Chuyên đề Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam

ế liệu Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ, Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác… Nhiệm vụ Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng được giao, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật của Cơ quan văn phòng được Tổng công ty Thép phê duyệt. Nghiên cứu tình hình thị trường và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu, khả năng của thị trường nước ngoài, trong nước và các thành viên VSC đối với những mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu. Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán, kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước theo đúng chiến lược kinh doanh của Tổng công ty và đúng các chế độ của Nhà nước. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanh nghiệp Nhà nước và mô hình chiến lược SBU (công ty chi nhánh với công ty mẹ). Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ quan. Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên. Trong ban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện những nhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra. Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máy giúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòng tài chính-kế toán, phòng đầu tư&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài, phòng hợp tác quốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế. Mỗi một bộ phận là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi công việc. Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC như sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Tt hợp tác lao động với nước ngoài Phòng thanh tra pháp chế Phòng hợp tác quốc tế &cntt Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu tư phát triển Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Văn phòng Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Cơ quan văn phòng VSC (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động) Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tổng cụng ty, cú quyền nhõn danh Tổng cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến việc xỏc định và thực hiện mục tiờu, nhiệm vụ và quyền lợi của Tổng cụng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trỏch nhiệm của chủ sở hữu phõn cấp cho cỏc cơ quan, tổ chức khỏc là đại diện chủ sở hữu thực hiện. Hội đồng quản trị chịu trỏch nhiệm trước Thủ tướng và trước phỏp luật về mọi hoạt động của Tổng cụng ty. Cỏc thành viờn Hội đồng quản trị phải cựng chịu trỏch nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng cụng ty và trước phỏp luật về cỏc quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quả hoạt động của Tổng cụng ty (trừ cỏc trường hợp cú ý kiến bảo lưu). Hội đồng quản trị cú 5 đến 7 thành viờn, gồm Chủ tịch và cỏc thành viờn khỏc. Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viờn Hội đồng quản trị được bầu là trưởng ban Kiểm soỏt phải là thành viờn chuyờn trỏch. Chủ tịch và thành viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của thành viờn hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch, thành viờn Hội đồng quản trị cú thể được bổ nhiệm lại. Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồng quản trị và tiờu chuẩn cỏc thành viờn Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Ban Kiểm soỏt Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị thành lập để giỳp Hội đồng quản trị kiểm tra, giỏm sỏt tớnh hợp phỏp, chớnh xỏc và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chộp sổ kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh và việc chấp hành Điều lệ Tổng cụng ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ban Kiểm soỏt cú tối đa 5 thành viờn do Hội đồng quản trị cử, gồm: một thành viờn Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soỏt; một đại diện tổ chức cụng đoàn đủ tiờu chuẩn và điều kiện quy định ; cỏc thành viờn khỏc do Hội đồng quản trị quyết định. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giỏm đốc khụng được kiờm Trưởng Ban Kiểm soỏt. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soỏt, tiờu chuẩn cỏc thành viờn Ban Kiểm soỏt do Hội đồng quản trị quyết định. Tổng giỏm đốc Tổng giỏm đốc là người đại diện theo phỏp luật của Tổng cụng ty, điều hành hoạt động hàng ngày của Tổng cụng ty theo mục tiờu, kế hoạch và cỏc nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phự hợp với Điều lệ Tổng cụng ty; chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước phỏp luật về việc thực hiện cỏc quyền, nhiệm vụ được giao. Tổng giỏm đốc là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chớnh phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giỏm đốc khụng phải là Uỷ viờn Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướng Chớnh phủ chấp thuận bằng văn bản; Nhiệm kỳ của Tổng giỏm đốc là 05 năm. Hội đồng quản trị quyết định việc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giỏm đốc. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giỏm đốc với Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoật động của Cụng ty mẹ - Tổng Cụng ty. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc và Kế toỏn trưởng; Tổng cụng ty cú cỏc Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng. Phú Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giỏm đốc. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc giỳp Tổng giỏm đốc điều hành Tổng cụng ty theo phõn cụng và uỷ quyền của Tổng giỏm đốc; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng và uỷ quyền. Việc uỷ quyền cú liờn quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liờn quan tới việc sử dụng con dấu của Tổng cụng ty đều phải thực hiện bằng văn bản. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ giỳp Tổng giỏm đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn của Tổng cụng ty; giỳp Tổng giỏm đốc giỏm sỏt tài chớnh tại Tổng cụng ty theo phỏp luật về tài chớnh, kế toỏn; chịu trỏch nhiệm trước Tổng giỏm đốc và phỏp luật về nhiệm vụ được phõn cụng hoặc uỷ quyền. Cỏc Phú Tổng giỏm đốc, Kế toỏn trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với thời hạn tối đa là 5 năm và cú thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng. Bộ mỏy giỳp việc : * Văn phòng Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi, phối hợp các mặt hoạt động của công ty: công tác văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, bảo vệ, y tế, tự vệ phòng cháy-chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Cơ quan. * Phòng tổ chức lao động Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đào tạo nguồn nhân lực, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ và hoạt động xuất nhập cảnh của công ty * Phòng tài chính-kế toán Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực tài chính-kế toán của Cơ quan Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính-kế toán: - Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của công ty, tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kết quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty - Chủ trì kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, tài chính các đơn vị thành viên. Quản lý việc hình thành và sử dụng các quỹ tập trung, tơ vấn sử lý các vấn đề liên quan đến công nợ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên - Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu tư, các hợp đồng thương mại của công ty. Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của Tổng công ty * Phòng đầu tư phát triển Tham mưu giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý điều hành lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản. Nhiệm vụ chủ yếu là: - Chủ trì nghiên cứu, xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể trong lĩnh vực đầu tư phát triển của công ty - Đề xuất các dự án đầu tư phát triển, các nhà đàu tư có tiềm lực công nghệ để hợp tác liên doanh. Tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, hợp đồng và điều lệ công ty liên doanh. Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty them định hồ sơ dự án đầu tư, đấu thầu. - Hướng dẫn, kiểm tra Cơ quan văn phòng và các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về kế hoạch đầu tư và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, tham gia xét duyệt quyết đoán các công trình xây dựng đầu tư cơ bản. * Phòng kế hoạch kinh doanh Tham mưu giúp lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong toàn bộ doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu là: - Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã giao trong công ty. Tham mưu giúp lãnh đạo công ty lập kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty theo từng tháng, quý, năm phù hợp với nhu cầu thị trường. Quản lý hàng hoá xuất, nhập và tồn kho của công ty - Giúp lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế kinh doanh hàng năm và phố hợp kinh doanh với các đơn vị thành viên, cân đối khối lượng sản xuất hàng hoá giữa các đơn vị thành viên - Quản lý hàng hoá nhập khẩu, xuất khẩu. Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá của Tổng công ty. Tổng hợp thông tin kinh tế, giá cả, thị trường về sắt, thép và các vật tư liên quan; xây dựng chiến lược thị trường chính sách với các khách hàng - Tổ chức và chỉ đạo công tác thống kê nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế, các số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị thành viên * Phòng kỹ thuật Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực kỹ thuật công nghệ luyện kim, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý và khai thác mỏ, chế biến nguyên liệu Nhiệm vụ chủ yếu: - Quản lý, chỉ đạo thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực luyện cán thép, gia công kim loại, thiết bị công nghệ, khai thác mỏ… - Chủ trì nghiên cứu và xây dựng quy trình, quy phạm và định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, hoạt động khoa học công nghệ, triển khai ứng dụng công nghệ sản xuất tiên tiến, sáng chế và sáng kiến tiết kiệm - Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên Tổng công ty thực hiện quy định về kỹ thuật an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và bảo vệ môi trường * Phòng hợp tác quốc tế &CNTT Giúp việc tổng giám đốc trong công tác đối ngoại và tổ chức áp dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành, giới thiệu và quảng bá công ty Nhiệm vụ: - Nghiên cứu tổ chức thực hiện các kế hoạch, dự án công nghệ thông tin phục vụ cho công ty - Xây dựng quản lý và kết nối máy tính, hệ thống thông tin hiện tại của Văn phòng công ty và các đơn vị thành viên - Tích hợp các cơ sở dữ liệu của Tổng công ty và ngành thép, tổng hợp các thông tin về khoa học kỹ thuật – kinh tế ngành thép trong và ngoài nước; xây dựng, ứng dụng, vận hành các phần mềm tác nghiệp, nghiệp vụ tại văn phòg Tổng Công ty và các đơn vị thành viên -Xây dựng, quản lý trang điện tử của văn phòng Tổng Công ty, quản lý thư điện tử, bộ khoá ngành thép * Phòng thanh tra pháp chế Giúp lãnh đạo Tổng Công ty triển khai công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong toàn Tổng Công ty Nhiệm vụ chủ yếu: - Lập kế hoạch và chương trình thanh tra, kiểm tra thực hiện chế độ chính sách pháp luật trong Tổng Công ty. Thực hiện thanh tra, kiểm tra theo kế hoạch được Tổng gián đốc duyệt - Hướng dẫn các đơn vị thành viên triển khai thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định - Tổ chức tiếp công dân, trực tiếp giải đáp hoặc ghi nhận để kiến nghị Tổng giám đốc giải đáp nguyện vọng của công dân. Nghiên cứu, đề nghị biện pháp giải quyết các đơn thu khiếu nại, tố cảo trong toàn Tổng Công ty - Phối hợp với các cơ quan hữu quan và địa phương, với Công đoàn Tổng Công ty thực hiện việc kiểm tra, thanh tra theo yêu cầu - Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện quy chế dân chủ trong Tổng Công ty.ss * Trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài Có chức năng tổ chức tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo và làm thủ tục đưa người lao động Việt Nam làm việc có thời hạn ở nước ngoài. Nhiệm vụ của trung tâm là: - Trung tâm là đầu mối quan hệ, đàm phán, ký kết hợp đồng hợp tác lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài. - Tổ chức tuyển dụng, đào tạo và làm thủ tục đưa người lao động sang nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết. - Nghiên cứu chính sách pháp luật của Việt Nam và các nước có quan hệ hợp tác lao động, bảo vệ quyền lợi của người lao động và tổ chức quản lý lao động theo quy định của pháp luật và nội dung cam kết trong hợp đồng. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung Chỉ tiêu Đơn vị Thực hiện 2005 Thực hiện 2006 Thực hiện 2007 1. Giá trị SXCN Tr. đ 4.970.200 5.720.000 6.578.000 2. Sản lượng (sản phẩm) - Thép cán Tấn 1.503.000 1.937.000 2.214.000 - Thép phôi Tấn 660.000 710.894 781.984 3. Tổng doanh thu Tr. đ 13.787.548 11.306.000 17.411.700 4. Kim ngạch nhập khẩu Triệu USD 349,5 360 473 5. Kim ngạch xuất khẩu Triệu USD 25,5 33 44 6. Nộp ngân sách Tr.đ 607.700 806.000 1.281.800 7. Lợi nhuận Tr. đ 347.930 536.000 812.000 8. Lao động người 16.588 13.450 20.000 9. Thu nhập bình quân đ/ng/th 2.321.000 2.750.000 3.928.000 (Nguồn : Tổng Công ty Thép Việt Nam ) Qua Bảng 1 ta thấy: - Đánh giá chung: Trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đã đảm bảo tốc độ tăng trưởng bình quân khá, đồng đều trên các nhóm chỉ tiêu chủ yếu và đáp ứng yêu cầu của Chính Phủ, Bộ công nghiệp đối với vai trò chủ đạo của các Tổng công ty Nhà nước trong nền kinh tế quốc dân. Kết quả hoạt động sản xuất như sau: + Giá trị sản xuất công nghiệp: Đã phấn đấu đảm bảo tốc độ tăng 14.7% so với năm 2006 + Sản lượng thép cán tăng 14.3% so với năm 2006 + Sản lượng phôi thép tăng 10% so với năm 2006 + Tổng doanh thu đạt trên 10.000 tỷ đồng từ năm 2005 và đến nay đạt gần 17.500 tỷ đồng. Nộp ngân sách nhà nước 1.281,8 tỷ đồng. + Lợi nhuận tăng gần 2.5 lần so với năm 2005. Thu nhập bình quân đầu người tăng gần 2 lần so với 2005 và đạt 3,928 triệu đồng/người/tháng. Có thể nói tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty trong các năm qua là khá tốt bởi một số nguyên nhân khách quan và chủ quan như : - Năm 2007 là năm thứ 2 triển khai thực hiện kế hoạch 5 năm 2006 – 2010 theo Nghị Quyết Đại hội Đảng lần thứ X có tác động mạnh mẽ đối với sự nghiệp phát triển của Tổng công ty Thép. - Tình hình chính trị trong nước ổn định, nền kinh tế tiếp tục tăng trưởng với tốc độ cao. Tốc độ tăng trưởng tổng sản phẩm trong nước (GDP) năm 2007 đạt gần 8.5%, trong đó giá trị sản xuất công nghiệp đạt 17,1% - Nguồn lực cho đầu tư phát triển kinh tế – xã hội ngày càng lớn, nhu cầu tiêu dùng thép trong nước (thép cán dài tăng 16% và thép cán dẹt tăng trên 20%) so với năm 2006. - Mặt khác thị trường thép thế giới có nhiều biến động phức tạp và khó lường. Đặc biệt, Trung Quốc tiếp tục là nhân tố gây biến động lớn về giá. Giá phôi thép phế, than cốc, than mỡ, giá xăng dầu thế giới biến động thất thường và liên tục duy trì ở mức cao. - Thị trường thép trong nước do phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu nên cũng biến động liên tục. Sáu tháng đầu năm, thép xây dựng cạnh tranh quyết liệt, nguyên nhân là do cung vượt cầu. Mặt khác, trong 6 tháng đầu năm thép giá rẻ Trung Quốc thâm nhập thị trường nội địa, tác động xấu tới tâm lý người tiêu dụng, gây sức ép về giá trên thị trường. Sáu tháng cuối năm do Chính phủ Trung Quốc điều chỉnh chính sách hạn chế xuất khẩu phôi và nguyên liệu sản xuất thép nên nguồn cung khan hiếm, giá cả tăng cao. - Năm 2007, giá thép dài xây dựng trên thị trường nội địa tăng bình quân khoảng 22 đến 24% so với năm 2006. Giá thép xây dựng bình quân của Tổng công ty 9,5 triệu đồng/tấn và của các công ty khác bình quân 9,8 triệu đồng/tấn. - Thị trường thép dẹt tấm, lá trong nước cũng chịu sự tác động của thị trường thép thế giới. Giá bán thép tấm bình quân 10 triệu đồng/tấn, tăng 44,6% so với năm 2006, giá bán thép cán nóng bình quân 11,9 triệu đồng/tấn, tăng 21,9% Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Viêt Nam. Thực trạng hoạt động xuất khẩu thép Mặt hàng thép thành phẩm Có nhiều loại thép thành phẩm xuất khẩu như thép góc, thép cuộn, thép thanh.. Thị trường xuất khẩu thép chủ yếu Thị trường xuất khẩu thép chủ yếu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là Lào, Campuchia, Myanmar...Với ưu thế thuận lợi về đường vận chuyển, thời gian giao hàng nhanh, chính vì thế đã có thể cạnh tranh với Trung Quốc để có thể chiếm lĩnh các thị trường này. Ta có thể thấy rõ tỷ trọng xuất khẩu thép ở từng thị trường qua bảng 4 dưới đây. Bảng 2: Kim ngạch xuất khẩu thép theo thị trường ĐVT: USD Nước xuất khẩu 2006 2007 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Lào 9.412.284 22% 11.468.441 26% Campuchia 14.974.089 35% 15.879.380 36% Myanmar 16.257.582 43% 16.761.568 38% (Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép) Qua bảng 2 ta thấy: Thị trường xuất khẩu chính của Cơ quan văn phòng Tổng công ty là Lào, Campuchia, Myanmar. Nếu như năm 2006 tỷ trọng thép xuất khẩu sang Lào chiếm 22% tổng kim ngạch xuất khẩu thép của Cơ quan văn thì sang năm 2007 tỷ lệ này tăng lên 26%. Song song với việc tăng tỷ trọng xuất khẩu thép là việc giảm tỷ trọng thép xuất sang Myanmar. Năm 2006 tỷ trọng thép xuất sang Myanmar là 43% thì sang năm 2007 tỷ lệ này giảm xuống còn 38%. Có sự chuyển hướng xuất khẩu thép là do: - Thuận lợi về đường vận chuyển nên thép Việt Nam có thể cạnh tranh với Trung Quốc. - Bên cạnh đó chất lượng thép của Việt Nam cũng không thua kém gì các thị trường khác. - Xét về mặt địa lý thị trường Lào, Campuchia ở gần Việt Nam vì vậy giảm thiểu được chi phí vận chuyển và rủi ro phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá. - Hơn thế nữa mối quan hệ hợp tác về kinh tế cũng như chính trị giữa Việt Nam và Lào, Campuchia đang ngày càng được mở rộng. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép của Tổng Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện xuất khẩu thép Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra L/C Thuê tàu Giao nhận hàng Mua bảo hiểm Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra L/C Kiểm tra thông số của tàu Giao nhận hàng Mua bảo hiểm Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, Tổng công ty tiến hành chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu. Sản lượng thép cán sản xuất trong năm 2007 đạt 1.409.248 tấn , tăng 113.1% so với cùng kỳ năm 2006. Một mặt phục vụ nhu cầu thép thành phẩm trong nước, mặt khác tiến hành xuất khẩu sang các thị trường Lào, Campuchia… Hàng hóa được kiểm tra chất lượng, số lượng trước khi đưa ra cảng để đảm bảo về chất lượng ghi trong hợp đồng. Kiểm tra L/C Đôn đốc bên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn. Những nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực của thư tín dụng, loại thư tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, chứng từ thương mại… Mua bảo hiểm Trong quá trình vận chuyển hàng từ nước mình sang các nước nhập khảu do hàng được vận chuyển bằng đường biển nên thường gặp rủi ro có thể xảy ra ra tổn thất, hư hỏng mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va nhau, nổ, mất tích không giao hàng...Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Công ty thường mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng hóa của mình. Với mỗi lô hàng xuất khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thường thực hiện các công việc: - Căn cứ mức chi phí cạnh tranh và chất lượng dịch vụ, đề xuất công ty bảo hiểm cho lô hàng. - Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá tới công ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng. - Sau khi có giấy chứng nhận bảo hiểm của công ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm - Làm tờ trình lãnh đạo Tổng công ty và chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán phí bảo hiểm. Trường hợp có hợp đồng bảo hiểm bao/hợp đồng nguyên tắc với công ty bảo hiểm thì sẽ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Để tránh việc thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh việc phải thực hiện một hợp đồng riêng biệt cho từng chuyến hàng có chi phí rất cao Công ty thường ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo các điều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Công ty thường mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm. Kiểm tra thông số tàu Việc chuyên chở trong hoạt động ngoại thương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như mạch máu nối liền các bên với nhau và đây cũng là một yêu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Trong thương mại quốc tế, các công ty có thể áp dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau như ôtô, đường biển, đường sắt, đường hàng không...Hiện nay Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép sử dụng phương thức vận tải biển là chủ yếu. Đối với Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có nhiều thông tin về các hãng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay các hợp đồng xuất khẩu được thực hiện tại công ty hầu hết bên nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.  - Sau khi nhận thông báo của người Mua về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, công ty tiến hàn kiểm tra các thông số của tàu xem có phù hợp với các quy định trong hợp đồng hay không. - Thông báo và yêu cầu công ty bảo hiểm xác nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoá được chuyên chở trên con tàu do người Mua chỉ định thuê. - Thông báo xác nhận bằng văn bản cho người Mua - Thường xuyên liên hệ với đại lý tàu để nắm các thông tin về tàu và lịch tàu. Khi kiểm tra các thông số của tàu Công ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đó đã đóng lâu chưa?, kiểm tra xem con tàu đó có là thành viên của hiệp hội tàu biển quốc tế hay không? hay kiểm tra xem con tàu đó đã “sổ tàu” bao giờ chưa?... Làm thủ tục hải quan - Khi hàng đưa ra cảng, đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau: + 1 hóa đơn thương mại + Bảng kê chi tiết + Phiếu đóng gói + Vận đơn + Giấy chứng nhận xuất xứ - Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, giao hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty, đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê công ty đại lý làm thủ tục thông quan và giao hàng cho mình trong tất cả các lô hàng xuất khẩu nên mỗi năm công ty thường ký một hợp đồng uỷ thác giao hàng và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận Như vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có ưu điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao hàng hóa. Giao hàng Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc giao hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau: - Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng xuất khẩu về thời gian tàu nhận hàng. - Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giao hàng và khẩn trương làm thủ tục giao hàng. - Chuyển bộ hồ sơ giao hàng cho đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục giao hàng: đơn vị trực thuộc người Bán, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc). - Phối hợp với các đơn vị được uỷ quyền giao nhận theo dõi việc giao nhận hàng. Việc thuê công ty khác làm thủ tục giao nhận hàng hoá giúp công ty rút ngắn thời gian giao nhận hàng hoá do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong việc này. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải mất một khoản chi phí và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết các sự việc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá. Đội ngũ nhân lực của Doanh nghiệp trong lĩnh vực đàm phán ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Đội ngũ nhân lực trong lĩnh vực đàm phán, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đã được đào tạo chuyên sâu về luật pháp quốc tế, các q