Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu Bao Bì Thăng Long

toán tổng hợp: Là người tổ chức, Chỉ đạo và phụ trách chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, chỉ đạo hạch toán toàn Công ty, bên cạnh đó đưa ra các ý kiến về hoạt động kinh doanh cho giám đốc. - Kế toán TSCĐ và vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của TSCĐ, tính toán khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình sửa chữa TSCĐ. - Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, tính ra giá thành của sản phẩm sản xuất trong kỳ. Mở các sổ chi tiết và tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho các đối tượng. Từ danh sách cán bộ của từng phòng ban, mà phòng lao động tiền lương lập các biểu chấm công và bảng quyết toán lương, xây dựng Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT,… cho toàn Công ty. - Kế toán vật tư và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập xuất tồn từng loại vật tư, định kỳ phải đối chiếu về mặt hiện vật với thủ kho, theo dõi chi tiết tình hình công nợ đối với đối tượng cung cấp. - Kế toán tiền mặt và tạm ứng: Có nhiệm vụ là tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài của Công ty. - Kế toán TP, tiêu thụ và xác định kết quả: Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp TP của Công ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ và tồn kho,xác định doanh thu kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán hàng, công nợ của khách hàng, tính ra số thuế phải nộp trong kỳ, hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho TP, thường xuyên đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên sổ kho. Từ đó có tình hình để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết quả sản xuất và tiêu thụ TP trong kỳ của Công ty. - Kế toán TGNH: tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài qua tài khoản ở ngân hàng, đối chiếu với sổ của kế toán TGNH tại NH. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý việc nhập - xuất - tồn quỹ tiền mặt của Công ty căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt hàng ngày, tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt. Cuối ngày lập Báo cáo quỹ kèm chứng từ thu, chi tiền mặt cho kế toán tiền mặt ghi sổ. 1.4.2 Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty SX & XNK Bao bì Thăng Long. 1..4.2.1 Chế độ kế toán đang áp dụng Hiện nay Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long đã và đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/ QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn việc sửa đổi bổ sung như thông tư 60-BTC ban hành ngày 14/6/2007 áp dụng trong cả nước đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Niên độ kế toán ( kỳ kế toán); Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 dương lịch + Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. + Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ + Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ + Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: tuân tủ theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam theo Quyết đinh 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên + Hạch toán chi tiết vật tư, thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song + Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền 1.4.2.2 Vận dụng chế độ chứng từ Công ty tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cụ thể doanh nghiệp áp dụng chế độ TK kế toán theo QĐ 48-TC/QĐ/CĐKT 1.4.2.3 Chế độ tài khoản áp dụng Tài khoản mà Công ty Cổ phần SX & XNK Bao Bì Thăng Long đang sử dụng là: 111, 112,131, 133, 141, 142,152,153,154,211,214,242,311,331, 333, 334, 338, 341, 411, 421,511, 515, 711,811,911 1.4. 2.4 Vận dụng chế độ sổ sách Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: Các Nhật ký chung, các Sổ cái tài khoản, các Báo cáo tổng hợp: báo cáo sản lượng tiêu thụ, báo cáo doanh thu bán hàng. Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, sổ chi tiết bán hàng,… 1.4.2.5 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng. Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST, phầm mềm này vận hành tốt trên các hệ diều hành Windows, Win XP. Phần mềm kế toán FAST in ra các sổ sách chi tiết cũng như tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, một cách chính xác, nhanh chóng với thời gian tuỳ hình thức nội dung theo đúng các quy định về báo cáo tài chính mà Bộ Tài chính đã ban hành . Phần mềm kế toán FAST tổ chức hạch toán kế toán theo các phân hệ nghiệp vụ, gồm có: +Hệ thống +Phân hệ kế toán tổng hợp. ` +Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. +Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. +Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. +Phân hệ kế toán hàng tồn kho. +Phân hệ kế toán chi phí và giá thành. +Phân hê kế toán tài sản cố định. +Phân hệ kế toán chủ đầu tư. +Phân hệ báo cáo thuế. Mối liên hệ giữa các phân hệ nghiệp vụ trong phần mềm kế toán FAST. Vốn bằng tiền phiếu thu,phiếu chi Tổng hợp Sổ chi tiết tài khoản,Sổ cái tài khoản,Nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, NKCT, bảng kê Sổ quỹ TM, TGNH… Bán hàng và phải thu:Hoá đơn,chứng từ Phải thu Báo cáo bán hàng, SCT công nợ… Các báo cáo tài chính Mua hàng và phải trả:Chứng từ phải trả Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo mua hàng,SCT công nợ… Hàng tồn kho: PN,PX Thẻ kho, NXT… Báo cáo thuế Nghiệp vụ khác: BK,BPB, PKT Báo cáo quản trị TSCĐ Bảng KH… Trong phần mềm kế toán FAST quy trình xử lý số liệu được thực hiện theo sơ đồ sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các tệp nhật ký Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Chuyển sổ sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính 2.2.6 Vận dụng chế độ Báo cáo Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Pháp luật và nộp cho cơ quan thuế . Các Báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đốikế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính - Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp Các baó cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế. PHầN II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SX&XNK Bao bì Thăng Long 2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty: 2.1.1 Đặc điẻm Nguyên liệu ngành bao bì nói chung và Công ty Bao bì Thăng Long nói riêng bao gồm chủ yếu là hạt nhựa nguyên sinh nhập khẩu từ các nước ả rập, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore… Là nguyên liệu quan trọng và chiểm tỷ lệ lớn trong sản phẩm tạo ra nên hạt nhựa phải đảm bảo yêu cầu đặc biệt như an toàn với thực phẩm, chứa các chất hoá học trong giới hạn cho phép. Nguyên vật liệu sản xuất bao bì rất phong phú đa dạng còn bao gồm cả các loại màng như: Màng BOPP, màng PET, Màng MPET, màng nhôm…do đó việc phân loại và quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng. Các loại nguyên liệu này đòi hỏi bảo quản tốt bởi nó ảnh hươngr trực tiếp tới chất lượng thành phẩm. Là nhà cung cấp các sản phẩm bao bì cho các khách hàng lớn như: Canon, Panasonic, Samsung, tập đoàn Hồng Hải…xuất khẩu hàng hoá trực tiếp qua nước ngoài và các công ty thuốc bảo vệ thực vật như: Nicotex, Hoà Bình, Việt Thắng… do đó chất lượng nguyên vật liệu là yêu cầu hàng đầu. Do đặc điểm của ngành bao bì như vậy đòi hỏi công tác quản lý quản lý vật tư phải giám sát theo dõi chặt chẽ các loại vật tư. 2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu và danh mục đối tượng quản lý liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty: Các loại nguyên vật liệu mà Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng sử dụng rất đa dạng, nhiều chủng loại với mục đích sử dụng khác nhau, mỗi loại NVL có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học, hợp lý. Đối với NVL của công ty được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính được sử dụng trong quá trình sản xuất như : + Các loại hạt nhựa: hạt HDPE, LDPE, LLDPE, hạt nhựa màu... + Các loại màng: màng BOPP, MCPP, PET, MPET, màng nhôm... +Mực in: +Keo, dung môi ghép màng. - Nguyên vật liệu phụ: dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty là: + Vật liệu phụ:băng dính dán ảnh, thùng carton, lõi giấy… + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy in, máy thổi, máy chia-ghép, và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: săm lốp ô tô… + Phế liệu thu hồi: bao gồm nilon loại trong quá trình sản xuất sản phẩm cũng như các sản phẩm chưa đạt yêu cầu chất lượng. Trong phần mềm kế toán Fast mà công ty đang sử dụng hiện nay nguyên vật liệu được mã hoá như sau: Các loại hạt được mã hoá thành: VHA Chi tiết các loại hạt như sau: VHA010: Hạt HDPE, VHA015: Hạt LDPE Các loại màng được mã hoá thành: VMA Chi tiết các loại màng như sau: VMA010: màng BOPP, VMA015: màng PET Các loại keo được mã hoá thành: VKE Các loại dung môi được mã hoá thành: VDM.... 2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.1 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Vật liệu của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài. Thông thường khi mua vật liệu bên bán sẽ chở đến tận kho của công ty, còn nếu mua với khối lượng ít thì người cung ứng vật tư cử người đi mua. Tóm lại khi nhập vật liệu kế toán ghi theo giá thực tế Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua(nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có) Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa thuế. Ví dụ: Ngày 07/8/2008 nhập kho vật liệu mua của công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung theo hóa đơn số 0026723 ngày 07/08/2008. Giá mua chưa thuế là 300.000.000, thuế GTGT 10%. Công ty chưa trả tiền người bán. Ta có: Giá thực tế của vật liệu nhập kho theo hóa đơn 0026723 ngày 07/08 là: Giá mua ghi trên hóa đơn (giá chưa thuế) = 300.000.000 2.2.2 Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho: Tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long việc xuất kho vật liệu được quy định sử dụng thep phương pháp đơn giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ). Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Số lượng thực tế vật liệu nhập trong kỳ + 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.3.1 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: 2.3.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài. Thông thường Công ty khi mua vật liệu bên bán sẽ vận chuyển đến tận kho của Công ty. Nguyên vật liệu khi về đến kho sẽ được phòng vật tư làm thủ tục kiểm nhận và sau đó làm thủ tục nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm vật tư của công ty được lập thành 2 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng vật tư - Liên 2: Giao thủ kho giữ Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu giữ ở phòng vật tư - Liên 2: Là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán ghi sổ kế toán. - Liên 3: Giao cho bên bán giữ để làm cơ sở thanh toán. Ví dụ: Ngày 07//8/2008 khi mua vật tư công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung. Phòng vật tư đã tiến hành thủ tục nhập kho như sau: Biểu số 01: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CB/2008N Ngày 07 tháng 8 năm 2008 0026723 Đơn vị bán hàng: Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung Địa chỉ: 263 Phan Chu Trinh- Đà Nẵng Số tài khoản Số điện thoại: MST: 0400100778 Họ và tên người mua hàng: Trần Kim Thuý Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long Địa chỉ: 246 Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST:0101770848 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt LDPE kg 10.000 30.000 300.000.000 2 Hạt HDPE kg 15.000 32.000 480.000.000 Cộng tiền hàng: 780.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 78.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 858.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 02: Đơn vị: Công ty Bao bì Thăng Long Mẫu số 03-VT Bộ phận: Vật tư (Ban hành kèm theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 07 tháng 8 năm 2008 - Căn cứ vào hoá đơn số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 Của Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Giáp Văn Lâm - Trưởng ban Bà : Dương Hương Ly - Uỷ viên Bà: Nguyễn Tuyết Mai - Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 F 1 Hạt LDPE kg 10.000 10.000 0 2 Hạt HDPE kg 15.000 15.000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Qua kiểm nghiệm chúng tôi thấy số vật tư mua về theo hoá đơn 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 đúng về quy cách phẩm chất và đầy đủ về số lượng, có thể nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Biểu số 03: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 08 năm 2008 Số: 584 Nợ: 152, 133 Có: 331 - Họ và tên người giao hàng: Anh Thắng - Công ty CP XNK Thuỷ sản miền trung - Theo HĐGTGT số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 - Nhập tại kho: Kho Tiên Sơn Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập hạt nhựa LDPE VHA015 kg 10.000 10.000 30.000 300.000.000 1 Nhập hạt nhựa HDPE VHA010 kg 15.000 15.000 32.000 480.000.000 Cộng 780.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT Ngày 07 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán : Khi nhận được chứng từ từ phòng vật tư chuyển lên kế toán tiền hành làm trên phần mềm như sau:Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán mua hàng và công nợ phả trả” chọn “cập nhật số liệu”, chọn “phiếu nhập mua hàng”, nhấn Enter , chương trình sẽ lọc ra chứng từ nhập cuối cùng ấn Esc để quay về màn hình nhập liệu, nhấn nút mới để bắt đầu nhập liệu. - Phần thông tin chung về chứng từ: - Mã khách: ZDN01, địa chỉ: Đà Nẵng - Người giao hàng: Anh Thắng - Diễn giải: Nhập mua vật tư - TK Có: 331 Phải trả cho người bán - Ngày hạch toán: ngày 07/08/2008 ngày lập phiếu nhập 07/08/2008 - Số phiếu nhập: 584 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu) - Phần chi tiết các mặt hàng: - Mã hàng: nhập mã vật tư như đăng ký trong máy. Ví dụ: Hạt LDPE mã : VHA015… - Đơn vị tính: Kg - Mã Kho: Kho Tiên Sơn - Số lượng: 10.000 kg - Đơn giá: 30.000 - Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua. - TK Nợ: 152 Nguyên liệu, vật liệu - Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đã thực hiện xong” - Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết TK152, TK331, bảng tổng hợp chi tiết TK152, TK331 sổ Nhật ký chung, sổ cái TK152 và các sổ khác có liên quan. Biểu số 04: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 01-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Số: 595 Nợ: 152, 133 Có: 331 - Họ và tên người giao hàng: Anh Quỳnh - Công ty CP đầu tư và Thương mại - Theo HĐGTGT số 00162 ngày 15 tháng 8 năm 2007 - Nhập tại kho: Kho Tiên Du Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhập màng BOPP VMA010 kg 5.500 5.500 37.000 203.500.000 2 Nhập màng PET VMA015 kg 8.000 8.000 40.000 320.000.000 Cộng 523.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm hai na triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu phòng kế toán tiền hành qua các bước giống phiếu nhập kho số 584 ngày 07/08/2008: 2.3.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất sản phẩm tại các tổ sản xuất. Giá vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá bình quân gia quyền. Căn cứ vào lệnh sản xuất ở các công đoạn sản xuất do phòng kế hoạch sản xuất đề ra các tổ chuyển lên phòng vật tư duyệt và kế toán viết phiếu xuất kho, người nhận nguyên vật liệu ký nhận số lượng thực xuất. Khi nhận được Giấy đề nghị xuất kho vật tư, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: - Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư giữ - Liên 2: Bộ phận có nhu cầu nhận xuống lĩnh vật tư, sau đó giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán cập nhật số liệu và lưu giữ. Ví dụ: Ngày 08/08/2008 Phòng kế vật tư nhận được Lệnh sản xuất ở công đoạn thổi như sau: Biểu số 05: Số: TH3/8 /KHSX Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Lệnh sản xuất công đoạn thổi Sản phẩm: Túi QX1-0407-000 Số lô sản xuất: 119MR Yêu cầu thông số kỹ thuật: Khổ màng: 300±10 mm Dày: 0,043 mm/ 1lá Số lượng thành phẩm: 8.000 kg Yêu cầu thổi màng dạng ống, xử lý Corona một mặt Mã hạt nguyên liệu: LDPE, HDPE Xuất xứ: Thái Lan Số lượng nhập: LDPE: 3.025 kg, HDPE: 5.000 Tỷ lệ pha: 100% Thời hạn hoàn thành: 09/08/2008 Người viết lệnh Phê duyệt Biểu số 06: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 02-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu xuất kho Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Số: 625 Nợ: 1542 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải Địa chỉ: Tổ thổi Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất Xuất tại kho: Kho Tiên Sơn Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xuất hạt vào sx VHA 015 kg 3.025 3.025 30.000 90.750.000 2 Xuất hạt vào sx VHA 010 kg 5.000 5.000 32.000 160.000.000 Cộng 250.075.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu không trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Lệnh sản xuất số TH3/8 / KHSX ngày 08/08/2008. Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán như sau: - Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán hàng tồn kho” chọn “cập nhật số liệu”, chọn “phiếu xuất kho”, nhấn Enter , chương trình sẽ lọc ra chứng từ nhập cuối cùng ấn Esc để quay về màn hình nhập liệu, nhấn nút mới để bắt đầu nhập liệu. - Phần thông tin chung về chứng từ: - Mã giao dịch: 4 (Xuất cho sản xuất) - Mã khách: ST08- Tổ thổi - Người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải - Diễn giải: Xuất vật tư vào sản xuất - Ngày hạch toán: ngày 08/08/2008 ngày lập phiếu nhập 08/08/2008 - Số phiếu nhập: 625 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu) - Phần chi tiết các mặt hàng: - Mã hàng: nhập mã vật tư như đăng ký trong máy. Ví dụ: Hạt LDPE mã : VHA015… - Đơn vị tính: Kg - Mã Kho: Kho Tiên Sơn - Số lượng: 3.025 kg - Đơn giá: 27.000 - Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua. - TK Nợ: 15411 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK Có: 152 Nguyên liệu, vật liệu - Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đã thực hiện xong” - Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiết TK152, bảng tổng hợp chi tiết TK152, sổ Nhật ký chung, sổ cái TK152 và các sổ khác có liên quan. Biểu số 07: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK BB Thăng Long Bộ phận: Vật tư Mẫu số: 02-VT Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC Phiếu xuất kho Ngày 09 tháng 08 năm 2008 Số: 627 Nợ: 1542 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Linh Địa chỉ: Tổ ghép Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất Xuất tại kho: Kho Vật tư A2 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xuất màng vào sx VMA 010 kg 1.700 1.700 37.000 62.900.000 2 Xuất màng vào sx VMA 015 kg 2.300 2.300 40.000 92.000.000 Cộng 154.900.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu không trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn./. Số chứng từ gốc kèm theo: Lệnh sản xuất số GH5/8 / KHSX ngày 09/08/2008. Ngày 09 tháng 08 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) 2.3.2 Phương pháp Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long Kế toán chi tiết tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nên kế toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và kho. ở kho thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo cả về số lượng và giá trị. Kế toán chi tiết tại công ty được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ trên kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm. Nội dung kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song ở kho: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập- xuất phát sinh, thủ kho tiến hành phân loại từng thứ, từng loại vật tư để ghi vào thẻ kho (Xem Biểu số 08) cho từng loại theo số lượng và cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng thứ vật tư để ghi vào thẻ kho. Biểu số 08: Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long Mẫu số: S09-DNN Tên kho: Kho Từ Sơn (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Thẻ kho Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên vật tư: Hạt nhựa LDPE Đơn vị tính: kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 5.000 1 584 07/08 Nhập vật tư Côn ty Thuỷ sản Miền trung 10.000 2 625 08/8 Tổ thổi - Xuất vật tư vào SX 3.025 3 590 12/8 Nhập vật tư công ty vật liệu điện Hải Phòng 4.000 4 630 14/8 Tổ thổi - Xuất vật tư vào SX 5.000 5 598 25/8 Nhập vật tư Công ty An phát 4.000 6 645 28/8 Tổ thổi – Xuất vật tư vào SX 7.500 Cộng phát sinh 18.000 15.525 Tồn cuối tháng 7.475 Mỗi tờ thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu riêng và được sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu. * ở phòng kế toán Kế toán vật liệu cũng sử dụng sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán và in sổ chi tiết. Sổ chi tiết này được mở ở dạng tờ rời, theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Mẫu sổ chi tiết vật liệu Biểu số 09- Biểu ngang Biểu số: 09 Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long Tờ số: Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày 07/08/2008 đến 31/08/2008 Tên vật liệu: Hạt LDPE Đơn vị tính: Kg Quy cách phẩm chất: Mã số: VHA015 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầu tháng 5.000 150.000.000 584 07/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 10.000 300.000.000 625 08/8 Xuất vật tư vào sx 1542 30.000 3.025 90.750.000 628 11/8 Xuất vật tư vào sx 1542 30.000 5.000 150.000.000 590 12/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 4.000 120.000.000 598 25/8 Nhập mua vật tư 331 30.000 4.000 120.000.000 635 28/8 Xuất vật tư vào sx 7.500 225.000.000 Cộng phát sinh 18.000 540.000.000 15.525 465.750.000 Tồn cuối tháng 7.475 224.250.000 Ngày 31 tháng 8 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Khi các chứng từ như PNK số 162, 584…và PXK số 625, 627 trong phần kế toán chi tiết nguyên vật liệu (phần 2.2.4) được cập nhật vào phần mềm thì máy sẽ tự động hoàn tất các thao tác và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (theo biểu ngang số 09) và bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu (biêủ ngang số 10) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp này kế tóan tiền hành đối chiếu trên phần mềm với thẻ kho của thủ kho. Trình tự xem trên phần mềm như sau: Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng tồn kho”, chọn “ sổ chi tiết một TK”, chọn TK152 từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 và ấn “nhận” màn hình sẽ hiện ra sổ chi tiết vật liệu. Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng