Chuyên đề Hoàn thiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện bởi Kiểm toán nội bộ tại Công ty Hoá chất Mỏ Hà Nội

ác khoản phải thu thực sự là trọng yếu theo đánh giá của kiểm toán viên thì cần phải có dung lượng mẫu lớn hơn. - Số lượng các khoản phải thu. - Kết quả hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng và việc thực hiện các thủ tục phân tích. - Kết quả xác nhận của năm trước. Sau khi tiến hành chọn khách hàng để xác minh các khoản phải thu, kiểm toán viên có thể yêu cầu công ty khách hàng gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên hoặc do kiểm toán viên tự tiến hành. Hình thức thư xác nhận thông thường bao gồm hai loại là: Thư xác nhận loại tích cực (yêu cầu khách hàng trong trường hợp nào cũng gửi thư lại cho dù có sự thống nhất hay không về số liệu cần xác minh) và loại không tích cực (chỉ gửi thư trả lời trong trường hợp có sự chênh lệch về số liệu). Tuy nhiên trên thực tế thông thường kiểm toán viên hay sử dụng loại thứ nhất bởi cách này tuy có tốn kém và mất thời gian nhưng thể hiện rõ sự hợp tác hay bất hợp tác của khách hàng nợ. Thư xác nhận thường được gửi cận hoặc sau ngày lập báo cáo tài chính để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong trường hợp khách nợ không đáp ứng yêu cầu xác nhận (không nhận được thư trả lời sau hai hoặc ba lần gửi thư xác nhận) kiểm toán viên phải tiếp tục kiểm tra với các khoản thu tiền mặt sau đó đối chiếu số liệu trên sổ cái với hoá đơn bán hàng. - Các khoản phải thu được ghi sổ đầy đủ Với mục tiêu này, khi thực hiện việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát kết hợp với các thủ tục phân tích đã trình bày khi thực hiện việc kiểm toán tài khoản doanh thu và tài khoản tiền mặt đã góp phần khẳng định mục tiêu này... vì vậy, chúng ta có thể lướt qua mà không cần phải xem xét kỹ lưỡng. - Các khoản phải thu được ghi đúng kỳ Việc xem xét mục tiêu này cũng gắn liền với tính đúng kỳ của khoản doanh thu. Vì vậy, việc thực hiện mục tiêu này đã được đề cập kết hợp với việc kiểm toán các khoản doanh thu như đã trình bày ở trên. Thứ tư: Thực hiện thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản đối với khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi và việc xử lý các khoản phải thu không thu hồi được. Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi là những khoản giảm tài sản của doanh nghiệp (cụ thể là giảm khoản phải thu) mà theo ước tính của doanh nghiệp trong tương lai sẽ không thể thu hồi được. Còn các khoản không thu hồi được là những khoản khách hàng nợ song doanh nghiệp thực sự không có khả năng thu hồi mặc dù đã cố gắng đòi nợ. Thông thường với một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ lành mạnh thì việc quản lý chặt chẽ các khoản này thể hiện ở những mặt sau. - Lập bảng phân tích tuổi nợ, xem xét những khách hàng đã qua hạn mà chưa thanh toán, gửi thư thúc nợ, lập dự phòng phải thu khó đòi đồng thời phải điều tra nguyên nhân tại sao khách hàng không thể trả nợ được. - Với những khách hàng thật sự không có khả năng trả thì việc xoá sổ các khoản nợ đó phải được phê duyệt bởi những người có đầy đủ thẩm quyền, hoàn nhập dự phòng, tiến hành xoá nợ sau đó vẫn phải tiến hành theo dõi trên tài khoản 004 “Nợ phải thu khó đòi” để tiến hành tiếp tục đòi nợ. Sau khi thực hiện các thử nghiệm tuân thủ, kiểm toán viên có thể dùng các tỷ suất sau đây để tiến hành phân tích tính thích hợp của các khoản dự phòng nợ phải thu và việc xử lý các khoản không thu hồi được. Các thủ tục phân tích khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi Thủ tục phân tích Sai sót có thể xảy ra So sánh giữa chi phí về nợ không thu hồi được với số dư của tài khoản phải thu của năm nay và năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng So sánh các khoản phải thu phân tích theo từng nhóm tuổi của năm nay so với năm trước Tăng hay giảm mức dự phòng Khi kiểm toán các khoản này vấn đề quan tâm chính của kiểm toán viên là xem xét các mục tiêu sau: - Các khoản dự phòng nợ phải thu được tính toán và đá giá đúng đắn Bản chất của các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, được tính toán dựa trên những phán xét chủ quan của doanh nghiệp nên khó có thể có những nhận xét đúng đắn về giá trị của những khoản mục này. Tuy vậy kết quả của việc tính toán lại có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính như tổng tài sản, mức thuế lợi tức phải nộp. Để thực hiện việc kiểm tra chi tiết thông thường kiểm toán viên sẽ chọn mẫu một số khoản dự phòng của các khách hàng và đánh giá khả năng trả nợ của họ, kết hợp với tình hình thanh toán của các khách hàng này. - Các khoản xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi là có thật Gian lận dễ xảy ra đối với khoản này nhất là khả năng biển thủ tiền bằng cách xoá sổ các khoản nợ, mà trên thực tế khoản nợ đó đã thu được tiền. Thông qua việc phân tích và tìm hiểu các thủ tục kiểm soát được áp dụng kiểm toán viên quyết định số lượng mẫu chọn để tiến hành kiểm tra chi tiết. Với lượng mẫu chọn, kiểm toán viên phải xem xét sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, đối chiếu với bảng phân tích tuổi nợ của công ty để đánh giá khả năng không trả được nợ của các khoản phải thu mà công ty đã xoá nợ là có thật, đồng thời kết hợp xem xét việc phê chuẩn của việc xoá các khoản nợ đó, đối chiếu với số dư trên tài khoản 004. Trong quá trình thực hiện kiểm toán song song với việc thu thập và đánh giá bằng chứng, áp dụng các phép thử nghiệm kiểm toán viên cũng tiến hành ghi chép những công việc đã thực hiện vào sổ tay kiểm toán viên hoặc các giấy tờ làm việc để tiện cho việc kiểm tra lại các công việc, phát hiện ra những thiếu sót, tồn tại cần phải giải quyết, và phục vụ cho việc thực hiện đánh giá kết quả kiểm toán về sau này. Với các sai sót, chênh lệch được phát hiện trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp và đưa ra các bút toán điều chỉnh, có thể đề nghị khách hàng sửa chữa trước khi lập báo cáo tài chính. Mặt khác, với những nhược điểm, những vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà kiểm toán viên phát hiện sẽ được đưa vào thư quản lý với mục đích là tư vấn cho công ty khách hàng. Thứ năm: Thực nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản tài khoản tiền mặt. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp tiền mặt là một công cụ dùng để giao dịch do đặc tính gọn nhẹ, dễ vận chuyển và là một tài sản có giá trị nên dễ bị gian lận và biển thủ. Suy cho cùng thì việc ghi tăng hay giảm các khoản phải thu, doanh thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi là đều nhằm mục đích biển thủ công quỹ hay vì mục đích cầu lợi mà kết thúc quá trình đó là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được từ các hoạt động không chân chính đó. Kiểm toán viên phải đặc biệt quan tâm đến các khoản mục tiền mặt, tuy nhiên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt tại đơn vị không chỉ bao gồm các khoản tiền thu được từ các nghiệp vụ bán hàng mà nó còn bao gồm các khoản thu, chi liên quan đến các hoạt động tài chính khác. Chính vì thế mà khi tiến hành kiểm toán, thông thường chỉ xem xét tiền mặt trong mốt liên hệ với việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền mà không xem xét khoản mục tiền mặt trên tất cả các góc độ của hoạt động kinh doanh. Khi tiến hành các thử nghiệm tuân thủ và các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục tiền mặt trong mối liên hệ với chu trình bán hàng và thu tiền kiểm toán viên quan tâm đến các mục tiêu sau. - Các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế đã nhận được Kiểm toán viên lựa chọn một số nghiệp vụ thu tiền (thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn) ở nhật ký thu tiền mặt, sổ cái tài khoản 111, 112 để đối chiếu với các phiếu thu, bảng sao kê và giấy báo có. - Các khoản tiền thu đều được ghi sổ một cách đầy đủ Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu các chứng từ thu tiền với nhật ký quỹ đẻ phát hiện có trường hợp nào không được ghi sổ. Đặc biệt kiểm toán viên kết hợp giữa khảo sát khoản mục doanh thu để đói chiếu khoản tiền mặt thu được với doanh thu bán hàng. Ngoài ra kiểm toán viên đối chiếu thời điểm ghi nhận doanh thu ( đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay) Hoặc thời điểm thu tiền của khách hàng với thời điểm hạch toán tiền mặt vào sổ để phát hiện việc nhân viên lợi dụng tiền thu từ bàn hàng sử dụng vào các mục đích khác trong khoảng thời gian dài sau đó mới hạch toán ghi sổ. Việc xoá sổ các khoản phải thu cũng là một điều kiện thuận lợi dẫn đến việc mất mát tiền khi trên thực tế khoản tiền đó đã thu hồi được. Đây là một hành vi gian lận, kiểm toán viên có thể phát hiện bằng cách khảo sát các thủ tục về sử lý xoá sổ các khoản phải thu khó đòi. - Các khoản tiền mặt được tính toán và đánh giá đúng đắn Mục tiêu này thường được áp dụng cho các nghiệp vụ thu tiền phát sinh bằng ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý...Kiểm toán viên chọn mẫu các nghiệp vụ có số phát sinh lớn để đối chiếu tỷ giá tại thời điểm thu tiền ghi trên sổ kế toán với tỷ giá thực tế tại thời điểm đó do ngan hàng nhà nước công bố (nếu các đơn vị áp dụng tỷ giá thực tế ). Còn nếu đơn vị áp dụng tỷ giá hạch toán thì kiểm toán viên xem xét các nghiệp vụ thu ngoại tệ có được hạch toán đúng tỷ giá hay không, cuối niên độ có đánh giá lại số dư ngoại tệ không và đánh giá có đúng không. - Các khoản thu tiền mặt, tiền gửi đã được ghi chép và cộng dồn đúng đắn. Kiểm toán viên đối chiếu phiếu thu, giấy báo có với các bút toán trên sổ nhật ký tiền mặt, sổ các tài khoản tiền mặt, sổ chi tiết các khoản phải thu. 3.3.3- Kết thúc kiểm toán Theo chuẩn mực số 430 của chuẩn mực kiểm toán nội bộ thì sau khi thực hiện kiểm toán “ Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán của mình”. Hai nội dung chính trong giai đoạn này là: Đánh giá trao đổi với đơn vị được kiểm toán . Lập Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính. Đánh giá và trao đổi với đơn vị được kiểm toán Theo chuẩn mực số 430.02: “Kiểm toán viên nội bộ cần thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng bằng văn bản". Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp kiểm toán viên nội bộ áp dụng thủ tục phân tích để đánh giá tính đồng bộ và xác thực của các thông tin tài chính thu thập được. Với thủ tục này kiểm toán viên nội bộ khẳng định tính đúng đắn của thông tin và những bộ phận cần phải thu thập thêm bằng chứng kiểm toán để giảm thiểu rủi ro phát hiện. Kiểm toán viên nội bộ sẽ tập hợp các bằng chứng kiểm toán và đánh giá sự đầy đủ, hiệu lực của nó. Kết quả kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền được đánh giá trên các khía cạnh chủ yếu sau: - Việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền của đơn vị phù hợp với thông lệ, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành. - Quá trình bán hàng và thu tiền được thực hiện phù hợp với các quy định hiện hành của luật pháp. - Toàn bộ chu trình bán hàng và thu tiền của đơn vị nhất quán với sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà kiểm toán viên nội bộ đã thu thập được. - Các thông tin về chu trình bán hàng và thu tiền thể hiện đúng những vấn đề trọng yếu và bảo đảm trung thực, hợp lý. Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán cùng với kết quả kiểm toán các chu trình khác được Kiểm toán viên nội bộ tổng hợp và tiến hành lập báo cáo kiểm toán. b- Báo cáo Kiểm toán nội bộ về kiểm toán báo cáo tài chính Báo cáo kiểm toán nội bộ là văn bản chính thức của kiểm toán viên nội bộ trình bày về kết quả cuộc kiểm toán và kiến nghị của kiểm toán viên nội bộ (nếu cần) để truyền đạt tới các bộ phận liên quan trong đơn vị. Theo Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ: - Báo cáo kiểm toán cần khách quan, rõ ràng, xúc tích, có tính xây dựng kịp thời. - Báo cáo phải trình bày mục đích, phạm vi và kết quả của cuộc kiểm toán. Khi thích hợp, báo cáo kiểm toán cần nêu ý kiến của kiểm toán viên nội bộ. - Báo cáo có thể đưa ra kiến nghị về các cải tiến có khả năng thực hiện và thừa nhận các thành quả hoặc các sửa đổi thoả đáng. - Quan điểm của đối tượng kiểm toán về các kết luận và kiến nghị có thể được đưa vào báo cáo kiểm toán. - Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ hoặc người được uỷ quyền phải rà soát lại và phê chuẩn Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành và quyết định gửi báo cáo cho ai. Nội dung Báo cáo kiểm toán nội bộ bao gồm: * Tiêu đề; * Địa chỉ gửi báo cáo; * Xác định đối tượng kiểm toán; * Xác định nội dung công việc kiểm toán; * ý kiến nhận xét và kiến nghị của Kiểm toán viên nội bộ; * Ký tên; * Ngày ký báo cáo. 3.3.4- Theo dõi sau kiểm toán Bất kỳ công việc nào muốn thành công đều cần có sự theo dõi liên tục cho tới khi có kết quả. Công việc kiểm toán chỉ hữu ích nếu quá trình theo dõi sau kiểm toán cũng được thực hiện tốt. Chuẩn mực số 440 của Chuẩn mực Kiểm toán nội bộ quy định: “ Kiểm toán viên nội bộ phải quyết định rằng các hoạt động sửa chữa đã thực hiện và đạt kết quả cần thiết, hoặc người quản lý cấp cao hay Hội đồng quản trị đã dự tính, về rủi ro không thực hiện những biện pháp sửa chữa đối với các phát hiện kiểm toán đã báo cáo". Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán các Kiểm toán viên nội bộ phải tiến hành theo dõi để đảm bảo rằng các kiến nghị được thực hiện sau khi công bố báo cáo kiểm toán. Phần hai Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ tại công ty hoá chất mỏ I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1- Lịch sử hình thành Công ty Hoá chất Mỏ có trụ sở chính của đặt tại tổ 27 phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân - Hà Nội. Khi mới thành lập Công ty có 7 phòng ban và 6 đơn vị trực thuộc. Ngành Hoá chất Mỏ ra đời vào đúng thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, lúc đầu chỉ là kho chứa vật liệu nổ (VLN) đặt tại Hữu Lũng (Lạng Sơn) chủ yếu là để tiếp nhận VLN công nghiệp nổ của Liên Xô (cũ), Trung Quốc và các nước Đông Âu phục vụ cho ngành than và các ngành kinh tế Quốc dân. Sau Miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, nhu cầu VLN phục vụ công cuộc khôi phục và xây dưng đất nước một ngày gia tăng. Năm 1976 ngành Hoá chất Mỏ đã dần được tổ chức lại. Cơ sở vật chất kỹ thuật được tăng cường để đưa VLN đến nơi cần sử dụng. Xí nghiệp Hoá chất Mỏ thuộc Công ty Xuất nhập khẩu Than và cung ứng vật tư (COALIMEX) được thành lập. Từ đó, liên tiếp thành lập các chi nhánh Hoá chất Mỏ trên mọi miền đất nước để sản xuất, cung ứng vật liệu nổ (VLN). Trước yêu cầu sử dụng và quản lý VLN công nghiệp ngày càng cao. Được sự đồng ý của Chính phủ, Bộ Năng Lượng (Bộ Công Nghiệp) ra quyết định 204 NL/TCCB - LĐ ngày 1/4/1995 thành lập Công ty Hoá chất Mỏ thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam, ngành Hoá chất Mỏ mới thực sự trở thành doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập. Sự kiện này đánh dấu bước trưởng thành của ngành Hoá chất Mỏ. Đồng thời cũng thể hiện sự quan tâm chăm lo của Nhà nước và lãnh đạo Tổng Công ty Than Việt Nam trong việc xây dựng ngành Hoá chất Mỏ đảm bảo đáp ứng nhu cầu bức xúc tăng nhanh sản lượng sản xuất và cung ứng VLN cho sự phát triền của ngành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung. 2- Quá trình phát triển Từ 7 phòng ban, 6 đơn vị trực thuộc đến nay Công ty Hoá chất Mỏ đẫ có 9 phòng ban và 18 Xí nghiệp, chi nhánh ở khắp miền trong cả nước. Sản phẩm chính của Công ty là thuốc nổ: sản xuất, phối chế, thử nghiệm, đóng gói, bảo quản và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp. Bên cạnh đó còn kinh doanh nhiều mặt hàng, dịch vụ khác như: Vận tải, may mặc, dịch vụ cung ứng xăng dầu, vật tư khác... Việc mở rộng ngành nghề kinh doanh giúp Công ty tạo thêm nhiều việc làm cho công nhân, nâng cao thu nhập, chất lượng, số lượng lao động cũng được cải thiện. Số lượng lao động được tuyển dụng hàng năm, chất lương lao động được nâng lên đáng kể từ 1598 người năm 1998 đến 1643 người năm 1999, 1695 người năm 2000. Trong đó nhân viên quản lý 186 người, nhân viên sản xuất 1509 người. 3- Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Hoá chất Mỏ là một doanh nghiệp Nhà nước, được nhà nước và Tổng Công ty Than Việt Nam giao vốn, đất đai để hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty có nhiệm vụ: - Sản xuất, phối chế, thử nghiệm, đóng gói, bảo quản, cung ứng vật liệu nổ; - Xuất nhập khẩu thuốc nổ, nguyên liệu hoá chất để sản xuất vật liệu nổ; - Dịch vụ nổ mìn cho các đơn vị trong cả nước; - Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy và bao bì VLN, giấy sinh hoạt; - Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư hàng hoá khác; - Sản xuất than sinh hoạt, vật liệu vật liệu xây dựng; - May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu; - Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ; - Kinh doanh dịch vụ ăn nghỉ cho khách; - Kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng và làm uỷ thác tiếp nhận vận chuyển cho các đối tượng có nhu cầu; 4- Đặc điểm về máy móc thiết bị 4.1- Thiết bị sản xuất thuốc nổ Công ty có dây chuyền sản xuất thuốc nổ - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO với hệ thống thiết bị sản xuất tĩnh có công xuất 18000 tấn / năm; - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ lộ thiên ZECNÔ với công suất 4200 tấn/ năm; - Dây chuyền sản xuất thuốc nổ ANFO chịu nước. 4.2- Phương tiện vận tải Công ty có hệ thống các phương tiện vận tải đường bộ, đường thuỷ và đường biển chuyên dụng được thiết kế và trang bị các phương tiện, dụng cụ phòng chống cháy nổ theo đúng quy định, quy phạm vận chuyển vật liệu nổ công nghiệp với tổng số 2883 tấn. Phương tiện vận tải gồm 90 xe ô tô trọng tải từ 1,5 đến 12 tấn, 4 tàu đi biển, 1tàu phà sông biển, 2 tàu tự hành sông loại 100 tấn, 3 đầu kéo và 6 xà lan, 26 xe chỉ huy điều hành, 5 xe FORD chuyên phục vụ khoan nổ mìn. 4.3- Hệ thống kho chứa vật liệu nổ công nghiệp Công ty có một hệ thống chứa vật liệu nổ công nghiệp (Bao gồm cả kho chìm và kho nổi) ở khắp 3 miền cả nước với tổng số 63 nhà kho chứa 6000 tấn thuốc nổ. Các số liệu trên cho thấy Công ty Hoá chất Mỏ có một hệ thống các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, nhà xưởng lớn, đồ sộ cho thấy năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty rất lớn. 5- Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu để sản xuất thuốc nổ một phần Công ty khai thác từ các mỏ và sản xuất tại chỗ như ở Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ và cảng Bạch Thái Bưởi. Một phần nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng năm Công ty nhập khẩu nguyên liệu Nitơrat Amôn với một khối lương lớn: như năm 2000 đã nhập 6918,5 tấn Nitơrat Amôn trị giá 1.538.690 USD. Nhà cung ứng chính của Công ty là các nhà cung ứng Trung Quốc, úc.. Do phải nhập nguyên liệu và một số lương thuốc nổ lớn nên công tác quản lý được giao cho văn phòng Công ty đảm nhận và trách nhiệm, nhiệm vụ này giao cho phòng thương mại. II- Quy trình công nghệ sản xuất thuốc nổ Công ty Hoá chất mỏ tổ chức sản xuất 4 loại thuốc nổ: ANFO thường, ANFO chịu nước, thuốc nổ an toàn hâm lò AH1, thuốc nổ ZECNÔ. Mỗi loại thuốc nổ đều được sản xuất theo quy trình công nghệ và trên dây truyền sản xuất khác nhau. Tuy nhiên các loại thuốc nổ trên đều theo một quy trình công nghệ chung sau: Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ thuốc nổ Công đoạn tháo sản phẩm cho vào bao bì Công đoạn phối trộn Chuẩn bị: Nguyên vật liệu Bao bì, đóng gói Máy móc, thiết bị Đóng gói Nhập kho bảo quản Kiểm tra chất lượng 1- Thị trường tiêu thụ 1.1- Sản phẩm Công ty Hoá chất Mỏ từ năm 1995 đã đăng ký và được Nhà nước và Tổng công ty Than Việt Nam giao nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh về thuốc nổ công nghiệp. Ngoài ra còn kinh doanh về vận tải, dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ, đại lý vận tải biển. Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy, bao bì. Hàng may mặc bảo hộ lao động. Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư khác. Xây lắp dân dụng, sửa chữa ô tô, tư vấn thiết kế mỏ. Dịch vụ khoan đất đá, dịch vụ nổ mìn. Thi công xây dựng và khai thác mỏ. Tuy kinh doanh đa dạng các ngành nghề nhưng sản xuất và cung ứng thuốc nổ công nghiệp vẫn là mặt hàng chính chủ chốt của Công ty. 1.2- Tiêu thụ Vật liệu nổ công nghiệp sản xuất ra một sản phẩm để phục vụ cung ứng cho sản xuất than và cho các nhà máy quốc phòng. Đây là khách hàng quen thuộc, tuy vậy việc sản xuất thuốc nổ lại phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng hàng năm của các đơn vị này. Bên cạnh đó việc sản xuất thuốc nổ phục vụ nhu cầu thị trường. Đó là công trình xây dựng cầu đường, xây dựng cỏ sở hạ tầng... Năm 2000 Công ty đã thâm nhập được vào thị trường mới như đường Hồ Chí Minh, khu Công nghiệp Dung Quất, đèo Hải Vân...Kí được hợp đồng với Công ty Pantaocean Nhật Bản cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho công trình cảng Cái Lân...kí được với 566 khách hàng với sản lượng 19.031 tấn. Tuy nhiên công tác marketing ở Công ty Hoá chất Mỏ chưa được làm tốt. Công tác nghiên cứu thị trường ở các Xí nghiệp, chi nhánh hoạt động chưa có hiệu quả, chưa nắm được nhu cầu khách hàng và chưa chủ động trong việc tìm thị trường mới. Đánh giá khái quát khả năng và xu hướng phát triển của Công ty Hoá chất Mỏ Biểu1: Bảng tổng hợp tình hình SXKD các năm 1999-2000-2001 Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 I Chỉ tiêu sản lượng 1 Cung ứng thuốc nổ Tấn 16340 11960 16854 2 Sản xuất thuốc nổ Tấn 7566 4870 7500 II Chỉ tiêu giá trị 1 Doanh thu Tỷ đồng 301 227 350 a Cung ứng vật liệu nổ Tỷ đồng 248 175.2 286.6 b Sản xuất khác Tỷ đồng 53 51.8 63.4 2 Giá trị sản xuất VLN Tỷ đồng 50 33.6 56.7 3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 3.86 6.34 7 4 Lãi Triệu đồng 528 230 687 III Lao động- Tiền lương 1 Tổng quỹ lương Triệu đồng 19230 13887 24000 2 Tổng số lao động Người 1589 1643 1695 3 Thu nhập bình quân Nghìn đồng/tháng 975 728 1180 Nhìn vào biểu 1 qua 3 năm thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất Mỏ. Về sản lượng: Hàng năm chỉ sản xuất được một lượng xấp xỉ một mức cho cung ứng. Số còn lại Công ty phải nhập khẩu. Doanh thu từ sản xuất kinh doanh của Công ty Hoá chất Mỏ qua các năm, ngân sách nộp đầy đủ. Tuy nhiên nhìn vào biểu đồ ta cũng thấy năm 2000 Công ty có sa sút trong sản xuất kinh doanh, kém hiệu quả so với năm 1999. Nguyên nhân do biến động của thị trường và các cuộc khủng hoảng kinh tế của khu vực. Nhưng đến năm 2001 việc sản xuất kinh doanh của Công ty lại tăng lên, có hiệu qủa. 3- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty Hoá chất Mỏ Hiện nay, Công ty Hoá chất Mỏ đang tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng phù hợp với một quy mô sản xuất lớn, địa bàn hoạt động rộng, điều kiện quản lý hiện đại, liên kết đa phương nhiều chiều. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Hoá chất Mỏ bao gồm ban Giám đốc và 9 phòng ban cơ cấu này được thể hiện trên sơ đồ 2. Đứng đầu là Giám đốc Công ty, sau đó là 4 phó Giám đốc. * Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung trước Nhà nước, trước cấp trên, trước pháp luật và trước tập thể công nhân viên chức trong Công ty về mọi hoạt động của Công ty. Đảm bảo việc chỉ huy điều hành thống nhất có hiệu quả trong toàn Công ty. Trực tiếp phụ trách công tác: Công tác thi đua khen thưởng; Công tác sản xuất kinh doanh; Công tác tổ chức nhân sự; Công tác thương mại: Xuất nhập khẩu vận tải hàng hoá vật liệu nổ quá cảnh; Công tác đầu tư và hợp tác liên doanh sản xuất về kinh doanh với nước ngoài; Công tác tổ chức; Chủ tịch hội đồng các đoàn thể thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty, hội đồng lương và hội đồng giá Công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách phòng tổ chức nhân sự Công ty. * Phó giám đốc thứ nhất: Phụ trách chỉ đạo công tác sản xuất bao gồm - Công tác kế hoạch quý, tháng; Chỉ đạo tác nghiệp sản xuất; Chỉ đạo công tác thị trường; Chỉ đạo kinh doanh đa ngành (Vật tư thiết bị); Trực tiếp chỉ đao phòng Thương mại, phòng Kỹ thuật và chỉ huy sản xuất. * Phó giám đốc thứ hai: Có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện về các mặt công tác sau: Công tác kế toán, thống kê và hạch toán; Công tác lao động và tiền lương; Công tác kiểm toán; Trực tiếp phụ trách phòng Thống kê - kế toán - tài chính. * Phó giám đốc thứ ba: Chỉ đạo công tác đời sống Công tác y tế, hành chính, chăm sóc sức khoẻ, đời sống vật chất, tinh thần và xã hội cho cán bộ công nhân viên; Công tác bảo vệ và tự vệ; Chủ tịch hội đồng câu lạc bộ Công ty; Thủ trưởng cơ quan; Trực tiếp phụ trách phòng Thanh tra - bảo vệ - pháp chế * Phó giám đốc thứ tư: Giúp Giám đốc chỉ đạo công tác kỹ thuật an toàn và đầu tư trực tiếp chỉ đạo Công tác kỹ thuật; Công tác an toàn; Công tác thử nghiệm vật liệu nổ; Dịch vụ khoan nổ mìn; Công tác đảo tạo công nhân kỹ thuật; Công tác quản lý và định mức vật tư thiết bị; Công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản; Chủ tịch hội đồng khoa học kỹ thuật Công ty và hội đồng nâng bậc công nhân kỹ thuật Công ty ; Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật an toàn, phòng thiết kế và đầu tư. * Văn phòng Công ty Văn phòng Công ty là một bô phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp việc Giám đốc Công ty về các mặt công tác: Công tác hành chính; Công tác tổng hợp; Công tác đối ngoại; Công tác thi đua - tuyên truyền - quảng cáo; Công tác văn hoá thể thao; Công tác quản trị đời sống. * Phòng Tổ chức nhân sự: Phòng tổ chức nhân sự được phân nhiệm vụ chức năng tham mưu, trợ lý Giám đốc Công ty về các mặt công tác sau: Công tác tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý; Công tác quản lý nhân sự; Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên; Công tác chế độ và chính sách; Công tác y tế - chăm sóc sức khoẻ công nhân viên. * Phòng Kế hoạch và chỉ huy sản xuất Phòng này có chức năng nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ Giám đốc Công ty các mặt công tác: Quản lý và chỉ đạo công tác kế hoạch hoá của toàn Công ty; Công tác dự