Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh

ng, kế toán trưởng Kế hoạch sản xuất Các đội xây lắp Kế toán NVL Xuất NVL và ghi thẻ kho Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư Phiếu Xuất kho Duyệt xuất kho Ghi sổ kế toán Trường hợp xuất kho cấp phát điều chuyển NVL trong nội bộ công ty: Khi nhận được lệnh cấp phát, điều chuyển NVL, phòng vật tư lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”( Biểu 2-5). Phiếu này lập thành 2 liên: - Tại kho xuất: Thủ kho xuất sau khi ghi số thực xuất, ngày tháng ngăm xuất vào các liên chuyển cho người vận chuyển mang cùng hàng vận chuyển trên đường. - Tại kho nhập: Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng người vận chuyển kí vào các liên của phiếu. Thủ kho nhập giữ lại liên 2 để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi sổ. Liên 1 chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi sổ. Ví dụ 3: Ngày 13 tháng 12 năm 2009 công ty xuất vật tư để thi công công trình đường Đức La. Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho Công ty CPĐT & XD số 1 HT. Mẫu số:02VT 163 Nguyễn Công Trứ - TP Hà Tĩnh. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số: XKC07 Ngày 13 tháng 12 năm 2009. Nợ: 621 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Tô Văn Vĩnh. Địa chỉ( bộ phận): Đội xây lắp. Lý do xuất kho: Nhận vật tư thi công CT đường Đức La. Xuất tại kho: Xuất kho đường Đức La. TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Tụ điện 152_TD Cái 24 140.000 3.360.000 2 Gạch Granite 152_G Hộp 630 61.904 39.000.000 3 Dây cáp điện 152_DC2 M 45 162.000 7.290.000 Tổng cộng 49.650.000 Viết bằng chữ: bốn chín triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 13 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2-5: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Công ty CPĐT & XD số 1 HT. Mẫu số:02VT 163 Nguyễn Công Trứ - TP Hà Tĩnh. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 27 tháng 12 năm 2009. Căn cứ vào lệnh điều động số 08 ngày 27 tháng 12 năm 2009 của giám đốc công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh về việc cấp NVL cho đội công trình số 2. Họ tên người vận chuyển: Dương Đình Công. Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Kho chợ Hà Tĩnh. Nhập tại kho: Công trình nhà thí nghiệm dược phẩm. TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Ngói đỏ 152_ND Viên 2,250 2,250 3,300 7,425,000 2 Ngói úp 152_NU Viên 48 48 6020,83 289,000 Tổng cộng 7,714,000 Viết bằng chữ: Bảy triệu bảy trăm mười bốn đồng chẵn. Nhập ngày 28 tháng 12 năm 2009 Xuất, ngày 27 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Việc hạch toán chi tiết NVL ở công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho với mục đích là theo dõi tình hình nhập – xuất NVL tại công ty làm cơ sở ghi sổ kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác quản lí NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất vật tư theo từng nghiệp vụ, cho từng loại NVL và từng kho tại từng công trình. Việc hạch toán đây là hạch toán NVL cho các đội công trình trực thuộc công ty còn NVL của các xí nghiệp thì các xí nghiệp sẽ hạch toán độc lập. Do có sự biến động thường xuyên và tính đa dạng của NVL, hơn nữa nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán NVL được thuận tiện, hiện nay công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là phương pháp giản đơn, dễ kiểm tra đối chiếu. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi sổ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Tại kho: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập – xuất kho, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho để cập nhật số liệu vào thẻ kho hàng ngày số thực nhập, thực xuất vào phần mềm kế toán. Thẻ kho được lập để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của NVL về mặt số lượng. Dựa vào phần mềm kế toán đã lập sẵn, mỗi thẻ kho được theo dõi cho một loại NVL. Cuối tháng, thủ kho tiến hành khoá sổ, phần mềm tự động cộng thẻ kho, qua đó thủ kho tiến hành đối chiếu với sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật. (biểu số 2-6). Tại phòng kế toán: Định kì khoảng 3-5 ngày kế toán cập nhật chứng từ do thủ kho chuyển lên. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn cả về số lượng lẫn giá trị. Mỗi sổ chi tiết NVL theo dõi mỗi loại NVL ở từng kho riêng. Mỗi loại NVL được theo dõi thành trang riêng và kế toán theo dõi hàng ngày (Biểu số 2-7). Cuối tháng, kế toán đặt lệnh chương trình sẽ tự động cộng sổ chi tiết. Dựa vào đó, kế toán đối chiếu với thủ kho về số lượng hiện vật để theo dõi bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Trên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, mỗi thứ NVL chỉ được ghi 1 dòng vào cuối tháng. Sau khi đã khớp sổ, kế toán đối chiếu với sổ chi tiết về mặt giá trị (Biểu số2-8). Biểu số 2-6: Thẻ kho. THẺ KHO 152 - Nguyên vật liệu. 152_XM - Xi măng, Đơn vị tính: Kg Kho: Kho công trình đường Đức La. Tháng 12 năm 2009 – Tờ số:4. STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu kỳ 15,000 2 NKDL09 02/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 02/12/2009 20,000 - 35,000 3 NKDL10 05/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 05/12/2009 20,000 - 55,000 4 NKDL11 10/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 07/12/2009 11,000 - 66,000 5 XKDL02 11/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 08/12/2009 - 66,000 - 6 NKDL12 15/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 11/12/2009 20,000 - 20,000 7 NKDL13 17/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 17/12/2009 20,000 - 40,000 8 NKDL14 24/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 24/12/2009 11,000 - 51,000 9 XKDL03 27/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 27/12/2009 - 51,000 - 10 NKDL15 28/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 28/12/2009 20,000 20,000 Tổng nhập – xuất trong kì 122,000 117,000 Tồn cuối kì 20,000 Biểu số 2-7: Sổ chi tiết vật tư. SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ 152 - Nguyên vật liệu. 152_XM - Xi măng, Đơn vị tính: Kg Kho: Kho công trình đường Đức La. Tháng 12 năm 2009. Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu kỳ 914,28 15,000 13,714,200 02/12 NKDL09 02/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 20,000 18,285,600 - 35,000 31,999,800 05/12 NKDL10 05/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 20,000 18,285,600 - 55,000 50,285,400 10/12 NKDL11 10/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 914,28 11,000 10,057,143 - 66,000 60,342,543 11/12 XKDL02 11/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 914,28 - 66,000 60,342,543 - 15/12 NKDL12 15/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 - 20,000 18,543,000 17/12 NKDL13 17/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 - 40,000 37,086,000 24/12 NKDL14 24/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng thi công ct đường Đức La 927,15 11,000 10,198,650 - 51,000 47,284,650 27/12 XKDL03 27/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhận xi măng  thi công CT Đường Đức La 927,15 - 51,000 47,284,650 - 28/12 NKDL15 28/12 Nguyễn Ngọc Linh - Nhập xi măng  thi công ct đường Đức La 927,15 20,000 18,543,000 20,000 18,543,000 Tổng cộng 122,000 112,455,993 117,000 107,627,193 20,000 18,543,000 Biểu số 2-8: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN 152 – Nguyên vật liệu Kho: Kho công trình đường Đức La. Tháng 12 năm 2009. Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ 152 Vật tư 20,341 24,341,760 154,342 517,790,370 150,755 515,949,236 23,928 26,182,894 152_DBH Đất biên hoà M3 80 5,600,000 920 64,400,000 1,000 70,000,000 0 0 152_G Gạch Granite 100 6,190,476 530 32,809,524 630 39,000,000 0 0 152_GD Gạch đặc viên 1,500 1,432,500 2,000 1,910,000 3,000 2,865,000 500 477,500 152_K kính M2 0 0 29 12,545,446 29 12,545,446 0 0 152_LB40 Lưới B40 Kg 0 0 1,962 33,508,442 1,962 33,508,442 0 0 152_OKI ống khói Inốc Cái 0 0 4 6,545,454 4 6,545,454 0 0 152_PKN Phụ kiện nước 0 0 0 17,272,727 0 17,272,727 0 0 152_QH Que hàn Kg 0 0 600 10,800,000 600 10,800,000 0 0 … ….. … …. …. …. …. …. …. ….. …. 152_S2 Sơn Kg 120 3,736,901 710 22,110,000 600 18,684,507 230 7,162,394 152_SD21 Sơn dầu Thùng 23 1,104,000 110 5,280,000 133 6,384,000 0 0 152_SONK261 Sơn K261 Thùng 0 0 5 4,131,818 5 4,131,818 0 0 152_SONK280 Sơn K280 - KV180P Thùng 0 0 8 5,090,909 8 5,090,909 0 0 152_THH Thép hình hộp Kg 0 0 784 9 008 000 784 9 008 000 0 0 152_TLM Thép lá mạ Kg 0 0 1 819 38 017 100 1 819 38 017 100 0 0 152_T18 Thép phi 18 - 20 Kg 0 0 9,000 101,142,900 9,000 101,142,900 0 0 152_XM Xi măng Kg 15,000 13,714,200 122,000 112,455,993 117,000 107,627,193 20,000 18,543,000 Tổng cộng 20,341 24,341,760 154,342 517,790,370 150,755 515,949,236 23,928 26,182,894 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên số lượng và chủng loại NVL tương đối lớn. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn NVL một cách chính xác và kịp thời. Và hình thức sổ công ty sử dụng là Nhật kí chung. Tài khoản sử dụng: TK 152_NVL : chi tiết cho từng NVL. TK 331: phải trả người bán. Tk 1331: thuế VAT được khấu trừ. TK 621: chi phí NVL. …………. Sổ tổng hợp của công ty sử dụng bao gồm: Sổ nhật kí chung. Sổ cái tài khoản 152. Sổ cái tổng hợp tài khoản 152 Trình tự hạch toán NVL Sơ đồ 2-4: Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu Phiếu xuất, nhập Sổ nhật ký chung Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ cái tài khoản 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú : Ghi hàng ngày. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Ghi cuối kỳ Khi kế toán nhận được chứng từ nhập vật tư gồm phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư do thủ kho tại các đội chuyển lên thì sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán như sau: Theo số liệu cập nhật, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào số phát sinh các tài khoản liên quan. Từ ví dụ trên ta có bút toán: Nợ TK 152_XM1 : 18,285,714 Nợ TK 1331 : 914,286 Có TK 331 : 19,200,000 Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên để cập nhật vào phần mềm kế toán như sau: Khi xuất dùng, tùy vào mục đích xuất dùng mà kế toán phản ánh vào tài khoản thích hợp: Nợ TK 621 : Xuất kho để thi công công trình Nợ TK 627 : Xuất kho phục vụ chung cho bộ phận SX Nợ TK 642 : Xuất kho phục vụ QLDN Có TK 152 : VD: vào ngày 29 tháng 12 năm 2009, xuất xi măng Bỉm Sơn làm công trình đường Đức La. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho phần mềm kế toán theo giao diện trên. Theo đó cuối tháng khi tính vào đơn giá vật liệu xuất kho phần mềm tự động cập nhật vào TK nợ 621 và TK có 152. Cụ thể: Nợ TK 621 : 18,205,714 Có TK 152_XM1 : 18,205,714 Trường hợp khi công trình hoàn thành, công ty tiến hành thanh lí NVL Nợ TK 632 : Có TK 152 : Tiền thu được từ việc nhượng bán NVL: Nợ TK 111, 112 : Có TK 511 : Có TK 3331 : Khi kế toán cập nhật số liệu từ các chứng từ nhập, xuất vật liệu vào máy tính thì chương trình phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ liên quan theo lệnh đã được cài sẵn: vào các sổ nhật kí chung, sổ chi tiết tài khoản 152, sổ cái tổng hợp tài khoản 152. Biểu số 2-9: Nhật kí chung. UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2009. Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/12 NKC204A 01/12 Thanh toán chi phí chở đất làm CT chợ Nguyên liệu, Vật liệu 152 70,000,000 Phải trả cho người bán 331 70,000,000 01/12 XKC08B 01/12 Nhận vật tư làm CT chợ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 70,000,000 Nguyên liệu, Vật liệu 152 70,000,000 02/12 NKDL07 02/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 10,000,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,000,000 Phải trả cho người bán 331 11,000,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 10/12 NKDL08 10/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 3,940,910 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 394,090 Phải trả cho người bán 331 4,335,000 10/12 PTKH13G 10/12 Thanh toán chi phí tiền điện nước làm CT Chợ Chi phí sản xuất chung 627 25,234,000 Phải trả cho người bán 331 25,234,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 15/12 NKC207 15/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 16 840 000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1 684 000 Phải trả cho người bán 331 18 524 000 16/12 NKC208 16/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 16,875,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 1,687,500 Phải trả cho người bán 331 18,562,500 …. …. …. ….. …. ….. ….. 22/12 NKDL10 22/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 18,285,714 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 914,286 Phải trả cho người bán 331 19,200,000 22/12 NKC210 22/12 Mua vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Nguyên liệu, Vật liệu 152 5,280,000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 528,000 Phải trả cho người bán 331 5,808,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 25/12 NKDL12 25/12 Nhập vật tư thi công ct đường Đức La Nguyên liệu, Vật liệu 152 18,285,714 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 914,286 Phải trả cho người bán 331 19,200,000 …. …. …. ….. …. ….. ….. 30/12 XKDL02 30/12 Nhận vật tư thi công CT Đường Đức La Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 123,687,004 Nguyên liệu, Vật liệu 152 123,687,004 …. …. …. ….. …. ….. ….. 31/12 XKC09 31/12 Nhận vật tư thi công CT Chợ Hà Tĩnh Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 211,555,211 Nguyên liệu, Vật liệu 152 211,555,211 …. …. …. ….. …. ….. ….. Tổng cộng 9,005,852,533 9,005,852,533 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu số 2-10: Sổ cái tài khoản 152 UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 47,456,230 01/12 NKC 204A 01/12 Thanh toán CP chí chở đất làm CT chợ HT 331 70,000,000 117,456,230 01/12 XKC 08B 01/12 Nhân vật tư  làm CT chợ HT 621 70,000,000 47,456,230 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 10/12 NKDL 08 10/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 3,940,910 121,324,320 11/12 NKC 207 11/12 Mua vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 331 16,840,000 138,164,320 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 22/12 NKDL 10 22/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 18,285,714 54,214,000 23/12 NKC 211 23/12 Mua vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 331 16,218,184 70,432,184 23/12 NKDL 11 23/12 Nhập vật tư ct đường Đức La 331 18,285,714 88,717,898 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 29/12 NKDL 16 29/12 Nhập XM làm CT Đường Đức La 331 18,285,714 18,285,714 29/12 XKDL 04 29/12 Xuất XM làm CT Đường Đức La 621 18,285,714 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 31/12 KK02 31/12 Kiểm kê vật tư 632 21,200 247,543,211 31/12 XKC 09 31/12 Nhận vật tư CT Chợ Hà Tĩnh 621 211,555,211 35,988,000 Tổng phát sinh 1,320,345,234 1,331,813,464 Dư cuối kì 35,988,000 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Dựa vào số liệu bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho của kho vật liệu đường Đức La như bảng dưới. Với số dư đầu kì, số phát sinh trong kì và số dư cuối kì sẽ giống với số liệu trên bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Còn lũy kế từ đầu năm sẽ được cộng dồn số phát sinh nợ, có từ đầu năm đến nay. Biểu số 2-11: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH THEO HÀNG TỒN KHO 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Kho vật liệu đường Đức La Tháng 12 năm 2009 Mã vật tư Tên vật tư Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Lũy kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 Vật tư 24,341,760 517,790,370 515,949,236 26,182,894 152_DBH Đất biên hòa 5,600,000 64,400,000 70,000,000 103,980,560 103,980,560 0 152_K Kính 0 12,545,446 12,545,446 12,545,446 12,545,446 0 … … … … … … … … … … 152_G Gạch Granite 6,190,476 32,809,524 39,000,000 67,834,890 67,834,890 0 152_GD Gạch đặc 1,432,500 1,910,000 2,865,000 5,435,790 4,958,290 477,500 … … … … … … … … … … 152_T18 Thép phi 18-20 0 101,142,900 101,142,900 324,437,261 324,437,261 0 152_TLM Thép lá mạ 0 38,017,100 38,017,100 54,723,980 54,723,980 0 … … … … … … … … … … 152_XM Xi măng 13,714,200 112,455,993 107,627,193 293,789,540 275,246,540 18,543,000 Tổng cộng 517,790,370 515,949,236 2,813,435,879 2,787,252,985 Số dư 24,341,760 26,182,894 Từ số liệu theo bảng tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho của từng kho vật tư máy sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng vật tư mà công ty sử dụng vào sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho. Biểu số 2-12: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ TỔNG HỢP SỐ PHÁT SINH THEO HÀNG TỒN KHO 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Mã vật tư Tên vật tư Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Lũy kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 152 Vật tư 47,456,230 0 1,320,345,234 1,331,813,464 7,527,832,937 7,491,844,937 35,988,000 152_A3P40A Attomat 3P40A 0 0 0 0 1,100,000 1,100,000 0 … … … … … … … … … … 152_CA Cát 0 0 11,309,092 11,309,092 159,293,186 159,293,186 0 152_D24 Đá 2x4 2,869,736 0 3,940,910 3,153,970 45,049,956 41,393,280 3,656,676 152_G Gạch Granite 6,190,476 0 66,528,646 64,874,970 200,904,762 193,060,610 7,844,152 152_GD Gạch đặc 1,432,500 0 1,910,000 2,865,000 190,183,548 190,183,548 0 … … … … … … … … … … 152_T1 Thép phi 6+ phi 8 1,674,970 0 3,900,000 5,574,970 86,188,800 86,188,800 0 152_T10 Thép phi 10 - 12 0 0 4,360,381 4,360,381 194,121,103 194,121,103 0 152_TLM Thép lá mạ 0 0 39,230,348 39,230,348 90,805,781 90,805,781 0 … … … … … … … … … … 152_XM Xi măng 24,574,900 0 198,765,840 203,568,928 321,920,435 302,148,623 19,771,812 152_XM1 Xi Măng Bỉm Sơn 0 0 18,285,714 18,285,714 355,590,908 355,590,908 0 Tổng cộng 1,320,345,234 1,331,813,464 7,527,832,937 7,491,844,937 Số dư 47,456,230 0 35,988,000 Biểu số 2-13: Sổ cái tổng hợp tài khoản 152 UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 152 - Nguyên liệu, Vật liệu Tháng 12 năm 2009 Mã tài khoản Nội dung Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ 47,456,230 331 Phải trả cho người bán 1,320,345,234 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1,331,813,464 Tổng cộng Số dư cuối kỳ 35,988,000 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cho nên thường thì NVL mua về chủ yếu dựa trên kế hoạch dự toán trước khá chặt chẽ và thường mua lô nào thì trong thời gian ngắn sẽ xuất kho hết lô đó nên lượng tồn kho NVL thường không nhiều và chủ yếu là tồn kho xi măng hoặc thép, gạch…Mặc dù công ty đã có nhiều biện pháp quản lí NVL 1 cách khoa học, chặt chẽ nhưng trong quá trình sản xuất của công ty với số lượng nhập, xuất khá nhiều nên không tránh khỏi sai sót dẫn tới thừa hoặc thiếu NVL. Vì vậy để đảm bảo việc xác định số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán xác định vật tư thừa thiếu. Việc kiểm kê NVL công ty thường tổ chức 2 lần vào giữa và cuối năm kế toán. Để tiến hành kiểm kê thì cần phải có 1 ban kiểm kê gồm: kế toán NVL, nhân viên của phòng kế hoạch vật tư và thủ kho. Sau khi cân đo, đong điếm để xác định số liệu thực tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm 2 liên: 1 bản giao cho thủ kho để thủ kho điều chỉnh thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán NVL để điều chỉnh số liệu trên phần mềm kế toán. Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu trên tài khoản kế toán và lập báo cáo kiểm kê cuối kì. Tuy nhiên trên thực tế tại công ty thì thường số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán nên nghiệp vụ này ít khi xảy ra. Trường hợp NVL phát hiện là thừa sau kiểm kê thì kế toán tiến hành điều chỉnh tăng vật tư, nhập dữ liệu vào máy tính tương tự nghiệp vụ nhập kho NVL thừa trong sản xuất. Cụ thể kế toán vào phần mềm, vào phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu nhập kho. Trong phiếu nhập kho thì hạch toán: Nợ TK 152 Có TK 711 Trường hợp NVL phát hiện là thiếu kế toán tiến hành điều chỉnh giảm vật tư như nghiệp vụ xuất kho. Cụ thể kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho. Tùy thuộc vào kết luận xử lí NVL thiếu mà kế toán cập nhật TK nợ là TK gì. Trường hợp kiểm kê kết luận rằng NVL thiếu là thiếu trong định mức thì kế toán sẽ ghi TK nợ 632 (Giá vốn hàng bán). Trường hợp kết thúc kiểm kê mà chưa rõ nguyên nhân thì TK nợ là TK 1381 ( TK thiếu chờ xử lí). Ví dụ: Ngày 31/12/2009 công ty tiến hành kiểm kê NVL. Theo kết quả kiểm kê qua bảng tổng hợp kiểm kê vật tư: Biểu số 2-14: Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Thời điểm kiểm kê: 31/12/2009 Kho: CT đường Đức La - Ban kiểm kê gồm: 1. Ông: Đỗ Anh Tuấn _ Chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban). 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh _ Thủ kho (Uỷ viên). 3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt _ Kế toán vật tư (Uỷ viên). TT Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Chênh lệch Đơn giá Thành tiền Theo sổ sách Thực tế kiểm kê Thừa Thiếu A B C 1 2 3 4 5 6 1 Gạch đặc viên 500 500 0 0 955 477,500 2 Sơn Kg 230 230 0 0 31,141 7,162,430 3 Thép phi 6+8 Kg 252 250 0 2 10,600 2,650,000 4 Xi măng Kg 20,000 20,000 0 0 927.15 18,543,000 Tổng cộng 28,832,930 Kết luận của ban kiểm kê: Sau khi kiểm kê số lượng NVL đầy đủ và bị thiếu hụt trong định mức cho phép. Người lập Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho và cập nhật: Nợ TK 632: 21,200. Có TK 152: 21,200. Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán thì phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ liên quan: sổ nhật kí chung (Biểu số 2-9), Sổ cái TK 152 (Biểu số 2-10), Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho ( Biểu số 2-12), sổ cái TK 632 (Biểu số 2-15). Biểu số 2-15: Sổ cái tài khoản 632. UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY CPĐT & XD SỐ I HÀ TĨNH SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 – Giá vốn hàng bán. Tháng 12 năm 2009 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/12 KK02 31/12 Kiểm kê vật tư 152 21,200 21,200 31/12 K12/2009-06 31/12 K/c giá vốn công trình đường Đức La 154 810,813,624 810,834,824 …. …. …. ….. …. ….. ….. …. …. 31/12 K12/2009-9 31/12 K/c 632 sang 911 911 1,583,658,320 Tổng phát sinh 1,583,658,320 1,583,658,320 Dư cuối kì Lập ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh và phương hướng hoàn thiện. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số I Hà Tĩnh là một doanh nghiệp cổ phần kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng và công