CTG) 1 1 2 Sổ đăng ký CTGS 3 5 4 8 6 7 Bảng cân đối tài khoản Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối ứng 9 Báo cáo kế toán 9 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí 75. 2.2.1.Tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu tại công ty. 2.2.1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí 75. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản để tiến hành hoạt động sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vì thế nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn. Mặt khác, chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Điều này đòi hỏi phải đảm bảo nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cả về số lượng và chất lượng. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm của công ty là tự khai thác trên thị trường ở trong và ngoài nước theo giả cả thoả thuận. Công ty mua nhiều loại vật tư khác nhau ở các công ty và cơ quan khác nhau. Trong đó số vật liệu mua trong nước là chủ yếu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm(ở công ty cổ phần cơ khí 75, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng 70% trong giá thành sản phẩm). Mặt khác khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Do đó, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu, tránh thất thoát lãng phí để giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành và qua đó hạ giá thành sản phẩm Do sản phẩm chính của công ty là cổng trục và cầu trục, đây là những sản phẩm sử dụng khối lượng nguyên vật liệu lớn. Do đó công ty không những cần phải tìm đựơc nguồn cung cấp với giá rẻ, đúng chủng loại, quy cách mà còn phải tổ chức hệ thống kho tàng bến bãi để bảo quản nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát 2.2.1.2.Công tác phân loại nguyên vật liệu tại công ty Là một công ty cơ khí, công ty cổ phần cơ khí 75 sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu với khối lượng lớn và các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Vì vậy, việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, đúng đắn là yêu cầu bắt buộc của công ty. Hiện nay, Công ty phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này thì toàn bộ nguyên vật liệu của công ty chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là cơ sở để cấu thành nên thực thể sản phẩm, bao gồm thép, tôn, sắt ... - Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng cần thiết cho quá trình sản xuất. Trong công ty, vật liệu phụ bao gồm: sơn chống rỉ, sơn màu.. - Nhiên liệu: là các loại vật liệu phụ phục vụ cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải bao gồm dầu, gas, oxy... - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng đựơc sử dụng thay thế sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của tôn, sắt, thép... không dùng được nữa. Trong mỗi loại nguyên vật liệu trên vẫn theo nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu, trong quá trình sản xuất lại chia thành các nhóm, thứ nguyên vật liêu. VD như thép thì có thép tấm các loại, thép hình, thép ống đen liền, thép tròn các loại...trong thép ống lại có thép CT3, CT45, P6M5...và mỗi loại lại có nhiều kích cớ khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý và nguyên vật liệu, công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư 2.2.1.3.Tình hình công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty * Tổ chức thu mua và quản lý nguyên vật liệu. Công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thực hiện ở phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế toán, ở kho và ở dưới phân xưởng. Phòng kế hoạch kinh doanh quản lý về mặt số lượng, chủng loại nguyên vật liệu và tổ chức thu mua nguyên vật liệu, ở kho và dưới phân xưởng quản lý về mặt hiện vật. Còn ở phòng kế toán quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục để cung cấp thông tin quản lý. Việc thu mua nguyên vật liệu do phòng kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kết quả của công tác nghiên cứu thị trường và hệ thống định mức nguyên vật liệu cho mỗi loại sản phẩm, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho từng tháng, quý, năm. Khi có đơn đặt hàng, căn cứ vào tính toán của phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch kinh doanh cũng lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Khi nguyên vật liệu được mua về, trước khi tiến hành nhập kho đều được phòng kỹ thuật (bộ phận KCS) kiểm tra chỉ tiêu chất lượng nguyên vật liệu. Đối với những nguyên vật liệu mua về đựơc xuất ra một lần phục vụ cho hoạt động sản xuất của phân xưởng nào thì công ty sẽ thực hiện xuất thẳng nguyên vật liệu xuống kho của phân xưởng đó. Còn đối với nguyên vật liệu mua về để phục vụ cho hoạt động sản xuất mà được xuất làm nhiều lần thì công ty sẽ để nguyên vật liệu mới mua về vào một kho chung của công ty. Tại các kho, Công ty thực hiện các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu như hệ thống chống cháy nổ, chống ẩm môc, chống oxy hoá, ... Công ty cũng có những chế độ quy định đối với công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như sử dụng nguyên vật liệu phải đúng theo định mức kỹ thuật do phòng kỹ thuật đã tính toán và với những cán bộ công nhân viên nào thực hiện không đúng quy định về bảo quản nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ sẽ có các hình thức xử phạt như là phê bình khiển trách hoặc tự kiểm điểm với những lỗi vi phạm nhẹ, còn đối với những lỗi vi phạm nặng là làm thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu với khối lượng lớn thì sẽ có hội đồng kỷ luật xử lý. Ngoài ra, Công ty không cho phép sử dụng nguyên vật liệu của đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác mặc dù vẫn đảm bảo tiến độ thực hiện đơn đặt hàng và cũng không cho phép bán nguyên vật liệu khi có sự chênh lệch giá có lợi cho Công ty vì Công ty tổ chức thu mua nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế, dựa vào định mức và kế hoặch hoàn thành đối với mỗi đơn đặt hàng. Do đó Công ty đã giảm được tối đa mức dự trữ trong kho và chỉ dự trữ vừa đủ cho sản xuất. Từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu. * Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu bao gồm quản lý cả măt giá trị và hiện vật. Để quản lý được cả mặt hiện vật và giá trị của nguyên vật liệu thì cần phải biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu bằng thước đo tiền tệ theo những nguyên tắc nhất định, đó là đánh giá nguyên vật liệu. Việc đánh giá nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 đã tuân theo nguyên tắc giá phí và nhất quán. Công ty đánh giá nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế và nguyên tắc này được sử dụng thống nhất tại Công ty. - Đánh giá ngyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà kế toán nguyên vật liệu tính toán xác định tổng số tiền (tổng chi phí) mà công ty bỏ ra để có đựơc lượng nguyên vật liệu đó. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do mua ngoài trong nước. Giá trị nhập kho trong trường hợp này là toàn bộ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua. Chi phí thu mua thường là chi phí vận chuyển, tiền bốc dỡ, ... Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho = Gia mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua nguyên vật liệu - Các khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ ở đây có thể là những mất mát thiếu hụt nguyên vật liệu so với số lượng trên hoá đơn mà người bán hàng hoặc đơn vị bán phải bồi thường hoặc phải chịu (trừ thẳng vào tổng tiền thanh toán). Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 24 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01- GTKT-3LL Ký hiệu: ED/ 2004B Số: 0012223 Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn việt hùng Địa chỉ: 112 Lê hồng phong-Hà đông-Hà Tây Số TK: ĐT: .............. MST 2 6 0 0 2 2 8 6 2 7 Họ và tên người mua hàng: Cao Đăng TuấnTên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 Địa chỉ: Cầu bươu - Thanh trì - Hà nội Số TK: ........ MST 0 1 0 1 4 8 6 1 3 9 Hình thức thanh toán: Thương mại STT Tên Hàng hoá, DV ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vận chuyển thép CT3 kg 2826 8857 25.029.882 Cộng tiền hàng: 25.029.882 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.251.494 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.281.376 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu hai trăm tám mươi mốt nghìn ba trăm bẩy mươi sáu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01- GTKT-3LL Ký hiệu: GE/ 2004B Số: 0041854 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Trường An Địa chỉ: Phùng xá - Thạch thất - Hà tây Số TK: 431101030132 ĐT: .............. MST 0 2 0 0 5 8 7 6 8 1 Họ và tên người mua hàng: Chú Hồng Tên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 Địa chỉ: Cầu bươu - Thanh trì - Hà nội Số TK: ........ MST 0 1 0 1 4 8 6 1 3 9 Hình thức thanh toán: Thương mại STT Tên Hàng hoá, DV ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vận chuyển thép C200 chuyến 2 136.364 272.727 Cộng tiền hàng: 272.727 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 27.272 Tổng cộng tiền thanh toán: 300.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Công Ty Cổ Phần Cơ Khí 75 nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sản phảm sản xuất ra đều là đối tượng chịu thuế GTGT. Do đó giá mua trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT Ví dụ: Ngày 24/12/2004, kế toán nhận được hoá đơn số 0012223 do phòng kế hoạch kinh doanh chuyển sang về việc mua thép tấm CT3 10ly x 1500 x 6000 với khối lượng là 2826(kg) với giá bán là 8857 đồng/kg (tổng tiền hàng chưa có thuế: 25.029.882 đồng); thuế GTGT 5%: 1.251.494 (đồng). Ngày 31/12/2004 kế toán nhận được phiếu nhâp kho của loại hàng trên và hoá đơn vận tải số 0041854 có ghi: Cộng chi phí vận tải: 272.727 đồng. Thuế suất thuế GTGT 10%. Tiền thuế: 27.272 đồng. Tổng tiền thanh toán: 300.000 đồng + Trong trường hợp Công ty thuê ngoài vận chuyển thì chi phí thuê ngoài vận chuyển được tính trực tiếp vào trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. Do đó trị giá vốn của 2826 (kg) thép nhập kho là: 25.029.882 + 272.727= 25.302.609 (đồng) + Trong trường hợp nhập kho do mua trong nước và bên bán chịu chi phí vận chuyển thì trị giá của 2826 kg thép nhập kho là 25.029.882 (đồng) + Trường hợp nhập do nhập khẩu thì trị giá nguyên vật liệu nhập kho tương tự như trường hợp Công ty mua ngoài trong nước và thuê ngoài vận chuyển. + Trường hợp nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Trong trường hợp này giá nhập kho phế liệu là giá ước tính do phòng kế hoạch kinh doanh lập dựa trên đơn giá phế liệu thu hồi và