Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Pin Hà Nội

x 26 4 Hoàng Thị Tú 2,34 cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x 26 5 Mai Thị Tuyết 2,06 cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x 26 6 Phạm Văn Ba 2,06 cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x x x x x cn x x 26 Ghi chú: Lương sp: k Ngỉ ốm: Ô Con ốm: C.Ô Thai sản: ts Nghỉ phép: NP Chủ nhật: CN Lương tg: x Tai nạn: T Ngừng việc: L Nghỉ bù: NB Hội nghị: H Hình thức trả lương của công ty cổ phần Pin Hà Nội hiện đang áp dụng là hình thức trả lương theo thời gian và chế độ lương khoán sản phẩm. Việc tính trả lương cho người lao động ở bộ phận gián tiếp căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, hệ số cấp bậc của từng người và mức lương cơ bản theo chế độ quy định. Hàng tháng nhân viên phòng tổ chức sẽ tập hợp bảng chấm công của các đội sản xuất, các phân xưởng, các tổ và căn cứ vào hệ số cấp bậc lương để tính trả tiền lương, các khoản phụ cấp được hưởng. Chế độ trả lương khoán sản phẩm áp dụng cho bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất. 2.1.2.1. Tính lương đối với bộ phận lao động gián tiếp. Tiền lương hàng tháng của bộ phận này được trả theo hệ số căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Mức tiền lương được hưởng của mỗi người phụ thuộc vào tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Tiền lương cơ bản = 730.000 x Hệ số lương cấp bậc chức vụ Hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ được Nhà nước quy định Như vậy tiền lương thực tế của cán bộ công nhân viên quản lý được xác định như sau: TLtháng = KCD x (NCCĐ – NCBH(nếu có)) + TLBH(nếu có) Trong đó: TLCB : Tiền lương cơ bản NCCĐ: Ngày công chế độ ( 26 ngày) NCBH: Ngày công nghỉ hưởng quỹ BHXH trong tháng ( nếu có) KCD: Chức danh TLBH: Tiền lương nghỉ hưởng quỹ BHXH trong tháng ( nếu có) Theo quy định riêng của công ty, ngoài mức lương trên các nhân viên quản lý còn được nhận thêm một mức tiền lương phụ thuộc vào tình hình hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty, tùy thuộc vào trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng đối tượng nhận lương. + Tùy thuộc vào chức trách của mỗi người trong công ty mà công ty còn quy định thêm hệ số trách nhiệm, cụ thể KCD như sau: Giám đốc: 3,5 Phó giám đốc: 3,0 Trưởng phòng: 2,7 Phó phòng: 2,4 Nhân viên: 2,0 Ngày làm việc thực tế của các đối tượng nhận lương được theo dõi qua bảng chấm công. Bảng chấm công được phòng tổ chức hành chính và phòng tài vụ xác nhận. Sau đó sẽ được Giám đốc duyệt và lấy đó làm căn cứ để tính lương. Nhìn vào Bảng chấm công tháng 08 năm 2010 của tổ văn phòng ta có thế tính lương cho từng người. Ví dụ : Lương anh Mai Văn Anh có hệ số cấp bậc lương là 3,33 với chức danh trưởng phòng ( Hệ số chức danh trách nhiệm là 2.7 ) trong tháng 8/2010 có 26 công sản xuất trong đó có 2 công ốm được duyệt. Lương tháng của anh Anh trong tháng 8/2010 được xác định như sau: TLtháng = TLtg + TLBH = 2,7 x x (26 -2) + 75% x x 2 = 6.198.795 (đồng) Biểu 2.2: Phiếu nghỉ hưởng BHXH. PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BẢO HIỂM XÃ HỘI Đơn vị: Công ty cổ phần Pin Hà Nội Họ và tên: Mai Văn Anh Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày cho nghỉ Y, bác sỹ ký tên đóng dấu Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách bộ phận Tổng số Từ ngày Đến hết ngày A 1 B 2 3 4 C 5 D Bệnh viện Bạch Mai - Hà Nội 04/08 Viêm dạ dày 02 06/08 07/08 02 PHẦN THANH TOÁN Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 1 2 3 4 02 93.496 75% 140.244 Cộng 140.244 Ngày 10 tháng 8 năm 2010 Trưởng ban BHXH Kế toán BHXH ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Biểu 2.3: Bảng thanh toán tiền lương BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Đơn vị: công ty cổ phần Pin Hà Nội Tháng 8/2010 Bộ phận: Văn phòng STT Họ và tên HSCB HS TN Lương thời gian Nghỉ việc hưởng BHXH Khấu trừ vào lương Số tiền thực lĩnh Ký nhận Số công Số tiền Số công Số tiền A B 1 2 3 4 5 6 7 8=4+6-7 9 1 Mai Văn Anh 3,33 2,7 24 6.058.551 2 140.244 526.898 5.671.897 2 Hoàng Văn Tài 3,00 2,4 24 4.851.692 1 63.173 417.763 4.497.101 3 Nguyễn Tú 3,00 2,0 26 4.380.000 0 0 372.300 4.007.700 4 Hoàng Thị Tú 2,34 2,0 24 3.153.600 2 98.550 276.432 2.975.717 5 Mai Thị Tuyết 2,06 2,0 25 2.891.923 1 43.379 249.500 2.685.801 6 Phạm Văn Ba 2,06 2,0 26 3.007.600 0 0 255.646 2.751.954 Tổng 24.343.366 346.346 2.098.539 22.590.170 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ngoài ra trong trường hợp nhân viên làm thêm giờ thì số tiền lương làm tăng giờ những ngày thường được tính như sau: Số tiền = x Số công x 150% Số tiền lương làm tăng giờ trong những ngày nghỉ thứ 7, CN được tính như sau: Số tiền = x Số công x 200% Việc chia tiền lương khối nhân viên gián tiếp chưa gắn với việc hoàn thành kế hoạch sản xuất của công ty, chưa đánh giá được chất lượng và số lượng công tác của từng cán bộ công nhân viên đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, phần tiền lương mà người lao động nhận được không gắn với kết quả lao động mà họ tạo ra. Chính vì thế mà hình thức tiền lương theo thời gian đã không mang lại cho người lao động sự quan tâm đầy đủ về thành quả lao động của mình, không tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích họ nghiêm chỉnh thực hiện chế độ tiết kiệm thời gian. Để việc trả lương cho khối gián tiếp của công ty đảm bảo công bằng hợp lý, công ty phải gắn việc trả lương cho khối lao động gián tiếp với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch sản xuất của công ty và xác định chất lượng công tác của từng CBCNV trong tháng. Để động viên cán bộ CNV thực hiện tốt kế hoạch sản xuất nâng cao doanh số bán hàng công ty đã áp dụng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân trên cơ sở bình bầu trong từng tổ sản xuất, phòng ban, phân xưởng theo 3 mức như sau: Loại A: 400.000 đ Loại B: 300.000 đ Loại C: 200.000 đ Căn cứ để xếp loại thưởng cho từng cá nhân trong công ty: + Loại A: - Căn cứ vào ngày công làm đủ trong tháng. - Hoàn thành khối lượng công việc được giao. - Chấp hành tốt qui chế của đơn vị. + Loại B: - Căn cứ vào ngày công đi làm thực tế có số ngày nghỉ 5 ngày có lý do. - Hoàn thành khối lượng công việc được giao. - Chấp hành tốt qui chế của đơn vị. + Loại C: - Căn cứ vào ngày công đi làm thực tế có số ngày nghỉ 10 ngày có lý do. - Hoàn thành khối lượng công việc được giao. - Chấp hành tốt qui chế của đơn vị. Biểu 2.4: Bảng thanh toán tiền thưởng T8/2010 Bộ phận : Tổ 1 – Phân xưởng 1. STT Họ và tên Mức thưởng Ghi chú Xếp loại thưởng Số tiền Ký nhận 1 Nguyễn Đức Thắng A 400.000 2 Trần Thu Hà A 400.000 3 Hoàng Thị Hạnh B 300.000 4 Đỗ Quang San C 200.000 5 Trần Thu Hà A 400.000 Cộng 1.700.000 Công ty thanh toán lương tháng này vào ngày 05 đến 10 tháng sau. Trong tháng tuỳ theo tình hình của công nhân viên có thể được tạm ứng lương theo yêu cầu. Lương tạm ứng được quy định bằng 1/3 lương cấp bậc và căn cứ vào bản thân người lao động và số công của công nhân đạt được khi yêu cầu tạm ứng. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán lập phiếu chi, tạm ứng để thủ quỹ tiến hành chi. Biểu 2.5: Giấy đề nghị tạm ứng. Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 18 tháng 8 năm 2010 Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Tên tôi là: Đỗ Xuân Lâm Địa chỉ : Phòng kĩ thuật Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.500.000đ Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Con ốm Thời gian thanh toán: 06/9/2010 Giám đốc Công ty ( ký tên , đóng dấu) Kế toán ( ký tên ) Người đề nghị tạm ứng ( ký tên) Biểu 2.6: Phiếu chi. Công ty Cổ phần Pin Hà Nội 72- Đường Phan Trọng Tuệ – Hà Nội PHIẾU CHI Quyển số: Số: Ngày18 tháng 08 năm 2010 Họ tên người nhận tiền: ĐỖ XUÂN LÂM Địa chỉ: Phòng kĩ thuật Lý do chi : Tạm ứng lương Số tiền: 1.500.000đồng Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: ( viết bằng chữ): Một triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 18 tháng 08 năm 2010 Giám đốc KT trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền 2.1.2.2. Tính lương đối với bộ phận lao động trực tiếp. Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất phụ thuộc vào khối lượng công việc hoàn thành của từng tổ, nhóm. Hàng tháng đơn vị tiến hành nghiệm thu, tính toán giá trị thực hiện và mức lương tương ứng ( trường hợp công việc làm trong nhiều tháng thì hàng tháng công ty sẽ tạm ứng lương theo khối luợng công việc đã làm trong tháng). Các đội sản xuất giao khoán cho các tổ thông qua hợp đồng giao khoán, hợp đồng giao khoán do đội trưởng, kế toán đội và tổ trưởng các đội nhận khoán tiến hành lập khi giao khoán công việc. Trong hợp đồng giao khoán có ghi rõ chi tiết về khối lượng công việc được giao, yêu cầu kỹ thuật và đơn giá khoán. Đơn giá khoán là đơn giá từng phần việc trong dự toán. Các tổ tiến hành thi công trong hợp đồng làm khoán. Tiền lương trả cho công nhân được ghi trong hợp đồng giao nhận khoán theo yêu cầu hoàn thành công việc ( về thời gian, số lượng, chất lượng,…). Tiền lương của người lao động phải được thể hiện đầy đủ trong sổ lương theo mẫu thống nhất của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành. Việc thanh toán lương phải căn cứ vào các chứng từ gốc như bảng chấm công,… Bảng chấm công tính lương của tổ, đội phải có sự xác nhận của đội trưởng, của thống kê và kế toán đội ngũ về phòng tổ chức hành chính, phòng tài vụ kiểm tra, giám đốc duyệt trước khi cấp phát lương cho công nhân. Phương pháp 1: Khoán sản phẩm đến người công nhân như sản xuất TLKSP = Số lượng sản phẩm hoàn thành x đơn giá TL/1SP Với cách thức trả lương này người công nhân đã quan tâm đến khối lượng, chất lượng sản phẩm có động lực thúc đẩy hoàn thành định mức lao động. Tuy nhiên nó lại chưa khuyến khích công nhân làm tăng khối lượng sản phẩm do đơn giá sản phẩm chưa lũy tiến, chưa tăng theo khối lượng sản phẩm vượt mức kế hoạch. Phương pháp 2: Áp dụng cho các công việc có yêu cầu kỹ thuật: Lương khoán của một người = Tổng lương khoán của tổ X Số xuất phân phối của mỗi người Tổng số xuất phân phối của tổ Lương khoán của tổ = Đơn giá TL/SP x khối lượng SP hoàn thành Số xuất phân phối của = Số công làm khoán của x Hệ số chênh lệch mỗi người mỗi người lương của mỗi người Hệ số chênh lệch lương = Hệ số lương cấp bậc của từng người Hệ số cấp bậc lương của người thấp nhất trong tổ Ví dụ: Tổng số lương khoán của các tổ trong tháng theo mức độ hoàn thành một công việc được xác định = 7.000.000 đồng. Trong tổ có 5 công nhân: 2 công nhân bậc V, 2 công nhận bậc IV và 1 công nhân bậc III. Căn cứ vào bảng hệ số lương ta tính được bảng lương của tổ như sau: Biểu số 2.7: Bảng chia lương khoán Bảng chia lương khoán Tổ 1- PX1 STT Công nhân Số công Hệ số lương Hệ số chênh lệch lương Số xuất phân phối Thành tiền Ký nhận 1 2 3 4 5 6 = 3 x5 7 8 1 Nguyễn Đức Thắng 28 2,67 1,43 40,04 1.628.683 - 2 Trần Thu Hà 25 2,67 1,43 35,75 1.454.181 - 3 Hoàng Thị Hạnh 29 2,34 1,26 36,54 1.486.315 - 4 Đỗ Quang San 26 2,34 1,26 32,76 1.332.559 - 5 Trần Thu Hà 27 1,86 1,0 27 1.098.262 - Tổng cộng 135 172,09 7.000.000 Việc tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất theo nhóm, tổ, đội thì căn cứ vào số lượng thời gian lao động mà chưa tính đến chất lượng công việc của từng người trong tháng. Để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương thì công ty phải xây dựng hệ số lương cấp bậc công việc và bằng xác định chất lượng công tác của từng cá nhân. Phương pháp 3: Áp dụng cho những công việc không yêu cầu kỹ thuật cao, chủ yếu là lao động phổ thông Lương khoán một người x Số công của từng người Chế độ trả lương khoán theo nhóm thường được áp dụng đối với những công việc có tính chất tổng hợp, gồm nhiều khâu liên kết, nếu chia thành nhiều chi tiết, bộ phận riêng rẽ thì không có lợi cho việc đảm bảo chất lượng sản phẩm. Tiền được trả dựa vào kết quả lao động sản xuất của cả tổ đội. Trả lương theo hình thức này sẽ là động lực kích thích cá nhân quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể, nhóm, hơn nữa còn đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động. Ngoài ra đối với những công việc mà công ty không thể tiến hành xây dựng định mức lao động một cách chặt chẽ, chính xác hoặc những công việc dựa vào khối lượng hoàn thành định mức khoán thì công ty áp dụng chế độ tiền lương theo thời gian công nhật Tiền lương theo = Tiền lương một x Ngày công thực tế công nhật ngày công Tiền lương một ngày công = HSCT x Trong đó: HSCT: Hệ số mức lương do công ty quy định TLCB: Tiền lương cơ bản NCCĐ: Ngày công chế độ Ví dụ: Một thợ bậc VII làm công tác duy tu, bảo dưỡng máy móc, thiết bị cho một đội sản xuất của công ty thì tiền lương của người đó được tính như sau: Tiền lương một ngày công = 2,0 x 4,32 x = 242.585 đồng/ngày Trong tháng người công nhân đó làm việc 20 ngày => Tiền lương tháng = 242.585 x 20 = 4.851.700 đồng 2.1.3. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tổng hợp tiền lương kế toán của Công ty sử dụng chủ yếu tài khoản như sau: - TK 334: “Phải trả công nhân viên” Nội dung phản ánh tình hình tiền lương, tiền công, BHXH cho cán bộ công nhân viên. Kết cấu : + Bên Nợ : - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã ứng cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền thưởng của người lao động.và các khoản khác + Bên Có : - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. + Dư Có : Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động trong kỳ. Trường hợp cá biệt TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số đã trả quá số tiền phải trả cho CNV. TK334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản khác TK334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK3341 “ Phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. TK3348 “Phải trả người lao động khác”: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng có tính chất tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 111, 112, 641, 642, 622, 627… 2.1.4 Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần pin Hà Nội. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ trình tự hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. và khấu trừ lớn hơn số đã trả Chênh lệch số đã trả BHXH phải trả Phải trả cho CNV Tính lương Tính thưởng cho CNV trên tiền lương CNV Trích BHXH, BHYT phải trả nội bộ và các khoản khác phải nộp (nếu có) TK111 TK334 TK335 TK333 TK336 TK627, 641, 642 TK662 TK338 TK431 Thuế thu nhập Thanh toán lương Khấu trừ các khoản TK338 TK138 cho CNV Khi nhận được một đơn hàng sản xuất, các tổ đội trưởng phải căn cứ vào bảng phân tích đơn giá chi tiết của giá trị sản xuất, khối lượng công việc và thời gian để thống kê số lượng lao động cần thiết để tham gia sản xuất sản phẩm. Hàng ngày, đội trưởng căn cứ vào tay nghề, cấp bậc thợ để phân công công tác để đảm bảo công tác sản xuất. Cuối ngày làm việc chấm công năng suất chất lượng cho tổ viên, người có năng suất cao,chất lượng tốt thì được cộng thêm, người có năng suất thấp thì bị trừ công. Cuối tháng tổ trưởng gửi bảng chấm công ( biểu số 1), biên bản bàn giao nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, phiếu nghỉ hưởng BHXH( biểu số 2), hợp đồng giao nhận( biểu số 4), biên bản nghiệm thu ( biểu số 5), bảng thanh toán lương( biểu số 6)… cho kế toán tại tổ đội của mình để họ lên sổ chi tiết TK334 ( biểu số 7) theo dõi tiền lương phải trả CNV của mỗi đội tổ. Biểu 2.8: Sổ cái tài khoản 334. (TRÍCH ) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334 Phải trả công nhân viên Năm 2010 ĐVT: Đồng Ghi Có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 …. Tháng 8 … Tháng 12 Cộng TK 111 TK 338.3 TK 338.4 TK 338.9 584.163.281 31.072.515 6.214.503 4.143.002 Cộng phát sinh Nợ Có 625.593.301 625.593.301 Số dư cuối tháng Nợ Có Hà Nội, Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PIN HÀ NỘI. 2.2.1. Chứng từ sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương Công ty chủ yếu sử dụng các loại chứng từ sau : - Bảng chấm công - Bảng thanh toán BHXH - Các phiếu chi, các tài liệu chứng từ khác có liên quan đến các khoản trích nộp có liên quan. Ví dụ như giấy chứng nhận của bệnh viện, của cơ quan bảo hiểm,… 2.2.2. Tài khoản sử dụng. Phản ánh tình hình thanh toán, hạch toán các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 338 dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo qui định cầu toà án ( tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú...), giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ... Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338 : + Bên Nợ : - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về KPCĐ. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Kết chuyển doanh thu xuất trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ. - Các khoản đã trả, đã nộp khác. + Bên Có : Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định. Dư Nợ ( nếu có ) : - Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. - Số trả thừa phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Dư Có : Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Ngoài các tài khoản trên, kế toán các khoản trích theo lương còn phản ánh vào các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112... 2.2.3. Quy trình kế toán. 2.2.3.1 Quy trình ghi sổ kế toán ci tiết các khoản trích theo lương tại Công ty. Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết các khoản trích theo lương Danh sách lao động được hưởng trợ cấp BHXH Bảng thanh toán BHXH Phiếu nghỉ hưởng BHXH Sổ chi tiết TK338 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Kế toán tổng hợp Hàng tháng Công ty nộp BHXH cho cơ quan BHXH đồng thời làm thủ tục thanh toán BHXH cho công nhân viên trong tháng, gửi chứng từ hợp lệ để cấp tiền thanh toán BHXH cho CNV công ty. Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH và phiếu thanh toán tiền BHXH của CNV trong tổ theo danh sách số người lao động được hưởng trợ cấp BHXH( biểu số 12) đội kế toán tổ đội lập bảng thanh toán BHXH (biểu số 13) gửi lên phòng kế toán của công ty. Kế toán trong từng tổ đội cũng căn cứ vào các chứng từ gốc: bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH,…và tiến hành trích các quỹ theo lương theo đúng tỷ lệ do nhà nước quy định sau đó vào sổ chi tiết tài khoản 338( biểu số 14) để theo dõi các khoản trích theo lương của tổ, đội mình Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước như trong trường hợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cơ quan y tế. Thời gian hưởng BHXH sẽ được căn cứ như sau: Nếu làm việc trong điều kiện bình thường mà có thời gian đóng BHXH: Dưới 15 năm sẽ được nghỉ 30 ngày/năm Từ 15 năm đến 30 năm được nghỉ 40 ngày/năm Trên 30 năm được nghỉ 50 ngày/năm Nếu bị bệnh dài ngày với các bệnh đặc biệt được Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hưởng BHXH không quá 180 ngày/năm không phân biệt thời gian đóng BHXH. Tỷ lệ hưởng BHXH trong trường hợp này được hưởng 75% lương cơ bản. Với công thức tính lương BHXH trả thay lương như sau: Mức lương BHXH trả thay lương = Mức lương cơ bản x Số ngày nghỉ hưởng BHXH x Tỷ lệ hưởng BHXH 26 ngày Chứng từ kế toán BHXH trả thay lương công ty sử dụng gồm: phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán BHXH: Phiếu nghỉ hưởng BHXH: + Trong thời gian lao động, người lao động bị ốm được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người được nghỉ phải báo cáo cho công ty và nộp giấy nghỉ phép cho người phụ trách chấm công. Số ngày nghỉ thực tế của người lao động căn cứ theo bảng chấm công hàng tháng. + Cuối tháng, phiếu nghỉ hưởng BHXH kèm theo bảng chấm công được kế toán của đơn vị chuyển về phòng kế toán công ty để tính BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của từng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từng phòng ban, đơn vị, bộ phận hay toàn công ty. Cơ sở để lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ hưởng BHXH. Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thai sản... Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. + Cuối tháng kế toán tính toán tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn công ty, bảng này phải được nhân viên phụ trách về chế độ BHXH của công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 02 bản : 01 bản gửi cho cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi, 01 bản lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan. Cùng với việc chấm công, phòng tổ chức - hành chính còn theo dõi tình hình nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... trong trường hợp có nhân viên của một bộ phận (đơn vị) nào đó rơi vào trường hợp trên thì phải có giấy chứng nhận của cơ quan y tế xác nhận là bị ốm, thai sản, tai nạn lao động... Khi CBCNV có giấy chứng nhận nghỉ vì bất kỳ một lý do chính đáng nào thì sẽ được công ty căn cứ vào giấy chứng nhận đó để thanh toán trợ cấp BHXH. Cuối tháng phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm phải thanh toán tiền lương đầy đủ cho từng CBCNV theo số ngày thực làm của mỗi người thể hiện trên bảng chấm công và bảng thanh toán lương từng tháng của từng bộ phận. Ví dụ: Trong tháng 8/2010, anh Phạm Văn Long là nhân viên thuộc phòng KH - VT của công ty bị ốm có xác nhận của bác sỹ. Theo bảng chấm công số ngày công thực tế trong tháng là 26 ngày, anh nghỉ ốm 05 ngày. Mức lương cơ bản của anh là 3.043.000 đ/tháng. Theo chế độ hiện hành thì anh được hưởng mức lương BHXH trả thay lương được tính như sau: Số tiền lương BHXH trả thay lương = 3.043.000 x 5 x 75% = 438.894đ 26 ngày Vậy anh Long sẽ được hưởng mức lương BHXH trả thay lương tháng 8/2010 là 438.894 đồng. Biểu 2.9: Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm). Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH. (Mặt trước) Bệnh viện đa khoa Sanh pôn Ban hành theo mẫu tại CV Số 93TCCĐ kế toán ngày 20/07/1999 của BTC Số KB/BA GIẤY CHỨNG NHẬN Quyển số: 05 NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH Số : 021375 Họ và tên: Phạm Văn Long Tuổi: 38 Đơn vị công tác: Công ty CP Pin Hà Nội Lý do nghỉ ốm: Ốm Số ngày nghỉ việc: 05 (Từ ngày 10/8/2010 đến ngày 14/8/2010) Ngày 10 tháng 8 năm 2010 Xác nhận của phụ trách đơn vị Y, bác sĩ Số ngày thực nghỉ: 05 ngày (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu) (Mặt sau) Phần BHXH Số sổ BHXH : 01133943564 1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 05 ngày 2. Lũy kế ngày nghỉ cùng chế độ : 08 ngày 3. Lương tháng đóng BHXH : 3.043.000 đồng 4. Lương bình quân ngày : 92.578 đồng 5. Tỷ lệ hưởng BHXH : 75 % 6. Số tiền hưởng BHXH : 438.894 đồng Ngày 16 tháng 8 năm 2010 Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ghi chú: Phần mặt sau căn cứ để ghi là giấy chứng nhận nghỉ ốm hoặc giấy ra viện) Bảng thanh toán BHXH: Sau khi tổng hợp tất cả các phiếu nghỉ BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn công ty theo mẫu sau: Biểu 2.10 Bảng thanh toán BHXH. BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 8/2010 ĐVT: đồng TT Họ và tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn Tổng số tiền Ký nhận SN ST SN ST SN ST SN ST 1 Phạm Văn Long 05 438.894 438.894 2 Kiều Thị ngọc 02 240.534 240.534 3 Mai Văn Anh 02 140.244 140.244 Cộng 819.672 819.672 ( Tám trăm mười chín ngàn sáu trăm bảy mươi hai đồng ) Kế toán BHXH Nhân viên theo dõi Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng thanh toán BHXH tháng 8/2010, kế toán công ty lập phiếu chi trả tiền BHXH trả thay lương cho toàn công ty. Cụ thể có uỷ nhiệm chi về kinh phí BHXH do cơ quan BHXH cấp cho công ty. Biểu 2.11: Ủy nhiệm chi. ỦY NHIỆM CHI Số:32 (Tương đương giấy báo có) Chuyển khoản tiền : Thư - điện ngày 06/9/2010 Đơn vị trả tiền : Cơ quan BHXH Thanh Trì Số TK : Tại ngân hàng : Đơn vị nhận tiền :Công ty cổ phần Pin Hà Nội Địa chỉ: Số 72 Đường Phan Trọng Tuệ Thị trấn Văn Điển - Thanh Trì Hà Nội Số tài khoản : 21104499 Tại ngân hàng : Ngân hàng CP thương mại Á Châu. Nội dung thanh toán: Cấp kinh phí BHXH Số tiền : 819.672 đồng Số tiền viết bằng chữ: ( Tám trăm mười chín ngàn sáu trăm bảy mươi hai đồng ) Ngày 06 tháng 09 năm 2010 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B KT chủ Tài khoản Trưởng ngân hàng Trưởng ngân hàng (Ký, đóng dấu