Chuyên đề Hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng cấp thoát nước và hạ tầng kỹ thuật trong điều kiện vận dụng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

1. Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán được duyệt cho côgn trình, hạng mục công trình, đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư viết Phiếu yêu cầu vật tư dụng cụ (Biểu mẫu 01) . Phiếu này được chuyển cho phòng Kinh tế – Kỹ thuật kiểm tra tính phù hợp của vật tư yêu cầu với thiết kế đã xây dựng, nếu đúng kỹ thuật cán bộ kỹ thuật ký xác nhận vào phiếu. Chuyển lên để Giám đốc duyệt.

2. Phiếu yêu cầu được duyệt, được chuyển cho Phòng Cung ứng vật tư ký nhận và thực hiện mua sắm. Cán bộ thu mua vật tư tiến hành thủ tục mua bán vật tư như ký Hợp đồng mua bán (Biểu mẫu 02) (thường chỉ ký kết khi nhập khẩu, hoặc mua hàng có giá trị lớn), nhận Hoá đơn GTGT (Biểu mẫu 03) và các chứng từ liên quan (như Phiếu giao hàng, Giấy chứng nhận chất lượng do bên bán cung cấp). Vật tư mua về được cán bộ cung ứng vật tư vận chuyển thẳng tới chân công trình (nơi có yêu cầu cung ứng vật tư)

3. Tại địa điểm giao nhận hoặc kho tại công trình, đại diện phòng cung ứng vật tư và đại diệnu bên tiếp nhận vật tư cùng lập và ký xác nhận vào Biên bản giao nhận vật tư thiết bị (Biểu mẫu 04) sau khi đã kiểm tra vật tư. Trong một số trường hợp cần thiết (hàng có số lượng lớn, phức tạp, hàng nhập khẩu ), trước khi Biên bản bàn giao được lập thì Ban KCS tiến hành kiểm tra vật tư (về qui cách phẩm chất, chất lượng, bao bì của nguyên vật liệu thực tế tiếp nhận) và xác nhận kết quả kiểm tra bằng Biên bản kiểm nghiệm.

4. Sau khi hoàn thành việc mua và cung ứng vật tư tới tận chân công trình đầy đủ theo yêu cầu, cán bộ phòng Cung ứng vật tư tập hợp và chuyển toàn bộ các chứng từ liên quan đến việc mua và cung ứng vật tư đã thực hiện, chuyển cho phòng kế toán để lập Phiếu nhập kho (Biểu mẫu 05) và Phiếu xuất kho (Biểu mẫu 06) cho lượng vật tư đó.

5. Hàng này, căn cứ vào bộ chứng từ do cán bộ cung ứng vật tư chuyển giao (trong quá trình bắt buộc phải có 3 chứng từ là: Phiếu yêu cầu vật tư dụng cụ; Hoá đơn GTGT; Biên bản giao nhận vật tư thiết bị), ké toán vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho (đã ghi đẩy đủ số lượng, đơn giá, thành tiền). PXK được chuyển cho người giao hàng (cán bộ cung ứng vật tư), phụ trách phòng kế toán, giám đốc ký xác nhận và thủ kho. Sau khi đã có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan (bắt buộc là chữ ký của người giao hàng), thủ kho kiểm tra với bộ chứng từ liên quan, ký vào Phiều nhập kho, sử dụng để ghi Thẻ kho, lưu lại một liên tại kho còn lại chuyển liên cho kế toán vật tư.

Kế toán vật tư nhập PVK do thủ kho chuyển lên, ghi sổ và lưu.

6. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho cho số chứng từ phòng Cung ứng vật tư giao, kế toán tiến hành thủ tục xuất kho cho số chứng từ đó. PXK cũng được ghi đầy đủ số lượng, đơn giá, thành viền và chuyển giao cho bộ phận liên quan ký xác nhận. Thủ tục xuất kho tương tự như khi nhập: thủ kho căn cứ vào chữ ký xác nhận của người nhận hàng (đại diện đội thi công) trên PXK và bộ chứng từ liên quan, kiểm tra và ký voà PXK, ghi Thẻ kho, chuyển cho kế toán vật tư.