Chuyên đề Hoàn thiện phương pháp kế toán tiêu thụ hàng điện máy

uản lý hoạt động kinh doanh tại công ty Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ tiền thân là công ty điện máy cấp I Đà Nẵng được thành lập theo quyết định số 75/NT của Bộ Nội thương ngày 17/5/1975 có nhiệm vụ là nhận và phân phối các sản phẩm công nghiệp. Công ty nhập khảu hàng hóa phân phối cho các đơn vị kinh doanh cấp tỉnh và các nghành trong địa bàn miền trung. Tháng 6 năm 1981 để đáp ứng yêu cầu kinh doanh trên thị trường công ty chia làm 2 chi nhánh: + Chi nhánh xe đạp xe máy Đà Nẵng + Chi nhánh điện máy Đà Nẵng Tháng 12 năm 1985 hai chi nhánh này nhập lại thành Ty Điện máy miền trung theo quyết định số 607/TMTCCB Đến ngày 15/6/2000 Bộ Thương Mại cho phép Công Ty Điện máy miền trung đổi tên thành Công Ty Điện máy và kỹ thuật công nghệ theo quyết định số 0892/2000QĐ-BTM trụ sở tại 124 Nguyễn Trí Thanh, Thành phố Đà Nẵng. Ngoài ra Công ty còn có văn phòng Đại diện ở Hà Nội và các tỉnh thành phố khác Công ty Điện máy và kỹ thuật công nghệ là một doanh nghiệp Nhà nước có tên giao dịch là GELIMEX. Được hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về quyền và nghĩa vụ được quy định, có điều lệ tổ chức hoạt động có bộ máy quản lý và điều hành vốn, được sử dụng con dấu riêng và được mở tài khoản tài khoản tại Ngân hàng Theo chỉ thị số 90-91 của Thủ Tướng chính phủ về việc sắp sếp lại các doanh nghiệp Nhà Nước, công ty được quyết định trở thành đơn vị trực thuộc Bộ Thương Mại từ tháng 9 năm 1994. Hiện nay, Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ là một trong số ít các doanh nghiệp thương mại lớn ở địa bàn miền Trung, hòa nhập với cơ chế thị trường, Công ty đã đạt được những thành quá đáng khích lệ. Công ty Điên Máy và Kỹ Thuật công nghệ kinh doanh các mặt hàng xuát nhập khẩu: xe đạp, xe máy, Ti vi, Tủ lạnh, máy điều hòa nhiệt độ, quạt các loại, các mặt hàng xuất nhập khẩu như: Tôm đông lanh, kim loại màu ô tô. Đối với các mặt hàng xe máy chủ yếu là nhập từ nước ngoài về nguyên chiếc, bên cạnh đó Công ty cũng nhập linh kiện, phụ tùng xe máy về giao cho xí nghiệp lắp ráp xe máy.tùy theo nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dung mà công ty lựa chọn mặt hàng kinh doanh thích hợp.Chẳng hạn những năm 1993 – 1995 xe Dream CKD và xe Custom C70 được tiêu thụ mạnh.Từ năm 1998 đến nay, Công ty lắp ráp xe Union Daehan được khách hàng ưa chuộng. Mặt hàng Tivi hiện nay Công ty kinh doanh chủ yếu là các loại tivi có nhãn hiệu: Sam sung,Sony, Panasonic, JVC, Daewoo, Sharp, Philip, Gelimex. Tủ lạnh chủ yếu mang nhãn hiệu Sharp, Samsung, điều hòa nhiệt độ hiệu National l082, National 1023,…Bếp ga Milux, xe tải Kiarhino, máy giặt Susuchi… Mục đích hoạt động của công ty là thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh các mặt hàng trong phạm vi đăng ký kinh doanh để khai thác có hiệu quả các nguồn hàng, vật tư, nguyên liệu, sức lao động nhằm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh trong nước, đáp ứng nhhu cầu hàng hóa tiêu dung cho nhân dân đẩy mạnh xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước Để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ thuận lợi, rộng khắp,Công ty có được sự hỗ trợ đắc lực của các chi nhánh các xí nghiệp, các trung tâm trực thuộc.Do yêu cầu phát triển kinh doanh quy mô ngày càng lớn công ty đã giao quyền chủ động cho các đơn vị cơ sở, khuyến khích các đơn vị mở rộng thị trường mua bán tham gia làm địa lý cho các công ty lớn, phát triển kinh doanh hàng nội địa.Công ty đứng ra cho các đơn vị vay vốn nhập khẩu hàng hóa nguyên vật liệu chính cho các đơn vị tham gia kinh doanh sản xuất. Nhìn lại quá trình hoạt động phát triển với một số đội ngũ cán bộ, kỹ sư có năng lực, với đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi chuuyên môn, tận tụy với công việc đã đưa Công Ty không ngừng lớn mạnh và phát triển đã tạo được uy tín lớn trên thị trường trong nước và ngoài nước. Từ một đơn vị chỉ có 50 người đến nay đơn vị đã có đội ngũ cán bộ công nhân viên 500 người từ doanh thu năm 2005 chỉ có 400 tỷ đồng đến nay đã tăng trên 1.500 tỷ đồng hàng năm và hiên nay đã được Nhà nước xếp vào loại 1 và là một trong những công ty lớn và mạnh nhất của Bộ thương mại Việt Nam. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Chi Nhánh Công Ty Điện Máy và Kỹ Thuật công nghệ. Một số chỉ tiêu cơ bản trong những năm gần đây của chi nhánh; Biểu số 1: TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần 49.815.098.561 75.334.231.765 121.259.119.196 2 Tổng chi phí 48.420.275.801 72.923.536.349 116.893.790.905 3 Tổng lợi nhuận 1,394,822,760 2,410,695,416 4,365,328,291 4 Nộp ngân sách 4.120.454.142 8.546.714.791 7.153.206.330 5 Thu nhập bình quân 1.800.000 2.200.00 2.800.000 Chi nhánh công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ trong những năm qua đã không ngừng phát triển thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ quản lý kinh tế của Chi nhánh. Cùng với các công ty khác hoạt động kinh doanh trên địa bàn Hà Nội. Chi nhánh đã đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng ngày càng gia tăng. Việc chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường là một thử thách lớn đối với doanh nghiệp thương mại và giờ đây khi Việt Nam gia nhập WTO thì đó cũng là một cơ hội song thách thức thì vô cùng lớn.Có không ít doanh nghiệp phải giải thể và không kịp thích ứng với cơ chế thị trường mới nhưng Chi nhánh đã hoà nhập vào thị trường, từng bước tham gia đứng vững và vươn lên đó là nhờ vào sự nhạy bén, năng động của một số cán bộ chủ chốt đã tìm ra đựoc hướng đi phù hợp với cơ chế thị trường cạnh tranh và phát triển.Chi nhánh đã không ngừng nâng cao thu nhập và cải thiện đời sống cho CBCNV của Chi nhánh, đồng thời Chi nhánh cũng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. Để đảm bảo nhu cầu hàng hóa bán ra, Chi nhánh đã tổ chức được nguồn hàng kinh doanh từ thị trường trong nước và ngoài nước. Hệ thống cửa hàng, kho bãi được bố trí hợp lý và thuận lợi đảm bảo cho công tác tiếp nhận bảo quản và mua bán hàng hóa được diễn ra suôn sẻ. Trong kinh doanh Chi nhánh có nhiều biện pháp tiết kiệm chi phí, tích cực bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho, rút ngắn thời gian lưu chuyển hàng hóa. Ngoài ra Chi nhánh cũng đã áp dụng chính sách giảm giá nhằm thu hút khách hàng. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh Chi nhánh công ty điện máy và kỹ thuât công nghệ cũng gặp không it những khó khăn mà Chi nhánh cần được khắc phục. Khó khăn lớn nhất đối với công tác mua hàng là công tác tạo nguồn vốn. Chi nhánh hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng và của công ty. Do đó chi phí về lãi vay lớn làm chưa có sự quan tâm đúng mức tới hoạt động kinh doanh. Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh đã gặp phải khó khăn đó là sự cạnh tranh gay gắt.Về những mặt hàng như: xe máy, Ô tô, Ti vi, Tủ lạnh….đây là mặt hàng được tiêu thụ mạnh của Chi nhánh. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ qua 28 năm không ngừng lớn mạnh và phát triển đến nay cơ cấu tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã được hoàn thiện: Hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm: 1 Giám đốc + 2 phó Giám đốc 4 phòng ban chức năng: + Phòng tổ chức cán bộ - hành chính + Phòng tài chính kế toán + Phòng đối ngoại thị trường + Phòng kinh doanh kế hoạch XNK 8 đơn vị hạch toán trực thuộc + Xí nghiệp lắp giáp xe máy + Xí nghiệp lắp giáp điện tử + Trung tâm kinh doanh vật tư tổng hợp + Trung tâm tin học + Xí nghiệp may xuất khẩu + Chi nhánh Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ tại Thành phố Hồ Chí Minh + Chi nhánh Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ tại thành phố Hà Nội + Trung tâm buôn bán kinh doanh XNK 170 Hùng Vương – thành phố Đà Nẵng Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy Ban giám đốc Phòng tổ chức - hành chính Phòng kế toán – tài chính phòng kinh doanh xnk Phòng đối ngoại và tt Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh TP. HCM Xí nghiệp lắp ráp xe máy Trung tâm tin học Trung tâm kinh doanh vật tư tổng hợp Xí nghiệp may xuất khẩu TT KD-XNK 170 Hùng Vương ĐN Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ tại thành phố Hà Nội. Bộ máy quản lý của Chi nhánh công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc là người có quyền quyết định, điều hành hoạt động Chi nhánh theo đúng chính sách, pháp luật nhà nước. Chịu trách nhiệm trước công ty và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của các phòng ban tham mưu cho Giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty. gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc phßng tæ chøc – hµnh chÝnh phßng kÕ to¸n – tµi chÝnh phßng kinh doanh xnk phßng ®èi ngo¹i vµ thÞ tr­êng cöa hµng 96 hai bµ tr­ng cöa hµng xe m¸y 198 trÇn quang kh¶i cöa hµng xe m¸y 125 t©y s¬n cöa hµng « t« Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Sơ đồ 2: Trong đó vai trò của từng bộ phận như: Giám đốc Chi nhánh là người đứng đầu Chi nhánh, do công ty bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động kinh doanh, là người ban hành các quyết định đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhât trước Công ty. Phó Giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc và được giao nhiệm vụ phụ trách kinh doanh của Chi nhánh đồng thời còn thay mặt Giám đốc điều hành công việc của Chi nhánh khi giám đốc đi vắng. Phòng kế toán tài chính: Đảm nhiệm việc tổ chức hạch toán kinh tế, sử dụng hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, phân phối lợi nhuận theo đúng quy chế hiện hành của Nhà nước và của Bộ Thương Mại quy định. Phòng có trách nhiệm qaủn lý tài sản của Chi nhánh. Tiến hành các hoạt động tài chính nhằm đảm bảo cho Chi nhánh luôn có đủ sức mạnh về tài chính để tiến hành các hoạt động kinh doanh. Hàng tháng, quý, năm phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và báo cáo kết quả tài chính của Chi nhánh cho công ty. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ đào tạo bồi dưỡng cán bộ, lựa chọn tuyển dụng cán bộ bố trí sắp xếp cán bộ trong chi nhánh nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh của Chi nhánh một cách hợp lý. Nghiên cứu áp dụng đúng chính sách, chế độ về tiền lương, thưởng, khuyến khích động viên kịp thời tinh thần vật chất cho người lao động.Tổ chức ký kết hợp đồng lao động thỏa ước lao động tập thể đúng theo Bộ luật Lao động quy định. Phòng kinh doanh XNK: vừa đảm nhận công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm của Chi nhánh, vừa tổ chức kinh doan, chủ động tìm nguồn hàng, khách hàng và tìm thị trường mới. Tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng kinh tế giữa Chi nhánh với các tổ chưcá kinh tế, các cá nhân trong nước và ngoài nước. Cuối kỳ phòng phòng phải tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình thực hiện kinh doanh cho giám đốc, đồng thời phải tham mưu cho giám đốc những thông tin cần thiết. Phòng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các nhiệm vụ và công việc được giao Phòng kinh doanh và đối ngoại: Chịu trách nhiệm thu thập thông tin của thị trường, xử lý thông tin lưu trữ thông tin, chịu trách nhiệm về thủ tục quan hệ đối ngoại như: Hợp đồng, phiên dịch …đồng thời tham mưu cho các phòng, ban khác chịu trách nhiệm trước giám đốc.Phòng có nhiệm vụ nghiên cứu tìm kiếm thị trường nguồn hàng, thực hiện các biện pháp Marketing, tính giá hàng nhập khẩu và đề xuất giá nhập kho và giá bán. Các cửa hàng: Có nhiệm vụ bán hàng hóa và giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra Chi nhánh còn dịch vụ bảo hành xe máy phục vụ tiêu dùng. 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh công ty kỹ thuật điện máy và kỹ thuật công nghệ: 2.1.5.1. Bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Chi nhánh được đặt dưới sự lãnh đạo cuả Ban giám đốc Chi nhánh cũng như của phòng kế toán công ty điện máy và kỹ thuâth công nghệ. Bộ phận kế toán của Chi nhánh có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Chi nhánh, tổ chức hệ thống thông tin kinh tehướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong Chi nhánh, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu cũng như thực hiện chế độ hạch toán, kế độ quản lý kinh tế tài chính. Do đó các đơn vị trực thuộc nên bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức theo dạng sơ đồ sau: Sơ đồ 3 phô tr¸ch kÕ to¸n kÕ to¸n hµng tiªu thô – thuÕ hãa kÕ to¸n quü vµ c«ng nî kÕ to¸n ng©n hµng thñ quü kÕ to¸n cöa hµng 96 hai bµ tr­ng kÕ to¸n cöa hµng xe m¸y 198 trÇn quang kh¶i kÕ to¸n cöa hµng xe m¸y 125 t©y s¬n kÕ to¸n cöa hµng « t« Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng phô tr¸ch kÕ to¸n kÕ to¸n hµng hãa tiªu thô – thuÕ kÕ to¸n quü vµ c«ng nî kÕ to¸n ng©n hµng thñ quü kÕ to¸n cöa hµng 96 hai bµ tr­ng kÕ to¸n cöa hµng xe m¸y 198 trÇn quang kh¶i kÕ to¸n cöa hµng xe m¸y 125 t©y s¬n kÕ to¸n cöa hµng « t« Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Kế toán tổng hợp kiêm phụ trách kế toán: có nhiệm vụ tổ chức trực tiếp tổ chức cô Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về toàn bộ công tác tài chính kế toán. Kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, theo dõi thuế GTGT đầu vào và đầu ra. Kế toán tiền mặt – công nợ khách hàng tốt phụ trách theo dõi tiền mặt, tạm ứng tại văn phòng Chi nhánh cũng như kiểm tra các báo cáo về quỹ ở các cửa hàng gửi về, theo dõi tình hình thanh toán lương của CBCNV. Theo dõi các khoản công nợ phải thụ phải trả của khách hàng vào cuối mỗi tháng Kế toán Ngân hàng: theo dõi biến động của từng loại tiền tệ ở từng Ngân hàng, theo dõi tình hình vay nợ Ngân hàng. Thủ quỹ: theo dõi và đảm bảo quỹ tiền mặt ở Chi nhánh, phụ trách khâu thu, chi tiền mặt theo chứng từ hợp lệ, theo dõi phản ánh việc cấp phát và nhận tiền mặt vào sổ quỹ. Thủ quỹ phải thường xuyên so sánh, đối chiếu tình hình tồn quỹ tiền mặt ở Chi nhánh với sổ sách kế toán liên quan để kịp phát hiện và sửa chữa những thiếu sót trong quá trình ghi chép. Ngoài ra tại mỗi cửa hàng có một nhân viên kế toán nhằm cung cấp các chứng từ ban đầu về nhập – xuất – tồn hàng hóa, về công nợ và thanh toán giữa các cửa hàng với Chi nhánh. Hàng ngày, tại phòng kế toán Chi nhánh: căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Chi nhánh, kế toán tiến hành lập chứng từ ban đầu. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi vào sổ chi tiết nhật ký liên quan Cuối tháng, kế tóan cửa hàng lập bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn hàng hóa gửi toàn bộ chứng từ gốc, bảng kê về phòng kế toán để hạch toán. Tại phòng kế toán Chi nhánh: cuối tháng khóa sổ các nhật ký chứng từ, lấy tài liệu của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Cuối quý, số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cab đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. 2.1.5.2. Hình thức sổ kế toán: Hiện nay Chi nhánh đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký – chứng từ”trong toàn Chi nhánh với việc quy định cụ thể phạm vị trách nhiệm của từng nhân viên kế toán. Phụ trách kế toán còn quy định rõ các loại chứng từ sổ sách được ghi chép, lưu trữ trình tự thực hiện và thời gian hoàn thành của từng công việc, từng người. Điều đó đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán luôn có sự phân công và phối hợp chặt chẽ với nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được gia 2.1.5.3 Chính sách kế toán tại đơn vị Đối với hình thức kế toán nhật ký chung: sau quá trình xử lý của máy muốn in ra các sổ sách báo cáo theo hình thức này ta vào menu: Kế toán tổng hợp\ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. * Về niên độ kế toán: bắt đầu kể từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Công tác kế toán tài chính được tổ chức kết hợp với kế toán quản trị, nhằm tạo ra sự phản ánh, cập nhật số liệu, và giải quyết những vấn đề kinh tế một cách hiệu quả và kịp thời. * Kỳ kế toán là hàng tháng. * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Đối với mặt hàng dễ định lượng kiểm đếm thì công ty xác định số lượng và giá cho từng lần nhập xuất. Còn đối với các mặt hàng ngoài bạt bãi khó kiểm đếm thì cuối kỳ xác định số lượng theo công thức cân đối: Xuất trong kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ. - Hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, trị giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. * Phương pháp tính khấu hao: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, trích khấu hao cơ bản theo quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12/12/2003. *Phương pháp tính thuế GTGT . Nội dung: Công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Công ty là đối tượng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng là đối tượng nộp thuế GTGT cho các hoạt động SXKD tịa văn phòng công ty và các xí nghiệp thành viên. Để hạch toán số thuế GTGT phải nộp trong kỳ kế toán phải lập Bảng kê hhóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra, trên cơ sở đó kế toán lập tờ khai thuế GTGT để làm cơ sở thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. .Tài khoản sử dụng: Để hạch toán thuế GTGT: kế toán dùng tài khoản 113- thuế GTGT được khấu trừ, tài khoản 3331- thuế GTGT phải nộp . Qui trình nhập liệu: Hàng ngày, kế toán thuế kê thuế đầu vào được khấu trừ vào Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào và thuế đầu ra vào Bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra cuối tháng, căn cứ vào các Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào của các công ty, xí nghiệp trực thuộc để báo nợ cho các xí nghiệp. Cũng vào cuối tháng ké toán thuế căn cưa vào hai bảng kê trên để lập Tờ khai thuế GTGT. 2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ nhóm hàng điện tử gia dụng tại Công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ: 2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị: 2.2.1.1. Các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hang tại công ty: * Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng * Nội dung: Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền. * Chứng từ sử dụng: - Các chứng từ thanh toán như: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có … và một số chứng từ khác có liên quan. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh các khoản phải thu của khách hàng, công ty sử dụng Tài khoản 131 - “ Phải thu của khách hàng ”. - Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao - Số tiền thừa trả lại cho khách Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng - Khoản giảm giá hàng bán sau khi đã giao hàng, khách hàng có khiếu nại; doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại. Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản này có thể số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. * Quy trình kế toán: Trong vấn đề tiêu thụ hàng hóa việc theo dõi các khoản phải thu là hết sức quan trọng, có khách hàng thì công ty mới tiêu thụ được hàng hóa. Hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là bán cho các đại lý, khách sạn, trung tâm thương mại và bán lẻ ra ngoài với phương thức thanh toán ngay. Tuy nhiên với một số trường hợp công ty phải cho khách hàng thanh toán chậm. Để theo dõi tình hình tăng, giảm các khoản phải thu của khách hàng, kế toán lập “Số chi tiết thanh toán với người mua (người bán)” (Mẫu số 1). Hàng ngày khi khách hàng đến mua hàng nếu là hoá đơn thanh toán sau thì kế toán tiêu thụ sẽ ghi cột tiền nợ của “Số chi tiết thanh toán với người mua (người bán)” theo định khoản: Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Khi khách hàng đến thanh toán, kế toán tiêu thụ sẽ ghi cột thanh toán trên sổ theo dõi khách hàng, đồng thời viết Phiếu thu cho khách hàng theo định khoản: Nợ TK 111: Trả bằng tiền mặt Nợ TK 112: Trả bằng tiền gửi ngân hàng Có TK TK 131: Phải thu của khách hàng Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng, kết cấu sổ đơn giản thuận tiện cho việc theo dõi và ghi chép. Đến cuối tháng, kế toán thanh toán tính ra được số còn phải thu của từng khách hàng và lập “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” (Mẫu số 2) * Quan hệ đối chiếu: Cuối tháng kế toán thanh toán thực hiện đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp trên Sổ cái TK 131. Hàng tháng, sau khi xác định các khoản phải thu của từng khách hàng trên “Số chi tiết thanh toán với người mua (người bán)”. Căn cứ vào Nhật ký chung kế toán vào Sổ cái TK131(Mẫu số 3). MÉu sè 1: MÉu sè S31 - DNN §¬n vÞ: Chi nh¸nh c«ng ty ®iÖn m¸y vµ kü thuËt c«ng nghÖ §Þa chØ: 913 ®­êng Gi¶i Phãng, Hoµng Mai, Hµ Néi (Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC) Sè chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua (ng­êi b¸n) Th¸ng 5/2008 Tµi kho¶n: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng §èi t­îng: Trung t©m th­¬ng m¹i Hapro - Thanh Xu©n Lo¹i tiÒn: VN§ Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Thêi h¹n ®­îc chiÕt khÊu Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè hiÖu Ngµy, th¸ng Nî Cã Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 152.500.000 Sè ph¸t sinh trong kú 04/05 516 04/05 B¸n hµng: Doanh thu 511 112.880.000 ThuÕ GTGT 3331 11.288.000 25/05 209 25/05 Thanh to¸n tiÒn hµng 111 152.500.000 Céng sè ph¸t sinh 224.168.000 155.000.000 Sè d­ cuèi kú 224.168.000 Ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Mẫu số 2: Đơn vị: Chi nhánh công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ Địa chỉ: 913 đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Tháng 5/2008 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Stt Tªn kh¸ch hµng Sè d­ ®Çu kú Ph¸t sinh trong kú Sè d­ cuèi kú Nî Cã Nî Cã Nî Cã 01 §¹i lý sè 10 – L§ 526.330.000 172.895.000 192.360.000 331.680.000 02 TTTM Intimex 110.425.600 252.632.700 304.256.200 58.802.100 03 §¹i lý 7 – BM 73.236.200 65.235.897 82.238.500 56.233.597 04 TTTM Hapro - Txu©n 154.250.000 233.680.800 291.500.000 96.430.800 05 B¸ch hãa sè 5 Nam Bé 56.265.200 75.589.120 62.239.100 69.615.220 06 Cöa hµng B»ng Thóy - HY 38.263.000 56.698.100 61.230.500 33.730.600 07 §¹i lý sè 2 - BK 18.256.500 46.325.400 38.568.200 26.013.700 08 Đại lý Dũng yến 75.985.000 36.589.250 62.750.500 49.823.750 … … … … … … Tæng céng 984.624.500 939.382.417 1.096.143.000 722.329.767 Ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2007 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) MÉu sè 3: Đơn vị: Chi nhánh công ty điện máy và kỹ thuật công nghệ Địa chỉ: 913 đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội MÉu sè: S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006 /QĐ-BTC ngày 14/ 9/2006 của Bộ trưởng BTC) Sæ c¸i Tªn tµi kho¶n: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Sè hiÖu: 131 (TrÝch sè liÖu th¸ng 05/2008) §¬n vÞ tÝnh: ®ång NTGS Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËt ký chung SHTK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy th¸ng Trang sè Sè TT dßng Nî Cã Sè d­ ®Çu kú 154.280.859 01/05 506 01/05 B¸n hµng cho §¹i lý 2 – QM 511 55.200.000 3331 56.200.000 02/05 125 02/05 §¹i lý 2 - QM tr¶ tiÒn hµng 112 57.200.000 … … … … … … … … … 04/05 516 04/05 B¸n hµng cho TTTM Hapro 511 112.880.000 3331 11.288.000 … … … … … … … … … 25/05 209 25/05 TTTM Hapro tr¶ tiÒn hµng 111 150.500.000 … … … … … … … … … 31/05 635 31/05 B¸n hµng cho §¹i lý 7 – BM 511 75.605.000 3331 7.560.500 … … … … … … … … … Céng ph¸t sinh 252.891.950 275.875.421 Sè d­ cuèi kú 131.297.388 - Sæ nµy cã … trang, ®¸nh sè tõ trang 01 ®Õn trang … - Ngµy më sæ: 01/01/2008 Ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2008 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 2.2.2. Phương pháp kế toán: 2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu: Hiện nay công ty sử dụng các chứng từ như : Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu,... và các chứng từ khác có liên quan như bảng kê tiêu thụ hàng hóa, giấy nộp tiền . Mẫu số 4: Hóa đơn (GTGT) Liên 1 (Lưu) Ngày 10 tháng 5 năm 2008 Mẫu số : 01 GTKT- 3LL KM/01-B EV 052312 R Đơn vị bán hàng : Công ty Điện Máy & Kỹ Thuật Công Nghệ Địa chỉ: 913 Đưởng Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản :............ Điện thoại :04.6643035 Mã số: …………….. Họ tên người mua hàng: DNTN Thanh Hương Đơn vị : 329 Cầu giấy, Hà Nội Địa chỉ: Hà nội Số tài khoản: ................................ Hình thức thanh toán: Nợ . Mã số: ………………………….. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Tivi sony 42KF5 Hoa hồng tháng 01 c c 1 1 32.500.000 32.500.000 5.000.000 Cộng tiền hàng: 27.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.750.000 Tổng cộng tiền thanh toán 30.250.000 Số tiền viết bằng chữ :Ba mươi triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Hóa đơn (GTGT) Liên 1 (Lưu) Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số : 01 GTKT- 3LL KM/01-B EV 052313 R Mẫu số 5: Đơn vị bán hàng : Công ty Điện Máy & Kỹ Thuật Công Nghệ Địa chỉ : 913 Đường Giải Phóng,Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản :...... Điện thoại : 04.6643035 Mã số: Họ tên người mua hàng: DNTN Thanh Hương Đơn vị : 329 Cầu giấy Hà Nội Địa chỉ: Hà nội Số tài khoản: ................................ Hình thức thanh toán: Nợ . Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1