Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Dược Phẩm và Thiết Bị Y Tế Châu Mỹ

là một nước ổn định về chính trị, có mối quan hệ ngoại giao tốt đối với tất cả các nước trên thế giới, đây là cơ hội tốt cho việc phát triển kinh tế đất nước cũng như sự hợp tác giữa các doanh nghiệp trong nước với các đối tác nước ngoài. Ngày nay, mức thu nhập của người dân tương đối ổn định, nhu cầu thị hiếu ngày một đa dạng, thị trường càng ngày càng phát triển hơn, song song đó mức độ nhu cầu về dinh dưỡng cao hơn. Đây chính là lý do Công ty chọn mặt hàng có chất lượng cao. Chương II Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty tnhh dược phẩm và thiết bị y té châu mỹ I. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 1. Đặc điểm chung 1.1. Đặc điểm về hàng hóa: Công ty TNHH Dược phẩm và Thiết bị y tế Châu Mỹ là đại lý phân phối độc quyền của viện bào chế Abbott Hoa Kỳ tại Việt Nam. Vì thế, nguồn hàng chính là nhập từ nước ngoài về và giới thiệu phân phối đến người tiêu dùng. Nguồn gốc hàng hóa của Công ty là nhập hàng từ các nước Châu Âu với đIều kiện và trang thiết bị hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo nguồn dinh dưỡng tối ưu an toàn cho người tiêu dùng. Dưới đây là các sản phẩm do Công ty TNHH Dược phẩm và Thiết bị y tế Châu Mỹ phân phối và những đặc đIểm công dụng. Các sản phẩm chính của Công ty đang kinh doanh. * Formance: Cho phụ nữ đang mang thai và đang cho con bú. Có 2 hương vị là vani và dâu, trọng lượng 300g. * Similac: Cho bé dưới 06 tháng tuổi, tác dụng bổ sung Sắt, ngăn ngừa thiếu máu, giúp hỗ trợ tối đa sự phát triển xương. Hương vị vani có loại 400g và 900g. * Isomil: Đáp ứng nhu cầu dinh dưỡng đặc biệt cho trẻ bị tiêu chảy, trẻ có hệ thống tiêu hóa kém, không hấp thụ được sữa bò. Hương vị vani, trọng lượng 400g. * Gain: Cho bé từ 06 tháng đến 03 tuổi, bổ sung đầy đủ Taurine giúp hỗ trợ giai đoạn phát triển của não bộ và giúp võng mạc mắt phát triển bình thường. Hương vị vani, trọng lượng 400g và 900g. * GainIQ: Cho bé từ 03 tuổi, thành phần choc năng giống sữa Gain có bổ sung thêm dưỡng chất FOS và Probiotics hỗ trợ sự hấp thu dưỡng chất từ bên ngoài của bé. Hương vị vani trọng lượng 400g và 900g. * Grow: Cho bé từ 03 tuổi đến 07 tuổi, đây là giai đoạn khá quan trọng trong việc tăng trưởng về thể lực và trí tuệ của trẻ. Grow giúp hệ thống xương và răng bé chắc, khỏe hơn, thông minh hơn,năng động hơn. hương vị vani, socola với trọng lượng 400g và 1kg. * Ensure: Cung cấp đầy đủ chất dinh dưỡng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho hầu hết bệnh nhân. Hương vị vani ở dạng bột, ở dạng nước có hương vị socola, dâu và chuối, trọng lượng 400g và 1kg. * Glucerna: Chăm sóc cho bệnh nhân tiểu đường đơn giản và hữu hiệu. Hương vị vani ở dạng bột và dạng nước. Sản phẩm của Công ty có chất lượng cao với nhãn hiệu Abbott chiếm uy tín rất lớn trên thị trường và đồng thời về giá cả tương đối cao so với các sản phẩm thay thế. Bên cạnh những ưu đIểm về uy tín, chất lượng sản phẩm về cung cách phục vụ nhiệt tình, sản phẩm Abbott cũng còn một số hạn chế về đối tượng sử dụng sữa. Vì rằng, mức thu nhập của dân ta còn tương đối thấp, tỉ lệ khách hàng dùng sản phẩm Abbott còn hạn chế do đIều kiện kinh tế. Dù vậy, trong những năm qua công ty luôn cố gắng tự khẳng định mình. 1.2. Các phương thức bán hàng Chiến lược phân phối góp phần không nhỏ trong quá trình cung cấp cho khách hàng đúng sản phẩm, đúng thời gian, đúng vị trí trên cơ sở đúng kênh hay luồng hàng. Hiện nay công ty áp dụng phương thức phân phối sản phẩm như: * Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục ở phòng kinh doanh và phòng kế toán. Khách hàng của công ty là các đơn vị, cá nhân, siêu thị tại Hà Nội và một số tỉnh thành phía Bắc. Công ty sử dụng nhà bán buôn như một tuyến phân phối. Thường là các nhà bán buôn ding kho chứa của mình để trữ hàng hóa và họ luôn cố gắng bán hàng càng nhanh càng tốt. Họ là những người có vốn mạnh, có thị trường tiêu thụ khá rộng. Đồng thời kho chứa của họ thường đặt tại các địa đIểm thích hợp để tiện phục vụ khách hàng lân cận. 1.3. Giá cả và các phương thức thanh toán. * Giá cả. Với mục tiêu mở rộng thị trường, tăng thị phần trên thị trường, ngoàI các hoạt động chào hàng, quảng cáo... công ty còn sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Nhưng việc hoạch định giá cả không phải là một công việc dễ dàng mà nó phải được hoạch định trên giá cả thị trường, giá cả của các đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ giữa khách hàng với công ty. Và giá bán phảI tính trên cơ sở trị giá hàng hóa mua vào cộng các chi phí phát sinh và có lãi. Đối với từng địa bàn công ty quy định mức giá cụ thể cho từng mặt hàng tránh tình trạng không thống nhất giá bán giữa các cửa hàng trên cùng địa bàn. Côn ty thực hiện các chương trình thi trưng bày tại các đIểm bán, hỗ trợ nhân viên của công ty đứng giới thiệu sản phẩm tại các cửa hàng có doanh số lớn hàng tháng, ngoài ra công ty còn có chương trình tích lũy điểm cho những cửa hàng lấy hàng của công ty nhưng không lấy hỗ trợ ngay khi hết tháng mà để tính đIểm quy ra tiền và chủ cửa hàng sẽ lấy tiền hoặc hiện vật sau quý, năm... Với chính sách giá cả này, công ty đã duy trì được mối quan hệ lâu dàI với khách hàng cũ và ngày càng thu hút nhiều khách hàng mới. * Các phương thức thanh toán. Lựa chọn phương thức thanh toán cũng là một động cơ thúc đẩy quá trình tiêu thụ. Sự đa dạng hóa phương thức thanh toán hiện nay mà công ty áp dụng đã thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, kích thích tiêu thụ hàng hóa của công ty. Theo sự thỏa thuận giữa khách hàng và công ty hay theo hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: tiền mặt, sec, chuyển khoản, séc bảo chi, ủy nhiệm thu,điện chuyển tiền, thư tín dụng... Việc thanh toán có thể theo hình thức thanh toán ngay hoặc theo hình thức thanh toán trả chem. Sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận hàng. Và để quản lý chặt chẽ, không bị chiếm dụng vốn thì trong hợp đồng kinh tế công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá hạn, công ty sẽ tính phần lãi suất quá hạn 1%/tháng trên tổng số nợ. Trước khi chấp nhận hình thức thanh toán chem., công ty sẽ xem xét khả năng tàI chính của khách hàng để tránh rủi ro khi khách hàng không có khẳ năng thanh toán được nợ. 2. Trình tự kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH Dược phẩm và Thiết bị y tế Châu Mỹ. Đối tượng phục vụ của công ty là người tiêu ding và các đơn vị, doanh nghiệp thương mại. Hiện nay công ty không có cửa hàng giới thiệu sản phẩm hoặc các cửa hàng trực thuộc nên không áp dụng hình thức bán lẻ hàng hóa. Công ty áp dụng một phương thức bán hàng là bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của công ty để nhận hàng sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục ở phòng kinh doanh và phòng kế toán. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Hiện nay, công ty có trên 300 khách hàng lớn. Trong những năm qua, tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty là rất khả quan ngày càng thu hút nhiều khách hàng tiềm năng. Chất lượng sản phẩm do công ty cung cấp đã được khẳng định và rất có uy tín trên thị trường. Với phương thức tiêu thụ như trên việc quản lý tại các phòng ban được phân công một cách rõ ràng, không chồng chéo, cụ thể như sau: + Tại phòng kinh doanh: Khi có khách hàng đến mua hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành một số thủ tục cần thiết: Xác định số hàng hóa tồn kho tại thời đIểm mua hàng cho mỗi loại hàng hóa xem có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng không, đồng thời xác định mức dư nợ tối đa của khách (nếu là khách hàng áp dụng phương thức trả chậm). Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách số hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng, trưởng phòng ký duyệt sau đó lập hóa đơn (GTGT) (Xem mẫu 1). Mẫu 1: Hóa đơn (GTGT) Ngày 15 tháng 10 năm 2005 N0 063936 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dược phẩm và Thiết bị y tế Châu Mỹ Địa chỉ: B22 Cô Ba- Định Công- Hoàng Mai- Hà Nội Số tài khoản: 7301.06601 FNĐTPT Địên thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Loan HĐ 34/99 Đơn vị: Địa chỉ: Hải Phòng 4 5 0 0 1 2 4 0 5 8 4 Hình thức thanh toán: TM NS: STT Ensure 900gr Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1*2 1 2 Similac 400gr Ensure 900gr Hộp Hộp 10 12 103.100 388.250 1.031.000 4.659.000 Cộng tiền hàng:.. .. .. .. ... ... ... .. .. .. ... ... ...5.690.000 Thuế suất thuế GTGT 10%:.. .. .. ... ... ...... .. 569.000 Tổng cộng giá thanh toán: .. .. .. ... ... ... .. .. 6.259.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu hai trăm năm mươi chín ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,đóng dấu, họ tên) Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên tiếp thị phụ trách khách hàng đó sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình Giám đốc. Nừu Giám đốc ký duyệt thì lập hóa đơn (GTGT). Hóa đơn (GTGT) được lập thành 3 liên: - Liên 1(màu đen): Lưu tại quyển chứng từ của phòng kinh doanh để nắm được số lượng hàng hóa xuất kho hàng ngày. - Liên 2(màu đỏ): Giao cho khách hàng giữ để vận chuyển hàng đi đường - Liên 3 (màu xanh): Lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán Phòng kinh doanh có 3 nhiệm vụ tổ choc theo dõi các đại lý về mặt pháp lý khi khách hàng mở đại lý thì yêu cấu khách hàng làm thủ tục thế chấp.Số tiền thế chấp phảI phù hợp với số dư nợ tối đa cho phép. Các nhân viên tiếp thị của phòng có trách nhiệm theo dõi các khách hàng về doanh thu, tình hình thanh toán và khả năng thanh toán. Theo quy định của công ty, mức dư nợ tối đa của khách hàng như sau: - Nếu khách hàng là Doanh nghiệp Nhà nước (Siêu thị, Bệnh viện, Trường học...) thì mức dư nợ tối đa là 120 triệu đồng. - Nếu khách hàng là Doanh nghiệp tư nhân, cửa hàng... thì mức dư nợ tối đa là 60 triệu đồng. + Tại kho hàng hóa: Xuất kho theo số lượng trên Hóa đơn (GTGT) và phiếu xuất kho do phòng kinh doanh lập. + Tại phòng kế toán: Mở sổ theo dõi tình hình doanh thu, chi phí bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tình hình công nợ của kháh hàng. Phương thức thanh toán tiền hàng tại Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng chủ yếu 2 phương thức thanh toán như sau: + Bán hàng trả tiền ngay + Bán hàng trả tiền chem. (thanh toán sau) * Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt: Căn cứ vào Hóa đơn (GTGT), kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu (Xem mẫu 2) được lập thành 2 liên. Sau đó chuyển phiếu thu xuống thủ quỹ để thủ quỹ thu tiền và ký xác nhận vào phiếu thu, đóng dấu vào hóa đơn (GTGT). Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh toán khách hàng mang liên 2 và liên 3 của hóa đơn (GTGT) và phiếu xuất kho xuống kho để lấy hàng. Sau đó Thủ kho chuyển hóa đơn lên phòng Kế toán để Kế toán tiêu thụ vào bảng kê xuất kho đồng thời vào các sổ kế toán như sổ Nhật ký chung, sổ Cái... Phiếu thu được lập thành 2 liên: + Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của Phòng kế toán + Liên 2: Giao cho khách hàng, nộp tiền cho thủ quỹ. Mẫu 2: Quyển số: 37 Công ty TNHH Dược phẩm Số: 15 và Thiết bị y tế Châu Mỹ Nợ: Phiếu thu Có: Ngày 15 tháng 10 năm 2005 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn thị Loan Địa chỉ: HảI Phòng Lý do nộp: Mua sữa Số tiền: 6.259.000 (Viết bằng chữ: Sáu triệu hai trăm năm mươi chín nghìn đồng chẵn) Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Việc lưu giữ phiếu thu giưa Kế toán tiền mặt và thủ quỹ nhằm mục đích so sánh đối chiếu số tiền trên sổ sách và số tiền ở quỹ có khớp không. 2.1 Hạch toán doanh thu tiêu thụ: Để phản ánh tình hình tiêu thụ Công ty sử dụng một số tàI khoản sau: + TK 111- Tiền mặt + TK 112- Tiền gửi ngân hàng + TK131- PhảI thu của người mua + TK511- Doanh thu bán hàng + TK 3331- Thuế GTGT đầu ra Cuối giờ làm việc trong ngày, thủ kho chuyển hóa đơn lên phòng kế toán. Kế toán tiêu thụ tiến hành phân loại hóa đơn theo phương thức thanh toán, sau đó nhập số liệu vào số liệu này sẽ được máy tính tự động cập nhật vào Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản tương ứng theo định khoản sau: Nợ TK 111: Trả bằng tiền mặt Nợ TK 112: Trả bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK131: Thanh toán sau Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra Mẫu 3: Công ty TNHH Dược phẩm và Thiết bị y tế Châu Mỹ Sổ Nhật ký chung Từ ngày 01 tháng 10 năm 2005 Đến ngày 31/10/2005 Ngày Số chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền 15/10 15/10 15/10 15/10 15/10 15/10 062936 062936 062940 062940 062951 062951 Bán sữa cho chị Loan HP Bán sữa Lễ HC nợ tiền sữa Lễ HC nợ tiền sữa Hùng nợ tiền sữa Hùng nợ tiền sữa 1111 1111 1311 1311 1311 1331 511 3331 511 3331 511 3331 5.690.000 569.000 736.050 73.605 5.260.000 526.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng cuối trang: Cộng lũy kế đầu sổ: MẪU 4 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Doanh thu bỏn hàng Từ ngày: 01/10/2005 Đến ngày: 31/10/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sốtiền Ngày Số Nợ Cú 1/10/2005 1/10/2005 … 5/10/2005 1/10/2005 1/10/2005 … … 1/10/2005 1/10/2005 62511 62512 … 62936 … 62961 62962 … … 1015 2222 Phương mua sp- 1 Thủy mua sản phẩm … Cộng đối ứng Cộng đối ứng tài khoản Loan mua sữa … Cộng đối ứng Cộng đối ứng tài khoản Loan mua sữa Hựng (Hải Dương) mua sữa ... Cộng đối ứng tài khoản … Kết chuyển giảm giỏ hàng bỏn K/c doanh thu bỏn thành phẩm 1111 1111 … 1111 … 1311 1311 … … 532 911 3.474.000 11.702.406.000 9.552.300 9.558.000 … 4.985.400.000 4.985.400.000 5.690.000 … 1.585.420.000 1.585.420.000 14.263.500 25.982.000 … 4.158.590.000 … Cộng phỏt sinh 11.705.880.000 11.705.880.000 Dư đầu kỳ: 0 Dư cuối kỳ: 0 2.2. Hạch toỏn chiết khấu bỏn hàng: Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng chiết khấu thương mại (đối với khỏch hàng mua với khối lượng lớn) Khi quyết định chiết khấu bỏn hàng cho khỏch hàng, căn cỳ vào biờn bản hay quyết định chiết khấu, kế toỏn tiền mặt viết phiếu chi cho khỏch hàng. Kế toỏn hành húa căn cứ vào phiếu chi để hạch toỏn chiết khấu bỏn hàng. Số tiền trờn phiếu chi sẽ được vào nhật ký chung và sổ cỏi cỏc tài khoản theo định khoản sau: Nợ TK 811: Tổng số chiết khấu bỏn hàng được hưởng Cú TK 111, 112: Xuất tien tră cho khỏch hàng Cú TK 131: trừ vào số tiền phải thu của khỏch hàng MẪU 5: Cụng ty TNHH Dược phẩm Và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 811 Chi phớ khỏc Từ ngày : 01/10/2005 Đến ngày : 31/10/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 01/10/2005 01/10/2005 … 31/10/2005 9 10 … … Chiết khấu cho K0106 Chiết khấu cho K0097 … K/c chi phớ khỏc 11111 11111 … 511 70.000 20.000 … … 1.530.000 Cộng phỏt sinh 1.530.000 1.530.000 Cuối kỳ, kế toỏn kết chuyển chi phớ khỏc sang TK 911 “ xỏc định kết quả kinh doanh” ghi: Nợ TK 911 : 1.530.000 Cú TK 635 : 1.530.000 Đồng thời để theo dừi chi tiết cỏc khoản chiết khấu, kế toỏn lập bảng kờ chi tiết chiết khấu bỏn hàng . MẪU 6 : Cụng ty TNHH Dược phẩm Và thiết bị y tế Chõu Mỹ BẢNG Kấ CHIẾT KHẤU BÁN HÀNG Thỏng 10/2005 Ngày Số chứng từ Sữa dành cho bà bầu Sữa dành cho trẻ sơ sinh Sữa dành cho trẻ tăng trưởng … 0./10/2005 05/10/2005 … 9 12 … 70.000 … 25.000 … 152.000 … … Cộng 320.000 530.000 250.000 … 2.3. Hạch toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu * Hạch toỏn giảm giỏ hàng bỏn: Khi khỏch hàng ( chủ yếu là khỏch hàng lớn) chưa bỏn hết số sản phẩm lần trước thỡ họ cú thể làm đơn đề nghị giảm giỏ số sản phẩm đú theo mặt bằng giỏ hiện tại. Được sự đồng ý của Giỏm đốc cụng ty, kế toỏn sẽ hạch toỏn trừ vào khoản phải thu của khỏch hàng hoặc viết phiếu chi bằng tiền mặt. Khi nghiệp vụ giảm giỏ xảy ra, kế toỏn vào nhật ký chung và sổ cỏi TK 532 theo khoản định sau: Nợ TK 532 : số tiền giảm giỏ cho khỏch hàng Nợ TK 3331 : Thuế VAT trả lại cho khỏch hàng tương ứng với số giảm giỏ khỏch hàng được hưởng. Cú Tk 111, 112 : Xuất tiền trả cho khỏch hàng Cú TK 131 : trừ vào số tiền phải thu của khỏch hàng MẪU 7: Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 532 Giảm giỏ hàng bỏn: Từ ngày : 01/10/2005 Đến ngày : 31/10/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 10/10/2005 12/10/2005 … 31/10/2005 25 26 … Giảm giỏ cho k008 Giảm giỏ cho k0012 …. Cộng đối ứng Cộng đối ứng tài khoản Kết chuyển giảm giỏ bỏn hàng 1311 1311 … 511 1.000.000 500.000 … 3.474.000 3.474.000 3.474.000 Cộng phỏt sinh 3.474.000 3.474.000 Dư đầu kỳ: 0 Dư cuối kỳ : 0 Cuối thỏng kế toỏn kết chuyển giảm giỏ hàng bỏn ghi giảm doanh thu : Nợ TK 511 : 3.474.000 Cú TK 532 : 3.474.000 * Hạch toỏn hàng bỏn bị trả lại: Hàng của Cụng ty là hàng nhập khẩu nờn chất lượng đảm bảo, đỳng quy cỏch. Từ trước đến nay Cụng ty chưa bị khỏch hàng trả lại hàng lần nào nờn khụng phỏt sinh hàng bỏn bị trả lại. 2.4. Kế toỏn phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn : Hàng ngày khi khỏch hàng đến mua hàng, căn cứ vào sổ dư nợ của khỏch hàng , phũng Kinh doanh sẽ lập húa đơn bỏn hàng và phiếu xuất kho, đồng thời ghi vào cột xuất trờn sổ chi tiết xuất- nhập- tồn để theo dừi sự biến động về mặt số lượng của từng loai hàng húa. Thủ kho sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ sẽ tiến hành xuất hàng và giữ lại liờn xanh của húa đơn và một liờn phiếu xuất kho (sau đú chuyển lờn phũng Kế toỏn để ghi sổ). Thủ kho ghi vào cột xuất của sổ kho. Cuối thỏng, thủ kho tiến hành tổng hợp số lượng hàng húa nhập, xuất và tồn kho sau đú lập bỏo cỏo gửi lờn phũng Kế toỏn để đối chiếu với bỏo cỏo nhập, xuất, tồn của kế toỏn hàng húa. Cỏc chứng từ được gửi lờn phũng Kế toỏn vào cuối mỗi ngày làm việc. Tại phũng Kế toỏn : khi nhận được chứng từ từ kho chuyển lờn sẽ ghi sổ Kế toỏn. Trờn cơ sở giỏ mua hàng húa mỏy tớnh sẽ tớnh ra giỏ trị hàng húa nhập kho và giỏ trị hàng húa xuất kho rồi tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết hàng húa, sổ nhật ký chung và sổ cỏi cỏc tài khoản. Việc tớnh giỏ hàng húa xuất kho được tự động húa trờn mỏy tớnh và giỏ này là giỏ bỡnh quõn gia quyền tại thời điểm xuất. MẪU 8: Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Giỏ vốn hàng bỏn Từ ngày : Đến ngày : Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 3/10/2005 16/10/2005 … 31/10/2005 PX 285 PX 324 Xuất kho hàng húa …. Xuất kho hàng húa ……………… Kết chuyển giảm giỏ bỏn hàng Cộng đối ứng 156 … 156 911 205.178.000 … 384.026.000 110.653.117.7790 2.5. Kế toỏn cỏc khoản phải thu của khỏch hàng : Trong vấn đề tiờu thụ hàng húa, việc theo dừi cỏc khoản phải thu là hết sức quan trọng. Cú khỏch hàng thỡ Cụng ty mới tiờu thụ được hàng húa. Tuy nhiờn khụng phải khỏch hàng nào cũng được ưu tiờn mua chịu, bởi vỡ nếu mua chịu quỏ nhiều thỡ vốn lưu động của Cụng ty sẽ bị chiếm dụng, khụng làm quay của vốn lưu động, dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn kộm. - Phũng Kinh doanh : Đõy là phũng cú mối quan hệ trực tiếp, đầu tiờn với khỏch hàng. Do khối lượng khỏch hàng thanh toỏn chậm rất nhiều nờn mỗi khỏch hàng được cấp một mó số riờng biệt để thuận tiện cho việc theo dừi. Việc theo dừi, đụn đốc thanh toỏn được giao cho cỏn bộ kinh doanh. Mỗi cỏn bộ phụ trỏch một mó số khỏch hàng nhất định theo từng địa bàn. Phũng Kinh doanh mở sổ chi tiết đối tượng thanh toỏn cho từng mó khỏch hàng. Sổ này để theo dừi thường xuyờn tỡnh hỡnh mua và thanh toỏn tiền hàng theo từng húa đơn. Qua dú, cỏn bộ Kinh doanh sẽ tổng hợp số liệu trờn sổ chi tiết đối tượng thanh toỏn (Xem mẫu 9) để ghi vào sổ tổng hợp đối tượng thanh toỏn (Xem mẫu 10). Sổ này cũng giống như sổ tổng hợp đối tượng thanh toỏn của phũng Kế toỏn. Cuối thỏng, khi đối chiếu thỡ số liệu trờn hai sổ này phải khớp nhau. - Phũng Kế toỏn : Hàng ngày khi khỏch hàng đến mua hàng nếu là húa đơn thanh toỏn sau thỡ Kế toỏn tiờu thụ sẽ ghi cột tiền nợ của “Sổ theo dừi khỏch hàng ”. Trong sổ này, mỗi khỏch hàng sẽ được gỏn những mó số khỏc nhau. Khi khỏch hàng đến thanh toỏn, Kế toỏn tiờu thụ sẽ ghi cột thanh toỏn trờn sổ theo dừi khỏch hàng, đồng thời viết phiếu thu cho khỏch hàng. MẪU 9: Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CHI TIẾT ĐỐI TƯỢNG THANH TOÁN Từ ngày :01/10/2004 Đến ngày: 31/10/2004 Mó đối tượng: K0019 Tờn đối tượng: Cụng ty NSTP Thanh Húa – 42 Ngày CT Diễn giải Tiền nợ Tiền cú 16/10/2004 16/10/2004 16/10/2004 62954 62955 62956 Cty Nụng sản Thanh Húa nợ Cty Nụng sản Thanh Húa nợ Cty Nụng sản Thanh Húa nợ 32.158.830 5.744.679 10.968.952 Cộng phỏt sinh 48.872.461 Dư đầu kỳ: 39.586.124 Dư cuối kỳ: 9.286.337 Cuối thỏng, tổng hợp số liệu trờn sổ chi tiết đối tượng thanh toỏn để lập số tổng hợp đối tượng thanh toỏn. Số tổng cộng trờn sổ tổng hợp đối tượng thanh toỏn được sử dụng để đối chiếu với TK 131. MẪU11: Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Phải thu của khỏch hàng Từ ngày :1/10/2005 Đến ngày : 31/10/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 03/10/2005 03/10/2005 … 14/10/2005 16/10/2005 … 62541 62541 PT 268 62954 Loan mua sữa Hựng (Hải Dương) mua Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản : Hiền trả tiền bỏnh CT nụng sản TP Thúa … Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản : 511 511 … 1111 511 … 14.623.500 25.982.000 4.158.590.000 4.158.590.000 29.235.300 40.000.000 … 4.562.790.000 4.562.790.000 Cộng phỏt sinh 6.060.738.682 5.937.900.000 Dư đầu kỳ: 1.063.996.626 Dư cuối kỳ: 1.186.835.308 3. Kế toỏn xỏc định kết quả tiờu thụ hàng húa tại Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ 3.1 Kế toỏn chi phớ bỏn hàng : Tại Cụng ty TNHH Dược phẩm, việc tập hợp hàng húa và phõn bổ chi phớ bỏn hàng cho khối lượng hàng húa tiờu thụ do Kế toỏn hàng húa và tiờu thụ hàng húa đảm nhiệm. Khi cú nghiệp vụ kinh tế phat sinh, căn cứ vào chứng từ gốc(Nếu là chi tiền lương và BHXH của bộ phận bỏn hàng thỡ chứng từ gốc là bảng tớnh khấu hao; Nếu là cỏc chi phớ khỏc chứng từ gốc là húa đơn của nhà cung cấp), Kế toỏn phõn bổ cho khối lượng hàng húa tiờu thụ. Sau đú vào nhật ký chung và sổ cỏi tài khoản 641. MẪU 12 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Chi phớ bỏn hàng Từ ngày: 01/10/2005 Đến ngày : 31/10/2005 Chứng từ Diến giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 01/10/2005 01/10/2005 … 31/10/2005 … … 31/10/2005 … 31/10/2005 31/10/2005 …. … 31/10/2005 242 245 … 10000 … … 1010 … 1010 49522 … …. 2222 Xăng xe 9847 đi cụng tỏc Ngõn quảng cỏo trờn bỏo HNM … Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản Lương bộ phận bỏn hàng T10/2005 … Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản Trớch KHCB T10/2005 … Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản Sữa k/m trong thựng T10/2005 Sữa k/m trong thựng T10/2005 … Cộng đối ứng: Cộng đối ứng tài khoản …. Kết chuyển chi phớ bỏn hàng T10/2005 1111 1111 334 … 2141 … 5113 5113 … … 911 226.700 4.090.900 … 32.526.000 32.526.000 39.944.898 … 39.944.898 39.944.898 30.000.000 … 30.000.000 30.000.000 31.368.400 139.790.642 … 426.719.621 426.719.621 …. … 540.447.829 Cộng phỏt sinh 540.447.829 540.447.829 Dư đầu kỳ: 0 Dư cuối kỳ: 0 3.2 Kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp: Chi phớ quản lý doanh nghiệp phỏt sinh, Cụng ty phản ỏnh và theo dừi trờn TK 642. Căn cứ vỏo cỏc khoản chi cho bộ phận quản lý như: Bảng lương chớnh, lương phụ, phụ cấp lương…BHXH, BHYT, KPCĐ của nhõn viờn quản lý Cụng ty … Kế toỏn hàng húa và tiờu thụ hàng húa tập hợp , phõn bổ cho khối lượng hàng húa tiờu thụ. Kế toỏn vào sổ nhật ký chung và mở sổ cỏi TK 642. MẪU12: Cụng ty TNHH Dược phẩm và thiết bị y tế Chõu Mỹ SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Chi phớ quản lý doanh nghiệp Từ ngày : 01/10/2005 Đến ngày : 31/10/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Cú 30/10/2005 30/10/2005 30/10/2005 … 30/10/2005 16 16 18 … Chi phớ nhõn viờn quản lý Chi phớ bảo hiểm Chi phớ khấu hao tài sản cố định ở khõu quản lý Kết chuyển chi phớ quản lý 334 338 214 … 911 136.810.000 20.153.900 11.620.000 … 286.682.855 Cộng phỏt sinh 286.682.855 286.682.855 Dư đầu kỳ: 0 Dư cuối kỳ: 0 3.3. Kế toỏn xỏc định kết quả tiờu thụ: Cuối mỗi kỳ hạch toỏn, để xỏc định kết quả tiờu thụ hàng hoỏ, kế toỏn kết chuyển toàn bộ giỏ vốn hàng bỏn, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp, doanh thu tiờu thụ trong kỳ sang tại khoản 911 “Xỏc định kết quả tiờu thụ ” MẪU 14 SỔ NHẬT Kí CHUNG Từ ngày : 01/10/2005 Đến ngày 31/10/2005 Ngày Số Diến giải TK nợ TK cú Số tiền 31/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 31/10/2005 2222 2222 2222 2222 2222 2222 2222 K/c doanh thu thuần về tiờu thụ K/c giảm giỏ hàng bỏn K/c giỏ vốn hàng bỏn K/c chi phớ bỏn hàng K/c chi phớ QLDN K/c chi phớ hoạt động TC K/c lói hoạt động SXKD 511 511 911 911 911 911 911 911 532 632 641 642 635 4212 11.702.406.000 3.474.000 10.453.117.790 540.447.829 286.682.855 1.530.000 220.627.526 Cộng cuối trang 23.208.286.000 Cộng luỹ kế đầu số Mẫu 15 Công ty TNHH Dược phẩm Và Thiết bị y tế Châu