Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại công ty cổ phần thiết bị phụ tùng Hà Nội

hường xuyên trao đổi lấy ý kiến đóng góp kịp thời cho các hoạt động chỉ đạo điều hành của HĐQT cũng như điều hành quản lý trong Công ty. Phòng ban quản lý gồm: 03 phòng chức năng: Phòng tài chính – kế tóan, phòng kế hoạch - đầu tư, phòng tổ chức – hành chính. Tổng nhân sự là 26 người. + Phòng tài chính kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc, tham mưu về tài chính cho giám đốc. Nhiệm vụ của phòng là tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán để phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ về tài sản, vốn, tình hình mua bán, tồn kho hàng hoá, kết quả kinh doanh đồng thời tiến hành kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty và trong cửa hàng. + Phòng kế hoạch và đầu tư: Tham mưu giúp tổng giám đốc xây dựng các phương án ngắn hạn và dài hạn, triển khai hướng dẫn và đôn đốc thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực kế hoạch, thống kê, xây dựng cơ bản, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh trong Công ty; cung cấp các thông tin tư vấn về pháp luật trong các lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán, tài chính, ngân hàng. + Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi, sắp xếp lại đội ngũ lao động; có kế hoạch đào tạo lại cán bộ để đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới, đảm bảo chế độ lao động, khen thưởng một cách thích đáng cho mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các đơn vị kinh doanh gồm: Phòng kinh doanh 1, phòng kinh doanh 2, phòng kinh doanh 3, cửa hàng số 1; chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và trung tâm thương mại dịch vụ .Tổng nhân sự định biên là 68 người. + Các phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế trong Công ty một cách thường xuyên nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty có hiệu quả; tham gia trực tiếp các thương vụ về xuất nhập khẩu cũng như tư vấn cho các cửa hàng thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin về tình hình hàng hoá trên thị trường. + Cửa hàng số 1: Có nhiệm vụ thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh của Công ty, thực hiện lưu chuyển hàng hoá đảm bảo kinh doanh đạt hiệu quả đem lại lợi nhuận và góp phần hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty. + Trung tâm TM&DV Thái Hà: Có nhiệm vụ quản lý, duy trì cơ sở vật chất hiện có và thực hiện dịch vụ cho thuê nhà đạt chỉ tiêu trên giao. Căn cứ vào tình hình cụ thể Công ty đã chủ động thực hiện các biện pháp tổ chức nhằm đảm bảo tạo ra một bộ máy linh hoạt gọn nhẹ phối hợp với nhau có hịêu quả phát huy được nguồn lực trong Công ty đồng thời tối đa tính chủ động cho từng đơn vị, phòng ban. Hoạt động của các phòng ban quản lý, các bộ phận trong tổ chức bộ máy được điều chỉnh thông qua hệ thống các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị, phòng ban cũng như các quy chế quản lý áp dụng cho từng lĩnh vực hoạt động của Công ty như: Quy chế về công tác tài chính – kế toán, quy chế lao động tiền lương, nội quy lao động…. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội 1. Nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng và nhân viên trong phòng kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được chia thành các bộ phận tương ứng với từng phần hành cụ thể. Như trên chúng ta đã biết, Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này, toàn Công ty chỉ có phòng kế toán là có chức năng hạch toán tổng hợp và chi tiết, lập các báo cáo kế toán theo qui định của Nhà nước. Còn ở các phòng kinh doanh và cửa hàng chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty theo định kỳ. Trong phòng kế toán, nhiệm vụ của từng thành viên như sau: - Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của doanh nghiệp và có nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán trưởng trong xí nghiệp quốc doanh. Cụ thể: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán toàn Công Ty, thống nhất các kế hoạch tài chính của Công Ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những thông tin kinh tế, báo cáo hàng năm của Công Ty. - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tổ chức theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan đến quá trinh mua hàng đồng thời theo dõi chi tiết công nợ với người bán. - Kế toán các nghiệp vụ ngân hàng: Có nhiệm vụ hạch toán thu chi tiền gửi ngân hàng với từng ngân hàng, đặc biệt là việc thu, chi ngoại tệ phát sinh trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu. Ngoài ra còn thực hiện các thủ tục mở L/C cho các mặt hàng xuất nhập khẩu. - Kế toán tài sản cố định(TSCĐ), vật tư hàng hoá, công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, tính, trích khấu hao TSCĐ; theo dõi chi tiết công nợ nội bộ của toàn Công Ty. - Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. - Kế toán tiền lương và các quĩ trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức công tác ghi chép, xử lý và ghi sổ cá nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, tổ chức cung cấp thông tin, báo cáo và phân tích chi phí tiền lương hợp lý, tính lương phải trả công nhân viên, trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ theo từng đối tượng chịu chi phí theo đúng chính sách, chế độ về lao động tiền lương, chế độ phụ cấp đối với người lao động. - Kế toán bán hàng và công nợ hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu đối với từng người mua. Ngoài ra, ở mỗi phòng kinh doanh, cửa hàng, trung tâm đều có một nhân viên kế toán có nhiệm vụ từ các chứng từ gốc lập các bảng kê chi tiết hàng mua, hàng bán để định kỳ nộp lên phòng kế toán cùng các hoá đơn mua và bán hàng. Chúng ta có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ở Công Ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội thành sơ đồ như ở trang bên . 2. Sự vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội vận dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Vận dụng quyết định này vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội sử dụng những loại chứng từ sau: Chứng từ về lao động tiền lương: - Bảng chấm công: Bảng chấm công được sử dụng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã hội... để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Mỗi bộ phận (phòng, ban) hàng tháng phải lập bảng chấm công. Các cột trong bảng chấm công ghi: +STT +Họ và tên +Ngày trong tháng (Ghi từ ngày 1 đến ngày 31) +Số ngày làm việc trong tháng, Số ngày nghỉ, Tổng cộng. Hàng ngày, trưởng phòng căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31, theo ký hiệu: X: Có đi làm P: Nghỉ phép L: Nghỉ lễ, tết H: Hội nghị, học tập Ô: Nghỉ ốm Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán Báo sổ Các nhân viên kế toán ở các phòng kinh doanh, cửa hàng, trung tâm Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN Bộ phận kế toán bán hàng và công nợ hàng bán Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bộ phận kế toán TSCĐ, hàng hoá, công nợ nội bộ Bộ phận kế toán các nghiệp vụ ngân hàng Bộ phận kế toán mua hàng và công nợ hàng mua Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ có liên quan về Phòng tổ chức. Phòng tổ chức căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại để ghi vào các cột: Số ngày làm việc, Số ngày nghỉ, Tổng số. Công ty Thiết bị phụ tùng sử dụng phương pháp chấm công theo ngày: mỗi khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như hội họp... thì mỗi ngày dùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó. - Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc Công ty đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền lương bao gồm các cột: +STT +Họ và tên +Lương: Ngày công, Lương ngày, Thành tiền +Phụ cấp: Phụ cấp trách nhiệm, Ca 3 thêm giờ, Cộng +Trừ các khoản: Tiền nhà, 5%BHXH, 1% BHYT, Tiền tạm ứng, Cộng +Số còn được lĩnh +Ký nhận Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, phòng tổ chức lập bảng thanh toán lương, trưởng phòng ký duyệt. Sau đó chuyển đến phòng kế toán, kế toán trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. - Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Phiếu nghỉ hưởng BHXH xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, nghỉ trông con ốm... của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan (kể cả khám cho con) bác sĩ thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ để trông con ốm ( theo qui định độ tuổi của con) thì lập phiếu này koặc ghi số ngày cho nghỉ vào y bạ của người lao động (hoặc của con) để y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng BHXH. Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy nghỉ cho người chấm công. Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH. - Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán BHXH được dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng bộ phận hoặc toàn Công ty. Cơ sở để lập bảng này là “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và duyệt chi. - Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động. Bảng ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu; Họ và tên, nơi công tác của nguời làm thêm giờ. Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 bao gồm các cột: +Ngày tháng +Thứ +Thời gian: Từ giờ, Đến giờ +Ca 3 +Làm thêm +Chủ nhật Bảng này do ngưòi báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, bảng này được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. b. Chứng từ về hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng (các phòng kinh doanh và cửa hàng) lập thành 2 liên: +Liên 1: giao cho người nhận +Liên 2: giao cho người giao Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. - Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị hoặc để bán. Phiếu xuất kho do bộ phận xin xuất kho lập. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ; ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên +Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu +Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ +Liên 3: Người nhận giữ. - Thẻ kho Thẻ kho được dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một loại vật tư, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Định kỳ, nhân viên kế toán hàng tồn kho xuồng kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá Biên bản kiểm nghiệm được sử dụng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Trường hợp vật tư, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hoá đơn thì lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để giải quyết. - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Biên bản này được sử dụng để xác định số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. c.Chứng từ về bán hàng: - Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT được sử dụng để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng (mặt hàng chịu thuế GTGT) của hàng hoá tiêu thụ. Hoá đơn GTGT trong Công ty được lập bằng tay, đặt giấy than viết 1 lần, nội dung giữa các liên giống nhau. Các hoá đơn được sử dụng có số thứ tự từ nhỏ đến lớn, hết quyển này sang quyển khác. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên +Liên 1(màu tím): lưu +Liên 2 (màu đỏ): giao cho người mua +Liên 3 (màu xanh): giao cho thủ kho để thủ kho xuất hàng cho người mua, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán ghi sổ. Sau khi ký được các hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập hoá đơn, giám đốc và kế toán trưởng ký tên. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn xuất hàng ghi thẻ kho rồi chuyển hoá đơn cho kế toán. - Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Do Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng là đơn vị có thực hiện xuất nhập khẩu trực tiếp nên hoá đơn này được sử dụng để xác nhận số phí giám định đối với khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán về số phí phải trả cho việc giám định. - Hoá đơn cho thuê nhà Hoá đơn cho thuê nhà được sử dụng ở Trung tâm TM&DV Thái Hà, là chứng từ xác nhận số tiền phải nộp và số thực thu của từng hợp động thuê nhà, là cơ sở để kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán khác có liên quan. d.Chứng từ về tiền tệ: - Phiếu thu Phiếu thu được sử dụng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quĩ, là căn cứ để thủ quĩ thu tiền, ghi sổ quĩ và sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt nhập quĩ đều phải có chứng từ, phiếu thu chứng minh. Phiếu thu được lập bằng tay và được đóng thành quyển. Số thứ tự phiếu thu được ghi liên tục trong một quyển, trong một năm. Phiếu thu được lập thành 3 liên: +Liên 1: lưu +Liên 2: giao cho người nộp tiền +Liên 3: giao cho thủ quĩ để thủ quĩ nhận tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán tiền mặt kiểm tra, ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang bảo quản, lưu trữ. - Phiếu chi Phiếu chi là chứng từ để xác định số tiền mặt xuất khỏi quĩ, là căn cứ để thủ quĩ chi tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Mọi khoản chi tiền mặt đều phải có chứng từ chứng minh. Phiếu chi được lập thành 2 liên: +Liên 1: lưu tại cuống +Liên 2: giao cho thủ quĩ chi tiền ghi sổ quĩ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán tiền mặt để ghi sổ. - Phiếu tạm ứng Phiếu tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quĩ cho tạm ứng. Phiếu tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi - Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thnah toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Bảng kiểm kê quĩ Bảng kiểm kê quĩ là biên bản nhằm xác nhận số tiền tồn quĩ thực tế và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quĩ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, chi sổ kế toán số chênh lệch. Bảng kiểm kê quĩ do ban kiểm kê quĩ lâp thành 2 bản: +1 bản lưu ở thủ quĩ +1 bản lưu ở kế toán quĩ e. Chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ): - Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ là chứng từ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng tại đơn vị. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên giao nhận giữ 1 bản để chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. - Thẻ TSCĐ Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ Thẻ TSCĐ được dùng chung cho mọi TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ được dùng để xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán. Biên bản thanh lý do ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc - Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản đánh giá lại nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đến số chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ. Do Công ty chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần nên có quyết định đánh giá lại TSCĐ của Nhà nước. Biên bản đánh giá lại được lập thành 2 bản: +1 bản lưu tại phòng kế toán +1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. 3. Sự vận dụng hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Công ty chưa vận dụng theo Thông tư 89 Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Dựa trên các nguyên tắc tổ chức TK kế toán, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản nhằm mục đích cung cấp các thông tin về sự diễn biến của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do đó, trong hệ thống tài khoản của mình, Công ty không có các TK phản ánh chi phí sản xuất như: TK621,622,627... Hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội. Doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản gồm: các TK cấp 1, cấp 2 và cấp 3. Số hiệu TK Tên tài khoản Cấp 1 cấp2 Cấp3 (1) (2) (3) (4) 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 131 Phải thu khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 144 Ký cược, ký quĩ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 153 Công cụ dụng cụ 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 214 Hao mòn TSCĐ 228 Đầu tư dài hạn khác 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 242 311 Vay ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 333 3331 Thuế GTGT 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thu trên vốn 3337 Thuế nhà đất 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả công nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 413 Chênh lệch tỷ giá 414 Quỹ đầu tư phát triển 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quĩ khen thưởng, phúc lợi 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 531 Giảm giá hàng bán 632 Giá vốn hàng bán 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí công cụ 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí tiền lương nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí, lệ phí 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác 711 Thu nhập từ hoạt động tài chính 721 Thu nhập khác 811 Chi phí tài chính 821 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh 007 Ngoại tệ các loại 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 4. Sự vận dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ” .Công việc ghi sổ được thực hiện vừa bằng tay vừa bằng máy. Các loại sổ được sử dụng gồm có: - Sổ tổng hợp: +Các nhật ký chứng từ (NKCT): NKCT số 1: Ghi có TK111 NKCT số 2: Ghi có TK112 NKCT số 4: Ghi có TK311, 341 NKCT số 5: Ghi có TK331 NKCT số 6: Ghi có TK151 NKCT số 8: Ghi có TK156, 159, 131, 511, 811, 711, 531, 532, 632, 641, 642, 721, 821, 911 NKCT số 9: Ghi có TK211 NKCT số 10: Ghi có các TK còn lại + Các bảng kê: Bảng kê số 1: Ghi nợ TK111 Bảng kê số 2: Ghi nợ TK112 Bảng kê số 5: Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Sổ cái: Sổ cái được mở cho từng TK và sử dụng cho cả năm, chỉ mở cho bên nợ TK đối ứng với bên có của các TK khác. - Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tiền vay: Giải trình cho NKCT số 4 + Sổ chi tiết phải trả người bán: mỗi người bán mở một trang sổ, cuối kỳ tính số liệu trên sổ chi tiết của từng người bán để ghi vào NKCT số 5. + Sổ chi tiết doanh thu: Ghi theo từng cửa hàng, cuối tháng lấy số liệu ghi vào NKCT số 8. + Sổ chi tiêt phải thu khách hàng: mỗi khách hàng mở một trang, cuối tháng lấy số liệu ghi vào Bảng kê số 11 + Sổ chi tiết TSCĐ + Sổ chi tiết khác: phải trả, phải nộp khác... Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được khái quát thành sơ đồ sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Cuỗi kỳ 5.Sự vận dụng báo cáo kế toán: Theo quy định của Nhà nước, Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng sử dụng các loại báo cáo kế toán sau: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số báo cáo khác để phục vụ cho việc quản trị của doanh nghiệp như: Bảng cân đối tài khoản (Lập theo quí). Bảng tổng hợp thu nhập (Lập theo năm). Bảng tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Lập theo quí và năm). Báo cáo một số chỉ tiêu (Lập theo tháng, quí, năm). Cân đối NKCT quí (Lập theo quí). Báo cáo số dư các tài khoản (Lập theo quí). Báo cáo nhanh chỉ tiêu tài chính (Lập theo tháng, quí, năm). Báo cáo hàng tháng vốn tín dụng (Lập theo tháng). Báo cáo ước tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm). Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm). Bảng kê chi tiết hàng nhập (Lập theo tháng, quí, năm). Kế hoạch tài chính (Lập theo năm). Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản (Lập theo năm). III. Hạch toán chi tiết tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội 1. Tiền mặt: Nghiệp vụ thu tiền mặt: Các nghiệp vụ thu tiền trong Công ty thường phát sinh bao gồm: - Thu từ bán hàng bằng tiền mặt. - Thu nợ bằng tiền mặt. - Thu từ vay nợ bằng tiền mặt. - Thu từ thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài. Các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Các hoá đơn bán hàng thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán chịu. - Các bản kế ước vay nợ đối với các khoản vay. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng còn thừa (hoàn tạm ứng). - Giấy nộp tiền. - Phiếu thu tiền. Khi có các nghiệp vụ phát sinh, người có nhu cầu nộp tiền (có thể là nhân viên các phòng kinh doanh, phòng kế hoạch đầu tư, cửa hàng số 1, trung tâm, hoặc phòng kế toán …) đưa các chứng từ liên quan đến kế toán. Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán lập phiếu thu, sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ ký vào phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra số tiền và ký xác nhận. Hàng ngày, kế toán tập hợp phiếu thu làm chứng từ gốc để cuối tháng lấy đó làm căn cứ lập các bảng kê. Các phiếu thu này được kế toán lưu giữ và bảo quản. Ví dụ: ngày 5/1/2004, cửa hàng số 1 nộp 58.900.000 đồng tiền bán xe máy có phiếu thu như sau: Đơn vị:Địa chỉ:Tele/Fax: Phiếu thu Quyển sốSố 02 Mâu số 01-TTQĐ số 1141-TC/QĐ/CĐkinh tếNgày 1/11/1995 của bộ Tài chính Ngày 5 tháng 0