Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tư vấn xây dựng - Licogi

a Công ty là tư vấn thiết kế và thi công các công trình xây dựng vì vậy hầu hết người lao động trong Công ty là nam giới. Cán bộ công nhân viên trong Công ty làm việc theo quy định của nhà nước ngày làm 8 tiếng, sáng làm từ 8 giờ đến 12 giờ và chiều làm từ 1 giờ đến 5 giờ . Nhân viên trong Công ty được nghỉ thứ 7 và chủ nhật. Trong thời gian khối lượng công việc nhiều, nhân viên có thể làm thêm giờ. Để hoàn thành khối lượng công việc Công ty còn thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ để thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động. Lương theo sản phẩm sẽ khuyến khích tinh thần trách nhiệm làm việc của người lao động đồng thời sẽ giúp Công ty hoàn thành công việc trước thời hạn. Lương theo sản phẩm sẽ nâng cao tinh thần làm việc và hiệu quả công việc. Công ty có lực lượng đông đảo gồm những thạc sĩ, kiến trúc sư, kỹ sư, chuyên gia các ngành khác nhau, được đào tạo trong nước và nước ngoài, là những người có năng lực và nhiều kinh nghiệm, đã tự khẳng định mình qua nhiều năm trong ngành xây dựng. Nhiều người trong số kỹ sư, chuyên gia của Công ty đã từng đảm nhận các vị trí chỉ huy trưởng công trình, phụ trách kỹ thuật các công trình xây dựng lớn trong cả nước. - Đối với lao động thuê ngoài Do Công ty có các công trình nằm rải rác ở khắp mọi nơi trên đất nước nên để thực hiện hoàn thành các công trình đó Công ty còn thuê lao động bên ngoài. Thông qua các hợp đồng kinh tế với người lao động, các lao động thuê ngoài của Công ty là đội ngũ kỹ sư, kiến trúc sư, và các lao động phổ thông khác. Công ty có quy chế tuyển dụng người lao động rất khắt khe, lựa chọn người lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Số lượng lao động thuê ngoài ký hợp đồng lao động với Công ty thường rất lớn 250 người 2.2.Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động Kế toán lao động là công việc hết sức quan trọng của bất kỳ một tổ chức nào nói chung và Công ty Tư Vấn Xây Dựng nói riêng. Công việc hạch toán kế toán lao động gồm : Kế toán số lượng lao động Kế toán thời gian lao động Kế toán kết quả lao động 2.2.1. Kế toán số lượng lao động Kế toán số lượng lao động rất quan trọng trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phòng tổ chức hành chính là nơi theo dõi tình hình số lượng lao động trong Công ty. Thông qua lưu trữ hồ sơ nhân sự của cán bộ công nhân viên chức, và hợp đồng kinh tế ký kết với lao động thuê ngoài. Thông qua các giấy tờ về thăng chức, tăng lương. Phòng tổ chức hành chính sẽ tập hợp theo dõi về số lượng người lao động trong Công ty và nộp danh sách người lao động trong Công ty để kế toán làm cơ sở trích lập danh sách BHXH, BHYT và theo dõi tính lương cho người lao động. Công ty có lực lượng đông đảo gồm những thạc sĩ, kiến trúc sư, kỹ sư, chuyên gia các ngành khác nhau, được đào tạo trong nước và nước ngoài, là những người có năng lực và nhiều kinh nghiệm, đã tự khẳng định mình qua nhiều năm trong ngành xây dựng. Nhiều người trong số kỹ sư, chuyên gia của Công ty đã từng đảm nhận các vị trí chỉ huy trưởng công trình, phụ trách kỹ thuật các công trình xây dựng lớn trong cả nước Số lượng lao động trong Công ty không biến động nhiều. Đối với khối nhân viên chính thức thì không có sự điều chuyển công việc nhiều vì sự đãi ngộ và tiền lương thích đáng với nhân viên.Và môi trường làm việc cạnh tranh, năng động tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn. Đối với người lao động thuê ngoài thì Công ty thường ký các hợp đồng lao động ngắn hạn và dài hạn. Đối với lao động hợp đồng thời vụ thì Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế ngắn hạn. CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.1 : Danh sách cán bộ nhân viên – tháng 12 năm 2008 TT Họ và tên Hệ số Lương/tháng theo hệ số cơ bản Khối gián tiếp 1 Vũ Đình Hoàn 5,59 3.018.000 2 Vũ Huy Quang 6,15 3.321.000 3 Nguyễn Duy Hùng 4,73 2.554.200 4 Vũ Thị Lan 3,77 2.035.800 5 Trần Thi Thủy 3.58 1.933.200 6 Trần Bích Thùy 2,65 1.431.000 7 Phạm Thanh Thủy 2,65 1.431.000 8 Đồng Thế Huy 2,18 1.177.200 9 Đỗ Quốc Phương 2,65 1.431.000 10 Lê Thị Đoàn 2,65 1.431.000 11 Phan Trọng Hòa 4,51 2.435.400 12 Hoàng Thị Vân 2,65 1.431.000 13 Vũ Đức Chiến 3,67 1.981.800 14 Lê Quang Đại 2,96 1.598.400 15 Vũ Quang Hưng 2,65 1.431.000 16 Trần Văn Đượng 4,33 2.338.200 17 Tạ Thị Thơm 2,65 1.431.000 18 Vũ Văn Hậu 2,65 1.431.000 19 …………… …………… ……………………. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2. Kế toán thời gian lao động Kế toán thời gian lao động là công việc quan trọng trong công tác tính lương cho người lao động . Căn cứ để theo dõi thời gian lao động của nhân viên trong Công ty là bảng chấm công. Bảng chấm công sẽ do chính trưởng các phòng ban trong Công ty theo dõi và ghi chép hàng ngày. Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI khoán quỹ lương cho từng phòng ban, vì vậy việc tính lương cho từng nhân viên trong Công ty là do trưởng phòng của từng bô phận phòng ban tính, kế toán tiền lương chỉ kiểm tra công việc tính lương và ghi chép vào sổ sách kế toán. Do đó cuối tháng bảng chấm công sẽ được chuyển lên phòng tài chính kế toán để làm căn cứ theo dõi việc tính lương tại các phòng ban. Hiện nay Công ty đang sử dụng bảng chấm công theo mẫu số 01a – LĐTL ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính. Ngoài ra để theo dõi thời gian lao động của nhân viên các Công ty còn sử dụng các giấy tờ khác như : Giấy xin nghỉ ốm, nghỉ phép… Phòng hành chính tổng hợp cũng hỗ trợ cho các phòng ban trong việc theo dõi thời gian lao động của nhân viên. 2.2.3.Kế toán kết quả lao động Kế toán kết quả lao động nhằm đảm bảo phản ánh chính xác số lượng lao động và thời gian lao động. Kết quả lao động tại Công ty được đánh giá thông qua bảng xếp lương năng suất Do Công ty khoán quỹ lương cho từng phòng ban trong Công ty dựa theo doanh thu thực hiện. Vì vậy công việc tính lương chi tiết cho từng nhân viên trong Công ty được thực hiện bởi trưởng phòng. Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên trong phòng, trưởng phòng sẽ tính lương chi tiết cho nhân viên. Kết quả lao động của từng nhân viên trong phòng sẽ được trưởng phòng đánh giá nhận xét dựa trên mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, cách tính lương thế này cũng giúp người lao động theo dõi và kiểm tra được tiền lương mà mình nhận được nên mang tính chính xác tương đối cao, đảm bảo quyền lợi của người lao động vì vậy sẽ khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên, đồng thời nâng cao năng suất lao động. 2.3.Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI 2.3.1. Tính lương phải trả người lao động Do Công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Xây Dựng Và Phát Triển Hạ Tầng – LICOGI nên nhân viên trong Công ty là cán bộ viên chức nhà nước. Lương của nhân viên trong Công ty là lương theo sản phẩm ngoài tiền lương cơ bản theo hệ số lương cơ bản quy định của nhà nước nhân viên còn được hưởng phần lương theo năng suất, hiệu quả làm việc của mình. Cách tính lương theo sản phẩm sẽ giúp khuyến khích tinh thần và trách nhiệm làm việc của nhân viên đồng thời nâng cao hiệu quả công việc cho Công ty Công ty thực hiện chế độ lương sản phẩm từ khâu tìm kiếm công việc, thực hiện công việc, tìm tài liệu kinh tế kỹ thuật, giám sát tác giả thiết kế, thu hồi công nợ, hồ sơ thanh quyết toán và giải quyết các phát sinh khác. Các khoản chi phí tiền lương ở đơn vị phải thanh toán trực tiếp đến từng người gồm : TL ksp = TLcb + TL ns TL ksp : Là tiền lương khoán sản phẩm cho cả khối trực tiếp và gián tiếp. Và được tính theo định mức chi phí khoán sản phẩm TLns : Tiền lương năng suất TLcb : Tiền lương cơ bản TL cbi = ( TLcbtt * ( Hcbi + Hpci ) * Ti /24 ) + Tk TL cbi = ( 540.000 * ( Hcbi + Hpci ) * Ti /24 ) + Tk Trong đó : TLcbtt : Tiền lương cơ bản tối thiểu theo luật định, hiện nay tiền lương tối thiểu theo luật định là 540.000 đ/ tháng TL cbi : Tiền lương cơ bản của người thứ i Hcbi : Hệ số lương cấp bậc theo nghị định số 205/ NĐ – CP ngày 14/12/2004 Hpci : Hệ số phụ cấp của người thứ i nếu có Ti : Số ngày làm việc thứ i trong tháng Tk : Các khoản khuyến khích khác nếu có Lương khối trực tiếp : Lương của bộ phận trực tiếp trong Công ty được tính theo hợp đồng giao khoán nội bộ. Lương khối trực tiếp là lương cán bộ công nhân viên của các trung tâm xí nghiệp, và lương của các lao động thuê ngoài bao gồm : - Lương sản phẩm các bộ môn : Là chi phí nhân công phân bổ đến những người thực hiện dự án theo nội dung của hợp đồng kinh tế. Đối với đồ án thiết kế là chi phí trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm là các bản vẽ gốc, bản in, bản tính, bản báo cáo… Do người nhận khoán hoặc chủ nhiệm đồ án quản lý và phân bổ - Lương chuyên gia và các cộng tác viên : Do chủ nhiệm đồ án quản lý và phân bổ - Lương chờ việc và trợ cấp mất việc làm : Thực hiện theo thõa ước lao động của Công ty, Công ty phân bổ đến các đơn vị và trả cho những cán bộ công nhân viên thực sự không bố trí được công việc, chi trả lương chờ việc không quá 3 tháng, sau đó báo cáo Công ty giải quyết. - Các khoản lương chế độ : Ngoài các khoản lương sản phẩm, còn có những khoản lương chế độ có tính chất tiền lương như : Phụ cấp làm việc ban đêm, phụ cấp đi công tác, lương những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ do phụ trách đơn vị và chủ nhiệm đồ án hạch toán chi phí. Do lĩnh vực hoạt động của Công ty là tư vấn thiết kế xây dựng nên có các công trình nằm rải rác ở khắp nơi trên mọi miền của tổ quốc vì vậy Công ty sử dụng hợp đồng giao khoán nội bộ giữa Công ty và các đơn vị sản xuất - Bên giao khoán : Giám đốc Công ty hoặc Phó giám đốc Công ty được ủy quyền, trưởng hoặc phó phòng kế hoạch kỹ thuật - Bên nhận khoán : a. Phụ trách các đơn vị trực thuộc b. chủ nhiệm đồ án - Để hạch toán được quá trình sản xuất, khi giao nhận khoán phải căn cứ vào: a. Định mức và phương thức giao khoán (do Công ty xây dựng ) b. Tỷ lệ phân chia giữa các bộ môn c. Loại hình, địa điểm tính chất, quy mô của từng dự án trình giám đốc Công ty duyệt Hàng tháng Công ty nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành với các đơn vị nhận khoán. Cứ 3 tháng một lần Công ty sẽ đối chiếu công nợ với các đơn vị. Các đơn vị nhận khoán có trách nhiệm nghiệm thu lương tới từng người lao động trực tiếp theo từng công trình mà đơn vị thực hiện và gửi báo cáo cho Công ty Phương pháp tính lương khối gián tiếp - Lương sản phẩm của khối gián tiếp được hưởng theo định mức khoán trung bình là 6,5 % doanh thu trước thuế - Hàng tháng bộ phận gián tiếp được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người. - Cứ 6 tháng một lần sẽ được nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty, sau khi đã trừ các khoản lương đã tạm ứng trước đó. Việc tính toán lương cũng dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua các trưởng phòng - Khoán quỹ lương cho từng bộ phận nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc, Giám đốc và các trưởng phòng xem xét kết quả công việc hàng tháng theo bảng phân công, đánh giá và điều chỉnh hệ số cho phù hợp giữa tiền lương và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân - Tỷ lệ tiền lương giữa các bộ phận trong khối gián tiếp và khối kỹ thuật cơ sở có thể được Giám đốc Công ty điều chỉnh cho phù hợp với thực tế từng giai đoạn, nhưng tổng quỹ lương A và B được tính không vượt quá tỷ lệ trên doanh thu nêu trên Biểu 2.2 : Bảng tính lương khối gián tiếp Khoán quỹ lương Tổng mức lương khoán A A = 6,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 1% Doanh thu thi công + 2% Doanh thu thí nghiệm Bộ phận kỹ thuật trực tiếp khối cơ sở : B B = 1,5 % Doanh thu ( khảo sát + thiết kế ) + 0,5% Doanh thu thi công + 0,5 % Doanh thu thí nghiệm STT Bộ phận gián tiếp Số người dự kiến Tỷ lệ lương hưởng trên doanh thu Ghi chú 1 Ban giám đốc công ty 4 31% A 2 Tổ chức hành chính 7 31% A 3 Kế toán – tài chính 5 26% A 4 Kế hoạch 3 12% A 5 Kỹ thuật 4 B dddddddđ Phương án chia lương lãnh đạo công ty Lương lãnh đạo Công ty được hưởng theo tỷ lệ các mảng công việc phụ trách của từng người - Giám đốc Công ty : Phụ trách chung vì vậy được hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu của các đơn vị - Phó giám đốc 1 Phụ trách trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện. Do vậy hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm kỹ thuật hạ tầng, xí nghiệp khảo sát xây dựng, trung tâm thí nghiệm, trung tâm thủy điện + 20% Doanh thu các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng - Phó giám đốc 2 Phụ trách các trung tâm kiến trúc 1, 2, 3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng, hưởng theo tỷ lệ 25% doanh thu các trung tâm kiến trúc 1,2,3, trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng + 20% doanh thu các trung tâm nước và môi trường, trung tâm điện nước, trung tâm hạ tầng kỹ thuật, trung tâm thí nghiệm, xí nghiệp khảo sát và xây dựng Phó giám đốc 3 Hưởng theo tỷ lệ lợi nhuận từ các dự án đầu tư, kinh doanh, từ các dự án đầu tư thiết kế, xây dựng…. trong quá trình tìm kiếm, khai thác đưa về công ty. Hưởng theo tỷ lệ 20 % doanh thu từ các đơn vị Li = tổng lương lãnh đạo x Ci / S Ci Phương án chia lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính - H1 : Hệ số trách nhiệm, áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh, áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng Tổ chức hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên hành chính : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính - Nhân viên lưu trữ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận tổ chức hành chính. - Lái xe : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Nhân viên vệ sinh : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bộ phận nhà bếp : Hưởng lương khoán theo hợp đồng - Bảo vệ : Hưởng lương khoán theo hợp đồng Lương của từng nhân viên trong phòng : Li = Tổng lương bộ phận x ( Hsi + Pci )* Hi / S [ ( Hsi + Pci )x Hi Bảng tính lương chi tiết sẽ do trưởng phòng tổ chức hành chính lập dựa trên tổng quỹ lương khoán của phòng, sau đó thông qua Ban giám đốc. Biểu 2.3 : Bảng tính lương chi tiêt lãnh đạo Công ty Tư Vấn Xây Dựng - LICOGI TT Chức vụ Mảng công việc phụ trách Hệ số trách nhiệm ( H I ) Tỷ lệ công việc ( C ) Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Giám đốc Phụ trách chung về công tác tổ chức, tài chính, kế hoạch, kiểm soát hoạt động của công ty 0,6 2 PGĐ 1 - Trung tâm nước & MT - Trung tâm điện nước - Trung tâm KT hạ tầng - Trung tâm thí nghiệm - Xí nghiệp KS xây dựng 0,4 3 PGĐ 2 - Trung tâm kiến trúc 1 - Trung tâm kiến trúc 2 - Trung tâm kiến trúc 3 - Trung tâm TVĐT & XD 0,4 4 PGĐ 3 Phụ trách mảng đầu tư, kinh doanh, tiếp thị, khai thác thị trường 0,4 Biểu 2.4 : Bảng Tính lương chi tiết phòng Tổ chức hành chính Số TT Chức vụ Hệ số lương cơ bản ( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm (Pc ) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 Trưởng phòng 1 người 2 Phó phòng 1 người 3 Nhân viên hành chính 1 người 4 Nhân viên lưu trữ 1 người 5 Lái xe 2 người 6 Nhân viên vệ sinh 1 người 7 Bộ phận nhà bếp 2 người 8 Bảo vệ 1 người Cộng Biểu 2.5 : Tính lương chi tiết phòng tài chính kế toán STT Chức vụ Hệ số lương cơ bản( Hs ) Phụ cấp trách nhiệm ( Pc) Hệ số H1 Hệ số H2 Tiền lương Ghi chú Ký nhận 1 TP.Kế toán trưởng 1 người 2 Kế toán viên 1 1 người 3 Kế toán viên 2 1 người 4 Kế toán viên 3 1 người 5 Thủ quỹ 1 người Cộng Phương án chia lương chi tiết phòng tài chính – kế toán: - H1 : Hệ số trách nhiệm áp dụng cho cán bộ quản lý phòng - H2 : Hệ số điều chỉnh áp dụng tùy theo mức độ phức tạp của công việc và cường độ làm việc của cán bộ đảm nhận công việc - Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng: Hưởng theo tỷ lệ lương bộ phận kế toán - Các kế toán viên : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán - Thủ quỹ : Hưởng theo tỷ lệ lương của bộ phận kế toán Li = Tổng lương bộ phậnx ( H si + pci ) * Hi / S [ ( Hsi + Pci ) x Hi ] CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG - LICOGI Biểu 2.6: Quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Doanh thu thiết kế 7.200.000.000 A = 468.000.000 Doanh thu thí nghiệm 0 B = 108.000.000 Doanh thu thi công 0 A + B = 576.000.000 TT Thành phần Tỷ lệ Tổng quỹ lương khoán theo quy chế = A+B Tổng quỹ lương điều chỉnh Ghi chú lý do điều chỉnh I Ban giám đốc 31% 145.080.000 102.000.000 Ban lãnh đạo có 3 người trên quy chế là 4 người II Phòng TC_HC + bảo vệ, nhà bếp 31% 145.080.000 140.000.000 Bộ phân bảo vệ + nhà bếp lương cố định theo hợp đồng III Phòng tài vụ 26% 121.680.000 122.000.000 IV Phòng kế hoạch – kỹ thuật 164.160.000 166.000.000 1 Kế hoạch 12% 56.160.000 2 Kỹ thuật 108.000.000 Cộng 100% 576.000.000 530.000.000 Trưởng phòng kế hoạch kỹ thuật Kế toán trưởng Giám đốc CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG – LICOGI PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Biểu 2.7: Bảng quyết toán lương 6 tháng cuối năm 2008 Tên Tổng quỹ lương Số tháng Lương cố định theo hs cơ bản Lương theo sản phẩm Tổng lương gồm BHXH, BHYT Tổng lương trừ BHXH, BHYT Lương TB tháng gồm BHXH, BHYT Lương TB tháng trừ BHXH, BHYT Hs cơ bản BHXH, BHYT Lương cơ bản Hs cơ bản Hs =1 Phụ cấp trách nhiệm Pc Hs tích cực H1 Hs nặng nhọc H2 Hs tổng hợp Tổng hệ số Lương theo sản phẩm Phòng TC_KT 122.000.000 2.974.320 49.572.000 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm 69.453.680 Tổng quỹ lương trừ lươg cơ bản, bhiểm lương hợp đồng 69.453.680 Vũ Thị Lan 6 3,77 732.888 12.214.800 1,0 0.6 1,0 1,0 1,6 9,6 18.834.897 31.782.585 31.049.697 5.297.000 5.175.000 Trần Thị Thủy 6 3,58 695.952 11.599.200 1,0 1,0 0,9 0,9 5,4 10.594.629 22.889.781 22.193.829 3.814.000 3.699.000 Trần Bích Thùy 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Đỗ Quốc Phương 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,1 1,1 6,6 12.948.991 22.050.151 21.534.991 3.675.000 3.589.000 Hoàng Thị Vân 6 2,65 515.160 8.586.000 1,0 1,0 1,2 1,2 7,2 14.126.172 23.227.332 22.712.172 3.871.000 3.785.000 Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng 2.3.2. Tính các khoản trích theo lương Công ty thực hiện trích các khoản theo lương bao gồm BHXH, BHYT, KPCĐ theo nghị định số 152/2006/CP ngày 22/12/2006 của Chính Phủ cụ thể như sau : - Bảo hiểm xã hội: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, nghỉ hưu Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ phải nộp 20% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Trong đó công ty phải nộp 15% tính vào chi phí trong kỳ và người lao động nộp 5% trừ vào thu nhập của họ. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, nghỉ đẻ hoặc thai sản. Được tính toán trên cơ sở mức lương theo hệ số lương cơ bản, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ Công ty sẽ nộp BHXH trích trong kỳ vào quỹ BHXH tại BHXH Hà Nội thông qua tài khoản tại ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam Quỹ BHYT : Là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành Công ty đang trích lập quỹ BHYT bằng cách trích lập 3% giá trị tiền lương cấp bậc, trong đó Công ty nộp 2% còn người lao động nộp 1%. Quỹ BHYT được thống nhất do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT Công ty phải nộp cho BHYT Hà Nội qua tài khoản tại ngân hàng BIDV Kinh phí công đoàn : Là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn trong Công ty. KPCĐ do Công ty nộp theo quy định của nhà nước 2% trên tổng quỹ lương phải trả cho người lao động và Công ty chụi toàn bộ và tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kinh phí công đoàn trong Công ty một phần được chi tiêu trong hoạt động công đoàn khuyến khích người lao động, và một phần được nộp lên cho đơn vị cấp trên là Tổng Công ty Các khoản phụ cấp theo lương: Người lao động được hưởng các khoản phụ cấp theo lương là phụ cấp công tác, phụ cấp chức vụ, phụ cấp công viêc: Phục cấp chức vụ : Là khoản phụ cấp áp dụng với lãnh đạo các phòng ban và lãnh đạo Công ty Phụ cấp công tác : Áp dụng với những cán bộ nhân viên thường xuyên phải đi công tác xa Phụ cấp công việc : Áp dụng đối với nhân viên trong các phòng ban với những công việc khác nhau, mức độ nặng nhọc khác nhau Tính các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng tính lương do các trưởng phòng ban lập sẽ tính các khoản trích theo lương như sau : - Đối với cán bộ công nhân viên chức nhà nước : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương hệ số cơ bản x 1% Trong đó Số tiền BHXH trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí = Lương theo hệ số cơ bản x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hệ số cơ bản x 2% - Đối với người lao động thuê ngoài được ký hợp đồng lao động thì : BHXH trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 5% BHYT trừ vào thu nhập người lao động = Lương theo hợp đồng x 1% Trong đó : Số tiền BHXH trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 15% Số tiền BHYT trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% Số tiền KPCĐ trích vào chi phí trong kỳ = Lương theo hợp đồng x 2% 2.4. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.4.1.Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Để hạch toán theo dõi và tính lương cho người lao động, Công ty sử dụng các chứng từ sau : - Hợp đồng lao động : Là văn bản được ký kết giữa người lao động với Công ty. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong công tác tính lương để đảm bảo rằng Công ty thực hiện đúng các khoản lương thưởng như hợp đồng đã ký kết - Bảng chấm công : Công ty dùng bảng chấm công để theo dõi ngày công làm việc thực tế của công nhân viên. Hàng tháng các phòng ban phải lập bảng chấm công trong đó ghi chép số ngày làm việc, nghỉ việc của từng nhân viên. Sau đó chuyển lại cho phòng tài chính kế toán để tập hợp và theo dõi - Hợp đồng giao khoán nội bộ : Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và các đơn vị sản xuất. Trong hợp đồng giao khoán nội bộ Công ty sẽ giao khoán theo tỷ lệ % của giá trị sản lượng nghiệm thu thanh lý hơp đồng bao gồm tiền lương, công tác phí, vật liệu, chi phí quản lý công trình và các chi phí khác - Bảng chấm công làm thêm giờ : Ghi chép số công làm thêm ngoài giờ để có căc cứ trả lương cho nhân viên - Bảng ứng lương tháng : Do Công ty trả lương theo sản phẩm do vậy đối với khối gián tiếp cứ cuối tháng được tạm ứng một khoản tiền lương cố định được xây dựng theo hệ số lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và chức trách, nhiệm vụ được giao của từng người - Bảng quyết toán lương : Cứ 6 tháng một lần sẽ nghiệm thu lương theo định mức khoán trên doanh thu của Công ty sau khi đã trừ đi các khoản tạm ứng trước đó. Việc tính toán đồng thời cũng phải dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân và phải được xác nhận thông qua trưởng phòng - Bảng thanh toán tiền thưởng : Được Công ty lập dựa theo mẫu 03 – LĐTL là chứng từ xác nhận tiền thưởng cho từng nhân viên trong công ty, bảng này do bộ phận kế toán tiền lương lập - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương : Mẫu số 10- LĐTL dùng để ghi chép theo dõi số tiền BHXH, BHYT trừ vào lương của người lao động, và phản ánh số BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp cho đơn vị cấp trên - Bảng phân bổ tiền lương : Mẫu số 11 – LĐTL Ngoài ra để theo dõi và ghi chép tình hình thanh toán lương với người lao động còn có các chứng từ kế toán khác như : Giấy tạm ứng, phiều chi, giấy đề nghị thanh toán Sơ Đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trich theo lương tại Công ty Tư Vấn Xây Dựng – LICOGI Các phòng ban : Bảng chấm công Bảng tính lương Bảng quyết toán lương Giám Đốc ký duyệt Kế toán trưởng duyệt Kế toán tiền lương: Hạch toán và thanh toán lương Sổ cái TK 334, 338,642 Phiếu chi, phiếu tạm ứng CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG- LICOGI PHÒNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT Biểu 2.8 : Bảng chấm công – tháng 12 năm 2008 Họ và tên Xếp loại Bậc lương Các ngày trong tháng Tổng cộng Ký hiệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số công TTLV Số công nghỉ việc hưởng 100% Số công nghỉ BHXH 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Vũ Đức Chiến X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Trần Văn Đức X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X X X Lê Quang Đại X X X X X T7 CN X X X X X T7 CN X 23 X X X X T