Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại công ty TNHH Toyota Motor Việt Nam

ên - Quản lý bán hàng: Hoạt động quảng cáo. Các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứư sản phẩm mới… Quản lý hoạt động bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, định giá sản phẩm Hoạt động vận chuyển hàng hoá đem bán và các hoạt động hỗ trợ khác cho công tác bán hàng. Quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm các công việc lập kế hoạch bán hàng, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, định giá sản phẩm và các chi nhánh. - Bộ phận hành chính, tài chính và kiểm toán nội bộ: Do một Giám đốc quản lý chung và 3 Trưởng phòng điều hành ba bộ phận Hành Chính, Tài Chính và Kiểm toán Nội bộ: + Bộ phận Hành Chính:Gồm 3 phòng: * Phòng Nhân lực: quản lý các vấn đề về nhân lực như tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân lực * Phòng Hành chính: chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề chung của công ty như phúc lợi, giải trí, ăn uống của công nhân viên và vấn đề an ninh trong công ty… * Phòng Mua hàng: có nhiệm vụ mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn phòng và các hoạt động tập thể (cả thường xuyên và không thường xuyên). * Phòng Xuất Nhập Khẩu: chịu trách nhiệm mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, từ việc giao dịch với đối tác, vận chuyển và làm việc với cơ quan hải quan. * Phòng hệ thống: có nhiệm vu đảm bảo cho mạng nội bộ của công ty được thông suốt, giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ thông tin như triển khai các phần mềm ứng dụng, sửa chữa phần cứng và phần mềm máy tính, quản lý hệ thống, cơ sở dữ liệu của công ty. + Bộ phận tài chính:Gồm 3 phòng: * Phòng Kế toán: có chức năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lập các báo cáo tài chính; báo cáo thuế. * Phòng Ngân sách: Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách của công ty; phân phối ngân sách đến các bộ phận và quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi. * Phòng Tài chính: có chức năng quản lý tài chính của công ty, quản lý tình hình thanh toán của công ty. + Kiểm toán nội bộ: có chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kế toán của công ty, đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán. Thứ ba, ngoài các chính sách quản lý và bộ máy quản lý được thiết kế hết sức nghiêm ngặt và quy củ, công ty còn thiết kế một hệ thống kế toán mãnh mẽ nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu cung cấp thông tin kinh tê và tình hình tài chính của công ty nói chung và hệ thống NVL-CCDC của công ty nói riêng. - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty là một phòng trong bộ phận Tài Chính của công ty, là khu vực nòng cốt của bộ phận Tài Chính và có mối quan hệ mật thiết với các phòng các trong bộ phận Tài Chính. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Công ty có 2 chi nhánh và một kho, nhưng ở các bộ phận này chỉ có kế toán tiền mặt. Để có thể quản lý như vậy được là nhờ phần lớn các nghiệp vụ thanh toán đều được thực hiện qua Ngân Hàng, kể cả việc thanh toán lương cho nhân viên. Thậm chí việc lưu trữ chứng từ cũng thực hiện ở trụ sở chính, các chi nhánh và kho chỉ tiến hành hoạt động kinh doanh. Các kế toán viên trong Phòng Kế toán được bố trí làm việc theo từng phần hành. Trong mỗi phần hành, các công việc được phân công cụ thể cho từng người. Kết quả làm việc luôn được kiểm tra lại 2 lần theo một chu trình chặt chẽ trước khi chúng được phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái vào thời điểm cuối kỳ nhằm đảm bảo sẽ không xảy ra bất cứ sai sót nào trong công tác hạch toán kế toán sau khi đã khoá sổ. Kế toán phải trả Kế toán phải thu Kế toán TS CĐ Kế toán hàng tồn kho Kế toán Tổng Hợp Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán tính giá thành Trưởng Phòng Tài Chính Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Đặc điểm công tác kế toán Công tác kế toán được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, nhằm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy trong các thông tin kế toán. Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán Nhật Ký chung, ứng dụng trên phần mềm trọn gói Oracle, bao gồm 7 phần hành (Module) (xem sơ đồ trang sau): + Module Tiền mặt + Module Mua hàng + Module phải trả + Module Phải thu + Module Tài Sản Cố Định + Module Vật Liệu + Module Sổ cái Giao dịch hàng ngày khi phát sinh sẽ được cập nhật vào hệ thống dữ liệu ở các Module Tiền Mặt, Mua hàng, Phải trả, Vật liệu, Tài sản cố định. Giao dịch ở các Module sẽ được nhập vào Module Sổ cái dưới hình thức Nhật ký chung. Kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra, so sánh, đối chiếu với sổ chi tiết và báo cáo ở các Module và thực hiện việc chuyển Sổ cái. Hệ thống sẽ tự động in Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo tài chính. Ngoài ra công ty còn sử dụng 1 phần mềm ngoài Oracle nữa là phần mềm tính giá thành. - Các chính sách kế toán chung áp dụng tại công ty Toyota Việt Nam: (dựa trên Thông tư số 2989 TC/CĐKT về chế độ kế toán tại công ty Toyota Việt Nam, ngày 28 tháng 3 năm 2002, và các tài liệu bổ sung): + Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20 tháng 3 năm 2006), và các chuẩn mực kế toán được ban hành trong 5 đợt vừa qua (ban hành theo các Quyết Định, Thông tư hướng dẫn của bộ Tài chính về chuẩn mực kế toán). + Ngôn ngữ chính thức được sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam và tiếng Anh. + Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong kế toán: Đồng Việt Nam. Các đồng tiền khác phát sinh được ghi theo nguyên tệ và phải đựơc quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Ngoài ra, do số lượng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ khá lớn, mặt khác để tiện cho việc lập các Báo cáo tài chính bằng tiền Đô la Mỹ cho các đối tác tham gia góp vốn nên hệ thống kế toán mà công ty sử dụng có hai hệ thống tiền tệ hoạt động song song: một bằng đơn vị Đồng Việt Nam, một bằng Đồng Đô la. Khi kế toán phản ánh các ngiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống (bằng tiền VND hoặc USD-tùy loại nghiệp vụ), hệ thống kế toán sẽ tự động chuyển đổi tỷ giá sang tiền Việt Nam Đồng hoặc tiền Đô la Mỹ. + Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo đơn vị đo lường chính thức của Việt Nam. + Năm tài chính: từ ngày 01/04 hàng năm đến ngày 31/3 năm tiếp theo. Kỳ lập báo cáo là hàng tháng, Thời gian lập là vào đầu tháng, trong vòng 7 ngày. Nơi nộp báo cáo là Trưởng phòng Tài Chính; Giám đốc hành chính, tài chính; Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc Công ty. Hằng năm, công ty lập Báo cáo Tài Chính nộp lên các Cơ quan Tài chính, Cơ quan thuế, Cơ quan thống kê, Cơ quan đăng ký kinh doanh và các pháp nhân tham gia góp vốn. + Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Phải thực hiện theo đúng các quy định trong Chuẩn mực kế toán 02 – Hàng Tồn Kho và QĐ 149/2001/QĐ-BTC cùng thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hành kế toán Hàng tồn kho. Việc quản lý, sử dụng và phân bổ NVL – CCDC theo chính sách quản lý chung của công ty đặc biệt là hệ thống sản xuất JIT – Just In Time.. - Hệ thống Tài khoản kế toán áp dụng: Công ty Toyota Việt Nam là công ty lắp ráp, sản xuất xe ô tô có dây chuyền công nghệ và phần lớn nguyên vật liệu nhập từ Tập đoàn Toyota Nhật Bản. Với lượng vật liệu sử dụng nhiều và quy trình sản xuất tương đối phức tạp đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý từng sản (chiếc xe) theo số khung từ khâu nhập khẩu đến khâu bán hàng, do vậy phải áp dụng phương pháp tính giá thành tiêu chuẩn, và dẫn đến cần thiết phải mở thêm những TK phản ánh sự chênh lệch giữa giá tiêu chuẩn và giá thực tế: TK 1549 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang khác biệt” , TK1559 “ Giá trị thành phẩm khác biệt” , TK628 “ chi phí chuyển đổi”, TK629 “ chi phí khác biệt”. Mặt khác do số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn nên để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và thống nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán được chia làm nhiều phần hành và liên kết với nhau bằng các TK trung gian như TK 1529 “,Chênh lệch giá NVL giữa giá tiêu chuẩn và giá thực tế” TK1539 “ Chênh lệch giá CCDC giữa giá tiêu chuẩn và giá thực tế”, TK3319 “ Thanh toán bù trừ phả trả người bán” để liên kết phần hành kế toán Phải trả, phần hành Mua hàng và Phần hành kế toán Hàng tồn kho. Về Hệ thống các TK chi phí, bên cạnh việc tạo ra một hệ thống TK chi tiết đến cấp 5 phản ánh đặc trưng riêng của mình, công ty còn xin mở thêm TK 6275 – Chi phí tiền sản xuất. Sở dĩ sử dụng đến TK này vì khi công ty thay đổi mẫu xe mới, tiêu phí về thời gian, nhân công và vật liệu để chuẩn bị thực hiện một dự án là rất lớn. Đôi khi, những chi phí này không thể tách riêng và tập hợp được vào TSCĐ vô hình theo nội dung Chi phí nghiên cứu phát triển; do vậy công ty chọn cách hạch toán các chi phát sinh liên quan tới dự án trước khi đưa vào thực hiện vào nội dung chi phí tiền Sản xuất. - Hệ thống Báo cáo Tài Chính: + Báo cáo tài chính là những tài liệu dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý của ban Giám Đốc, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. + Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ. Báo cáo tài chính năm, gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo tài chính giữa niên độ gồm báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược. Bao gồm các bản báo cáo tương tự như báo cáo tài chính năm ở dạng đầy đủ và dạng tóm lược. + Việc lập và trình bày báo cáo tài chính của công ty tuân thủ theo các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài + Kỳ lập báo cáo tài chính: Công ty Toyota Việt Nam lập báo cáo tài chính năm theo kỳ kế toán năm là từ ngày 01/04 hàng năm đến ngày 31/3 năm tiếp theo. Kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ là mỗi quý của năm tài chính (không bao gồm quý IV). Ngoài ra công ty còn lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán hàng tháng và 6 tháng. + Ngoài ra, công ty còn có chính sách thực hiện các cuộc kiểm toán thông qua hệ thống kiểm toán nội bộ và công ty kiểm toán thuê ngoài (Công ty TNHH Price Waterhouse Coopers Việt Nam ), 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính. - Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng: + Chứng từ kế toán áp dụng cho công ty được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, chế độ kế toán và các văn bản pháp luật khác có liên quan. Các biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc được cung cấp bởi Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành, đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, công ty đã tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng vẫn đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán. Ngoài ra, do các cán bộ quản lý cấp cao đều là người nước ngoài nên các chứng từ phát sinh trong công ty đều có sử dụng tiếng Anh. Tuy nhiên, việc dịch các chứng từ ra tiếng Việt đều được thực hiện đúng theo quy định trong chế độ kế toán + Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho công ty gồm: Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp, gồm 5 chỉ tiêu: * Chỉ tiêu lao động tiền lương; * Chỉ tiêu hàng tồn kho; * Chỉ tiêu bán hàng; * Chỉ tiêu tiền tệ; * Chỉ tiêu TSCĐ. + Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ, nguyên tắc lưu trữ chứng từ đều được thực hiện theo đúng quy định trong chế độ kế toán. - Chế độ Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán: + Công ty có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết (Các loại sổ kế toán đều được lập làm hai bản theo đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng và Đô La Mỹ. * Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái. * Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký được lập tuân theo đúng quy định của Nhà Nước. + Hệ thống Sổ Kế toán của Công ty được lập tự động thông qua phần mềm kế toán Oracle (thỏa mãn các tiêu chuẩn theo quy định về phần mềm kế toán), dưới dạng sổ tờ rời. + Khi phát hiện có sự sai sót trong ghi sổ sẽ sửa chữa theo các trường hợp như sau: * Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; * Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; * Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” + Hình thức sổ Kế toán doanh nghiệp là hình thức Nhật Ký chung Ta có trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán thực hiện trên ứng dụng Oracle Chứng từ Gốc Nhập Dữ liệu Module Phải trả Module Phải thu Tất cả các giao dịch liên quan đến việc mua và bán hàng, thu và chi tiền. NHẬT KÝ CHUNG CHUYỂN MODULE SỔ CÁI Sổ Cái Bảng Cân Đối số phát sinh Sổ tiền mặt và TGNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ chi tiêt Module Mua Hàng Module Vật Liệu Module TSCĐ Giao dịch phát sinh hàng ngày, thường xuyên hoặc định kỳ kế toán Đối chiếu Giao dịch nội bộ giữa các Module - Phần mềm kế toán sử dụng Công ty sử dụng phần mềm Oracle để vận hành hệ thống kế toán. Phần mềm Oracle được xây dựng không chỉ phục vụ cho hoạt động kế toán mà cả hoạt động quản lý kế toán và quản lý ngân sách. + Thủ tục quản lý, sử dụng phần mềm: Hệ thống Oracle chia làm 7 phần hành hoàn toàn riêng biệt, độc lập trong sử dụng và tra cứu thông tin. Mỗi một kế toán viên được tạo cho một cái tên và một mật khẩu để sử dụng, kèm theo đó là quyền truy nhập vào các phần hành với tư cách là người kế toán viên hay là người quản lý (của mỗi phần hành hay của cả hệ thống). Với tư cách là người quản lý, phần mềm sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp các công cụ tra cứu thông tin hiệu quả nhất, các công cụ để kiểm tra, phê chuẩn và chỉnh sửa. + Phương thức ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Phần mềm Oracle của công ty Toyota có nhiều điểm khác biệt với những phần mềm kế toán thông thường: Thứ nhất, Oracle quản lý nghiệp vụ theo từng lô, mỗi lô bao gồm các nghiệp vụ có cùng tính chất, hoặc có liên quan đến nhau. Trong từng phần hành, mỗi nghiệp vụ đều phải bao gồm đầy đủ các thông tin về loại nghiệp vụ (tuỳ phần hành), tên và mã số của đối tác, các nhà cung cấp hoặc nhân viên, số hoá đơn, ngày hoá đơn, giá trị trong hoá đơn, giá trị từng khoản mục, ngày đổi tỷ giá, diễn giải nghiệp vụ, mã tài khoản… Thứ 2, Oracle sử dụng hệ thống mã Tài khoản rất linh hoạt, chứa đựng nhiều chiều thông tin khác nhau, nhằm xác định rõ những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ. Ta có kết cấu mã tài khoản của công ty: 0000. 00000000. 000. 0000. 01. 000000 Mã các phòng ban Số Tài khoản hạch toán kế toán (chi tiết đến 8 chữ số) Mã sản phẩm Mã dự án Mã Kho dự trữ hàng hóa Tên Công Ty Thứ 3, trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán... Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ như vậy, công ty có sử dụng các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với chế độ kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi, không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, và có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa. Thứ 4, Oracle cho phép hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên: cơ chế dữ liệu tập trung của Oracle cho phép hợp nhất số liệu của các chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà kế toán phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống Oracle được thực hiện đơn giản. Thứ 5, hệ thống Oracle có một chức năng nổi bật là có một hệ thống Báo cáo tự động linh hoạt. Nó có thể cung cấp cho người dùng nhiều dạng báo cáo, theo nhiều chiều thông tin khác nhau, vào bất cứ thời điểm nào của kỳ kế toán, tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Với Oracle, người kế toán không chỉ có chức năng nhập dữ liệu mà còn quản lý được những thông tin thuộc về phần hành do mình phụ trách Như vậy, chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Với việc sử dụng Oracle, kế toán không chỉ có nhiệm vụ cung cấp thông tin mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. Như vậy, việc sử dụng phần mềm Oracle đã góp phần làm tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của các kế toán viên, đồng thời giảm đáng kể các sai sót xảy ra trong quá trình hạch toán một số lượng lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ hệ thống Oracle, Kế toán không những là nơi ghi nhận và cung cấp thông tin, mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh. Bên việc sử dụng một phần mềm kế toán mạnh như Oracle, hệ thống kế toán tại Toyota còn có một đặc điểm nữa là: Quy trình kế toán được thiết lập rất rõ ràng, chặt chẽ sao cho đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ và chính xác nhất những hoạt động xảy ra trong công ty (vì mọi hoạt đông của phòng kế toán đều liên quan đến các bộ phận khác trong công ty), để từ đó đưa ra những thông tin chính xác, tin cậy, kịp thời nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin. Quy trình kế toán này được thiết lập dựa trên điều kiện tuân thủ những chính sách kế toán đã được đặt ra trên toàn công ty, và với mục tiêu xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh. Nó đòi hỏi phải thường xuyên đối chiếu các số liệu kế toán. Nhờ vậy, các giao dịch hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán xảy ra rất ít, hoặc nếu có chênh lệch thì cũng sẽ dễ dàng tìm ra sai sót ở khâu nào để điều chỉnh (các trách nhiệm được phân công rõ ràng). Nhờ vậy đã giảm đáng kể thời gian để phải giải quyết các sai sót; tỷ lệ hạch toán sai không ở mức nghiêm trọng và đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn (vì các giao dịch và các chi phí khác nhau sẽ được hạch toán nhất quán dựa trên các chính sách kế toán chung). Đối với kế toán NVL, quy trình kế toán chỉ liên quan đến bộ phận sản xuất vì vậy khi có nhu cầu mua NVL để phục vụ cho sản xuất thì bộ phận này phải có kế hoạch nhập và sử dụng trình cho BGĐ trước khi tiến hành làm đơn đề nghị mua hàng . Một ưu điểm nổi bật của hệ thống kế toán tại Toyota là có một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Những báo cáo chính xác về những tài sản như tiền, hàng tồn kho và tài sản cố định, cũng như việc đối chiếu thường xuyên giữa sổ sách của xưởng với sổ sách kế toán sẽ giúp nhanh chóng tìm ra chênh lệch giữa số trên sổ và số thực tế, do đó giúp nhanh chóng phát hiện ra sai sót, gian lận hay trộm cắp. Măt khác, sự tách biệt nhiệm vụ rõ ràng cũng góp phần loại trừ sai sót hay gian lận từ phía một cá nhân riêng lẻ, vì quy định không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán, vừa xử lý tất cả các công đoạn của một nghiệp vụ. Đối với hoạt động kế toán NVL - CCDC, đó là sự liên quan giữa 4 phần hành: kế toán Phải trả, kế toán HTK, kế toán Tiền mặt - TGNH., kế toán chi phí sản xuất và xác định kết quả. 2. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH TOYOTA MOTOR VIỆT NAM 2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu về NVL-CCDC tại công ty TNHH Toyota Motor Việt Nam. 2.1.1.Tính giá NVL-CCDC tại công ty TNHH Toyota Motor Việt Nam Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong quá trình hạch toán NVL. Công ty tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho. Việc tính giá NVL luân chuyển trong công ty được tính theo giá thực tế 2.1.1..1. Tính giá NVL – CCDC nhập kho: NVL – CCDC của công ty được hình thành chủ yếu từ mua ngoài của 11 nhà cung cấp trong và ngoài nước. Vì vậy giá thực tế NVL – CCDC nhập kho được tính theo công thức sau: - Đối với hàng nhập khẩu: Giá thực tế NVL – CCDC Nhập khẩu = Giá trên HĐ + thuế NK + Chi phí thu mua – các khoản giảm trừ được hưởng - Đối với hàng mua trong nước: Giá thưc tế NVL – CCDC = Giá trên HĐ + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ Căn cứ vào HĐBH mà đơn vị cung cấp vật tư giao cho công ty, kế toán định khoản và phản ánh giá thực tế như sau. Nợ TK 1523 : 321.890.000 Nợ TK 13312 : 32.189.000 Có TK 331 : 354.079.000 Biểu 01: HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTKT- 3LL Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: AA/2007 Ngày 20/06/2010 Số : 009457 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sơn NIPPON Việt Nam Địa chỉ: Số 14A, Đường 3A, Khu công nghiệp Biên Hòa II, Đồng Nai Điện thoại: 061.3836579, Fax: 0613836349 Mã số thuế: Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Toyota Motor Việt Nam Địa chỉ: Khu công nghiệp Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Hình thức thanh toán: Thanh toán sau Mã số thuế: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn Bilac Metal Red Oxide Can 200 954.000 190.800.000 2 Sơn Vinilex 120 Active Can 150 870.000 130.500.000 3 Cước vận chuyển chi hộ 590.000 Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ 321.890.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 32.189.000 Tổng tiền thanh toán 354.079.000 Số tiền viết bằng chữ: ba trăm năm mươi tư triệu, không trăm bảy mươi chín ngàn đồng Người mua hàng Người lập hóa đơn Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) 2.1.1.2. Tính giá NVL – CCDC xuất kho - Do quy mô sản xuất lớn nên lượng NVL – CCDC sử dụng hàng tháng là rất lớn. Do vậy để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý NVL, kế toán hạch toán giá trị vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, tính đơn giá bình quân cho cả kỳ dự trữ (1 tháng) Giá thực tế vật tư = Số lượng vật tư × Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho cả kỳ dự trữ Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá bình = Quân SL vật tư tồn đầu kỳ + SL vật tư nhập trong kỳ - Việc phân bổ giá trị CCDC của công ty thực hiện theo phương pháp phân bổ một lần. Khi xuất dùng CCDC, kế toán phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2.1.2. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu Tình hình nhập xuất NVL và CCDC ở TMV diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh được tình trạng thất thoat, hỏng hóc, sử dụng lãng phí được lãnh đạo công ty rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL và CCDC được tiến hành đầy đủ và chặt chẽ. 2.1.2.1. Thủ tục nhập NVL – CCDC Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ mua ngoài. Phụ tùng do công ty tự sản xuất được tập trung ở trung tâm xuất khẩu phụ tùng. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. 2.1.2.1.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư gửi bảng báo giá giao cho nhân viên vật tư đi mua. Cán bộ vật tư phải giử bảng báo giá vật tư cho Giám đốc sản xuất duyệt đồng ý mua loại vật tư đó. Khi hàng về đến kho của công ty, tùy thuộc vào số lượng, giá trị của vật tư mua về và uy tín của nhà cung cấp vật tư để công ty có thành lập ban kiểm nghiệm vật tư hay không. Hầu hết, các loại vật tư nhập từ các nhà cung cấp trong nước và các đối tác lâu năm với TMV, công ty đều không thành lập “ Ban kiểm nghiệm vật tu” và vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật tư về cho công ty thì xảy ra 2 trường hợp sau: - Trường hợp hàng về hóa đơn cùng về Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng kế hạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số l