Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO

g thực trả chuyển cho TGĐ, Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 28/02/2010 Số: PC150 Nợ: 334 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thị Ngân Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán Lý do thanh toán: Thanh toán lương tháng 02/2010 Số tiền: 146.247.000 (Viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi sáu triệu, hai trăm bốn mươi bảy nghìn đồng. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi sáu triệu, hai trăm bốn mươi bảy nghìn đồng. Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) cán bộ LĐ- TL và KTT ký duyệt chi. Cụ thể như sau: Bảng 2.9: Phiếu chi thanh toán lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO Phiếu chi sau khi được duyệt sẽ được chuyển cho thủ quỹ kèm với bảng tổng hợp thanh toán lương để thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt chi trả lương cho CBCNV trong toàn công ty. Với những CBCNV nghỉ ốm trong tháng kế toán tiền lương sau khi tính toán mức BHXH trả thay lương sẽ tiến hành quá trình trả lương tương tự. Ví dụ: Trong tháng 02/2010 chị Tô Kim Phượng là nhân viên phòng tài chính kế toán của công ty bị bệnh, có giấy xác nhận của bênh viện. Theo bảng chấm công (bảng 2.3- trang 19), số ngày công thực tế của chị Tô Kim Phượng là 2 ngày, nghỉ ốm 16 ngày, hệ số lương cơ bản là 3,27. Theo chế độ hiện hành thì mức lương BHXH trả thay lương trả cho chị Tô Kim Phượng trong tháng 02/2010 được tính như sau: Số tiền BHXH trả thay lương = 3,27 X 650.000 x 16 ngày x 75% = 1.159.364 (đồng) 22 ngày Vậy chị Tô Kim Phượng sẽ được hưởng mức BHXH trả thay lương tháng 02/2010 là 1.159.364 đồng. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, kế toán tiền lương vào “Phiếu chi” của phần “Quản lý quỹ” sẽ thấy phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho chị Tô Kim Phượng trong tháng 02/2010 với đầy đủ các thông tin đã khai báo. Kế toán tiền lương tiến hành in ra phiếu chi kèm với giấy chứng nhận nghỉ ốm chuyển cho TGĐ, KTT ký duyệt chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành xuất quỹ trả lương cho chị Tô Kim Phượng. Cụ thể như sau: Bảng 2.10: Phiếu chi thanh toán chế độ BHXH cho : Tô Kim Phượng Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 28/02/2010 Số: PC164 Nợ:334 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Tô Kim Phượng Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán Lý do thanh toán: Thanh toán chế độ BHXH cho: Tô Kim Phượng Số tiền: 1.159.364 (Viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín nghìn, ba trăm sáu mươi tư đồng. Kèm theo: (02 chứng từ gốc) Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín nghìn, ba trăm sau mươi tư đồng. Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tô Kim Phượng Với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, kế toán thanh toán tiến hành lập CTGS trong phân hệ sổ cái. CTGS sau khi được lập sẽ tự động vào “Danh sách chứng từ ghi sổ”. Ví dụ: Cùng với việc vào phần mềm các nghiệp vụ thanh toán lương tháng 02/2010 cho toàn thể CBCNV trong công ty kế toán lập CTGS115 ngày 28/02/2010 với nội dung như sau: Bảng 2.11: Giao diện của “Lập chứng từ ghi sổ” trong phân hệ “Sổ cái’ Khi cần thiết kế toán tiền lương có thể in ra các CTGS115 theo yêu cầu quản lý và tiến hành lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. CTGS115 về việc chi trả lương tháng 02/2010 có nội dung cụ thể như sau: Bảng 2.12: Chứng từ ghi sổ số CTGS115 ngày 28/02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS115 Ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi trả lương tháng 02/2010 334 1111 146.247.000 Cộng 146.247.000 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng tổng hợp thanh toán lương và bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Và khi thanh toán chế độ BHXH cho chị Tô Kim Phượng thì kế toán cũng tiến hành lập CTGS120 ngày 28/02/2010 tương ứng Bảng 2.13: Chứng từ ghi sổ số CTGS120 ngày 28/02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS120 Ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 334 1111 1.159.364 Cộng 1.159.364 Kèm theo chứng từ gốc: Giấy chứng nhận nghỉ ốm, bảng thanh toán BHXH và phiếu chi số PC164. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CTGS sau khi được lập sẽ tự động vào “Danh sách chứng từ ghi sổ”. Bảng 2.14: Màn hình thể hiện “Danh sách chứng từ ghi sổ” tháng 02/2010 Khi in ra “Danh sách chứng từ ghi sổ” sẽ có nội dung tương ứng như sau: Bảng 2.15: Danh sách chứng từ ghi sổ tháng 02 năm 2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO DANH SÁCH CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 năm 2010 Chứng từ ghi sổ Loại chứng từ Diễn giải SH NT 115 28/02/2010 Phiếu chi Chi trả lương tháng 02/2010 120 28/02/2010 Phiếu chi Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 … … … … Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng tháng, kế toán lập bảng phân bổ tiền lương vào chi phí theo tỷ lệ: Chi phí nhân công: 65% Chi phí nhân viên phân xưởng: 10% Chi phí nhân viên bán hàng: 5% Chi phí quản lý doanh nghiệp: 20% Cuối mỗi niên độ kế toán, BGĐ cùng phòng tài chính kế toán sẽ tổ chức họp bàn, nhận định và đưa ra tỷ lệ phân bổ chi phí cho công nhân trực tiếp, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng… năm sau dựa trên: Doanh thu, tổng quỹ lương, số lượng CBCNV từng bộ phận cũng như trách nhiệm và mức độ công việc đảm nhận của từng bộ phận… năm nay. Trên cơ sở bảng phân bổ tiền lương đã lập, kế toán lập chứng từ nghiệp vụ khác trong phân hệ sổ cái của phần mềm kế toán. Ví dụ: Tổng quỹ lương của công ty EMECO trong tháng 02 năm 2010 là 146.247.000 đồng. Kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lương. Sau đó, dựa vào bảng phân bổ tiền lương để lập chứng từ nghiệp vụ khác số CTK198 phân bổ vào chi phí như sau: Ghi: Nợ TK 622: 146.247.000 x 65% = 95.060.550 đồng Nợ TK 627: 146.247.000 x 10% = 14.624.700 đồng Nợ TK 641: 146.247.000 x 5% = 7.312.350 đồng Nợ TK 642: 146.247.000 x 20% = 29.249.400 đồng Có TK 334: 146.247.000 đồng Sau đây là màn hình cập nhật chứng từ nghiệp vụ khác phân bổ quỹ tiền lương vào chi phí: Bảng 2.16: Giao diện “Chứng từ nghiệp vụ khác” phân bổ chi phí lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO Sau khi cập nhập chứng từ nghiệp vụ khác ở trên máy tính, kế toán cũng in ra một bảng để TGĐ và KTT ký duyệt và tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ. Chứng từ cụ thể như sau: Bảng 2.17: “Chứng từ nghiệp vụ khác” in ra từ phần mềm Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO CHỨNG TỪ NGHIỆP VỤ KHÁC Số chứng từ: CTK198 Ngày chứng từ: 28/02/2010 Phân bổ chi phí lương tháng 02/2010 TK Diễn giải Ghi Nợ Ghi Có 622 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 95.060.550 6271 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 14.624.700 6411 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 7.312.350 6421 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 29.249.400 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 95.060.550 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 14.624.700 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 7.312.350 334 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 29.249.400 Cộng 146.247.000 146.247.000 Số tiền bằng chữ: Năm trăm bốn mươi triệu, bảy trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn. Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu lên các sổ chi tiết. Khi cần kế toán chỉ việc in ra sổ chi tiết của TK 334 như sau: Bảng 2.18: Sổ chi tiết tài khoản “Phải trả công nhân viên” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S38- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN Kỳ phát sinh: Từ ngày 1/1/2010 đến ngày 28/02/2010 Đơn vị tính: VNĐ TK: 334 Chứng từ Diễn giải TK Nợ Có Số hiệu Ngày, tháng 01/01/2010 Số dư đầu kỳ 0 … … … … … … CTGS115 28/02/2010 Chi trả lương tháng 02/2010 1111 146.247.000 CTGS120 28/02/2010 Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 1111 1.159.364 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 622 95.060.550 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6721 14.624.700 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6411 7.312.350 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6421 29.249.400 Tổng cộng 297.553.364 297.553.364 Số dư đầu kỳ (VNĐ): 0 Số dư cuối kỳ (VNĐ): 0 Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào “Chứng từ ghi sổ” và “Danh sách chứng từ ghi sổ”, các số liệu đăng nhập sẽ tự động kết xuất sang sổ cái tài khoản 334. Khi cần, kế toán có thể thực hiện in sổ cái của tài khoản 334 như sau: Bảng 2.19: Sổ cái tài khoản “Phải trả công nhân viên” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02c1- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ TK: 334 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có SH NT 1/1/2010 Số dư đầu kỳ 0 PC111 20/01/2010 Thanh toán thù lao HĐQT & BKS 1111 65.700.000 … … … … … … CTGS115 28/02/2010 Chi trả lương tháng 02/2010 1111 146.247.000 CTGS120 28/02/2010 Thanh toán tiền BHXH trả thay lương tháng 2 1111 1.159.364 … … … … … … CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 622 95.060.550 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6271 14.624.700 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6411 7.312.350 CTK198 28/02/2010 Phân bổ chi phí tiền lương tháng 02/2010 6421 29.249.400 Cộng phát sinh trong kỳ 297.553.364 297.553.364 Số dư cuối kỳ: 0 Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập bảng Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy, ta có thể thấy được sự tiện lợi của việc sử dụng phần mềm kế toán MISA đã giúp giảm bớt công việc của kế toán trong việc ghi chép sổ sách. Tuy nhiên, phân hệ kế toán tiền lương lại chưa phù hợp với cách tính lương khoán của công ty, do vậy việc tính lương vẫn phải thực hiện thủ công và chỉ được hỗ trợ bằng máy tính thông qua phần mềm Excel khiến cho khối lượng công việc của kế toán tiền lương tương đối phức tạp và dễ xảy ra sai sót. 2.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO Các khoản trích theo lương gồm: BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Luật bảo hiểm có hiệu lực từ ngày 1/1/2009, trong đó chính sách bảo hiểm thất nghiệp lần đầu tiên được thực hiện. Theo đó, công ty là người sử dụng lao động đóng 16% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN trên tổng lương cơ bản và 2% KPCĐ trên tổng quỹ lương. Tổng cộng là 22% tính vào chi phí. NLĐ đóng 6% BHXH, 1,5% BHYT và 1% BHTN. Tổng cộng, NLĐ phải đóng 8,5% trên tổng lương cơ bản trừ vào lương. Dưới đây là bảng kê trích nộp các khoản theo lương tại công ty EMECO trong tháng 02/2010: Bảng 2.20: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tại công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, Mẫu số 10- LĐTL CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG Tháng 02 năm 2010 ĐVT: VNĐ STT BHXH, BHYT, BHTN KPCĐ Tổng quỹ lương trích BHXH, BHYT Trích vào chi phí Trừ vào lương Tổng có Tổng quỹ lương trích KPCĐ Trích vào chi phí Trừ vào lương Số phải nộp CĐ cấp trên Số được để lại tại đơn vị 1 125.204 25.040,8 10.642,34 35.683,14 146.247 2.924,94 0 1.462,47 1.462,47 Cộng 125.204 25.040,8 10.642,34 35.683,14 146.247 2.924,94 0 1.462,47 1.462,47 Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập bảng Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.1. Chứng từ sử dụng - Phiếu nghỉ hưởng BHXH. - Bảng thanh toán BHXH. - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương. 2.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương, kế toán dùng TK 338: “Phải trả, phải nộp khác”- Dùng phản ánh tình hình thanh toán BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ của công ty đối với CBCNV và cơ quan chức năng. TK 338 tại công ty EMECO được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 sau: - TK 3382: “Kinh phí công đoàn”. - TK 3383: “Bảo hiểm xã hội”. Tài khoản 3383 dùng phản ánh chung các khoản trích theo lương gồm: BHXH, BHYT, BHTN và được gọi chung là “Bảo hiểm xã hội”. Theo đó, BHTN lần đầu tiên được áp dụng theo nghị định số 127/2008/NĐ- CP ban hành ngày 12/12/2008 thì tại công ty EMECO kế toán cũng hạch toán chung vào TK 3383. Điều này không những sai so với chế độ kế toán hiện hành mà còn gây khó khăn cho chính công ty trong việc theo dõi, đối chiếu, kiểm tra các khoản trích theo lương phát sinh trong kỳ và giải trình với cơ quan bảo hiểm. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 334, 622, 6271, 6411, 6421… 2.2.3. Quy trình kế toán Căn cứ để kế toán chi tiết các khoản trích theo lương là phiếu nghỉ hưởng BHXH (giấy chứng nhận nghỉ ốm) và bảng thanh toán BHXH. Với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiền lương lại tiến hành lập CTGS trên máy tính thông qua phần mềm MISA bằng cách vào “Nghiệp vụ”/ “Lập chứng từ ghi sổ”, các CTGS được lập sẽ tự động chạy vào “Sổ danh sách chứng từ ghi sổ”. Khi cần thiết kế toán có thể tiến hành in ra CTGS cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý và tiến hành lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Công ty nộp 22% BHXH, 4,5% BHYT và 2% BHTN cho cơ quan BHXH thành phố Hà Nội bằng hình thức phát hành séc trong phân hệ ngân hàng của phần mềm. Ví dụ: Công ty nộp 22% BHXH, 4,5% BHYT và 2% BHTN của tháng 02/2010 bằng cách viết séc số S184 chi tiền gửi tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Ghi: Nợ TK 3383: 35.683.140 Có TK 11211: 35.683.140 Bảng 2.21: Séc số S184 về việc trích nộp BHXH tháng 02 năm 2010 Hàng tháng, phòng tài chính kế toán sẽ tính được tổng tiền lương cấp bậc của CBCNV toàn công ty trong tháng để đóng 28,5% BHXH, BHYT, BHTN. Trong đó, 20% tính vào chi phí (16% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN) và 8,5% (6% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN) trừ vào lương của CBCNV toàn công ty. Trong 20% tính vào chi phí, công ty sẽ phân bổ vào các loại chi phí theo tỷ lệ: Chi phí nhân công: 65% Chi phí nhân viên phân xưởng: 10% Chi phí nhân viên bán hàng: 5% Chi phí quản lý doanh nghiệp: 20% Ví dụ: Trong tháng 02/2010, phòng tài chính kế toán tính được tổng lương cấp bậc của toàn thể CBCNV trong công ty 125.204.000 đồng. Dựa vào bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 02/2010, kế toán sẽ lập chứng từ nghiệp vụ khác để ghi vào chi phí như sau: Đối với tiền BHXH lập chứng từ khác số CTK 190, ghi: Nợ TK 334: 125.204.000 x 8,5% = 10.642.340 đồng Nợ TK 622: 125.204.000 x 20% x 65% = 16.276.520 đồng Nợ TK 6271: 125.204.000 x 20% x 10% = 2.504.080 đồng Nợ TK 6641: 125.204.000 x 20% x 5% = 1.252.040 đồng Nợ TK 6421: 125.204.000 x 20% x 20% = 5.008.160 đồng Có TK 3383: 125.204.000 x 28,5% = 35.683.140 đồng Bảng 2.22: Màn hình cập nhập chứng từ khác phân bổ BHXH tháng 02/2010 tại công ty EMECO Chứng từ nghiệp vụ khác số CTK190 khi in ra có nội dung như sau: Bảng 2.23: Chứng từ nghiệp vụ khác số CTK190 ngày 28/02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường- EMECO CHỨNG TỪ NGHIỆP VỤ KHÁC Số chứng từ: CTK190 Ngày chứng từ: 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 TK Diễn giải Ghi Nợ Ghi có 334 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 10.642.340 622 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 16.276.520 6271 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 2.504.080 6411 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 1.252.040 6421 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 5.008.160 3383 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 10.642.340 3383 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 16.276.520 3383 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 2.504.080 3383 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 1.252.040 3383 Phân bổ chi phí BHXH tháng 02/2010 5.008.160 Cộng 35.683.140 35.683.140 Số tiền bằng chữ: Ba mươi năm triệu, sáu trăm tám mươi ba nghìn, một trăm bốn mươi đồng. Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi kế toán cập nhập các chứng từ, máy tính sẽ tự động kết chuyển lên các sổ sách báo cáo. Khi cần kế toán chỉ việc in ra Sổ chi tiết của tài khoản 3383. Bảng 2.24: Sổ chi tiết tài khoản “Bảo hiểm xã hội” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S38- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN BẢO HIỂM XÃ HỘI Kỳ phát sinh: Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ TK: 3383 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có SH NT 01/01/2010 Số dư đầu kỳ 183.269.264 S174 22/01/2010 Nộp BHXH năm 2009 11212 190.000.000 PT9 24/01/2010 Thu KP 6% tháng 02/2010 1111 5.289.000 … … … … … … PC164 28/02/2010 Số tiền BHXH trả thay lương cho: Tô Kim Phượng 1111 1.159.364 S184 28/02/2010 Nộp 28,5% BHXH tháng 02/2010 11211 35.683.140 CTK190 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 334 10.642.340 CTK190 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 622 16.276.520 CTK190 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6271 2.504.080 CTK190 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6411 1.252.040 CTK190 28/02/2010 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6421 5.008.160 … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 234.658.225 54.632.140 Số dư cuối kỳ 3.243.179 Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bên cạnh đó, công ty còn trích 2% KPCĐ trên tổng quỹ lương thực tế chi trả trong kỳ vào chi phí. Sau đó, công ty sẽ lập bảng phân bổ vào chi phí theo tỷ lệ sau: Chi phí nhân công: 65% Chi phí nhân viên phân xưởng: 10% Chi phí nhân viên bán hàng: 5% Chi phí quản lý doanh nghiệp: 20% Ví dụ: Tháng 02 năm 2010 công ty phải trả lương cho CBCNV trong toàn công ty số tiền là 146.247.000 đồng. Do đó, tiền KPCĐ tính vào chi phí là: 2% x 146.247.000 đồng = 2.924.940 (đồng) Khi đó, kế toán sẽ lập bảng phân bổ KPCĐ. Dựa vào bảng phân bổ này kế toán sẽ lập chứng từ khác (chứng từ số CTK195 ngày 28/02/2010) để phân bổ vào chi phí, ghi: Nợ TK 622: 2.924.940 x 65% = 1.901.211 đồng Nợ TK 6271: 2.924.940 x 10% = 292.494 đồng Nợ TK 6411: 2.924.940 x 5% = 46.247 đồng Nợ TK 6421: 2.924.940 x 20% = 584.988 đồng Có TK 3382: 2.924.940 đồng Công ty trích nộp 1% KPCĐ lên cấp trên bằng cách phát hành séc. Ví dụ: Ngày 28/02/2010, công ty phát hành séc số S179 để nộp 1% KPCĐ tháng 02/2010 là: 1% x 2.924.940 đồng = 1.462.470 đồng Ghi: Nợ TK 3382: 1.462.470 đồng Có TK 11211: 1.462.470 đồng Bảng 2.25: Séc số S179 về việc trích nộp 1% KPCĐ cho cấp trên Khi chi trích 1% KPCĐ tại cơ sở, công ty chi bằng tiền mặt. Ví dụ: Ngày 28/02/2010, kế toán tiến hành lập phiếu chi số PC175 trích 1% KPCĐ tháng 02/2010, ghi: Nợ TK 3382: 1.462.470 đồng Có TK 1111: 1.462.470 đồng Bảng 2.26 : Phiếu chi 1% KPCĐ số PC175 tháng 02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 28/02/2010 Số: PC175 Nợ: 3382 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thị Ngân Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán Lý do thanh toán: Chi trích 1% KPCĐ tại cơ sở Số tiền: 1.462.470 (Viết bằng chữ): Một triệu, bốn trăm sáu mươi hai nghìn, bốn trăm bảy mươi đồng. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, bốn trăm sáu mươi hai nghìn, bốn trăm bảy mươi đồng. Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phạm Thị Ngân Sau khi cập nhập các chứng từ, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách và báo cáo. Khi cần kế toán có thể in ra sổ chi tiết tài khoản 3382 như sau: Bảng 2.27: Sổ chi tiết “Kinh phí công đoàn” Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S38- DN cơ khí và môi trường- EMECO ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 28/02/2010 ĐVT: VNĐ TK: 3382 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có SH NT 1/1/2010 Số dư đầu kỳ 19.142.300 … … … … … … S179 28/02/2010 Nộp 1% KPCĐ cho cấp trên 11211 1.462.470 PC175 28/02/2010 Chi trích 1% KPCĐ tháng 02/2010 1111 1.462.470 CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 622 1.901.211 CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 6271 292.494 CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 6411 146.247 CTK195 28/02/2010 Tính 2% KPCĐ tháng 02/2010 6421 584.988 … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 7.694.870 5.132.410 Số dư cuối kỳ: 16.579.840 Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đồng thời với việc lên sổ chi tiết, phần mềm kế toán cũng tự động chuyển dữ liệu lên sổ cái TK 3382. Cũng giống như hạch toán tiền lương, quy trình nhập số liệu đầu vào và kết xuất ra sổ sách kế toán của các khoản trích theo lương cũng diễn ra tương tự. Sau khi tiến hành nhập vào phần mềm những dữ liệu ban đầu thì công việc tiếp theo của kế toán là lập chứng từ ghi sổ đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ trong phân hệ “Sổ cái”. NV1: Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 02/2010 (bảng 2.4- trang 20) và bảng kê trích nộp các khoản theo lương (bảng 2.21- trang 51) , kế toán phản ánh số tiền BHXH, BHYT, BHTN tỷ lệ 8,5% trừ vào lương CBCNV tháng 02 trên CTGS số CTGS134. Khi in ra có nội dung như sau: Bảng 2.28: Chứng từ ghi sổ số CTGS134 phản ánh BHXH phải nộp tháng 02/2010 tại công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/02/2010 Số: CTGS134 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Tính BHXH phải nộp tháng 02/2010 334 3383 10.642.340 Cộng 10.642.340 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 02/2010 và bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) NV2: Nhân viên kế toán phản ánh kết chuyển số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí tháng 02/2010 trên CTGS số CTGS135. Bảng 2.29: Chứng từ ghi sổ số CTGS135 phản ánh phân bổ chi phí tháng 02/2010 tại công ty EMECO Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/02/2010 Số: CTGS135 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 622 3383 16.276.520 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6271 3383 2.504.080 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6411 3383 1.252.040 Phân bổ chi phí BHXH tháng 2/2010 6421 3383 5.008.160 Cộng 25.040.800 Kèm theo chứng từ gốc: Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 02/2010 và bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) NV3: Công ty chuyển nộp BHXH tháng 02/2010 của toàn công ty cho cơ quan BHXH thành phố Hà Nội được phản ánh trên CTGS số CTGS140: Bảng 2.30: Chứng từ ghi sổ số CTGS140 nộp BHXH tháng 02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/02/2010 Số: CTGS140 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nộp 28,5% BHXH 3383 11211 35.683.140 Cộng 35.683.140 Kèm theo chứng từ gốc: Tờ khai nộp BHXH tháng 02/2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) NV4: Căn cứ vào bảng phân bổ các khoản trích theo lương, nhân viên kế toán phản ánh số KPCĐ phân bổ vào chi phí tháng 02/2010 vào CTGS số CTGS141. Bảng 2.31: Chứng từ ghi sổ số CTGS141 phân bổ KPCĐ tháng 02/2010 Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số S02a- DN cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 28/02/2010 Số: CTGS141 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Phân bổ KPCĐ tháng 02/2010 622 3382 1.901.211 Phân bổ KPCĐ tháng 02/2010 6271 3382 292.494 Phân bổ KPCĐ tháng 02/2010 6411 3382 146.247 P