Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình

ế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán +Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ cái + Sổ hoặc thẻ chi tiết Trình tự ghi chép (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ, sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ (2)Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Có thể khái quát theo sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ sau đây.(Trang bên) Sơ đồ số 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng k ê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ số 1-4: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán nguyên vật liệu của VMC Chứng từ ban đầu Nhật ký CT 1,2,4,10 Bảng kê 8 Nhật ký CT8 Bảng phân bổ số 2 Nhật ký CT 5,6 Sổ cái TK152 Nhật ký CT 7 Báo cáo tài chính Bảng kê 4,5 Sổ chi tiết 331 Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Mua nguyên vật liệu : Bằng tiền mặt : ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ 01 Tiền gửi ngân hàng : ghi vào Nhật ký chứng từ 02 Nếu chưa trả tiền : vào sổ chi tiết phải trả người bán (331)->ghi vào nhật ký chứng từ 05 Góp vốn : ghi vào nhật ký chứng từ 10 Cuối tháng cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái TK 152 + Xuất NVL : Từ phiếu xuất kho lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, từ bảng phân bổ vào bảng kê 4,5. Từ bảng kê 4,5 vào nhật ký chứng từ 7->Vào sổ cái TK 152. 1.2.2.4. Tổ chức báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc của VMC bao gồm : + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệMẫu số B 03-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài chínhMẫu số B 09-DN Các số liệu của kế toán được lấy từ việc hoàn tất việc ghi sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán, tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa sổ sách có liên quan đảm bảo khớp và đúng. 1.3.Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về nguyên vật liệu của VMC có ảnh hưởng tới hạch toán: 1.3.1. Đặc điểm vật liệu của VMC: NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô chủ yếu theo đơn đặt hàng nên chủng loại, mẫu mã sản phẩm của VMC rất phong phú. Nên NVL sử dụng trong công ty có nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau. Trong điều kiện đó, việc phân loại NVL là cần thiết nhằm tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. VMC đã phân chia NVL rất cụ thể như sau: Nguyên vật chính: Là bộ phận chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như linh kiện ô tô dạng CKD, kim khí (sắt, thép, nhôm,..), ghế, kính, các loại đèn(đèn chiếu sang, pha, cốt), các loại doăng kính, đệm, trần,… Nguyên vật liệu phụ: Là bộ phận dùng để kết hợp với vật liệu chính để làm tăng thêm chất lượng hoặc vẻ đẹp cho sản phẩm hoặc là để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi hơn như dầu mỡ bôi trơn máy móc… Nhiên liệu:Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, … Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, phế liệu thường mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng. Ví dụ như sắt thép vụn, … Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại nguyên vật liệu. 1.3.2. Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của VMC: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để với cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng tốt cho người tiêu dùng. Quản lý nguyên vật liệu được xem xét trên các khía cạnh sau: Về khâu thu mua:Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải liên tục cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên trong khi mua VMC quản lý rất chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại vật tư theo đúng yêu cầu sản xuất, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí mua từ đó phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của VMC thường được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định, cũng có loại mua ở thị trường tự do. Đối với nguồn cung ứng là nơi mà VMC quen sử dụng, NVL từ nguồn này đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên khi có yêu cầu thì VMC sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để mua NVL. Đối với những loại NVL cung ứng trên thị trường tự do thì VMC phải tiến hành kiểm tra chất lượng, đặc tính lý hóa của sản phẩm một cách khá chặt chẽ. Nếu phù hợp với yêu cầu thì mới tiến hành làm hợp đồng mua bán, nhưng nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán. Về khâu dự trữ vật liệu: Hiện nay, các loại nguyên vật liệu của công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó công ty không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Bên cạnh đó VMC cũng xây dựng định mức nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức như vậy vừa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục bình thường, không quá nhiều, gây ứ đọng vốn cũng không quá ít gây ra ngừng trệ, gián đoạn quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, không gây lãng phí hoặc trong tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời vừa để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. VMC xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất có đơn đặt hàng. Tùy theo đơn đặt hàng mà tỷ lệ % nguyên vật liệu khác nhau. VMC có 6 phân xưởng sản xuất nhưng mỗi phân xưởng có định mức tiêu dùng nguyên vật liệu khác nhau. Sau đây là định mức bảo hộ lao động cho công nhân tại 1 số trạm của phân xưởng Sơn năm 2008 Bảng 1-2: Định mức bảo hộ cho công nhân tại một số trạm của phân xưởng sơn năm 2008 Trạm – Mixing room & Lab STT Số thẻ Tên hàng Định mức ĐVT Ghi chú 1 S3-283 Sanding paper# 400 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 2 285 Sanding paper# 1000 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 3 219B BONDO RAG 1 PCS MIX & lab 1 cái/ngày 4 224 3M Cloth (Khăn lau 3 m) 0.5 PCS MIX & lab 0.5 cái/ngày 5 227 Nylon cloth 40 PCS MIX & lab 40 cái/ngày 6 180A Masking tape 2” (3M-26m/roll) 2 ROLL MIX & lab 2 cuộn/tuần 7 181 Masking tape 3/4” (3M-26m/roll) 0.5 ROLL MIX & lab 0.5 cuộn/tuần 8 74 Kerosene.standing love(G.T.C.dầu) 8.5 PAIRS MIX & lab 8.5 đôi/tuần 9 72 Nylon glove (G.T Nylon) 6 PAIRS MIX & lab 6 đôi/tuần 10 86 Pre-filter 10 SHTS MIX & lab 10 cái/tuần 11 101 Single mask (khẩu trang) 3 PCS MIX & lab 3 cái/tháng 12 98 Respiration cartridge (Cục lọc) 5 PCS MIX & lab 5 cái/tháng 13 97 Doctor hat (Mũ bác sỹ) 1 PCS MIX & lab 1 cái/tháng 14 N5-0014 FILTER BAG # 200 MÉH 3 PCS MIX & lab 3 cái/tháng 15 Steel clip (Kẹp sắt dài 51 mm) 10 PCS MIX & lab 10 cái/tháng 16 242 Omo detergent (Xà phòng ômô) 0.2 KG MIX & lab 0.2 kg/tháng 17 279 Knife blade (Lưỡi dao trổ) 2 PCS MIX & lab 2 cái/tháng 18 278 Extra knife (Dao trổ) 2 PCS MIX & lab 2 cái/ 3 tháng 19 99 Respirator (Rọ phòng độc) 6 PCS MIX & lab 6 cái/ 3 tháng 20 218C Cotton towel (Khăn mặt) 6 PCS MIX & lab 6 cái/ 3 tháng 21 80 Spray suit (Quần áo lụa) 4 PCS MIX & lab 4 cái/ 4 tháng 22 91 Protective glass ( Kính bảo hộ) 6 CÁI MIX & lab 6 cái/năm 23 White dress (áo blu) 4 PCS MIX & lab 4 cái/năm Trong khâu dữ trữ một yếu tố rất quan trọng phải kể đến đó chính là việc bảo quản số NVL có trong kho : do mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép… rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của công ty là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phải để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của công ty sắp xếp theo từng kho riêng biệt. Về khâu sử dụng:VMC luôn đưa ra yêu cầu đối với từng bộ phận sử dụng phải tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc: Sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành. 1.4.Kế toán chi tiết NVL tại VMC: Tại VMC, hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song; trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và các sổ sách chủ yếu là: thẻ kho, thẻ chi tiết, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Các chứng từ nhập, xuất NVL là căn cứ để thủ kho ghi “ Thẻ kho” và kế toán vật tư ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết NVL”. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến , đồng thời từ thẻ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” vật liệu theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Sơ đồ số 1-5: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song của VMC Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn Sổ chi tiết vật tư Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Tại bộ phận kho: * Khi nhập kho: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận vật tư sẽ lập đơn đặt hàng( cả về mặt số lượng và giá trị ) và giao cho nhân viên cung tiêu đi mua hàng. Đơn đặt hàng bao gồm 2 liên: Liên 1: Màu trắng, dùng để thanh toán Liên 2 : Màu xanh, bộ phận vật tư giữ. Khi hàng về đến kho của công ty, nhân viên KCS sẽ kiểm tra chất lượng hàng. Thủ kho sẽ kiểm hàng và làm phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 4 bản có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Màu trắng, dùng để đính kèm với biên lai tiền mặt khi thanh toán. Liên 2: Màu hồng, giao cho kế toán nguyên vật liệu lưu giữ. Liên 3: Màu xanh, lưu tại kho. Liên 4: Màu vàng, cán bộ cung tiêu giữ. Biểu số 1: VIETNAM MOTORS CORPORATION BÁO CÁO NHẬN HÀNG Số: 39852 STT Mã số Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 411 413 405 216 217 72 71 136 Xăng A92 Dầu Diezel Dầu hoả Vải dệt kim loại I Giẻ lau khăn mặt Găng tay Nilon Găng tay sợi Bút sơn đánh dấu Tổng cộng 5.000 5.500 2.500 200 400 2.500 3.000 900 11.000 12.000 12.000 71.000 27.500 4.500 3.700 25.500 55.000.000 108.000.000 30.000.000 14.200.000 11.000.000 11.250.000 11.100.000 22.950.000 263.500.000 Người nhận hàng (Ký) Người giao hàng (Ký) Người kiểm tra (Ký) * Khi xuất kho: Nguyên vật liệu xuất kho được sử dụng chủ yếu cho lắp ráp ô tô, cho quản lý sản xuất chung. Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng hoặc phòng ban căn cứ vào nhu cầu vật tư, viết phiếu yêu cầu nội bộ để đề nghị xuất vật tư. Căn cứ vào các yêu cầu nội bộ từ các bộ phận gửi đến, thủ kho tiến hành xuất kho, đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 4 bản và phải có đầy đủ chữ ký của người yêu cầu, người thông qua, người xuất hàng và người nhận. Liên 1: Màu trắng, giao cho bộ phận kế toán Liên 2: Màu xanh, giao cho người nhận. Liên 3: Màu vàng, lưu tại kho. Biểu số 2 VIETNAM MOTORS CORPORATION PHIẾU XUẤT HÀNG Số: 17490 Xuất cho : Mr ChiếnNgày : 11-12-2008 Bộ Phận : Phân xưởng hoàn thiện Số chứng từ : 17488 STT Mã Hàng Diễn giải Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền Y êu cầu Thực xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 411 413 405 216 217 72 71 136 Xăng A92 Dầu Diezel Dầu hoả Vải dệt kim loại I Giẻ lau khăn mặt Găng tay Nilon Găng tay sợi Bút sơn đánh dấu 1000 1000 100 20 30 15 15 5 1000 1000 100 20 30 15 15 5 Lít Lít Lít Kg Kg Đôi Đôi Cái Người yêu cầuNgười thông qua Người xuất hàngNgười nhận (Ký) (Ký)(Ký)(Ký) Sau khi nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành vào thẻ kho. Mỗi loại danh điểm vật liệu vào một tờ thẻ kho. Thẻ kho được theo dõi liên tục trong cả một năm. Tại kho thủ kho chỉ vào thẻ kho về mặt số lượng. Biểu số 3 VIETNAM MOTORS CORPORATION THẺ KHO Mã hàng : 413 Tên vật tư : Dầu diezel Tên kho: Kho xăng dầu Ngày Số chứng từ Khách hàng/ Người nhận Đơn vị tính Số lượng Nhập Xuất Tồn 11-12 11-12 19-12 25-12 28-12 17480 17488 17509 17548 17568 Số dư cuối tháng 11-2008 C ông ty xăng dầu Hà Nội Xuất cho Mr.Chiến – PX H.thiện Xuất cho Mr.Khôi – PX Sơn Xuất cho Mr.Vượng – PX Gò Xuất cho Mr.Vượng – PX Sơn Số dư cuối tháng 12-2008 Lít Lít Lít Lít Lít lít 5.500 1.000 2.500 1.200 2.500 3.962 2.262 Tại phòng kế toán * Khi nhập kho: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán tiền nhập nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn VAT, đối chiếu với báo cáo nhận hàng để ghi vào sổ cái TK152 và thẻ chi tiết vật tư cả về số lượng va giá trị * Khi xuất kho: Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán vào thẻ chi tiết vật tư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư với giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Sau đó kế toán tính ra giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Hàng tháng kế toán sẽ phải đối chiếu thẻ chi tiết vật tư với thẻ kho của thủ kho và đối chiếu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư với sổ cái. Biểu số 4 VIETNAM MOTORS CORPORATION THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ Mã hàng : 413 Tên vật tư : Dầu Diezel NGÀY SỐ CHỨNG TỪ KHÁCH HÀNG/ NGƯỜI NHẬN ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG SỐ TIỀN NHẬP XUẤT TỒN NHẬP XUẤT TỒN ĐƠN GIÁ Số dư cuối tháng 11/08 Lít 3.962 47.544.000 12.000 11/12/08 17480 Cty xăng dầu HN Lít 5.500 66.000.000 12.000 11/12/08 17488 Xuất cho Mr Chiến PX Hoàn thiện Lít 1.000 12.000.000 12.000 19/12/08 17509 Xuất cho Mr Khôi PX Sơn Lít 2.500 30.000.000 12.000 25/12/08 17548 Xuất cho Mr Vượng PX Gò Lít 1.200 14.400.000 12.000 28/12/08 17568 Xuất cho Mr Vượng PX Son Lít 2.500 30.000.000 12.000 Số dư cuối tháng 12/08 Lít 2.262 27.144.000 12.000 1.5.Kế toán tổng hợp vật liệu tại VMC : Phương pháp kế toán tổng hợp VMC đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Khi sử dụng phương pháp này, tài khoản NVL được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm. Vì vậy, giá trị của NVL trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Tài khoản sử dụng : TK 152 “Nguyên vật liệu” TK này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giả thực tế. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ : + Phản ánh giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có : + Gía thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, góp vốn,.. + Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư nợ : Phản ánh NVL tồn kho cuối tháng. 1.5.1. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ nhập kho NVL: Khi vật liệu về nhập kho, kế toán dựa vào các chứng từ cần thiết như: giấy thông báo báo cáo thuế và các khoản phụ thu, hóa đơn do người bán gửi đến, phiếu nhập kho,… để tiến hành hạch toán kế toán. Kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi trị giá thực tế NVL nhập kho theo từng nguồn thanh toán đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp trên sổ chi tiết liên quan. NVL ở VMC mua về thường chưa được thanh toán ngay với người bán, vì vậy VMC mở sổ theo dõi với người bán. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi trả cho người bán về số lượng hàng đã mua, các phiếu nhập kho, hàng mua về chưa thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiết với người bán. Từ đó phản ánh vào nhật ký chứng từ số 5. Nếu nhập kho nguyên vật liệu trả chậm Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 331: Giá thanh toán Mỗi đối tượng được theo dõi riêng trên cùng một trang sổ, hoặc theo dõi chung trên một hoặc một số trang sổ tuỳ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít, thường xuyên hay không thường xuyên VD: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của công ty tổng hợp Hà Nội gửi đến Biểu số 5 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số 01 GTKT Liên 2: Giao khách hàngAM/2008B Ngày 8 tháng 12 năm 2008017490 Đơn vị bán hàng : Công ty tổng hợp Hà Nội Địa chỉ : Thanh Liệt – Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại : 0438.760.988 Họ tên người mua hang : Mr Hải Tên đơn vị : Công ty TNH liên doanh ô tô Hòa Bình Địa chỉ : Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán : Thanh toán sau Đơn vị tính : VNĐ STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn nâu 01 Pv.P1 Kg 200 7.600 1.520.000 Cước vận chuyển 7.000 Cộng thành tiền 1.527.000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 76.350 Tổng cộng tiền thanh toán 1.603.350 Số tiền viết bằng chữ :Một triệu sáu trăm linh ba nghìn ba trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 152: 1.527.000 Nợ TK 133:76.350 Có TK 331: 1.603.350 Sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán Biểu số 6 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản : 331 Đối tượng : Công ty tổng hợp Hà Nội Ngày Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu N/T Nợ Có Nợ Có 08/12/08 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ + Gía mua sơn + Thuế GTGT Cộng phát sinh 1.527.000 76.350 1.603.350 0 - Số dư cuối kỳ 1.603.350 Cuối tháng tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Từ nhật ký chứng từ số 5 kế toán xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu được mua bằng nguồn trả chậm. Biểu số 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK 331 - Phải trả cho người bán Tháng 12/2008 Số TT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Ghi Nợ TK331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 … Cộng Có TK 331 111 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Giá HT Giá TT 1 Cty tổng hợp Hà N ội 0 1.603.350 1.603.350 2 Cty Sơn Tùng Linh 5800000 15000000 15000000 … … Cộng 16.446.547.052 - Trong TH nếu mua vật liệu trả ngay bằng tiền mặt , kế toán định khoản: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 111 : Số tiền đã chi Đồng thời kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1 đã được mở và theo dõi cho đến hết tháng, mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Nhật ký chứng từ số 1 được ghi Có TK 111 và Nợ các TK liên quan. Từ nhật ký chứng từ số 1 xác định đưoc giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mua bằng nguồn tiền mặt. Trong tháng 12 năm 2008, VMC không thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt nên trên nhật ký chứng từ số 1 không có số liệu tập hợp của TK 152,331 Biểu số 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 Số TT Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Số Ngày 151 152 331 334 641 642 … Cộng Có TK111 A B C 1 2 3 4 5 7 8 9 17470 05/12/08 842.540 842.540 17600 28/12/08 … … … 40.250.120 … … 40.250.120 Cộng 40.250.120 842.540 41.092.660 - Nếu mua vật liệu trả ngay bằng TGNH, kế toán định khoản Nợ TK 152: Số tiền đã trả Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 112: Giá thanh toán Kế toán cũng phản ánh vào nhật ký chứng từ số 2 ghi Có TK 112 và Nợ các TK kiên quan. Nhật ký chứng từ số 2 được mở và theo dõi cho đến hết tháng, mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Từ nhật ký chứng từ số 2 kế toán xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mua bằng tiền gửi ngân hàng . Biểu số 9 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2008 Số TT Chứng từ Ghi Có TK 112 ghi Nợ các TK Số Ngày 112 141 151 152 331 … Cộng Có TK112 A B C 1 2 3 4 5 8 9 1 2 … … 3 17500 15/12/08 15.140.000 … Cộng 83.140.000 - Nếu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng tức là kế toán ứng trước cho cán bộ đi mua vật tư thì kế toán định khoản: Nợ TK 152: Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 133: thuế VAT Có TK 141: Phần tiền đã chi để mua nguyên vật liệu Kế toán theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (lập riêng). Mỗi người được theo dõi trên một dòng về số tiền đã tạm ứng. Số tiền tạm ứng đã chi để mua vật tư hàng hoá và tình hình thanh toán tạm ứng. Cuối tháng kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 10: ghi Có TK 141 và ghi Nợ TK liên quan. Từ nhật ký chứng từ số 10 kế toán xác định được giá trị vật liệu mua bằng nguồn tạm ứng . Biểu số 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Tháng 12/2008 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 152, Ghi Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 141 … … Cộng Có TK Nợ Có … … 03/12/08 Mr Huy mua sơn-HC 86.000.000 86.000.000 Cộng 395.768.544 … … … … … - Nếu nhập kho vật liệu đang đi đường kế toán định khoản : Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập về kho Có TK151 : Giá trị vật liệu đi đường Kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 6 có ghi Có TK 151 và ghi Nợ TK liên quan. Mỗi nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi trên một dòng và theo dõi đến hết tháng. Từ nhật ký chứng từ số 6 kế toán xác định được giá trị thực tế của vật liệu nhập kho từ hàng mua đang đi đường. Biểu số 11: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tháng 12/2008 Số TT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng Số hiệu N/T Số hiệu N/T 152 … Cộng Có TK 151 Giá HT Giá TT 1 … 2 Mua sơn chưa về NK 17888 04/12/08 9600000 9600000 … … Cộng 8.546.879.544,98 … Cuối mỗi tháng, dựa trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 10, kế toán tổng hợp xác định được giá trị của vật liệu mua trong tháng chính bằng số tổng cộng của vật liệu mua bằng các nguồn mới trên và ghi vào bảng kê số 3 “ Bảng tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho ”. Căn cứ vào bảng kê số 3 kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152 “Nguyên vật liệu ”. Biểu số 12: BẢNG KÊ SỐ 3 Tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ (TK 152, 153) Tháng 12/2008 Số TT Chỉ tiêu TK 152 TK 153 Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT A B 1 2 3 4 1 I. Số dư đầu tháng 15.836.259.845 2 II. Số phát sinh trong tháng 25.472.334.852,98 3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK111) - 4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK112) 83.140.000 5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK331) 16.446.547.052 6 Từ NKCT số 6 (Ghi Có TK151) 8.546.879.256,98 7 Từ NKCT số 10 (Ghi Có TK141) 395.768.544,00 8 Từ NKCT khác - 9 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 41.308.594.697,98 10 IV. Hệ số chênh lệch 11 V. Xuất dùng trong tháng 20.383.848.93