Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu vơí việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

nh các loại đã đăng ký tiêu chuẩn Nhà nước và đưa vào mã số mã vạch theo tiêu chuẩn quốc tế. Đẩy mạnh tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, khai thác mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nhờ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày một ổn định, phát triển, đạt hiệu quả kinh tế, bảo toàn, phát triển vốn, trả nợ vốn vay đầu tư đúng kế hoạch. Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh (Từ năm 1995 - 2000) TT Chỉ tiêu Đ.vị tính 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1 Giá trị tổng sản lượng Tỷ đ 44,711 58,930 80,090 92,744 104,873 109,948 2 Tổng doanh thu thực hiện (có thuế) - 52,435 73,861 93,262 117,9 129,583 137,401 3 Lợi nhuận thực hiện - 0,803 2,570 1,816 0,657 2,530 2,900 4 Các khoản nộp ngân sách - 3,575 7,018 9,657 8,438 8,645 8,500 5 Sản phẩm chủ yếu: - Bánh các loại tấn 2.556 3.456 3.592 4.467 4.715 5.000 - Kẹo các loại - 303 102 992 1.088 1.201 1.250 - Bột canh các loại - 2.561 3.284 4.818 5.490 6.547 6.700 6 Thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1.000đ 520 600 750 800 900 950 Hiện nay, Công ty có tổng số tiền vốn lên tới trên 100 tỷ đồng. Năm 2001, Công ty đề ra kế hoạch tổng doanh thu (có thuế) đạt 160 tỷ đồng, nộp ngân sách 11,8 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 2,9 tỷ đồng, thu nhập bình quân CBCNV/tháng 1 triệu đồng. 3. Bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức kết hợp giữa trực tuyến và chức năng nên thể hiện cả tính tập trung và phi tập trung hoá, tận dụng được ưu điểm cũng như hạn chế được nhược điểm của hai phương pháp quản lý này. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: 3.1. Ban giám đốc: *** Giám đốc: Phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: - Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương... (Phòng Tổ chức lao động). - Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ (Phòng kế hoạch vật tư). - Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài chính - thống kê - kế toán). - Tiến bộ kỹ thuật và đầu tư XDCB (Phòng kỹ thuật và ban XDCB). *** Phó giám đốc Kỹ thuật sản xuất: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách các công tác: - Công tác kỹ thuật (Phòng kỹ thuật). - Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao động (Phòng tổ chức). - Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các Phân xưởng. *** Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách các công tác: - Công tác kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoạch vật tư). - Công tác hành chính quản trị và bảo vệ (Phòng hành chính và ban XDCB). *** Kế toán trưởng: - Phụ trách các vấn đề tài chính, kế toán của Công ty. 3.2. Các phòng ban: *** Phòng tổ chức lao động: Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác sau: - Công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương. - Soạn thảo các nội qui, qui chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị. - Điều động và tuyển dụng lao động. - Công tác đào tạo và bồi dưỡng lao động. - Công tác bảo hộ lao động. - Giải quyết các chế độ chính sách. - Công tác hồ sơ nhân sự. *** Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc về các mặt sau: - Công tác tiến bộ kỹ thuật. - Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất. - Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì. - Quản lý và xây dựng kế hoạch sửa chữa, nâng cấp thiết bị. - Soạn thảo các quy trình, quy phạm công nghệ. - Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất. - Tham gia đào tạo công nhân và kỹ thuật an toàn. *** Phòng kế toán - thống kê - tài chính (phòng Tài vụ): - Tham mưu cho giám đốc về công tác kế toán, thống kê, tài chính. - Kiểm tra tài sản, kiểm tra, kiểm soát, quản lý các tài liệu kế toán. Tham mưu cho giám đốc các mặt sau: - Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm), dài hạn và kế hoạch tác nghiệp. - Kế hoạch giá thành. - Điều độ sản xuất hàng ngày. - Cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu. - Tiêu thụ sản phẩm. *** Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc các mặt sau: - Công tác hành chính quản trị. - Công tác đời sống (Nhà ăn). - Công tác y tế sức khoẻ. - Công tác nhà trẻ mẫu giáo. *** Ban bảo vệ: Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: - Bảo vệ, tự vệ. - Thực hiện nghĩa vụ quân sự. *** Ban Xây dựng cơ bản: Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: - Kế hoạch xây dựng cơ bản. - Sửa chữa nhỏ tại Công ty. *** Các phân xưởng sản xuất: - Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất. - Quản lý công nhân. - Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp. - Ghi chép các số liệu ban đầu. Sơ đồ khối cơ cấu quản lý công ty bánh kẹo Hải Châu Giám Đốc Kế toán trưởng Phó Giám Đốc Phó Giám đốc kỹ thuật Phòng KHVT Phòng Kế toán Phòng Tổ chức Phòng hành chính Ban XDCB Phòng bảo vệ Phòng Kỹ thuật Phân xưởng bánh I Phân xưởng bánh II Phân xưởng bánh III Phân xưởng kẹo Phân xưởng bột canh Phân xưởng cơ điện 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính kế toán của Công ty góp phần quan trọng vào việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kế toán tài chính, cung cấp thông tin bằng các con số chính xác cho Ban giám đốc, cùng các bộ phận chức năng của Công ty để định ra kế hoạch thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Châu được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán Công ty. Ngoài ra trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty ở mỗi cửa hàng, mỗi phân xưởng đều bố trí một nhân viên kế toán nhưng chỉ giới hạn ở hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi toàn bộ các chứng từ đã thu thập, kiểm tra về phòng Tài vụ. Mô hình này rất phù hợp với Công ty vì Công ty có quy mô vừa, địa bàn hoạt động tập trung và ứng dụng máy vi tính để giảm bớt công việc kế toán, phục vụ kịp thời chính xác cho công tác quản lý. Hiện nay, phòng Tài vụ của Công ty gồm 12 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kiêm kế toán giá thành, 1 phó trưởng phụ trách kế toán tiêu thụ, 2 thủ quỹ và 7 cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác (Tuy nhiên hiện tại do ghế kế toán trưởng tạm thời bỏ trống nên phó phòng phụ trách kế toán tiêu thụ kiêm phụ trách phòng Tài vụ). Các cán bộ làm công tác kế toán đều có trình độ đại học trở lên, chuyên ngành Tài chính kế toán, đa số có kinh nghiệm trong công tác kế toán, trình độ chuyên môn tương đối đồng đều. Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của cán bộ công nhân viên phòng Kế toán tài chính: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty, tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn, chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho Ban giám đốc, giúp Giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Phó phòng tài vụ kiêm kế toán giá thành: theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành để quyết định giá bán sản phẩm. - Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán tiêu thụ: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty và quản lý công nợ. - Kế toán thanh toán tiền mặt: chịu trách nhiệm theo dõi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiến hành thanh toán với người mua, người bán, thanh toán các khoản lương bảo hiểm, theo dõi thanh toán với ngân sách và cấp trên. - Kế toán tiêu thụ và công nợ bán: theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của khách hàng khi mua hàng hoá của Công ty. - Kế toán nguyên vật liệu: ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng vật tư của các phân xưởng, phân bố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. - Kế toán tài sản cố định: theo dõi sự biến động và tăng giảm của tài sản cố định, tiến hành trích và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. - Kế toán tổng hợp và thuế: xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó báo cáo lại cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: phụ trách việc hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động. - Kế toán công nợ và thanh toán ngân hàng: quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay trả với ngân hàng, theo dõi và hạch toán các khoản công nợ của Công ty khi mua hàng hoá của cơ quan khác. - Thủ quỹ: quản lý và giám sát tiền mặt tại Công ty hàng ngày. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ Phó phòng tài vụ phụ trách kế toán tiêu thụ Phó phòng tài vụ kiêm kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu và CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán ngân hàng và công nợ Kế toán tiêu thụ và công nợ bán Kế toán quỹ tiền lương Thủ quỹ Kế toán tổng hợp và thuế Nhân viên hạch toán ban đầu 6. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Trước năm 1996, Công ty bánh kẹo Hải Châu tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ. Công tác kế toán được thực hiện hoàn toàn theo phương thức thủ công. Tuy nhiên, từ khi Bộ Tài chính ban hành "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1/1/1996, Công ty đã chuyển sang ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Việc lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là hết sức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty vì ghi chép giản đơn và thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hệ thống sổ gồm có: - Sổ nhật ký: chỉ tổ chức sổ nhật ký chung, không tổ chức các sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ cái: gồm các sổ cái các tài khoản mà Công ty sử dụng theo QĐ số 141, TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chứng từ hạch toán phải được lập kịp thời, theo đúng quy định về nội dung và phương pháp lập theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ kế toán định khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Xuất phát từ việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, công tác ghi chép kế toán của Công ty được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính với chương trình hạch toán nối mạng toàn bộ phòng kế toán tài chính của Công ty. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đồng thời Công ty thực hiện kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ cái Nhật kỹ chung Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 7. Phương hướng phát triển của Công ty: Cùng với sự đi lên của xã hội, Công ty bánh kẹo Hải Châu cũng không ngừng hoàn thiện mình để có thể đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường. Với mục tiêu cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xã hội, ban lãnh đạo Công ty đã đề ra phương hướng phát triển của Công ty trong thời kỳ tới như sau: + Đẩy mạnh sản xuất, tiếp tục đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ và phát triển sản xuất. Thường xuyên cải tiến bao bì mẫu mã, quy cách sản phẩm với nhiều sản phẩm đa dạng. + Tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị, nghiệp vụ marketing để tiêu thụ sản phẩm ngày càng có hiệu quả hơn. Chú trọng tăng cường thêm đội ngũ tiếp thị. Duy trì và phát triển các thị trường hiện có cả về chiều rộng và chiều sâu. Tích cực tìm hướng xuất khẩu sản phẩm, bước đầu thông qua một số bạn hàng để xuất khẩu sang các nước làng giềng như Trung Quốc, Lào... + Tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên, chú trọng tài năng và phẩm chất của người lao động, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, phẩm chất tốt để thực hiện nhiệm vụ của Công ty trong giai đoạn tới. Đặc biệt, Công ty hiện tại đang có kế hoạch triển khai dự án cổ phần hoá phân xưởng sản xuất bột canh vào năm 2002. Nếu mô hình cổ phần hoá trên thành công, Công ty sẽ tiến tới cổ phần hoá toàn bộ. Những phương hướng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm đem lại sự hưng thịnh cho Công ty của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty bánh kẹo Hải Châu. Tuy trước mắt còn nhiều khó khăn song với sự giúp đỡ của Nhà nước, tài năng của các nhà quản lý và nỗ lực quyết tâm của tập thể người lao động chắc chắn Công ty bánh kẹo Hải Châu sẽ gặt hái được nhiều thành công. II. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và thực trạng tổ chức chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo Hải Châu: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu: Công ty bánh kẹo Hải Châu là một công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của Công ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, Công ty sản xuất ra rất nhiều loại sản phẩm khác nhau với khối lượng lớn do đó nguyên vật liệu sử dụng đòi hỏi khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại. Nguyên vật liệu của Công ty vừa phải nhập khẩu vừa phải mua trong nước. - Vật liệu mua ngoài (trong và ngoài nước): Đây là nguồn nhập chủ yếu của Công ty. Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của Công ty là bột mì (vật liệu chính) chiếm tỷ lệ cao trong chi phí nguyên vật liệu sản xuất các loại bánh kẹo, loại vật liệu này phải nhập ngoại hoàn toàn. Bột mì được nhập chủ yếu từ các nước Anh, Pháp, Trung Quốc, Liên Xô cũ... Việc nhập được thông qua Công ty thương mại Bảo Phước, Công ty nông sản An Giang, Công ty lương thực Thăng Long. Ngoài ra, Công ty phải nhập ngoại bao bì từ các Công ty của Nhật, Singapore sau đó về gia công thêm. Các vật liệu mua trong nước: như đường mua ở các nhà máy đường Lam Sơn, Vạn Điểm... dầu Neptuyn mua tại cơ sở dầu ăn Tường An, muối của xí nghiệp muối Nam Hà. - Vật liệu thuê ngoài gia công: Một số vật liệu của Công ty như bao bì phải gia công trước khi sử dụng thì Công ty thuê ngoài gia công. Các cơ sở gia công quen thuộc là các tổ hợp Văn Chương, nhà in Tiến Bộ. Do đặc điểm sản xuất bánh kẹo là chủ yếu nên nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là những sản phẩm của ngành nông nghiệp chế biến, của nông nghiệp nên dễ bị hư hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu mà chất lượng của sản phẩm lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ chất lượng nguyên vật liệu. Vì vậy khâu bảo đảm nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sản phẩm từ đó ảnh hưởng đến uy tín và sự tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Chính vì lẽ đó nên Công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, bảo quản, kho tàng. 2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty: Để đáp ứng nhu cầu về hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm, Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế: - Nguyên vật liệu chính gồm: muối, đường, bột mì, sữa, mì chính. - Vật liệu phụ bao gồm: tinh dầu, bột tan, bột dâu, phẩm, bao gói (bìa đáy hộp, băng dính, hộp coton, túi nilon). - Nhiên liệu bao gồm: than, xăng dầu. - Phụ tùng thay thế: áptomat, bánh răng, bánh xích các loại, cầu dao. - Công cụ rẻ tiền mau hỏng: cáp lụa, dây điện, đồng các loại, gỗ... Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản nguyên vật liệu Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng để dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu. Cụ thể: - Kho nguyên vật liệu chính: Kho muối Kho đường - Kho nguyên vật liệu phụ: Kho tinh dầu Kho bao bì - Kho nhiên liệu: Kho than, xăng dầu - Kho phụ tùng thay thế - Kho công cụ dụng cụ và vật rẻ tiền mau hỏng Các kho dự trữ của Công ty đa số được xây dựng cao ráo, không dột nát, bố trí gần các phân xưởng thuận tiện cho việc chuyên chở cung ứng kịp thời cho sản xuất, nguyên vật liệu trong các kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng. Đi đôi với việc xây dựng kho tàng để dự trữ nguyên vật liệu Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy về kho tàng như yêu cầu những người không có nhiệm vụ liên quan đến kho tàng thì không được phép vào kho, nội quy trong việc nhập, xuất nguyên vật liệu... Trong nội quy của Công ty về kho bãi, có xác định rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt ngoài định mức, hư hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì người được chỉ định quản lý số nguyên vật liệu đó hoặc quản lý kho chịu trách nhiệm vật chất trước lãnh đạo Công ty. Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, kế toán còn lập "Sổ danh điểm vật tư", sổ này được lưu trên máy tính. Việc lập "Sổ danh điểm vật tư" giúp cho việc tra cứu, theo dõi chi tiết nguyên vật liệu dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian lao động kế toán. 3. Công tác tính giá nguyên vật liệu: 3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định: - Nguyên vật liệu do mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua nguyên vật liệu trên hoá đơn + Chi phí mua phát sinh - Các khoản chiết khấu giảm giá - Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có): Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho để gia công + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ - Vật liệu do thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho + Chi phí phải trả cho người gia công chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ - Phế liệu: đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc có thể bán được). 3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ: Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế xuất hay còn gọi là phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền liên hoàn hay còn gọi là phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Ví dụ: Tính giá xuất của 200 quả trứng gà xuất sử dụng ngày 5/12/2000 của phiếu xuất kho số 35 được tính như sau: Số lượng (quả) Đơn giá nhập (đ/quả) Số tiền (đ) Tồn đầu ngày 5/12 216 924,95 199.789 Phiếu nhập kho số 07 (5/12) 90 916,00 82.440 Phiếu nhập kho số 14 (5/12) 150 893,00 133.950 Cộng 456 416.179 Đơn giá xuất: = 912,67 (đ) Vậy giá trị phiếu xuất kho số 35: 200 x 912,67 = 182.534 (đ) Qua ví dụ trên cho thấy Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn là hợp lý và chính xác. Giá xuất kho không chênh lệch nhiều so với giá thị trường, đảm bảo được tính thực tế của kế toán. Mặt khác, do Công ty sử dụng máy vi tính nên tuy áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn nhưng cũng không tốn nhiều công sức lao động kế toán. Mỗi lần nhập vào máy vi tính một phiếu nhập kho thì máy lại tự động tính ra giá bình quân gia quyền của loại nguyên vật liệu đó. Ngoài ra, nghiệp vụ luôn được cập nhật không phải dồn vào cuối tháng, có thể cung cấp số liệu cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý. 4. Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển các chứng từ: 4.1. Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, thuê ngoài gia công... trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu. Biểu số 2 Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 17 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 005538 của bên cung cấp ngày 17/12/2000 và hợp đồng số 1034 ngày 14/12/2000 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Hồng Hải: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban Ông: Lê Minh Hoàng: Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: Số lượng Mã vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Theo CT Thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách 010002 Đường trắng kg 4.000 4.000 4.000 0 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán, hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1 liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ. Biểu số 3: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Ngày 17/12/2000 Số: 135 Nợ TK 1521 Có TK 1111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Cường Nhập của: Nhà máy đường Lam Sơn Theo hợp đồng số: 1034 ngày 24/12/2000 của hai bên Nhập tại kho: Chị Lan STT Tên quy cách sản phẩm hàng hoá Đơn vị tính Mã số Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đường trắng kg 4.000 4.000 5.275 22.860.000 Cộng 4.000 4.000 22.860.000 Tổng số tiền: Hai mươi hai triệu tám trăm sáu mươi ngàn đồng Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho Biểu số 4: Hoá đơn GTGT Liên: 2 Ngày 17 tháng 12 năm 2000 Mẫu số 01/GTKL 3LL Số: 005538 Đơn vị bán hàng: Nhà máy đường Lam Sơn Địa chỉ: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: Hà Nội Hình thức thanh toán: tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đường trắng kg 4.000 5.715 22.860.000 Cộng tiền hàng: 22.860.000 Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 2.286.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.146.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu một trăm bốn mươi sáu ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Liên 1: lưu Liên 2: giao khách hàng Liên 3: dùng thanh toán 4.2. Khi xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay... Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho". Phiếu do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu được lập thành 3 liên, 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán. Biểu số 5: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu xuất kho Ngày 23/12/2000 Số 90 Nợ TK 6211 Có TK 1521 Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Loan Bộ phận: Bánh Hải Châu - phân xưởng bánh 1 Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Chị Lan STT Vật tư, nguyên liệu Đơn vị tính Mã số Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đường trắng kg 010002 550 550 Cộng 550 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Trường hợp xuất nguyên vật liệu vật tư liên tục cho một bộ phận nào đó để sản xuất một loại sản phẩm thì Công ty sử dụng "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Hàng tháng căn cứ vào sản lượng định mức, định mức tiêu hao nguyên vật liệu phòng Kế hoạch vật tư lập ra "Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Phiếu được lập thành 3 liên: 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên giao cho thủ kho, còn một liên phòng Kế hoạch vật tư giữ. Phiếu chỉ ghi tổng số số lượng từng loại nguyên vật liệu, vật tư xuất dùng trong tháng vào cuối tháng hoặc khi kết thúc hạn mức trên phiếu. Biểu số 6: Đơn vị: Công ty bánh kẹo Hải Châu Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 12 năm 2000: Định mức 40 tấn Số 48 Nợ TK 6212 Có TK 1521 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Hải Bộ phận: Phân xưởng bánh II Lĩnh tại kho: Anh Niên STT Vật tư, nguyên liệu Mã số ĐV tính Hạn mức được lĩnh SL HN SL KN 1 Bột mì 010001 kg 7870 7870 2 Đường trắng 010002 kg 1550 1470 3 Dầu Neptuyn 010008 1 45 45 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loại nguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư. Phòng Kế hoạch vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấy hợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho". III. Hạch toán chi tiết quá trình n