Chuyên đề Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội

sổ hoặc nhiều loại hàng hoá được ghi trên một quyển sổ chi tiết. Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậy các loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá được kế toán trưởng giao cho một nhân viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toán trưởng thường xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này. Việc mở và ghi sổ kế toán đều được nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số phát sinh và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng hoá.Hết niên độ kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán. Bên cạnh đó việc lưu giữ sổ kế toán hàng hoá được nhân viên giữ sổ thực hiện một cách cẩn thận. III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 1.Kế toán thu mua hàng hoá. 1.1.Các phương thức thu mua hàng hoá. a. Mua hàng trong nước: bao gồm hai phương thức sau: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nước chưa sản xuất được.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo hai phương thức: - Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. - Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên hình thức này ít được công ty áp dụng. 1.2.Phương pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá. a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng. Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng mua bán hàng hoá - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng thông thường - Phiếu nhập kho: - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số lượng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lượng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. Để thực hiện quá trình hạch toán kế toán thu mua hàng hoá sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đường. Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Tài khoản 141 “Tạm ứng”. Ví dụ 1: Theo Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ngày 3 tháng 10 năm 2005 Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội mua một lô hàng của công ty Guangxi Guangfa như sau : No Description Unit Quantity Unit Price (USD) Amount (USD) 1 Fire Extinguisher FZ4 PCS 3000 11.5 34500 2 Fire Extinguisher MFTZ35 - 50 109 5450 3 Fire Extinguisher MT3 - 500 21 10500 4 Fire Extinguisher MT5 - 300 22.5 6750 5 Fire Hose phi 50-13 Model M 5000 2.8 14000 6 Fire Hose phi 65-13 Model M 3000 3.2 9400 7 30m Fire Hose Reel PCS 20 90 1800 Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC Hà Nội 28b Điện biên Phủ-Ba Đình- Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Nagày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3 Họ tên người giao hàng: Anh Tuấn Anh Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của.. Nhập tại kho: Thanh Xuân S T T Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Bình chữa cháy FZ4 Cái 3000 2 Bình chữa cháy MFTZ35 Cái 50 3 Bình chữa cháy MT3 Cái 500 4 Bình chữa cháy MT5 Cái 300 5 Vòi chữa cháy D50-Model:13 mét 5000 6 Vòi chữa cháy D65-Model:13 mét 3000 7 Vòi Rulô chữa cháy mét 20 Tổng tiền hàng: Thuế VAT: Tổng thanh toán: Viết bằng chữ: Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 09/10/2005 Công ty Guangxi Guangfa 84.970.000 Tổng cộng 84.970.000 Ngày 09 tháng 10 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tổng Hợp chi phí giá vốn hàng thiết bị chữa cháy NK qua CK Lạng Sơn của Guangxi ngày 6/10/2005 HĐ: 08/HĐKT Ký ngày 03/09/2005.Trị giá: 82.600 USD I.Tổng hợp chi phí : - Phí vận chuyển: 14.230.000 (VAT: 711.500) -Phí xe vào bãi: 80.000 -Phí bến bãi: 30.000 -Phí mở tờ khai: 200.000 -Phí khai thác: Cộng: 14.540.000 II.Phân bổ giá vốn: Tỷ giá: 15.600 TT Diễn Giải Số lượng ZNK Chi Phí Z Vốn Thành tiền 1 Bình cc MFZ4 3000 179.400 600 180.000 540.000.000 2 Bình cc MFZT35 50 1.700.400 49.600 1.750.000 87.500.000 3 Bình cc MT3 500 327.600 2400 330.000 165.000.000 4 Bình cc MT5 300 351.000 1000 352.000 105.600.000 5 Vòi cc D50- Model:13 5000 43.680 1320 45.000 225.000.000 6 Vòi cc D65- Model:13 3000 49.920 80 50.000 150.000.000 7 Vòi Rulô 20 1.404.000 96000 1.500.000 30.000.000 Cộng 1.303.100.000 >Z nhập khẩu 1.288.560.000 >Chi phí 14.540.000 >Z Vốn 1.303.100.000 >Thuế GTGT 84.970.000 b.Tổ chức hạch toán chi tiết. Phòng kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song để tiến hành theo dõi chi tiết từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. ở kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại hàng hoá. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho.Cuối ngày tính số tồn kho.Mẫu thẻ sử dụng như sau: Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Tên kho: Thanh Xuân Thẻ kho Ngày lập thẻ: 20 - 10- 2005 Tờ số: Tên, nhãn hiệu vật tư: Bình chữa cháy MFZ4 Đơn vị tính: bình Mã số: 05 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập,xuất Số lượng Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1 10/10 Nhập mua của Guangxi 12/10 05 2 15/10 Xuất bán cho anh Phát 17/10 03 .......... ............. Song song với việc mở thẻ kho phòng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu hàng hoá: Sổ này được mở theo từng kho và theo từng loại hàng hoá. ở ví dụ 1 kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá cho các loại bình và vòi chữa cháy.Trong sổ chi tiết này nhân viên ghi sổ phải ghi cụ thể số chứng từ, ngày tháng ghi sổ, tên của từng loại hàng hoá nhập, số lượng, đơn giá nhập và tồn về giá trị và số lượng hàng hoá.Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng phát sinh để chuyển sang trang sổ mới.Cuối mỗi tháng nhân viên ghi sổ phải cộng cho từng tháng.Cuối quý kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho tài khoản 156 để đối chiếu với Tài khoản tổng hợp trên Nhật ký - Sổ cái. Các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết từng loại hàng hoá được thể hiện ở trang (24,25). c.Tổ chức hạch toán tổng hợp. Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái nên hàng ngày song song với việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, kế toán còn tiến hành ghi vào nhật ký sổ cái cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trong sổ Nhật ký sổ cái nhân viên ghi sổ chỉ ghi tổng giá trị của lô hàng, cho các tài khoản 156, TK 133, TK 331.Cuối tháng cộng phát sinh cho các tháng và tiến hành đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết của TK 156. Trở lại ví dụ 1 thì lô hàng nhập khẩu được định khoản như sau: Nợ TK 156: 1.303.100.000 Nợ TK 133: 84.970.000 Có TK 331: 1.388.070.000 Sau khi định khoản kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản có liên quan. Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội. Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá Năm: 2005 Tài khoản: 156.Tên kho: Thanh Xuân Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 0 10/10 Nhập bình cc MFZ4 180.000 3000 540.000.000 3000 540.000.000 …. ….. Cộng tháng 3000 540.000.000 Đơn vị : Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội Bảng Tổng hợp chi tiết Tài khoản 156 Vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Bình cc MFZ4 0 540.000.000 Bình cc MFZT35 0 87.500.000 Bình cc MT3 0 165.000.000 Bình cc MT5 0 105.600.000 Vòi cc D50- Model:13 0 225.000.000 Vòi cc D65- Model:13 0 150.000.000 Vòi Rulô 0 30.000.000 …… …. ….. …. Tổng 0 1.303.100.000 Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK133 TK331 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** *** *** 6/10/2005 Mua hàng của Guangxi 1.388.070 1.303.100 84.970 1.388.070 Cộng phát sinh tháng 1.388.070 Số dư cuối tháng 2.Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. 2.1.Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn.Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty.Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng hai hình thức tiêu thụ như sau: Bán buôn và bán lẻ. a.Bán buôn hàng hoá. Bán buôn hàng hoá là bán cho các đơn vị, cá nhân mà số lượng đó chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá đó vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông.Bán buôn gồm hai phương thức sau: - Bán buôn qua kho:Là bán buôn hàng hoá mà số hàng hoá đó được xuất ra từ kho bảo quản của Công ty.Hình thức này được chia làm hai loại : + Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho của Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội để nhận hàng, Công ty tiến hành xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.Sau khi bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng được xác nhận là tiêu thụ. + Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với bên mua, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội xuất kho hàng giao cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận trước giữa hai bên.Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc sở hữu của Công ty. Số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi công ty đã nhận được tiền của bên mua hoặc bên mua chấp nhận thanh toán. - Bán buôn vận chuyển thẳng: Là kiểu bán buôn mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội sau khi mua hàng, nhận hàng không nhập về kho mà chuyển thẳng cho khách hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này ở Công ty vừa phát sinh nghiệp vụ bán hàng, vừa phát sinh nghiệp vụ mua hàng.Công ty có thể chuyển thẳng hàng đến kho của người mua hoặc giao hàng tay ba tại kho của người bán. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này công ty chỉ đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua bán giữa người mua và người bán.Công ty uỷ quyền cho người mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên bán theo đúng hợp đồng đã ký kết với bên bán. Tuỳ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết mà công ty được hưởng một khoản tiền lệ phí do bên mua hoặc bên bán trả. Trong trường hợp trên công ty không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hoá mà chỉ là người tổ chức cung cấp hàng cho bên mua. b.Bán lẻ hàng hoá: Là bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng để sử dụng vào mục đích tiêu dùng.Bán lẻ hàng hoá có các phương thức sau: Bán lẻ thu tiền tập trung và bán lẻ thu tiền trực tiếp.Song ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội chủ yếu sử dụng phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Theo phương thức bán lẻ này, người bán trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách.Cuối ca, cuối ngày bán hàng kiểm tra hàng tồn để xác định lượng hàng tiêu thụ, đồng thời nộp tiền cho thủ quỹ và lập giấy nộp tiền. 2.2.Phương pháp hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá. a. Chứng từ và tài khoản sử dụng Khác với quá trình thu mua hàng hoá, quá trình tiêu thụ hàng hoá ở công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội chỉ thực hiện trong phạm vi trong nước.Do đó các chứng từ liên quan đến việc tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cũng ít và đơn giản hơn so với các chứng từ liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu gồm có: - Hợp đồng kinh tế. - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. - Hoá đơn giá trị gia tăng. - Hoá đơn bán hàng thông thường. - Bảng kê hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bên cạnh việc lựa chọn các chứng từ phù hợp, bộ phận kế toán còn phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp thuận tiện cho việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ.Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá bao gồm: Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 632: giá vốn hàng bán. Tài khoản 333 “Thuế giá trị gia tăng phải nộp nhà nước. Tài khoản 511:”Doanh thu bán hàng”. Tài khoản 642:”Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản 131:”Phải thu của khách hàng. Ví dụ 2: Ngày 20/12/2005 Công ty xuất hàng bán cho anh Phát của Công ty TNHH Bình Yên với số lượng và đơn giá như sau: STT Tên hàng đơn vị tính Số lượng đơn giá 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 220.000 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 5.000.000 3 Vòi rulô M 200 70.000 kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty TNHH Bình Yên mà phòng kinh doanh cung cấp tiến hành viết hoá đơn giá trị gia tăng và thủ kho viết phiếu xuất kho. Hoá đơn ( GTGT) Liên 1: (Lưu) Ngày 20 tháng 12 năm 2005 N0: 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Địa chỉ: 28B Điện biên Phủ- Ba Đình- Hà Nội Điện thoại: 5146923 MST: 0101775579 Họ, tên người mua: Anh Phát Đơn vị: Công Ty TNHH Bình Yên Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN Hình thức TT: TM,CK MST: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 220.000 22.000.000 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 5.000.000 50.000.000 3 Vòi rulô M 200 70.000 14.000.000 Cộng tiền hàng: 86.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 8.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 94.600.000đ Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi tư triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC Hà Nội Địa chỉ:28b Điện biên Phủ-Ba Đình- Hà Nội Phiếu Xuất kho Mẫu số: 01 - VT QĐ số: 186 TC/CĐKT Ngày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài chính Ngày 20 tháng 12 năm 2005 Số: 66/3 Họ tên người nhận hàng: Anh Phát Lý do xuất kho: Theo số hoá đơn 081774 Xuất tại kho: Thanh Xuân STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Bình chữa cháy MT35 Bình 100 2 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 10 3 Vòi rulô M 200 Tổng tiền hàng: Thuế VAT: Tổng thanh toán: Viết bằng chữ: Xuất ngày 20 tháng 12 năm 2005 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Mẫu số: 03 - GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng) Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ Tên đơn vị bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 1 2 3 4 5 17019 09/10/2005 Công ty Guangxi Guangfa 8.600.000 Tổng cộng 8.600.000 Ngày 09 tháng 10 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b.Tổ chức hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ hàng hoá. *)Hạch toán giá vốn hàng bán. Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội còn sử dụng sổ chi tiết TK 632 khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về bán hàng hoá . Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày : 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số hiệu PS Nợ PS Có Bình chữa cháy MT35 Bình 20.000.000 Máy bơm chữa cháy Pentax ý Cái 45.000.000 Vòi chữa cháy rulô M 12.000.000 ..... Cộng phát sinh 77.000.000 77.000.000 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng.....Năm...... *)Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng.Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán thường sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” song tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội bộ phận kế toán lại không mở tài khoản 641 do vậy mà tất cả các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng đều được đưa vào tài khoản 642”Chi phí quản lý doanh nghiệp”.Như vậy việc phản ánh chi phí bán hàng vào tài khoản 642 là khônag đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Do đó ở đây việc hạch toán chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp là chưa chính xác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước … Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642.Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Mẫu sổ chi tiết như sau: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 642 - "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/10/2005 đến ngày 31/10/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng PS Nợ PS Có 10/10 Tiền vận chuyển lô hàng theo HĐ 51236 111 50.000 …………… ………….. …………… Cộng phát sinh Dư nợ cuối kỳ Lập, ngày.... tháng.....năm .... Kế toán trưởng Người lập biểu *)Hạch toán doanh thu bán hàng. Để theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu kế toán mở sổ chi tiết bán hàng.Sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá đã bán và được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày : 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Bình chữa cháy MT35 22.000.000 Máy bơm chữa cháy Pentax ý 50.000.000 Vòi chữa cháy rulô 14.000.000 ……. .......... Cộng phát sinh Lập, ngày....Tháng....Năm.... Người ghi sổ *)Tổ chức hạch toán thanh toán với người mua Khi công ty bán chịu hàng cho khách hàng thì phải mở sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi tình hình mua hàng chịu trong kỳ, tình hình thanh toán và công nợ cuối kỳ và theo dõi từng khách hàng. Thông thường các khách hàng thường xuyên thì mỗi khách hàng được phản ánh riêng trên một sổ, các khách hàng vãng lai có thể phản ánh chung trên một sổ.Thực tế ở công ty thường ngày việc theo dõi công nợ phải thu được thực hiện trên EXCEL nhờ vậy mà kế toán công nợ có thể theo dõi chi tiết công nợ phải thu từng ngày của từng khách hàng. Đồng thời kế toán vẫn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua để theo dõi công nợ phải thu. Sổ chi tiết thanh toán với người mua Tài khoản : 131 Đối tượng: ông A Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tk ĐƯ Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ ……. …… Cộng phát sinh 3.Số dư nợ cuối kỳ c.Tổ chức hạch toán tổng hợp đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá. Sau khi đã tiến hành định khoản kế toán lập các hoá đơn, ghi sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 632 và sổ chi tiết tài khoản 511, kế toán thực hiện việc ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản 156, 632, 511, 3331, 131 Chi tiết cách ghi sổ này được thể hiện ở trang 38,39. Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK632 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** 20/12/2005 Xuất hàng bán cho anh Phát (Cty Bình Yên) 77.000.000 77.000.000 77.000.000 … …. Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội Nhật ký- Sổ Cái Năm: 2005 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK131 TK511 TK3331 Số Hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu năm *** *** *** 20/12/2005 Bán hàng cho anh Phát (Cty Bình Yên) 94.600.000 94.600.000 86.000.000 8.600.000 ……. …….. Cộng phát sinh tháng 94.600.000 Số dư cuối tháng *** *** *** **** Phần II: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán thu mua và tiêu thụ tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Qua hơn 10 năm thành lập bộ phận kế toán công ty nói chung và kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp nói riêng đã được tiến hành tương đối hoàn chỉnh cả về tổ chức chứng từ kế toán và cách thức hạch toán. 1. Tổ chức chứng từ kế toán. Chứng từ hàng hoá là yếu tố rất quan trọng, là cơ sở cho việc hạch toán và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp.Chính vì vậy nếu tổ chức tốt các chứng từ về hàng hoá sẽ rất thuận lợi cho việc hạch toán sau này.Hiện nay việc tổ chức chứng từ hàng hoá đã được các nhân viên kế toán công ty thực hiện khá tốt.Cụ thể: - Các chứng từ về hàng hoá được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu như là Hoá Đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu,…đều phù hợp với yêu cầu của từng