Chuyên đề Hoàn thiện những vấn đề cơ bản về lý luận kế toán bán hàng trên cơ sở khảo sát tình hình thực tế tại Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ

phản ảnh doanh thu Nợ TK111,112-Tiền mặt ,Tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- Phải thu của khách hàng Có TK511-Doanh thu Chi phí vận chuyển nếu bên mua chịu kế toán ghi Nợ TK131- Phải thu của khách hàng Có TK111,112-Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Nếu doanh nghiệp chịu kế toán ghi NợTK641-Chi phí bán hàng CóTK111,112-Tiền mặt,Tiền gửi ngân hàng Ngoài ra còn có các trường hợp sau _Bán hàng có thực hiện chiết khấu bán hàng: Khi có chứng từ xác định ghi Nợ TK521-Chiết khấu bán hàng CóTK111-Tiền mặt CóTK131-Phải thu của khách hàng . Cuối kỳ, kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ theo định khoản NợTK511-Doanh thu CóTK521-Chiết khấu bán hàng _Bán hàng có hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh khoản hàng bán bị trả lại trong kỳ, kế toán ghi NợTK531- Hàng bán bị trả lại CóTK131- Phải thu của khách hàng CóTK111,112- Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại để kết chuyển giảm doanh thu bán hàng trong kỳ NợTK511-Doanh thu CóTK532-Hàng bán bị trả lại Nếu hàng bán bị trả lại phát sinh sau khi đã xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán phải ghi giảm doanh thu bán hàng trong năm và điều chỉnh lãi gộp hoặc ghi vào thu nhập của hoạt động bất thường _Bán hàng có giảm giá hàng bán: TK532- Giảm giá hàng bán chỉ phản ảnh các khoản giảm trừ do việc chấp nhận giảm giá ngoài hoá đơn, không phản ảnh các khoản giảm trừ xác định ngay trên hoá đơn và được trừ vào tổng giá trị tiền hàng. Khi phát sinh giảm giá kế toán ghi NơTK511-Doanh thu CóTK-Giảm giá hàng bán _Bán hàng nội bộ:Đây là việc bán hàng được thực hiện giữa tổng công ty, công ty với các đơn vị thành viên có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị thành viên hạch toán độc lập với nhau Kế toán bán hàng trong trường hợp này sử dụng hai tài khoản TK512-Doanh thu bán hàng nội bộ: dùng để phản ảnh doanh thu của số sản phẩm , hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã tiêu thụ trong nội bộ TK36-Phải thu nội bộ: dùng để phản ánh các khoản phải thu về cung cấp hàng hoá , sản phẩm, lao vụ,dịch vụ đã tiêu thụ trong nội bộ Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ ghi NợTK136-Phải thu nội bộ CóTK512- Doanh thu bán hàng nội bộ b2- Đối với bán hàng xuất khẩu _Tài khoản sử dụng: Ngoài các tài khoản 511, 131 sử dụng các tài khoản _138- Phải thu khác: Phản ảnh số phải thu của bên giao uỷ thác về số chi phí, thuế xuất khẩu mà doanh nghiệp đã chi hộ _TK413- Chênh lệch tỷ giá: Phản ảnh các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh và tình hình xử lý các khoản chênh lệch đó _TK003- Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: Phản ánh trị giá hàng hoá nhận xuất khẩu uỷ thác hộ _TK007- Ngoại tệ các loại: phản ánh tình hình thu chi, số còn lại theo nguyên tệ của các loại ngoại tệ ở đơn vị Trình tự kế toán nhận xuất khẩu uỷ thác _Khi nhận hàng của bên giao uỷ thác, kế toán ghi NợTK003- hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi Nếu hàng được bên giao chuyển ngay đến cảng, sân bay xuất, kế toán không phản ánh trị giá hàng này vào TK003 _Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan và được tính là hàng xuất khẩu kế toán ghi NợTK131:Số phải thu của khách hàng CóTK331: Số phải trả cho bên giao uỷ thác CóTK511: Số hoa hồng uỷ thác doanh nghiệp được hưởng Phần hoa hồng uỷ thác có thể được ghi nhận khi hàng được tính là xuất khẩu theo định khoản trên hoặc cũng có thể được ghi nhận khi thanh lý hợp đồng xuất khẩu _Khi khách hàng nước ngoài trả tiền, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng ghi NợTK112-Tiền gửi ngân hàng CóTK131- Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi: Nợ TK007-Số nguyên tệ _Số tiền thuế xuất khẩu nộp hộ bên giao uỷ thác ghi NợTK138-Phải thu khác CóTK333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước _Số tiền chi phí bán hàng xuất khẩu mà bên giao uỷ thác phải chịu kế toán ghi NợTK138-Phải thu khác CóTK111,112- Tiền mặt , tiền gửi ngân hàng Phần này cũng có thể hạch toán trừ ngay vào tiền hàng theo định khoản NợTK331-Phải trả người bán CóTK111,112- Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng _Khi đã thu được tiền hàng và có đầy đủ các chứng từ cần thiết hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, tính toán số tiền phải thu, phải trả giữa hai bên. Kế toán kết chuyển phần chi phí đã chi hộ để giảm tiền hàng NợTK331- Phải trả người bán CóTK138- Phải thu khác Khi chuyển tiền trả bên giao, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi ghi NợTK331-phải trả người bán CóTK111,112 Đồng thời ghi bút toán đơn Nợ TK007-Ngoại tệ các loại Cuối tháng cuối năm, kế toán tổng cộng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh Kế toán chi tiiết nghiệp vụ bán hàng Kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng được phản ánh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ chi tiết được sử dụng trong kế toán bán hàng gồm:Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết giá vốn hàng bán -Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Các chứng từ bao gồm: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng giao thẳng... Theo hình thức này, hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuát kho...sau khi được chỉnh lý được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết phải thu của khách hàng và được ghi theo định kỳ(3,5ngày). II. Phần thực tế và giải pháp về kế toán bán hàng ở Công tyvật tư và thiết bị toàn bộ 1- Đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty : Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ - tên đầy đủ là công ty xuất nhập khẩuvật tư và thiết bị toàn bộ, là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp thuộc bộ nông nghiệp . Công ty có tên giao dịch quốc tế là MATEXIM và có trụ sở chính tại đường Hoàng Quốc Việt- Nghĩa Đô- Hà Nội , được thành lập từ năm 1969 .Với sự thay đổi của cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập chung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước , hoạt động của công ty cũng được thay đổi . Công ty được giao quyền tự chủ hạch toán kinh doanh , lời ăn lỗ chịu , hoạt động theo sự phân cấp quản lý của tổng công ty và theo qui định của nhà nước. Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm : - Kinh doanh vật tư, máy móc trong nước sản xuất được như: Thép, máy bơm, máy nông nghiệp khác. - Nhập khẩu các loại sắt thép, dụng cụ cơ khí , vật tư công nghiệp, máy nông nghiệp... để tiêu thụ ở thị trường trong nước. - Thực hiện xuất nhập, uỷ thác cho các đơn vị khác về các nhóm mặt hàng mà công ty được phép xuất nhập. Các mặt hàng xuất, uỷ thác chủ yếu là các loại nguyên liệu như : thiếc, gang, các loại hàng mỹ nghệ như : chiếu trúc, gối mây... - Thực hiện các dịch vụ khác như : Vận tải đường bộ, cho thuê kho bãi cửa hàng... Ngoài ra, công ty còn có các chi nhánh ở các tỉnh thành : Xí nghiệp vật tư Hà Nội , xí nghiệp vật tư vận tải , tổng kho đầu tư... 2-Tổ chức quản lý ở Công ty Công ty bao gồm các bộ phận như: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu,Phòng kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán và Các xí nghiệp trực thuộc. Mỗi một bộ phận có một nhiệm vụ riêng. 3-Tổ chức bộ máy kế toán củaCông ty: Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động kế toán của Công ty Bộ phận kế toán tổng hợp: gồm 02 nhân viên kế toán - Thực hiện theo dõi các khoản phải thanh toán với ngân hàng, xác định kết quả kinh doanh và tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính Bộ phận kế toán bán hàng: gồm 03 kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép theo dõi về hàng hoá và tiêu thụ, hạch toán doanh thu của các hoạt động mua bán hàng, xác định giá vốn, theo dõi các khỏan phải thu của khách hàng. Thực hiện hạch toán theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác với các đơn vị khác. Kế toán tiền mặt, tiền lương : Chịu trách nhiệm thực hiện các phần hành kế toán về tiền mặt, tiền lương Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm thực hiện kế toán thanh toán với ngân hàng Kế toán chi phí : Theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán TSCĐ, nguồn vốn: Theo dõ tình hình tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ kháu hao và quản lý nguồn vốn Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc _Hình thức kế toán áp dụng ở Công ty là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ , các chứng từ ghi sổ được lập một lần vào cuối tháng, Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ *Vài nét về tổ chức công tác bán hàng ở Công ty +Về hàng hoá tiêu thụ chủ yếu là các loại vật tư công nghiệp và máy nông nghiệp +Về phương thức bán chủ yếu là bán buôn và qua hai phương thức bán: Bán buôn qua kho và bán buôn giao thẳng. +Công ty không thực hiện các biện pháp tài chính để khuyến khích khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hay hồi khấu +Về bán hàng xuất khẩu: Thực hiện uỷ thác, hàng xuất khẩu chủ yếu theo giá FOB +Công ty có thị trường tương đối rộng lớn từ Bắc tới Nam, và thị trường nước ngoài chủ yếu là các nước Châu á như Nhật Bản, Singapo,Trung quốc +Trình độ nhân viên kế toán nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu của công viên. Tuy nhiên, công tác kế toán chưa được cơ giới hoá bằng máy vi tính nên việc xử lý và cung cấp thông tin còn chưa nhanh. Hơn nữa, việc qui định trình tự ghi sổ kế toán như hiện nay khiến khối lượng công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng. 4- Tình hình thực hiện công tác kế toán ở Công ty 4.1- Tài khoản sử dụng: Công ty đang sử dụng các TK sau TK511- Doanh thu bán hàng: Được chia thành hai tài khoản cấp hai TK5111-Doanh thu bán hàng và TK5113- Doanh thu dịch vụ TK131- Phải thu của khách hàng TK632- Giá vốn hàng bán Các sổ sử dụng trong kế toán bán hàng trong nước: Sổ chi tiết doanh thu, 4.2. Quy trình hạch toán theo phương thức bán hàng 4.2.1. Đối với bán buôn qua kho - Căn cứ vào giấy duyệt giá của giám đốc và kế toán trưởng, căn cứ vào giấy giới thiệu mua hàng của khách hàng, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kinh doanh xuất nhập khẩu lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho thành 5 liên. Theo trình tự hóa đơn sau khi được lập ở phòng KDXNK được chuyển sang phòng kế toán để thanh toán tiền. Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán viết phiếu thu và đóng dấu “đã thanh toán” vào dòng hình thức thanh toán. Nếu khách hàng thanh toán sau, kế toán đóng dấu “trả chậm” vào dòng hình thức thanh toán. Kế toán tiền mặt lập phiếu thu và ghi vào sổ quỹ theo định khoản Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 131 - phải thu của khách hàng Hóa đơn sau khi quay về phòng kế toán được chuyển cho kế toán hàng hóa, căn cứ vào đó kế toán ghi vào Sổ chi tiết vật tư và Sổ theo dõi TK 1561 - Giá mua hàng hóa đồng thời xác định vốn của hàng xuất kho (chỉ xác định phần giá mua và thuế nhập khẩu). Hóa đơn được chuyển cho kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng, căn cứ vào đó kế toán định khoản. Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu và ghi vào hai sổ chi tiết: Sở chi tiết doanh thu và Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Mẫu sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu Cách ghi vào sổ này như sau: - Cột 1,1: Ghi ngày tháng lập và số HĐKPXK - Cột 3: Ghi tóm tắt nội dung của hóa đơn - Cột 4: Giá vốn hàng xuất - căn cứ vào số liệu do kế toán hàng hóa chuyển sang. - Cột 6: Ghi doanh thu theo hóa đơn - Cột 5: Được tính bằng cách lấy doanh thu theo hóa đơn (số liệu ở cột 6) trừ giá mua hàng xuất bán (số liệu ở cột 4). Sở dĩ phải xác định chỉ tiêu này vì thế mà công ty phải nộp tính trên cơ sở chênh lệch giá bán trừ giá mua. Chỉ tiêu này là cơ sở để tính số doanh thu mà công ty phải nộp. Khi phát sinh khoản giảm giá hoặc hàng bán bị trả lại, kế ghi đỏ vào sổ chi tiết doanh thu trị giá hàng bán bị trả lạii và số tiền giảm giá hàng bán để kết chuyển giảm doanh thu trong kỳ. Nếu các khoản trên phát sinh sau khi bên bán mua đã thanh toán tiền, công ty trả lại tiền cho bên mua thì cùng với việc ghi như trên, kế toán tiền mặt khi xuất tiền trả ghi vào Sổ quỹ theo định khoản. Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 111 - Tiền mặt Nếu các khoản trên phát sinh khi bên mua chưa thanh toán tiền hàng thì số tiền giảm giá, hàng bán bị trả lại trên được trừ vào nợ định khoản. Nợ TK 511 - Doanh thu Có TK 131 - Phải thu của khách hàng và được ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ này được mở chi tiêt cho từng khách hàng. Theo cách hạch toán như đã trình bày trên của công ty, tất cả các hợp đồng bán hàng, thu tiền ngay hay trả chậm đều được phản ánh vào TK 131 và được ghi vào Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Các hóa đơn bán hàng thanh toán tiền ngay được hạch toán trên Sổ quỹ (hoặc Sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH). Theo định kỳ cuồi tuần, kế toán bán hàng tiến hành đối chiếu với Sổ quỹ và Sổ TGNH để xác định các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng ngày trong tuần. Với những khoản này, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TL 131 - Phải thu của khách hàng và ghi vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng, sổ này được mở chi tiết cho từng khách sạn. Cách ghi vào sổ này như sau: - Cột 1,2: Ghi ngày tháng lập và số hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Cột 3: Ghi nội dung tóm tắt của hóa đơn - Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng - Cột 5,6: Ghi số tiền phát sinh của các nghiệp vụ - Cột 7: Ghi những vấn đề cần lưu ý Theo cách hạch toán như đã trình bày trên của công ty, tất cả các hợp đồng bán hàng, thu tiền ngay hay chậm trả đều được phản ánh vào TK 131 và được ghi vào Sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Các hóa đơn bán hàng thanh toán tiền ngay được hạch toán trên Sổ quỹ (hoặc Sổ theo dõi tiền gửi Ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH). Theo định kỳ cuối tháng, kế toán bán hàng tiền hành đối chiếu với Sổ quỹ và Sổ TGNH để xác định các khoản khách hàng đã thanh toán theo từng ngày trong tháng. Với những khoản này, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 131 - Phải thu của khách hàng và ghi vào sổ chi tiết TK 131 - Phải thu của khách hàng. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết Doanh thu để xác định tổng doanh thu và tổng số lãi gộp, từ tổng lãi gộp tính ra số thuế phải nộp theo công thức: Thuế phải nộp = 15% x Tổng lãi gộp Căn cứ vào các số liệu tổng hợp trên, kế toán định khoản Nợ TK 511 - Doanh thu: số thuế phải nộp Có TK 3331 - Thuế doanh thu: số thuế phải nộp và Nợ TK 511- Doanh thu: Số doanh thu thuần Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Số doanh thu thuần Số liệu trên được ghi vào Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ. Cuối tháng, kế toán tiến hành tính số dư của TK 131 trên sổ chi tiết và lập Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc theo các định khoản Nợ TK 111, 112 Có TK 131 - phải thu của khách hàng Và Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu Sau khi lập, phiếu ghi sổ này được chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán có liên quan sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản. Công ty sử dụng một quyển Sổ cái - kiểu ít cột - để tổng hợp số liệu, mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang. 4.2.2. Bán buôn không qua kho - Hàng bán giao thẳng Công ty áp dụng phương thức bán này chủ yếu là đối với hàng xuất khẩu. Hàng nhập về sau khi được hải quan kiểm nhận có thể được giao bán thẳng cho khách tại cảng, bến bãi... phương thức bán này rất thuận tiện, tăng nhanh vòng quay của vốn, tiết kiệm chi phí bán hàng. Các chứng từ về hàng giao thẳng (cả chứng từ mua và bán) sau khi được phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kiểm tra chỉnh lý được chuyển đến phòng kế toán. Bộ chứng từ này thường về cùng và thường bao gồm các chứng từ sau: - Hóa đơn mua hàng - Tờ khai thuế hải quan - Biên bản kiểm nhận - Hóa đơn bán hàng giao thẳng (là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho có ghi rõ bán theo hình thức giao thẳng...) Bộ chứng từ được chuyển cho kế toán theo dõi phần hàng bán giao thẳng, căn cứ vào đó kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 1561 - Giá mua hàng hóa (bao gồm giá mua hàng và thuế nhập khẩu tính theo tỷ giá thực tế ngày hàng tính là nhập khẩu) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (theo tỷ giá hạch toán) Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu (theo tỷ giá thực tế ngày tính thuế) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Đồng thời kết chuyển giá vốn theo định khoản Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1561 - Giá mua hàng hóa Các số liệu trên được theo dõi trên Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng Cách ghi vào sổ này như phận định khoản trên, cột 3,4 ghi số và ngày của hóa đơn mua hàng. Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu tổng hợp được trên sổ trên lập các phiếu ghi sổ TK 632, TK 413, TK 331 theo các định khoản trên. * Về việc bán hàng cho các đơn vị phụ thuộc. Quy trình hạch toán hàng bán cho các đơn vị này cũng giống như đối với bán hàng cho các đơn vị bên ngoài, tài khoản sử dụng là TK 511 - Doanh thu dùng để hạch toán doanh thu bán hàng nội bộ và TK 131 - Phải thu của khách hàng dùng để hạch toán khoản phải thu của các đơn vị nội bộ về tiền hàng. * Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước. - Về tổ chức chứng từ kế toán: Các chứng từ ban đầu về bán hàng như hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (như đã trình bày ở từng phương thức bán hàng trên) được lập tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, sau khi có đẩy đủ các yếu tố và được kiểm ta chỉnh lý được chuyển đến phòng kế toán. Nhìn chung, việc tổ chức các chứng từ ban đầu về bán hàng được thực hiện tương đối tốt, trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng ở công ty được thực hiện tương đối tối, trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng ở công ty được thực hiện tương đối hợp lý và khoa học, có quy định cụ thể nhiệm vụ của từng bộ phận trong việc quản lý, lưu trữ chứng từ như các chứng từ về bán hàng sẽ do kế toán theo dõi doanh thu quản lý và lưu trữ. Công ty sử dụng sổ giao chứng từ để theo dõi và xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, các chứng từ khi giao đều phải có ký nhận trên sổ này. 4.2.3. Bán hàng xuất khẩu theo phương thức nhận ủy thác Sau khi có giấy phép xuất khẩu của Bộ Thương mại, công ty thực hiện xuất ủy thác theo đúng các mặt hàng và số lượng đã đăng ký trong giấy phép. Theo hình thức này, công ty thay mặt bên giao ủy thác (sau đây gọi tắt là bên giao) làm mọi thủ tục xuất hàng, chi phí trong quá trình xuất do bên giao chịu và được tính trừ vào tiền hàng. Về phần mình, công ty được hưởng phần hoa hồng ủy thác, phần này được hạch toán vào tài khoản 5113 - Doanh thu dịch vụ. Công ty sẽ chuyển trả bên giao số tiền bằng số tiền hàng trừ các chi pí mà bên giao phải chịu hoa hồng và ủy thác. a) Về chứng từ và phương thức giao dịch Hàng xuất ủy thác thường là theo phương thức giao dịch thông thường, công ty và khách hàng nước ngoài giao dịch với nhau qua thư, điện tín hoặc trực tiếp để thỏa thuận các điều kiện và lập Hợp đồng bán hàng, phương thức thanh toán chủ yếu là bằng điện chuyển tiền (T/T) hoặc thanh toán qua thư tín dụng (L/C). Bộ hồ sơ xuất ủy thác thường bao gồm: Hóa đơn xuất hàng của bên giao, hợp đồng xuất khẩu ủy thác, hóa đơn bán hàng xuất khẩu, giấy chứng nhận hải quan, thông báo thuế, biên lai thu lệ phí hải quan, chứng từ thanh toán tiền hàng... Các chứng từ này sau khi được phòng kinh doanh kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ được chuyển đến phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào các chứng từ đó để ghi sổ kế toán và được lưu trữ ở phòng kế toán một bản. b) Tài khoản kế toán sử dụng: Công ty đang sử dụng các TK sau - TK 1561: dùng để phản ánh trị giá hàng mà công ty nhận ủy thác xuất khẩu - Kết cấu. Bên Nợ: Trị giá số hàng nhận ủy thác xuất theo tỷ giá hạch toán Bên Có: Kết chuyển trị giá số hàng này khi hàng được tính là hàng xuất khẩu Sau mỗi hợp đồng ủy thác. TK này không còn số dư - TK 331- Phải trả cho người bán: Dùng để phản ánh số tiền phải trả cho bên giao ủy thác. Kết cấu TK này như sau: Bên Nợ: Kết chuyển phần chi phí, thuế đã chi hộ và số hoa hồng ủy thác công ty được hưởng để giảm khoản phải trả bên giao ủy thác. : Số tiền thực trả cho bên ủy thác Bên Có: Trị giá số hàng nhận giao ủy thác phải trả cho bên giao ủy thác theo tỷ giá hạch toán. : Số chênh lệch tỷ giá phát sinh. Sau mỗi hợp đồng ủy thác, sau khi thanh lý, phần chênh lệch phát sinh được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và TK này không còn số dư. - TK 3388 - UT - Phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác trong quan hệ giao nhận ủy thác. Kết cầu TK này như sau: : Các chi phí trong quá trình xuất ủy thác mà bên giao ủy thác phải chịu. : Thuế xuất khẩu phải thu lại bên giao ủy thác. Bên Có: Khoản phải trả cho bên giao sau khi trừ phí ủy thác : Kết chuyển phần chi phí và thuế đã chi hộ và phần hoa hồng ủy thác khi thanh toán hợp đồng: Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được hạch toán vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và TK này không còn số dư. Ngoài ra còn sử dụng TK 5113 để hạch toán doanh thu ủy thác và TK 007 - Ngoại tệ các loại. c) Quy trình hạch toán và các Sổ để hạch toán: - Khi nhận được hàng của bên giao, kể cả nhận hàng tại kho của bên giao hoặc tại cảng, căn cứ vào hóa đơn giao hàng, kế toán ghi số tiền trên hóa đơn theo tỷ giá hạch toán. Nợ TK 1561 - UT: Hàng hóa nhận ủy thác Có TK 331 - Phải trả cho người bán - Căn cứ vào hóa đơn bán hàng xuất khẩu có xác nhận của hải quan, kế toán tiến hành định khoản. Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác: Phần tiền hàng trừ hoa hồng ủy thác. Có TK 511 - Doanh thu: Phần hóa hồng ủy thác Đồng thời kết chuyển trị giá hàng nhận ủy thác theo định khoản Nợ TK 3388 - Phải trả phải nộp khác Có TK 1561 - UT: hàng hóa nhận ủy thác (Các khoản trên được tính theo tỷ giá hạch toán kể cả phần hoa hồng ủy thác). Các chi phí phát sinh trong quá trình xuất ủy thác thường bao gồm: phí chứng từ nhận xuất xứ, phí vận chuyển, phí kiểm hóa hải quan... căn cứ vào các chứng từ chứng minh, kế toán ghi. Nợ TK 3388 - Phải trả nộp khác: Số chi phí phát sinh Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Thuế xuất khẩu nộp hộ bên giao, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế ngày nộp thuế ghi. Nợ TK 3388 - Phải trả nộp khác: Số thuế phải nộp Có TK 333: Thuế xuất khẩu và kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu chi định khoản Nợ TK 333 - Thuế xuất khẩu Có TK 111 - Tiền mặt Khi nhận được tiền của phía nước ngoài trả, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi. Nợ TK 112 - tiền gửi Ngân hàng: Theo tỷ giá thực tế ngày nhận Có TK 131 - Phải thu của khách hàng: Tính theo tỷ giá hạch toán Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá Sau khi nhận được tiền và có đầy đủ các chứng từ cần thiết, hai bên thỏa thuận để tiến hành thanh lý hợp đồng. Hợp đồng thanh lý thường do kế toán theo dõi phần xuất ủy thác lập và được coi là hợp lý, hợp lệ khi được bên giao chấp nhận và có đẩy đủ các chữ ký. Biên bản này được lưu ở phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào bản than lý tiến hành định khoản - Kết chuyển phần chi phí và thuế đã chi hộ để trừ vào tiền hàng Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác - Kết chuyển phần hoa hồng ủy thác được hưởng để trừ vào tiền hàng Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 3388 - Phải trả phải nộp khác - Số tiền phải trả cho bên giao, khi trả kế toán ghi Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111, 112 - Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng Kế toán hàng xuất ủy thác được theo dõi chi tiết theo từng lô, khi kết thúc một hợp đồng ủy thác, các TK 331, TK 3388 chi tiết cho lô hàng đó được tất toán - phần chênh lệch được kết chuyển vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. 5. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng ở công ty vật tư và thiết bị toàn bộ 5.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng Là một phần hành của công tác kế toán ở công ty, kế toán bán hàng có một vai trò quan trọng trong việc quản lý công tác bán hàng. Thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng sẽ giúp công ty quản lý tốt công tác bán hàng và từ những thông tin kịp thời, trung thực và đầy đủ do kế toán cung cấp sẽ giúp lãnh đạo công ty thấy được thực tế hoạt động bán hàng, những mặt mạnh, mặt yếu từ đó có hướng để tiếp tục phát triển. * Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện + Tuân thủ chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành + Đáp ứng đẩy đủ các nhiệm vụ và yêu cầu của công ty kế toán bán hàng, đặc biệt là yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động bán hàng của đơn vị. + Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, phù hợp với tổ chức bộ máy nhân viên và trình độ của nhân viên kế toán. + Tiết kiệm chi phí hạch toán. Đây cũng là một yêu cầu cần thiết đặt ra đối với việc hoàn thiện công tác kế toán. Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm chi phí hạch toán góp phần vào việc tiết kiệm chi phí của toàn công ty và tăng lợi nhuận. 5.2. Những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán bán hàng ở Công ty Vật Tư và thiết bị toàn bộ. 5.2.1. Về hình thức kế toán và trình tự ghi sổ Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức này là phù hợp quy mô và loại hình hoạt động kinh doanh, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Tuy nhiên về vấn đề này, qua quá trình nghiên cứu tôi thấy có một số điểm cần sửa đổi bổ sung như sau: - Về thời hạn lập Chứng từ ghi sổ: Công ty nên quy định thời hạn lập chứng từ ghi sổ là 05 ngày vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty không nhi