Chuyên đề Hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty thương mại Hà Nội

thanh toán trực tiếp cho người nhận uỷ thác hay chuyển vào tài khoản của người nhận uỷ thác ở ngân hàng. 1.2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. a. Người mua khiếu nại người bán hoặc người bán khiếu nại lại người mua: Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bán trong hợp đồng. b. Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm. Chương 2 Phân tích quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại tổng công ty thương mại hà nội. 2.1. tổng quan về tổng công ty thương mại hà nội Tổng Công Ty Thương Mại Hà Nội – tên giao dịch thương mại HAPRO là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – công ty con,được thành lập theo quyết định số 125/2004/QĐ-UB do chủ tịch UBND thành phố Hà Nội ký ngày 11/8/2004. Tổng Công ty Thương Mại Hà Nội – Công ty mẹ được hình thành trên cơ sở tổ chức lại Công ty Sản xuất - Dịch vụ & Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (Hapro) và các công ty con là các công ty TNHH một thành viên, các công ty cổ phần các công ty liên doanh liên kết. 2.1.1. Lịch sử thành lập. Đặc điểm thành lập: - 4/1991: Thành lập với tên ban đầu là Haprosimex Sài Gòn. - 1/1999: Nhập với xí nghiệp phụ tùng xe dạp xe máy Lê Ngọc Hân. - 1/2000: Sát nhập với công ty dịch vụ ăn uống 4 mùa và đổi tên là Công ty sản xuất dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội. - 4/2002: Công ty tiếp nhận xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Sở Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn để lập dự án xây dựng khu công nghiệp chế biến thực phẩm Hà Nội. - 11/8/2004: Tổng Công ty Thương mại Hà Nội được thành lập. b. Đặc điểm vốn: Tổng vốn đăng ký khi thành lập: 4,5 tỷ. Tổng vốn đăng ký hiện tại: 23,7 tỷ. Trong đó: Vốn cố định: 7,2 tỷ Vốn lưu động: 16,5 tỷ Ngoài ra vốn xây dựng cơ bản: 12,3 tỷ 2.1.2- Cơ cấu tổ chức Cơ quan quản lý cao nhất của Tổng Công ty là Hội đồng quản trị. Cơ quan điều hành Tổng Công ty là Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc. Cơ quan giám sát hoạt động của Tổng Công ty là Ban kiểm soát. Hapro có Văn phòng tại Hà Nội và Chi nhánh Tổng Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh với: - 5 Phòng quản lý: Phòng Tổ chức cán bộ, phòng Kế toán Tài chính, phòng Kế hoạch Tổng hợp, phòng Đầu tư và Văn phòng Tổng Công ty. - 8 Trung tâm (TT): TT Nghiên cứu phát triển, TT Xuất khẩu phía Bắc, TT Xuất khẩu Thủ công mỹ mghệ phía Nam, TT Xuất khẩu Nông sản thực phẩm phía Nam, TT Nhập khẩu Vật tư-Thiết bị, TT Kinh doanh hàng tiêu dùng, TT Du lịch lữ hành Hapro, TT Thương mại dịch vụ bốn mùa. - 5 Xí nghiệp Liên hiệp và Xí nghiệp (XN): XN Liên hiệp chế biến thực phẩm Hà nội, XN Toàn Thắng, XN Gốm Chu Đậu, XN Sắt Mỹ nghệ xuất khẩu, XN Dịch vụ kho hàng. - 1 Ban quản lý khu công nghiệp thực phẩm Hapro. Các công ty trong hệ thống Tổng Công ty thương mại Hà Nội là những Công ty TNHH một thành viên, các Công ty cổ phần và Công ty liên doanh liên kết hoạt động trong các lịch vực sản xuất gốm sứ, thực phẩm; kinh doanh XNK; bán buôn bán lẻ thức phẩm, các sản phẩm phục vụ tiêu dùng và sinh hoạt; may mặc thời trang; vật liệu xây dựng;dịch vụ khách sạn, nhà hàng và cho thêu văn phòng... Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Ban kiểm soát Công ty mẹ - tổng Công ty thương mại Hà Nội (Hapro) các Công ty con (TNHH một thành viên, cổ phần, liên doanh liên kết) Văn phòng tổng Công ty Văn phòng Phòng tổ chức cán bộ Phòng Kế toán Tài chính Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng đầu tư Trung tâm nghiên cứu phát triển Trung tâm KD hàng tiêu dùng Trung tâm TM-DV bốn mùa Trung tâm du lịch lữ hành Hapro Trung tâm NK vật tư - thiết bị Trung tâm xuất khẩu phía bắc Chi nhành TCT tại TP HCM Trung tâm XK TCMN phía nam Trung tâm XK NS -TP phía nam Ban quản lý khu CNTP Hapro Xí nghiệp liên hiệp CBTP Hà Nội Xí nghiệp Toàn thắng Xí nghiệp Chu đậu Xí nghiệp dịch vụ kho vận Xí nghiệp sắt mỹ nghệ XK Các đơn vị trực thuộc Chú thích: Các đơn vị đánh giá hệ thống Các đơn vị áp dụng 2.2. hoạt động kinh doanh của hapro 2.2.1. Một số kết quả đạt được trong năm 2003-2004. a. Năm 2003: * Tổng doanh thu: 595,1 tỷ đồng; đạt 205% kế hoạch năm của ngành, tăng 20% so với cùng kỳ năm 2002. * Kim ngạch XNK: 46,244 triệu USD tăng 63% so với năm 2002, trong đó: ** XK: 24,225 triệu USD, tăng 57% so với năm 2002, đạt 144% kế hoạch năm 2002 của ngành. + Mặt hàng thủ công mỹ nghệ: 7,23 triệu USD tăng 25% so với năm 2002, trong đó các sản phẩm gốm sứ tăng 45%, mây tre tăng 35%. + Kim ngạch của các mặt hàng nông sản đạt 12,62 triệu USD. ** NK: 22,019 triệu USD, tăng 70% so với năm 2002. Nộp ngân sách : 49,634 tỷ đồng. Bảng 1: Báo cáo tổng hợp một số chỉ tiêu năm 2003 TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 So sánh với cùng kỳ năm 2002(%) 1 Doanh thu Tr.Đồng 270.332,02 5595.090,00 220 2 Kim ngạch XNK 1000$ 28.354,42 46.244,15 163 a Xuất khẩu 1000$ 15.385,08 24.224,77 157 Trực tiếp 14.442,31 23.185,45 161 Uỷ thác 942,77 1.039,32 110 * Thủ công mỹ nghệ 5.763,47 7.230,29 125 Mây tre lá 3.143,13 4.252,21 135 Gốm sứ 1.298,00 1.883,58 145 Khác 1.322,34 1.094,50 83 * Nhựa 3.313,22 * Nông sản 9.621,60 12.620,65 135 Lạc 4.165,30 4.217,19 101 Tiêu đen 3.231,08 2.529,12 78 Chè 986,72 466,42 47 Gạo 865,75 1.865,87 216 Tinh bột 816,34 Sắn lát 880,70 Khác 1.845,01 * Hàng khác 1.060,61 b Nhập khẩu 1000$ 12.969,34 22.019,38 170 Trực tiếp 1.352,08 11.867,05 178 Uỷ thác 11.617,26 10.152,33 87 3 Nộp ngân sách nhà nước Tr.Đồng 23.711,29 49.634,00 209 * NS địa phương 1.121,02 1.288,00 155 * Thuế NK 22.590,27 48.346,00 214 4 Thu nhập người LĐ LĐ có kỹ thuật Đồng 1.600,000 1.700,000 166 LĐ giản đơn Đồng 850,000 950,000 112 b. Năm 2004: * Tổng doanh thu: 754,6 tỷ đồng; đạt 113% kế hoạch năm của ngành, tăng 27% so với cùng kỳ năm 2003. * Kim ngạch XNK: 54,966 triệu USD tăng 19% so với năm 2003, trong đó: ** XK: 28,504 triệu U SD chiếm 51,8 % tổng kim ngạch XNK, tăng 18% so với năm 2003, đạt 100% kế hoạch năm 2003 của ngành. + Đã XK 3.201 Cont’20’ gồm các mặt hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ, thực phẩm chế biến và một số sản phẩm khác sang 53 nước và vùng lãnh thổ. + Mặt hàng thủ công mỹ nghệ đạt: 9,134 triệu USD tăng 26% so với năm 2003, trong đó các sảnphẩm gốm sứ đạt 25%, mây tre đạt 17%. + Kim ngạch của các mặt hàng nông sảnn đạt 18,435 triệu USD, trong đó: - Lạc đạt: 2.855 tấn,trị giá kim ngạch 1,852 triệu USD. - Cà phê đạt: 8.140 tấn, trị giá kim ngạch 5,262 triệu USD. - Tiêu đạt: 4.335 tấn, trị giá kim ngạch cao 5,728 triệu USD. Mặt hàng nông sản kim ngạch giảm so với năm 2003 nguyên nhân là do mặt hàng lạc XK giảm và hàng chè XK không tăng. ** NK: Kim ngạch đạt 26,462 triệu USD, chiếm 48,2% tổng kim ngạch XNK, tăng 20% so với năm 2003. * Nộp ngân sách: 53,2 tỷ đồng, tăng 6% so với năm 2003, trong đó nộp ngân sách địa phương: 8,7 tỷ đồng ( thuế sử dụng đất: 5,9 tỷ đồng). Bảng 2: Báo cáo tổng hợp một số chỉ tiêu năm 2004. TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2003 Thực hiện năm 2004 So sánh với cùng kỳ năm 2003(%) 1 Doanh thu Tr.Đồng 595.090 754.598 127 2 Kim ngạch XNK 1000$ 46.244 54.966 119 a Xuất khẩu 1000$ 24.224 28.504 118 Trực tiếp 23.185 27.822 120 Uỷ thác 1.039 682 66 * Thủ công mỹ nghệ 7.230 9.134 126 Mây tre lá 4.252 4.987 117 Gốm sứ 1.883 2.362 125 Khác 1.094 1.785 163 * Thực phẩm chế biến 360 * Nông sản+dược liệu 12.620 18.435 146 Lạc 4.217 1.852 44 Tiêu đen 2.529 5.728 226 Chè 466 454 97 Gạo 1.865 2.358 126 Tinh bột 816 367 45 Sắn lát 880 336 38 Cà phê 5.262 Dược liệu 435 Nông sản khác 1.845 1.643 * Hàng khác 4.373 574 13 b Nhập khẩu 1000$ 22.019 26.462 120 Trực tiếp 11.867 17.626 149 Uỷ thác 10.152 8.835 87 3 Nộp ngân sách nhà nước Tr.Đồng 50.020 53.186 106 * NS địa phương 1.426 8.716 611 * Thuế NK 48.594 44.470 92 4 Thu nhập người LĐ LĐ có kỹ thuật Đồng 1.600 2.250 141 LĐ giản đơn Đồng 950 950 100 2.2.2. Tình hình nhập khẩu uỷ thác. Bảng 3: Kim nghạch nhập khẩu các mặt hàng từ năm 2003-2004 của HAPRO. Đơn vị USD Các mặt hàng Năm 2003 Tỷ trọng % Năm 2004 Tỷ trọng % Máy điều hoà 460.000 4,2 498.000 4,4 Máy xúc, máy ủi 120.000 1,1 138.000 1,2 Thiết bị điện tử 780.000 7,1 800.000 7,1 Mặt hàng khác 1.346.000 12,2 1.211.044 10,7 2.3. thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 2.3.1. Ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là công việc phải thực hiện đầu tiên trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Sau việc ký kết hợp đồng uỷ thác là việc đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu. Đối với Tổng công ty thì việc giảm tối da các chi phí có liên quan đến đàm phán, ký kết cũng là một trong những muc tiêu cần đạt được. Nếu bên uỷ thác (khách hàng nội) chưa có mối quan hệ với nước ngoài thì bên nhận uỷ thác (Hapro) phải có trách nhiệm tìm đối tác nước ngoài trên cơ sở những yêu cầu của bên uỷ thác. Khi bên nhân uỷ thác đã tìm được nguồn hàng có thể đáp ứng được yêu cầu của bên uỷ thác thì lúc đó Hapro mới chính thức ký hợp đồng uỷ thác và sau đó ký hợp đồng nhập khẩu. Nếu bên uỷ thác có sẵn mối quan hệ với phía nước ngoài thì việc đàm phán ký kết sẽ đơn giản hơn: Hợp đồng được ký kết theo những thoả thuận trước đó của khách hàng nội và phía nước ngoài, Hapro chỉ thay bên uỷ thác thực hiện công việc nhập khẩu. Người có quyền đứng ra ký kết hợp đồng là giám đốc, hợp đồng này đã được cán bộ các phòng kinh doanh soạn thảo. Điều quan trọng nhất đối với một hợp đồng trở thành cơ sở pháp lý theo Luật pháp Việt Nam là phải lập thành văn bản: Thư, telex, fax, điện tín cũng được coi là văn bản. Hình thức thoả thuận miệng không có giá trị pháp lý và Hapro cũng không sử dụng hình thức này khi ký kết hợp đồng ngoại thương bởi tranh chấp rất dễ xảy ra. Khi hợp đồng lập thành văn bản, lúc đó hai bên phải cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng. Bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý theo sự thoả thuận của hai bên. 2.3.2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 2.3.2.1. Xin giấy phép nhập. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Giấy phép này được hiểu là quy định của Nhà nước quản lý về số lượng, giá trị mặt hàng được nhập khẩu từ một thị trường nhất định. Hồ sơ xin giấy phép gồm: - Đơn xin phép nhập khẩu (nếu có). - Bản sao hợp đồng ký giữa Hapro và đối tác cùng các giấy tờ khác có liên quan. Việc cấp giấy phép nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp và Tổng cục Hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch. 2.3.2.2. Mở thư tín dụng (L/C). Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Hapro trong thời gian qua đều quy định thanh toán tiền hàng bằng L/C. Để có được thư tín dụng, Hapro viết đơn xin mở L/C theo quy định của hợp đồng tới Ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Nội dung của L/C mở luôn thống nhất với điều khoản của hợp đồng như: Số lượng, giá, chất lượng, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán…. Thông qua L/C, Ngân hàng sẽ không thanh toán cho người bán khi chưa đáp ứng các yêu cầu của thư tín dụng thương mại. Sau khi bên bán nhận được L/C, nếu cần sửa đổi phải có sự đồng ý của Hapro. Nội dung sửa đổi thường gặp là kéo dài kỳ hạn bốc xếp, vận chuyển và kỳ hạn có hiệu lực của L/C (bên nào yêu cầu sửa thì bên đó chịu chi phí sửa L/C). Quá trình tiến hành nghiệp vụ: - Hapro làm đơn xin mở L/C gửi đến Ngân hàng yêu cầu mở L/C cho người bán hưởng. - Căn cứ vào yêu cầu và nội dung của đơn xin mở L/C, Ngân hàng sẽ lập một L/C cho phía người bán của Hapro. - Khi đến Ngân hang mở L/C, Hapro phải nộp cho Ngân hàng những giấy tờ sau: + Giấy phép nhập khẩu. + Quota (nếu hàng hoá quản lý bằng hạn ngạch). + Hợp đồng nhập khẩu (bản sao). + Hợp đồng uỷ thác. + Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng và một số giấy tờ khác. + Nộp cho Ngân hàng phí mở L/C (thường là 0,1% giá trị của hợp đồng và một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C). 2.3.2.3. Đôn đốc bên bán giao hàng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việc đôn đóc bên bán giao hàng là một bước trong quy trình thực hiện hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu được tong việc thực hiện hợp đồng. Hapro thường sử dụng fax, telex để xem bên đối tác chuẩn bị nguồn hàng như thế nào, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không…. Đồng thời hỏi người bán những thông tin và chứng từ: - Lịch trình tàu chở hàng của bên đối tác. - Vận đơn đường biển chở hàng. - Chứng chỉ chất lượng của cơ quan giám định. 2.3.2.4. Thuê phương tiện vận tải. Việc chuyên chở hàng hoá từ nước xuất khẩu về Việt Nam là một yêu cầu tất yếu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong TMQT, có thể vận chuyển hàng hoá bằng nhiều phương thức, song phổ biến nhất là vận tải đường biển (chiếm khoảng 90% lượng hàng hoá giao dịch). Do đó, khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, các bên phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, do điều kiện cơ sở hạ tầng, nên phần lớn hợp đồng nhập khẩu của công ty đều ký kết ở điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, một số ít là CFR (CNF). Theo đó, công ty không phải thuê tàu và làm giảm công việc mua bảo hiểm song nó có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty như: - Công ty không thể quan sát được các công việc chuẩn bị hàng, xếp hàng lên tàu … mà chỉ có thể nắm bắt được ngày hàng dời cảng, ngày dự định hàng nhập cảng qua các thông báo của người xuất khẩu. Từ đó làm cho công ty luôn ở trong tình trạng thụ động trong việc giám sát, tiếp nhận hàng hoá khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. - Khi công ty nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF thì cước phí vận chuyển là một thành phần cấu tạo nên giá nhập khẩu của hàng hoá. Do đó, có thể công ty phải nhập khẩu hàng hoá có giá cao hơn giá bình quân do không xác định được chính xác cước phí vận chuyển khi ký kết hợp đồng. 2.3.2.5. Mua bảo hiểm. Công ty Cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà Nội nằm trong tình trạng chung với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ở Việt Nam là chưa chú trọng nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Nguyên nhân là do: - Về điều kiện khách quan, đó là sự yếu kém của cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật và phương tiện, kỹ thuật vận chuyển hàng hoá của Việt Nam nên công ty thường phải ký các hợp đồng nhập khẩu theo các điều kiện cơ sở giao hàng là CIP, CIF, theo điều kiện này người xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện bảo hiểm C (điều kiện bảo hiểm tối thiểu). - Về điều kiện chủ quan, công ty chưa có sự quan tâm đúng mức đến nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong các hợp đồng nhập khẩu là do chưa hiểu rõ ràng điều kiện bảo hiểm C chỉ là điều kiện bảo hiểm tối thiểu mà mọi rủi ro về hàng hoá sẽ thuộc về công ty khi hàng hoá qua lan can tàu ở cảng bốc hàng (đối với điều kiện CIF), hoặc hàng hoá được giao cho người vận chuyển đầu tiên (đối với điều kiện CIP). Đối với một số ít hợp đồng nhập khẩu của công ty được ký kết theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR thì công ty có tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập về. Các công ty bảo hiểm mà công ty thường xuyên mua gồm: Công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), Công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex (Pjco). Khi tiến hành mua bảo hiểm, công ty thực hiện các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và lựa chọn điều kiện bảo hiểm cần mua(A, B, C), công ty thường mua điều kiện bảo hiểm A. - Đến công ty bảo hiểm làm “giấy yêu cầu bảo hiểm” (theo mẫu của họ) cho hàng hoá chuyên chở và ký hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản. - Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. + Thông thường do công ty kinh doanh theo điều kiện CIF, nên trị giá bảo hiểm (V) bằng 110% giá CIF. + Tỷ lệ phí bảo hiểm (R) thường là 0,2%: khi đó giá phí bảo hiểm bằng: (R x V). + Thuế GTGT của bảo hiểm là 10% giá phí bảo hiểm. Vì vậy, tổng giá trị công ty phải thanh toán cho công ty bảo hiểm bằng: (giá phí bảo hiểm + thuế GTGT). Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, như vậy công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng hoá nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho. Tuỳ theo từng hợp đồng uỷ thác mà Hapro mua thêm bảo hiểm hàng hoá hay không. Thông thường, Hapro chỉ mua bảo hiểm cho loại hàng hoá có giá trị cao như: Máy móc, thiết bị…. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo (vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C…). 2.3.2.6. Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận.Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán nhưng Hapro thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C. 2.3.2.7. Làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hoạt động mua bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Theo pháp luật của Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan gồm 3 bước: - Khai báo hải quan: Hapro cử nhân viên nghiệp vụ làm thủ tục hải quan.Trước hết cán bộ của Hapro đến hải quan cảng Hải Phòng để mở tờ khai hải quan, nhân viên này khai báo đầy đủ vào tờ khai hải quan bao gồm các mục: Tên hàng, loại hàng, khối lượng, số lượng, tổng giá trị lô hàng, tên công cụ, phương tiện vận tải, nước nhập khẩu, tên đơn vị xuất nhập khẩu, loại hình nhập khẩu vào tờ khai hải quan. Cùng với tờ khai hải quan, đại diện của Hapro phải xuất trình cho cơ quan hải quan: giấy phép xuất nhập khẩu của Hapro, hoá đơn thương mại, giấy giới thiệu do giám đốc cấp, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, vận đơn, phiếu đóng gói, hoá đơn bán hàng, giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê khai chi tiết lô hàng, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng để làm thủ tục hải quan và làm căn cứ để nộp thuế nhập khẩu. Sau đó cơ quan hải quan kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ này với lượng hàng hoá nhập khẩu. - Xuất trình hàng hoá: Hàng hoá được tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lượng, số lượng hàng xem có phù hợp với tờ khai, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong cotainer, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà Hapro đã khai trong tờ khai, hải quan không kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thục hảI quan như chi phí cho cơ quan hảI quan mở, đóng, xếp các kiện hàng, thùng hàng được Hapro thanh toán vào chi phí mua hàng. - Thực hiện các quyết định của hải quan: Kiểm tra hàng hoá, giấy tờ phù hợp với tờ khai hải quan thì mới được thông quan. Những yêu cầu của cơ quan hảI quan có tính pháp lý, cưỡng chế Doanh nghiệp phảI thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. 2.3.2.8. Nhận và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu. Hapro sẽ phải làm thủ tục để nhận hàng hoá sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ của mình theo quy định đó là: Doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao hàng nhận hàng hoá. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho Doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thông báo này thì Hapro đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O), sau đó hapro sẽ cử người mang lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng Hapro sẽ cử nhân viên đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó đem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Trong quá trinh nhận hàng, Hapro sẽ cho nhân viên của Công ty giám sát . Cơ quan giám định (thường là Vinacontrol) sẽ giám định hàng hoá. Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. Sau khi nhận hàng bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách phẩm chất hàng nhập, số lượng hàng nhập. Cơ quan này lấy mẫu phân tích số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không. Đối với ga hoặc cảng: Kiểm tra niêm phong kẹp trì trước khi bốc hàng, xem hàng có được xếp đúng theo sơ đồ không. 2.3.2.9. Tổ chức khiếu nại và giải quyết tranh chấp (nếu có). Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Công ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tượng bồi thường: - Đối tượng khiếu nại là người bán: Khi số lượng bốc xếp không đủ, hàng có chất lượng hay số lượng không đúng với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ… - Đối tượng khiếu nại là người vận tải: Khí số lượng hàng ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của người vận tải gây ra. - Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khí hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất như: Biên bản giám định, ROROC, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm. Về thủ tục giải quyết tranh chấp bao gồm có giải quyết theo thủ tục trọng tài hoặc theo toà án quốc tế. Trước hết hai bên phải có sự tự thượng lượng hoà giải với nhau, nếu không tự hoà giải được với nhau thì phải đưa ra cơ quan trọng tài hoặc toà án để giải quyết. Tại các cơ quan này cũng có bước hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ đưa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành. 2.3.3. Bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác và nhận phí uỷ thác. Nếu số lượng, chất lượng hàng hoá phù hợp với hợp đồng uỷ thác Thì Hapro có trách nhiệm bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác. Khi đã bàn giao hàng hoá cho bên uỷ thác cũng có nghĩa là nhiệm vụ của Hapro đã hoàn thành và Hapro sẽ được nhận phí uỷ thác. Thông thường, phí Hapro nhận được là khoảng 1 – 3% tổng giá trị hàng hoá mà Hapro nhận uỷ thác tuỳ theo loại hàng, tính chất công việc và cả mức độ quen biết giữa hai bên. Nếu là khách hàng thường xuyên, Hapro có thể nhận tỷ lệ phí uỷ thác thấp. Giữ được chữ tín với bạn hàng là mục tiêu đầu tiên và quan trọng nhất của Hapro. 2.4. đánh giá tổng quát nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác của hapro. 2.4.1. Ưu điểm. Đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu, nắm vững hệ thống pháp luật trong nước cũng như quốc tế. Chính điều đó đã giúp cho hoạt động kinh doanh của Hapro gặp nhiều thuận lợi. Đặc biệt trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Am hiểu luật pháp, biết vận dụng linh hoạt pháp luật vào trong kinh daonh không chỉ là điều kiện cần mà còn là điều kiện đủ để Doanh nghiệp hoạt động có hiểu quả mà vẫn tuân thủ luật pháp. Hoạt động Thương mại của Hapro ngày càng được cải thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Đội ngã cán bộ nhập khẩu luôn được đào tạo lại nhằm bổ sung kiến thức về nghiệp vụ. Hapro luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao về các kỹ năng về nghiệp vụ về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngaọi ngữ… Hapro xây dựng một chế độ khuyến khích chặt chẽ thường phạt căn cứ vào hiệu quả của công việc mang lại. Do đó khuyến khích nhân viên trong Tổng công ty luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nhờ đó mà trong quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác chưa xảy ra sai sót đáng kể nào dẫn tới khiếu nại, tranh chấp ở trọng tài kinh tế. Đây cũng là cách tiết kiện chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. 2.4.2. Những tồn tại cần khắc phục. Cơ chế thị trường tạo ra nhiều thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác hàng hoá cho nhu cầu trong nước nhưng mặt khác nó lại tạo ra khó khăn cho Hapro và việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Chẳng hạn như trong giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách nước ngoài về mọi điều kiện và điều khoản của hợp đồng nhập khẩu là bộ phận quan trọng, nếu không có sự tìm hiểu, nghiên cứu kỹ về hoạt động của đối tác, mặt hàng của đối tác… có thể sẽ ảnh hưởng tới hoạt động kinh daonh cảu Hapro, đồng thời làm giảm uy tín. Việc nhận hàng và thanh toán tiền hàng, phí uỷ thác vẫn còn chậm, không đúng thời hạn. Chương 3 Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác 3.1. phương hướng, mục tiêu và nhiệm vụ phát triển hoạt động nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác của hapro trong thời gian tới. 3.1.1. Phương hướng Phát huy những thành tựu đã đạt được trong những năm qua, đẩy mạnh hơn nữa sự tăng trưởng của kim ngạch nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác.