Chuyên đề Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

iết Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp và được mở theo từng đối tượng thanh toán. Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp: sổ này dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Sổ tổng hơp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331… Trình tự hạch toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting 2004, quy trình hạch toán qua phần mềm kế toán như sau: Sơ đồ 2-1. Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT (liên 2) Vận đơn Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy báo nợ của ngân hàng Phiếu nhập kho Phần mềm kế toán Kế toán nhập số liệu vào máy vi tính Phần mềm kế toán xử lý lên các sổ và in ra khi cần Lên các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết TK331 Sổ tổng hợp tài khoản 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc gồm hóa đơn GTGT, vận đơn, hóa đơn bán hàng thông thường, bộ hồ sơ nhập khẩu… kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ và nhập số liệu vào máy vi tính, phân mềm kế toán sẽ tự xử lý và lên các sổ tổng hợp, chi tiết và báo cáo kế toán thích hợp. Các thông tin mà kế toán nhập vào máy tính như sau: - Tài khoản: 331 - Mã số nhà cung cấp - Ngày nhập chứng từ - Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc - Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thời hạn thanh toán - Loại tiền -Giá trị - Tài khoản đối ứng Dưới đây là hai ví dụ cụ thể ứng với hai trường hợp mua hàng trong nước và nhập khẩu diễn ra tại Công ty tháng 12 năm 2009. Ví dụ 1: Ngày 02/12/2009 công ty gửi đề nghị mua hàng tới Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín với tổng giá trị lô hàng là 34.650.000 đồng, hàng hóa bao gồm giấy in mã vạch loại 70x30x150, mặt hàng chịu mức thuế suất 5%, Công ty cử ông Nguyễn Văn Tuấn thuộc bộ phận kinh doanh đi mua và tạm ứng cho ông Tuấn là 10.000.000 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp bằng số tiền tạm ứng, còn lại thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng vào ngày 15/12/2009. Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là 550.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Công ty cũng thanh toán bằng chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển. Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ trên như sau: - Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng do hàng hóa không có trong kho hoặc trong kho không đủ, nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua hàng như biểu 2-2 Phiếu yêu cầu mua hàng, có xác nhận của trưởng phòng kinh doanh gửi lên ban giám đốc đề nghị mua hàng. - Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt ông Nguyễn Văn Tuấn lập đề nghị tạm ứng theo biểu 2-4 số tiền 10.000.000 đồng để chi cho nghiệp vụ chuẩn bị thực hiện. Giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và ban giám đốc ký xác nhận chuyển cho kế toán tổng hợp lập phiếu chi, đây là căn cứ để thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. - Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng công ty Trọng Tín cùng đơn vị vận tải sẽ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng như biểu 2-1 và hóa đơn vận chuyển. Sau khi thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt ông Tuấn viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo biểu 2-5 để xin thanh toán số tiền đã được ứng trước. Các chứng từ này được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Hàng về nhập kho thủ kho làm thủ tục nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng của hàng hóa và tiến hành nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho như biểu 2-3 lập thành 2 liên. Phiếu nhập kho được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ đối chiếu hóa đơn mua hàng và ghi sổ. - Ngày 15/12/2009 kế toán tổng hợp gửi bộ ủy nhiệm chi như biểu 2-6 tới ngân hàng, Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo nợ thông báo nghiệp vụ đã được diễn ra và số dư tài khoản của Công ty. Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp lệ rồi nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và tổng hợp thích hợp, in ra khi có yêu cầu. Sổ chi tiết Công nợ của Công ty TNHH SX TM Trọng Tín được in ra như sau: Biểu 2-8 : Sổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư có đầu kỳ 72,966,658 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … …. 03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000 03/12 PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000 03/12 TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000 03/12 PN 236 Chi phí vận chuyển 156 500,000 03/12 PN 236 Thuế VAT được khấu trừ 10% 13311 50,000 1 UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 …. …. …… ….. …. …. Tổng phát sinh nơ 79,649,776 Tổng phát sinh có 56,469,723 Số dư có cuối kỳ 49,786,605 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Ví dụ 2: Ngày 15/12/2009 Công ty nhập khẩu lô hàng bao gồm các loại loa báo động 12VDC của Công ty Hochiki (Đài Loan) với tổng giá trị lô hàng là 2158 USD, tỷ giá giao dịch ngày 15/12 là 18.490 đ. Công ty thanh toán bằng L/C. - Ngày 10/12/2009 Công ty và nhà cung cấp ký hợp đồng ngoại thương về việc mua hàng hóa, trong hợp đồng quy định cụ thể về chất lượng hàng hóa, số lượng và các vấn đề liên quan. Sau đó Công ty Hochiko phát hành hóa đơn thương mại gửi tới Công ty. - Ngày 15/12 Hàng về đến cửa khẩu, cán bộ hải quan tiến hành xác định giá trị tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng NK. Công ty căn cứ vào tờ khai hải quan để xác định chính xác giá vốn hàng mua. Trường hợp này chỉ có bộ phận thuế NK được tính vào giá vốn hàng mua, phần thuế VAT sẽ được khấu trừ. - Ngày 15/12/2009 hàng về đến kho thủ kho cùng cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng và sự phù hợp của hàng hóa, lập biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho. - Sau đó Công ty lập yêu cầu mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng ngoại thương Hà Nội – chi nhánh Thành Công đề nghị mở L/C. Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo Nợ cho công ty. Các chứng từ này làm căn cứ để kế toán ghi sổ và chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhận được bộ chứng từ đầy đủ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính phần mềm kế toán tự động lên các sổ tổng hợp và chi tiết thích hợp. Biểu 2-9 : Sổ chi tiết TK 331 – Công ty Hochiki CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán Nhà cung cấp: Công ty Hochiki (HOCHIKI) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư có đầu kỳ 26,115,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Tỷ giá Nguyên Ps nợ Ps có Ngày Số tệ …. …. ………. …. … …. 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 18490 2158 39,901,420 …. …. …… ….. …. …. 20/12 UN 145 Thanh toán tiền hàng 1122 18490 2158 39,901,420 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nơ 39,901,420 Tổng phát sinh có 39,901,420 Số dư có cuối kỳ 26,115,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Số liệu được chuyển lên sổ tổng hợp chi tiết TK 331 – Phải trả nhà cung cấp như sau Biểu 2-10 : Sổ tổng hợp chi tiết TK 331 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331 Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12 Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN) 72,966,658 79,649,776 56,469,723 49,786,605 … … … … … … … Công ty Hochiki (HOCHIKI) 26,115,000 39,901,420 39,901,420 26,115,000 …… ... … … … … … Tổng cộng 1,791,579,263 4,293,314,263 4,604,403,000 5,773,969,000 1,630,549,000 5,301,850,000 Lập ngày … tháng… năm Người lập biểu Kế toán trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.1.3. Kế toán tổng hơp thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS – GROUP JSC 2.1.3.1. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp hàng hóa , tài sản cố định, dịch vụ…Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả nhà cung cấp”. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng thanh toán tuy nhiên công ty không mở chi tiết theo dõi phải trả ngắn hạn và dài hạn. 2.1.3.2. Trình tự hạch toán Căn cứ vào chứng từ gốc được chuyển lên phòng kế toán, kế toán mua hàng nhập dữ liệu vào máy vi tính , phần mềm kế toán tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ Cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp. Biểu 2-11 : Sổ nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31/12/2009  Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngàychứng từ Số hiệu Nî Cã … … …. … … … 12-Mar PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000 Phải trả nhà cung cấp 331 34,650,000  03/12 PN 236 Chi phí vận chuyển  156  500,000 Thuế GTGT 10% 13311 50,000 Phải trả nhà cung cấp 331 550,000  03/12 PC 128 Phải trả nhà cung cấp 331 550,000 Tiền mặt 1111 550,000  03/12 TT 245 Phải trả nhà cung cấp 3311 10,000,000 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000 15/12 UN 125 Phải trả nhà cung cấp 331 24,650,000 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 … … … … … … 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 39,901,420 Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420 … … … … … … 20/12 UN 145 Phải trả nhà cung cấp 331 39,901,420 Thanh toán tiền hàng 1122 … 39,901,420 .. .. … … … … (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Biểu 2-12 : Sổ cái TK 331 – Phải trả nhà cung cấp CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ SỔ CÁI TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Từ 01/12/2009 đến 31/12/2009 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tk đối ứng Số phát sinh Ngày tháng Số hiệu Nợ Có B C D H 1 2 ….. …. …. …. 03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000  03/12  PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000  03/12  TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000  03/12  PN 236 Thanh toán chi phí vận chuyển 1111 550,000  10/12  UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000 ... .. … … … … 15/12 PN 402 Mua loa báo động 12VDC 156 39,901,420 …… ….. 20/12 UN 145 Thanh toán tiền hàng 1122 39,901,420 …………. …. …. …. Dư có đầu tháng: 2,501,735,000 Tổng phát sinh nợ: 4,604,403,000 Tổng phát sinh có: 5,773,969,000 Số dư cuối kỳ: 3,671,301,000 (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.2.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC 2.2.1. Thủ tục chứng từ Công ty hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh. Từ các chứng từ có liên quan kế toán nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách báo cáo thích hợp. Công ty mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, đối với những khách hàng không thường xuyên và khách lẻ công ty mở chung cho một sổ. Số liệu các sổ chi tiết là độc lập, không bù trừ giữa khoản trả trước và các khoản chưa trả của những khách hàng khác nhau. Chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. Thị trường tiêu thụ của Công ty chủ yếu là trong nước, trong quá trình bán hàng Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chính - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và khách hàng. Trong hợp đồng quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các bên. Hợp đồng quy định rõ về mặt hàng, số lượng, chất lượng của hàng hóa, hình thức và thời hạn thanh toán và các điều khoản có liên quan. Trường hợp khách hàng mua hợp đồng với giá trị nhỏ hợp đồng bán hàng không được lập, Công ty dựa vào chứng từ yêu cầu mua hàng của khách hàng để thực hiện cung cấp hàng hóa. Hóa đơn GTGT: được lập khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng, hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ làm căn cứ ghi sổ. Biểu 2-13 : Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 41577 Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội MST: 0101430351 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Nam Tên đơn vị: Công ty TNHH TM và XNK Viettel Địa chỉ: Số 01 phố Giang Văn Minh,p.Kim Mã Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100109106-077 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1X2 1 Mực in mã vạch RIBBON WAX RESIN 300m Cuộn 300 300,000 90,000,000 Cộng tiền hàng: 90,000,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9,000,000 Tổng cộng tiền thanh toán 99,000,000 Số tiền viết bằng chữ: Chín chín triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Phiếu thu tiền: Do kế toán tổng hợp lập khi có phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt (khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt). Trên phiếu thu có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Phiếu thu được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Biểu 2-14 : Phiếu thu CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU THU Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Số: Nợ: 331 Có: 1111 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: : Công ty Cổ phần Tập đoán Phát triển Công nghệ và Đầu tư Lý do nộp: Khách hàng thanh toán tiền hàng theo hóa đơn GTGT số 41577 ngày 12/12/2009 Số tiền: 10,000,000 đồng Viết bằng chữ: Mười triệu đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT Ngày…..tháng……năm……… Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Đã ký và đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu còn lại thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Biểu 2-15 : Phiếu chi CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU CHI Ngày 20 tháng 12 năm 2009 Số: PC 1352 Nợ: Có: Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Lý do chi: Chiết khấu thanh toán cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel Số tiền: 495,000 đồng Viết bằng chữ: Bốn trăm chín mươi lăm ngàn đồng Kèm theo….chứng từ gốc: Ngày…..tháng……năm……… Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Đã ký và đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Giấy báo có: Phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán tiền của khách hàng qua ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo có gửi về Công ty để thông báo số tiền trong tài khoản của Công ty đã được tăng lên. Giây báo có là căn cứ để kế toán ghi giảm khoản phải thu của khách hàng. Phiếu xuất kho: Chứng từ được lập khi có nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, đây là căn cứ chứng thực hàng hóa được giao cho khách hàng. Biểu 2-16: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2009 Số: ……… Nợ:…… Có: ………. Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho Công ty Công ty TNHH TM và XNK Viettel Xuất kho tại: KHO HN01 Địa điểm: Số 2 - Lô F1 khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội STT Tên hàng hóa Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4  Mực in mã vạch RIBBON WAX RESIN 300m  100125  Cuộn  300  300  270,000 81,000,000 Cộng : 300  300  270,000  81,000,000  Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mốt triệu đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Sau khi số liệu được nhập vào máy vi tính phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. 2.2.2. Kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng tại Công ty GS – GROUP JSC Trình tự hạch toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán cập nhật thông tin vào phần cập nhật hóa đơn bán hàng trong phần mềm. Các thông tin mà kế toán nhập vào máy bao gồm: - Tài khoản: 131 - Mã số khách hàng - Ngày nhập chứng từ - Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc - Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Thời hạn thanh toán - Loại tiền, tỷ giá - Giá trị - Tài khoản đối ứng Sau khi nhập đủ số liệu phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết theo từng mã khách hàng, sổ tổng hợp chi tiết… Sơ đồ 2-2. Trình tự hạch toán thanh toán với khách hàng tại Công ty theo hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT (liên 2) Phiếu xuất kho Phiếu thu Giấy báo có của ngân hàng Phần mềm kế toán Kế toán nhập số liệu vào máy vi tính (Nguồn Công ty Cổ phần Tập Đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tu) Lên các sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết TK131 Sổ tổng hợp tài khoản 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán tự động xử lý lên các sổ sách báo cáo in ra khi có yêu cầu (1)Ngày 12/12/2009 Công ty xuất kho bán lô hàng với tổng giá trị chưa có thuế là 90,000,000 đồng cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel thuế GTGT 10%. Hàng đã chuyển cho khách hàng và khách hàng thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt. Số còn lại được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sau 15 ngày. Tuy nhiên đến ngày 20/12/2009 khách hàng đã thanh toán tiền Công ty tiến hành chiếu khấu thanh toán 0.5% tổng giá trị thanh toán cho khách hàng bằng tiền mặt. - Khi xuất bán hàng cho khách hàng kế toán lập hóa đơn GTGT như biểu 2-13 giao cho khách hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho như biểu 2-16 để xuất hàng cho khách hàng. - Khi khách hàng thanh toán tiền mặt kế toán tổng hợp lập phiếu thu, thủ quỹ căn cứ phiếu thu để nhập quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ. - Ngày 20/12 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng thông báo số tiền khách hàng thanh toán Công ty tiến hành chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán tổng hợp lập phiếu chi tiền như biểu 2-15, thủ quỹ dựa vào phiếu chi này để xuất quỹ tiền mặt cho Công ty TNHH TM và XNK Viettel. Sau khi chứng từ được cập nhật phần mềm kế toán đưa số liệu vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. Biểu 2-17 : Sổ chi tiết TK 131 - Công ty TNHH TM và XNK Viettel CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Tên khách hàng: Công ty TNHH TM và XNK Viettel (VIETEL) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư đầu kỳ  25,648,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … …. 12-Dec HD 41577  Bán mực in mã vạch 5111  90,000,000  Thuế GTGT đầu ra 33311  9,000,000  Thu tiền mặt 1111  10,000,000 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản  11211  89,000,000 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nơ 99,000,000 Tổng phát sinh có 99,000,000 Số dư có cuối kỳ 25,648,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2) Ngày 11/12/2009 Công ty ký hợp đồng kinh tế số 0125/HĐKT với Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam về việc Công ty GS – GROUP JSC sẽ cung cấp thiết bị Camera giám sát, thiết bị chấm công tổng giá trị hợp đồng là 47,531,000 đồng, Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam ứng trước cho Công ty 20,000,000 đồng. Số tiền còn lại sẽ được thanh toán trong vòng 5 ngày. - Ngày 11/12 Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa GS – GROUP JSC với Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam trên hợp đồng quy định cụ thể về thời hạn thanh toán, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, phương thức thanh toán… - Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam ứng trước tiền hàng cho Công ty qua ngân hàng. Ngân hàng gửi giấy báo có, căn cứ vào giấy báo có kế toán hạch toán tăng khoản trả trước của khách hàng. - Ngày 12/12 Công ty cung cấp thiết bị cho khách hàng, phát hành hóa đơn GTGT liên 2 giao cho khách hàng. Ngoài hóa đơn bán hàng Công ty phát hành hóa đơn dịch vụ lắp đặt thiết bị với giá trị 710,000 đồng thuế GTGT 10% như biểu 2-18.Thủ kho tiến hành xuất kho hàng hóa, lập phiếu xuất kho. - Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Ngày 15/12 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về việc Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam thanh toán số tiền còn lại. Căn cứ vào giấy báo có kế toán hạch toán giảm số tiền phải thu khách hàng Biểu 2-18 : Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T Liên 2: Giao cho khách hàng 41600 Ngày 12 tháng 12năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội MST: 0101430351 Họ và tên người mua: Nguyễn Thị Lan Tên đơn vị: Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam Địa chỉ: Km 17,5 Quốc lộ 5, Thị trấn Như Quỳnh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0900108493 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1X2 1 Dịch vụ lắp đặt thiết bị 710,000 Cộng tiền hàng: 710,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 71,000 Tổng cộng tiền thanh toán 781,000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám mốt nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Chứng từ sau khi được cập nhật vào phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết. Biểu 2-19 Sổ chi tiết TK 131 – Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ : SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng LG Electronics Việt Nam Tên khách hàng: Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam (LGNV0008) Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009 Số dư nợ đầu kỳ  176,941,000 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps có Ngày Số …. …. ………. …. … ….  12/12 BC 156 Khách hàng ứng trước 1121 10,000,000 12/12 HD 41579 Thiết bị Camera giám sát 5111 21,500,000 12/12 HD 41579 Thuế GTGT đầu ra 33311 2,150,000 12/12 HD 41579 Bán thiết bị chấm công 5111 21,000,000 12/12 HD 41579  Thuế GTGT đầu ra 33311 2,100,000 12/12 HD 41600 Dịch vụ lắp đặt 5113 710,000 12/12 HD 41600  Thuế GTGT đầu ra 33311 71,000 … .. … … … … 20/12 BC 125 Thu tiền chuyển khoản  11211  89,000,000 ……….. ……. ………… …… ………. ……. Tổng phát sinh nợ 69,686,000 Tổng phát sinh có 109,621,000 Số dư có cuối kỳ 137,006,000 Ngày….tháng…..năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) Sổ tổng hợp chi tiết TK 131 – Phải thu khách hàng được in ra như sau Biểu 2-20 : Sổ tổng hợp chi tiết TK131 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 Từ ngày 01/12đến ngày 31/12 Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … Công ty TNHH TM và XNK Viettel (VIETEL)  25,648,000  99,000,000  99,000,000  25,648,000  Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam  176,941,000 69,686,000 109,621,000 137,006,000 Tổng cộng 6,033,715,000 4,863,383,000  5,871,220,000 4,528,119,000 9,274,620,800 6,761,187,800 Lập ngày … tháng… năm Người lập biểu Kế toán trưởng (Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư) 2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với khách hàng tại công ty GS – GROUP JSC 2.2.3.1.Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng, tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và tương tự như đối với tài khoản 331- Phải trả nhà cung cấp Công ty cũng không theo dõi khỏan phải thu ngắn hạn và dài hạn. 2.2.3.2. Trình tự hạch toán Từ hai nghiệp vụ lấy ở phần trên ta có số liệu được đưa vào các sổ Nhật ký chung và sổ cái như sau. Biểu 2-21 : Sổ Nhật ký chung CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ NHẬT KÝ CHUNG Tõ ngµy: 01/12/2009 ®Õn ngµy: 31/12/2009 Đơn vị: Đồng Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã … … …. … … … 12/12 HD 41577 Phải thu khách hàng 131 99,000,000 12/12 HD 41577  Bán mực in mã vạch 5111  90,000,000 12/12 HD 41577  Thuế GTGT đầu ra 33311  9,000,000 12/12 HD 4