Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty cổ phần thương mại và sản xuất Thanh Nam

ờng hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận trong công ty thì kế toán ghi giảm TSCĐ trên " Sổ tài sản cố định" của bộ phận giao và ghi tăng trên "Sổ tài sản cố định " của bộ phận nhận. Trong năm 2010 các nghiệp vụ phát sinh làm giảm TSCĐHH của công ty chủ yếu là do thanh lý, nhượng bán. Do đó, sau đây em xin trình bày công tac kế toán chi tiết nghiệp vụ giảm TSCĐHH do thanh lý. Căn cứ vào nhu cầu thực tế về sử dụng tài sản của Công ty cũng như thời hạn sử dụng, giá trị còn lại của tài sản, giá trị sử dụng thực tế của tài sản, thời hạn quy định của nhà nước. Các quyết định cũng như hướng đầu tư tài sản mở rộng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm mà đưa đến các quyết định về nhượng bán thanh lý tài sản của Công ty. Khi tiến hành thanh lý tài sản công ty lập biên bản thanh lý tài sản Mẫu biểu số 2.6 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------------- QUYẾT ĐỊNH Giám đốc Công ty CP TM & SX Thanh Nam ( V/v thanh lý những thiết bị đã cũ và lạc hậu ) Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP TM & SX Thanh Nam Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của giám đốc công ty CP TM & SX Thanh Nam. Căn cứ vào danh sách thiết bị đã cũ và lạc hậu đề nghị giải quyết. Xét đề nghị của bộ phận văn phòng . Quyết định Điều 1 : Thanh lý những thiết bị đã cũ và lạc hậu. Danh sách cụ thể kèm theo. Điều 2 : Ban thanh lý tài sản có trách nhiệm thanh lý những thiết bị cũ và lạc hậu trước ngày 31/3/2010 Điều 3 : Các đồng chí trong ban thanh lý tài sản thi hành quyết định này. Nơi nhận : Như điều 3 Lưu phòng HC Ngày 01 tháng 3 năm 2010 GĐ Công ty Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu số 2.7 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------------------ BIÊN BẢN ĐỊNH GIÁ THANH LÝ TÀI SẢN Hôm nay, ngày 15 tháng 3 năm 2010 Căn cứ quyết định số : /QĐ - CTKĐ ngày 01 tháng 3 năm 2010 của giám đốc công ty CP TM & SX Thanh Nam về việc thanh lý những thiết bị đã cũ và lạc hậu tại văn phòng công ty. Ban định giá thanh lý tài sản công ty gồm : Kế toán trưởng Công ty - Trưởng ban Trưởng phòng kinh doanh - Ủy viên Trưởng phòng kỹ thuật - Uỷ viên Ban định giá tiến hành kiểm tra, xem xét cụ thể và nhất trí đề nghị giám đốc công ty cho thanh lý số tài sản, thiết bị cũ và lạc hậu giá thanh lý cụ thể như bảng kê kèm theo. Ban định giá tài sản đề nghị giám đốc công ty xem xét và duyệt để tiến hành tổ chức bán thanh lý. ( Ký tên ) ý kiến của trưởng ban thanh lý tài sản Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu số 2.8 CÔNG TY CP TM & Sx Thanh Nam Mẫu số: 02-TSCĐ 59/12 Phan Đình Giót-TX-HN (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 20/03/2010 Căn cứ Quyết định số /QĐ–TCT–PTC về việc thanh lý tài sản cố định. Ban thanh lý TSCĐ gồm: 1. Bà Nguyễn Thị Thu Hiền – Trưởng phòng kế toán - Trưởng ban 2. Ông Trần Văn Thắng – Trưởng phòng kỹ thuật - Ủy viên Ông Nguyễn Văn An – Trưởng phòng kinh doanh - Uy viên Tiến hành thanh lý TSCĐ Tên, ký, mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy in Số hiệu TSCĐ: 0402 Nước sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất: 2006 Năm đưa vào sử dụng: 2007 Số thẻ TSCĐ: số 56 Nguyên giá TSCĐ: 5.500.000đ Đã khấu hao: 5.500.000đ Giá trị còn lại: 0đ Tình trạng kỹ thuật: Đã cũ Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: Máy đã cũ, lạc hậu và bị hỏng hóc nhiều cần phải thanh lý để tái đầu tư sản xuất Ngày 20 tháng 3 năm 2010 Trưởng ban thanh lý (Ký,họ tên) Kết quả thanh lý TSCĐ Chi phí thanh lý TSCĐ :………. (viết bằng chữ)…………………. Giá trị thu hồi: 2.000.000đ (viết bằng chữ) Hai triệu đồng chẵn Đã ghi giảm (số) thẻ TSCĐ ngày 20 tháng 3 năm 2010. Ngày 20 tháng 3 năm 2010 Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) Mẫu biểu số 2.9 CÔNG TY CP TM & SX THANH NAM Mẫu số S23-DN Số 59/12 Phan Đình Giót-TX-HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: 19 Ngày 20 tháng 2 năm 2007 Căn cứ vào biên bản bàn giao TSCĐ số 10 ngày 20 tháng 2 năm 2007 Tên, ký hiệu, mã, quy cách TSCĐ: Máy in Số hiệu TSCĐ: 0402001 Nước sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất: 2006 Bộ phận quản lý, sử dụng: Phòng Kinh doanh Năm đưa vào sử dụng:2007 Công suất (diện tích) thiết kế....... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày 20 tháng 3 năm 2010 Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 20/3 ........... 20/3 Máy in ……………….. Thanh lý 5.500.000 …………. 5.500.000 2007 ……… 2010 …….. ……… Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam 2.2. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Thương mại và Sản xuất Thanh Nam 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Thương mại và Sabr xuất Thanh Nam * Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định. Đầu năm, phòng hành chính của công ty lập tờ trình về kế hoạch mua sắm TSCĐ dựa trên những nhu cầu của các phòng ban, các đơn vị sản xuất trong công ty trình ban giám đốc. Khi có quyết định của giám đốc công ty, công ty sẽ tiến hành các thủ tục mua sắm TSCĐ. Công ty sử dụng hình thức lựa chọn mua sắm các tài sản dựa trên hình thức chào hàng cạnh tranh. Phòng hành chính lựa chọn báo giá nào đáp ứng được yêu cầu về giá cả, chất lượng, tính năng kĩ thuật của máy móc thiết bị, hình thức thanh toán cũng như chế độ hậu mãi thì sẽ lựa chọn nhà cung cấp đó và sẽ lập biên bản quyết định chọn nhà cung cấp nào để cung cấp máy móc thiết bị trên. Thông qua biên bản chọn nhà cung cấp, giám đốc công ty sẽ ra quyết định phê duyệt kết quả của phòng hành chính đã lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó, đại diện công ty sẽ tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Khi TSCĐ được chuyển đến công ty, căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu tài sản thiết bị, biên bản thanh lý hợp đồng.... Phòng hành chính kế toán làm thủ tục chuyển tiền trả cho bên cung ứng TSCĐ. Đồng thời phòng kế toán lập quyết định bàn giao TSCĐ trình lên giám đốc công ty kí và lập biên bản giao nhận tài sản cố định để giao TSCĐ cho phòng ban trực tiếp sử dụng. Căn cứ hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, kế toán lập thẻ TSCĐ để theo dõi TSCĐ đó, đồng thời tiến hành kế toán chi tiết và tổng hợp trên sổ TSCĐ. Khi tất cả các công việc trên đã hoàn tất, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản có liên quan. VD: Ngày 15/3/2010, công ty mua máy chiếu PANASONIC. Giá mua chưa thuế là 25.000.000 đồng, thuế GTGT 10 % là 2.500.000 đồng. Toàn bộ chi phí lắp đặt, chạy thử do bên cung cấp chịu. Thanh toán bằng tiền gửi NH. Kế toán ghi sổ như sau : Nợ TK 211 :25.000.000 Nợ TK 133 : 2.500.000 Có TK 112 : 27.500.000 Căn cứ theo hoá đơn mua vào và biên bản bàn giao TSCĐ (mẫu biểu 2.1, 2.2 – phần kế toán chi tiết TSCĐ) Mẫu biểu số 2.10 Đơn vị : Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ : Số 59/12 Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nội Chứng từ ghi sổ Số : 2468 Ngày 20 tháng 3 năm 2010 ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua máy chiếu bằng tiền gửi NH 211 112 25.000.000 Thuế GTGT mua tài sản 133 112 2.500.000 Tổng cộng 27.500.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam * Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định Tại Công ty CP TM & Sx Thanh Nam trong năm 2010, TSCĐ giảm chủ yếu do nguyên nhân thanh lý một số TSCĐ đã bị cũ và không còn đủ đáp ứng cho công việc tại các phòng ban. trong công tác hạch toán giảm TSCĐ, công ty cũng thực hiện một cách chặt chẽ, chính xác. Toàn bộ quá trình giảm TSCĐ được kế toán theo dõi, ghi sổ cẩn thận. Công ty tiến hành thanh lý đối với những TSCĐ không sử dụng được, nguyên nhân có thể là tài sản cố định đó bị hỏng hoặc đã cũ, lạc hậu về mặt kĩ thuật và không thể nhượng bán được. Những tài sản này đã hết khấu hao cơ bản hoặc vẫn còn giá trị còn lại nhưng không còn sử dụng đưọc nữa. Kế toán thanh lý tài sản cố định căn cứ vào những chứng từ sau : Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ Quyết định thanh lý TSCĐ của Giám đốc Công ty Bảng kê TSCĐ cần thanh lý Biên bản thanh lý TSCĐ VD: Vào ngày 20 tháng 3 năm 2010, công ty tiến hành thanh lý máy in HP nguyên giá 5.500.000đ. Lý do thanh lý là do thiết bị trên đã quá cũ và lạc hậu, sửa chữa nhiều lần, không thể sử dụng được nữa. Công ty đã khấu hao hết tài sản đó. Thu tiền bán thanh lý là 2.000.000 đồng. Chi phí thanh lý số tài sản trên không có. Giám đốc công ty ra quyết định thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tài sản cố định ghi chứng từ ghi sổ, theo các bút toán sau : Ghi giảm giá trị hao mòn và nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 214 : 5.500.000 Có TK 211 : 5.500.000 Thu về thanh lý : Nợ TK 112 : 2.000.000 Có TK 711: 2.000.000 Mẫu biểu số 2.11 Đơn vị : Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ : Số 59/12 Phan Đình Giót – TX - HN Chứng từ ghi sổ Số : 2497 Ngày 20 tháng 3 năm 2010 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Giảm TS do Thanh lý máy in 214 211 5.500.000 Cộng 5.500.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu số 2.12 Đơn vị : Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ : Số 59/12 Phan Đình Giót – TX - HN Chứng từ ghi sổ Số : 2498 Ngày 20 tháng 3 năm 2010 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tiền thu bán thanh lý máy in HP 112 711 2.000.000 Cộng 2.000.000 Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái TK 211 Mẫu biểu số 2.13 SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản: TSCĐ hữu hình Số hiệu TK: 211 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 234.014.591 31/7 20155 20/3 Mua máy chiếu 112 25.000.000 …….. ……. Cộng phát sinh 25.000.000 Số dư cuối kỳ 259.014.591 Ngày.......tháng......năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ tướng đơn vị 2.2.2. Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Thương mại và Sản xuất Thanh Nam Mọi TSCĐ của công ty đều phải trích khấu hao và thu hồi vốn trên cơ sở tính đúng, tính đủ nguyên giá TSCĐ. Công ty phải tiến hành theo đúng quy định quản lý tài chính hiện hành của nhà nước. Hiện nay, công ty trích khấu hao theo QĐ 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của bộ trưởng bộ tài chính. Riêng đối với nhà cửa vật kiến trúc công ty trích khấu hao ở mức tối thiểu, còn lại các thiết bị máy móc khác trích khấu hao tăng 1.5 lần mức tối thiểu để nhanh thu hồi vốn đầu tư. Công ty phải chấp hành tốt các quy định về điều hoà và sử dụng vốn khấu hao TSCĐ. Đối với TSCĐ đã trích đủ khấu hao cơ bản thì không tiếp tục trích khấu hao cơ bản nữa. Các tài sản cố định chưa tính đủ khấu hao cơ bản mà đã hư hỏng phải thanh lý thì phần giá trị còn lại của TSCĐ chưa thu hồi đó phải được bù đắp bằng số thu do thanh lý của TSCĐ đó. Nếu không bù đắp đủ thì chênh lệch còn lại được ghi tăng chi phí thanh lý TSCĐ. Nguyên giá TSCĐ Trích khấu hao 1 tháng = ______________________________ Số năm sử dụng TSCĐ x 12 tháng v í d ụ: Tính trích khấu hao máy chiếu panasonic 25.000.000 Trích khấu hao 1 tháng = ______________________ = 520.833 4 x 12 - Định kì tính, trích khấu TSCĐ vào CP SXKD : Nợ TK 627 ( 6274 ) Nợ TK 641 ( 6414 ) Nợ TK 642 ( 6424 ) Có TK 214 Cuối năm tài chính, khi công ty xem xét lại thời gian và phương pháp trích khấu hao, nếu mức trích khấu hao nhỏ hơn số đã trích, ghi giảm phần chênh lệch: Nợ TK 214 Có TK liên quan Mỗi tháng 1 lần, kế toán TSCĐ tiến hành kiểm tra TSCĐ, tính khấu hao trong tháng của TSCĐ để lập biểu trích khấu hao cơ bản tháng. Căn cứ vào mức khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng, kế toán lập các bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ, ghi các bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ chi tiết theo từng đơn vị sử dụng . Kế toán căn cứ vào bảng tính phân phổ khấu hao hàng tháng để tiếp tục ghi vào sổ chi tiết chứng từ ghi sổ và cuối cùng sẽ đưa vào sổ cái tài khoản khấu hao TSCĐ. Kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để tiến hành hạch toán các bút toán phân bổ khấu hao : + Đối với những tài sản cố định là nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải ,... phục vụ cho các đơn vị sản xuất kinh doanh thì chi phí khấu hao tài sản cố định được hạch toán vào tài khoản 6274 . + Đối với những tài sản là nhà cửa, vật kiến trúc và các dụng cụ quản lý ... thì chi phí khấu hao được hạch toán vào tài khoản 6424 . Mẫu biểu số 2.14 Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ tháng 4 năm 2010 Từ ngày 01/4/2010 đến ngày 30/4/2010 ĐVT: đồng Tên TSCĐ Số năm S.Dụng Ngày sử dụng Nơi sử dụng Nguyên giá KH trong kỳ KH luỹ kế GT còn lại Máy phát điện Nhật SH 7000 EXS 5 28/04/2008 Toàn công ty 24.504.762 437.586 8.751.720 15.753.042 Máy đóng mực Hàn Quốc 3 28/04/2007 Toàn công ty 34.000.000 850.001 17.000.020 16.999.980 Máy vi tính Samsung (7 chiếc ) 3 12/07/2008 Các phòng ban 114.760.909 2.869.023 51.642.414 63.118.495 Máy dán nilon 3 29/07/2008 Phòng họp 25.100.000 1.045.834 17.779.178 7.320.822 Sửa chữa, cơi nới cầu thang 5 20/1/2010 Toàn công ty 50.000.000 833.333 10.000.000 39.166.667 Máy photocopy Canon IR2016 5 11/05/2008 Văn phòng 21.960.000 392.143 3.137.144 18.822.856 Xe ôtô FORD MONDEO 5 chỗ 4 25/04/2008 Văn phòng 512.987.273 10.687.235 85.497.880 427.489.393 Máy chiếu PANASONIC 4 31/3/2010 Văn phòng 25.000.000 520.833 4.687.497 20.312.503 Cộng 17.635.988 198.495.583 608.983.758 Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Căn cứ vào bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản cố định tháng 4 năm 2010 của Công ty CP TM & SX Thanh Nam Thành, kế toán ghi sổ bút toán sau: Nợ TK 6424 : 17.635.988 Có TK 214 : 17.635.988 Mẫu biểu số 2.15 Đơn vị: Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX - HN Chứng từ ghi sổ Số : 2513 Ngày 30 tháng 4 năm 2010 ĐVT: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Phân bổ khấu hao tháng 4/2010 642 214 17.635.988 Tổng cộng 17.635.988 Kèm theo chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu sô 2.16 Đơn vị: Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX - HN Sổ Cái Năm : 2010 Tên tài khoản : Hao mòn tài sản cố định Số hiệu : 214 ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải SH TK Đ/Ư Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có - Số dư đầu kì - Số PS trong tháng 10.113.244.262 ......... 30/4 2497 20/3 Thanh lý máy in HP 211 5.500.000 30/4 2513 30/4 Phân bổ khấu hao TSCĐ 642 17.635.988 Cộng số phát sinh tháng 5.500.000 10.130.880.250 Số dư cuối tháng 10.125.380.250 Cộng luỹ kế từ đầu quý Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam 2.2.3. Kế toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần Thương mại và Sản xuất Thanh Nam Tại Công ty CP TM & SX Thanh Nam, các máy móc thiết bị sau một thời gian làm việc không tránh khỏi bị hỏng hóc do nhiều nguyên nhân, làm ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, để khôi phục được khả năng hoạt động bình thường của tài sản cố định cũng như đảm bảo được tiến độ công việc và an toàn trong sản xuất, công ty đã tiến hành sửa chữa và thay thế những bộ phận bị hỏng của tài sản cố định TSCĐ của công ty, như đã trình bày ở trên, rất đa dạng, thuộc nhiều chủng loại khác nhau, phục vụ cho những bộ phận, phòng ban khác nhau. Việc sửa chữa TSCĐ được chia làm 2 trường hợp là sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ. * Sửa chữa thường xuyên TSCĐ Sửa chữa thường xuyên của công ty thường là sửa chữa nhỏ, đó là các máy móc thiết bị phục vụ cho các phòng ban như : máy vi tính, máy in, máy điều hoà nhiệt độ, ôtô ..... nên chi phí sửa chữa được tính ngay vào chi phí SXKD trong kỳ . Toàn bộ quá trình sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại công ty bao gồm những bước sau : - Khi phòng ban, bộ phận nào có thiết bị bị hỏng, cần phải sửa chữa thì người sử dụng trực tiếp thiết bị đó sẽ viết “yêu cầu kiểm tra bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị “ nộp cho người phụ trách đơn vị và lấy xác nhận của phòng hành chính kế toán. Sau đó, phải trình tờ yêu cầu cho giám đốc ký duyệt. - Nếu đã có sự xác nhận của tất cả các phòng ban có liên quan và được sự đồng ý của giám đốc, phòng hành chính kế toán sẽ căn cứ vào mức độ hỏng hóc của máy móc thiết bị để tìm đơn vị cung ứng dịch vụ sửa chữa phù hợp. Các đơn vị cung ứng dịch vụ sẽ gửi các báo giá đến công ty. Phòng hành chính kế toán sẽ quyết định lựa chọn đơn vị nào có báo giá phù hợp nhất, đáp ứng yêu cầu về giá cả, chất lượng dịch vụ sửa chữa . - Tiếp theo, đơn vị sửa chữa sẽ đến trực tiếp công ty để tiến hành công việc sửa chữa tài sản. Sau khi công việc sửa chữa hoàn thành , phụ trách về tài sản của công ty sẽ viết “ Giấy đề nghị thanh toán “ toàn bộ chi phí sửa chữa trình lên giám đốc. Căn cứ vào đó, phòng kế toán viết phiếu chi để thanh toán toàn bộ chi phí sửa chữa đó. Với những trường hợp chi phí sửa chữa nhỏ nên công ty và đơn vị cung ứng dịch vụ sửa chữa không phải ký kết hợp đồng sửa chữa hay biên bản nghiệm thu kỹ thuật sau khi tiến hành thanh toán chi phí sửa chữa, kế toán TSCĐ tiến hành ghi chứng từ ghi sổ . Ví dụ: Tháng 6 năm 2010, công ty sửa chữa máy đóng mực. Nội dung cần sửa chữa bao gồm: thay mới hoàn toàn 1 mô tơ điện, 1 vòi hút chân không và 1 lồng chụp. Căn cứ vào yêu cầu thay thế các bộ phận trên, phòng hành chính kế toán đã lấy báo giá từ cửa hàng Hằng Toàn 102 Nguyễn Công Trứ, cửa hàng Quốc Thắng 83 Lê Văn Hưu, cửa hàng Long Hà 123 Đê La Thành. Sau khi xem xét các báo giá của 3 cửa hàng trên, công ty đã lựa chọn cửa hàng Long Hà 123 Đê La Thành với báo giá đáp ứng được yêu cầu các bộ phận cần thay thế và có giá thành thấp nhất là 3.900.000 đồng . Cửa hàng trên giao cho công ty hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập phiếu chi để tiến hành thanh toán toàn bộ thiết bị thay thế. Mẫu biểu số 2.17 HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Thông thường (Liên 2: Giao cho khách hàng) Số: 01562 Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng cơ khí Long Hà Địa chỉ: 123 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội Số hiệu tài khoản:………………… Điện thoại:………………………MS: Họ tên người mua hàng: Trần Văn Thắng. Tên đơn vị:Công ty cổ phần TM & SX Thanh Nam Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX-HN Số hiệu tài khoản.......................... Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Mô tơ điện Cái 01 2.850.000 2.850.000 2 Vòi hút chân không Cái 01 200.000 200.000 3 Lồng chụp Cái 01 850.000 850.000 Tổng cộng 3.900.000 Số tiền bằng chữ: (Ba triệu, chín trăm nghìn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu số 2.18 Đơn vị : Công ty CP TM & SX Thanh Nam Địa chỉ : Số 59/12 Phan Đình Giót – TX - HN Chứng từ ghi sổ Số : 2448 Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Sửa chữa TX tính vào chi phí QLDN 642 1111 3.900.000 Cộng 3.900.000 Kèm theo 02 chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam * Sửa chữa lớn tài sản cố định Sửa chữa lớn TSCĐ tại công ty thường là những máy móc thiết bị hoặc nâng cấp toà nhà văn phòng. Đây là những tài sản có giá trị lớn, tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Những sửa chữa lớn thường có thời gian sửa chữa dài và chi phí lớn, nên hàng năm công ty đều phải lập kế hoạch trước, trong đó có dự toán về chi phí có liên quan, từ đó có cơ sở để tiến hành trích trước vào chi phí của từng tháng, tránh làm chi phí của kỳ có TSCĐ cần sửa chữa tăng lên đột biến . - Trình tự và thủ tục sửa chữa lớn tài sản cố định: Đầu năm, phòng hành chính kế toán lập kế hoạch sửa chữa lớn đối với những máy móc thiết bị tham gia vào quá trình hoạt động của công ty. Do đó, khi máy móc, thiết bị nào hư hỏng thì sẽ được tiến hành sửa chữa ngay. Quá trình sửa chữa lớn được thực hiện dưới hình thức giao thầu. Phòng hành chính kế toán sẽ tìm đơn vị cung ứng dịch vụ sửa chữa đảm bảo được chất lượng và thời gian thực hiện công việc. Hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế về sửa chữa lớn TSCĐ, trong đó thoả thuận nhất trí về chi phí sửa chữa bao gồm chi phí nhân công sửa chữa, chi phí sản xuất kinh doanh, phương thức thanh toán, các điều khoản khác về chế độ bảo hành và thời gian hoàn thành công việc sửa chữa . Sau khi công việc sửa chữa lớn đã hoàn tất, hai bên sẽ tiến hành nghiệm thu kỹ thuật tài sản sửa chữa lớn, nếu tài đó đã hết hư hỏng, có khả năng làm việc bình thường thì sẽ ký biên bản nghiệm thu thanh toán và thanh lý hợp đồng sửa chữa .Đối với những tài sản bị hư hỏng quá nặng, khả năng phục hồi trạng thái hoạt động như bình thường là rất khó và có chi phí sửa chữa tương đối lớn thì công ty sẽ cân nhắc giữa việc có sửa chữa tài sản đó hay không, hay sẽ đầu tư mua máy móc, thiết bị mới. Việc làm này giúp công ty có những quy định đúng đắn trong việc đầu tư tài sản mới một cách hợp lý, có hiệu quả, tránh lãng phí một khoản chi không nhỏ cho việc sửa chữa lớn 1 tài sản có hiệu suất hoạt động thấp, không đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như tiến độ công việc. Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để tiến hành ghi sổ. VD: Ngày 10 tháng 01 năm 2010, Công ty cho sửa chữa cơi nới rộng thêm cầu thang công ty. Chi phí sửa chữa là 50.000.000 đồng (chưa tính thuế GTGT 10% ), công ty trả bằng TGNH. Sau khi tiến hành xong toàn bộ công việc sửa chữa, công ty sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu. Căn cứ vào biên bản này sẽ lập biên bản nghiệm thu thanh toán và thanh lý hợp đồng. Kế toán căn cứ vào những chứng từ kể trên tiến hành ghi chứng từ ghi sổ theo các bút toán sau: Nợ TK 2413 : 50.000.000 Nợ TK 133 : 5.000.000 Có TK 112 : 55.000.000 Nợ TK 211: 50.000.000 Có TK 2413 : 50.000.000 Mẫu biểu sơ 2.19 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------------- HỢP ĐỒNG SỬA CHỮA (Số /HĐ) Căn cứ vào luật thương mại có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2006 Căn cứ vào các quy định khác của pháp luật. Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày 10 tháng 01 năm 2010, tại Hà Nội, Chúng tôi gồm có: Bên mua (Gọi tắt là bên A): Công ty CP TM & SX Thanh Nam Đại diện:…………………. Chức vụ:…………………………… Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX – HN Số TK:………….…Mở tại:…………………Mã số thuế:……………… Bên bán (Gọi tắt là bên B): Công ty CP DX & TM Tấn Thành Đại diện:………………….Chức vụ:……………………………….. Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX – HN Số TK:……………..Mở tại:………………..Mã số thuế:………………….. Nội dung hợp đồng: Bên B cung cấp cho bên A sản phẩm theo danh mục sau: STT Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Sửa chữa, cơi nới cầu thang 50.000.000 50.000.000 Cộng: 50.000.000 Thuế GTGT 10% 5.000.000 Tổng cộng: 55.000.000 Thanh toán bằng chuyển khoản ngay sau khi bên A nhận được hóa đơn GTGT và biên bản bàn giao nghiệm thu sản phẩm Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị ngang nhau Đại diện bên A Đại diện bên B Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu sơ 2.20 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------------------- BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số đã ký ngày 10/01/2010 Căn cứ vào quá trình thực hiện hợp đồng Bên mua (Gọi tắt là bên A): Công ty CP TM & SX Thanh Nam Đại diện:…………………. Chức vụ:…………………………… Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX – HN Số TK:………….…Mở tại:…………………Mã số thuế:……………… Bên bán (Gọi tắt là bên B): Công ty CP DX & TM Tấn Thành Đại diện:………………….Chức vụ:……………………………….. Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX – HN Số TK:……………..Mở tại:………………..Mã số thuế:………………….. Hai bên đồng ý ký biên bản xác nhận về việc bên B đã thực hiện đầy đủ đúng trách nhiệm của mình như trong hơph đồng số đã ký Bên A sẽ thanh toán đầy đủ, đúng hẹn cho bên B theo đúng giá trị hợp đồng. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị ngang nhau Đại diện bên A Đại diện bên B Nguồn: Phòng kế toán công ty Thanh Nam Mẫu biểu số 2.21 HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG (Giá trị gia tăng) (Liên 2: Giao cho khách hàng) Số: 01157 Ngày 20 tháng 01 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty CP xây dưng Hải Anh Địa chỉ: Số 10 Thái Thịnh – Đống Đa – Hà Nội Số hiệu tài khoản:………………… Điện thoại:………………………MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần TM & SX Thanh Nam Địa chỉ: Số 59/12 Phan Đình Giót – TX-HN Số hiệu tài khoản.......................... Hình thức thanh toán: TGNH. MS: TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Sửa chữa, cơi nới 01 50.000.000 50.000.000 Tổng cộng 50.000.000 Số tiền bằng chữ: (Năm mươi triệu đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng