Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA

ởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ. Kết cấu TK 334: Bên nợ: - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh. Bên có: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức Dư có: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức. Dư nợ: - Số trả thừa cho công nhân viên chức. 1.2. Phương pháp hạch toán. - Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán các khoản thanh toán với CNVC TK 138, 141 TK 334 TK 622 Tiền lương, tiền thưởng BHXH và các khoản phải trả CNVC Các khoản khấu trừ CNTT sản xuất Vào thu nhập của CNVC TK 6271 (Tạm ứng, bồi thường Nhân viên PX vật chất, thuế TN…) TK 3382, 3383, 3384 TK 641,642 Phần đóng góp cho quỹ Nhân viên bán BHXH, BHYT, KPCĐ hàng, quản lý DN TK 4311 Tiền thưởng TK 111 TK 3383 Thanh toán lương, thưởng BHXH phải trả Khác các CNVC trực tiếp 2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương. 2.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng tài khoản 338 “phải trả và phải nộp khác” dùng để phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Kết cấu tài khoản 338: Bên nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ - Các khoản chi về KPCĐ - Các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại Dư nợ (nếu có): - Số trả thừa, nộp thừa, nộp vượt chi chưa được thanh toán TK 338 chi tiết làm 5 tiểu khoản: + 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết + 3382: KPCĐ + 3383: BHXH + 3384: BHYT + 3388: Phải trả phải nộp khác. 2.2. Phương pháp hạch toán. Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642... Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Định kỳ trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ cho NV phân xưởng, NV bán hàng, NV bộ phận quản lý (19%) Chỉ tiêu KPCĐ tại đơn vị BHXH : 15% BHYT : 2% TK 334 KPCĐ : 2% Thanh toán Trợ cấp Định kỳ trích BHXH, BHYT trừ vào trợ cấp BHXH BHXH phải tiền lương của CNV theo quy định (6%) cho CNV trả CVN BHXH : 5% BHYT : 1% BHXH, CPCĐ vượt chi được cấp bù 3. Hệ thống sổ áp dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Hình thức sổ kế toán: Là khái niệm được sử dụng để chỉ việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hoá các thông tin được thu thập từ các chứng từ kế toán để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán cũng như phục vụ cho việc lập ra các báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý. Việc tổ chức sổ kế toán trong mỗi cơ quan, xí nghiệp cần thống nhất theo một hình thức kế toán. Sau đây là các hình thức sổ kế toán đang được áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay: - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Nhật ký sổ cái - Hình thức Nhật ký chứng từ - Hình thức Chứng từ ghi sổ 3.1. Hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, ghi chép đơn giản không trùng lặp, thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau đây: + Sổ chi tiết: . Sổ chi tiết các tài khoản liên quan: 111, 112, 141, 334, 338, 622,627, 641… . Thẻ kế toán chi tiết. . Sổ chi tiết thanh toán tiền lương. - …….. + Sổ tổng hợp: . Nhật ký chung , nhật ký đặc biệt. . Sổ cái các tài khoản liên quan. 3.2. Hình thức Nhật ký sổ Cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký sổ Cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất kết hợp phản ánh theo thì gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký sổ Cái. Các loại sổ kế toán thuộc hình thức Nhật ký sổ Cái: - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các tài khoản liên quan 334, 338,… - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký sổ Cái. 3.3. Hình thức Nhật ký chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Hình thức này thích hợp với những doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và làm kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Hình thức này phù hợp với việc làm kế toán bằng máy. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: + Sổ chi tiết: . Sổ chi tiết theo dõi các tài khoản : 622, 627, 641, 642 ,911… . Sổ chi tiết theo dõi tài khoản 111. + Sổ tổng hợp: . Nhật ký chứng từ. . Sổ cái các tài khoản liên quan. 3.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Quá trình ghi sổ kế toán tách rời 2 quá trình: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đợn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện làm kế toán thủ công. Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm có các sổ sách kế toán chủ yếu sau: +Sổ chi tiết: . Sổ chi tiết các tài khoản liên quan như: 111, 334, 622, 627, 641, 642,… . Sổ chi tiết thanh toán tiền lương cho CBNV. . Bảng chấm công hàng tháng. + Sổ tổng hợp: . Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Sổ cái các tài khoản liên quan. phần II Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . I. Đặc điểm chung của Công ty TNHH TRANDA . 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH TRANDA Hiện nay, văn phòng giao dịch của Công ty TNHH TRANDA đặt tại số 113 Đại La - P. Đồng Tâm - Q. Hai Bà Trưng - Hà Nội. Đây là trụ sở chính của Công ty, là nơi gặp gỡ và trao đổi các sản phẩm chăn, ga, gối đệm của Công ty với khách hàng. Công ty có xưởng sản xuất tại 389 Trương Định – Hà Nội với diện tích đất khoảng 200 m2, phòng làm việc và môi trường rất tốt tạo điều kiện tốt nhất cho việc giao lưu buôn bán với khách hàng. Công ty có tên giao dịch là: TRANDA company limited. Tên viết tắt TRANDA co..,ltd. Công ty TNHH TRANDA ra đời tính đến nay gần 10 năm tuổi song đã góp phần không nhỏ làm phong phú các loại chăn, ga, gối, đệm cần thiết trong đời sống với chất lượng cao nhằm cung cấp cho thị trường, đặc biệt là giải quyết được việc làm cho người lao động, thu nhập của người lao động ngày càng được nâng cao. * Cơ sở pháp lý thành lập Doanh nghiệp. Công ty TNHH TRANDA là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được thành lập ngày 26 tháng 11 năm 1995 theo quyết định số 0103007086 giấy phép đăng ký kinh doanh ngày 23 tháng 11 năm 1995 do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty TNHH TRANDA là công ty THNN do một thành viên góp vốn và sáng lập. Công ty là đơn vị chuyên sản xuất các sản phẩm chăn, ga, gối, đệm nhằm phục vụ nhu cầu lợi ích và hoạt động tiêu dùng của nhân dân, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, Công ty có tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn - Chi nhánh Trần Duy Hưng, có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật. 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty TNHH TRANDA thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ được tổ chức dưới dạng Công ty TNHH. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là sản xuất ra các loại chăn, ga, gối, đệm hoàn chỉnh. Sản phẩm chăn, ga, gối, đệm của Công ty có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau. Sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được đưa sang phân xưởng hoàn thành và kiểm tra chất lượng thành phẩm. Thành phẩm đạt yêu cầu sẽ được nhập kho để chờ xuất bán. Quy trình sản xuất có thể được tóm tắt như sau: May Nguyên vật liệu chính Cắt Vắt sổ Thiết kế kiểu dáng Kiểm tra hoàn thiện thô Trang trí hoạ tiết Kiểm tra sơ bộ Nhập kho Phế phẩm loại bỏ Phân loại và đóng gói SP Xuất phát từ nguồn vốn tự có cùng lãnh đạo của Ban Giám đốc, Công ty đã vượt qua khó khăn bằng cách tự tạo cho mình nguồn vốn ban đầu, cải tạo điều kiện lao động đầu tư trang thiết bị mới để luôn đảm bảo đứng vững trên thị trường mở rộng liên doanh liên kết với các đơn vị khác. Trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty trong cơ chế mới, Công ty không ngừng lớn mạnh. Điều này đã được thể hiện ở số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ĐVT: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Vốn cố định 1.080.000.000 1.137.000.000 1.188.000.000 Vốn lưu động 4.310.000.000 4.370.000.000 4.440.000.000 Doanh thu 18.282.000.000 20.110.200.000 21.903.600.000 Lợi nhuận 145.500.000 152.360.000 160.750.000 Tổng qũy tiền lương 889.200.000 1.134.000.000 1.152.000.000 Tiền lương bình quân (người/năm) 9.360.000 10.800.000 12.260.000 Qua một số chỉ tiêu của các năm ta rút ra một số nhận xét như sau: Trong 3 năm (2002,2003,2004) gần đây ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên. Cụ thể vốn cố định chiếm 20% tổng số vốn kinh doanh của Công ty và hàng năm tăng lên 1%. Tương ứng với số tiền tăng là: năm 2003 tăng so với năm 2002 là 57.000.000 đồng, năm 2004 so với năm 2003 là 51.000.000 đồng. Số vốn lưu động chiếm 80% tổng số vốn của doanh nghiệp, số vốn này được tăng lên hàng năm như sau: năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 1.39% tương ứng với số tiền tăng lên là 60.000.000 đồng. Năm 2004 so với năm 2003 tăng lên là 1,59% tương ứng với số tiền tăng lên là 70.000.000 đồng. điều này cho thấy số vốn của doanh nghiệp hàng năm đều được bổ sung chứng tỏ tình hình hoạt động của doanh nghiệp ngày càng có hiệu quả. Từ đây ta có thể thấy tổng qũy tiền lương của doanh nghiệp năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 27,5% tương ứng với số tiền tăng lên là 224.800.000 đồng. năm 2004 tăng so với năm 2003 là 33,3% tương ứng với số tiền tăng là 378.000.000 đồng. Vì tổng qũy tiền lương tăng nên lương bình quân hàng năm cũng tăng lên. Cụ thể năm 2003 so với năm 2002 tăng lên là 15.38% tương ứng với số tiền tăng lên là 1.440.000 đồng (người/ năm) năm 2004 so với năm 2003 tăng lên là 16,67% tương ứng với số tiền là 1.800.000 đồng (người/ năm). Điều này cho thấy thu nhập của người lao động cũng tăng lên. Tổng số doanh thu mà doanh nghiệp đạt được trong 3 năm gần đây tăng như sau: Năm 2003 so với năm 2002 tăng là 10% tương ứng với số tiền là 1.828.200.000 đồng. Năm 2004 so với năm 2003 tăng là 8.9% tơng ứng với số tiền tăng là 1.793.400.000 đồng. Doanh thu hàng năm của công ty hàng năm tăng kéo theo lợi nhuận của công ty hàng năm cũng tăng lên như sau: năm 2003 so với năm 2002 tăng 4,7% tơng ứng với số tiền là 6.860.000 đồng, năm 2004 tăng so với năm 2003 là 5,5% tương ứng với số tiền 8.390.000 đồng. Như vậy trong 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH TRANDA ngày càng phát triển mạnh về vốn, số lượng lao động, thu nhập của người lao động được ổn định. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển, Công ty cần phải sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ để có thể cạnh tranh với những sản phẩm trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn luôn tìm tòi sáng tạo sản xuất những sản phẩm với nhu cầu thị trường không ngừng tăng như  hiện nay. Đây cũng là phương hướng đúng đắn cho bước đi mới của Công ty. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý . 3.1. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban Tổ chức bộ máy của Công ty thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng. Tổng số công nhân viên trong biên chế là 94 người -Trực tiếp sản xuất : 75% - Quản lý : 10% - Phục vụ : 15% Do tính chất sản xuất kinh doanh của Công ty bộ máy quản lý cũng được tổ chức sao cho phù hợp nhất. Theo cơ chế này nhiệm vụ quản lý được chia cho các phòng ban, phân xưởng riêng biệt để tận dụng được tài năng quản lý của mỗi bộ phận và giảm bớt công việc cho người lãnh đạo. Giám đốc là người đứng đầu, người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. Là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật, trước Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và các phòng ban phụ trách các mảng khác nhau phục vụ cho công tác sản xuất - kinh doanh. Phó Giám đốc phụ trách sản xuất: Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc điều hành sản xuất trong toàn công ty, giám sát, kiểm soát quá trình sản xuất, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, tổ chức thực hiện các hội nghị nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm tra và giám sát việc mua nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu. Phó Giám đốc Tài chính: + Nghiên cứu tài chính để áp dụng vào Doanh nghiệp. + Xây dựng phương án tạo vốn để sử dụng và phát huy nguồn lực trong doanh nghiệp. + Trực tiếp phụ trách hệ thống thông tin nội bộ và lập báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Phòng Tài chính Kế toán: Là nơi xử lý thực hiện toàn bộ công tác kinh tế tài chính của công ty. Phòng có nhiệm vụ điều hoà phân phối, tổ chức sử dụng vốn và nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đánh giá kết quả quá trình hoạt động kinh doanh của công ty hạch toán lỗ lãi, phân phối lợi nhuận, thực hiện các chế độ thu nộp Ngân sách đối với Nhà nước, với công ty có chức năng tham mưu cho phó Giám đốc tài chính tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác Tài chính Kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở toàn công ty theo điều lệ của công ty. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty trước pháp luật. Tổ chức chỉ đạo công tác tổ chức hạch toán kinh doanh trong toàn công ty, phục vụ cho sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao. Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý yếu tố con người của Công ty. Lên kế hoạch, bố trí, điều động lao động sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn cũng như tay nghề, bậc thợ của từng người. Theo dõi lập định mức cho từng công việc, từng loại thợ, tổ chức các buổi giao lưu, hội họp cũng như các chế độ lao động của cán bộ, công nhân viên trong công ty, tiền lương, quản lý hồ sơ đào tạo quản trị hành chính, văn phòng công ty tiếp nhận giao dịch lưu trữ văn bản, tài liệu. Phòng kỹ thuật sản xuất: kết hợp với phòng kinh doanh lập nhu cầu vật tư, lập dự toán cho các công trình xây dựng. Nhiệm vụ chính của phòng là: + Tổ chức chế thử sản phẩm, hướng dẫn triển khai sản phẩm khi đưa vào sản xuất. + Xây dựng và duy trì mã hoá các sản phẩm, đăng ký chất lượng hàng hoá. + Xây dựng quy trình công nghệ, văn bản hướng dẫn cho công nhân sản xuất. Phòng chất lượng: Xây dựng các chỉ tiêu, xây dựng kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm, xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm trên các công đoạn và tiêu chuẩn cơ sở. Quản lý thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm. Kiểm tra chất lượng quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng đầu vào và đầu ra. Kiểm soát tài liệu và dữ liệu, quản lý hồ sơ chất lượng, thời gian đào tạo và hướng dẫn cho công nhân làm công việc kiểm tra. Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm với bạn hàng và xí nghiệp thành viên khác. Phòng còn có chức năng tìm hiểu giá cả thị trường, thị hiếu khách hàng hoạt động cung cầu trên thị trường nhằm cố vấn cho Giám đốc vạch ra các phương hướng kinh doanh cần thiết. + Xuất nhập khẩu: Theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng đã ký (nguyên liệu nhập vào và sản phẩm bán ra) hoàn tất thủ tục để nhập khẩu nguyên liệu. Xuất hàng theo đơn đặt hàng, hợp đồng đã ký. + Kinh doanh nội địa: Ký hợp đồng với các đại lý hợp đồng bán hàng, theo dõi hợp đồng đó. Khi khách hàng có đơn đặt hàng thì thực hiện, chuẩn bị và giao cho khách. Ngoài ra, bán lẻ cho cửa hàng và khách trong Công ty. + Quản lý hệ thống kho và vận chuyển. + Cung ứng vật tư. Ngoài ra các phòng ban còn có 4 tổ trực tiếp sản xuất theo lệnh sản xuất của phòng kế hoạch trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký. Các tổ chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng quản lý tổng hợp, ở các phòng ban thì có trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên còn ở các tổ thì có quản đốc, nhân viên kinh tế và các công nhân. Công ty TNHH TRANDA có cơ cấu tổ chức trực tuyến nên toàn bộ các vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty rất chặt chẽ được thể hiện như sau: - Quan hệ giữa Giám đốc và các phòng ban: Giám đốc là người toàn quyền quyết định và cấp dưới thừa hành nhiệm vụ. Giám đốc đề ra nhiệm vụ cho từng phòng ban, các phòng ban thi hành nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện cho Giám đốc kể cả việc đề nghị một công việc nào đó. - Quan hệ giữa các phòng tổ chức và các phòng khác: Chịu sự quản lý của Giám đốc, phòng tổ chức sắp xếp các công việc cho từng cán bộ, công nhân viên trong công ty sao cho phù hợp với tay nghề của họ rồi báo cáo cho Giám đốc. - Quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác: Thực hiện mọi chức năng chi trả trong Công ty, nhận vốn từ trên giao và phân chia chi trả cho quá trình sản xuất kinh doanh. Như vậy phòng tài chính kế toán có quan hệ với tất cả các phòng ban trong công ty. - Quan hệ giữa phòng kỹ thuật với các phòng khác: Thực hiện bảo dưỡng thiết bị máy móc, các khoản chi phí trong quá trình bảo dưỡng sửa chữa thay thế được đưa về phòng tài chính kế toán để quyết toán. 3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất Phòng Kỹ thuật sản xuất Phòng Tài chính Kế toán Phân xưởng 1 Tổng giám đốc Phó Tổng Giám đốc Tài chính Phòng Chất lượng Phòng Hành chính tổ chức Phòng Kinh doanh Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Phân xưởng hoàn thành 4. Đặc điểm tổ chức kế toán ở Công ty TNHH TRANDA . 4.1. Đặc đi ểm bộ máy kế toán. a, Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Bộ phận kế toán tiền lương và thanh toán BHXH Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, hàng hoá và tiêu thụ Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Thủ quỹ b, Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong phòng kế toán. Bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng đều có bộ phận kế toán. Đó là bộ phận theo dõi, ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ liên quan. Đồng thời tổng hợp phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp, lập nên các báo cáo tài chính là nguồn thông tin quan trọng giúp cấp trên đưa ra các quyết định đúng đắn. Bộ máy kế toán là tập hợp toàn bộ các lao động kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra tất cả các mặt hoạt động kinh tế của đơn vị. Mỗi nhân viên kế toán trong bộ máy có mối liên hệ hai chiều phối hợp từ sự phân công lao động phần hành kế toán trong bộ máy kế toán. mỗi cán bộ kế toán đều được quy định rõ chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ để từ đó tạo thành mối quan hệ có tính vị trí, phụ thuộc kiểm tra. Cũng giống tất cả các Doanh nghiệp khác Công ty cũng tổ chức bộ máy kế toán nhưng xuất phát từ đặc điểm tổ chức, điều kiện và trình độ quản lý của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty TNHH TRANDA được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán viên phần hành. Thêm vào đó do đặc điểm về quy mô và ngành nghề kinh doanh nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo đó toàn Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm đặt tại trụ sở chính của Công ty. Tại phòng kế toán Công ty, các nhân viên kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch toán ở Công ty từ việc ghi nhận ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp cho đến việc kiểm tra đôn đốc công tác kế toán viên. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ trên. Trong đó phòng tài chính kế toán của Công ty bao gồm 7 người và nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau: Trưởng phòng tài chính kế toán (kế toán trưởng): Là người giúp giám đốc Doanh nghiệp tổ chức việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính ở Công ty. Kế toán trưởng phân công lao động, thiết lập mối quan hệ giữa các nhân viên trong phòng cũng như quan hệ giữa phòng kế toán tài chính với các phòng chức năng khác và các phân xưởng. Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan tài chính cấp trên đồng thời tham mưu cho giám đốc để có thể đưa ra các quyết định hợp lý và chịu trách nhiệm về việc cung cấp các thông tin tài chính trước giám đốc Công ty, cấp trên và cơ quan nhà nước khác. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán: Các bộ phận đều chỉ sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và do kế toán trưởng phân công, phân nhiệm. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán theo sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Bộ phận kế toán tiền lương, thanh toán BHXH có nhiệm vụ chủ yếu sau: Tính tiền lương và BHXH phải trả cho người lao động trong Doanh nghiệp, ghi chép tổng hợp, tiền lương quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, tiền vay, hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá có nhiệm vụ chủ yếu sau: Giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của công ty, ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền ( tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng), ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho. Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu. Ghi chép phản ánh và theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế gía trị gia tăng, ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp. Lập các báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo về hàng hoá tồn kho. Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ. Kiểm tra số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán. lập bảng cân đối tài khoản, lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp. Lập các báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo kế toán nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, đảm bảo tiền mặt tại quỹ của Công ty. Hàng ngày thủ quỹ căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Cuối ngáy khoá sổ báo cáo quỹ, đối chiếu với kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán và sửa chữa sai sót nếu có. 4.2. Tình hình tổ chức kế toán của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo chứng từ gốc đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó là các sổ cái tài khoản có liên quan. Trình tự hạch toán được ghi chép theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Công ty hiện đang ứng dụng vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời, chính xác giảm bớt công việc kế toán thủ công. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm được lập riêng cho công ty. Quá trình hạch toán khi áp dụng máy vi tính: Kế toán viên từ các chứng từ kế toán và dựa vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ tiến hành cập nhập ban đầu vào máy, máy sẽ tự xử lý và cho thông tin đầu ra( khi cần) gồm các sổ kế toán, báo cáo kế toán. II. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA 1. Nguồn hình thành quỹ tiền lương. - Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lương ứng để trả cho người lao động, bao gồm: + Quỹ tiền lương theo đơn giá tiền lương được giao. + Quỹ tiền lương bổ xung theo chế độ quy định. + Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao. - Sử dụng quỹ tiền lương Để bảo đảm quỹ lương không vượt chi so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ tiền lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương lớn cho năm sau, có thể quy định phân chia tổng quỹ tiền lương cho các quỹ sau: + Quỹ tiền lương trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán, lương sản phẩm, lương thời gian. (ít nhất cũng bằng 76% tổng quỹ lương ). + Quỹ k