Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội

việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả đồng vốn. ò Phòng Kế hoạch Kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kỹ thuật công trình thi công. Ngoài ra còn theo dõi về giá, các định mức về giá, lưu trữ, cập nhật các thay đổi về văn bản chính sách mới ban hành, làm hồ sơ đấu thầu các công trình thuộc chuyên môn của công ty. Thiết kế, tổ chức thi công, nghiên cứu đề ra các giải pháp công nghệ mới, chịu trách nhiệm quản lý quy trình quy phạm, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh. ò Ban quản lý dự án: thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các công trình của công ty, các hồ sơ hoàn thành, nghiệm thu công trình, lập hồ sơ đấu thầu các công trình thi công. ò Ban vật tư thiết bị: Thực hiện chức năng kiểm tra kiểm soát và đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng cho các công trình, tổ chức xưởng sản xuất bê tông và đội thiết bị thi công cơ giới để phục vụ lưu động cho các công trình. è Các trung tâm trực thuộc: kinh doanh các loại vật tư hàng hóa theo giấy phép của công ty, xúc tiến và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong nước và ngoài nước, thực hiện các kế hoạch kinh doanh do công ty giao, ngoài ra trung tâm còn có mối quan hệ với khách hàng về việc tiêu thụ và kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa của công ty. 2.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty. 2.2.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một đơn vị có quy mô vừa, hoạt động trên địa bàn tập trung. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Vì vậy, công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng tài chính – kế toán. Ở các trung tâm kế không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kì gửi về phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán thựchiện kiểm tra phân loại chứng từ, hoàn chỉnh và ghi chép vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội được bố trí theo bảng sau: Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán Kế toán lương kiêm thủ qũy Kế toán tổng hợp- kế toán bán hàng Kế toán công nợ Nhân viên kế toán ở các trung tâm Nhân viên kế toán ở các đội sản xuát công trình è Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức giám sát hạch toán tư công ty đến các đội sản xuất phản ánh kịp thời môi trường hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc công ty về tính chính xác, tính pháp lý, về lĩnh vực tài chính kế toán của đơn vị. è Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng: Ghi chép và cập nhật chứng từ hàng ngày, định kỳ lập báo cáo tài chính, xác định doanh thu, lỗ, lãi, thuế phải nộp, kiểm tra sổ sách, xử lý các bút toán chưa hợp lý. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, công tác nhập hàng, xuất hàng và hàng hóa tồn kho của công ty, cập nhật hóa đơn bán hàng, theo dõi tình hình giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. è Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán: Kiểm tra việc thanh toán tạm ứng và các khoản công nợ cá nhân đồng thời chuyển toàn bộ các chứng từ thanh toán về kế toán nhật ký chung ghi sổ. Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư cho các công trình, cuối kỳ lập báo cáo liên quan, đồng thời theo dõi nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng. è Kế toán lương kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt, quản lý két tiền mặt của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên chức, đảm bảo đúng chế độ tương xứng với công việc è Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kế toán trưởng. Lập bảng phân tích tình hình công nợ è Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất và ở các trung tâm tập hợp chứng từ, định kì chuyển lên phòng kế toán công ty. Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung đảm bảo tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa kế toán, giảm nhẹ đội ngũ cán bộ kế toán cho phép thu được thông tin một cách nhanh chóng. 2.2.4.2. Hình thức kế toán – hệ thống sổ kế toán: Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau: ¹ Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian (Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan). ¹ Sổ cái TK 152, ¹ Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. Sơ đồ 2.3 : Kế toán theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo mô hình sau Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu Ghi chú: è Trình tự kế toán nhật ký chung như sau: ò Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). ò Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 2.2.4.3. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng è Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được Ban hành theo quyết định số: 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Do Công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, nên toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tại các trung tâm, cửa hàng,các chứng từ được thu thập, kiểm tra rồi gửi về phòng kế toán để xử lý, phòng kế toán sẽ tiến hành hạch toán dựa trên số liệu này. Các chứng từ liên quan đến phần việc của kế toán nào sẽ được giao cho kế toán đó. Nhân viên kế toán phụ trách phần việc của mình sẽ tiến hành kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành ghi sổ bằng cách nhập số liệu vào máy. è Hệ thống tài khoản kế toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, với những đặc điểm sau: Về TSCĐ: Công ty hạch toán TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo dõi trên các tài khoản : TK 211, TK 214. Về hàng tồn kho: Khi nhập kho vật tư hạch toán vào TK 152, hàng hóa hạch toán vào TK 156, ... Ngoài ra Công ty còn mở một số tài khoản chi tiết tới cấp 3 để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh: TK 112, TK 136, TK 333. è Hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay công ty áp dụng báo cáo theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính thay thế cho quyết định 167/2000/QĐ – BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ Tài chính. Tùy thuộc vào loại báo cáo và yêu cầu quản lý mà báo cáo của công ty được lập theo quý, năm và do kế toán tổng hợp lập. Vào cuối mỗi quý kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu Công ty lập. Báo cáo tài chính mà công ty lập bao gồm: ¹ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN ¹ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DN ¹ Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN ¹ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN ¹ Báo cáo tăng giảm TSCĐ ¹ Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kì ¹ Bảng tổng hợp kiểm kê kho ¹ Bảng báo cáo quỹ è Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ cơ bản: ¹ Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 hàng năm. ¹ Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy định) ¹ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. ¹ Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền ¹ Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế ¹ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính ¹ Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung ¹ Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm: · Bảng cân đối kế toán · Báo cáo kết quả kinh doanh · Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị ¹ Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành. 2.3. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội 2.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Chẳng hạn như xi măng có rất nhiều loại xi măng như xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng. Thép gồm thép D14, thép D22, thép 1,63x63… Gạch gồm gạch đặc, gạch A1 Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 – 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn của công ty. Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hưởng đến quá trình thi công. Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2.3.2. Phân loại nguyên vật liệu trong công ty: Tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình được coi là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng. Nguyên vật liêụ chính của công ty được phân chia thành các nhóm như sau: Vật liệu chính: Bê tông nhựa sắt, Xi măng thép, Thép tròn trơn, bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vôi bột, các loại sơn, ván khuôn, giàn giáo Vật liệu khác: cát, sỏi, đất đắp, đá 2.3.3. Thủ tục nhập - xuất và kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. ô Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho được lập 02 liên: · Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. · Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2008 công ty mua vật tư của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận được các chứng từ sau: Biểu 2.1 HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2008B Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: 04.36835950 MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 690.909 3.454.545 02 Đá khối (0.3-0.7) M3 1.500 31.428,5 47.142.150 Cộng tiền hàng: 5.0596.695 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.059.669,5 Cộng tiền thanh toán: 55.656.364,5 Tổng tiền (Bằng chữ) : Năm mươi lăm triệu sáu trăm năm sáu nghìn ba trăm sáu tư nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Họ và tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Số: KTNK 045 ngày 20 tháng 11 năm 2008 Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 02 Đá 0,3-0,7 M3 1500 1500 31.428,5 47.142.750 VAT 10% 5.059.669,5 Cộng 55.656.364,5 Tổng tiền (Bằng chữ): Năm mươi lăm triệu sáu trăm năm sáu nghìn ba trăm sáu tư nghìn năm trăm đồng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.3 HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2008B Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: 04.36835950 MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty Cổ phần Sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000 02 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000 Cộng tiền hàng: 27.800.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.780.000 Cộng tiền thanh toán: 30.580.000 Tổng tiền (Bằng chữ): Ba mươi triệu năm trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.4 Số: KTNK 046 Công ty cổ phần sản xuất, PHIẾU NHẬP KHO MẪU 01-VT XNK và xây dựng Hà Nội Ngày 20/11/2008 Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Đ/c: 389 KN -HBT - HN Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2008 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Phụ gia bê tông Lít 20 20 40.000 800.000 02 Gạch đặc Viên 45.000 45.000 600 27.000.000 VAT 10% 2.780.000 Cộng 30.580.000 Tổng tiền (Bằng chữ): Ba mươi triệu năm trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Phụ trách Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Tại Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. · Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất. · Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật tư để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. Ví dụ: Ngày 12/11/2008 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu 2.5 PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Mẫu 03 – VT Số: PX0853 Căn cứ vào lệnh điều động số 1872 ngày 12/11/2008 của giám đốc công ty Từ kho: Kho Thái Thụy Đến kho: Kho CT Tuyên Sơn SH tài khoản SH vật tư Diễn giải ĐVT Số lượng Thành tiền 152 1520101 Xi măng Bút Sơn Tấn 54 35.736.932 Cộng 45.361.138 Xuất ngày 12/11/2008 Nhập ngày 12/11/2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) ô Thủ tục xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trình, phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, chỉ huy trưởng công trình sẽ yêu cầu các vật tư cần thiết để phục vụ cho việc thi công. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chỉ huy trưởng công trường để làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật tư hoặc chung cho nhiều vật tư cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Phiếu xuất kho do kế toán lập được lập làm 02 liên: - Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư - Người sử dụng giữ một liên. Biểu 2.6 Công ty cổ phần sản xuất, PHIẾU XUẤT KHO Số:PX0915 XNK và XD Hà Nội Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: Đinh Văn Hải Lý do xuất: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long Xuất tại kho: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực N-X 01 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 02 Đá 10*19 M3 300 300 133.333 39.999.900 03 Đá 5*10 M3 120.4 120.0 76.190 9.173.276 04 Đá 0*5 M3 60.0 60.0 19.047 1.142.820 05 Cát M3 77.7 77.7 23.000 1.787.100 06 Bột đá M3 27.678 27.678 219.048 6.062.810,544 Cộng 60.929.107 Tổng tiền (ghi bằng chữ): Sáu mươi triệu chín trăm hai mươi chín nghìn một trăm linh bảy nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho · Đối với những vật tư nhỏ lẻ dựa vào Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng (do kế toán lập), không sử dụng phiếu xuất kho, không sử dụng thẻ kho. Ví dụ: Ngày 5/11/2008 công ty mua vật tư nhỏ lẻ của công ty tư nhân Hợp Thành. Khi vật tư về đến công ty, bộ phận cung ứng vật tư căn cứ vào hoá đơn bán lẻ kế toán lập phiếu nhập kho xuất thẳng. Biểu 2.7 Công ty Tư nhân HÓA ĐƠN BÁN LẺ Mẫu số 01/BLQĐ Hợp Thành Số: 36 liên bộ TCTK-TN Họ tên người mua hàng: Tạ Đức Tiến Địa chỉ cơ quan: 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội STT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đ.vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 01 Bóng điện Cái 14 7.000 98.000 02 Đinh bảy Kg 5 10.000 50.000 Cộng: 148.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Ngày 5 tháng 11 năm 2008 Người mua hàng Người viết hoá đơn Biểu 2.8 MS 06/PNK Công ty Cổ phần sản xuất, PHIẾU NHẬP KHO XUẤT THẲNG XNK và xây dựng Hà Nội Ngày 5 tháng 11 năm 2008 CT nhà máy ximăng Hạ Long Người giao nhận: Tạ Đức Tiến Theo hoá đơn HĐBL Ngày 5/11/2008 Của Công ty Tư nhân Hợp Thành Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long, xuất cho Công trình nhà máy ximăng Hạ Long, hạng mục nhà hành chính. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( SP, HH) MS ĐVT Số lương Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực N-X 01 Bóng điện B0051 Cái 14 14 7.000 98.000 02 Đinh bảy Đ0012 Kg 5 5 10.000 50.000 Cộng 148.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao Người nhận è Nguyên vật liệu của công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trường hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ. · Trường hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật tư sử dụng nội bộ ở Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là việc đơn vị thực hiện chuyển vật tư từ công trường này xuất sang công trường khác. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường cách xa nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công trường khác có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật tư do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thủ kho sẽ căn cứ vào quyết định để thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo quy định của đơn vị. Ví dụ: Ngày 15/11/2008 có giấy yêu cầu vật tư của chỉ huy trưởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho (chỉ huy trưởng công trình được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.9 Công ty Cổ phần sản xuất, PHIẾU XUẤT KHO Mẫu 02- VT XNK và xây dựng Hà Nội Ngày 15/11/2008 Số:PX0902 Họ tên người nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho Thái Thụy STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 01 Đèn huỳnh quang có chóp Chiếc 20 20 20.000 400.000 02 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 Cộng 3.163.200 Tổng số tiền( Bằng chữ ): ba triệu một trăm sáu mươi ba nghìn hai trăm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho · Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Đã nêu ở mục nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. 2.3.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ng