Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông – In Bưu điện

i phí vận chuyển nhập kho trên hóa đơn khẩu bốc dỡ Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2009, Công ty mua giấy Cacbonless của công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 31.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%. Giá thực tế NVL nhập kho là: 31.800.000 + 31.800.000x5%= 33.390.000đ 2.3.2 Tính giá NVL xuất kho Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng. Giá trị thực tế NVL xuất kho = Giá trị NVL tồn kho đầu tháng + Giá trị NVL nhập kho trong tháng x Lượng NVL xuất kho trong tháng Số lượng NVL tồn kho đầu tháng + Số lượng NVL nhập trong tháng Ví dụ: Đầu tháng 03/2009 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là : 4.960.000đ. Tổng lượng giấy mà công ty nhập kho trong tháng là : 880kg, tổng giá thực tế là 17.276.000đ. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg. Giá trị thực tế = 4.960.000 + 17.276.000 x 610 = 11.971.721đ NVL xuất kho 253 + 880 Trong điều kiện công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy tính hoàn toàn xử lý. Thủ tục nhập - xuất kho NVL tại công ty 2.4.1 Thủ tục nhập kho NVL tại công ty Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dữ trữ NVL . Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi mua NVL. Khi NVL về đến công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm(Biểu 03) và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa nhập kho (Biểu 04).Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho(Biểu 05) tại kho sẽ được chuyển lên Kế toán NVL tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vào phần mềm MISA của Công ty. Biên bản bàn giao vật tư hàng hóa được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại kho để theo dõi và nhập kho + Liên 2: Giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với phòng kế toán. + Liên 3: Lưu tại gốc Mỗi Phiếu nhập kho lập thành 4 liên: + Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất. + Một liên được dùng để thanh toán + Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho) + Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho. Nguyên vật liệu Ban kiểm nghiệm Nhập NVL ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho NVL Ghi chú: Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất phế liệu thu hồi được lấy ra từ phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu mà không có thủ tục chứng từ gì cả. Biểu số: 01 HÓA ĐƠN Mẫu số GIÁ TRỊ GIA TĂNG AU 2009 Liên 2: Giao cho khách hàng 8340 Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Mẫu số:01 GTKT-3LL AU2009 8340 Đơn vị bán hàng: Công ty In và Văn phòng phẩm Địa chỉ: Hoàn Kiếm – Hà nội. Số tài khoản: 326.193.600.190 Điện thoại........MST: : 06000334269 Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tuấn Tên đơn vị: Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện. Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm- Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK.MST: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 11.800 10.667.200 Cộng tiền hàng: 10.667.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.066.720 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.733.920 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu bảy trăm ba ba ngàn chin trăm hai mươi đồng chẵn/. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số: 02 HAPAG - LIOYD 65 LE LOI Boulevard Dist 1, HCM City, Viet Nam Deutsche Bank AG, HCM Branch SaiGon Centre INVOICE Customer (Tên khách hàng): Cty CP DVVT & In Buu Đien Address (Địa chỉ) : 564 Nguyen Van Cu Telephone (Điện thoại) : Tax ID (Mã số thuế) : Payment mode (Phương thức thanh toán): Cash Invoice N0: Invoice Date: Payment term: N Service Unit Price Quantity Currency Amount Carbon CB trắng 210 1,925 USD 5,600 Kg 10,780 USD Total 5,600 Kg 10,780 USD Gross (Tổng tiền thanh toán): 10,780 x 16.000 = 172,480,000 đ Customer Issuer E & O.E (Sign & full name) (Sign & full name) (Sign, stamp & full name) Biểu số: 03 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Căn cứ vào hóa đơn số 8340 ngày 08/03/2008 của Công ty In và Văn phòng phẩm Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông Nguyễn Quang Long – Trưởng ban. Ông Bùi Giang - Ủy viên Bà Nguyễn Tần – Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Tên khách hàng Theo HĐ Thực tế 1 Giấy Couche 150 khổ 79 C150K79 Kg 904 904 Tốt Cty In và VPP Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư sản xuất trên đủ điều kiện nhập kho. Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Ủy viên Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 04 BIÊN BẢN BÀN GIAO NHẬN VẬT TƯ, HÀNG HÓA NHẬP KHO (Liên 2: lưu thanh toán) Căn cứ vào chứng từ duyệt mua hàng số: 8340 ngày 08 tháng 03 năm 2008…. Chúng tôi gồm: Đại diện – Người giao hàng: Họ và tên:………………………..Anh Long………………………………….. Đơn vị công tác: Phòng tài chính………………………………………………. Đại diện – Người nhận hàng: Họ và tên:…………………………….Phạm Thị Tần…………………………. Tiến hành giao nhận lô hàng được nhập tại: Đặng Xá…vào hồi…ngày 08/03/2008. Của nhà cung cấp: Công ty In và Văn phòng phẩm ……………………………... STT Tên vật tư, chủng loại, quy cách Đơn vị tính Số lượng Đánh giá 1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 Tốt Người giao hàng Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số: 05 Công ty Cổ phần In Bưu điện 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà nội NHẬP KHO Ngày 08/03/2008 Người giao hàng: Công ty In và văn phòng phẩm Số :01/03NK Địa chỉ: Hoàn Kiếm- Hà Nội Diễn giải: Công ty In và văn phòng phẩm. Theo HĐ GTGT Số 8340 ngày 08/03/2008. Nhập tại kho: Kho công ty. STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 152 904 11.800 10.667.200 Cộng: 10.667.200 Mười triệu sáu trăm bảy ngàn hai trăm đồn chẵn. Người lập Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.2 Thủ tục xuất kho NVL tại công ty . Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất NVL dùng cho sản phẩm, ngoài ra NVL còn xuất dùng cho các phân xưởng. Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Phòng sản xuất căn cứ vào đơn đặt hàng lập lệnh sản xuất. Trên lệnh sản xuất có ghi rõ họ tên NVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư. Đối với NVL xuất dùng chung(NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết phiếu cấp vật tư. Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất. Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1tuần/1lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hóa. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được lập thành 4 liên: + Một liên lưu tại phòng sản xuất + Một liên giao cho người nhận vật tư + Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho) + Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán NVL tại kho Phiếu cấpvật tư Lập phiếu XK Xuất NV Xuất NVL bghi ghi thẻ Ghi sổ, lưu trữ Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho NVL Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện xuất kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226kg với đơn giá là: 11.800đ theo Phiếu xuất kho số X02TT2/09.03 (Biểu số: 08). Biểu số: 06 CÔNG TY CP DVVT & IN BƯU ĐIỆN CỘNG HÒA XÃ HỖI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỐ:0150/SB-08 TRẢ HÀNG: 04/03 LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận:…..PTC….. Ngày 2 tháng 3 năm 2009 TÊN TÀI LIỆU: GIẤY PHÉP SỬ DỤNG VŨ KHÍ TÊN KHÁCH HÀNG: ANH HOÀNG – PHÒNG TỔNG HỢP LƯỢNG TP: 500 TỜ KHỔ TP: (7x10) CM SỐ TRANG: 2 QUY CÁCH: TỜ RỜI Số khuôn Số lượt in qua máy Tổng trang in Quỹ lương 4 504 1.134 NỘI DUNG BÌA NỘI DUNG TG BÌNH BẢN Thiết kế + Ra phim ghép 8 bát in NTN Khổ bình Số đế bình 4 PHƠI BẢN GTO Loại bản 40x51 Số Bưu điệnản phơi 4 XÉN GIẤY Giấy C150 g/m Tổng số giấy xuất kho 33 tờ 79 c m Khổ giấy in 264 tờ (21,5 x 32) cm Sơ đồ pha giấy MÁY IN GTO Giấy in chính phẩm 63 tờ Giấy bù hao 200 tờ Tổng số giấy in Lên 4 kẽm in 4 mấu cơ bản theo mẫu Quy cách in Mỗi kẽm in NTN : 126 lần HCSP Dỗ,đếm,pha cắt TP.Đóng gói + Nhập kho:500tờ Trả hàng: anh Hoàng – phòng tổng hợp NGƯỜI DUYỆT NGƯỜI LẬP LỆNH SX Biểu số: 07 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN BM/XK SỐ: 02930/HMVT PHIẾU CẤP VẬT TƯ (Liên 3: Lưu đơn vị nhận vật tư) Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2008 Đơn đề nghị: …Công ty CPDVVT &IN Bưu điện…………………………. Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh:……………………….. Đề nghị cấp các chủng loại vật tư sau: STT Loại vật tư ĐVT Phương phápố lượng Số lượng Thực cấp Số lệnh sản Xuất 1 Giấy trắng Khổ A4 Kiện 5 5 2 3 4 ………… Người nhận vật tư Thủ kho cấp Trưởng phòng sản xuất (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào lệnh sản xuất (Biểu 06) thủ kho lập phiếu xuất kho Biểu số:08 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN Số : 01/03XK 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội XUẤT KHO Ngày 02/03/2008 Người nhận hàng: Trung tâm kinh doanh 2- Công ty CP In Bưu điện Địa chỉ: 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội Xuất tại kho: Kho NVL trung tâm II STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg NVLTT2 226 11.800 2,666,800 Cộng: 2,666,800 Bằng chữ: Hai triệu sáu trăm sáu mươi sáu ngàn tám trăm đồng. Người lập Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán chi tiết NVL tại công ty. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL . Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả. Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán chi tiết. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết NVL Báo cáo tổng hợp tồn kho Sổ kế toán tổng hợp NVL Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Cụ thể phương pháp này được Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện thực hiện như sau: Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho (Biểu 09) để theo dõi tình hình nhập- xuất - tồn kho của từng chủng loại NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép. Hằng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan nhập - xuất NVL, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất NVL, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế NVL nhập - xuất. Các chừng từ nhập - xuất được thủ kho phân loại theo phiếu nhập, phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ. Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên thẻ kho. Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1tuần/1lần. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hóa. Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập kho thủ kho chuyển về phòng kế toán 1bản. Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập kho thủ kho chuyển về phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi. Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hóa đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy. Hiện nay, Công ty đang áp dụng Phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “ Sổ chi tiết NVL” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào -Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho -Khai báo thông tin do máy yêu cầu Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết NVL và cho ra dữ liệu tổng hợp. Dữ liệu đầu ra -Sổ chi tiết NVL , sổ chi tiết công nợ. - Bảng báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL …. Sơ đồ 2.4 Trình tự kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Biểu số 10: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009. Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê Nhập - xuất - tồn từng thứ NVL cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập - xuất - tồn(lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị. Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính) Biểu số: 09 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội THẺ KHO Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên kho: Kho NVL công ty Mã kho CT STT Ngày Số Diễn giải SL nhập SL xuất SL điều chỉnh SL lắp ráp tháo dỡ SL tồn kho Mã hàng C150 K 79 Tên hàng Giấy Couche định lượng 150 khổ 79 Đơn vị Kg 1 01/03/2008 (số tồn đầu kỳ) 340 2 02/03/2008 X02TT2/06803 Trung tâm 2 226 114 3 06/03/2008 01/03NK Cty In và VPP 904 1,018 …. …. 57 31/03/2008 30/03.NK Cty TM & SX ĐỨC HÙNG 1.928 2000 Cộng 2000 Biểu số: 10 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho nguyên vật liệu Công ty Tên vật liệu: Giấy Couche 150 khổ 79 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1/03 Dư đầu tháng 11.500 340 3.910.000 2/03 02TT2/06803 2/03 Xuất cho trung tâm 2 621 11.200 226 2.531.200 114 1.378.800 6/03 01/03NK 6/03 Mua của Cty In và VPP 152 11.800 904 10.667.200 1.018 12.046.000 …. ……. ….. …. … 31/03 30/03NK 31/03 Mua Cty TM & SX ĐỨC HÙNG 152 10.900 1.928 21.015.200 2000 22.400.000 Cộng Biểu số: 11 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên kho: Nguyên vật liệu chính STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị Mã nhóm vật tư BB Tên nhóm vật tư Giấy Bãi Bằng 1 BB58/84-241 Giấy BB ĐL 58 khổ 241 độ trắng 84 Kg 73 73 2 BB58/84-420 Giấy BB ĐL 58 khổ 420 độ trắng 84 KG 294 211 83 ……. … Cộng( mã nhóm vật tư) 13.226 1.867 11.400 Mã nhóm vật tư C Tên nhóm vật tư Giấy Couche 1 C150K79 Giấy Couche DL150 khổ 79 Kg 340 2.832 1.172 2000 2 C118-65*86 Giấy Couche ĐL 118 khổ 65*86 Kg 60 20 75 5 … … Cộng( mã nhóm vật tư) 17.750 2882 1814 16.935 …… … Cộng: Kho nguyên vật liệu chính 591.141 4000 47.770 543.771 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện Nói tới hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Chỉ nguyên kế toán chi tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiết không thể thiếu vai trò của kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện sử dụng phần mềm kế toán MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. 2.6.1 Tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: TK 152 Nguyên vật liệu trực tiếp Kế toán nguyên vật liệu mở các tài khoản cấp 2: TK1521: NVL chính, TK1522: NVL phụ…..để thuận tiện cho việc theo dõi từng loại nhóm vật liệu. Do công ty có nhiều loại nguyên vật liệu nên kế toán mở chi tiết tài khoản theo tên của nguyên vật liệu theo ký hiệu viết tắt của nguyên vật liệu như: TK1521C150K79: NVL chính giấy Couche... Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản liên quan sau: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ. TK 1332 : thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ + TK 141 : Tạm ứng +TK 331: Phải trả người bán(theo dõi chi tiết cho từng đối tượng) +TK338: Phải trả, phải nộp khác Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánh trên các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng (Chi tiết theo phương án kinh doanh) + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. (Chi tiết theo phương án kinh doanh) 2.6.2 Qui trình ghi sổ Nhập NVL : Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, vì vậy kế toán tổng hợp NVL gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp. Hiện nay, công ty áp dụng phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trong máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt. Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cung cấp nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu trên máy. Trích Bảng mã hóa khách hàng, nhà cung cấp… Mã Tên khách hàng/nhà cung cấp CTTM Công ty giấy Tân Mai VHVT Công ty văn hóa phẩm Việt Thái BCLTQTKVI Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế KVI …. ….. Kế toán nhập kho vật tư hàng hóa được thực hiện trong mục “Nhập vật tư, hàng hóa” của trường “Quản lý kho” trên màn hình giao diện. Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đó đã được khai báo trong danh sách vật tư, hàng hóa hay chưa? Trong trường hợp nếu chưa khai báo thì phải khai báo vật tư, hàng hóa, phải xác định tiếp kho quản lý các loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại vật tư, hàng hóa chi tiết. Sau khi khai báo thêm mới vật tư, hàng hóa chi tiết phải đăng ký kho cho loại vật tư, hàng hóa đó. Sau đó vào “Quản lý kho”, rồi vào “Nhập vật tư, hàng hóa” để nhập các thông tin về kho vật tư. Các cột cần phải nhập gồm: Mã chi nhánh: Đơn vị nhập hàng hóa. Phần chứng từ: Số CT: Mã số của chứng từ Ngày: Ngày nhập Phần Người bán Tên NCC: Mã nhà cung cấp Địa chỉ: Địa chỉ NCC. Diễn giải: Nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hóa (lý do nhập vật tư hàng hóa). Mã vật tư: Mã vật tư, hàng hóa nhập Mã kho: Mã kho vật tư hàng hóa TK Nợ TK đối ứng Số lượng: Số lượng vật tư, hàng hóa. Thành tiền: Tổng số tiền của vật tư, hàng hóa. Trước tiên là số CT, ngày tháng: điều này có nghĩa xác định được mã số của chứng từ nhập kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tuỳ theo mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời gian. Mỗi một loại vật tư được nhập trên một dòng. Thao tác nhập trên một dòng thì kế toán có thể thêm mục để nhập các số liệu vào: TK Nợ, TK Có, mã vật tư. Cột “số CT” sẽ tự động nhảy theo số tự tự nhập vào máy. Các cột “Tên NCC” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác. Nếu trong một chứng từ có nhiều loại vật tư của một nhà cung cấp thì việc thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã cũng như số lượng vật tư, đảm bảo mỗi loại vật tư đều nhập trên một dòng theo nội dung của từng cột. Khi kế toán NVL nhận được các hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy. Sau đó máy tự động lập ra các chứng từ, mẫu sổ. Để xem xét, kiểm tra và in ra các loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật tư hàng hóa đã thực hiện, kế toán vào Menu “Tệp” trên màn hình giao diện, sau đó chọn “In báo cáo” rồi chọn các chứng từ, báo cáo cần xem và in để xem và in, như: Phiếu nhập kho, tâp hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ cái tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh… Hạch toán nghiệp vụ nhập kho : Trình tự nhập liệu được thực hiện theo các bước như nêu trên. Đối với NVL mua từ bên ngoài (trong nước): Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 8340 của công ty In và văn phòng phẩm ngày 08/03/2008, Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nhập giấy Couche 150 khổ 79*109 với số lượng là : 904kg, đơn giá là: 11.800đ, thành tiền là:10.667.200đ. Kèm theo hóa đơn của Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiền mà Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ. Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008. Nhân viên kế toán tiến hành mở màn hình nhập dữ liệu như biểu số 13 và biểu số 14 (nhập thuế GTGT). Đối với NVL mua từ bên ngoài (nhập khẩu) Ví dụ: Theo hóa đơn số 1152 và 1153 (Mua theo phương thức ủy thác nhập khẩu) của Công ty In Hàng không (Ngọc lâm – Long Biên) ngày 03/03/2009. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nhập khẩu giấy Carbon CB trắng 210 với số lượng 5,600kg, đơn giá 28,000đ, thành tiền 156,800,000. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy cũng theo trình tự trên. Biểu số 15 và biểu 16 Ngoài việc sử dụng tiềm mặt và TGNH để thanh toán tiền mua NVL công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng sản xuất sẽ tham khảo giá thị trường, trình giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng- tiền mua NVL .Việc mua NVL bằng tiền tạm ứng được kế toán thực hiện nhập vào máy.Trình tự nhập liệu cũng tương tự như các trường hợp trên. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện có nguồn NVL chủ yếu là do nhập ngoài và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Vì vậy, hàng tháng Công ty cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp NVL một cách chặt chẽ, chính xác, công việc này được thực hiện trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư,tên NCC. Kế toán vật tư về công nợ xử lý trong các phần hành kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán TGNH…. Với khối lượng lớn về vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó kế toán cần phải khai báo chi tiết từng khách hàng để máy tự động chuyển phần trả cho nhà cung cấp cùng với các số liệu kế toán tiền mặt, kế toán TGNH, để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp,kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy tự động chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin, các yêu cầu cần phải khai báo: Mã NCC, Tên NCC. Hàng tháng, kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp, báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là “Tổng hợp công nợ phải trả” từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Biểu số 17: Biểu số: 17 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tài khoản 331 Phải trả người bán Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Tài khoản Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có VPPP Cty In và Văn phòng phẩm 3311 11.733.920 11.733.920 ATC Cty TNHH ATC 3311 191.861.100 127.908.000 63.953.100 IHK Cty In hàng không 3311 8.670.477 172.480.000 181.150.477 … …. …. Tổng cộng 295.531.577 159.641.920 194.213.920 330.103.577 Xuất NVL Đối với trường hợp xuất kho NVL, kế toán tổng hợp xuất kho NVL được thực hiện trong trường “ Quản lý kho” với những nội dung và cách thức tiến hành tương tự như trường hợp nhập kho NVL . Đầu tiên kế toán tiến hành nhập ngày tháng, số CT về việc xuất dùng NVL. Sau đó kế toán lần lượt nhập các thông tin cần thiết theo các nội dung xuất kho: Tên đơn vị nhận vật tư,