Chuyên đề Hoàn thiện nghiệp vụ kế toán bán hàng ở Công ty cổ phần Traphaco

t toán phản ánh doanh thu :  Bút toán phản ánh giá vốn trong trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng :   Bút toán phản ánh giá vốn trong trường hợp xuất kho bán :  Bút toán phản ánh giá vốn trong trường hợp gửi bán :   Bút toán phản ánh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại :  Bút toán đảo ghi giảm giá vốn hàng bán khi hàng bán bị trả lại,giảm giá hàng bán 2.3.3        Xác định kết quả kinh doanh Cuối kỳ cho dù doanh nghiệp áp dụng tính VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ đều xác định kết quả kinh doanh theo một quy trình. Các chỉ tiêu cần xác định trong nghiệp vụ xác định kết quả là doanh thu thuần,lãi gộp, lãi trước thúê . Trong đó: + Doanh thu thuần là phần còn lại của doanh thu khi đã trừ đi giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Sau khi thực hiện bút toán trên doanh thu thuần được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả và hiệu quả kinh doanh Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – (Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại) + Lãi gộp là phần còn lại của doanh thu thuần sau khi trừ đi giá vốn hàng bán, và đợc xác định theo công thức: Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán +Lãi trước thuế là phần còn lại của doanh thu sau khi trừ hết mọi chi phí Nói cách khác lãi trước thuế là phần còn lại của lãi gộp sau khi trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó có thể xác định lãi trước thuế theo công thức sau: Lãi trước thuế = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – (CPBH + CPQLDN) = Lãi gộp – (CPBH + CPQLDN) Có thể khái quát quá trình kế toán xác định kết quả kinh doanh theo sơ đồ sau TK531 TK511 (1) TK532 (2) TK911 TK632 (3) (4) TK641 (5) TK642 (6) TK421 TK421 (7) (7’) Sơ đồ 5: Kế toán xác định kết quả kinh doanh :  Kết chuyển hàng bán bị trả lại vào doanh thu :   Kết chuyể hàng bán giảm giá hàng bán vào doanh thu :   Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả :   Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK911 để xác định kết quả :   Kết chuyển CPBH sang TK 911 để xác định kết quả :   Kết chuyển CPQLDN sang TK911 để xác định kết quả &(7’): Kết chuyển l-i/ lỗ sang TK 421 Ngoài ra trong quá trình xác định kết quả kinh doanh kế toán còn xác định thuế VAT phải nộp. Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ thì khấu trừ thuế đầu ra và thuế đầu vào, thông thường phần còn lại là thuế VAT phải nộp. Trong trường hợp VAT đầu vào lớn hơn VAT đầu ra doanh nghiệp đợc hoàn thuế, hoặc đợc giữ lại trừ cho VAT phải nộp tháng sau VAT phải nộp = VAT đầu ra – VAT đầu vào Khấu trừ VAT đầu ra và VAT đầu vào được thực hiện bởi bút toán Nợ TK333(1) Số tiền đợc khấu trừ Có TK133(1) Số tiền đợc khấu trừ Phần còn lại bên có TK333(1) là VAT phải nộp. Khi nộp kế toán ghi: Nợ TK333(1) VAT phải nộp Có TK111,112 VAT phải nộp Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thuế VAT phải nộp được xác định theo công thức: VAT phải nộp = Giá trị gia tăng * Thuế suất Trong đó giá trị gia tăng tùy mức độ đầy đủ mà có cách xác định khác nhau: Nếu hóa đơn chứng từ đầy đủ giá trị gia tăng được xác định như cách bình thường. Nếu doanh nghiệp chỉ có hóa đơn khâu bán, nhà thuế ấn định giá trị gia tăng theo tỷ lệ trên doanh thu gọi là tỷ lệ giá trị gia tăng. Giá trị gia tăng = Tỷ lệ giá trị gia tăng * Doanh thu Nếu cả ở khâu mua và ở khâu bán đều không đầy đủ hóa đơn thì nhà thuế ấn định cả tỷ lệ giá trị gia tăng và doanh thu: Giá trị gia tăng = Tỷ lệ giá trị gia tăng * Doanh thu ấn định Sau khi nhận đợc VAT phải nộp, căn cứ vào bảng kê tính thuế kế toán ghi: Nợ TK642 Số thuế VAT phải nộp Có TK3331 Số thuế VAT phải nộp Nợ TK333(1) Số tiền thuế VAT doanh nghiệp nộp Có TK111,112 Số tiền thuế VAT doanh nghiệp nộp Phần II Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần traphaco I/ Đặc điểm chung của công ty cổ phần traphaco Loại hình công ty : Công ty cổ phần Chức năng nhiệm vụ của công ty : Sản xuất kinh doanh các loại thuốc Địa chỉ : 75 Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại : 04.7330339 1.      Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần Traphaco là tiền thân sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đường sắt do Bộ trưởng Bộ y tế quyết định thành lập ngày 28/11/1972. Với số lao động sự nghiệp là 15 người, với 95% nữ, tổ chuyên sản xuất huyết thanh, dịch chuyền , nớc cất phục vụ cho bệnh nhân ngành đường sắt và hoạt động trên diện tích 150m2 Từ năm 1981 – 1992 với xưởng sản xuất thuốc đường sắt, xưởng tiếp tục phục vụ Ty y tế ngành đường sắt, có thêm một số sản phẩm mới như chè thuốc,thuốc viên cảm xuyên hương, bạch địa căn , xuyên tâm liên, rượu thuốc. Năm 1989, xưởng đã bắt đầu hợp tác với các chuyên gia cá nhân doanh nghiệp trong và ngoài nước về việc gieo trồng và phát triển dược liệu. Số lao động tăng từ 30 người đến 100 người, trong đó số lao động nữ chiếm tới 85%-90%. Diện tích hoạt động tới 340 m2 tại văn phòng 75Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội Ngày 01/06/1993 Xí nghiệp Dược phẩm Đờng sắt ( Tên giao dịch là Traphaco) ra đời có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, tài khoản riêng, hoạt động độc lập theo nghị định 388 của chính phủ. Số vốn hoạt động rất nhỏ chưa đầy 300 triệu đồng Việt Nam, đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên trên 100 người. Xí nghiệp đã phát huy truyền thống đang có và bắt đầu đầu tư vào thị trường nước ngoài bằng nguồn vốn nhân lực tự có và thực hiện chính sách chiêu hiền đại sỹ. Năm 1994 do cơ cấu tổ chức sở Y tế Đường sắt được chuyển đổi thành Sở y tế giao thông vận tải. Xí nghiệp dược phẩm đờng sắt cũng đợc chuyển đổi thành Công ty Dược và thiết bị vật t y tế Bộ giao thông vận tải ( tên giao dịch là Traphaco) . Chức năng hoạt động cũng được bổ sung, các quầy bán hàng tại trung tâm Hà Nội đợc tăng cường và bắt đầu có quan hệ với các tỉnh và thành phố. Công ty đã sử dụng 340 m2 tại 75 Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội và đơn vị đã đi thuê địa điểm của Trạm điều dưỡng Sở Công nghiệp Hà Nội, Công ty bao bì xuất nhập khẩu, Công ty xây dựng và xuất nhập khẩu Hà Nội, Công ty Bình Lục Năm 1997, Công ty đã tiến hành họp các tiêu chuẩn GMP, GLP, GSP và xây dựng xí nghiệp sản xuất đạt tiêu chuẩn GMP. Năm1999, Công ty đã có nhà máy sản xuất đạt tiêu chuẩn GMP, là đầu tiên ở phía Bắc cũng như sản xuất dược phẩm, Công ty đã được UBND thành phố Hà Nội cho phép thuê dài hạn, có quyền sử dụng gần 1000 m2 đất tại Thanh Trì - Hà Nội , dự án xây dựng nhà máy công nghệ cao được thực hiện vào năm 2003 Ngày 27/09/1999, Công ty cổ phần hóa theo quyết định số 2566/1999/QĐ - BGTVT của Bộ trởng Bộ Giao thông vận tải, được hoạt động theo đăng ký kinh doanh số 058437 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 24/12/1999 và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2000, trong đó vốn Nhà nước chiếm 45%. Đến nay công ty đã có cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và lực lượng cán bộ công nhân viên đầy đủ tiềm năng công tác , làm việc với các tập thể, cá nhân , doanh nhân trong và ngoài nước . Sản phẩm của Traphaco đã được khách hàng biết đến, tín nhiệm và được thị trường tiếp nhận qua từng giai đoạn trưởng thành và phát triển. Ngoài ra, Traphaco còn đi đầu trong phát triển dược liệu “sạch”, phục vụ sự nghiệp chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân và góp phần vào việc xóa đói giảm nghèo tại các địa phương. Năm 1993, sản phẩm của Traphaco có trên thị trường HàNội thì nay có khắp 61 tỉnh thành trong cả nước với cả ổn định và chất lượng ngày càng được nâng cao. Ngoài ra sản phẩm của Traphaco cũng được thăm dò nhiều năm tại Châu Âu, Châu Phi , Châu á và các nước SNG...Bình quân trong 4 năm qua, sản phẩm của công ty đã xuất khẩu ra nước ngoài từ 100.000 – 200.000 USD mỗi năm. Đặc biệt , l-nh đạo đại diện của công ty đã tham gia trong đoàn doanh nghiệp tháp tùng Chủ tịch nớc đi thăm 6 nước Châu Phi, Tây bắc á và Pháp vào tháng 10 năm 2002 và sản phẩm của Traphaco đã đượclựa chọn làm quà của nước nhà Việt Nam tặng các nước bạn. Kể cả đoàn tháp tùng do Bộ trởng Bộ y tế Bộ giao thông vận tải, nhiều sản phẩm của Traphaco được các nước bạn biết đến đón nhận do bắt nguồn từ thiên nhiên và hiện nay cả thế giới đang rất quan tâm và muốn khẳng định vai trò của cây cỏ. Về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cũng có những bước phát triển đáng kể. Hầu hết các khối công việc đã được thực hiện theo đúng kế hoạch và tiến độ đặt ra, các chỉ tiêu kinh tế tài chính đều đặn và vượt kế hoạch được giao, cụ thể trong 10 năm gần đây như sau: -  Doanh thu bình quân hàng năm tăng 47,68% -  Thu nhập hàng năm của cán bộ công nhân viên tăng 26,5% -  Tài sản doanh nghiệp gia tăng hữu hình từ năm 1993 – 1999 là 5,3 lần; năm2001 – 2004 là 3,6 lần -  Thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước hàng năm tăng 59,8% -  Vốn tăng bình quân 89% mỗi năm -  Đầu tư trên 5% doanh thu cho nghiên cứu khoa học kỹ thuật -  Từ 28 sản phẩm lưu hành năm 1993 đến 2002 đã có 210 sản phẩm được cấp số đăng ký mới. Hàng trăm sản phẩm được đăng ký bản quyền và nh-n hiệu hàng hóa trong nước và cả nước ngoài Dưới đây là một số chỉ tiêu mà công ty đã đạt được trong những năm qua Tên chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Tổng doanh thu 49.893.278.687 44.488.307.714 56.858.126.566 77.993.878.304 Doanh thu thuần 44.755.209.50 42.090.149.217 55.899.610.514 77.077.695.387 Giá vốn hàng bán 29.563.899.526 24.924.980.678 28.727.292.589 38.343.060.540 Lợi tức sau thuế 529.785.973 1.749.453.622 8.893.221.494 9.924.607.693 Số lao động 272 378 446 500 Thunhậpbìnhquân (người/ tháng) 748.750 967.170 1.218.169 1.540.984 Các khoản nộp NSNN 961.179.232 3.821.806.592 2.229.119.723 5.885.364.833 Trong thời gian qua bằng sự nỗ lực của toàn bộ tập thể công nhân viên trong công tác sản xuất quản lý kinh doanh, cổ phần hóa nắm bắt kịp thời nhu cầu thị trường, sản phẩm sản xuất ra đến đâu tiêu thụ hết đến đó.Công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm giảm chi phí và hạ giá thành, nâng cao uy tín trên thị trường và đặc biệt là đảm bảo mức thu nhập thỏa đáng cho cán bộ công nhân viên. Đến nay tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty đã đi vào ổn định và có chiều hướng phát triển tơng đối thuận lợi 1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý Đặc điểm ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: >Thu mua dược liệu,sản xuất thuốc, kinh doanh dược phẩm và thiết bị vật tư y tế >Xuất nhập khẩu nguyên liệu, hóa chất Là một doanh nghiệp cổ phần có tư cách pháp nhân, Công ty cổ phần Traphaco thực hiện chức năng của mình theo quy định của pháp luật và các cơ quan quản lý hữu quan. Theo đặc điểm quy mô của cổ phần, bộ máy cao nhất là Hội đồng quản trị. Đây là bộ phận thay mặt cổ đông định ra các chiến lược kinh doanh của Công ty, định hướng công tác quản lý điều hành của ban giám đốc Công ty. Ngoài ra còn có ban kiểm soát để kiểm tra các hoạt động của Hội đồng quản trị và ban giám đốc điều hành. Về mặt tổ chức, Công ty cổ phần Traphaco đợc chia thành hai khối: *Khối sản xuất: Với 243 cán bộ công nhân viên làm việc tại 8 phân xưởng chính và một phân xưởng phụ. Số phân xưởng sản xuất chính - Phân xưởng thực nghiệm: Có 30 lao động với chức năng ổn định chất lượng sản phẩm trước khi đa vào sản xuất quy mô lớn, trong đó 30% lao động giành cho thực hành nghiên cứu - Phân xưởng viên nén: Sản xuất các thuốc dạng viên nén, viên nang, viên đường, bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean(thực hành sản xuất thuốc tốt, dạng tiêu chuẩn ISO đợc áp dụng trong ngành dược) - Phân xưởng viên hòan: Có nhiệm chế biến thành thuốc có dạng viên hoàn, trà lan ,trà túi lọc...từ các loại nguyên liệu có nguồn gốc dược liệu theo công nghệ hiện đại - Phân xưởng thuốc mỡ: Sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay cream - Phân xưởng thuốc bột sản xuất các loại thuốc dạng bột. - Phân xưởng thuốc uống: Sản xuất các loại thuốc dạng ống thủy tinh kiềm hay trung tính. - Phân xưởng Tây y: Sản xuất các thuốc dạng nước - Phân xưởng sơ chế: Có nhiệm vụ bào chế các loại dược liệu từ dạng thô sang dạng tinh bột mịn, cốm để hình thành các sản phẩm viên hoàn. ã        Khối gián tiếp: Với 158 cán bộ làm tại 6 phòng ban, chịu sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc và được chia làm 2 bộ phận: -  Bộ phận phục vụ sản xuất: Gồm các phòng ban liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất: +Phòng đảm bảo chất lượng: Giám sát phân xưởng thực hiện đúng quy trình kỹ thuật để sản xuất đạt yêu cầu về chất lượng và sản lượng theo đúng tiêu chuẩn GMP Asean. Xem xét các sai lệch, sự cố kỹ thuật, các điểm không phù hợp về chất lượng, đề xuất biện pháp xử lý.Giám sát sử dụng vật tư, lao động để xây dựng định mức vật tư, định mức lao động + Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra việc bảo đảm chất lợng bao gồm việc kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu trước khi đa vào sản xuất cũng chất lượng sản phẩm nhập kho. Đặc biệt đối với ngành dược, phòng kiểm nghiệm còn phải theo dõi chất lượng thành phẩm đang lưu hành trên thị trường. Ngoài ra còn phải tham gia nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. + Phòng nghiên cứu và phát triển: Từ những nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng, phòng nghiên cứu sẽ xem xét tính khả thi của sản phẩm hay quy trình mới, kiến nghị với ban Giám đốc về việc có tiếp tục phát triển sản phẩm , quy trình đó hay không. Nếu có sẽ triển khai mẫu thử, xin đăng ký lưu hành, sản xuất thử nhằm ổn định quy trình kỹ thuật, thương mại hóa sản phẩm và chuyển giao cho các phân xưởng sản xuất + Kho tàng: Tiếp nhận , bảo quản, cấp phát nguyên phụ liệu, thành phẩm, hàng hóa + Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dỡng máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục -   Bộ phận phòng ban: Bao gồm các phòng ban tham mưu trực tiếp cho Giám đốc trong việc điều hành và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh. + Phòng tổ chức hành chính: Làm nhiệm vụ quản lý nhân sự và các công việc liên quan đến nhân sự ,quản lý hành chính + Phòng kế hoạch sản xuất: Cặn cứ vào kế hoạch được duyệt, kết hợp với tiến độ và nhu cầu thị trường, năng lực thực tế của phân xưởng để giao kế hoạch sản xuất chi tiết hàng tháng, hàng quy cho các phân xưởng. Cung cấp đầy đủ vật tư sản xuất đạt tiêu chuẩn theo kế hoạch tổng thể, kiểm tra việc đôn đốc việc lập kế hoạch sản xuất. + Phòng thị trờng: Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tổ chức hệ thống Marketing và các hoạt động yểm trợ cho công tác bán hàng nhằm thỏa m-n nhu cầu khách hàng, khai thác thị trường đã có và tìm thị trường mới. Phối hợp với phòng nghiên cứu và phát triển để phát triển mặt hàng mới, cải tiến mẫu m- chất lượng các mặt hàng có sẵn phù hợp với nhu cầu của khách hàng + Phòng kế toán: Thực hiện công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp, tham mưu cho Giám đốc vấn đề về tài chính tín dụng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Traphaco có thể khái quát sơ đồ sau: Sơ đồ 07 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Ban sản xuất Khối sản xuất Khối văn phòng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đảm bảo chất lượng Phòng cơ điện Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất phòng thị trường Phòng kế toán Phân xưởng viên nén Phân xưởng thực nghiệm Phân xưởng viên hoàn Phân xưởng thuốc bột Phân xưởng sơ chế Phân xưởng thuốc mỡ Phân xưởng ống thuốc Phân xưởngtây y  1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình sản xuất của công ty là quy trình sản xuất giản đơn, diễn ra một cách liên tục khép tín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng sản xuất ra sản phẩm hoàn thành. Mỗi phân xưởng sản xuất sản phẩm theo một dây chuyền công nghệ khép kín. Lệnh sản xuất sản phẩm được Phòng kế hoạch kinh doanh nghiên cứu và lập rồi đưa xuống các phân xưởng để sản xuất theo đúng kế hoạch. Kế hoạch được lập trên cơ sở nhu cầu của thị trường từng thời điểm. Do thuốc là sản phẩm đặc biệt, có giá trị kinh tế cao nên quy trình công nghệ phải đảm bảo khép kín vô trùng. Mỗi sản phẩm đều có một quy trình công nghệ và tiêu chuẩn kỹ thuật riêng, tất cả các dược liệu, tá dược trước khi đa vào sản xuất đều được qua kiểm nghiệm chặt chẽ theo tiêu chuẩn của dược điển Việt Nam hoặc Anh, Mỹ ( đối với những sản phẩm mà dược điển Việt Nam chưa có) . Quy trình công nghệ có thể được chia làm 3 giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất ( giai đoạn đầu): Là giai đoạn phân loại xử lý dược nguyên liệu đảm bảo tiêu chuẩn trước khi đưa vào sản xuất - Giai đoạn sản xuất và phân chia theo từng lô , mẻ sản xuất được theo dõi trên hồ sơ lô và đưa vào sản xuất thông qua các công đoạn sản xuất - Giai đoạn kiểm nghiệm và nhập kho thành phẩm: Thuốc sản xuất sau khi kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn mới được vào nhập kho Do tính đặc thù riêng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên liệu riêng , chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng nguyên liệu, công thức pha chế nguyên liệu và kỹ thuật sản xuất. Có thể khái quát quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: Sơ đồ 8 – Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty Lệnh sản xuất Xuất nguyên phụ liệu Sản xuất , pha chế Đã qua kiểm tra tiêu chuẩn Kiểm soát , kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Đóng gói Nhập kho Kiểm nghiệm thành phẩm 1.1.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán Hạch toán công tác kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác kế toán của đơn vị khoa học và hợp lý có vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý Công ty cổ phần Traphaco đã chú trọng tới tổ chức công tác kế toán với việc thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toán đối với quản lý, đảm bảo sự l-nh đạo tập trung thống nhất của Giám đốc, kế toán trưởng tới các nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, tất cả công việc hạch toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. 1.5 Cơ cấu , chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán 1.5.1 Cơ cấu của bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp lớn , số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên quy mô bộ máy kế toán của Công ty cũng tương đối lớn. Phòng kế toán có tổng số 15 cán bộ công nhân viên, được phân công công việc một cách khoa học và chặt chẽ như sau: - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được Giám đốc giao, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về thực hiện các chế độ , chính sách, nghiệp vụ tài chính , nghiệp vụ kế toán thống kê tại Công ty. Được kỹ thuật các văn bản thuộc lĩnh vực quản lý tài chính kế toán của Công ty cổ phần Traphaco với chức gianh kế toán trưởng và được giám đốc ủy quyền kỳ các văn bản trong nội bộ liên quan đến công tác l-nh đạo Phòng Kế toán. -   Kế toán vốn bằng tiền: + Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính, kiểm quỹ theo định kỳ, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc cập nhập thông tin về thu chi tiền mặt vào phần mềm kế toán trên hệ thống vi tính của văn phòng. + Kế toán tiền gửi: Theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của các Ngân hàng, giao dịch với Ngân hàng( kể cả vay ngắn hạn) , theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhập thông tin về tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống vi tính của văn phòng. - Kế toán công nợ: Mở sổ theo dõi từng khách hàng mua và bán; quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ khách hàng; kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu; thực hiện đủ báo cáo theo đúng chế độ; giải trình bằng sổ sách và chứng từ có liên quan khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh toán quyết toán công nợ; định kỳlập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhập thông tin về công nợ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng - Kế toán tiền lương: Kiểm tra chứng từ, xác định thanh toán tiền lương cho các đơn vị,phòng, ban ; tổng hợp phân bổ và theo dõi thanh toán lương thời gian lương sản phẩm và các khoản phụ cấp; quản lý và theo dõi các khoản trích theo lương(BHXH, BHYT, KPCĐ); cập nhật thông tin về tiền lương và chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. - Kế toán vật liệu: Định khoản xác suất nhập vật liệu, dụng cụ cho các đối tượng; tập hợp, phân bổ cho các đối tượng sử dụng theo giá hạch toán, tập hợp chi phí và giá thành vật liệu; phân bổ chi phí vật liệu cho các đối tượng sử dụng theo giá thực tế, cập nhật thông tin về chi phí vật liệu, công cụ , dụng cụ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng -  Kế toán tài sản cố định: Mở sổ sách, lập thẻ tài sản cố định theo dõi từng nhóm danh mục tài sản của Công ty; trích lập khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài chính cho từng nhóm danh mục tài sản; tổ chức quản lý, thống kê, đánh giá lại tài sản cố định theo định kỳ và yêu cầu đột xuất của cơ quan cấp trên; tổ chức thanh lý tài sản cố định hư hỏng hoặc không cần dùng; đề xuất việc sử dụng và xử lý tài sản cố định có hiệu quả nhất; cập nhập thông tin về quản lý tài sản vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng - Kế toán tổng hợp và giá thành: Tổng hợp chi phí , tính giá thành sản phẩm, tập hợp chi phí dở dang; tính kết quả lãi lỗ theo tháng, quý, năm; cập nhập thông tin về tổng hợp chi phí, tính giá thành và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng -   Kế toán bán hàng(2 người): Kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhập thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. -  Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định, thu chi tiền mặt( cả ngoại tệ ) theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền; cập nhập sổ quỹ, nộp tiền vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng của Công ty đảm bảo mức tồn quỹ mức dư hợp lý và an toàn theo quy định; lập báo cáo quỹ hàng ngày, kiểm kê định kỳ và đột xuất( nếu có lệnh), lập biên bản kiểm quỹ có chứng từ của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ 9 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Traphaco  Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Kế toán tài sản cố định Kế toán vốn bằng tiền  1.5.2 Chức năng , nhiệm vụ của bộ máy kế toán * Chức năng Phòng kế toán có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Traphaco, là phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp cho giám đốc Công ty quản lý công tác tài chính kế toán với các chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính doanh nghiệp, về công tác tài chính, đầu tư kết quả sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của Công ty để phát triển sản xuất kinh doanh. -  Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và Pháp lệnh kế toán thống kê - Quản lý các quỹ bằng tiền và quản lý nợ theo quy định.         Nhiệm vụ Phòng kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: -  Tổ chức bộ máy tài chính kế toán trong toàn Công ty, chọn hình thức kế toán thích hợp, vận dụng các quy định quản lýcủa Nhà nước, mối quan hệ công việc trong Công ty đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Công ty và Nhà nước trong từng thời kỳ. - Hướng dẫn nghiệp vụ, các văn bản mới ban hành về nghiệp vụ tài chính kế toán. Đề xuất và tham gia nghiệp vụ tài chính kế toán cho kế toán thống kê Công ty và các bộ phận liên quan khác. - Đề xuất, soạn thảo, trao đổi cùng các đơn vị giúp Giám đốc ban hành các quy định cụ thể của Công ty về tài chính kế toán cũng như quản lý tài sản, tiền vốn của Công ty -  Tham gia xây dựng định mức, đơn giá thanh toán của Công ty. -  Tham gia lập kế hoạch sản xuất, kế toán – kỹ thuật hàng quy, năm các dự án ngắn hạn, dài hạn của Công ty. -  Đề xuất xây dựng giá thành sản phẩm. -  Cân đối các nguồn vốn để phục vụ đầu tư vào sản xuất kinh doanh. -  Thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. -   Bảo toàn phát triển vốn -  Thực hiện thanh toán chi phí và thanh toán công nợ( tiền mặt, chuyển khoản) của Công ty, kiểm tra chứng từ trước khi trình Giám đốc kỳ duyệt. -  Thực hiện công tác kế toán trong toàn Công ty -  Lập báo cáo kế toán quy, năm theo quy định của Nhà nước và các báo cáo quản lý, kiểm tra theo yêu cầu của Giám đốc hay các cơ quan cấp trên. -  Tổ chức kiểm kê tài sản, vật tư, tiền vốn theo định kỳ và tổ chức đánh giá lại khi có yêu cầu của Công ty, Nhà nước. -  Tổ chức thanh lý tài sản cố định, nợ tồn hoặc vật tư, hàng hóa kém phẩm chất. -  Phục vụ các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của ngành, của Nhà nước khi có yêu cầu. -  Quản lý sử dụng chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng phục vụ cho công tác tài chính kế toán của Công ty. 1.5.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản, chứng từ , sổ sách kế toán. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống thôngtin, Công ty đã nhanh