Chuyên đề Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng, thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam thực hiện

CỦA CÔNG TY B Công ty B Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch Trả trước người bán (dư Nợ) 130.705.155 2.856.064.890 2.725.359.735 Phải trả người bán (dư Có) 2.876.616.935 1.102.163.171 -1.774.453.764 Theo số liệu thống kê ở bảng trên ta thấy: số dư cuối năm 2007 tài khoản trả trước cho người bán tăng so với năm 2006 khá nhiều. Nhưng số dư phải trả người bán lại có xu hướng giảm đi. Vậy khoản công nợ của công ty B cũng giảm. Cụ thể khoản trả trước cho người bán tăng 2.725.359.735đ so với năm trước. Khoản phải trả người bán giảm 1.774.453.764đ. Ngoài việc so sánh số dư các tài khoản của năm nay so với năm trước (phân tích ngang) KTV còn thực hiện các thủ tục phân tích dọc bằng các nhóm tỷ suất về khả năng thanh toán của hai công ty A và B cụ thể như sau : Bảng 2.3 :PHÂN TÍCH TỶ SUẤT KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA CÔNG TY A, Chỉ tiêu Công ty A Công ty B Năm 2006 Năm 2007 Năm 2006 Năm 2007 Khả năng TT nhanh 1,31 lần 1,52 lần 0,45 lần 1,08 lần Khả năng TT hiện hành 1,13 lần 1,91 lần 1,18 lần 1,02 lần Khả năng TT tiền mặt 0,4 lần 0,75 lần 0,43 lần 0,26 lần Qua số liệu như đã phân tích ở bảng trên ta nhận thấy nhóm tỷ suất khả năng thanh toán của hai công ty là khác nhau.Cụ thể ở công A giảm còn công ty B tăng nhung nói chung tỷ suất thanh toán hiện hành ở cả hai công ty đều lớn hơn 1 chứng tỏ tình hình tài chính của hai công ty khá tốt, công ty có đủ tài sản để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn.Nhưng KTV cũng không đi sâu vào phân tích các tỷ suất do không có số liệu thống kê của cả ngành ở cả hai công ty.Chính vì vậy không giải thích được sự biến động của các khoản nợ ngắn hạn ở các năm. 2.2.5.Xác định mức độ trọng yếu. Căn cứ vào những thông tin thu thập được trong quá trình tìm hiểu khách hàng cũng như tìm hiểu hệ thống KSNB, KTV phân tích và đánh giá mức độ trọng yếu cho các khoản mục phải trả người bán ở cả hai công ty. Việc xác định mức độ trọng yếu là một vấn đề phức tạp yêu cầu sự xét đoán mang tính nghề nghiệp của KTV. Cụ thể với khách hàng A mức độ trọng yếu được phân bổ như ở bảng sau : Bảng 2.4 :CÁC CHỈ TIÊU CHỦ YẾU ĐỂ ƯỚC LƯỢNG MỨC ĐỘ TRỌNG YẾU CỦA CÔNG TY A Đơn vị :VNĐ Chỉ tiêu Số liệu năm 2007 Mức trọng yếu Tỷ lệ % Số tiền Min Max Min Max LN trước thuế 4.993.311.790 4,00 8,00 199.732.472 399.464.943 Doanh thu 393.393.476.979 0,40 0,80 1.573.573.908 3.147.147.815 Tài sản dài hạn 48.480.535.243 1,50 2,60 727.208.029 1.260.493.916 Nợ ngắn hạn 142.420.068.866 1,50 2,00 2.136.301.032 2.848.401.376 Tổng tài sản 217.211.543.132 0,80 1,00 1.737.692.345 2.172.115.431 Sau đó KTV tiến hành phân bổ mức độ trọng yếu cho các khoản mục theo bảng sau : Bảng 2.5 :PHÂN BỔ MỨC TRỌNG YẾU CHO CÁC KHOẢN MỤC Ở CÔNG TY A Đơn vị : VNĐ STT Khoản mục Hệ số phân bổ Sai số có thể chấp nhận được (thừa hoặc thiếu) 1 Tiền 1 3.005.186 2 Các khoản phải thu 3 6.732.412 3 Hàng tồn kho 2 2.959.261 4 Tài sản dài hạn 2 86.912.468 5 TSNH khác 2 21.573 6 Nợ ngắn hạn 3 14.195.524 7 Nợ dài hạn 1 487.228 8 Ước lượng mức độ trọng yếu 114.313.652 Dựa vào mức trọng yếu đã xác định được của khoản mục nợ ngắn hạn và hệ số phân bổ, KTV đã xác định mức trọng yếu đối với khoản phải trả người bán là :9.716.660đ. Dựa vào số liệu đó KTV thấy khoản phải trả người bán sau khi đã kiểm toán mà có sai sót lớn hơn hoặc nhỏ hơn 9,176.660đ thì được coi là trọng yếu và yêu cầu công ty khách hàng phải đưa ra điều chỉnh hợp lý. Xác định tương tự như ở công ty A, kết quả ước lượng mức trọng yếu ban đầu tại công ty B là 1.826.451đ. Như vậy tại công ty B nếu sau khi kiểm toán phát hiện ra chênh lệch lớn hơn hoặc nhỏ hơn 1.826.451đ cũng bị coi là trọng yếu và cần điều chỉnh kịp thời. 2.2.6. Đánh giá rủi ro kiểm toán. Để đánh giá rủi ro kiểm toán, KTV thực hiện đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng. Có 6 rủi ro tiềm tàng bao gồm các sai sót tiềm tàng liên quan đến các giao dịch (tính đầy đủ, tính hợp lệ, tính ghi chép, tính đúng kỳ) và các sai sót tiềm tàng liên quan đến việc lập các BCTC (đánh giá, trình bày). Qua tìm hiểu hoạt động kinh doanh, tìm hiểu hệ thống KSNB và thực hiện phân tich sơ bộ tại cả hai công ty A và B, KTV đã nhận định các sai sót tiềm tàng đều có thể xảy ra đối với các mục tiêu kiểm toán đặc thù đã được xác định cho chu trình này. Các rủi ro chi tiết đã được xác định liên quan đến tài khoản này cần được chỉ ra thông qua việc thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết được tóm tắt dưới đây. Ngoài ra khi KTV lập kế hoạch dựa trên các hoạt động kiểm soát nhằm giảm bớt rủi ro được xác định cụ thể và thực hiện kiểm tra chi tiết ở mức độ cơ bản, chúng ta cần phải chắc chắn rằng các thủ tục kiểm soát đó đã được kiểm tra và kết luận trước khi thực hiện kiểm tra chi tiết. Dưới đây sẽ là các thông tin đã được soát xét và tổng hợp nhằm đảm bảo rằng kế hoạch kiểm toán chỉ ra được các rủi ro (không bao gồm số liệu): Bảng 2.6 : ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN Rủi ro chi tiết Sai sót tiềm tàng Soát xét Thủ tục kiểm toán các khoản trọng yếu Xem xét việc sử dụng ý kiến chuyên gia Kết luận 2.2.7. Thiết kế chương trình kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Tại công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) chương trình kiểm toán được thiết kế sẵn cho từng khoản mục như : đánh giá HTKT và KSNB, Tiền, HTK, Các khoản phải thu; Các khoản phải trả; Doanh thu; Giá vốn hàng bán; Nguồn vốn kinh doanh; Chi phí sản xuất; Chi phí hoạt động…tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng khách hàng mà các KTV áp dụng linh hoạt chương trình kiểm toán một cách phù hợp nhất khi thực hiện công việc kiểm toán tại công ty khách hàng. Kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là các dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện. Kế hoạch kiểm toán nói chung bao gồm :thiết kế các thủ tục kiểm soát, thiết kế các thủ tục phân tích và thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết. Các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với việc mua hàng và thanh toán liên quan đến kiểm toán chu trình hàng tồn kho và kiểm toán vốn ằng tiền vì vậy việc thiết kế các thủ tục kiểm toán chi tiết chỉ bao gồm nội dung nợ phải trả nhà cung cấp. Bảng 2.7 :CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TRA TỔNG THỂ Các tài khoản, khoản mục Phương pháp kiểm toán Thủ tục kiểm toán Tiền Chọn mẫu Phân tích Các khoản phải thu Chọn mẫu Phân tích Hàng tồn kho Chọn mẫu Đối chiếu công nợ Tài sản ngắn hạn khác Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Các khoản phải trả Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Thuế Chọn mẫu Kiểm tra chi tiết Nguồn vốn, quỹ Chọn mẫu Kiểm tra chi tíêt Sau khi tiến hành các bước công việc trên thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành soạn thảo chương trình kiểm tra chi tiết. Và thực tế tại công ty đã có chương trình mẫu. Chương trình kiểm toán mẫu có thể được sử dụng để hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết tài khoản này, KTV tiến hành điều chỉnh kế hoạch kiểm toán theo những thông tin mới thu thập được. Theo đó các thủ tục kiểm tra chi tiết của chương trình kiểm toán mẫu đối với phần hành này sẽ được bổ sung những thủ tục mới cần thiết (do KTV tự thiết kế) hoặc bỏ lại những thủ tục không cần thiết. Sau đây sẽ là chương trình kiểm toán phải trả nhà cung cấp : Khách hàng Người lập Ngày : Năm tài chính Người soát xét Ngày : Chương trình kiểm toán tài khoản phải trả người bán Lưu ý: Tất cả các công việc kiểm toán được thực hiện phải thể hiện rõ các nội dung sau : 1.Mục tiêu công việc đã thực hiện. 2.Các công việc được thực hiện đã nằm trong kế hoạch kiểm toán và phương pháp kiểm toán được chọn để kiểm toán. 3.Kết quả công việc kiểm toán. 4.Kết luận. Mục tiêu :Xem xét các cơ sở dẫn liệu liên quan đến tính đầy đủ, tính hiện hữu, tính chính xác và tính trình bày, cụ thể là : xác định rằng tất cả các khoản phải trả đã được ghi chép đầy đủ, thể hiện đầy đủ tính pháp lý, thuộc về công ty, các khoản phải trả được phản ánh theo chính sách kế toán của công ty trên cơ sở nhất quán và những chính sách này tuân thủ các chuẩn mực kế toán. Giá trị hàng hoá, tài sản, chi phí mua hàng thấp hơn thực tế. + Tính đầy đủ: hàng hoá, tài sản đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí nhưng chưa ghi vào khoản phải trả. + Ghi chép: giá trị hàng mua, chi phí ghi sổ thấp hơn thực tế. + Tính đúng kì:hàng hoá hoặc tài sản đã nhận được hoặc đã phát sinh trong kì này nhưng ghi nợ trong kì sau. Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn thực tế + Tính hiện hữu: ghi giảm khoản phải trả, hàng chưa trả lại. + Ghi chép: ghi giảm khoản phải trả cao hơn thực tế. + Tính đúng kì:hàng trả lại kỳ sau ghi giảm khoản phải trả trong kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế + Tính hiện hữu: ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. + Ghi chép: ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. + Tính đúng kỳ: trả tiền thanh toán kỳ sau ghi sổ thanh toán kỳ này. Số dư khoản phải trả người bán + Phản ánh giá trị: số dư khoản phải trả người bán không được phản ánh đúng. + Trình bày số dư phải trả người bán không hợp lý. Bảng 2.8: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN STT Thủ tục kiểm toán Người thực hiện Tham chiếu I Kiểm tra hệ thống kiểm soát 1 Kiểm tra đánh giá hệ thống KSNB ( các quy định) của công ty đối với các khoản phải trả người bán 2 Kiểm tra phương pháp hạch toán và công nhận khoản phải trả người bán 3 Xem xét tính chất hợp lý và hợp pháp của các khoản vay về hình thức, thời hạn thanh toán đối với gốc và lãi II Phân tích soát xét 1 Xác định tỉ trọng các khoản phải trả ngắn hạn vơi tổng số công nợ phải trả 2 Phân tích tuổi nợ của từng khoản nợ để có kế hoạch trả nợ 3 Phân tích tỷ suất khả năng thanh toán chung và khả năng thanh toán nhanh III Kiểm tra chi tiết đói với mua hàng và chi phí mua hàng 1 Đối chiếu số dư đầu năm, tổng phát sinh và số dư cuối năm trên BCĐKT, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL 2 Kiểm tra tính đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng 3 Kiểm tra tính đúng kỳ của nghiệp vụ mua hàng: chọn ra một số nghiệp vụ nua hàng trong 5 đến 10 ngày trước hoặc sau ngày khoá sổ kế toán để kiểm tra việc chia cắt niên độ có phù hợp không : Soát xét phiếu nhập, hoá đơn mua trước và sau ngày khoá sổ để kiểm soát đối với “hàng trong kho” và “hàng không ở trong kho” Đối chiếu lô hàng nhập cuối cùng vơi tài khoản phải trả thương mại và số hàng tồn kho. IV Kết luận 1 Hoàn thiện giấy tờ làm việc và giải quyết những vấn đề còn tồn tại 2 Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý 3 Lập bảng tổng hợp nhận xét cho các khoản mục thực hiện 2.3.Thực hiện kiểm toán. Sau khi đã lập kế hoạch kiểm toán chi tiết như ở trên, công ty tiến hành thực hiện các bước công việc theo đúng các thủ tục đã đưa ra.Sau đây sẽ là việc thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại hai công ty A và B. Trước khi thực hiện kiểm toán KTV thực hiện thủ tục phân tích chung cho cả hai công ty A và B như sau: - Dựa vào bảng về biến động số dư TK 331 của cả hai công ty A và B đã được các KTV phân tích ở bước lập kế hoạch kiểm toán ta thấy: tại hai công ty A và B số dư năm 2007 giảm so với năm 2006 cho thấy công nợ của hai công ty này đã giảm và tình hình tài chính của công ty là khả quan hơn. - Trong quá trình xem xét chủng loại hàng mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, KTV nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn và bán hàng thường xuyên hoàn toàn có thể cung cấp với số lượng không hạn chế, chất lượng tốt và giá cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của các nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này không có hiựp đồng mua bán, KTV nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống. KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp này. Trên đây là một số thủ tục phân tích mà KTV của Công ty AVA áp dụng trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại cả hai công A và B, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng. 2.3.1.Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do AVA thực hiện tại công ty A. Công ty A là công ty chuyên về hoạt động sản xuất kinh doanh nên các khoản công nợ chiếm tỷ trọng lớn trong đó có các khoản phải trả nhà cung cấp. KTV tại AVA thực hiện kiểm toán các khoản công nợ theo đúng các chương trình kiểm toán mẫu phù hợp với chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam cũng như các quy định đã được áp dụng. Để tiến hành kiểm toán KTV yêu cầu kế toán cung cấp các thông tin cụ thể sau : Các BCTC của năm 2007 Bảng tổng hợp thanh toán với người bán Các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Bảng kê số phát sinh tài khoản phải trả người bán Sổ nhật ký mua hàng, báo cáo nhận hàng. Sổ cái tài khoản phải trả người bán, tài khoản hàng tồn kho. Biên bản đối chiếu công nợ. Báo cáo kiểm toán năm trước. Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền mặt. Các chứng từ và tài liệu liên quan khác… Các kết quả kiểm toán được trình bày trên giấy tờ làm việc của KTV như sau : 2.3.1.1.Kiểm toán tổng hợp khoản phải trả người bán. Sau đây sẽ là bảng tổng hợp về khoản phải trả người bán đã được kiểm tra đối chiếu và tổng hợp lại từ số liệu trên bảng kê số phát sinh phải trả người bán với số liệu trên BCTC và phản ánh trên giấy tờ làm việc của KTV tại AVA như sau : Biểu 2.1: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên khách hàng :Công ty A....................................................Niên độ : 2007.............................................................Khoản mục : phải trả người bán........................................Bước công việc : Tổng hợp phải trả ngưòi bán (TK 331)....... Tham chiếu : N1/1………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Mã KH Tên KH 31/12/2006 31/12/2007 Ghi chú Dư Nợ Dư Có NMBB015 Anh Việt - 351.300 (*) NMBB078 Công ty cổ phần nồi hơi Việt Nam - 17.681.000 ü NMBB104 Công ty cổ phần thương mại vận tải Hà Lào - 723.237.200 ü NMBB066 Công ty TNHH môi trường đô thị Thăng Long - 20.000.000 (*) NMBB024 Công ty TNHH Trường Nam - 5.829.832 ü NMBB009 Công ty vận chuyển Hải Phòng - 2.230.000 ü NMBB004 Công ty xây lắp Bắc Sơn - 2.220.300 ü NMBM050 HTX Toàn Thắng - 9.896.579 NMBC013 Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam - 16.163.100 (*) Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Kết luận : Số liệu đã khớp đúng giữa Sổ chi tiết và Sổ cái, Bảng cân đối kế toán. Các ký hiệu ghi chú : (*) : Khớp đúng số liệu giữa biên bản xác nhận nợ của hai đơn vị tại ngày 31/12/2007. ü: Đã gửi thư xác nhận nợ. 2.3.1.2.Kiểm tra chi tiết phải trả người bán. * Kiểm tra giá trị và phản ánh trên tài khoản phải trả người bán. KTV sẽ thực hiện chọn mẫu theo đối tượng có số phát sinh và số dư cuối kỳ lớn.Cụ thể tại công ty A KTV chọn ra một số nghiệp vụ được thể hiện trên giấy làm việc như sau : Biểu 2.2: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên khách hàng :Công ty A....................................................Niên độ : 2007.............................................................Khoản mục : phải trả người bán........................................Bước công việc : Kiểm tra chi tiết tài khoản 331 …………... Tham chiếu : N1/2………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Đơn vị: VNĐ CHỨNG TỪ NỘI DUNG TKĐƯ SỐ TIỀN GHI CHÚ SH NT NỢ CÓ PN-NK110 11/02/07 Nhập # 004/07, TK 1430 1512 12.858.000 (1) PN-NK132 28/02/07 Nhập # 006/07, TK 1264 + 1241 1512 100.137.780 (1) PN-NK181 26/03/07 Nhập # 004/07, TK 1430 &1664 1512 535.492.582 (1) PN-NK215 12/04/07 Nhập HĐ 004/07, TK1664+1680+ 1686 1512 1.288.099.606 (1) UNC 307TTDD 29/04/07 TT tiền hợp đồng No004/07-Haso/XNK 1512 3.327.429.547 (2) PN-NK243 18/05/07 Nhập # 006/07, TK 1271+1295+1302 1512 300.314.400 (1) PN-NK264 27/05/07 Nhập # 004/07, TK 740 1512 12.189.971 (1) PN-NK287 07/06/07 Nhập # 008/07, TK 1713 1512 381.102.428 (1) PKT 610 TTNN 26/06/07 Trả trước tiền HĐ số 016/07 1121 7.592.120.000 (2) PN-NK315 19/08/07 Nhập # 013/07, TK 2245 1512 360.964.450 (1) PN-NK341 31/08/07 Nhập # 014/07, TK 2057 1512 86.276.325 (1) PN-NK370 17/09/07 Nhập # 014/07, TK 2179 1512 135.917.992 (1) PKT 11 TTDT.1 10/10/07 TT tiền HĐ No 013/07 1121 2.701.600.200 (2) PKT 11 TTDT.2 21/10/07 TT tiền HĐ No014/07 1121 3.947.736.190 (2) PN-NK403 05/11/07 Nhập # 015/07, TK 2522 1512 432.249.038 (1) PN-NK421 16/11/07 Nhập # 016/07, TK 2268 1512 161.091.965 (1) PKT BTH 107 03/12/07 Bù trừ tiền đã trừ qua TT với Hồng Phúc 1388 13.783.742 (3) PKT 712 TTNN 31/12/07 TT tiền HĐ 015/07 1121 3.937.087.861 (2) PKT HT 07.1 31/12/07 Bổ sung giá trị hàng nhập thiếu của Hồng Phúc 1388 49.221.138 (3) Số dư đầu năm Số dư cuối năm 6.657.769.825 49.516.443.164 Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Các ký hiệu ghi chú : (1) Kiểm tra các hoá đơn, bảng kê chi tiết, phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng. (2) Kiểm tra các chứng từ thanh toán. (3) Các khoản bù trừ với Hồng Phúc. Đã kiểm tra phiếu xuất kho, hoá đơn… Kết luận : Số liệu đã khớp trên đúng trên sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ và Bảng cân đối kế toán. Khoản phải trả công ty Hồng Phúc của công ty A không có sai phạm trọng yếu. * Kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận nợ. Sai phạm về tính đúng kỳ của việc ghi nhận nợ có thể xảy ra theo hai khả năng :khả năng thứ nhất là hàng mua kỳ này nhưng công nợ được ghi nhận vào kỳ sau làm cho công nợ của kỳ này bị giảm đi so với thực tế, khả năng thứ hai là đã ghi nhận công nợ cho hàng mua kỳ này nhưng thực tế các nghiệp vụ lại phát sinh ở kỳ sau làm tăng khoản công nợ phải trả.Trong đó thường bị sai phạm ở khả năng thứ nhất nhiều hơn. Để tiến hành kiểm tra tính đúng kỳ KTV sẽ chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng tại thời điểm trước thời điểm khoá sổ 5 hoặc 10 ngày. Biểu 2.3: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tên khách hàng : .Công ty A...................................................Niên độ : .2007................................................................Khoản mục : ..phải trả người bán........................................... Bước công việc : .Kiểm tra chi tiết tài khoản 331………...... Tham chiếu : N1/3………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Tham chiếu : ………………Người thực hiện: PTH………Ngày thực hiện : 07/03/08 Đơn vị : VNĐ CHỨNG TỪ NỘI DUNG SỐ TIỀN GHI CHÚ SH NT PN-NK512 25/12/07 Mua NVL của công ty sản xuất Thành Tín 45.863.280 (*) UNC 548 TTDD 26/12/07 Thanh toán tiền cho công ty TNHH Trường Nam 5.829.832 ü PN-NK521 28/12/07 Mua NVL của HTX Toàn Thắng 9.896.597 ü UNC 554 30/12/07 Thanh toán tiền cho công ty Hồng Phúc 535.495.582 ü PKT 713 TTNN 31/12/07 Thanh toán tiền cho Trương Văn Minh 62.894.565 ü Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Các ký hiệu ghi chú: (*) Chưa hạch toán đúng ü Số liệu đối chiếu khớp đúng với sổ chi tiết TK 331, TK 111, TK 112 và hoá đơn. Kết luận : Sau khi đã tiến hành chọn mẫu như trên, KTV còn thấy một nghiệp vụ mua NVL của công ty sản xuất Thành Tín trị giá 45.863.280đ (chưa bao gồm VAT) về nhập kho ngày 25/12/07 nhưng đến ngày 31/12/07 chưa có hoá đơn vềnhưng kế toán đã căn cứ vào khối lượng NVL thực tế nhập kho và hợp đồng để định khoản. Dẫn đến kết quả công nợ thấp hơn so với thực tế. * Kiểm tra chứng từ Công việc kiểm tra chứng từ thực tế được kết hợp song song với kiểm tra tính đúng đắn của việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả. Việc kiểm tra chứng từ thường tập trung vào việc xem xét các yếu tố cơ bản của chứng từ, việc định khoản và phê chuẩn trên chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ cũng là một yếu tố hết sức quan trọng giúp KTV đưa ra ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Thông thường số lượng chứng từ ở các công ty đều rất nhiều, vì vậy KTV không thể kiểm tra chi tiết hết tất cả các chứng từ đó. Chính vì vậy KTV cũng tiến hành chon mẫu các nghiệp vụ có số phát sinh lớn hoặc của các nhà cung cấp có số dư biến động bất thường. * Gửi thư xác nhận số dư nợ phải trả người bán Để chứng minh các khoản nợ của công ty là có thật và chính xác KTV phải tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp. Điều này để kiểm tra tính đúng đắn của số dư tài khoản phải trả người bán, thông qua đó giúp phát hiện những khoản phải trả chưa được ghi sổ hay ghi nhận không đúng thực tế. Để thực hiện gửi thư xác nhận KTV và Ban giám đốc khách hàng phải thống nhất về phạm vi và quy mô mẫu chọn.Tại AVA, KTV tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có số biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận (theo giấy làm việc). Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vẫn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp.Thư xác nhận cũng như thư phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết. Biểu 2.4: MẪU THƯ XÁC NHẬN Hà Nội ngày 14 tháng 02 năm 2008 THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ Kính gửi: công ty cổ phần thương mại vận tải Hà Lào. Địa chỉ: 370 đường Khánh Yên – P.Phố Mới – TP Lào Cai. Tel: 020.835754 Fax: 020.252896 Để phục vụ cho yêu cầu kiểm toán hàng năm, xin quý vị vui lòng xác nhận các thông tin dưới đây tại thời điểm 31/12/07 (nếu có sự chênh lệch xin điền số liệu mà quý vị đang theo dõi vào bên cạnh). Sau đó quý vị ký đóng dấu (nếu có) và gửi trực tiếp cho KTV của chúng tôi theo địa chỉ dưới đây trước ngày 20/02/2008. Kiểm toán viên : Phạm Thị Hường Công ty Tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) Số 160 Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội ĐT : 84-4-8689566 - Fax : 84.4-8686248 Xin lưu ý rằng việc xác nhận này để phục vụ cho việc đối chiếu số liệu của kiểm toán chứ không phải yêu cầu thanh toán.Cũng xin lưu ý rằng các khoản thanh toán phát sinh sau ngày 31/12/2007 không bao gồm trong số liệu này. Xin trân trọng cảm ơn! Công ty A (Ký tên, đóng dấu) T/L Giám đốc Trưởng phòng tài chính kế toán Lê Hải Sơn Chúng tôi xác nhận rằng khoản công nợ của chúng tôi với công ty cổ phần A tại thời điểm 31 tháng 12 năm 2007 như sau: Chúng tôi phải thu công ty A Số tiền là : 723.237.200 (Bảy trăm hai mươi ba triệu hai trăm ma mươi bảy ngàn hai trăm đồng) Chúng tôi phải trả công ty A Ký tên, đóng dấu Giám đốc Ngô Văn Kỷ Biểu 2.5: TRÍCH GIẤY TỜ LÀM VIỆC CỦA KTV CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn CÔNG TY TNHH T Ư VẤN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAMVIET NAM AUDITING AND ACCOUNTING CONSULTANCY CO.LTD (AVA)Số 160 Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà NộiTel: 04.868 9566 Webside: www.ava.pro.vn Professional services Tham chiếu : N1/4………………Người thực hiện: PTH……… Ngày thực hiện : 07/03/2008..… Tên khách hàng : ..Công ty A....................................................Niên độ : .2007.............................................................Khoản mục :.phải trả người bán......................................... Bước công việc :Tổng hợp gửi thư xác nhận.......................... Tham chiếu : ………………Người thực hiện:…PTH…. Ngày thực hiện:…07/03/08 Đơn vị : VNĐ STT TÊN NHÀ CUNG CẤP ĐỊA CHỈ SỐ TIỀN GHI CHÚ 1 Công ty CPTM Hà Lào P.Phố Mới – TP Lào Cai 723.237.200 ü 2 Công ty vận chuyển Hải Phòng TP hải Phòng 2.230.300 ü 3 Công ty TNHH Trường Nam Hà Nội 5.829.832 ü 4 Công ty xây lắp Bắc Sơn Hà Nội 2.220.300 ü 5 Công ty cổ phần nồi hơi VN Hà Nội 17.681.000 ü Người kiểm tra: Ngày kiểm tra : Ký hiệu : - ü đã nhận được thư xác nhận và không có chênh lệch. 2.3.1.3.Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng. Tại công ty A, KTV chỉ kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng và các hàng mua trả lại. - Đối với tính đúng kỳ của các hoá đơn mua hàng: thủ tục này giúp cho KTV xác định các giao dịch thực tế xảy ra trong kỳ này đã được ghi sổ như thế nà