Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2

ho được tính như sau: Thứ nhất, tính giá nguyên, vật liệu nhập kho Giá trị của nguyên, vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Nguyên, vật liệu của Nhà máy chủ yếu là do mua ngoài từ các nhà cung cấp có uy tín, chủ yếu là nước ngoài, không có nguyên, vật liệu tự gia công chế biến. Đối với nguyên, vật liệu mua trong nước: giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hóa đơn( không bao gồm thuế giá trị gia tăng) cộng (+) các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua. Giá thực tế vật Giá ghi trên Chi phí = + liệu nhập kho hóa đơn thu mua Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toán với người bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua. Giá thực tế vật Tổng giá trị thanh toán Thuế Chi phí = + + liệu nhập kho với người bán nhập khẩu thu mua Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trường. Thứ hai, tính giá nguyên, vật liệu xuất kho: Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp hệ số giá. Hàng ngày, kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và ghi trên các chứng từ nhập, xuất kho. Cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Hệ số giá Tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = NVL Tổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế Tổng giá hạch toán = * Hệ số giá NVL NVL xuất kho NVL xuất trong kỳ Phương pháp này tương đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 nhà máy có nhiều chủng loại nguyên vật liệu,xuất dùng thường xuyên như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2. 2.2 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một doanh nghiệp sản xuất, vì vậy nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất của nhà máy.Vì vậy, cần đảm bảo việc theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên, vật liệu một cách khoa học và chính xác. Hiện nay, nhà máy 2 đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu. Phương pháp này kết hợp việc theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu cả tại kho lẫn phòng kế toán nhằm cung cấp thông tin nhập xuất, tồn của từng loại nguyên, vật liệu nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất để phục vụ cho nhu cầu quản lý. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Nhà máy như sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết (4) Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho của Nhà máy bao gồm: kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu và kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu tại kho Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập nguyên, vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn và các chứng từ kèm theo, đồng thời kiểm tra thực tế lô hàng và tiến hành đối chiếu với các chỉ tiêu, chủng loại quy cách vật liệu, khối lượng, phẩm chất ghi trên hóa đơn, sau đó tiến hành thủ tục nhập kho. Sau khi nguyên, vật liệu được nhập kho, cán bộ thu mua viết Phiếu nhập kho thành 3 liên. Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2 chuyển cho thủ kho. Liên 3 chuyển cho kế toán vật tư. Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho, là nơi dùng để theo dõi sự biến động của nguyên, vật liệu về mặt số lượng và được lập cho từng danh điểm nguyên, vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu để đối chiếu với số liệu trong Thẻ kho kế toán do kế toán vật tư lập. Mẫu Phiếu nhập kho tại kho của Nhà máy như sau: Biểu số 02: Phiếu nhập kho tại kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Nhựa Theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Số: 353 Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Đình Nam, CT Nhựa Phú Mỹ Theo hợp đồng số 37 ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Công ty Nhựa Phú Mỹ Nhập kho: Nhựa STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Nhựa PVC Kg 37.680 37.680 10.190 383.959.200 Tổng cộng 383.959.200 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu chín trăm năm mươi chín nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu tại kho Khi có nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, các phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư lên phòng vật tư. Phòng kế hoạch vật tư xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên, vật liệu của mỗi loại sản phẩm. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải thông qua giám đốc nhà máy xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất dùng định kỳ thì không cần qua xét duyệt của giám đốc nhà máy. Phiếu xin lĩnh vật tư của Nhà máy được lập theo mẫu sau: Biểu số 03: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Số 259 Ngày 10 tháng 9 năm 2008 Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 8 Dùng vào việc: chế tạo điện thoại STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Lượng đề nghị Lượng được duyệt Ghi chú 1 Thanh đồng Kg 200 200 Giám đốc Thủ kho Phân xưởng sử dụng Sau đó, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất nguyên, vật liệu, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phân xưởng. Một liên lưu ở kho. Một liên giao cho kế toán nguyên, vật liệu để hạch toán. Mẫu Phiếu xuất kho và Thẻ kho của Nhà máy như sau: Biểu số 04: Phiếu xuất kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:02 - VT Tên kho: Kim khí Theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 259 Ngày 13 tháng 9 năm 2008 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Duy Nam Lý do: chế tạo cáp điện thoại Xuất tại kho: kim khí STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Thanh đồng Đ027 Kg 200 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng 4.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 05 – Thẻ kho Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:12-DN Tên kho: Kim khí Theo QĐ số 15/1995/QĐ-BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 3 năm 2008 Tờ số: 3 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dây súp đôi Đơn vị tính: M Mã số: KDS017 Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất ……… …….. ……. ……… 28/2/2008 …….. ……... 10 T3/2008 26/03 32 26/03 Kim nhập dây súp đôi 200 210 27/03 26 27/03 Hùng-Phân xưởng 2 20 190 27/03 27 27/03 Thành-Phân xưởng 4 20 170 Tổng tháng 200 40 170 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán vật tư mở sổ chi tiết nguyên, vật liệu dưới dạng Thẻ kho kế toán để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu cả về số lượng lẫn giá trị. Thẻ kho kế toán được mở cho từng danh điểm nguyên, vật liệu tương ứng với thẻ kho. Căn cứ để lập thẻ kho kế toán là các chứng từ nhập, xuất nguyên, vật liệu. Dựa vào các chứng từ này, kế toán lấy số lượng và tính thành tiền ghi vào thẻ kho kế toán. Tương tự như tại kho, kế toán nguyên, vật liệu tại phòng kế toán cũng bao gồm: Kế toán nhập và kế toán xuất nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nhập nguyên, vật liệu tại phòng kế toán Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, sau khi nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng do cán bộ thu mua chuyển lên, kế toán sẽ sử dụng phần mềm kế toàn nhập số liệu và hoàn thiện phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Từ đó, chương trình kế toán máy sẽ tự động để làm căn cứ ghi thẻ kho kế toán. Mỗi nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu được ghi một dòng trên Thẻ kho kế toán. Hóa đơn GTGT của Nhà máy có mẫu như sau: Biểu số 06: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL KQ/2008B Liên 2:Giao cho khách hàng Ngày 25 tháng 10 năm 2008 Ký hiệu AA/98 Số: Đơn vị bán hàng: Công ty CP Truyền thông ảnh Mặt trời vàng Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 01 02 524700 Họ tên người mua hàng: Ông Nguyễn Sinh Kim Đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Địa chỉ: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 00 686865 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000 Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mươi hai nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, đóng dấu, họ tên) Phiếu nhập kho được trình bày như mẫu sau: Biểu số 07: Phiếu nhập kho tại phòng kế toán Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Nhựa Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 11 năm 2008 Nợ: TK 152 Số: 353 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Lê Đình Nam, CT Nhựa Phú Mỹ Theo hợp đồng số 37 ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Công ty Nhựa Phú Mỹ Nhập kho: Nhựa STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa PVC N024 Kg 37.680 37.680 10.190 383.959.200 Tổng cộng 383.959.200 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám mươi ba triệu chín trăm năm mươi chín nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Kế toán chi tiết xuất nguyên, vật liệu tại phòng kế toán Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên Phiếu xuất kho được ghi theo giá hạch toán, vào cuối mỗi quý kế toán sẽ tính ra hệ số giá và điều chỉnh. Mỗi nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu được ghi vào một dòng trên Thẻ kho kế toán. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu được lập theo mẫu sau: Biểu số 08: Phiếu xuất kho nguyên, vật liệu. Doanh nghiệp: CTCP Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 Mẫu số:01 - VT Tên kho: Khí Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 9 năm 2008 Nợ: TK621 Số: 259 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Duy Nam Lý do: chế tạo cáp điện thoại Xuất tại kho: kim khí STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( vật phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực tế A B C D 1 2 3 4 1 Đồng thau Đ027 Kg 200 200 20.000 4.000.000 Tổng cộng 200 200 4.000.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Cuối quý, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kho kế toán do phần mềm kế toán chiết xuất ra với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển lên, nếu có chênh lệch sẽ làm việc với thủ kho để tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh cho thích hợp. Đồng thời, phần mềm kế toán cũng sẽ chiết xuất ra Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu. Bảng này sẽ tổng hợp lại tình hình nhập – xuất – tồn theo từng danh điểm nguyên, vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Mỗi danh điểm nguyên, vật liệu được ghi trên một dòng của Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu và bảng này được lập mỗi quý, chung cho tất cả các nguyên, vật liệu. Thẻ kho kế toán và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu được lập theo mẫu sau: Biểu số 09: Thẻ kho kế toán Đơn vị: CT Cổ phần Thiết bị THẺ KHO KẾ TOÁN Tờ số: 3 Bưu điện - Nhà máy 2 Kho: Kim khí Tên hàng: Tôn silic Kí hiệu: Đơn vị tính: Kg Đơn vị phụ: Thanh Đơn vị dự trữ cao nhất: Ngày đăng kí: Định mức dự trữ thấp nhất: STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 2000 14.750 29.500.000 1 251 02/07 Nhập mua bằng tiền mặt 970 14.850 14.404.500 2 516 03/07 Xuất cho sản xuất 600 13.500 8.100.000 2.370 14.850 4.995.000 3 252 05/07 Nhập kho 2.050 13.500 27.675.000 4.420 14.850 32.670.000 4 517 08/07 Xuất kho 1.820 13.500 24.570.000 2.600 14.850 8.100.000 ... Cộng phát sinh 4.850 65.475.000 4.210 56.735.000 Tồn cuối tháng 840 11.340.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 10: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 BẢNG TỒNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 7 năm 2008 STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền 1 Tôn silic 70 *210 4.568 600.000.000 4.850 657.475.000 4.210 456.735.000 5.208 800.740.000 2 Hạt nhựa PP-H5300 2.533 829.950.000 500 275.500.000 1.080 342.310.000 1.953 763.140.000 3 Dây đồng dẹt 250 179.390.500 223 145.226.500 340 321.578.500 133 3.038.500 16 Sắt vuông 100 651.200.000 880 105.648.000 651 347.867.100 329 408.980.900 17 Ghen quang dầu 30 53.645.000 122 35.183.000 107 84.160.500 45 4.667.500 18 Dây thủy tinh 115 242.070.000 300 535.400.000 225 345.850.000 190 431.620.000 25 Xăng - - 2280 34.132.500 810 12.132.500 1470 22.000.000 26 Dung môi 5 13.415.000 12 36.564.000 15 45.000.000 2 4.979.000 Tổng 5.072.850.000 5.040.327.221 4.503.420.000 5.609.757.221 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hang tồn kho. 2.3.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 sử dụng những tài khoản: TK 152: “ nguyên, vật liệu”. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được mở theo từng nhóm loại vật liệu theo yêu cầu quản lý và thuận tiện trong tính toán. TK 111, 112, 331, 333, 336, 136, 141. Nhóm tài khoản này được dùng để hạch toán trong quá trình nhà máy nhập nguyên vật liệu. TK 621, 627, 641, 642, 632. Nhóm tài khoản này được dùng để hạch toán trong quá trình xuất dùng nguyên, vật liệu hoặc bán phế liệu. 2.3.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu Quy trình thu mua nguyên, vật liệu Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi tới, phòng điều độ sẽ lập ra kế hoạch sản xuất cho toàn bộ các phân xưởng trong nhà máy và sẽ trình lên giám đốc để được phê duyệt. Sau khi được giám đốc phân xưởng phê duyệt, phòng điều độ sẽ tính ra định mức vật tư và chuyển xuống cho phòng vật tư đi mua. Phòng vật tư sẽ tiến hành thu mua nguyên, vật liệu từ những nhà cung cấp có nguyên, vật liệu đảm bảo chất lượng và báo giá thấp nhất. Sau khi nguyên, vật liệu về đến nhà máy, thủ kho sẽ tiền hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nếu phẩm chất, quy cách của nguyên, vật liệu phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng sẽ được phép nhập vào kho, còn nếu không phù hợp sẽ thông báo với nhà cung cấp để kịp thời xử lý. Đồng thời, cán bộ thu mua sẽ chuyển hóa đơn về phòng kế toán để thanh toán. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu Tùy theo nguồn cung cấp nguyên, vật liệu và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu sẽ thực hiện các nghiệp vụ khác nhau như sau: Trường hợp 1: Nguyên, vật liệu mua ngoài chưa thanh toán với người bán. Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, khi thu mua nguyên, vật liệu cán bộ thu mua thường không trả tiền trực tiếp mà sẽ chuyển hóa đơn về nhà máy để kế toán thanh toán thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này cũng xuất phát từ đặc điểm nhà cung cấp của nhà máy chủ yếu là các nhà cung cấp thường xuyên và giao dịch với số lượng lớn. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết. Nhật ký chứng từ số 5 được mở đê theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Vào đầu mỗi tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số dư cuối tháng trước thành số dư đầu tháng này và vào cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu trên Sổ chi tiết tài khoản 331 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ để ghi sổ là các Hóa đơn giá trị gia tăng và các Phiếu nhập kho. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào 1 dòng của Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Ngày 08/05/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 tiến hành nhập nhựa PVC theo hợp đồng số 00358 của Công ty nhựa Phú Mỹ trị giá 270.000.000, thuế GTGT 5% 13.500.000. Căn cứ vào hóa đơn số mua nguyên, vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 157, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 270.000.000 Nợ TK 133: 13.500.000 Có TK 331: 283.500.000 Đến ngày 15/05/2008, nhà máy thanh toán tiền hàng cho Công ty nhựa Phú Mỹ bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo nợ số 75 ngày 15/05/2008, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331: 283.500.000 Có TK 112: 283.500.000 Sau đó, kế toán ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 331. Đến cuối tháng,căn cứ vào Sổ chi tiết TK 331 do kế toán nhập vào, phần mềm kế toán sẽ tự lấy số liệu để hoàn thiện Nhật kí – Chứng từ số5. Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện Nhà máy 2 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Tháng 5 năm 2008 Đối tượng thanh toán: Công ty nhựa Phú Mỹ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 175.000.000 PN157 08/05 Mua nhựa PVC 152 270.000.000 PN157 08/05 Thuế GTGT 133 13.500.000 GBN75 15/05 Thanh toán HĐ 00358 112 283.500.000 ............................ Cộng phát sinh 1.237.000.000 1.569.000.000 Số dư cuối tháng 332.000.000 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 11: Sổ chi tiết tài khoản 331 NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 5 Tài khoản 331 – Phải trả người bán Tháng 5 năm 2008 STT Tên công ty hay người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 112 Tổng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty nhựa Phú Mỹ 270.000.000 13.500.000 283.500.000 2 ................ ....... ................... ...................... ................... ..................... .................... .................... .................... ....... ………........... 7 Công ty nhựa Phú Mỹ 283.500.000 283.500.000 8 ………… …... ................ ................ ................ ...................... ....... ………........... Cộng 970.900.000 2.536.457.000 156.038.000 2.692.495.000 356.850.000 2.469.000.000 2.825.850.000 837.545.000 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 5 năm 2008 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 12: Nhật kí – Chứng từ số 5 Trường hợp 2: Mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng Trong một số trường hợp, nhà cung cấp đòi hòi phải đặt cọc hay trả trước một số tiền trước khi giao hàng. Trong tình huống này, cán bộ vật tư sẽ viết đơn đề nghị tạm ứng, trong đơn này sẽ bao gồm chủng loại nguyên, vật liệu, số lượng, đơn giá để trình lên trưởng phòng điều độ xin xác nhận. Sau đó đơn đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển lên phòng kế toán để ký duyệt, viết phiếu chi, đồng thời kế toán tạm ứng sẽ ghi vào sổ tạm ứng TK 141. Khi việc thu mua hoàn thành, nguyên, vật liệu đã được nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng sẽ tiền hành thanh toán tiền tạm ứng. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn GTGT, kế toán sẽ ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10. Ví dụ: Phiếu chi số 78, quyển số 7, ngày 18/07/2008, anh Nguyễn Đức Toàn – Phòng Vật tư nhận tạm ứng 43.000.000đ. Ngày 23/07/2008, anh Toàn tiến hành hoàn ứng như sau: Số tiền đã chi: 41.300.000 đ, bao gồm mua 350 kg nhựa ABS, 26.100 đ/kg, tổng giá trị 35.000.000 đ, thuế GTGT: 1.750.000 đ. Còn dư: 6.250.000 đ. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn số 012367, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10 như sau: Khi tạm ứng: Nợ TK 141: 43.000.000 Có TK 111: 43.000.000 Khi hoàn ứng: Nợ TK 152: 35.000.000 Nợ TK 133: 1.750.000 Nợ TK 111: 6.250.000 Có TK 141: 43.000.000 NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 10 Tài khoản 141 – Tạm ứng Tháng 7 năm 2008 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng 111 112 Tổng Nợ TK 141 111 133 152 Tổng nợ TK 141 Dư đầu tháng 76.500.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. 8 Toàn tạm ứng mua NVL 43.000.000 43.000.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. 13 Toàn hoàn ứng mua nguyên, vật liệu 6.250.000 1.750.000 35.000.000 43.000.000 ……………. ………… ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. Cộng 97.500.000 78.500.000 95.500.000 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 7 năm 2008 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 13: Nhật kí – Chứng từ số 10 Trường hợp 3: Nguyên, vật liệu mua ngoài thanh toán ngay. Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt hay giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật kí – Chứng từ số 1, 2. Nhật kí – Chứng từ 1, 2 được lập cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Ví dụ 1: Thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu chi số 8, quyển số 9, ngày 03/09/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua thép ống F26,6 của Công ty thép Việt Bắc với trị giá 18.880.000, thuế GTGT 5% 944.000 đã trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000 Có TK 111: 19.824.000 Nhật kí – Chứng từ số 1 được lập như mẫu sau: Số TT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các Tài khoản 112 …… 133 …… 152 …… 334 … Cộng có TK 111 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 253 03/09 944.000 18.880.000 19.824.000 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ……………………… NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 9 năm 2008 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 14: Nhật kí – Chứng từ số 1 Ví dụ 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Phiếu chi số 115, quyển số 8, ngày 15/08, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua 15.000 kg nhựa MCS với giá chưa thuế 27.645 đ/ kg, thuế GTGT 5%. Nhà máy đã thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 414.675.000 Nợ TK 133: 20.733.750 Có TK 112: 435.408.750 Nhật kí – Chứng từ số 2 được lập theo mẫu sau: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 9 năm 2008 Số TT Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ các Tài khoản 111 …… 133 …… 152 …… 331 … Cộng có TK 112 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 142 15/08 20.733.750 414.675.000 435.408.750 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ……………………… Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 15: Nhật kí – Chứng từ số 2 2.3.3. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu Vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất, cụ thể là cung cấp cho các phân xưởng trong nhà máy. Bên cạnh đó, cũng có một số ít vật liệu đượ