Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu

Bên nợ: + BHXH trả cho người lao động. + BHXH nộp cho cơ quan quản lý BHXH. - Bên có: + Trích BHXH vào chi phí kinh doanh. + Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động. - Dư có: BHXH chưa nộp. - Dư nợ: BHXH vượt chi. * Tài khoản 3384 * Kết cấu tài khoản: - Bên nợ: + Nộp BHYT. - Bên có: + Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh. + Trích BHYT trừ vào thu nhập của người lao động. - Dư có: BHYT chưa nộp. * Tài khoản 3389 * Kết cấu tài khoản: - Bên nợ: + Số BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý bảo hiểm thất nghiệp. - Bên có: + Trích BHTN vào chi phí sản xuất, kinh doanh. + Trích NHTN khấu trừ vào lương của công nhân viên. - Dư có: Số BHTN đã trích nhưng chưa nộp cho cơ quan quản lý BHTN. * Tài khoản 351 * Kết cấu tài khoản: - Bên nợ: + Chi tiêu quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Bên có: + Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Dư có: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện còn. * Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương - Đóng góp của người lao động vào quỹ BHXH, BHYT, BHTN Nợ TK 334 Có TK 338 - Số BHXH trả trực tiếp cho người lao động Nợ TK 338 Có TK 334 - Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan quản lý, chi tiêu KPCĐ tại cơ sở Nợ TK 338 Có TK 111, 112 - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 622, 627, 641, 642 Có TK 338 - Số BHXH, KPCĐ vượt chi Nợ TK 111, 112 Có TK 338 - Khi chi tiêu KPCĐ để lại doanh nghiệp Nợ TK 3382 Có TK 3388 - Trích lập Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Nợ Tk 642 Có TK 351 - Tri trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động. Nợ TK 351 Có TK 111, 112 - Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính, thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, khi chi ghi: Nợ TK 642 Có TK 111, 112 1.5. Các hình thức ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức tổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhắm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc lập báo cáo kế toán. Ở nước ta hiện nay, các đơn vị đang sử dụng một trong các loại sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chung. - Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. - Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. 1.5.1. Hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái. Chứng từ gốc Nhật ký sổ cái TK 334,338 Sổ quỹ Bảng cân đối số Phát sinh Sổ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo tài chính Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 1.5.2. Hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt ký trước khi ghi sổ kế toán. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ- ghi sổ Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Cụ thể hình thức chứng từ ghi sổ được ghi như sau: - Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 1.5.3. Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chứng từ. Nguyên tắc cơ bản của hình thức này là: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng của nó. - Kết hợp chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. - Kết hợp rộng rãi việc kế toán tổng hợp với việc kế toán chị tiết trên cùng một sổ kế toán và một quá trình ghi chép. Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ. Sổ quỹ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết TK 334,338 Sổ cái TK 334,338 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu kiểm tra. 1.5.4. Hình thức ghi sổ kế toán nhật lý chung. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ 1.4.: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Chứng từ,bảng liệt kê chứng từ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Sổ cái TK 334,338 Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu kiểm tra. 1.5.5. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức kế toán trên hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình sổ kế toán nhưng phải in đuợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. phần mềm kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG THANH LƯU. 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. Địa chỉ : Khu Tân An- Tân Lập-Vũ Thư- Thái Bình Số điện thoại: 0363825425 Fax: 0363825425 Giấy phép đăng ký kinh doanh số 1000504129 cấp ngày 5/6/2002. Vốn điều lệ : 9.000.000.000 ( chín tỷ đồng ). Công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu được thành lập năm 2002 và được sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 1000504129 ngày 5/6/2002. Công ty ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội là sản xuất cung ứng vật tư, thiết bị xây dựng. Tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng các công trình, lắp đặt máy móc. Cung cấp các mặt hàng có chất lượng cao như sàn gỗ, gạch men. Vận chuyển vật liệu xây dựng như cát, đá, xi măng đến tận nơi mà khách hàng yêu cầu. Công ty đã không ngừng tiến hành cải tiến máy móc, thiết bị, mở rộng quy mô để công việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao hơn, lấy được niềm tin của khách hàng. Với nỗ lực của mình tronng việc phát triển thị trường, thương hiệu của công ty đã được biết đến trong thị trường cả nước. 2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty. 2.2.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. - Đặc điểm về vốn. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi cần phải có lượng vốn nhất định. Vốn kinh doanh là nhu cầu thường xuyên mà doanh nghiệp cần phải có để đảm bảo cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp đó nhiều hay ít. Tổng vốn kinh doanh của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu tính đến ngày 31/12 các năm như sau: Bảng 2.1. Cơ cấu vốn kinh doanh của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. Chỉ tiêu 2008 2009 So sánh 2008/2009 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) VCĐ 3,500,000 55,9 4,365,000 55,6 + 865,000 + 54,4 VLĐ 2,756,000 44,1 3,480,000 44,4 + 724,000 + 45,6 Tổng vốn kinh doanh 6,256,000 100 7,845,000 100 1,589,000 100 Qua bảng trên ta thấy quy mô kinh doanh của công ty có chiều hướng mở rộng.tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 là 865,000. Tương ứng với tỷ lệ 54,4. Trong tổng vố kinh doanh của công ty thì vốn cố định chiếm một tỷ trọng đáng kể ( 55,9 % ) năm 2008, ( 55,6% ) năm 2009. Do vậy, quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả như thế nào cũng phụ thuộc rất lớn vào hiệu quả sử dụng vốn cố định. Đánh giá năng lực quản trị vốn cố định không thể tách rời với năng lực quản trị vốn nói chung. Vì vậy, trước hết ta phải xem xét tính hợp lý về cơ cấu nguồn vốn của công ty, để đảm bảo cho doanh nghiệp có thể tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi thì tài sản phải thường xuyên được đáp ứng bằng nguồn vốn cố định tức là toàn bộ tài sản cố định và tài sản lưu động thường xuyên phải được tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn. - Đặc điểm khách hàng. Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các loại nguyên vật liệu cho ngành xây dựng, tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng các công trình, nhận lắp đặt các loại máy móc cho các đơn vị có nhu cầu. Loại hình kinh doanh đa dạng,doanh nghiệp đang cố đáp ứng đầy đủ nhu cầu mà bạn hàng cần, đồng thời không ngừng tìm kiếm nguồn hàng và bạn hàng mới. Đến nay công ty đã có một khối lượng khách hàng lớn và rất nhiều bạn hàng mới. Do đó trong những năm gần đây doanh thu của công ty không ngừng tăng lên. Công ty ngày càng phát triển và khẳng định được uy tín chủa mình trên thị trường. 2.2.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của công ty. Hình thức tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu theo mô hình trực tuyến chức năng. Lãnh đạo cao nhất của công ty là giám đốc công ty. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh công ty quyết định đến mọi vấn đề liên quan đến công ty. Giám đốc công ty : chịu trách nhiệm về quản lý hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về hiệu quả hoạt động của công ty. Phó giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính của công ty. Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về hoạt động quản lý kinh doanh của công ty như tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nguồn nguyên liệu đầu vào và tiêu thụ sản phẩm đầu ra. Phòng kế hoạch: Hỗ trợ giám đốc trong vịêc nghiên cứu thị trường,tìm kiếm khách hàng, tổ chức kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về việc tổ chức hạch toán kế toán –tài chính của công ty, thực hiện việc hạch toán theo quy định của nhà nước về điều lệ của công ty, lập báo cáo tài chính theo từng quý, tháng, năm. Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện công việc về hành chính, quản trị, văn thư, nhân sự. 2.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu là hình thức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này, chức năng nhiệm vụ từng thành viên trong phòng được quy định rõ ràng,từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Hình thức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng. Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán TGNH,tiền mặt và tạm ứng Kế toán vật tư và thanh toán với người bán Kế toán tiền lương Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở công ty. Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về kinh tế tài chính do bộ tài chính quy định như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ báo cáo kế toán và các thông tư hướng dẫn thi hành chế độ kế toán. Kế toán TSCĐ và XDCB : có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định thông qua sổ cái tài khoản 211 “ Tài sản cố định hữu hình”, tài khoản 213 “Tài sản cố định vô hình” và các biên bản giao nhận, các biên bản thanh lý tài sản cố định, công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Theo dõi việc sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng cơ bản phát sinh trong công ty. Kế toán TGNH, tiền mặt và tạm ứng : Theo dõi số dư tài khoản 112 tại ngân hàng mà công ty mở giao dịch và tình hình thu chi tiền mặt, các khoản tạm ứng cho công nhân viên. Kế toán vật tư và thanh toán với người bán : Theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, tình hình thanh toán với người bán. Kế toán tiền lương : Phụ trách việc tính lương phân bổ lương và các khoản trích theo lương, chịu trách nhiệm về trích nộp và thu BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng quy định, việc sử dụng thu chi các quỹ của công ty đúng với chế độ. 2.2.4. Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán và hình thức ghi sổ. Chế độ kế toán: Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của bộ tài chính. Kỳ kế toán: Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng(VNĐ). Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ thì quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định của chuẩn mực Việt Nam số 10 “ảnh hưởng của sự thay đổi tỷ giá”. Tổ chức kế toán tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được gửi về phòng kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi vào sổ kế toán. Công tác kế toán tại công ty được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, kế toán chỉ việc nhập số liệu từ chứng từ ban đầu máy sẽ tự động lên sổ theo chu trình đã cài đặt sẵn. Chương trình phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm kế toán Visoft Accounting 2003. Công ty áp dụng chế độ hạch toán kế toán theo hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ”. Đặc trưng của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp, chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả năm( theo số thứ tự trên sổ đăng ký chứng từ ) và có chứng từ gốc đính kèm đã được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang sử dụng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết, thẻ kế toán chi tiết. 2.3. Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. 2.3.1. Quỹ tiền lương, các hình thức trả lương tại công ty. 2.3.1.1. Đặc điểm về lao động và quản lý lao động . Tổng số công nhân viên được quản lý theo những loại sau: lao động theo hợp đồng dài hạn là số công nhân viên do công ty tính lương và đồng thời phải trích cả BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ, lao động theo hợp đồng ngắn hạn( dưới một năm), loại này không được công ty trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ. Ta có bảng cơ cấu lao động của công ty như sau : Bảng 2.3. Bảng cơ cấu lao động của công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. STT Ph©n lo¹i N¨m 2008 N¨m 2009 SL TT % SL TT% 1 Tæng sè lao ®éng 170 100 210 100 2 Theo giíi tÝnh +Nam giíi 97 57 125 59,52 +N÷ giíi 73 43 85 40,48 3 Theo biªn chÕ +Lao ®éng dµi h¹n 80 47 95 45,2 +Lao ®éng hîp ®ång 90 53 115 54,3 4 Theo h×nh thøc lµm viÖc +Lao ®éng trùc tiÕp 93 54,7 122 58,2 +Lao ®éng gi¸n tiÕp 77 45,3 88 41,9 2.3.1.2. Nội dung quỹ tiền lương tại công ty Công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu đã xây dựng được một hệ thống quỹ lương ổn định, đảm bảo chi trả cho người lao động. Về chỉ tiêu quỹ lương, mỗi tháng công ty trích 25% doanh thu tính lương để lập quỹ lương. Quy mô quỹ lương phụ thuộc vào quy mô của lao động và doanh thu đạt được của doanh nghiệp. Trong đó việc xác định quỹ lương như sau: - Lương cán bộ trong công ty (giám đốc, phó giám đốc) được trả theo doanh thu, khi doanh thu tăng lên thì tiền lương của cán bộ cũng tăng lên. - Đối với công nhân viên bảo vệ, nhân viên hợp đồng thì được hưởng lương khoán, lương làm thêm. - Đối với những nhân viên làm việc ở văn phòng thì được hưởng lương theo thời gian. - Đối với lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm cho công ty thì được hưởng lương theo thời gian và phụ cấp trách nhiệm tuỳ theo doanh thu của từng tháng, sau khi đã trừ các khoản trả lương cho các nhân viên, tiền lương làm thêm giờ, tiền ăn ca và tiền thưởng. 2.3.1.3. Các hình thức trả lương tại công ty. Hiện nay công ty áp dụng 2 hình thức trả lương cơ bản đó là: - Hình thức trả lương theo thời gian: áp dụng đối với người làm công tác quản lý, hành chính, nghiệp vụ và khối trực tiếp. - Hình thức trả lương khoán: áp dụng đối với nhân viên bảo vệ, nhân viên hợp đồng. Ngoài ra công ty còn xây dựng những quy định riêng về chính sách thưởng cho cán bộ công nhân viên. Tiền thưởng thường xuyên được công ty thực hiện từng quý, còn tiền thưởng theo sáng kiến và thưởng đột xuất được căn cứ theo kết quả lao động cụ thể, mức thưởng này do giám đốc và ban lãnh đạo công ty quyết định. Cụ thể như sau: - Tiền thưởng thi đua ( không thường xuyên ): Loại này không lấy từ quỹ lương mà được trích từ quỹ khen thưởng. Khoản này được trả dưới hình thức bình xét trong một kỳ. - Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thường xuyên ): Hình thức thưởng này có tính chất lương. Đây thực chất là một phần của quỹ lương được tách ra để thưởng cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng cho một tiêu chí nhất định. Trong đó: tiền thưởng về chất lượng sản phẩm được tính trên cơ sở tỷ lệ quy định chung ( không quá 40% chênh lệch giá giữa sản phẩm có phẩm cấp cao so với sản phẩm có phẩm cấp thấp ). Tiền thưởng về tiết kiệm vật tư được tính trên cơ sở giá trị tiết kiệm được so sánh với định mức ( tỷ lệ quy định không vượt quá 40% ). Quý khen thưởng được trích lập từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toán công nợ, tiền phạt...tối đa không quá 5% quỹ lương thực hiện của doanh nghiệp. 2.3.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. * Chứng từ kế toán. Công ty đang áp dụng một số chứng từ sau: + Biên bản bàn giao, thanh lý nhượng bán TSCĐ. + Phiếu thu. + Phiếu chi. + Giấy báo có, giấy báo nợ. + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán tiền lương. +Hoá đơn mua hàng. + Phiếu xuất kho. + Phiếu nhập kho. + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng. * Hệ thống tài khoản. Công ty đã và đang áp dụng hệ thống tào khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TCQĐ ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và những thông tư sửa đổi của Bộ tài chính. 2.3.2.1. Kế toán chi tiết tiền lương tại công ty. * Hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động tại công ty. - Hạch toán thời gian lao động. Công tác quản lý lao động trong công ty được thực hiện ở tất cả các phòng ban của công ty. Hằng ngày các bộ phận phòng ban phải nắm rõ số lượng cán bộ, tình hình nghỉ phép, nghỉ ốm... Để có thể tính chính xác và công bằng tiền lương phải trả cho người lao động thì thời gian lao động phải được ghi chép kịp thời chính xác. Để hạch toán thời gian lao động công ty sử dụng bảng chấm công. “ Bảng chấm công” do các tổ trưởng, trưởng phòng căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình mà phụ trách chấm công cho từng ngươì theo từng ngày. “ Bảng chấm công” nhằm theo dõi số ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép, nghỉ hưởng BHXH... để làm cơ sở tính lương phải trả, BHXH phải trả cho người lao động. Cuối tháng các trưởng phòng, tổ trưởng tổng hợp bảng chấm công để tính ra tổng số ngày làm việc nghỉ việc, nghỉ phép, nghỉ hưởng BHXH...và chuyển các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán tiền lương để kiểm tra và tính lương, BHXH. - Hạch toán kết quả lao động. Đi đôi với việc hạch toán số lượng lao động và thời gian lao động, hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn công tác quản lý và hạch toán lao động tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. Để hạch toán kết quả lao động cho cán bộ công nhân viên ở mỗi bộ phận phòng ban lập “ bảng tổng hợp năng suất lao động ngày công” và nộp về cho phòng kế toán lao động tiền lương. Bảng tổng hợp này bao gồm tất cả các thông tin về kết quả lao động của công nhân viên trong công ty. Đây là căn cứ để tính lương sản phẩm cho từng cán bộ công nhân viên và lập báo cáo kết quả lao động gửi cho bộ phận quản lý có liên quan. 2.3.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương tại công ty Quỹ lương của công ty được tính trả cho cán bộ công nhân viên theo hình thức trả lương theo thời gian có thưởng căn cứ vào tổng số ngày công thực tế, Hàng tháng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải theo dõi một cách chính xác “ bảng chấm công” của cán bộ từ đó tính ra lương cơ bản, BHXH được hưởng và các khoản trích theo lương của mỗi nhân viên theo quy định của nhà nước và của công ty về các khoản phải trả cho công nhân viên. Sơ đồ 2.4. Trình tự hạch toán tiền lương tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Thanh Lưu. giấy nghỉ ốm,học,họp,phép bảng chấm công chứng từ về kết quả lao động bảng thanh toán tiền lương bộ phận bảng thanh toán tiền lương tổng hợp bảng phân bổ tiền lương bảng thanh toán tiền lương sổ chứng từ ghi sổ sổ chi tiết TK 334,338 sổ cái TK 334,338 Hằng ngày căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và giấy nghỉ ốm, học, họp, phép. Tổ trưởng các phòng ban có trách nhiệm vào bảng chấm công. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ về kết quả lao động để lập bảng thanh toán lương bộ phận và bảng thanh toán lương tổng hợp. Số liệu tổng cộng từ các bảng thanh toán lương bộ phận, tổng hợp và số liệu trên bảng thanh toán lương toàn công ty là căn cứ để lập bảng phân bổ tìên lương và các khoản trích theo lương. Số liệu từ bảng phân bổ tiền lương là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ chi tiết TK 334, 338 sau đó vào sổ cái TK 334, 338. Thủ tục thanh toán tiền lương. Công ty thanh toán lương được tiến hành 2 lần trong tháng: Lần 1: Tạm ứng lương: Tạm ứng lương cho công nhân viên khoảng 50% - 60% lương cấp bậc cho những người làm việc trong tháng vào ngày 15 hàng tháng. Lần 2: Thanh toán lương: Sau khi tính lương và các khoản phải trả công nhân viên công ty sẽ thanh toán nốt số còn lại cho công nhân viên vào ngày 10 hàng tháng. Lương lần 2 = tổng lương - tạm ứng lần 1 – các khoản khấu trừ lương. Cuối tháng, kế toán tiền lương nhận được số liệu tổng hợp về các khoản tiền lương ở các phòng ban, căn cứ vào đó để tính ra tổng quỹ lương tháng. Sau đó kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH rồi định khoản kế toán và từ các chứng từ ghi sổ đưa vào sổ chi tiết TK 334 sau đó đưa vào sổ cái 334. Khi thanh toán lương cho công nhân viên: Căn cứ vào bảng tính lương của cac phòng ban, kế toán tính lương thực nhận của công nhân viên theo công thức sau: Lương = tổng lương – BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lương – các khoản khấu trừ vào lương. B¶ng 2.5: C ông ty TNHH th ư ơng m ại v à x ây d ựng Th