Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh máy văn phòng Việt

ồng mua, bán, chứng từ chấp nhận và cam kết thanh toán của khách hàng; tổ chức theo dõi, cập nhật, thống kê và phân loại từng loại công nợ phải thu, công nợ phải trả, chấp hành đúng kỷ luật và chế độ thanh toán; ập chứng từ bù trừ công nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở thỏa thuận về việc thanh toán bù trừ giữa công ty với khách hàng; lập dự phòng và báo cáo kịp thời lên cấp trên đối với các khoản nợ có khả năng không thu hồi được; trực tiếp đi thu công nợ của khách hàng, lập giấy xác nhận công nợ và gửi tới cho khách hàng. Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi và nắm được toàn bộ số thuế và các khoản phải nộp trong tháng với nhà nước theo thông báo thuế, đồng thời phải liên tục cập nhật, theo dõi chi tiết vào thông báo các hạn mức thời gian của các khoản phải nộp lên phụ trách bộ phận, đảm bảo nguyên tắc: Nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời; theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải nộp với nhà nước; lưu giữ và chịu trách nhiệm bảo mật các tài liệu, số liệu trong phạm vi công viêc được phân công. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình tình thực tế của Công ty, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ để hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán tiêu thụ nói riêng. Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Cùng với hình thức ghi sổ này bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức tạp về số lượng và chủng loại, gồm có: Các sổ chi tiết, Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản. Trong kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng các loại sổ đặc thù và có quá trình ghi sổ như sau: Hàng ngày kế toán hàng hoá căn cứ vào các chứng từ bán hàng gồm Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho để vào các Sổ chi tiết bán hàng gồm có: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, các Chứng từ ghi sổ. sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Cuối kỳ, kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1-3: Trình tự kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt HĐ Bán hàng và các chứng từ liên quan Chứng từ Ghi sổ Sổ cái Tk 156,511, 632, 641, 642... Sổ chi tiết Tk 156, 511, 641, 642... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra: Phần 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 2.1 Thực trạng kế toán tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2.1.1 Phương thức tiêu thụ và tài khoản sử dụng Trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, một doanh nghiệp thương mại muốn bán được hàng thì nhất thiết phải có các chính sách tiêu thụ hợp lý và đạt hiệu quả. Lựa chọn cho mình kênh bán hàng nào phù hợp chính là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ cho doanh nghiệp. Với đặc điểm là hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm máy thiết bị văn phòng, sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm: máy Fax, máy In, máy Photocopy và các vật tư đi kèm: đèn chụp, chân máy, mực chống gạt, từ, lò ép, lò sấy...của hãng Fụji Xerox. Ngoài ra công ty cũng cung cấp các mặt hàng, thiết bị văn phòng của các hãng khác theo yêu cầu của khách hàng: Canon, Nikko...Do đó, Công ty thực hiện tiêu thụ theo hai phương thức: Bán buôn và Bán lẻ. Phương thức bán buôn: Công ty có hệ thống đại lý rộng khắp các tỉnh phía Bắc. Các đại lý sẽ là trung gian thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá giữa Công ty và khách hàng của Công ty tại các tỉnh. Theo phương thức này, tất cả việc tiêu thụ hàng hoá đều phải ký kết qua hợp đồng do phòng kinh doanh dự án thực hiện và các đại lý sẽ mua hàng với giá thoả thuận theo chính sách giá riêng được Công ty áp dụng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng. Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Phương thức bán lẻ: Nghiệp vụ bán lẻ của Công ty do phòng kinh doanh bán lẻ thực hiện. Khách lẻ của Công ty có thể đến tận Công ty giao dịch với nhân viên phòng kinh doanh bán lẻ yêu cầu mua hàng. Khách hàng có thể nhận hàng ngay tại Công ty và tự vận chuyển hoặc nếu có yêu cầu thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Ngoài ra khách lẻ của Công ty có thể mua hàng qua điện thoại, khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng có thể gọi điện yêu cầu mua hàng, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ vận chuyển đến tận nơi cho khách hàng. Phí vận chuyển do thoả thuận giữa Công ty với khách hàng. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Tại kho của Công ty, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng thủ kho tính ra số nhập, xuất, tồn trên thẻ kho và đối chiếu với số lượng trên sổ chi tiết hàng hoá tại phòng kế toán. Tài khoản sử dụng để hạch toán trong các phương thức tiêu thụ gồm có: Tài khoản 156 -“Hàng hoá”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị hiện có của: Hàng hoá tồn kho và xuất, nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho thực tế. Tài khoản 156 có kết cấu và nội dung như sau: Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá nhập kho trong kỳ Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán Dư Nợ: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để hạch toán giá vốn của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ Kết cấu nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Tk 632 cuối kỳ không có số dư TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có tiểu khoản 5111- Doanh thu bán hàng: TK này phản ánh tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ TK 5111 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. 2.1.2 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn Theo phương thức này, hàng được giao tại kho của Công ty. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh ký hợp đồng kinh tế với các đại lý. Dựa trên thoả thuận trong hợp đồng kinh tế, phòng kế toán lập Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở sổ gốc Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán Sau đó, căn cứ vào Hoá đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất kho chuyển xuống cho bộ phận kho làm thủ tục xuất hàng. Cuối ngày chứng từ được chuyển lại phòng kế toán để kế toán hàng hoá làm căn cứ ghi sổ. Phiếu xuất kho theo phương thức bán buôn của Công ty có mẫu như sau: Biểu số 2-1: Phiếu Xuất kho của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt theo phương thức bán buôn Đơn vị: Công ty CP SX & KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 9 năm 2008 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: P.Kinh doanh Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho: Công ty Địa điểm: Số 10 Hồ Xuân Hương Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 2 3 4 1 Mực 1220D 3017 ống 20 450 000 9 000 000 2 Máy fax 3200 9003 Cái 10 1.159.091 11 590 910 Cộng 20 590 910 Tổng số tiền(bằng chữ):Hai mươi triệu năm trăm chín mươi nghìn chín trăm mười đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 09 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi xuất kho hàng hoá, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi tổng hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết Tk 156 và sổ chi tiết TK 632-phản ánh giá vốn hàng bán bằng bút toán ghi sổ sau: Nợ TK 632 Có TK 156: Trị giá hàng đã tiêu thụ Mẫu Chứng từ ghi sổ của Công ty như sau: Biêủ số 2-2: Chứng từ ghi sổ 012 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 012 Ngày 01 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 632 632 156 156 84 154 000 155 163 000 Cộng 239 317 000 Kèm theo: 02 chứng từ gốc Sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt tháng 9/2008 như sau: Biểu số 2-3: Sổ Chi Tiết TK 632 SỔ CHI TIẾT TK 632 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 5004 5005 1/9 Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 156 156 84 154 000 155 163 000 3/9 5006 5007 5008 3/9 Bán mực DP235/514 Bán mực TP12 Bán máy XR455 156 156 156 1 319 476 11 500 000 20 144 000 6/9 5009 5010 5011 5012 5013 6/9 Bán máy đếm tiền Bán máy photo V212 Bán máy V256 Bán máy V346 Bán Gạt mực 156 156 156 156 156 55 454 545 18 285 308 29 727 273 71 000 000 92 011 800 ... ... ... ... ... Cộng PS 4 009 400 930 0 Từ các chứng từ gốc, kế toán định khoản vào TK Doanh thu bán hàng theo bút toán sau: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Sau đó, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập để lên sổ cái các TK 511, 632. Sổ cái TK 632 tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-4: Sổ Cái TK 632 SỔ CÁI TK 632 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 12 1/9 CTGS-PXK 156 239 317 000 3/9 31 3/9 CTGS-PXK 156 32 963 476 6/9 51 6/9 CTGS-PXK 156 266 478 926 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 381 CTGS-Kết chuyển Gvhb 911 4 009 400 930 Cộng phát sinh 4 009 400 930 4 009 400 930 Số dư cuối kỳ 2.1.3 Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ Theo phương thức này, khi khách hàng có yêu cầu sẽ đến trao đổi trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ. Các chứng từ dùng để hạch toán ban đầu gồm có: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT.. Mẫu Hoá đơn GTGT của Công ty như sau: Biêủ số 2-5: Hoá đơn GTGT của Công ty theo phương thức bán lẻ HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKL-3LL Liên 1:Lưu AB/2008B Ngày 10/9/2008 Số: 005402 Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX và KD Máy văn phòng Việt Địa chỉ: Số 10 Hồ Xuân Hương-Q.Hai Bà Trưng-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101440208 ------------------------------------------------------------------------------------------------- Họ tên người mua hàng: Trần Anh Khang Tên đơn vị: Khách lẻ Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy photo V212 Cái 1 21 000 000 21 000 000 Cộng tiền hàng 21 000 000 Thuế xuất GTGT 10% tiền thuế GTGT 2 100 000 Tổng cộng thanh toán 23 100 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai ba triệu một trăm nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Từ hoá đơn GTGT, kế toán vào chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp... Sổ chi tiết TK 511 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-6: Sổ Chi tiết TK 511 SỔ CHI TIẾT TK 511 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 5004 5005 1/9 Bán máy VT3830 Bán máy photo VT3750 131 112 88 350 300 162 162 000 3/9 5006 5007 5008 3/9 Bán mực DP235/514 Bán mực TP12 Bán máy XR455 111 111 112 1 720 250 13 520 500 24 264 000 6/9 5009 5010 5011 5012 5013 6/9 Bán máy đếm tiền Bán máy photo V212 Bán máy V256 Bán máy V346 Bán Gạt mực 112 111 112 131 131 60 454 500 21 000 000 33 900 000 76 590 000 99 271 090 ... ... ... ... ... Cộng PS 0 5 119 000 090 Sau đó kế toán căn cứ vào Phiếu thu hoặc Giấy báo Có của ngân hàng để ghi sổ chi tiết TK 111, 112... Và căn cứ vào Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lên sổ cái các TK 511, 632 và các TK liên quan. Sổ cái TK 511 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được tổng hợp ở bảng sau: Biêủ số 2-7: Sổ cái TK 511 SỔ CÁI TK 511 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 13 1/9 CTGS-HĐBH 131 112 88 350 300 162 162 000 3/9 32 3/9 CTGS-HĐBH 111 112 15 240 750 24 264 000 6/9 52 6/9 CTGS-HĐBH 111 112 131 21 000 000 94 354 500 175 861 090 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 380 CTGS-Kết chuyển DT 911 5 119 000 090 Cộng phát sinh 5 119 000 090 5 119 000 090 Số dư cuối kỳ 2.2 Thực trạng kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 2.2.1 Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ và tài khoản sử dụng Kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp thương mại chính là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và các khoản chi phí kinh doanh trong kỳ gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Nó được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi hoặc lỗ về tiêu thụ và được tính như sau: Kết quả Tổng số Giá Chi Chi phí tiêu thụ doanh thu vốn phí quản lý hàng hoá = thuần về - hàng - bán - doanh (Lãi/Lỗ) tiêu thụ bán hàng nghiệp Trong đó: Tổng số Tổng số Giảm Doanh thu doanh thu = doanh thu - giá - hàng bán thuần về thực tế hàng bị trả lại tiêu thụ bán Kết quả hoạt động có thể xác định theo loại hoạt động, theo ngành hàng hoặc theo tính tổng quát. Kỳ báo cáo kết quả có thể là tháng, quý, 6 tháng hoặc năm tuỳ yêu cầu quản lý và chế độ kế toán hiện hành được áp dụng tại doanh nghiệp. Để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 641 - “Chi phí bán hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kinh doanh TK 641 có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả tiêu thụ. TK 641 cuối kỳ không có số dư. Tại Công ty, TK 641 được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6411- Chi phí nhân viên TK 6412- Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6415- Chi phí bảo hành TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418- Chi phí bằng tiền khác TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tài khoản này dùng để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kinh doanh. Nội dung và kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển sang TK 911 đế xác định kết quả tiêu thụ. Tk 642 không có số dư cuối kỳ TK 642 của Công ty được chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425- Thuế, phí và lệ phí TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428- Chi phí bằng tiền khác TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Chi phí thuộc hoạt động bán hàng bao gồm: Giá vốn hàng bán; Chi phí bán hàng; Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển lãi của hoạt động bán hàng Bên Có: Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng Kết chuyển lỗ của hoạt động bán hàng TK 911 không có số dư cuối kỳ Kết quả tiêu thụ của Công ty được biểu hiện qua chỉ tiêu “Lỗ” hay “Lãi” từ hoạt động tiêu thụ. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác, như: TK 632, TK 511...đã được trình bày ở phần trên. 2.2.2 Kế toán kết quả tiêu thụ Kế toán kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt bao gồm: Kế toán chi phí bán hàng, Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp và Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh nhằm thực hiện các nghiệp vụ về tiêu thụ hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện được trong kỳ của hoạt động tiêu thụ. Hàng ngày, khi phát sinh các chi phí phục vụ cho hoạt động tiêu thụ, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH, Phiếu chi tiền mặt...tiến hành định khoản vào TK 641. Cuối kỳ các số liệu chi tiết về chi phí bán hàng sẽ được tập hợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ 2-1: Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đ­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT TK133 TK 641 CP nhân viên bán hàng Kết chuyển CPBH để XĐKQ TK 335 CP dịch vụ mua ngoài và CP bằng tiền khác TK 111,112,331 CP bảo hành hàng hoá TK 334, 338 TK 111, 112 TK 152 TK 153,(1421) TK 911 CP vật liệu cho bán hàng CP CCDC bán hàng Các khoản ghi giảm CPBH TK 142(2) CPBH chờ KC KC CPBH Sau đó căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ, vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết TK 641. Sổ chi tiết TK 641 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-8: Sổ Chi tiết TK 641 SỔ CHI TIẾT TK 641 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 00542 01882 1/9 Chi mua VPP CP vận chuyển 111 111 2 200 000 4 100 000 3/9 12250 00018 3/9 CP vận chuyển Tiền xăng xe vận chuyển hàng 111 111 3 800 000 200 000 5/9 01186 01194 05524 5/9 Trả tiền ĐT phòng KD bán l ẻ Trả tiền ĐT phòng KD DA CP Quảng cáo 111 111 111 1 468 500 1 325 000 8 800 000 ... ... ... ... Cộng PS 708 525 000 0 Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 641. Sổ cái TK 641 tháng 9/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-09: Sổ Cái TK 641 SỔ CÁI TK 641 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 15 1/9 CTGS-CPBH 111 6 300 000 3/9 36 3/9 CTGS-CPBH 111 4 000 000 5/9 49 6/9 CTGS-CPBH 111 11 593 500 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 382 CTGS-Kết chuyển CPBH 911 708 525 000 Cộng phát sinh 708 525 000 708 525 000 Số dư cuối kỳ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là chi phí thời kỳ, giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được bù đắp bởi các khoản thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá, hoạt động tài chính thuộc kỳ xác định kết quả kinh doanh. Tương tự như kế toán chi phí bán hàng, hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản vào TK 642. Cuối kỳ các số liệu chi tiết về chi phí quản lý sẽ được kế toán tập hợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty được khái quát như sau: Sơ đồ 2-2: Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn Phòng Việt Thuế GTGT được khấu trừ Trích lập dự phòng pthu khó đòi CP dụng cụ quản lý TK133 TK 153,142(1) TK 334,338 TK 642 TK 111,112 TK 911 TK 214 TK 333 TK 139 CP nhân viên QLDN CP KHTSCĐ Thuế, phí,lệ phí phải nộp TK 111,112,331 CP dịch vụ mua ngoài Và CP bằng tiền khác Các khoản ghi giảm CPQLDN Kết chuyển CPQLDN TK 1422 CPQLDN chờ KC KC Sau đó, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ, vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ chi tiết TK 642. Sổ chi tiết TK 642 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau: Biểu số 2-10: Sổ Chi tiết TK 642 SỔ CHI TIẾT TK 642 Tháng 09/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ghi chú Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 G 1/9 00542 0017 1/9 Chi mua VPP Học phí BDCB 111 111 1 125 000 600 000 3/9 00550 169 3/9 Mua giá đỡ TL Mua TL và sách kế toán Tiếp khách 111 111 111 55 000 375 500 5 000 000 5/9 01171 01193 11005 5/9 Trả tiền điện thoại phòng KT Trả tiền ĐT VP Tiếp khách VP 111 111 111 1 118 500 1 890 000 755 000 ... ... ... ... Cộng PS 340 250 000 0 Từ các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán vào Sổ cái TK 642. sổ cái TK 642 tháng 09/2008 của Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt như sau; Biểu số 2-11: Sổ Cái TK 642 SỔ CÁI TK 642 Tháng 09/2009 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số CTGS NT Nợ Có A B C D E 1 A B Số dư đầu kỳ Số phát sinh 1/9 15 1/9 CTGS-CPQL 111 1 725 000 3/9 36 3/9 CTGS-CPQL 111 5 430 500 5/9 49 6/9 CTGS-CPQL 111 3 763 500 ... ... ... ... ... ... ... 30/9 382 CTGS-Kết chuyển CPQL 911 340 250 000 Cộng phát sinh 340 250 000 340 250 000 Số dư cuối kỳ Kế toán xác định kết quả tiêu thụ: Việc xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt được xác định vào cuối tháng. Để phản ánh kết quả tiêu thụ trong kỳ, kế toán Công ty sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Sau khi thực hiện khoá sổ kế toán, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Cụ thể căn cứ vào các số liệu phát sinh trong tháng 9/2008 kế toán kết chuyển như sau: Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần: Nợ TK 511 : 5 119 000 090 Có TK 911 : 5 119 000 090 Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 : 4 009 400 930 Có TK 632 : 4 009 400 930 Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 : 708 525 000 Có TK 641 : 708 525 000 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 : 340 250 000 Có TK 642 : 340 250 000 Kết chuyển kết quả tiêu thụ Nợ TK 911: 60 824 160 Có Tk 421: 60 824 160 Các bút toán trên được ghi vào thời điểm cuối tháng trên các Chứng từ ghi sổ kết chuyển. Cụ thể các Chứng từ ghi sổ kết chuyển tháng 9/2008 của Công ty như sau: Biểu số 2-12: Chứng từ ghi sổ-Kết chuyển DTBH CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 380 , Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển doanh thu bán hàng 5111 911 5 119 000 090 Cộng 5 119 000 090 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-13: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển GVHB CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 381 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển gía vốn hàng bán 911 632 4 009 400 930 Cộng 4 009 400 930 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-14: Chứng từ ghi sổ-kết chuyển CPBH, CPQLDN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 382 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 708 525 000 Kết chuyển chi phí quản lý DN 911 642 340 250 000 Cộng 1 048 775 000 Kèm theo: 00 chứng từ gốc Biểu số 2-15: Chứng từ ghi sổ - Kết chuyển kết quả tiêu thụ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 383 Ngày 30 tháng 09 năm 2008 Đơn vị tính: