Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần thế giới máy tính

ác dịch vụ sau bán hàng theo chính sách của Công ty. Ngoài ra còn tư vấn cho Giám đốc - bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển công nghệ thông tin, các đặc điểm cũng như kỹ thuật của công nghệ mới có thích ứng với điều kiện Việt Nam từng thời kỳ hay không. Phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm - giao dịch - ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng. Sau đó cùng với phòng kế toán tiến hành nhận hàng hóa. Hàng hóa khi tiến hành bàn giao nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng, sau đó sẽ được bảo quản trong kho của Công ty. Khi hàng hóa được bán thì được giao cho khách hàng tại Công ty khách hàng hoặc được giao tại Công ty của khách hàng. Sau khi toàn bộ điều khoản của một hợp đồng giao kết được hai bên thực hiện xong thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và một hợp đồng kinh tế coi như được hoàn thành. Định kỳ thường là hàng năm, phòng kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm và cho từng tháng một. Vào cuối tháng mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ đề ra chỉ tiêu và doanh số ước tính cho tháng sau 2.2.1.2. Phương thức bán hàng của Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính với vai trò là doanh nghiệp thương mại, với mặt hàng kinh doanh đa dạng, nhiều đối tượng khách hàng nên Công ty cũng đã đang và sẽ áp dụng khá nhiều phương thức bán hàng khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường. Trong đó phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho( bán lẻ hàng hóa) là phương thức mà doanh số bán chiếm tỷ trọng khá cao so với tổng doanh số bán hàng của Công ty và phù hợp với đặc điểm hàng hóa mà Công ty kinh doanh. Hình thức bán hàng trực tiếp qua kho là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 80% - 90% trong tổng doanh số trung bình qua các năm. Phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho chính là việc bán thẳng hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ, cơ quan, tổ chức, khối Công ty, trường học có nhu cầu lắp đặt hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm … Hiện nay Công ty đang áp dụng một số hình thức bán hàng đóng vai trò rất quan trọng như : Giới thiệu sản phẩm qua mạng Internet : Đây là phương thức ngày càng trở lên phổ biến bởi hiện nay công nghệ thông tin đang phát triển khá mạnh mẽ. Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa và dịch vụ có thể xem chi tiết thông tin về hàng hóa trên Website của Công ty(www.thegioimaytinh.com.vn) . Phương thức này Công ty mới đưa vào áp dụng, do vậy chưa có hiệu quả cao và chưa có sự đầu tư lớn. Lập kênh phân phối tại khách hàng : Công ty phải cố gắng duy trì mối quan hệ tốt với bạn hàng thân thiết và hợp tác với họ, biến họ trở thành các trung gian bán các sản phẩm của Công ty tới các khách hàng của họ Công ty đã đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích kênh phân phối rất tiềm năng này. Xây dựng chuỗi các cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Đây là phương pháp phân phối mạnh, nhằm gây dựng hình ảnh của Công ty, phương thức này mới chỉ trong kế hoạch dài hạn của Công ty, còn thực tế chưa được triển khai. Phương thức bán hàng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng hiện nay đã, đang và sẽ góp phần đưa mặt hàng của Công ty đến được nhiều khách hàng mới mẻ hơn, và giúp cho Công ty có chỗ đứng trong thị trường công nghệ thông tin. 2.2.2. Chính sách kinh doanh và các phương thức thanh toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. 2.2.2.1. Chính sách kinh doanh của Công ty. Mỗi Công ty đều có những chính sách, cách thức khác nhau để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng. Trong đó thu hút khách hàng là một trong những nhiệm vụ và chiến lược quan trọng giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Việc đề ra chính sách chiếm lĩnh thị trường như thế nào là điều vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói riêng và các Công ty nói chung trong thị trường công nghệ thông tin ẩn chứa nhiều tiềm năng nhưng cũng chứa đựng phần nhiều cạnh tranh gay gắt này. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã xây dựng nhiều chính sách linh hoạt phù hợp với thị trường, từng đối tượng khách hàng. Chính sách giá cả : Giá cả là một vấn đề mà khách hàng quan tâm nhất trong việc mua hàng hóa nào đó, và nó cũng là một vấn đề mang tính nhạy cảm. Vì vậy Công ty đã đưa ra chính sách giá như sau : Công ty tiếp tục duy trì chính sách giá cao. Chính sách giá cao sẽ có những thuận lợi sau: Nhằm duy trì mức lợi nhuận Có thể cung cấp được mức chiết khấu hấp dẫn cho khách hàng Nhằm khẳng định thương hiệu, xuất xứ của sản phẩm và để chứng tỏ mức giá phù hợp với chất lượng của sản phẩm Mức giá như vậy sẽ phù hợp với các hoạt động bán hàng qua khách hàng. Chính sách giá chiết khấu : Công ty tiếp tục duy trì mức chiết khấu và áp dụng thêm mức chiết khấu luỹ tiến để thúc đẩy bán hàng, nhưng đồng thời cũng là khoản làm giảm doanh thu, vì vậy việc đặt ra chính sách cần phải hợp lý. Chính sách chiết khấu của Công ty được phân loại cho từng khách hàng, tức là mức chiết khấu phân biệt cho từng đối tượng khách hàng theo từng mặt hàng. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng 2 công cụ là chiết khấu thanh toán và chiết khấu hoa hồng nhằm mục đích thúc đẩy bán hàng và thu hồi vốn nhanh. Ngành mầm non nói riêng và ngành giáo dục nói chung hoặc lớn hơn nữa là các đơn vị Nhà nước có đặc điểm là thanh toán chậm và phức tạp trong khâu quyết định mua. Các khoản chi phí trong thanh toán chậm đã buộc Công ty phải tính đến các phương án kích thích trả nhanh. Dưới đây là một ví dụ chiết khấu thanh toán giành cho sản phẩm mầm non : BẢNG 03 : CHIẾT KHẤU THANH TOÁN Chiết khấu thanh toán Thời gian Thanh toán ngay Trả chậm Dưới 1 tháng Ngoài 1 tháng Mức chiết khấu 5% 2% 0% Chính sách bảo hành: Nếu chính sách bảo hành tốt thì Công ty sẽ thu hút được lượng khách hàng nhiều hơn và giữ chân được khách hàng cũng như tạo lòng tin của khách hàng về chất lượng hàng hóa, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã và đang cố gắng đưa ra chính sách này cho phù hợp. Hiện nay, một trong những dịch vụ hậu mãi đã trở nên khá phổ biến đó là chính sách bảo hành và đó là một chính sách đảm bảo độ tin cậy của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm của Công ty. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện một số chính sách bảo hành sản phẩm nổi bật như sau : Dịch vụ bảo trì đa dạng. BẢNG 04: DỊCH VỤ BẢO TRÌ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Cấp dịch vụ Chi tiết Thiết Bị Dịch vụ chi tiết ( trong vòng 12 tháng ) Cấp I 8giờ x 5 ngày PC, Low- end Printer/ Scanner ( Loại 1) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại Cấp II 8 giờ x 5 ngày PC, Notebook, Server, Low-end Printer/ Scanner, High- end Printer (Loại 2) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ6, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại, có máy thay thế khi bảo hành máy Cấp III 8 giờ x 7 ngày PC, Notebook, Server, Low-end Printer/ Scanner, High- end Printer (Loại 3) Trong thời gian từ 8h-17h, ngày làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 2 tiếng kể từ khi có điện thoại, có máy thay thế khi bảo hành máy Cấp IV 24 giờ x 7 ngày PC, Notebook, Server, High- end Printer ( Loại 4) Trong thời gian 24h/24h, ngày làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật, có mặt chậm nhất sau 3 tiếng kể từ khi có điện thoại với thời gian ngoài giờ hành chính có máy thay thế khi bảo hành máy ** Chú ý: Khu vực hoạt động bán kính 15 km xung quanh trung tâm bảo hành của Công ty. 2.2.2.2.Các phương thức thanh toán tại Công ty. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thực hiện phương thức thanh toán theo sự thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết có thể là tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản ( ngày càng được ưu tiên hơn). Có thể là thanh toán đặt cọc trước tiền hàng đối với những khách vãng lai khi chuyển giao hàng phải thanh toán toàn bộ. Với khách hàng mua với số lượng lớn thì có thể thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng( khoảng thời gian thanh toán chậm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào thoả thuận đôi bên trong hợp đồng kinh tế trước đó quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ khách hàng với Công ty) Đối với khách hàng mua lẻ và khách hàng vãng lai thì thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản khi cả hai bên tiến hành giao nhận hàng. Công ty luôn tạo điều kiện tốt nhất cho bạn hàng trong khâu thanh toán, tạo điều kiện cho cả đôi bên cũng có lợi đồng thời cũng đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty. Với tính đa dạng trong phương thức thanh toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính dẫn đến công tác tổ chức quản lý công nợ sẽ phải chặt chẽ hơn điều này kéo theo công tác kế toán trở nên phức tạp hơn. 2.3. NỘI DUNG VÀ QUI TRÌNH KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. 2.3.1. Yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Việc quản lý công tác tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đặt ra 4 yêu cầu : Phải đảm bảo nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu là: tiêu thụ và dự trữ, đồng thời phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa – ghi nhận đúng doanh thu – giá vốn hàng bán và các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, qua đó tránh được tình trạng ứ đọng hàng trong kho gây tốn kém chi phí bảo quản và làm giảm sút chất lượng – giá cả và ứ đọng vốn. Phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa( cụ thể là thuế giá trị gia tăng) để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Ghi chép và theo dõi một cách chặt chẽ, chính xác và khoa học về công nợ - thanh toán đối với khách hàng , đảm bảo thu đủ và đúng thời hạn tiền hàng và duy trì mối quan hệ - dài lâu - bền chặt với khách hàng. Phải có được những biện pháp nhằm nâng cao tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty thông qua kế hoạch hàng năm của ban quản trị, dài hạn là mở rộng thị phần tiêu thụ hàng hóa. Để thực hiện được 4 yêu cầu trên đòi hỏi có sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng của các bộ phận liên quan trong Công ty, trong đó phải kể đến sự đóng góp to lớn của bộ phận kế toán trong việc thực hiện các yêu cầu trên. Kế toán có vai trò cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa một cách: nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác cho ban lãnh đạo để họ ra các quyết định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng, đồng thời họ có thể theo dõi một cách chặt chẽ những vấn đề liên quan đến tình hình tiêu thụ và dự trữ hàng hóa. Để thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình, công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức thể hiện dưới đây: 2.3.2. Kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Giá vốn hàng hoá tiêu thụ được xác định khi hàng hóa xuất ra khỏi kho và được coi là đã tiêu thụ. 2.3.2.1. Tính giá hàng xuất tiêu thụ. Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đang áp dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập cho từng chủng loại hàng hóa để xác định giá hàng hóa xuất kho tương ứng. Kế toán sẽ xác định lại giá vốn hàng hóa tồn kho khi có mỗi lần hàng hóa nhập trong kỳ, thông qua đó để có căn cứ tính giá vốn hàng xuất bán một cách chính xác. Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng chủng loại hàng hóa là giá trị thực tế của hàng hóa( bao gồm giá mua thực tế trên hóa đơn và các chi phí mua phát sinh trong quá trình mua hàng: như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế kho bãi ...). Khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua của chủng loại hàng hóa nào đó thì sẽ hạch toán luôn vào giá trị thực tế của chủng loại hàng đó. Như vậy khi xuất bán một mặt hàng nào đó thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm giá mua và chi phí thu mua. Công thức xác định giá vốn hàng bán : Tổng giá thực tế của hàng hoá tồn kho sau lần nhập Đơn giá bình quân sau lần nhập Tổng số lượng hàng hóa tồn kho sau lần nhập = Sản lượng hàng hoá xuất kho Đơn giá bình quân Giá thực tế hàng xuất kho = x Từ đó xác định giá vốn hàng bán Trong đó : Tổng giá thực tế của hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập bao gồm : giá thực tế hàng tồn trước lần nhập và giá thực tế hàng mới nhập( giá thực tế bao gồm giá trị mua trên hoá đơn và chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, thuế xuất nhập khẩu). Giá thực tế hàng tồn trước lần nhập là trị giá hàng hóa còn tồn kho trước khi nhập hàng hóa. Tổng sản lượng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập : Bao gồm số lượng hàng hóa nhập và số lượng hàng tồn trước lần nhập. Ví dụ : Ngày 02 tháng 02 năm 2008, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nhập một lô hàng gồm 100 bộ sản phẩm đĩa phần mềm quản lý Babycare giá nhập là 121.25 USD/ 1bộ bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến tận kho của Công ty. Trước khi nhập lô hàng này, trong kho Công ty còn 11 bộ đĩa Babycare với giá 120 USD/ 1 bộ Như vậy ta có giá đơn vị bình quân của 1 bộ đĩa mềm Babycare sau ngày nhập 02/02/2008 là : 120 x11 + 121.25 x 100 Đơn giá bình quân = = 121.13 USD 11 + 100 Trong tháng 02 tổng lượng tiêu thụ là 80 bộ đĩa Babycare, như vậy giá vốn của số hàng bán trong tháng 02/2008 là : Giá vốn Babycare tiêu thụ = 80 x 121.13 = 9,690.4 USD 2.3.2.2. Phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất kho hàng hóa. Với mỗi hình thức bán khác nhau thì Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sẽ sử dụng các chứng từ khác nhau. Khi xuất kho hàng hóa theo hình thức bán buôn bán thì các chứng từ được sử dụng trong trường hợp này là: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, đề nghị xuất hàng, Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Biên bản bàn giao kiêm phiếu bảo hành,biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa, Biên bản thanh lý hợp đồng. Trường hợp bán lẻ hàng hóa thì các chứng từ sử dụng trong bán lẻ là : Hoá đơn giá trị gia tăng ( GTGT), Phiếu xuất kho. Phiếu bảo hành, không có hợp đồng kinh tế như trường hợp bán buôn. “Hợp đồng kinh tế : được ký kết giữa khách hàng và Công ty ( hay còn gọi là hợp đồng thương mại), do đại diện pháp nhân của khách hàng và đại diện pháp nhân của Công ty ký kết với mục đích xác nhận những điều khoản hai bên đã thoả thuận trong một thương vụ giao dịch mua bán hàng hóa, hợp đồng cũng qui định rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên tham gia. Hợp đồng còn là cơ sở đầu tiên để tiến hành công tác bán hàng, là chứng từ mệnh lệnh” Được lấy từ tài liệu Copany File của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính do phòng kế toán cung cấp. Dưới đây là một ví dụ về hợp đồng kinh tế của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính BIỂU 03 : MẪU HỢP ĐỒNG KINH TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Khi có hợp đồng kinh tế được ký kết hay đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến khi đó phòng kinh doanh có nhiệm vụ là gửi 1 bản copy đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế cho phòng kế toán. Căn cứ trên đó và trên lệnh xuất kho thì kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao kiêm bảo hành. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên có nội dung và hiệu lực hoàn toàn giống nhau. cụ thể : Liên 1 : Màu tím, lưu tại quyển hoá đơn, kế toán giữ lại làm căn cứ ghi sổ. Liên 2 : Màu đỏ, giao khách hàng. Liên 3 : Màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hóa, để thủ kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm căn cứ theo dõi công nợ với khách hàng. Trong khi lập hoá đơn GTGT kế toán lập luôn phiếu xuất kho lập 2 liên, và biên bản bàn giao kiêm bảo hành 1 bản và giao cho khách hàng, 2 liên phiếu xuất kho. Liên 1 : Dùng để lưu và là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hoá liên quan. Liên 2 : Được giao cho khách hàng làm căn cứ để bảo hành thiết bị trong thời gian thiết bị còn được bảo hành. Ví dụ : Ngày 03 tháng 10 năm 2007 Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính xuất kho cho Trường Mầm Non Sao Mai theo hợp đồng số 031007 CW/SM tại kho Công ty, mẫu hoá đơn GTGT 0077436 và mẫu phiếu xuất kho. BIỂU 04 : MẪU HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ( GTGT) LIÊN 1 CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. Phiếu xuất kho : BIỂU 05 : MẪU PHIẾU XUẤT KHO CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Đơn vị CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH Ðiạ chỉ P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI PHIẾU XUẤT KHO Số 0000000027 Nợ 131, 6321 Có 1561, 51111 Ngày 03 tháng 10 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Trường Mầm Non Sao Mai Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Huyện Đông Anh Lý do xuất: Xuất bán Kidmart cho Trường Mầm Non Sao Mai Xuất tại kho: Kho công ty P308 Tòa nhà CC2 (K01) Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Kidsmart - happykids PMMN- HAPPY hộp 11 388.000 4,268.000 2 Kidsmart - Sammy PMMN- SAMMY hộp 11 388.000 4,268.000 3 Kidsmart - Trudy PMMN- TRUDY Hộp 11 388.000 4,268.000 4 Kidsmart - Millie PMMN- MILLIE Hộp 11 388.000 4,268.000 5 Kidsmart - Things PMMN- THINGS Hộp 11 388.000 4,268.000 Cộng 21,340,000 Tổng số tiền viết bằng chữ :Hai mươi mốt triệu ba trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn Xuất ngày 01 tháng 03 năm 2008 Kinh doanh Kế toán Thủ kho Người Giao Người mua Thủ trưởng đơn vị - Biên bản bàn giao kiêm bảo hành : BIỂU 06 : MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO KIÊM BẢO HÀNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. -Biên bản thanh lý hợp đồng được hình thành khi toàn bộ hàng hóa theo hợp đồng đã được chuyển giao cho khách hàng, toàn bộ số tiền phải thanh toán cho hợp đồng của khách hàng cũng như toàn bộ các điều khoản đã được thực hiện khi kết thúc hợp đồng thì hai bên sẽ tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng có thể do một trong hai bên tiến hành lập và gửi một bản cho bên còn lại, có giá trị pháp lý tương tự nhau. BIỂU 07 : MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. - Lưu trữ chứng từ : Các chứng từ kế toán bao gồm : Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho - xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao kiêm bảo hành…trong tháng sẽ được lưu trong tập chứng từ của tháng phát sinh. Chứng từ của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được kế toán lưu trữ cẩn thận, hợp lý, khoa học do vậy tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, sử dụng lại chứng từ dễ dàng hơn. SƠ ĐỐ 06: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Nghiệp vụ bán hàng Khách hàng Phòng kinh doanh Kế toán hóa đơn kế toán trưởng, giám đốc Thủ kho Kế toán Lưu trữ chứng từ Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Lập phiếu xuất kho kiêm bảo hành Lập hóa đơn GTGT Ký hoá đơn GTGT Xuất kho, ghi thẻ kho Hạch toán nghiệp vụ bán hàng Dựa vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần hành. Thông qua xử lý của phần mềm kế toán Accnet, kế toán in ra : Sổ chi tiết hàng hóa ( biểu số 09 ), báo cáo tổng hợp xuất - nhập - tồn (biểu số 10), sổ chi tiết tài khoản 632 để lưu trữ định kỳ. Đồng thời kế toán cũng kiết xuất ra bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn kho hàng hóa để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa xuất kho là phương pháp Thẻ song song. Khi đó kế toán sẽ theo dõi được từng loại, từng mặt hàng về mặt số lượng ở bộ phận kho - số lượng và giá trị ở bộ phận kế toán. Được khái quát theo sơ đồ dưới đây : SƠ ĐỒ 07: KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HÓA TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG. Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết hàng hóa Sổ tổng hợp hàng hóa Bảng tổng hợp NXT kho hàng hóa Đối chiếu Ghi trong tháng Ghi cuối tháng -Tại bộ phận kho : Sau khi xuất hoá đơn VAT kế toán lập phiếu xuất kho, một liên giao cho khách hàng, sau đó một liên được gửi cho thủ kho làm căn cứ để xuất kho hàng hóa và căn cứ vào đó để ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Sau khi hàng hóa được chuyển giao có đủ chữ ký của người có liên quan, kế toán lập biên bản bàn giao kiêm bảo hàng làm căn cứ bảo hành sau này. Thẻ kho được lập cho từng mặt hàng. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ liên quan đến kho : nhập - xuất, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng, có căn cứ kế toán tiền hành nhập dữ liệu vào phần mềm. Định kỳ đến cuối tháng thủ kho sẽ tổng hợp tình hình nhập - xuất để tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho, trên thẻ kho hàng hóa chỉ được theo dõi về mặt số lượng dựa trên phần mềm và cuối tháng thẻ kho được đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa do kế toán kho theo dõi về mặt số lượng. Ví dụ : Mẫu thẻ kho ngày 01/03/2008 BIỂU 08: MẪU THẺ KHO (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET) CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2008 Tờ số : 11 Tên nhãn hiệu, quy cách hàng hoá :Phần mềm bé làm họa sĩ Đơn vị tính : Bộ Mã : PMMN- KIDPIX STT Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Ký xác nhân Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 56 13 52 08/03/2008 Xuất bán 08/03/2008 1 14 64 11/03/2008 Xuất bán 11/03/2008 1 ... ... ……………….. ………………… Cộng PS 0 2 Tồn cuối kỳ 54 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) KTT (Ký, họ tên) Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) -Tại phòng kế toán: Sau kho thủ kho ghi thẻ kho, sẽ chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán kho căn cứ vào chứng từ đó để làm cơ sở kế toán nhập liệu vào phần mềm Accnet. Định kỳ cuối tháng dựa vào phần mềm, kế toán sẽ kiết xuất và in ra sổ chi tiết hàng hóa và đó là cơ sở để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng về tình hình nhập- xuất- tồn. Sổ chi tiết được sử dụng để theo dõi từng loại mặt hàng trong kho của Công ty, theo dõi tình hình nhập - xuất tồn kho hàng hóa về mặt số lượng và giá trị trong tháng, được hình thành do kế toán kết chuyển tự động từ phần mềm Accnet. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết hàng hóa giao diện phần mềm Accnet. BIỂU 09 : MẪU SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET) CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hóa: Phần mềm Bé Làm họa sĩ Mã hàng : PMMN- KIDPIX ; Đơn vị tính: Bộ ; Tk 1561 Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tồn đầu kỳ : 56 16,744,000 Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Số Ngày SL TT SL TT S10000028 08/03/2008 Bán hàng KL 131 299,000 1 299,000 S10000029 11/03/2008 66 KL 111 299,000 1 299,000 Cộng PS 0 2 598,000 Tồn cuối kỳ : 54 16,146,000 Cuối tháng kế toán kiết xuất và in ra Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho hàng hóa để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. BIỂU 10 : MẪU BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN (GIAO DIỆN PHẦN MỀM ACCNET) ÐƠN VỊ: CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH ĐỊA CHỈ: P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 STT TK Mã nhóm Mã hàng Tên hàng ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 14 156 THIP THIP-CARDH70 Thẻ Card máy Sip,Dlink Chiếc 25 2,875,000 10 1,150,000 5 575,000 30 3,450,000 15 156 THIP THIP-THECARD Thẻ Internet Card Chiếc 27 2,835,000 50 5,250,000 40 4,200,000 37 3,885,000 16 156 PMMN PMMN- KIDPIX Phần mềm bé làm hoạ sĩ Bộ 56 16,744,000 0 0 2 598,000 54 16,146,000 …… …….. ……… ……….. ………. Tổng cộng 22,454,000 6,400,000 5,373,000 23,481,000 Kế toán tổng hợp hàng hóa xuất kho tiêu thụ và xác định giá vốn hàng bán. - Tài khoản sử dụng: Kế toán Công ty ghi nhận giá vốn hàng bán sử dụng các tài khoản : Tài khoản 156 : Hàng hóa Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán. - Quy trình nhập chứng từ : Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên làm căn cứ nhập chứng từ vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm Accnet Chứng từ sau khi cập nhật vào phần mềm sẽ được lưu trong phần mềm kế toán và là dữ liệu để kiết xuất các bảng kê, sổ và báo cáo cần thiết sau này. - Cập nhật giá vốn hàng bán : Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập cho giá vốn hàng bán. Khi có hàng nhập kho kế toán cập nhập giá thực tế hàng mua về của từng loại hàng hóa vào phần mềm Accnet và tính ra giá vốn của hàng tồn kho từng chủng loại hàng hóa. Phần mềm có sẵn chức năng tính giá trung bình, chương trình sẽ tự động tính ra giá vốn cho các mặt hàng. - Sổ tổng hợp phản ánh giá vốn hàng bán. Kế toán sử dụng chức năng của phần mềm để kiết xuất ra sổ sách cần sử dụng như : Nhật ký chung, số cái TK 156, Sổ cái tài khoản 632 vào thời điểm cuối tháng. Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh ngày 01/03/2008 được phản ánh vào Sổ Nhật Ký Chung và sổ cái tài khoản 156, 632 BIẾU 11 : MẪU SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Loại nghiệp vụ: Tất cả các nghiệp vụ Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 01/03/2008 29/03/2008 4:33:19 CH Trang1 cua 2 Mã NV Số CT CT Gốc Mã TK Tên TK Nợ Có 1/3/2008 PS 0000000021 PS0000021 Tiền cước điện thoại tháng 2 64163 Chi phí bán hàng tại CW 203,513 1331 Thuế GTGT hàng hoá được khấu trừ 25,351 331 Phải trả người bán 228,864 PS 0000000022 PS0000022 Tiền cước điện thoại tháng 2 64163 Chi phí bán hàng