Chuyên đề Hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng và thương mại Sơn Hà

công xây lắp công trình cơ bản, dân dụng. Năm 1990 trước sự chuyển biến mạnh mẽ của nền kinh tế trong nước, để phù hợp với hoạt động của công ty trước những cơ hội ngày càng nhiều của thị trường với quy mô của các dự án thầu được có giá trị ngày càng lớn, công ty chuyển đổi thành Công ty TNHH Tân Tiến, giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 071258 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà nội cấp ngày 17/4/1994. Giai đoạn này công ty phát triển mạnh mẽ, thị trường khách hàng không ngừng mở rộng từ trong đến ngoài nghành Bưu điện, sản phẩm nhiều chủng loại, mẫu mã phong phú, chất lượng không ngừng được cải tiến để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa mạng lưới bưu chính viễn thông Việt nam- lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty. Đến năm 2001 Công ty có đầy đủ hai xí nghiệp thành viên và 7 đội xây lắp như ngày nay, Đại hội đồng Cổ đông họp lại và quyết định đưa Công ty sang một chặng đường phát triển mới với việc chuyển đổi công ty thành công ty Cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà, mở rộng lĩnh vực hoạt động sang nhiều ngành khác phù hợp với việc tận dụng công nghệ và nhân lực hiện có. Từ đó đên nay công ty đã tiếp tục mở rộng sản xuất, tìm kiếm thêm đối tác, mạnh dạn đấu thầu các dự án có quy mô ngày càng lớn, độ phức tạp về mặt công nghệ của mỗi dự án ngày càng cao. Kể từ khi thành lập, Công ty đã thi công được nhiều công trình quan trọng đóng góp vào sự nghiệp phát triển đất nước, đặc biệt trong ngành bưu chính viễn thông. Để đáp ứng với yêu cầu phát triển trong thời kỳ mới, Công ty luôn tiếp cận với công nghệ tiên tiến, đầu tư máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với xu thế phát triển, có những chính sách hợp lý để thu hút hợp lý nhân lực có chất lượng cao, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực. Đến nay, công ty đã thi công hàng trăm công trình xây lắp trên nhiều tỉnh, thành của đất nước. Nhiều công trình do công ty thi công đã được đánh giá là công trình chất lượng cao như Nhà phát hình quốc tế, Khu trung tâm kỹ thuật viễn thông quốc tế Quế Dương- TT viễn thông quốc tế khu vực 1… với giá trị các công trình trên 4 tỷ đồng. Số năm kinh nghiệm trong các loại hinh xây dựng - Xây dựng kiến trúc 7 năm - Lắp đặt các tuyến cáp thông tin 5 năm - Lắp đặt các tổng đài dung lượng nhỏ 5 năm - Lắp đặt cột dựng ăng ten cao đến 70m 5 năm 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty CPĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà với tuổi nghề còn non trẻ và trải qua nhiều giai đoạn hình thành và phát triển Công ty đã gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên nhờ có sự lãnh đạo đúng đát của Ban lãnh đạo Công ty cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên với mục tiêu phát huy nội lực, đẩy mạnh phát triển sản xuất kinh doanh. Nhờ sự năng động sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ biết nắm bắt cơ hội của đất nước và quy luật của thị trường, Công ty đã có những bước phát triển đáng kể trên thị trường xây dựng, nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty là: Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi, giao thông, hạ tầng kỹ thuật. Dịch vụ trang trí nội ngoại thất. Dịch vụ lắp đặt điện dân dụng Xây lắp đường dây và trạm biến thế điện đến 35KV Lắp đặt các tuyến cáp thông tin Lắp đặt các tổng đài điện thoại dung lượng nhỏ. Lắp đặt máy điện thoại thuê bao. Lắp đặt cột ăng ten cao đến 70m. Sản xuất, gia công kết cấu thép. Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dung Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. Lắp đặt đài chuyển mạch viễn thông. Sản xuất dây cáp thông tin, các vật liệu phụ cho nghành viễn thông. Đại lý cung cấp vật tư, máy móc và các dịch vụ bưu chính viễn thông. Dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm của công ty kinh doanh. Lắp đặt và cho thuê trang thiết bị viễn thông. Tư vấn đầu tư, môi giới đầu tư, lập dự án đầu tư, phát triển đầu tư dự án( không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật, tài chính, dịch vụ thiết kế công trình). Tư vấn quản trị doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp( không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật , tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế. Quảng cáo thương mại và dịch vụ tư vấn chương trình quảng cáo. Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh. Nhiệm vụ công ty đặt ra cho mình: Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc cung ứng dịch vụ cho toàn xã hội, đặc biệt là nghành bưu chính viễn thông. Chấp hành điều lệ, quy phạm, tiêu chuẩn kĩ thuật, chính sách giá cả và các chính sách có liên quan của Nhà nước và xã hội. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế và các nghĩa vụ bắt buộc khác, thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với người lao động theo pháp luật quy định. Có trách nhiệm thực hiện chế độ tài chính, báo cáo thống kê theo luật định. Xây dựng quy hoạch phát triển công ty cho phù hợp với chiến lược phát triển và phạm vi chức năng của công ty. 3. Kết quả tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Dựa trên một số chỉ tiêu về tài chính của công ty trong ba năm gần đây, chúng ta có thể thấy được tình hình phát triển của công ty: Bảng 1: Một số chỉ tiêu tài chính trong ba năm 2004, 2005, 2005 Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1.Doanh thu thuần 10.122.872.502 13.908.677.788 18.934.791.135 28.005.997.799 2. Giá vốn Hàng bán 9.208.785.040 12.439.708.642 16.853.385.712 25.406.789.158 3. Chi phí tài chính 13.234.833 13.234.833 54.441.001 144.033.333 4. Chi phí QLDN 515.828.227 975.788.302 1.501.212.999 5. LN thuần từ hoạt động kinh doanh 385.024.402 574.557.649 502.410.668 837.610.458 6. Tổng LN trước thuế 405.193.818 595.335.704 519.519.344 836.867.078 7. Thuế TNDN phải nộp 129.662.022 166.693.997 145.465.416 234.322.782 8. LN sau thuế 275.531.796 428.641.707 374.053.928 602.544.296 ( Nguồn: báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm 2004, 2005, 2005 công ty cổ phần ĐTPT xây dựng& thương mại Sơn Hà) Biểu đồ 1: So sánh lợi nhuận sau thuế của công ty 4 năm 2003, 2004, 2005, 2006. Thông qua một số chỉ tiêu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh trên, chúng ta thấy lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2004 so với năm 2003 tăng lên 55,56% tương ứng với 153.109.911 đ. Tốc độ tăng trưởng này là một con số không nhỏ nói lên việc làm ăn có hiệu quả của công ty, lợi nhuận tăng cao nói lên sự uy tín tăng cao của công ty trong lĩnh vực xây lắp bưu điện, số các dự án công ty thực hiện trong năm 2004 cũng cao hơn nhiều so với năm 2003. Tuy nhiên đến năm 2005 thì lợi nhuận sau thuế của công ty lại giảm 12,7 4 % so với năm 2004 tương ứng với 54.587.779 đ. Điều này được công ty ghi nhận là do trong năm 2005, giá cả nguyên vật liệu tăng cao, đặc biệt là nguyên vật liệu trong nghành xây dựng, tình hình kinh tế nói chung cũng có nhiều biến động nên ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên điều này cũng cho thấy sự chưa nhanh nhậy, kém linh hoạt trước sự biến đổi của môi trường. Đến năm 2006 thì lợi nhuận đã tăng lên cao, lợi nhuận sau thuế của công ty so với 2005 tăng lên 61,08 % tương ứng 228.490.368 đ cho thấy bộ máy đã có sự chuyển biến thích hợp hơn với tình hình kinh tế, đồng thời công ty đã có sự đầu từ vào công nghệ mới, tuyển thêm nhiều nhân lực để tham gia đấu thầu các dự án lớn, có dự án lên đến 10 tỷ đồng. Từ những nỗ lực đó, lợi nhuận tăng lên rất cao II. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 1. Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ 11: mô hình cơ cấu tổ chức công ty cổ phần ĐTPT xây dựng& thương mại Sơn Hà Giám đốc công ty Phó giám đốc phụ trách kinh tế, tài chính. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng vật tư thiết bị Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh tiếp thị Các xí nghiệp xây lắp Các đội xây lắp Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Các đội xây dựng dân dụng công nghiệp Các đội xây dựng bưu chính viễn thông Trước khi có một sự đánh giá cụ thể về cơ cấu tổ chức bộ máy công ty dựa trên thực trạng mô hình và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và mối quan hệ giữa các bộ phận đó thì chúng ta nhìn nhận mô hình dưới góc độ áp dụng lý thuyết. Xét theo phương thức hình thành các bộ phận thì mô hình này thuộc mô hình hỗn hợp chức năng- địa dư. Cấp mô hình thứ nhất, thứ hai, thứ ba được phân chia theo tiêu chí chức năng, cấp thứ 4 lại phân chia theo địa dư. Mỗi một xí nghiệp hay đội xây lắp (quy mô nhỏ hơn xí nghiệp và mang tính kỹ thuật nhiều hơn) lại là một cơ cấu nhỏ hơn với các cấp quản lý cơ sở: từ giám đốc xí nghiệp hay đội trưởng đội xây lắp xuống các ban chức năng và tổ đội. Mô hình hỗn hợp này kết hợp được hai ưu điểm của mô hình chức năng và mô hình địa dư đồng thời khắc phục được nhiều nhược điểm của hai mô hình. Đầu tiên do 3 cấp đầu xác định theo chức năng nên hiệu quả tác nghiệp cao với những nghiệp vụ có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày, mỗi phòng sẽ chịu trách nhiệm về một chuyên môn cho toàn công ty và các xí nghiệp cũng như các đội xây lắp báo cáo các vấn đề lên theo chức năng của mỗi phòng. Bên cạnh đó hạn chế về đào tạo cán bộ quản lý chung của mô hình chức năng được khắc phục ở cấp thứ 4 với kiểu tổ chức theo địa dư. Các giám đốc xí nghiệp lại đứng ra điều hành một đội ngũ dưới quyền cũng bao gồm các ban theo chức năng nhưng quy mô và quyền hạn nhỏ hơn, họ có điều kiện phát triển các kĩ năng cần thiết của một nhà lãnh đạo. Hơn nữa việc phân chia các xí nghiệp và đội xây lắp theo địa dư là thích hợp với nghành nghề kinh doanh chính là thi công xây lắp các công trình cáp bưu điện vì mỗi công trình ở một nơi khác nhau, mỗi lần thi công lại phải có đầy đủ phương tiện, nhân lực, vật lực để hoàn thành sản phẩm. Như vậy, nói chung là mô hình công ty đưa ra khá phù hợp với nghành nghề lựa chọn kinh doanh, mô hình cũng khá đơn giản vì quy mô công ty còn bé. Tuy nhiên chỉ nhìn trên mô hình chúng ta cũng thấy được một hạn chế là cả hai phó giám đốc đều cùng điều hành 5 phòng chức năng mà không có sự phân tách rõ ràng. Đây là một sự vi phạm trong cơ cấu chức năng tạo sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc chỉ đạo cũng như khó phân định trách nhiệm. Trên đây là sự phân tích tổng quát mô hình chỉ dựa vào lý thuyết và so sánh mô hình thực tế mà chưa xét tới sự phân cấp, phân quyền và việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận. Chúng ta sẽ xem xét nó ở phần tiếp theo đây: 2. Kết cấu chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong công ty 2.1. Ban giám đốc: Giám đốc: có vai trò như một nhà quản lý với ba chức năng chính: chức năng liên kết con người, vai trò thông tin và vai trò ra quyết định. Vai trò liên kết bao hàm những công việc trực tiếp với những người khác. Giám đốc là người đại diện cho đơn vị mình trong các cuộc gặp mặt chính thức, tạo ra và duy trì động lực cho người lao động nhằm hướng cố găng của các nhân viên tới mục tiêu chung của công ty( vai trò người lãnh đạo), đảm bảo mối quan hệ với các khách hàng và các công ty đối tác khác. Vai trò thông tin bao hàm sự trao đổi thông tin với những người khác. Giám đốc không chỉ tìm kiếm những thông tin phản hồi cần thiết cho chính mình mà còn chia sẻ thông tin với những người trong công ty và chia sẻ thông tin với những người bên ngoài như báo chí, truyền thông, khách hàng, đối tác… Vai trò quyết định bao hàm việc ra quyết định cho cấp dưới, tìm kiêm các cơ hội phát triển cho công ty, xác định vấn đề, chỉ đạo việc tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, tiến hành phân bổ nguồn lực cho việc thực hiện các dự án… Vị trí: giám đốc Công ty là người do đại hội đồng Cổ đông bầu ra, phải chịu trách nhiệm trước các cổ đông của công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đời sống của các cán bộ công nhân viên công ty… Nhiệm vụ: - Quản lý tài sản, tiền vốn, lao động… đã được đại hội đồng cổ đông giao - Xây dựng kế hoạch kinh tế, kỹ thuật, tài chính trình đại hội đồng duyệt và tổ chức thực hiện. Báo cáo với đại hội đồng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kỳ, quý, năm theo đúng quy định về chế độ báo cáo của Công ty cổ phần. - Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch đã đề ra. - Đề xuất với đại hội đồng cổ đông phương hướng phát triển của công ty và các giải pháp cụ thể để thực hiện. Quyền hạn: - Được quyền sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy trong đơn vị và trình đại hội đồng cổ đông phê duyệt. - Được quyền điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và được quyền uỷ quyền cho các phó giám đốc giải quyết một số vấn đề của công ty. - Có quyền quan hệ, giao dịch với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để giải quyết các hoạt động có liên quan tới hoạt động của đơn vị. - Có quyền kiến nghị với đại hội đồng cổ đông về việc bố trí cán bộ trong Công ty nếu là lao động có hợp đồng ngắn và dài hạn, có quyền quyết định bố trí các lao động mùa vụ. - Được ký hợp đồng khối lượng công việc để phục vụ cho nhiệm vụ được giao. - Được quyền khen thưởng, kỷ luật và đề nghị đại hội đồng cổ đông khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương cho người lao động có thành tích tốt. - Được quyền ra quyết định đình chỉ công việc nếu xét thấy nguy hiểm tới tính mạng cho người lao động hoặc tổn thất tài sản của công ty . Trách nhiệm: - Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về kêt quả hoạt động của công ty và tình hình thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, xã hội, đồng thời chịu trách nhiệm về hậu quả của sản xuất kinh doanh của công ty. - Nếu để xảy ra hậu quả xấu trong sản xuất kinh doanh của công ty như xây lắp các công trình không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật gây hậu quả tổn thất nặng nề về người và tài sản hay cố ý làm trái pháp luật, để công ty làm ăn thua lỗ trong nhiều năm liền… thì tuỳ theo mức độ mà giám đốc sẽ chịu các mức kỷ luật nặng nhẹ khác nhau. Phó giám đốc: là người được đại hội đồng cổ đông bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc công ty, có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty ty tổ chức thực hiện theo lĩnh vực được giao. Nhiệm vụ: - Căn cứ vào nhiệm vụ được giám đốc giao phó chủ động triển khai công việc theo lĩnh vực được phân công. - Đề xuất với giám đốc về phương hướng phát triển công ty và phương pháp, giải pháp thực hiện. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực được giao và báo cáo giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất. Quyền hạn: - Được giao dịch, quan hệ với các cơ quan hữu quan để giải quyết các công việc có liên quan đến các công việc được giao. - Có quyền quyết định các vấn đề thuộc quyền hạn và ra quyết định các vấn đủ quan trọng khi có sự uỷ quyền từ phía giám đốc. Trách nhiệm: - Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả và hậu quả của các công việc được giao, được uỷ quyền giải quyết. - Phải thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất và phải chịu trách nhiệm về các số liệu về các số liệu đã báo cáo. Trong đó: - Phó giám đốc phụ trách kinh tế, tài chính: phụ trách toàn bộ hoạt động chung của công ty. - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: phụ trách các vấn đề liên quan đến kỹ thuật như công tác thiết kế, thuê thiết kế, chịu trách nhiệm về an toàn lao động… Về cơ cấu lao động của ban giám đốc được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: cơ cấu lao động ban giám đốc stt Chức danh Trình độ Chuyên môn Kinh nghiệm 1 Giám đốc Đại học 10 năm 2 Phó giám đốc kinh tế, tài chính Đại học 8 năm 3 Phó giám đốc kỹ thuật Đại học 8 năm (Nguồn: phòng tổ chức- hành chính) Quy mô công ty không lớn lắm, nhân viên bao gồm hợp đồng dài hạn và nhiều công nhân có hợp đồng thời vụ thì việc bố trí 1 giám đốc và 2 phó giám đốc là hợp lý. Mặt khác về trình độ thì 100% ban giám đốc đều có trình độ đại học và đều đã qua các lớp bồi dưỡng về quản lý và nghiệp vụ. Hơn nữa họ đều là những người có kinh nghiệm trong ngành xây dựng và xây lắp cho nên vừa kết hợp được kiến thức vững vàng về chuyên môn, vừa tận dụng được kinh nghiệm học được. Điều này là một thuận lợi cho công ty trong điều kiện môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, ban giám đốc có thể thích ứng với những thay đổi mới nhất và dẫn dắt công ty phát triển. Tuy nhiên từ mô hình cơ cấu và thực tế điều hành công ty một nhược điểm là: trong công tác điều hành của hai phó giám đốc còn có sự chồng chéo về chức năng cũng như phân chia trách nhiệm và quyền hạn. Cả hai phó giám đốc đều có quyền ra quyết định đối với cả 5 phòng ban ở cấp dưới là phòng hành chính, phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng vật tư thiết bị, phòng kinh doanh tiếp thị, phòng kế toán tài chính…Như vậy vừa có sự trùng lắp trong chức năng, vừa không có sự rõ ràng trong quyền hạn và trách nhiệm giữa hai người khi báo cáo lên giám đốc. 2.2. Tổ chức bộ máy văn phòng công ty: a, Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính là một bộ tham mưu cho giám đốc về tổ chức lao động, quản lý sử dụng lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách, chế độ xã hội đối với người lao động trong công ty. Tổ chức nhân sự: - Tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo, tuyển dụng, chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luật. - Quản lý nhân sự, hồ sơ CBCNV, quản lý lao động thời vụ. Lao động tiền lương: -  Tổ chức lao động, định mức lao động. - Chế độ chính sách tiền lương công ty, chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng, phân phối thu nhập cho CBCNV. - BHYT, BHXH Hành chính tổng hợp: - Giúp giám đốc quản lý, sắp xếp, bố trí các công việc trong công ty. - Công tác văn thư lưu trữ - Lập kế hoạch và chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc hội nghị, hội thảo của công ty. - Theo dõi và thay mặt công ty đăng kí tham gia đấu thầu các dự án mà công ty có khả năng thực hiện được. - Thường trực công tác Đoàn, Đảng. Phòng hành chính có 4 nhân viên với cơ cấu lao động như sau: Bảng 3: Cơ cấu lao động phòng tổ chức hành chính Stt chức danh Trình độ chuyên môn Tuổi 1 Trưởng phòng Cao đẳng 2 Nhân viên văn thư Trung cấp 3 Nhân viên lao động tiền lương Trung cấp 4 Bảo vệ Trung cấp (Nguồn: phòng tổ chức – hành chính) Dựa vào bảng trên và xem xét khối lượng công việc mà phòng tổ chức nhân sự phải thực hiện chúng ta thấy rõ một điều: số lượng lao động của phòng tổ chức nhân sự quá ít để có thể đáp ứng nhu cầu công việc được. Bởi lẽ phòng tổ chức hành chính không chỉ chịu trách nhiệm về chính sách nhân sự, công tác hành chính của văn phòng công ty mà còn chiu trách nhiệm quản lý nhân sự và các chính sách lao động đối với các lao động mùa vụ ở các đội thi công xây lắp ở các công trường nữa. Thử lấy một ví dụ: nhân viên văn thư của phòng này không chỉ chịu trách nhiệm trả lời điện thoai, đánh máy, phô tô, chuẩn bị hồ sơ dự thầu sau khi tập hợp đủ tài liệu ở các phòng khác mà còn làm luôn cả những công việc vặt như lau nhà, dọn dẹp, thuê hội trường mỗi khi công ty có hội nghị. Việc phải thực hiện những công việc xung quanh không cần thiết sẽ làm lãng phí thời gian và giảm hiệu quả do bị phân tán đầu óc vào quá nhiều vấn đề. Để cải thiện trình trạng này, trong thời gian tới với nhu cầu phát triển công ty và số dự án ngày càng tăng trong những năm tới thì công ty cần tuyển thêm nhân viên cho phòng hành chính. Bên cạnh đó, trình độ của các nhân viên trong phòng này còn thấp, chỉ có trưởng phòng là tốt nghiệp cao đẳng còn lại là trình độ trung cấp. Điều này đòi hỏi công ty có những biện pháp để nâng cao trình độ của họ như những khoá bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn. b, Phòng kế toán tài chính: Chức năng nhiệm vụ của phòng: Kế toán: - Kế toán vật tư, TSCĐ, thu chi - Kế toán ngân hàng, công nợ. - Kế toán giá thành - Kế toán tổng hợp - Kế toán XDCB và các công trình xây lắp. Tài chính: - Quản lý, giám sát các hoạt động của công ty. - Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Quản lý quỹ tiền mặt của công ty - Lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm cho công ty. Phòng kế toán tài chính có 6 nhân viên với cơ cấu trình độ như sau: Bảng 4: cơ cấu lao động phòng kế toán tài chính stt Chức danh Trình độ chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng Đại học 48 2 Phó phòng Cao đẳng 28 3 NV kế toán tổng hợp Trung cấp 28 4 NV kế toán vật tư Cao đẳng 25 5 NV kế toán tiền lương Trung cấp 26 6 Thủ quỹ Cao đẳng 25 ( nguồn: phòng tổ chức hành chính) Về trình độ của nhân viên thì chỉ có trưởng phòng là có trình độ đại học, có 3 người có trình độ cao đẳng, còn lại là trình độ trung cấp. So sánh với đòi hỏi của công việc của phòng là liên quan đến các nghiệp vụ xây dựng và đấu thầu rất phức tạp thì trình độ của các nhân viên phòng kế toán còn mang lại nhiều hạn chế cho việc tính toán giá thành các sản phẩm xây lắp và các nghiệp vụ liên quan. Tuy nhiên nhìn vào độ tuổi của nhân viên trong phòng chúng ta thấy được rằng hầu hết các nhân viên của phòng đều rất trẻ, điều này tạo thuận lợi cho quá trình đào tạo bồi dưỡng họ nâng cao trình độ để phù hợp hơn với công việc. c, Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chức năng và nhiệm vụ chính: Về công tác kế hoạch: - Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và các xí nghiệp trực thuộc. - Xây dựng kế hoach giá thành, giá bán sản phẩm tháng, quý cho sản phẩm của công ty. - Xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch đầu tư và phát triển của từng xí nghiệp của công ty. Về công tác kỹ thuật: - Thiết kế các công trình công ty tham gia xây lắp - Đảm bảo các yêu cầu về mặt kỹ thuật của các công ty tham gia xây lắp. - Thẩm đinh thiết kế và dự toán các công trình - Quản lý lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, máy móc. - Lập hồ sơ dự thầu Phòng kế hoạch kỹ thuật được coi là linh hồn của công ty bởi đây là công ty nằm trong lĩnh vực xây dựng, đây cũng là phòng có cơ cấu lao động hợp lý cả về trình độ và độ tuổi cũng như số lượng nhân viên Bảng 5: cơ cấu lao động phòng kỹ thuật stt Chức danh số người Trình độ Chuyên môn Tuổi 1 Trưởng phòng 1 Kỹ sư xây dựng 50 2 Phó phòng 1 Kỹ sư xây dựng 50 3 Cán bộ kỹ thuật 2 Kỹ sư xây dựng 30 4 NV kiểm tra chất lượng 2 Kỹ sư xây dựng 40 5 NV lập hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật 1 Kỹ sư xây dựng 27 6 NV kế hoạch 1 Cử nhân kinh tế 26 7 NV thiết kế 2 Kỹ sư xây dựng 28 ( Nguồn: phòng tổ chức- hành chính) Về trình độ thì 100% lao động của phòng kỹ thuật đều có trình độ đại học về nghành xây dựng. Bên cạnh đó độ tuổi của lao động trong phòng này bao gồm cả những người lớn tuổi và trẻ tuổi, điều này cho phép phát huy sự kết hợp giữa tính năng động, sáng tạo của người trẻ và kinh nghiệm trong nghành xây dựng của những người lớn tuổi. Trình độ chuyên môn cao của nhân viên phòng kỹ thuật còn cho phép công ty có những bản thiết kế, những sản phẩm được bảo đảm về mặt kỹ thuật, tính chính xác trong công việc cao. Tuy nhiên việc nhân viên kiểm tra chất lượng chỉ có kiến thức chuyên môn về nghành xây dựng là chưa đủ. Họ cần phải có kiến thức về quản lý chất lượng để có thể theo dõi chặt chẽ quá trình thi công xây lắp của các đội xây lắp. vì vậy một yêu cầu đặt ra cho công ty trong thời gian tới là cần tiến hành cử nhân viên kiêm tra chất lượng đi học các khoá bồi dưỡng nghiệp vụ về quản trị chất lượng theo những tiêu chuẩn của Việt Nam và quốc tế. d, Phòng vật tư thiết bị: Chức năng nhiệm vụ chính: - Lập kế hoạch mua sắm vật tư, dụng cụ phụ tùng của công ty hàng năm, quý, tháng. - Kí kết, thực hiện các hợp đồng mua nguyên vật liệu, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng. - Nhập, xuât kho nguyên vật liệu, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm. - Cân đối vật tư, quản lý vật tư tại công ty và các xí nghiệp trực thuộc - Lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư thiết bị định kỳ và theo yêu cầu của giám đốc. Phòng vật tư thiết bị gồm có 4 người với cơ cấu lao động như sau: Bảng 6: cơ cấu lao động phòng vật tư thiết bị stt Chức danh Trình độ Tuổi 1 Trưởng phòng Cao đẳng 2 NV cung ứng vật tư Trung cấp 3 NV thủ kho Cao đẳng 4 NV kế hoạch vật tư Trung cấp ( Nguồn: phòng tổ chức- hành chính) Trưởng phòng: chịu trách nhiệm trước giám đốc vê mọi hoạt động liên quan đến kế hoạch và cung ứng vật tư - thiết bị. Nhân viên cung ứng vật tư: tiếp nhận các yêu cầu về vật tư từ các đội xây lắp và từ phòng kỹ thuật, chịu trách nhiệm báo cáo về mọi thay đổi liên quan đến vật tư thiết bị cho trưởng phòng. Ngoài ra có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và theo dõi hợp đồng, thanh lý hợp đồng khi đã nhập đủ số lượng. Nhân viên thủ kho: Hàng ngày nhân viên này chịu trách nhiệm xuất nhập tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty theo yêu cầu. Hàng nhập kho phải đúng mẫu mã, chất lượng, số lượng, chủng loại như trong hợp đồng. Đồng thời xuất kho có phiếu kèm theo cho các đội thi công xây lắp. Nhân viên thủ kho cũng có trách nhiệm cùng với nhân viên kế toán đối chiếu các số liệu xuất, nhập khẩu vật tư thiết bị để thường xuyên nắm được số lượng tồn kho. Nhân viên kế hoạch vật tư: có trách nhiệm theo dõi các biến động giá cả trên thị trường về vật tư mà công ty thường xuyên mua. Vì công ty thường mua về những thiết bị vật tư có giá trị lớn nên bất kỳ một sự thay đổi về giá cả nào cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành của sản phẩm. Ngoài ra nhân viên này cũng có chức năng lập kế hoạch mua và sử dụng vật tư cho công ty trước 1- 2 năm nhằm đảm bảo đầy đủ vật tư cho công tác thi công ở các đội xây lắp. Nhận xét: với khối lượng công việc không phải là nhỏ trên, việc hầu hết trình độ của nhân viên trong phòng vật tư thiết bị không cao là một bất lợi cho công ty hiện nay.