Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

lại của TSCĐ +Tại ngày đầu kỳ +Tại ngày cuối kỳ 72.186.048.306 25.333.000 84.000.271 1.843.824.752 (13.682.000) 74.125.524.329 38.043.521.475 1.345.620.557 603.727.425 (56.176.706) 39.936.692.751 34.142.526.831 34.188.831.578 121.046.312.661 59.470.455 198.056.203 (763.326.522) 120.540.512.797 56.467.923.299 2.540.308.206 1.964.661.705 (646.675.790) 60.326.217.402 64.578.389.362 60.214.295.377 1.657.352.105.985 856.185.564 1.161.973.979 (523.910.087) 1.658.846.355.441 1.245.922.799.882 18.666.628.443 269.337.258 (2.646.152.320) 1.262.212.613.263 411.429.306.103 396.633.742.178 7.485.609.759 111.890.909 (414.988.473) 7.182.512.195 6.133.449.930 300.844.570 185.744.845 (506.004.574) 6.114.034.771 1.352.159.829 1.068.477.424 268.513.000 (268.513.000) 233.987.875 6.026.760 (239.567.760) 446.875 34.525.125 (446.875) Trên đây là tình hình biến động tài sản cố định hữu hình của Công ty vận tải hàng hóa đường sắt trong năm 2009. Do đặc thù kinh doanh của Công ty vận tải hàng hoá đường sắt nên tài sản cố định hữu hình của công ty có giá trị rất lớn Sau đây em xin trích “chi tiết tăng, giảm TSCĐ” của công ty trong năm 2009 Bảng 1.2: Chi tiết tài sản cố định giảm STT Tên TSCĐ Nguyên giá Giá trị còn lại Lý do 1 03 tài sản thanh lý 78.033.727 0 Thanh lý nhượng bán 2 1 đầu máy D4H 1.936.530.000 0 Thanh lý nhượng bán 3 Máy photocopy 48.000.000 0 Thanh lý nhượng bán 4 Máy cắt đột 246.090.000 0 Thanh lý nhượng bán 5 Máy nén khí 60.070.000 0 Thanh lý nhượng bán 6 Máy tiện 15.600.000 0 Thanh lý nhượng bán Bảng 1.3: Chi tiết tài sản cố định tăng STT Tên TSCĐ Nguyên giá Giá trị còn lại Lý do 1 2 bộ thiết bị giám sát an toàn đuôi 279.148.722 279.148.222 Mua mới 2 Trạm biến áp 225.973.375 225.973.375 Mua mới 3 Ôtô Honda Civic 1.8 i-VTEC The Playful 486.700.000 486.700.000 Mua mới 4 Máy photocopy 45.000.000 45.000.000 Mua mới 5 Nhà bảo vệ ga Xuân Giao 44.159.702 44.159.702 Xây mới 6 Máy quay phim kỹ thuật số 21.436.364 21.436.364 Mua mới 7 2 bộ máy tính và máy in 23.974.200 23.974.200 Mua mới 8 Nâng cấp 2A Khâm Thiên 459.986.909 459.986.909 Nâng cấp 9 1 cầu truyền tải xe nâng hàng 28.571.428 28.571.428 Mua mới 1.3. Tổ chức quản lý tài sản cố định hữu hình trong công ty Đối với Công ty vận tải hàng hóa đường sắt thì người có quyền ra quyết định liên quan đến quyết định đầu tư, thanh lý, nhượng bán, … về tài sản cố định hữu hình đó là Tổng Giám đốc của công ty “ông Bùi Tấn Phương”. Khi một bộ phận công ty có nhu cầu mua sắm, thanh lý, nhượng bán … tài sản cố định thì bộ phận có nhu cầu sẽ lập phiếu đề nghị trình lên Tổng Giám đốc công ty. Nếu Tổng giám đốc đồng ý phê duyệt phiếu đề nghị, Tổng giám đốc sẽ ra quyết định thành lập tổ tư vấn. Tổ tư vấn tiến hành chọn đối tác cho công ty và hai bên tiến hành các thủ tục cần thiết để ký kết hợp đồng. Ngoài ra còn có nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán – kiểm thu của công ty đó là : Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thương xuyên việc bảo quản TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ. Chương 2 : Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tải hàng hóa đường sắt 2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại công ty 2.1.1. Thủ tục, chứng từ Công ty VTHH ĐS áp dụng thủ tục hạch toán tương tự các doanh nghiệp khác. Từ quyết định đầu tư TSCĐ của công ty, sau đó khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng công ty lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao và đại diện bên nhận để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm : “Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính, thẻ TSCĐ. Căn cứ vài hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Các chứng từ Công ty VTHH ĐS sử dụng như sau : .Hợp đồng mua bán TSCĐ .Giấy thông báo mời thầu .Biên bản quyết định mua tài sản của đơn vị trúng thầu .Quyết định của đơn vị trúng thầu .Hoá đơn GTGT .Biên bản bàn giao TSCĐ .Biên bản nghiệm thu TSCĐ .Biên bản thanh lý hợp đồng .Thẻ TSCĐ Ví dụ thẻ tài sản cố định của công ty : Công ty VTHH ĐS Mẫu số S23 - DN 130 Lê Duẩn – TP Hà Nội Bảng 2.1: Thẻ TSCĐ THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Lập thẻ ngày 21 tháng 11 năm 2009 Mã TSCĐ: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số… ngày … tháng… năm… Tên TSCĐ: Máy tính xách tay Ký hiệu, quy cách TSCĐ: Số thẻ TSCĐ: MVP 52 Nước sản xuất: Tháng, năm đua vào sử dụng: 11/10/2009 Năm khấu hao: N5 Công suất, (diện tích) thiết kế: Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt Bộ phận sử dụng: Phòng TCKT – KT Số hiệu CT Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại Ngày Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Năm GTCL a b d 1 2 3 4 5 6 21/11/2009 Tăng nguyên giá TSCĐ Máy tính xách tay 28.292.740 2009 7.073.000 7.073.000 2009 21.219.185 28.292.740 7.073.000 7.073.000 21.219.185 Hà nội, ngày 21 tháng 11 năm 2009 Lập biểu Kế toán trưởng 2.1.2. Quy trình ghi sổ 2.1.2.1. Kế toán chi tiết tăng tài sản cố định hữu hình Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ được hình thành do được ngân sách cấp, do đầu tư mua sắm mới, TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành, … - Trường hợp tăng TSCĐ HH do mua sắm mới: Dựa vào nhu cầu cần tăng TSCĐ HH do bộ phận cần sử dụng đề nghị lập phiếu đề nghị trình lên Tổng giám đốc công ty. Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt, ban quản lý đầu tư tiến hành mua sắm mới TSCĐ. Sau đó dự án mua TSCĐ được ban quản lý đầu tư chọn nhà thầu bằng cách đấu thầu nhà cung cấp. Trên hồ sơ đấu thầu Công ty ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, tiếp đó theo hợp đồng kinh tế nhà cung cấp giao TSCĐ HH cho công ty để kiểm tra tài sản theo những điều khoản trong hợp đồng và tiến hành lập biên bản giao nhận. Kết thúc việc bàn giao TSCĐ HH hai bên lập biên bản thanh lý hợp đồng và nhà cung cấp xuất hoá đơn GTGT kèm theo để công ty tiến hành thanh toán cho bên nhà cung cấp. Sau đây em xin dùng nghiệp vụ mua xe ôtô Honda Civic làm ví dụ: Văn phòng Công ty có nhu cầu được trang bị mới một xe ôtô nên lập biên bản đề nghị trình lên Tổng Giám đốc công ty. Nếu Tổng Giám đốc phê duyệt thì sẽ ra quyết định lập tổ tư vấn về giá, tổ tư vấn có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp. Sau đó công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với Honda ôtô Giải Phóng về việc mua ôtô. Hai bên tiến hành giao xe, bên bán lập biên bản bàn giao xe, hoá đơn bán hàng giao cho công ty. Sau khi hoàn tất hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và lập biên bản thanh lý. Căn cứ vào hoá đơn GTGT từ Honda Ôtô Giải Phóng, công ty tiến hành thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào các chứng từ khác để lập thẻ TSCĐ, ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Biểu 2.1 : Hợp đồng kinh tế mua xe ôtô HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 09/HĐKT/2009 Căn cứ Luật Dân sự Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Căn cứ Luật Thương Mại của Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay ngày 23/06/2009, chúng tôi gồm: I. Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương Chức vụ: Tổng Giám đốc Địa chỉ: 130 Đường Lê Duẩn – Hà Nội II. Bên B: Honda ôtô Giải Phóng Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Hai bên cùng thoả thuận ký vào hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau: Điều 1: Nội dung của hợp đồng : Bên B đồng ý bán, bên A đồng ý mua 01 xe ôtô Honda Civic 1.8 i-Vtec The Playful Số khung : TF2-6890074 , Số máy : 8H-0462572 Điều 2: Thanh toán và giao nhận hàng - Hình thức thanh toán: Tiền mặt, séc, hoặc uỷ nhiệm chi - Thanh toán: Bên mua kiểm tra chất lượng, chạy thử ngay sau khi nhận xe -Thanh toán 100% giá trị hợp đồng Thời gian thanh toán: Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng Điều 3: Trách nhiệm các bên 3.1 Trách nhiệm bên mua: Thực hiện các điều khoản về thanh toán theo điều 2. 3.2 Trách nhiệm bên bán - Cử cán bộ có đủ chuyên môn để hướng dẫn cho bên mua vận hành máy đúng quy trình quy phạm. - Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sau khi hoàn thành công việc. Điều 4: Chất lượng và bảo hành - Sản phẩm do bên B bàn giao đảm bảo đúng tiêu chuẩn, máy mới 100%. - Bên B bảo hành miễn phí các sản phẩm trên trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Điều 5: Điều khoản chung: - Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trên, mọi thay đổi trong hợp đồng đều phải được hai bên nhất trí thông qua văn bản. Nếu không thống nhất sẽ đưa ra toà án kinh tế Hà Nội, mọi quyết định của toà án hai bên đều phải thực hiện. - Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi kết thúc hợp đồng. - Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. Hai bên nhất trí ký tên : Đại diện bên A Đại diện bên B Biểu 2.2 : Biên bản giao nhận xe ôtô Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN «Về việc bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful » Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 về việc mua bán ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful ký ngày 23/06/2009 giữa Honda ôtô Giải Phóng với Công ty vận tải hàng hoá đường sắt. Hôm nay ngày 22/07/2009 : I. Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương Chức vụ : Tổng Giám đốc Địa chỉ : 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội II. Bên B : Honda Ôtô Giải Phóng Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến Chức vụ : Phó Giám Đốc Địa chỉ : Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Hai bên thống nhất tiến hành bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC Playful như sau : Điều 1. Nội dung bàn giao ôtô Bên B đồng ý giao và bên A đồng ý nhận 01 ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful do Việt Nam sản xuất Điều 2. Thời gian giao ôtô. 15h ngày 22/07/2009 Điều 3. Địa điểm giao ôtô. Giao ôtô tại Công ty VTHH ĐS (Địa chỉ : 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội) Điều 4. Kết luận. Bên B giao ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful và các hồ sơ pháp lý của ôtô cho bên A. Bên A đã thanh toán hết số tiền mua bán máy cho bên B. Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 1 bản để cùng thực hiện. Bảng 2.2 : Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 22 tháng 7 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Honda Ôtô Giải Phóng Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Đơn vị mua hàng: Công ty vận tải hàng hoá đường sắt Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Tên hàng hoá, dịch vụ: Xe ô tô Civic 1.8 i-VTEC The Playful Số tiền: 486.700.000 đồng Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 48.670.000 đồng Tổng cộng số tiền thanh toán: 535.370.000 đồng -Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khi giao nhận TSCĐ và thanh toán hoàn tất. Đại diện bên A Đại diện bên B Biểu 2.3 : Biên bản thanh lý hợp đồng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ Hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 - Căn cứ vào nội dung hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 giữa Công ty vận tải hàng hoá đường sắt và Honda Ôtô Giải Phóng - Căn cứ vào kết quả thực hiện hợp đồng Hôm nay là ngày 17 tháng 08 năm 2009, chúng tôi gồm: Bên A - Tên doanh nghiêp: Công ty công ty vận tải hàng hoá đường sắt - Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội - Đại diện: Ông Bùi Tấn Phương - Chức vụ: Tổng Giám đốc Bên B - Tên doanh nghiêp: Honda Ôtô Giải Phóng - Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội - Đại diện : Lưu Văn Tiến - Chức vụ: Phó giám đốc Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng số 09/HĐKT/2009 với những nội dung sau: 1. Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp xe ô tô đúng chủng loại và nội dung như đã ký kết. - Chất lượng kỹ thuật: Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật - Thời gian và tiến độ: như đã ghi trong hợp đồng. 2. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán. Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với số tiền là: 535.370.000 đồng. Bằng chữ: Năm trăm ba mươi lăm triệu, ba trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn. 3. Những điều khoản còn tồn tại và trách nhiệm sau khi thanh lý hợp đồng. - Bên A: Không - Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng. Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 2 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B -Từ hồ sơ của TSCĐ kế toán công ty ghi tăng TSCĐ vào sổ Nhật ký chung và mở thẻ TSCĐ. Bảng 2.3: Thẻ TSCĐ Công ty VTHH Mẫu số S23 - DN 130 Lê Duẩn – TP Hà Nội THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Lập thẻ ngày 17 tháng 8 năm 2009 Mã TSCĐ: Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số… ngày … tháng… năm… Tên TSCĐ: Ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful Ký hiệu, quy cách TSCĐ: Số thẻ TSCĐ: NC - 16 Nước sản xuất: Việt Nam Tháng, năm đưa vào sử dụng: 22/07/2009 Năm khấu hao: N8 Công suất, (diện tích) thiết kế: Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt Bộ phận sử dụng: Số hiệu CT Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại Ngày Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn Năm GTCL a b d 1 2 3 4 5 6 22/07/2009 Tăng nguyên giá TSCĐ Ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful 535.370.000 2009 535.370.000 Hà nội, ngày 17 tháng 8 năm 2009 Lập biểu Kế toán trưởng Bảng 2.4 : Nhật ký chung Nhật ký chung Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có QC000241 20/8 Cộng trang trước chuyển sang : Mua ôtô Honda Civic 1.8 i-VTEC Playful trả bằng tiền gửi Ngân hàng Cộng sang trang sau : 211 1332 112 1.595.567.000 486.700.000 48.670.000 2.130.937.000 1.595.567.000 535.370.000 2.130.937.000 Bảng 2.5 : Sổ cái tài khoản 211 Sổ cái Tài khoản 211 Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 5.846.900.000 QC000241 Mua xe ôtô Honda Civic 47 112 486.700.000 Số dư cuối kỳ 5.360.200.000 2.1.2.2. Kế toán chi tiết giảm tài sản cố định hữu hình Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ của công ty có thể giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lý, … tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ mà công ty lập các chứng từ như biên bản giao nhận TSCĐ, “Biên bản thanh lý TSCĐ”, … Trên cơ sở này kế toán công ty ghi giảm TSCĐ trên các “Sổ tài sản cố định” Giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán Ví dụ thanh lý máy photocopy cũ. Phòng kỹ thuật giới thiệu bán cho ông Nguyễn Minh Tú, hai bên thỏa thuận giá sau khi Tổng giám đốc phê duyệt, công ty xuất hóa đơn bán máy cho người mua và giữ liên 1 của hóa đơn lại Bảng 2.6 : Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 1: (Lưu) Ngày 5 tháng 9 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội Họ tên người mua hàng : Ông Nguyễn Minh Tú Đơn vị mua hàng: Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Tên hàng hoá, dịch vụ: Máy Photocopy Số tiền: 7.000.000 Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 700.000 Tổng cộng số tiền thanh toán: 7.700.000 -Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khi giao nhận TSCĐ và thanh toán hoàn tất. -Lập biên bản thanh lý TSCĐ sau khi thu tiền và giao máy photocopy cho người mua. Đại diện bên A Đại diện bên B Biểu 2.4 : Biên bản thanh lý tài sản cố định BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 7/9/2009 Căn cứ vào quyết định số 25 ngày 3/9/2009 của Tổng Giám đốc Công ty vận tải hàng hóa đường sắt về việc thanh lý TSCĐ. Ban thanh lý tài sản cố định gồm : Ông: Trần Trọng Kim Đại diện công ty Trưởng ban Ông: Hoàng Tuấn Khanh Đại diện phòng TCKT-KT Ủy viên Ông: Vũ Văn Bình Đại diện phòng kỹ thuật Ủy viên Tiến hành thanh lý tài sản cố định : Tên, mã hiệu, quy cách TSCĐ: Máy Photocopy đã cũ Số hiệu TSCĐ: Nước sản xuất : Nhật. Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng: 2003 Nguyên giá TSCĐ : 48.000.000đồng Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý : 48.000.000đồng Giá trị còn lại của TSCĐ: 0đồng Kết luận của ban thanh lý TSCĐ: Máy Photocopy đã cũ, hỏng nhiều sửa chữa tốn kém. Kết quả thanh lý TSCĐ : Chi phí thanh lý TSCĐ: 0đồng Giá trị thu hồi: 7.000.000đồng. Đã ghi sổ giảm TSCĐ năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Ngày 7/9/2009 Giám đốc Kế toán trưởng - Dựa vào kết quả thanh lý kế toán hạch toán vào nhật ký chungSau đó kế toán vào sổ cái TK 211 và các tài khoản có liên quan khác Bảng 2.7 : Nhật ký chung Nhật ký chung Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có HT070423 HT070418 3/9 5/9 Cộng trang trước chuyển sang : Ghi giảm hao mòn cho máy photocopy Thu tiền thanh lý máy photocopy Cộng sang trang sau : 2141 2114 111 3331 7112 Xx 48.000.000 7.700.000 xx Xx 48.000.000 700.000 7.000.000 xx 2.2. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình của công ty Công ty VTHH ĐS sử dụng các tài khoản sau đây để hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ : TK 211: TSCĐ hữu hình. TK 2111: Nhà cửa vật, kiến trúc TK 2112: Máy móc,thiết bị TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114: Thiết bị dụng cụ quản lý TK 2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc TK 2118: TSCĐ khác 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định hữu hình của công ty Công ty vận tải hàng hóa đường sắt áp dụng quy trình ghi sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung và công ty phương thức hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ HH theo quy định của Bộ Tài chính, theo chuẩn mực Kế toán chung. Cách hạch toán của công ty tương tự như các doanh nghiệp khác. 2.2.1.1. Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định hữu hình Trường hợp TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn chuyên dùng : Đối với những TSCĐ hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chỉnh lý, triển khai thì kế toán tập hợp các khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình đó vào TK 241 “chi phí xây dựng cơ bản dở dang” Nợ TK 241: Chi phí mua sắm, xây dựng, triển khai Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK 111, 112, 141, 152, … Khi công tác xây dựng lắp đặt hoàn thành kế toán phản ánh tình hình quyết toán chi phí, giá trị tài sản hình thành : Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ hình thành đưa vào sử dụng Nợ TK 155: Giá trị thu được Nợ TK 138: Khoản chi sai chờ xử lý Có TK 241: Tổng chi phí mua sắm, xây dựng Đối với những TSCĐ mua đưa vào sử dụng không qua lắp đặt kế toán ghi: Nợ TK 211, 213: Theo nguyên giá Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán cho người bán Trường hợp tăng TSCĐ do nhận TSCĐ thuê tài chính : Khi phát sinh các chi phí trực tiếp ban đầu lien quan đến tài sản thuê tài chính trước khi nhận tài sản thuê ghi : Nợ TK 142: Chi phi trả trước Có TK 111, 112, … Khi nhận TSCĐ thuê tài chính kế toán ghi : Nợ TK 212: Phần tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính Nợ TK 138: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK 342: Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính được ghi nhận như sau : Nợ TK 212: Tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính Có TK 142: Chi phí trả trước Hoặc Có các TK 111, 112 Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động kinh doanh, ghi: Nợ TK 211_ TSCĐ HH: Nguyên giá – chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc Nợ TK 213_ TSCĐ VH: Nguyên giá – chi tiết quyền sử dụng đất Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ 2.2.1.2. Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định hữu hình Trường hợp TSCĐ hữu hình giảm do thanh lý nhượng bán, kế toán ghi: Kế toán ghi giảm các chỉ tiêu giá trị của TSCĐ và chuyển giá trị còn lại vào chi phí khác : Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214: Giá trị hao mòn của TSCĐ Có TK 211, 213: Nguyên giá của TSCĐ Phản ánh thu nhập từ hoạt động nhượng bán, thanh lý ghi: Nợ TK 111, 112, 131: Theo giá thanh toán Nợ TK 152: Phế liệu nhập kho Nợ TK 138: Tiền bồi thường phải thu Có TK 711: Ghi thu nhập khác Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Nếu trong quá trình nhượng bán thanh lý phải chi ra một số khoản chi thì kế toán ghi : Nợ TK 811: Chi phí khác Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331, 334, 338, … : Yếu tố chi phí Trường hợp TSCĐ hữu hình giảm do đem đi góp vốn liên doanh, căn cứ vào hợp đồng liên doanh, biên bản đánh giá lại TSCĐ. Kế toán ghi: Nợ TK 221, 222, 223: Theo giá thỏa thuận Nợ TK 214: Theo giá trị hao mòn Nợ TK 811: Chênh lệch giảm giá TSCĐ Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ Có TK 711: Ứng với phần lợi ích của bên khác trong liên doanh Có TK 3387: Ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ đem đi góp vốn để phân bổ vào thu nhập khác ghi: Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 711: Thu nhập khác Trường hợp TSCĐ giảm do chuyển thành công cụ dụng cụ căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi giảm TSCĐ theo bút toán sau: Nợ TK 214 (Phần giá trị đã khấu hao) Nợ TK 627, 641, 642 (Phần giá trị còn lại – nếu còn ít) Nợ TK 242 Chi phí trả trước dài hạn (Nếu phần giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần) Có TK 211 (Ghi theo nguyên giá) Đối với trường hợp TSCĐ thiếu: Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lý Nợ TK 1388: Yêu cầu bồi thường Nợ TK 214: Ghi theo giá trị hao mòn Có TK 211:Nguyên giá TSCĐ Trường hợp TSCĐ thiếu chờ xử lý khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền ghi: Nợ TK 1388: Yêu cầu bồi thường Nợ TK 632: Tính vào giá vốn của doanh nghiệp Có TK 1388: Giá trị còn lại của TSCĐ thiếu chờ xử lý Sơ đồ 2.2: Hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ 2.2.2. Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình của công ty: Theo chế độ tài chính hiện hành, các doanh nghiệp có thể tính khấu hao theo 3 phương pháp là : phương pháp khấu hao đường thẳng, phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm. Công ty vận tải hàng hoá đường sắt áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Mức khấu hao hàng năm của 1 TSCĐ được tính như sau : Mức khấu hao = Nguyên giá của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm bình quân năm Trong đó : Tỷ lệ khấu hao năm = 1 Số năm sử dụng dự kiến Mức trích khấu hao = Nguyên giá TSCĐ TSCĐ bình quân năm Số năm sử dụng định mức Mức khấu hao = Mức khấu hao TSCĐ bình quân năm TSCĐ bình quân tháng 12(tháng) Ví dụ: Tại phòng kế toán của công ty đang sử dụng một chiếc máy nén khí với nguyên giá 60.070.000 đồng, thời gian sử dụng dự kiến là 10 năm. Tài sản cố định này được đưa vào sử dụng năm 2009, công ty tiến hành khấu hao cho máy nén khí như sau: Mức khấu hao TB = 60.070.000 = 6.007.000 Hàng năm 10 Mức khấu hao TB = 6.007.000 = 500.583 Hàng tháng 12 BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Quý IV/2009 STT Chỉ tiêu NG TSCĐ KH TK 627 TK 641 TK 642 TK 241 Tổng tài sản 1.860.694.904.762 22.853.401.776 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 74.125.524.329 1.345.620.557 2 Máy móc, thiết bị 120.540.512.797 2.540.308.206 3 Phương tiện vận tải 1.658.846.355.441 18.666.628.443 4 Dụng cụ quản lý 7.182.512.195 300.844.570 5 Tài sản cố định khác Nhật ký chung Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có Cộng trang trước chuyển sang : Cộng sang trang sau : Sổ cái Tài khoản 214 Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ 2.2.3. Kế toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định hữu hình của Công ty Sau một thời gian sử dụng TSCĐ có thể bị hư hỏng và chúng cần được bảo dưỡng hoặc sửa chữa. Dựa theo mức độ hư hỏng của TSCĐ mà công ty áp dụng các nghiệp vụ sửa chữa sau đây 2.2.3.1. Hạch toán nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên TSCĐ Đây là công việc sửa chữa nhỏ có chi phí không đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi : Nợ TK 627: Chi phí SCTX TSCĐ ở bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Chi phí SCTX TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Chi phí SCTX TSCĐ ở bộ phận quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 152, 214, 334, … Yếu tố chi phí 2.2.3.2. Hạch toán nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ Nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ là nghiệp sửa chữa thường kéo dài, chi phí lớn chiếm tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh. Trong quan hệ với công tác kế hoạch thì nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCD được chia thành 2 loại là sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch và sửa chữa TSCĐ ngoài kế hoạch. Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào chi phí kinh doanh theo dự toán kế toán ghi: Nợ TK 627: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ