Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình

hợp toàn bộ chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí QLDN. Kết chuyển chi phí QLDN vào TK xác định kết quả. TK 642 cuối kỳ không có số dư. - Phương pháp hạch toán. + Khi tính lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 (6421) Có TK 334 + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương. Nợ TK 642 (6421) Có TK 338 (3382, 3383, 3384) + Phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 + Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 (6423) Có TK 153 + Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp trong kỳ. Nợ TK 642 (6424) Có TK 214 + Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp trong kỳ. Nợ TK 642 (6425) Có TK 3337, 3338, 111, 112 + Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 642 (6426) : Tập hợp chi phí dự phòng, giảm giá. Có TK 139 : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 : Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài. Nợ TK 642 (6427) Nợ TK 133 Có TK 331 + Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong kỳ. Nợ TK 642 (6428) Nợ TK 133 Có TK 111, 112 + Số kinh phí nộp cấp trên theo quy định. Nợ TK 642 (6428) Có TK 111, 112, 336 + Các khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp như vật tư, hàng hoá xuất dùng không hết, phế liệu thu hồi, hàng hoá thừa trong định mức trong kho ( nếu có) Nợ TK 111, 112, 156, 152 Có TK 642 + Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 911 : Chi phí quản lý trừ vào kết quả trong kỳ. Nợ TK 142 (1422) : Chi phí quản lý của hàng còn lại. Có TK 642 : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.3.4. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. 1.3.4.1. Khái niệm: Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh nhất định. Kết quả đó được xác định bằng phần chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá với các khoản chi phí kinh doanh. 1.3.4.2. Tài khoản sử dụng. + TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán, chi tiết theo từng hoạt động (hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường). Kết cấu TK: Bên Nợ: Chi phí SXKD liên quan đến hàng tiêu thụ (GVHB, CPBH, CPQLDN). Chi phí hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Kết chuyển kết quả lãi. Bên Có: Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Tổng thu nhập thuần từ hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lỗ). + TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. TK 421 dùng để phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ. Bên Nợ: - Số lỗ về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Phân phối các khoản lãi. Bên Có: - Số lãi về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Số tiền lãi được cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên cấp bù. - Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh. TK 421 cuối kỳ có thể có: Số dư Nợ: Số lỗ chưa sử lý. Số dư Có: Số lãi chưa phân phối. TK 421 có 2 TK cấp 2: TK 4211: Lãi năm trước. TK 4212: Lãi năm nay. 1.3.4.3. Phương pháp hạch toán. - Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần về hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 511 : Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài. Nợ TK 512 : Kết chuyển doanh thu thuần tiêu thụ nội bộ. Có TK 911 (HĐKD) : Tổng doanh thu thuần về tiêu thụ. - Kết chuyển giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 911 (HĐKD) : Tổng giá vốn hàng bán. Có TK 632 : Kết chuyển giá vốn hàng bán. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ trừ vào xác định kết quả. Nợ TK 911 (HĐKD) : Tổng chi phí bán hàng trừ vào kết quả. Có TK 641 : Kết chuyển chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào xác định kết quả. Nợ TK 911 (HĐKD) : Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả. Có TK 642 : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. - Xác định kết quả tiêu thụ (kết quả hoạt động kinh doanh) + Nếu lãi: Nợ TK 911 (HĐKD) : Kết chuyển số lợi nhuận về tiêu thụ. Có TK 421 : Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. + Nếu lỗ: Nợ TK 421 : Số lỗ từ hoạt động kinh doanh. Có TK 911 (HĐKD) : Kết chuyển số lỗ từ hoạt động kinh doanh. 1.3.5. Tầm quan trọng của việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong công ty Công nghệ phẩm. Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại là không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, đưa hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng. Lượng hàng hoá mà doanh nghiệp bán ra là nhân tố trực tiếp làm tăng hay giảm lợi nhuận của doanh nghiệp và nó thể hiện sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp, trình độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Mặt khác, nó còn phản ánh gián tiếp việc tổ chức nghiệp vụ mua hàng, lựa chọn mặt hàng kinh doanh cũng như công tác dự trữ, bảo quản hàng hoá. Tiêu thụ hàng hoá là tiền đề cho sự tồn tại hoạt động và phát triển không chỉ đối với doanh nghiệp thương mại mà còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tiến hành hoạt động kinh doanh nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tự đánh giá được hàng hoá của mình kinh doanh được chấp nhận ở mức độ nào. Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc tiêu thụ hàng hoá không những doanh nghiệp cần phải tìm cách tiếp cận thị trường, tìm hiểu thị hiếu người tiêu dùng mà doanh nghiệp phải biết cách kết hợp nhuần nhuyễn, sáng tạo giữa thực tế và lý luận. Muốn vậy, doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị mình. Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình- một doanh nghiệp Nhà nước có bề dầy hoạt động hơn 10 năm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại đã chú trọng đổi mới cách thức tổ chức quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá cho phù hợp với cơ chế kinh tế mới hiện nay. Chương ii thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty công nghệ phẩm hoà bình. 2.1. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty công nghệ phẩm hoà bình 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. Trong thời kỳ đổi mới, nền kinh tế chuyển từ tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự định hướng của Nhà nước, thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, mục tiêu dân giàu nước mạnh, đưa miền núi tiến kịp miền xuôi. Kinh tế phát triển, đời sống người dân được nâng cao, cầu về hàng hoá, dịch vụ công nghệ phẩm, đồ gia dụng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu hàng ngày của nhân dân càng cao. Đặc biệt là ở các vùng sâu vùng xa, nơi hàng hoá khan hiếm, vận chuyển gặp nhiều khó khăn, tốn kém, hầu hết phải nhập từ nơi khác về chi phí cao, mặt hàng không đầy đủ và đa dang. Vì vậy nắm bắt được tình hình, thực trạng đó và qua quá trình tìm hiểu thị trường, nghiên cứu tập quán tiêu dùng của người dân. Xét thấy việc cần thiết quan trọng của việc cần có một trung gian chuyên chở và phục vụ những mặt hàng thiết yếu trên để đưa hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng. Ban đầu Công ty có tên là Công ty Thương nghiệp Miền núi được ra đời theo quyết định thành lập số 31 TN/TCCB ngày 18/5/1991 Do giám đốc sở Thương mại Hà Sơn Bình ký. Đến năm 1992 sau khi tách tỉnh thì Công ty Thương nghiệp miền núi được tách thành Công ty Nông sản thực phẩm và Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Căn cứ vào quyết định số 335 QĐ- UB ngày 26/10/1992 của UBND tỉnh Hoà Bình về việc thành lập Doanh nghiệp nhà nước Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình. Là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân thuộc Doanh nghiệp Nhà nước. Công ty có trụ sở chính tại thị xã Hoà Bình- tỉnh Hoà Bình. 2.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty. 2.2.1. Chức năng. Công ty Công nghệ phẩm là doanh nghiệp Nhà nước, có chức năng tổ chức kinh doanh các loại hàng hoá sản phẩm thuộc mặt hàng chính sách và các loại mặt hàng phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của người dân. 2.2.2. Nhiệm vụ. Theo sự phân cấp của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, công ty có nhiệm vụ sau: - Là đơn vị kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập hàng năm công ty phải tổ chức triển khai các biện pháp sản xuất kinh doanh, phấn đấu hoàn thành có hiệu quả các kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, phục vụ kịp thời nhu cầu tiêu dùng của thị trường từng khu vực địa bàn - Công ty được Nhà nước cấp vốn hoạt động. Ngoài ra công ty có quyền huy động thêm các nguồn vốn từ bên ngoài như vay từ các ngân hàng, các tổ chức tài chính, các quỹ hỗ trợ, vay của cán bộ công nhân viên....để đảm bảo nhu cầu cho tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. Việc sử dụng vốn của công ty phải được đảm bảo trên nguyên tắc đúng với chính sách và chế độ Nhà nước. - Công ty phải chấp hành và thực hiện nghiêm túc đầy đủ các chính sách, chế độ luật pháp của Nhà nước về hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ Ngân sách với Nhà nước. - Trong mọi loại hình kinh tế, công ty luôn luôn phải xem xét khả năng kinh doanh của mình, nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của thị trường, để từ đó đưa ra những kế hoạch nhằm cải tiến tổ chức phương án kinh doanh, đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu khách hàng và đạt lợi nhuận tối đa - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và quản lý của công ty. Thực hiện các chính sách, chế độ thưởng phạt bảo đảm quyền lợi cho người lao động. 2.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, đảm bảo được sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty. Ban thu hồi công nợ Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Các đơn vị phụ thuộc Ban giám đốc công ty Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: * Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc công ty: Là người đại diện cho pháp nhân công ty, tổ chức điều hành hoạt động của công ty, quyết định giá mua, giá bán sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy định của Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động công ty đến kết quả cuối cùng. - Phó giám đốc công ty: Do giám đốc bổ nhiệm và miền nhiệm. Phó giám đốc được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về công việc của mình trước pháp luật và trước giám đốc. - Kế toán trưởng: Do giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm. Kế toán trưởng giúp giám đốc quản lý tài chính và là người điều hành chỉ đạo tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty. * Các phòng ban chức năng của công ty: - Phòng tổ chức hành chính: Gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phòng giúp việc. Phòng tổ chức hành chính được biên chế 14 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ - lao động tiền lương. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh tra, bảo vệ, thi đua, quân sự và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty. - Phòng tài chính - kế toán: Gồm một trưởng phòng và phó phòng giúp việc. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng. Phòng tài chính - kế toán được biên chế 11 cán bộ công nhân viên, thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính - kế toán của công ty; hướng dẫn và kiểm soát việc thực hiện hạch toán kế toán ở các cửa hàng. Quản lý và theo dõi tình hình tài sản cũng như việc sử dụng vốn của công ty. Thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty. Kiểm tra, xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc, tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty. - Phòng kinh doanh: Do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc. Phòng gồm 9 cán bộ công nhân viên. Phòng có nhiệm vụ chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty, tìm hiểu và khảo sát thị trường để nắm bắt được nhu cầu của thị trường. Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý và năm cho toàn công ty, đề xuất các biện pháp điều hành, chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng công ty đến các cơ sở phụ thuộc. Xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá, đồng thời tổ chức khai thác điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng, - Ban thu hồi công nợ: Gồm có 2 cán bộ công nhân viên. Giúp việc cho giám đốc trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và có các biện pháp để thu hồi nợ một cách có hiệu quả. - Các đơn vị phụ thuộc: Công ty có 11 cửa hàng, bên cạnh đó còn có Kho cấp II Công nghệ phẩm và văn phòng công ty hoạt động tại địa bàn thị xã. Các cửa hàng là những đơn vị phụ thuộc có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và được hạch toán báo sổ. Các đơn vị được quyền mua bán, quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của công ty được giám đốc phê duyệt. Mặt khác, các cửa hàng có trách nhiệm phải bán hàng do công ty điều theo giá chỉ đạo chung. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các cửa hàng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền nộp về công ty theo thời hạn qui định. Cửa hàng trưởng là người được giám đốc công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động kinh doanh của cửa hàng, chịu trách nhiệm về việc làm và đời sống của người lao động tại cửa hàng. 2.2. tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà bình 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm của ngành kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty đa dạng và lớn nên Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình đã chọn hình thức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Theo mô hình này, công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các đơn vị phụ thuộc cũng như toàn công ty một cách dễ dàng, thuận tiện. Đồng thời có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại công ty thực hiện thuận lợi, không bị dồn ép, có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên. 2.2.1.1. Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. Các cửa hàng tại điạ bàn các huyện với đặc điểm về mặt hàng kinh doanh , tổ chức quản lý quá trình kinh doanh, quy mô bao trùm toàn tỉnh nên công ty cho phép các đơn vị phụ thuộc này hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế toán, có đội ngũ nhân viên kế toán riêng thực hiện toán bộ khối lượng công tác kế toán thực hiện tất cả các phần hành kế toán từ khâu kế toán ban đầu đến khâu hạch toán doanh thu, xác định kết quả và lập báo cáo kế toán. Các cửa hàng hạch toán đến khâu xác định kết quả tiêu thụ, sau đó xác định phần kết quả nộp lên Công ty. Định kỳ, cứ 1 tháng các cửa hàng nộp Bảng kê bán lẻ hàng hoá lên công ty đồng thời đơn vị chuyển báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính - kế toán của công ty để quyết toán. 2.2.1.2. Phòng tài chính - kế toán của Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình: Phòng tài chính - kế toán của công ty có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn công ty, trên cơ sở đó phân tích và lập các báo cáo tài chính giúp giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài việc thực hiện công tác kế toán về các nghiệp vụ quản lý và kinh doanh phát sinh tại công ty, phòng tài chính - kế toán còn thực hiện chức năng điều hành kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Bộ máy kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp theo là kế toán tổng hợp, các nhân viên kế toán và thủ quỹ. Mỗi nhân viên trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về tài chính - kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác; đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện mặt mạnh, mặt yếu về công tác tài chính - kế toán để giám đốc kịp thời ra quyết định. - Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này, vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán toàn công ty. - Kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan. - Kế toán tài sản cố định: Là kế toán thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, phương tiện quản lý, các tài sản khác ... cũng như tình hình biến động tăng, giảm năng lực hoạt động của các TSCĐ đó. - Kế toán tiền lương và BHXH: Là kế toán theo dõi , tính toán lương theo thang, bậc lương của công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà công nhân viên được hưởng. - Kế toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào các chứng từ phát sinh như chứng từ về thanh toán tiền mặt, séc, các khoản thanh toán tiền lương, thanh toán tạm ứng ... để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, Có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi vào sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết quả kiểm kê quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. - Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc ... Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp không thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Điều này hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc kế toán. - Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. - Kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng giảm VL, CC - DC cũng như tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu, CC - DC trong toàn công ty. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán chi phí Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán VL, CCDC 2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Tổ chức công tác kế toán tại công ty gồm 3 quá trình, nhưng giữa chúng lại có sự thống nhất và phối hợp chặt chẽ với nhau. 2.2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán tại Công ty : sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. Các chứng từ ban đầu đều đúng biểu mẫu của Bộ tài chính ban hành, bảo đảm các yếu tố cơ bản cần thiết của một chứng từ. Một số chứng từ mà công ty sử dụng: * Chứng từ về tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu MS 01 - TT (QĐ số 1141/ QĐ - TC - CĐKT). - Phiếu chi MS 01 - TT (QĐ số 1141/ QĐ -TC - CĐKT). - Giấy thanh toán tiền tạm ứng MS 04 - TT. *Chứng từ về bán hàng: - Hoá đơn GTGT MS 01 - GTKT - 3LL. - Hợp đồng bán hàng. *Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho MS 01 - VT. Phiếu xuất kho MS 02-VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT. - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá. * Tờ khai thuế GTGT MS 01 - GTGT. * Một số chứng từ khác có liên quan như bảng thanh toán tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, đơn xin tạm ứng, hoá đơn thanh toán tiền điện nước, điện thoại... 2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản quốc gia. Vì là công ty kinh doanh thương mại nên công ty thường sử dụng các tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 136, TK 141, TK 156, TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, TK 411, TK421, TK 511, TK 512, TK 641, TK 642, TK 911,... Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - chứng từ. Vì vậy, công ty có sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, các NKCT, sổ Cái các tài khoản để phục vụ công tác kế toán trong công ty. 2.2.2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Định kỳ (quý, năm) công ty lập các báo cáo kế toán sau: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: mẫu số B 02 - DN (ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính) - Bảng cân đối kế toán: mẫu số B 01 - DN (ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính) Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B 09 - DN. Và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. 2.2.3. Tổ chức sổ kế toán tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (đã kiểm tra), kế toán phần hành ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. Riêng các chứng từ có liên quan đến tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ; liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào các bảng kê lấy số liệu vào các Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đồng thời, cộng các bảng kê, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào NKCT liên quan. Cuối tháng, cộng các bảng kê, sổ chi tiết lấy số liệu ghi vào Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Sau đó, cộng các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan rồi lấy số liệu từ các NKCT ghi vào các sổ Cái. Định kỳ (quý, năm) lập báo cáo kế toán. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 2003 đến ngày 31/ 12/ 2003. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang Việt Nam đồng: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán (dùng tỷ giá thực tế). - Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: theo phương pháp giá thực tế đích danh. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phương pháp khấu hao bình quân. Tổ chức sổ kế toán tại Công ty Công nghệ phẩm Hoà Bình được khái quát theo sơ đồ sau: Nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Nhật ký – chứng từ Sổ chi tiết Các bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 2.3. tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Công nghệ phẩm hoà bình. 2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty. Trong nền kinh tế thị trường, để đạt được doanh thu tiêu thụ cao nhất, tối đa hoá lợi nhuận, Công ty Công nghê phẩm Hoà Bình đã tìm các biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá, tổ chức đa dạng các phương thức bán hàng. Công ty áp dụng các phương thức bán hàng sau: 2.3.1.1. Bán buôn hàng hoá. Công ty bán buôn hàng hoá thông qua các đơn đặt hàng hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế. Công ty đã chủ động lập kế hoạch mua, bán hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty áp dụng chủ yếu các phương thức bán buôn hàng hoá chủ yếu sau: - Bán buôn trực tiếp qua kho: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh của công ty viết hoá đơn GTGT theo mẫu 01 - GTKT - 3LL và chỉ đạo việc xuất hàng vào ngày giao hàng theo hợp đồng đã ký kết. Thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi tiến hành giao hàng hoá cho khách hàng. Khi giao hàng xong, khách hàng ký nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán và hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Cuối ngày, thủ kho nộp hoá đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: phương thức này thường dùng cho khách hàng mua với khối lượng lớn hay khách hàng mua hàng nhập khẩu từ nước ngoài. Với phương thức bán hàng này có thể tiết kiệm được các chi phí liên quan đến bán hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi, chi phí tồn kho ... Khi khách hàng mua hàng, nhận hàng tại cảng và chấp nhận thanh toán, phòng kinh doanh của công ty sẽ lập hoá đơn GTGT (gồm 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để ghi sổ ) làm căn cứ để ghi sổ kế toán doanh thu; còn hoá đơn GTGT của hàng hoá mua sẽ là căn cứ để kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán. 2.3.1.2. Bán lẻ hàng hoá. Các cửa hàng phụ thuộc công ty chuyên bán lẻ các loại hàng hoá giấy vở học sinh, dầu hoả, nông sản, muối iốt..... Mạng lưới kinh doanh của công ty rộng nên doanh số bán lẻ cũng tương đối lớn, chiếm một phần đáng kể trong tổng doanh thu tiêu thụ hàng hoá của công ty. ở các cửa hàng bán lẻ của công ty, khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, nhân viên bán hàng không lập hoá đơn GTGT (trừ trường hợp khách hàng yêu cầu ). Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào b