Chuyên đề Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại tổng công ty thép Việt Nam

ng Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 05/12/2008 Số phiếu: 25 Tài khoản: 1111 550.000 Tài khoản đ.ư: 141 550.000 Người nhận: Trần Thị Hoài Địa chỉ: Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam Về khoản: Tạm ứng cho nv mua vật dụng vp Số tiền: 550.000 VNĐ Bằng chữ: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu chi được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự trường hợp thu tiền, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì máy tự động nhập các thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam. Các sổ này được in ra phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Mẫu 2.4: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1111 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam Từ ngày 05/12/2008 đến ngày 05/12/2008 Đơn vị: VNĐ STT Ngày Nợ TK 141 … … Cộng ps có … … … ... … … … 5/12/08 550.000 … … 550.000 … … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 05 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 25 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết tài khoản 1111 được máy tính tự động cập nhật từ bảng kê số 1 (mẫu 2.2 – trang 27), nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.4 – trang 29) và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 1111 tháng 12/2008 của Tổng công ty: Mẫu 2.5: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1111 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 886.779.000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 05/12/08 PC 25 NV_VPTCT_05 - Trần Thị Hoài Tạm ứng cho nv mua vật dụng vp 141 550.000 … … … … … … … 31/12/08 PT 22 CPKKHN - Cty CP Kim khí HN Khách hàng thanh toán lãi chậm trả hàng mua 13111 3.695.100 …. … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 321.497.000 Tổng phát sinh có: 432.486.000 Số dư nợ cuối kỳ: 775.790.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Ví dụ 3: Ngày 08/12/2008, Tổng công ty mua 10 chiếc máy vi tính để thay thế số máy vi tính bị hỏng tại một số phòng ban Tổng công ty. Tổng giá thanh toán (VAT 10%) ghi trên Hóa đơn GTGT số 01589 là 6,380 USD. Tổng công ty đã trả ngay bằng tiền mặt. Tỷ giá hạch toán là 16.500/USD, tỷ giá thực tế trong ngày là 16.791/USD. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn GTGT, kế toán tiền mặt nhập dữ liệu vào máy tính để lập Phiếu chi cho nghiệp vụ mua hàng hóa. Đối với nghiệp vụ này, kế toán tiền mặt lập 2 phiếu chi: một phiếu chi mua máy vi tính và một phiếu chi khoản thuế GTGT được khấu trừ. Cụ thể như sau: Mẫu 2.6: Phiếu chi tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 02-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 08/12/2008 Số phiếu: 27 Tài khoản: 1112 97.387.800 Tài khoản đ.ư: 1531 97.387.800 Người nhận: Hoàng Văn Huy Địa chỉ: Công ty TNHH Bách Khoa 18, Lê Thanh Nghị, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội Về khoản: Chi mua máy vi tính cho văn phòng Số tiền: 5,800 USD Bằng chữ: Năm nghìn, tám trăm Đô-la Mỹ chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá thực tế: 16.791 VNĐ/USD Số tiền quy đổi: 97.387.800 VNĐ Mẫu 2.7: Phiếu chi tiền mặt TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu 02-TT VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: … Ngày 08/12/2008 Số phiếu: 28 Tài khoản: 1112 9.738.780 Tài khoản đ.ư: 13311 9.738.780 Người nộp: Hoàng Văn Huy Địa chỉ: Công ty TNHH Bách Khoa 18, Lê Thanh Nghị, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội Về khoản: Chi thuế GTGT được khấu trừ Số tiền: 580 USD Bằng chữ: Năm trăm tám mươi Đô-la Mỹ chẵn. Kèm theo … chứng từ gốc. Chứng từ gốc: …… GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ngày …tháng…năm… NGƯỜI NHẬN TIỀN THỦ QUỸ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá thực tế: 16.791 VNĐ/USD Số tiền quy đổi: 9.738.780 VNĐ Các phiếu chi này được in ra và chuyển đến Thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi quỹ, ký xác nhận và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi. Tương tự như các trường hợp thu, chi tiền VNĐ, khi kế toán tiền mặt lập phiếu chi thì máy tự động nhập các thông tin đó vào Nhật ký chứng từ số 1, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết Tài khoản 1112 – Tiền mặt ngoại tệ. Các sổ này được in ra phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Đồng thời kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch tỷ giá theo bút toán: Nợ TK 1112: 1.856.580 [= 6380$ x (16.791 – 16.500)] Có TK 515: 1.856.580 Bút toán này được nhập vào Bảng kê số 1 – ghi nợ tài khoản 1112. Mẫu 2.8: Nhật ký chứng từ số 1 – Ghi có TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 1112 – Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 08/12/2008 đến ngày 08/12/2008 Đơn vị: VNĐ STT Ngày Nợ TK 1531 Nợ TK 13311 … Cộng ps có … … … ... … … … 8/12/08 97.387.800 … … 97.387.800 … 8/12/08 … 9.738.780 … 9.738.780 … … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 08 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 8 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra kế toán tiền mặt theo dõi ngoại tệ thông qua tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại, chi tiết đồng USD, cụ thể qua bút toán Có TK 007 (USD): 6,380 Cuối tháng, kế toán tiến hành đánh giá lại các khoản chênh lệch ngoại tệ Tổng công ty đang nắm giữ tại quỹ. Mẫu 2.9: Đánh giá lại các khoản ngoại tệ tại quỹ Số tiền Tỷ giá bq liên NH Dư VNĐ Đánh giá lại Chênh lệch TGHĐ Dư USD 5,208 16.977 85.932.000 88.416.216 2.484.216 Dư EURO 6,890 24.291 165.360.000 167.364.990 2.004.990 Cộng - - 251.292.000 255.781.206 4.489.206 Đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ của Tổng công ty tháng 12/2008 theo bút toán: Nợ TK 1112: 4.489.206 Có TK 4131: 4.489.206 Tương tự, bút toán này cũng được nhập vào Bảng kê số 1 – Ghi nợ tài khoản 1112. Mẫu 2.10: Bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04b1-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi nợ TK 1112– Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 1/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu tháng:… Đơn vị: VNĐ STT Ngày Có TK 515 Có TK 4131 … Cộng ps nợ Dư cuối ngày … … … ... … … … 8/12/08 1.856.580 … 1.856.580 1.856.580 … … … … … … … 31/12/08 … 4.489.206 … 4.489.206 4.489.206 Cộng Số dư cuối tháng:… Đã ghi sổ cái, ngày 31 tháng12 năm 2008 Lập 31 tháng12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết tài khoản 1112 được máy tính tự động cập nhật từ nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.8 – trang 33), bảng kê số 1 (mẫu 2.10 – trang 34), và các bảng kê, nhật ký chứng từ khác có liên quan. Trích mẫu sổ chi tiết tài khoản 1112 tháng 12/2008 của Tổng công ty như sau: Mẫu 2.11: Sổ chi tiết tài khoản – TK 1112 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1112 – Tiền mặt ngoại tệ Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 1.024.257.560 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 8/12/08 PC 27 Cty TNHH Bách Khoa Chi mua máy vi tính cho văn phòng 1531 97.387.800 8/12/08 PC 28 Cty TNHH Bách Khoa Chi thuế GTGT được khấu trừ 13311 9.738.780 8/12/08 Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá 515 1.856.580 …. … … … … … … 31/12/08 Đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ 4131 4.489.206 Tổng phát sinh nợ: 9.259.579.254 Tổng phát sinh có: 9.344.066.707 Số dư nợ cuối kỳ: 939.770.107 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.3 Kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ Do Tổng công ty sử dụng phần mềm kế toán máy để thực hiện công việc kế toán nên cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu đã được nhập trong kỳ để tạo ra các sổ tổng hợp, các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu quản trị của Tổng công ty. Sổ cái tài khoản 111 được tổng hợp từ các nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1 được lập trong kỳ. Các số liệu từ nhật ký chứng từ số 1 (mẫu 2.4 trang 29 và mẫu 2.8 trang 33), bảng kê số 1 (mẫu 2.2 trang 27 và mẫu 2.10 trang 34) được sử dụng để ghi vào sổ cái tài khoản 111. Sau đây là trích dẫn Sổ cái tài khoản 111 được lập vào ngày 31/12/2008: Mẫu 2.12: Sổ cái TK 111 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S05-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số dư đầu năm Nợ Có 3.157.158.000 ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Năm 2008 Đơn vị: VNĐ TK đối ứng Tháng 1 Tháng 2 … … Tháng 11 Tháng 12 … … … … … … … 13111 … … … … … 3.695.100 … … … … … … … 515 … … … … … 1.856.580 … … … … … … … 311 … … … … … 50.000.000 4131 … ... … … … 4.489.206 … … … … … … … Cộng ps nợ … … … … … 618.041.900 Cộng ps có … … … … … 785.403.197 Dư nợ cuối tháng … … … …. 2.706.835.952 2.539.474.653 Dư có cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Như vậy cuối năm 2008, tiền mặt tại quỹ là 2.539.474.653 VNĐ Trong công tác quản lý quỹ, Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ, đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ và sổ kế toán chi tiết, nếu có sự chênh lệch phải tự xác định nguyên nhân, báo cáo lên Kế toán trưởng và đưa ra kiến nghị, biện pháp để giải quyết. Đồng thời vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải báo cáo số dư quỹ với Kế toán trưởng. Hàng tháng tiến hành kiểm kê quỹ 1 lần vào ngày kết thúc của tháng đó. Khi tiến hành kiểm kê phải có sự tham gia của Kế toán trưởng, Thủ quỹ và người chịu trách nhiệm kiểm kê, ngoài ra có thể có sự tham gia của các Phó trưởng phòng để tăng tính minh bạch trong công tác kiểm kê quỹ. Biên bản kiểm kê được lập vào ngày 31 tháng 12 năm 2008 đối với Tiền mặt VNĐ như sau: Mẫu 2.13: Biên bản kiểm kê quỹ TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu số C34-HD VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho đồng Việt Nam) Số:……… Hôm nay, vào 17 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2008 Chúng tôi gồm: - Ông/Bà: Nghiêm Xuân Đa đại diện kế toán - Ông/Bà: Trần Thị Thân đại diện thủ quỹ - Ông/Bà: Mai Thị Thúy Hằng chịu trách nhiệm kiểm kê Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:  Đơn vị: VNĐ STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ x 775.790.000 II Số kiểm kê thực tế: x 1 - Loại 500.000 985 492.500.000 2 - Loại 200.000 860 172.000.000 3 - Loại 100.000 675 67.500.000 4 - Loại 50.000 670 33.500.000 5 - Loại 20.000 390 7.800.000 6 - Loại 10.000 178 1.780.000 7 - Loại 5.000 142 710.000 Cộng số tiền đã kiểm kê thực tế 775.790.000 III Chênh lệch: (III=I – II) x 0 - Lý do: + Thừa: + Thiếu: - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Qua kiểm kê thực tế, Kế toán trưởng, thủ quỹ và những người có trách nhiệm liên quan thống nhất ký vào Biên bản kiểm kê quỹ xác nhận số liệu trên là đúng. Biên bản kết thúc lúc 17h30’ ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 2.3.1 Chứng từ sử dụng Thông thường các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền chủ yếu là các khoản tiền gửi ngân hàng với giá trị lớn như thanh toán các khoản nợ, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, đầu tư vào các dự án lớn của Tổng công ty và của Nhà nước, mua sắm vật tư, TSCĐ, trả lương công nhân viên… Do đặc thù là một tổng công ty với nhiều công ty con, công ty liên kết, các đơn vị trực thuộc nên để thuận lợi cho công tác giao dịch, Tổng công ty mở tài khoản tại rất nhiều ngân hàng như NH Ngoại thương, NH Công thương Ba Đình, NH ĐT &PT Thái Nguyên, NH ANZ Hà Nội , NH Hồng Kông và Thượng Hải, NH Sumitomo Mitsu Banking Corporation… Để hạch toán các khoản tiền liên quan đến gốc ngoại tệ Tổng công ty áp dụng tỷ giá hạch toán. Đến cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để điều chỉnh chênh lệch tỷ giá thông qua Tài khoản 413 – “Chênh lệch tỷ giá”. Các ngoại tệ được giao dịch của Tổng công ty gồm đồng Đô-la Mỹ (USD), đồng Yên Nhật (JPY), đồng EURO và đồng Nhân dân tệ (CNY). Các nghiệp vụ phát sinh qua ngân hàng chủ yếu là các khoản thanh toán với khách hàng và thanh toán nội bộ giữa Tổng công ty và các Công ty con, các đơn vị thành viên. Do sử dụng nhiều loại tiền (nội tệ và ngoại tệ) và được gửi ở nhiều nơi khác nhau nên để theo dõi và quản lý các khoản tiền gửi khác nhau, Tổng công ty chi tiết tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng như sau: Chi tiết TK 112 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK 1121 – Tiền gửi Việt Nam và TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ. Mỗi tài khoản cấp 2 đó lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo nơi gửi tiền. Ví dụ: TK 112101 – Tiền gửi Việt Nam - Ngân hàng Ngoại thương, TK 11232 – Tiền gửi ngoại tệ USD – Ngân hàng Công thương Việt Nam… Các chứng từ được sử dụng liên quan đến nghiệp vụ này là: - Giấy báo Nợ, Giấy báo Có; - Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi; - Sec chuyển khoản, Sec bảo chi; - Thư tín dụng; - Sổ phụ ngân hàng, Giấy báo số dư của khách hàng. 2.3.2 Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng là tiền VNĐ Tiền gửi ngân hàng được coi là tài sản mang tính an toàn cao và thuận tiện cho hoạt động của doanh nghiệp vì thanh toán qua ngân hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, độ chính xác và an toàn ngày càng được nâng cao, giảm thiểu sai lầm, thất thoát... Tại Tổng công ty, các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng thường nhiều, vì vậy có một chuyên viên kế toán chỉ đảm trách các nghiệp vụ kế toán ngân hàng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng chuyển đến, kế toán đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 112 – chi tiết theo ngân hàng giao dịch. Nếu có sự chênh lệch, không trùng khớp về các nghiệp vụ giữa kế toán và ngân hàng, kế toán ngân hàng phải thông báo ngay cho Kế toán trưởng và ngân hàng nơi xảy ra sai sót để xử lý kịp thời. Trường hợp cuối tháng chênh lệch chưa được xử lý thì kế toán lấy theo số liệu của ngân hàng làm chuẩn, khoản chênh lệch cho vào tài khoản 138 (1381) – nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng, hoặc tài khoản 338 (3381) – nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng. Kế toán phải nhanh chóng xác định được nguyên nhân để tiến hành điều chỉnh phù hợp. Định kỳ 3 ngày/lần thông báo biến động số dư tiền gửi và các phát sinh khác về tín dụng. Các sổ kế toán chi tiết được sử dụng là Sổ chi tiết tài khoản 112 – chi tiết theo loại tiền và ngân hàng giao dịch. Sau đây là một số nghiệp vụ về tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam Đồng phát sinh tại Tổng công ty. Ví dụ 4: Ngày 22/08/2008, Tổng công ty mua 500 tấn thép cuộn Ø5,5 và 800 tấn thép cuộn Ø8 của Công ty Gang thép Thái Nguyên để xuất khẩu sang thị trường Singapore theo Hóa đơn Giá trị gia tăng số 01236, tổng trị giá lô hàng là 12.557 triệu đồng (chưa VAT 10%). Tổng công ty chưa thanh toán cho Cty Gang thép Thái Nguyên. Ngày 15/12/2008, Tổng công ty thanh toán lô hàng đã mua ngày 22/08/2008 thông qua Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, nơi Tổng công ty mở tài khoản tiền gửi thanh toán, ngân hàng đã gửi Giấy báo Nợ số 21/12 đến Tổng công ty. Khi nhận được Giấy báo Nợ từ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu Giấy báo Nợ với Hóa đơn Giá trị gia tăng số 01236 xem có trùng khớp hay không, sau đó tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy tính để lưu trữ và tổng hợp số liệu. Mẫu 2.14: Ủy nhiệm chi  ỦY NHIỆM CHI Sđ: CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ Lập ngày: 15/12/2008 Đơn vị trả tiền: Tổng công ty Thép Việt Nam Số tài khoản: …… Tại ngân hàng: NH ĐT&PT TN Tỉnh, TP: Thái Nguyên PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị nhận tiền: Cty Gang thép TN Số tài khoản: ……. Tại ngân hàng: NH ĐT&PT TN Tỉnh, TP: Thái Nguyên TÀI KHOẢN CÓ Số tiền bằng chữ: Mười ba tỷ tám trăm mười hai triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn . Nội dung: Thanh toán tiền hàng Số tiền bằng số: 13.812.700.000 VNĐ ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán NGÂN HÀNG A Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán NGÂN HÀNG B Ghi sổ ngày: Kế toán TP kế toán Khi nhập các thông tin về việc thanh toán cho Công ty Gang thép Thái Nguyên số tiền hàng còn nợ thông qua ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên, máy tính lập tức tự động cập nhật dữ liệu lên Nhật ký – Chứng từ số 2 – ghi có TK 112108 và sổ chi tiết tài khoản 112108 – Tiền gửi VNĐ-NH ĐT&PT TN. Mẫu 2.15: Nhật ký chứmg từ số 2 – Ghi có TK 112108 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a2-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112108 – Tiền gửi VNĐ-NH ĐT&PT TN Từ ngày 15/12/2008 đên ngày 15/12/2008 STT Ngày Nợ TK 3312 … … Cộng ps có … … … ... … … … 15/12/08 13.812.700.000 … … 13.812.700.000 … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 15 tháng 11 năm 2008 Lập ngày 15 tháng 11 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ 5: 10/12/2008, Tổng công ty nộp thuế GTGT phải nộp cho ngân sách nhà nước Quý III – 2008 là 3.127 triệu đồng bằng tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước, đã nhận được Giấy báo Nợ của Kho bạc Nhà nước số 14/12. Do Tổng công ty có mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước nên việc nộp lên Ngân sách Nhà nước được thực hiện bằng chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản Kho bạc Nhà nước. Kế toán ngân hàng nhận giấy báo Nợ của Kho bạc Nhà nước tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sử dụng sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào nhật ký chứng từ số 2 và sổ chi tiết tài khoản 112117 – Tiền gửi Việt Nam – Kho bạc Nhà nước. Mẫu 2.16: Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà uước bằng chuyển khoản Mẫu số C1-03/NS (Ban hành theo QĐ số 130/2003/QĐ-BTC ngày 18/8/2003 của Bộ trưởng BTC) GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG CHUYỂN KHOẢN Tên đối tượng nộp tiền: Tổng công ty Thép Việt Nam Mã số đối tượng nộp tiền: ………….. PHẦN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GHI Nợ TK Có TK Địa chỉ:……………………………………………………. Đề nghị Ngân hàng (KBNN) Trích tài khoản số 125803000255 Để nộp NSNN vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước Tp Hà Nội Cơ quan thông báo thu: Chi cục Thuế TP Hà Nội Mã số cơ quan thu: ................ Nội dung các khoản nộp ngân sách nhà nước (ghi theo thông báo thu): Kho bạc Nhà nước ghi STT Nội dung khoản nộp Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Mã nguồn Mã điều tiết Nộp thuế GTGT cho hàng bán trong quý III -2008 155A 03 01 16 02 3.127.000.000 Cộng 3.127.000.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Ba tỉ một trăm hai bảy triệu đồng. ĐỐI TƯỢNG NỘP KHO BẠC NHÀ NƯỚC Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kế toán trưởng (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu) (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu) Mẫu 2.17: Nhật ký chứng từ số 2 – Ghi có TK 112117 TỔNG CÔNG TY THÉP Mẫu S04a2-DN VIỆT NAM (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112117 – Tiền gửi Việt Nam – Kho bạc Nhà nước Từ ngày 10/12/2008 đên ngày 10/12/2008 STT Ngày Nợ TK 3331 … … Cộng ps có … … … ... … … … 10/12/08 3.127.000.000 … … 3.127.000.000 … … … … … … Cộng … … … … Đã ghi sổ cái, ngày 10 tháng 12 năm 2008 Lập ngày 10 tháng 12 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.18: Sổ chi tiết tài khoản – TK 112108 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 112108 – Tiền gửi Việt Nam-NH ĐT&PT TN Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 20.589.010.000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 15/12/08 GBN 21/12 CTGTTN – Cty Gang thép TN Thanh toán tiền hàng 3312 13.812.700.000 … … … … … … … 21/12/08 UNT 12/12 CTCPKKBT – Cty CP Kim khí Bắc Thái Thu hồi khoản đã trả hộ tiền hàng cho Cty Kim khí Bắc Thái 136203 TK 136203 – Phải thu nội bộ - Kim khí Bắc Thái 9.158.168.000 … … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 11.601.694.000 Tổng phát sinh có: 13.846.430.000 Số dư nợ cuối kỳ: 18.344.274.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Mẫu 2.19: Sổ chi tiết tài khoản – TK 112117 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 112117 – Tiền gửi Việt Nam-Kho bạc nhà nước Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 10.384.320.000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 10/12/08 GBN 14/12 KBNN – Kho bạc nhà nước Nộp thuế GTGT cho hàng bán trong quý III-2008 3331 3.127.000.000 ... … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 9.361.572.000 Tổng phát sinh có: 8.157.982.000 Số dư nợ cuối kỳ: 11.587.910.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) Mẫu 2.20 Sổ chi tiết tài khoản – TK 1121 TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM Mẫu S38-DN 91 Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1121– Tiền gửi Việt Nam Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 100.579.483.000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 10/12/08 GBN 14/12 KBNN – Kho bạc nhà nước Nộp thuế GTGT cho hàng bán trong quý III-2008 3331 3.127.000.000 … … … … … … … 12/12/08 GBN 17/12 NHCTVN – NH Công thương VN Thanh toán nghiệp vụ mua ngoại tệ của NH Công thương VN 112232 17.307.715 … … … … … … … 15/12/08 GBN 21/12 CTGTTN – Cty Gang thép TN Thanh toán tiền hàng 3312 13.812.700.000 … … … … … … … 21/12/08 UNT 12/12 CTCPKKBT – Cty CP Kim khí Bắc Thái Thu hồi khoản đã trả hộ tiền hàng cho Cty Kim khí Bắc Thái 136203 9.158.168.000 … … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 97.256.577.600 Tổng phát sinh có: 96.093.539.600 Số dư nợ cuối kỳ: 101.742.521.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Chữ ký, họ tên) (Chữ ký, họ tên) 2.3.3 Hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ Tổng công ty Thép Việt Nam là tổng công ty đi đầu trong ngành thép Việt Nam, bởi vậy, ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước, Tổng công ty còn mở rộng thị trường ra nước ngoài. Trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoạt động xuất nhập khẩu cũng chiếm một vai trò quan trọng giúp phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh của Tổng công ty trên thị trường trong và ngoài nước. Ngoài ra, với vai trò là công ty mẹ, Tổng công ty còn thực hiện nhiều hoạt động đầu tư, trong đó nhiều dự án đầu tư sử dụng ngoại tệ để giao dịch. Đối với những nghiệp vụ thanh toán đó, Tổng công ty chủ yếu sử dụng các dịch vụ của ngân hàng như mở L/C, séc bảo chi, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,… Các nghiệp vụ thanh toán này sử dụng ngoại tệ để thanh toán. Các ngoại tệ mà Tổng công ty sử dụng là đồng Đô-la Mỹ, đồng Yên Nhật, đồng EURO và đồng Nhân dân tệ. Để hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ, Tổng công ty áp dụng tỷ giá hạch toán. Cuối tháng, căn cứ vào tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước công bố để đánh giá lại giá trị ngoại tệ nắm giữ thông qua tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá. Ngoài ra, Tổng công ty còn sử dụng tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại để theo dõi ngoại tệ đang nắm giữ theo nguyên tệ. Định kỳ 3 ngày/lần, kế toán ngân hàng lập báo cáo diễn biế