Chuyên đề Hoàn thiện kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cổ phần Hà Đô 1

ó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái. * Hình thức kế toán Nhật ký chung có các sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung., Sổ Nhật ký chung,Sổ Cái các tài khoản. - Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt., Sổ tài khoản cố định, Sổ theo dõi vật tư, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, ngân sách nhà nước, thanh toán nội bộ. * Trình tự nội dung ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhận ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,…) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng,số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt) Sơ đồ1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đăc biệt Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng định kỳ Quan hệ đối chiếu Chương 2 Thực trạng công tác kê toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Đô 1 2.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Hà Đô 1 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty . Tên công ty : Công ty Cổ phần Hà Đô 1 * Trụ sở chính : Tầng3 – Toà Nhà Hà Đô, phố Hoàng Sâm, Cầu Giấy, TP Hà Nội Điện thoại : 04 7564989 – 069 516211 Fax : 04 7564989 * Địa chỉ văn phòng đại diện : - Chi nhánh Miền Nam: Địa chỉ : Số 60 M - Đường Trường Sơn - Phường 2 - Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh. Số điện thoại : 08.8421571 ; Fax: 08.8485862. Chi nhánh Miền Trung : Địa chỉ : Số 190 - Đường Lê Duẩn - Thành phố Đà Nẵng . Số điện thoại : 824379. Chi nhánh Lạng Sơn : Địa chỉ : Số 64 - Đường Tam Thanh - Phường Tam Thanh - Thị xã Lạng Sơn Điện thoại : 810722. * Nơi và năm thành lập: + Nơi thành lập : Hà Nội - Việt Nam + Năm thành lập : Công ty Hà Đô được thành lập từ năm 1990 được thành lập lại theo Quyết định số 514/QĐQP ngày 18/4/1996 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng trên cơ sở sáp nhập hai doanh nghiệp: Công ty xây dựng Hà Đô và Công ty Thiết bị Cơ điện. Ngày 09/12/2005 tại Căn cứ Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm 2002 của chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần; Công ty Hà Đô thuộc Trung Tâm KHKT & CN Quân Sự thành Công ty cổ phần Hà Đô theo quyết định số 163/2004/QĐ- BQP của Bộ Trưởng Bộ Quốc Phòng, Công ty cổ phần Hà Đô đã thành lập 4 công ty con trong đó có Công ty cổ phần Hà Đô 1 tiền thân là Xí nghiệp TCCG & Xây Dựng và Xí nghiệp thi công cơ giới & Xây Dựng thuộc Công ty cổ phần Hà Đô - Bộ Quốc Phòng. Kế thừa và phát huy không ngừng phấn đấu phát triển, đến nay với quy mô kinh doanh đa dạng ngày càng tăng, phạm vi kinh doanh mở rộng từ Bắc vào Nam, lĩnh vực tham gia kinh doanh phong phú, đa dạng Công ty Hà Đô 1 đã có đuợc chỗ đứng vững chắc trên thị trường Việt Nam. Có được quy mô tăng về vốn và nhân lực công ty Hà Đô đã không ngừng tự chủ kinh doanh và tranh thủ sự giúp đỡ của lãnh đạo, thủ trưởng các đơn vị cấp trên luôn hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch do Bộ Quốc Phòng và do bản thân công ty đặt ra. Định hướng của công ty trong tương lai là:”giảm dần tỷ trọng xây dựng đơn thuần, đẩy mạnh ứng dụng vật liệu mới vào thi công”-đây là thị trường còn bỏ ngỏ tại Việt nam . 2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty . 2.1.2.1 Chức năng . + Xây dựng các công trình: Công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, đường dây và trạm biến áp đến 35Kv; + Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, khai thác đá; + Lắp đặt, sửa chữa máy móc, thiết bị cơ khí, điều khiển tự động, điện lạnh, điện kỹ thuật, điện dân dụng, thuỷ khí, thang máy, máy xây dựng, thiết bị nâng hạ; +Thiết kế, chế tạo máy và thiết bị công nghiệp, tư vấn đầu tư và cung cấp chuyển giao công nghệ cùng các dịch vụ khoa học kỹ thuật có liên quan (không bao gồm thiết kế công trình); + Đầu tư phát triển hạ tầng và kinh doanh nhà; + Kinh doanh khu du lịch sinh thái và khách sạn, nhà hàng; + Sản xuất kinh doanh điện; kinh doanh máy móc thiết bị; + Xuất nhập khẩu trang thiết bị, công nghệ, vật tư phục vụ sản xuất và nghiên cứu khoa học công nghiệp./. 2.1.2.2.Nhiệm vụ Vì là doanh nghiệp quốc phòng nên nhiệm vụ đối với các công trình xây dựng, kỹ thuật quốc phòng là khu vực tham gia hàng đầu của công ty .ở khu vực này mục tiêu của công ty là đảm bảo kế hoạch, nhiệm vụ của Nhà Nước và Bộ Quốc Phòng giao cho Đối với các thị trường công trình dân dụng: công ty chấp nhận một sân chơi bình đẳng theo đúng pháp luật Việt Nam và quốc tế. Không ngừng nâng cao uy tín để thắng thầu nhiều công trình ,tiến hành thi công, kinh doanh có hiệu quả; vì đây mới là thị trường chủ yếu để công ty tìm kiếm lợi nhuận. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải bảo toàn và phát triển tốt số vốn đã được góp của các cổ đông vào công ty, tổ chức tốt quá trình quản lý lao động. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của Công ty 2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty . Tổng Giám đốc công ty Các hội đồng Chức năng Hội đồng tư vấn Phó giám đốc khoa học kỹ thuật và công nghệ Phó giám đốc thường trực Phòng Tổ chức lao động và HCQT Phòng Marketing - Các ban QLDA Phòng Tài chính-kế toán Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Kỹ thuật thi công Chi nhánh Miền Trung Chi nhánh Miền Nam Xí Nghiệp Tư vấn Thiết Kế Xí nghiệp thi công cơ giới Đội Xây Dựng Đội Cốt pha Đội Thép kết cấu - Xưởng cơ điện Đội Thi Công nền Đường, Mặt Đường T.T Thiết bị Công nghiệp Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần Hà Đô 1 đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 2.1.3.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban. Hội đồng quản trị gồm có: 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị 4 Thành viên Hội đồng quản trị Ban Kiểm soát gồm có: 1 Trưởng Ban kiểm soát 2 Thành viên a. Lãnh đạo công ty * Giám đốc: Là người điều hành hoạt động của công ty ,là người chịu trách nhiệm pháp lý trước Nhà Nước về hoạt động của công ty và là chủ tài khoản tiền gửi của công ty tại các ngân hàng mà công ty mở tài khoản . *Phó giám đốc thường trực:Thực hiệc các công việc được giám đốc uỷ quyền và giao khi vắng mặt đồng thời thực hiện quản lý công ty ở mức độ chi tiết hơn giám đốc, giúp việc thường xuyên cho giám đốc. *Phó giám đốc khoa học và kỹ thuật:Quản lý kỹ thuật thi công và thiết kế các công trình , phụ trách khoa học, công nghệ của công ty . b. Hội đồng tư vấn Bao gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, chuyên môn về lĩnh vực mà công ty cần thiết trong từng giai đoạn nhằm giúp giám đốc vạch ra chiến lược kinh doanh ,về đầu tư, đấu thầu, pháp luật. Các hội đồng tư vấn chỉ làm công tác tư vấn như các cộng tác viên: họ không có quyền ra các quyết định. c. Các phòng ban chức năng *Phòng tổ chức lao động hành chính quản trị:Tổ chức bố trí nhân sự của công ty ,bố trí nhân sự cho từng công trình khi triển khai thi công;quản lý,phụ trách văn thư,lưu trữ của công ty . *Phòng Marketing :Tìm kiếm thị trường ,công trình đấu thầu;phụ trách thông tin, quảng cáo hình ảnh,uy tín của công ty. *Phòng tài chính kế toán :Cung cấp vốn hoạt động cho toàn công ty; trả lương cho người lao động; quản lý,thống kê tài sản của công ty và báo cáo mới các cơ quan quản lý vốn. *Phòng kế hoạch kinh doanh :Vạch chiến lược phát triển công ty , kiểm tra kế hoạch hoạt động của các đơn vị thuộc công ty ;Phụ trách,quản lý việc đấu thầu và chọn thầu ;tư vấn pháp lý cho các hoạt động của công ty ,lập các hợp đồng kinh tế. *Phòng kỹ thuật thi công:Quản lý kỹ thuật thi công,an toàn lao động ở công trường;Lập biện pháp thi công công trình. *Chi nhánh các miền: Đại diện cho công ty tại các khu vực.Các chi nhánh này có thể độc lập triển khai:tìm kiếm ,đấu thầu,thi công các công trình trong khả năng của mình. d.Các xí nghiệp và trung tâm trực thuộc: *Xí nghiệp :Trực tiếp tham gia đấu thầu các công trình trị giá nhỏ hơn 4 tỷ đồng; Trực tiếp chỉ đạo và tiến hành thi công các công trình dân dụng, công nghiệp, các công trình Quốc Phòng, các công trình giao thông ,cầu , cảng. *Xí nghiệp thi công cơ giới: Quản lý toàn bộ máy móc thi công hạng nặng và hạng trung của công ty, vận hành dịch chuyển các máy móc chuyên dụng cho các công trình khi cần thiết, tham gia các công trình độc lập hoặc phối hợp thi công với các xí nghiệp khác. *Trung tâm thiết bị công nghiệp:Lắp đặt các dây chuyền sản xuất công nghiệp, hiện đại hoá, nâng cấp các dây chuyền sản xuất, thiết kế thi công các hệ thống tự động hoá (cả phần cứng và phần mềm), quản lý các máy móc kỹ thuật cao của công ty. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở Công ty . 2.1.4.1.Biện pháp tổ chức thi công( công trình điển hình mà công ty đã từng triển khai): Sơ đồ 2.3 :Sơ đồ quy trình quản lý kinh doanh của công ty Chủ đầu tư mời thầu Nhận hồ sơ Lập các phương án thi công và lập dự toán Nghiệm thu bàn giao xác định lập kết quả , lập quyết toán Tham gia đấu thầu Tiến hành xây dựng Chuẩn bị nguồn lực, vốn,NVLthiết bị thi công Thắng thầu Nếu trúng thầu, sau khi ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư (bên A) và nhà thầu công ty (bên B) sẽ tổ chức và điều hành sản xuất theo sơ đồ sau. Sơ đồ 2. 2:Sơ đồ tổ chức thi công công trình Thủ kho công trường Giám đốc công ty Chủ nhiệm công trình Thống kê công trường Cán bộ khoa học, kỹ thuật, an toàn lao động Cán bộ y tế Các tổ , đội sản xuất *Giám đốc công ty: Là người đại diện đơn vị thầu ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư, có trách nhiệm chỉ đạo theo đúng những điều cam kết trong hợp đồng, chịu trách nhiệm trước chủ công trình ,thủ trưởng cấp trên và pháp luật nhà nước *Chủ nhiệm công trình :Là người chỉ huy công trường , được giám đốc giao nhiệm vụ và dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức và quản lý công trường, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất nhằm đảm bảo yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và tiến độ thi công, giúp việc cho chủ nhiệm công trình có các cán bộ nhân ,viên nghiệp vụ. *Cán bộ kế hoạch, kỹ thuật, quản lý chất lượng an toàn lao động: Gồm các kỹ sư xây dựng,kỹ sư điện, kỹ sư cấp thoát nước có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra công việc thi công công trình nhằm đảm bảo cho việc thi công đúng tiến độ và kế hoạch đặt ra, đảm bảo an toàn cho người lao động và công trình thi công; chuẩn bị các tài liệu để nghiệm thu kỹ thuật các hạng mục công trình và các công việc giai đoạn hoàn thành. Cùng với cán bộ kinh tế làm tài liệu thanh quyết toán các giai đoạn và toàn công trình . *Thống kê công trường: Thu thập chứng từ phát sinh tại công trường gửi về phòng tài chính kế toán tại công ty ,thống kê báo cáo khối lượng giá trị thực hiện *Thủ kho công trường:Bảo quản cấp phát vật tư theo kế hoạch đã được chủnhiêm công trình duyệt. *Cán bộ y tế: Công trường bố trí 01 y tế chăm sóc sức khoẻ, phát thuốc thông thường, sơ cứu khi có tai nạn lao động xẩy ra, hướng dẫn, kiểm tra vệ sinh, môi trường. Tổ chức hợp đồng với các cơ quan y tế, bệnh viện để khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân công trường. *Các,tổ, đội sản xuất gồm: đội thi công cơ giới và vân tải; đội thi công cốp pha; đội cốt thép ;đội bê tông và nề; đội thợ điện, nước ;đội thi công các công tác phụ khác;tổ hoàn thiện; tổ mộc. Ngoài lực lượng biên chế thường xuyên của công ty , công ty còn sử dụng lao động địa phương tại nơi mà công trình đang thi công. 2.1.4.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây. Biểu số 2.1 Đơn vị: đồng Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1- Tổng tài sản có 46.942.907.438 70.848.837.547 172.068.001.825 2-T ài sản có lưu động 30.823.828.701 58.452.116.056 160.805.893.342 3- Tổng tài sản nợ 46.942.907.438 70.848.837.547 172.068.001.825 4-T ài sản nợ lưu động 37.644.762.409 61.451.235.240 162.740.889.341 5- Lợi nhuận trước thuế 2.281.353.895 2.013.122.544 1.439.888.848 6- Lợi nhuận sau thuế 1.551.353.895 1.381.586.330 1.439.888.848 7- Tổng doanh thu xây lắp 149.625.344.508 160.136.892.300 165.560.398.719 - Tình hình thực hiện nghĩa vụ Nhà nước năm 2005 : Trong năm 2005, năm 2006 Công ty cổ phần Hà Đô 1 được miến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp và 04 tiếp theo được giảm 50% do chính sách thuế của nhà nước. Vì công ty cổ phần Hà Đô 1 là doanh nghiệp nhà nước mới được cổ phần hoá. Đơn vị tính : Đồng Chỉ tiêu Số phát sinh phải nộp Số đã nộp + được khấu trừ Còn phải nộp I- Thuế 15.052.945.338 12.042.756.270 3.010.189.068 1. Thuế GTGT 15.050.945.338 12.040.756.270 3.010.189.068 2. Thuế Tiêu thụ đặc biệt 3.Thuế TNDN 0 0 0 …… 10- Thuế môn bài 2.000.000 2.000.000 0 II- Các khoản phải nộp khác 0 0 0 1. Các khoản phụ thu 2. Các khoản phí, lệ phí 3.Các khoản phải nộp khác Tổng cộng 15.052.945.338 12.042.756.270 3.010.189.068 Thu nhập bình quân của người lao động. Đơn vị tính : đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1.Tổng quỹ lương 18.692.402.400 20.450.372.400 19.867.247.800 2.Tổng số l.động b.quân / tháng 783 849 820 3.Tổng lương bình quân / tháng 1.989.400 2.007.300 2.019.000 Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Hà Đô rất khả quan , lợi nhuận ròng tăng rõ rệt. Kết quả hoạt động sản xuất của công ty tốt , có xu hướng phát triển. Vì vậy công ty nên tiếp tục mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh . Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 1370 người. Trong đó cán bộ quản lý là 34 người, cán bộ nghiệp vụ là 31 người, cán bộ kỹ thuật là 152 người, công nhân trực tiếp sản xuất là 1125 người, nhân viên phục vụ là 30 người. thi công còn có thêm lao động thuê ngoài. Nhìn chung đội ngũ nhân lực của công ty đều là những người có trình độ chuyên môn, tay nghề cao, có ý thức kỷ luật tốt tạo điều kiện cho việc tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty . 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô I. 2.1.5.1.Đặc điẻm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty . Do tính chất, đặc điểm , quy mô hoạt động của công ty mà lãnh đạo công ty và kế toán trưởng đã quyết định chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Theo mô hình này:Toàn bộ công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tại văn phòng công ty với nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại tổ đội,công trường, xí nghiệp trực thuộc công ty và khối văn phòng công ty . Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu tổ chức nhân sự tổng thể của công ty với nguyên tắc “ gọn nhẹ nhưng hiêu quả”.Với cách thức tổ chức như vậy , tại các đơn vị trực thuộc: xí nghiệp, trung tâm;không có bộ máy kế toán riêng.Thay vào đó ở mỗi đơn vị trực thuộc có một đến hai nhân viên thống kê kế toán với nhiệm vụ: +Thu thập chứng từ +Kiểm tra,sử lý sơ bộ chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các đơn vị mình +Gửi các chứng từ về phòng kế toán –tài chính theo đúng thời hạn mà kế toán trưởng đã quy định. Bên cạnh đó tại mỗi công trường thi công:xí nghiệp có thể bố trí thêm một thống kê (có thể kiêm nhân viên vật tư công trường). Với cách làm này đã làm giảm nhẹ được thời gian đi lại và khối lượng công việc của các cán bộ thống kê, kế toán tại xí nghiệp do tính chất hoạt động có địa bàn rộng khắp cả nước. 2.1.5.2. Chức năng của bộ máy kế toán. Kiểm tra, giám sát hướng dẫn các đơn vị thành viên trong toàn công ty mở sổ ghi chép các chứng từ ban đầu một cách hợp lý, đảm bảo chính xác, kịp thời và đúng các quy định của luật pháp và các chế độ, thu nhận và kiểm tra báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc gửi đến. Thực hiện các công việc kế toán phát sinh tại công ty và các đội công trình. Theo dõi, kiểm tra giám sát về tình hình tài chính của công ty từ đó tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đề xuất các giải pháp giúp ban lãnh đạo công ty có các quyết định đúng đắn về kinh tế tài chính. 2.1.5.3. Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô 1. a.Sơ đồ hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty . Sơ đồ 2.3 :Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô 1 Kế toán trưởng Công ty Phó phòng tc-k t Công ty Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán công nợ Kế toán vốn bằng tiến và thuế Kế toán TSCĐ và CCDC Kế toán tiền lương và BHXH Thủ quỹ Các nhân viên thống kê,kế toán ở các đơn vị phụ thuộc(Không tổ chức kế toán riêng) Ghi chú : Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng b.Phận công lao động kế toán-Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận phòng ban. Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty , biên chế nhân sự của phòng Tài chính-Kế toán hiện nay của công ty gồm có 6 người, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng…Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên kế toán như sau: * Kế toán trưởng (đồng thời là trưởng phòng Tài chính-Kế toán): Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng Tài chính- Kế toán về công tác Tài chính-Kế toán của toàn bộ công ty, cung cấp các thông tin nhanh nhạy về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo, đưa ra các kiến nghị với giám đốc về tình hình tài chính của công ty . *Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội:Có nhiệm vụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích tình hình sử dụng lao động và định mức lao động ,lập bảng chấm công,lập bảng thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH …. *Kế toán TSCĐ và CCDC( đồng thời là kế toán trưởng):Lập sổ, thẻ TSCĐ,sổ chi tiết theo dõi CCDC; theo dõi sự tăng giảm của các loại tài sản hiện có tại công ty; tính và phân bổ khấu hao từng kỳ hợp lý, chính xác *Kế toán vốn bằng tiền và thuế:Giúp giám đốc công ty về chế độ chi tiêu, thanh toán với các đơn vị thành viên, tình hình thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Phản ánh ghi chép đầy đủ mọi khoản vốn bằng tiền và quỹ công ty để đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày về thu chi tiền tại công ty. Đồng thời thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế các loại mà công ty phải nộp theo quy định. *Kế toán thanh toán công nợ: +Theo dõi doanh thu thực hiện của doanh nghiệp ,thực hiện thanh toán các khoản nợ của công ty với bên ngoài và theo dõi các khoản nợ của khách hàng đối với công ty . +Theo dõi các khoản tạm ứng,ký quỹ, ký cược của cán bộ công nhân viên và các đối tượng khác. *Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các sổ nhật ký chung, kèm theo các bảng kê,chứng từ gốc để ghi vào sổ cái. Hàng quý tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm ,xác định kết quả kinh doanh , lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Kế toán tổng hợp là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. *Các nhân viên thống kê kế toán ở các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ của họ là tiến hành thu thập chứng từ và nộp về phòng tài chính kế toán, đứng ra ứng tiền cho công trình mà đơn vị họ đang thi công,giúp kế toán thánh toán công nợ đòi tiền ở các đơn vị chủ đầu tư. Do đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp :thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó khối lượng công việc của kế toán rất lớn. Chính vì vậy, để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, đảm bảo việc thu thập và xử lý chứng từ nhanh, chính xác, cung cấp các thông tin kịp thời cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty, công ty đã trang bị máy vi tính và ứng dụng công tác kế toán máy vào công tác kế toán của công ty. Công ty đã đặt hàng công ty phần mềm víêt cho công ty một phần mềm kế toán theo yêu cầu của công ty. Việc ứng dụng kế toán máy vào trong công tác kế toán đã bổ trợ đắc lực cho công tác kế toán của công ty, đảm bảo cho việc quản lý và cung cấp thông tin nhanh, chính xác, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng của bộ máy kế toán. 2.1.5.4. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Công ty . a. Tổ chức chứng từ. Mang đặc thù của một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp ,công ty sử dụng một lượng lớn các loại chứng từ nên việc tổ chức chứng từ rất được chú trọng để đảm bảo tính chính xác ,kịp thời của thông tin kế toán đồng thời cũng để phục vụ tốt cho việc thi công đúng tiến độ. Chứng từ kế toán phát sinh tại công ty và các công trường thi công đều được tập hợp quản lý tại công ty . Chứng từ phát sinh tại chi nhánh do chi nhánh tự quản lý . b.Hệ thống tài khoản kế toán. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998- Chế độ kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp , được áp dụng từ ngày 1/2/1999. Quy định chi tiết hệ thống tài khoản: công ty sử dụng tài khoản 3 số, tài khoản 4 số. c.Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh , quy mô của các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời căn cứ vào yêu cầu, trình độ quản lý , trình độ kế toán, công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính ở công ty đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Các loại sổ kế toán chủ yếu sử dụng ở công ty khi áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết; Sổ quỹ Nhờ việc áp dụng hình thức sổ này mà giúp cho việc lập báo cáo tài chính được thuận lợi, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý . Chứng từ Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sơ đồ 2.4 :Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty cổ phần Hà Đô I Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu d. Chính sách kế toán của công ty. - Niên độ kế toán từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán TSCĐ: Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp kế tóan TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính. Công ty đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại bằng hiệu số giữa nguyên giá và số hao mòn luỹ kế. Để trích khấu hao TSCĐ hàng năm Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đều. 2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Đô I. 2.2.1. Phân loại vật liệu và công tác quản lý vật liệu ở công ty: 2.2.1.1. Phân loại vật liệu: Là Công ty chuyên thi công các công trình xây lắp hoàn chỉnh trong phạm vi cả nước, lĩnh vực tiến hành sản xuất kinh doanh là xây dựng cơ bản. Các công trình thường có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài do vậy giá trị vật liệu xuất dùng vào công trình phải sử dụng với khối lượng lớn, phong phú và đa dạng về chủng loại, quy cách và có những đặc điểm riêng khác nhau. Do có nhiều chủng loại vật tư nên để phục vụ cho quản lý và hạch toán kế toán cần phải phân loại vật tư. Thực tế tại Công ty cổ phần Hà Đô I vật liệu được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu không phân thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà được coi chung là vật liệu chính do chi phí vật liệu phụ nhỏ, không có ảnh hưởng lớn trong khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên sản phẩm xây lắp. Nó bao gồm hầu hết các chủng loại nguyên vật liệu như: xi măng, cát, sắt thép, gạch, sỏi... - Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho các loại xe vận chuyển, máy móc thi công như: xăng, dầu... - Phụ tùng thay thế: dùng để thay thế phụ tùng hỏng cho máy móc, cẩu. - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thép, gỗ, cốt pha thừa. Để tiện cho việc theo dõi vật tư, công ty sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu. Biểu số 2.2: Sổ danh điểm vật tư : loại NVL chính Ký hiệu: tài khoản 1521 Ký hiệu nhóm Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính Ghi chú Mã số 1521.01 1521.06 1521.15 1521.01.01 1521.01.02 1521.06.01 1521.06.02 1521.15.01 1251.15.02 Xi măng P300 Hoàng Thạch Xi măng P300 Bỉm Sơn ...... Thép vằn 022 Công ty 3 Thép tròn trơn 06 Việt úc ....... Cát đen Cát vàng ....... Kg Kg Kg Kg M3 M3 01 01 06 06 15 15 2.2.1.2.Tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cp Hà Đô 1. Chí phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm xây lắp. Do đặc điểm của ngành và yêu cầu của công tác quản lý thì vật tư dùng cho công trình nào thì được xuất dùng cho công trình đó.Kế toán tiến hành hạch toán chi t