Chuyên đề Hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán và kế toán AAC thực hiện

lý và điều hành công ty Quy chế trả lương cán bộ quản lý Quy định về trình tự lập, luân chuyển chứng từ kế toán Quy định quản lý công nợ (Số 25/QĐ-TCKT) Quy định về việc quản lý, sử dụng Hóa đơn bán hàng (Số 26/QĐ-TCKT). Ngoài ra, khi đọc hồ sơ làm việc năm ngoái, kiểm toán viên lưu ý đến một số khoản chi khoán xăng dầu cho cán bộ nhân viên đi công tác vùng mía đơn vị không có hóa đơn tài chính -> tiến hành kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng chi phí xăng xe xem năm nay đơn vị đã điều chỉnh theo đề nghị của kiểm toán viên trước hay chưa. Phỏng vấn nhân viên có liên quan: Đối với những chu trình nghiệp vụ nào không được nêu trong các quy chế, quy định của đơn vị thì kiểm toán viên sẽ tiến hành phỏng vấn nhân viên phụ trách phần hành, hay loại nghiệp vụ đó, về việc phân công phân nhiệm các cá nhân thực hiện nghiệp vụ, người nào chịu trách nhiệm xét duyệt nghiệp vụ, chứng từ của nghiệp vụ đi qua những phòng ban bộ phận nào, các tính toán của nghiệp vụ dựa trên căn cứ nào, có quy định nào hướng dẫn không… Thiết kế thử nghiệm kiểm soát Sau khi nắm được các thủ tục kiểm soát đối với các phần hành hay loại nghiệp tại đơn vị, kiểm toán viên nhận định những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình kiểm soát đó. Đối với những thủ tục kiểm soát mà kiểm toán viên đánh giá là hữu hiệu, thì kiểm toán viên sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm soát, lựa chọn phương pháp kiểm tra tương ứng nhằm kiểm tra xem các thủ tục kiểm soát đó có được thực hiện trên thực tế tại đơn vị hay không. Còn đối với những chu trình nghiệp vụ kiểm toán viên cho rằng chưa có thủ tục kiểm soát hay thủ tục kiểm soát còn yếu kém thì sẽ tiến hành phân tích để nhận diện chỗ yếu trong chu trình và thực hiện kiểm tra chi tiết số dư và nghiệp vụ. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện đồng thời với các thử nghiệm chi tiết, vì cùng một thủ tục kiểm toán có thể kiểm tra được hai mục tiêu: sự hiện hữu của thủ tục kiểm soát thể hiện trên chứng từ, và sự đúng đắn về số tiền, sự phát sinh của nghiệp vụ. Chẳng hạn như khi đối chiếu giữa phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng với sổ sách, kiểm toán viên vừa kiểm tra được việc đơn vị có thực hiện đúng nguyên tắc phân công phân nhiệm, sự phê chuẩn có đúng theo quy định của đơn vị, chứng từ có đầy đủ các nội dung yêu cầu, vừa kiểm tra được việc phản ánh vào sổ sách có đầy đủ, đúng về số tiền và định khoản hay không. Không những vậy nó còn tiết kiệm được thời gian của kiểm toán viên, làm giảm chi phí kiểm toán. Sau đây là phần trích dẫn việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát từ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, đối với một số khoản mục quan trọng và hay phát sinh tại công ty cổ phần đường XYZ: Trước khi đi vào kiểm tra chứng từ, kiểm toán viên phỏng vấn nhân viên kế toán về việc lưu, sắp xếp chứng từ tại đơn vị để tiện cho việc tìm chứng từ được dễ dàng hơn. Tiền mặt: Thủ tục kiểm soát tại đơn vị: - Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người lập và người nhận tiền. - Phiếu chi phải đính kèm Hóa đơn tài chính có đóng dấu “Đã thanh toán” và các chứng từ liên quan (giấy đề nghị thanh toán, giấy đi đường, giấy yêu cầu, phiếu nhập kho, báo giá, biên bản duyệt giá,…) Thử nghiệm kiểm soát: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 111 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Người kiểm tra Ngày Phương pháp: - Đối chiếu sổ chi tiết, sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ với sổ cái - Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường - Thực hiện thủ tục cut-off. Thực hiện: 1) Số dư trên sổ cái: 1.166.690.274 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê 2) Kiểm tra chi tiết: kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ các phiếu chi trong tháng 6 và chọn mẫu một số phiếu chi tháng 8, tháng 12, phát hiện các sai sót sau: Số CT Nội dung Đ/ứng Số tiền Ghi chú PC48/06 Chi tiền cào mì 627 370.000 10.000đ/người/ngày, có danh sách nhưng không ký nhận PC60/06 Bốc vác ngoài giờ 627 560.000 - như trên – PC43/08 Tiền ăn công nhân 627 576.000 Không HĐTC PC42/12 Chi phụ cấp độc hại 627 171.630 Tiền mua sữa cho công nhân, không HĐTC PC63/12 Chi tiền ĐTDĐ cho GĐ 642 1.264.000 Hóa đơn không mã số thuế 3) Thủ tục cut-off: Kiểm tra các phiếu chi trước và sau ngày 31/12/2009 (PC139/12 – 144/12 năm 2009, PC01/01 – PC 05/01 năm 2010): các phiếu chi đều được ghi sổ đúng kỳ. Tạm ứng: Thủ tục kiểm soát: - Trước khi đề nghị tạm ứng phải hoàn chứng từ của lần tạm ứng trước. - Các cá nhân, bộ phận có nhu cầu tạm ứng phải lập giấy đề nghị tạm ứng, ghi rõ mục đích sử dụng, thời gian hoàn trả, trình lên phụ trách bộ phận ký và trình giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. - Khi hoàn ứng, kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ gốc, nếu phù hợp thì ký nhận và lập Giấy thanh toán tạm ứng, trình kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra, ký duyệt Thử nghiệm kiểm soát: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 141 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Người kiểm tra Ngày Phương pháp: - Đối chiếu sổ cái với xác nhận công nợ tạm ứng - Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ lạ - Kiểm tra các nghiêp vụ đối ứng chi phí Thực hiện: 1) Số dư trên sổ cái 413.626.743, khớp biên bản xác nhận công nợ tạm ứng. Đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp công nợ -> khớp. 2) Kiểm tra chi tiết: - Thanh toán chi phí xăng dầu cho CBNV đi công tác vùng mía không HĐTC, cụ thể: Số CT Nội dung TK Đ/ứng Số tiền Ghi chú 01/NTL/01 H/ứng chi phí 1.213.300 Không HĐTC 09/PVH/01 xăng dầu, hao mòn 6278 1.679.400 - như trên - 03/NTL/04 xe máy cho CB 772.100 - như trên - 05/AVD/04 cung ứng vật tư 1.240.900 - như trên - 05/PVH/07 - Hoàn ứng tiền lệ phí khám lưu hành xe - (Đối ứng TK 627, số tiền 450.000) -> Hóa đơn không mã số thuế 07/PVH/07 - Mua công cụ dụng cụ - (Đối ứng TK 627, số tiền 3.086.000) -> Hóa đơn sai mã số thuế 01/LTH/07 - Thanh toán tiền mua vật tư - (Đối ứng TK 627, số tiền 3.433.818) -> Hóa đơn không chữ ký người mua 02/LTH/07 - như trên - (Đối ứng TK 627, số tiền 1.916.000 -> - như trên - 03/AVD/07 - như trên - (Đối ứng TK 627, số tiền 1.388.000 -> - như trên - -> Đề nghị kiểm tra, bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nguyên vật liệu: Thủ tục kiểm soát tại đơn vị: - Phiếu nhập kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập và phải có chữ ký của trưởng phòng, căn cứ vào các chứng từ liên quan: giấy đề nghị, bảng xét chọn nhà cung cấp, Hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm chất lượng. - Phiếu xuất kho phải kèm giấy yêu cầu có chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kế hoạch kinh doanh. Phiếu xuất kho do phòng kế hoạch kinh doanh lập, và phải có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh. Kiểm toán viên chọn một tháng bất kỳ để kiểm tra toàn bộ các chứng từ phát sinh trong tháng, và chọn mẫu chứng từ của các tháng còn lại theo nội dung của nghiệp vụ, ví dụ như: Nhập kho nhiên liệu, nhập kho văn phòng phẩm, nhập kho vật tư phục vụ sản xuất… Thử nghiệm kiểm soát: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 152 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Người kiểm tra Ngày Phương pháp: - Đối chiếu biên bản kiểm kê, báo cáo nhập xuất tồn với sổ cái - Kiểm tra cách xác định đơn giá xuất kho nguyên vật liệu - Kiểm tra tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính giá - Thủ tục cut-off Thực hiện: 1) Số liệu trên sổ cái: 77.042.295.412 đồng -> khớp với biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp nhập xuất tồn. 2) Kiểm tra phương pháp tính giá hàng xuất kho: Đơn vi tính giá hàng NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, kiểm tra giá xuất kho -> đúng theo phương pháp bình quân gia quyền. 3) Kiểm tra tính nhất quán trong việc xác định đơn giá xuất kho NVL: được áp dụng nhất quán từ năm 2007 đến nay. 4) Kiểm tra chi tiết: - PN35/01, PN 58/01, PN 60/01, PN 61/01 (Nhập kho nhiên liệu) -> Biên bản nghiệm thu không có chữ ký bộ phận sử dụng - PN05/04 (Mua xăng dầu) -> Hóa đơn không mã số thuế - PN19/12 (Mua xà phòng) -> - như trên - - PN 30/3, PN 28/6 (Mua văn phòng phẩm) -> Không có giấy yêu cầu - PN 43/08 (Mua mực máy in, sạc mực) -> Không có giấy yêu cầu - PN 05/11, 09/11, 27/12 (Mua ghi lò, giảm chấn, vật tư PVC) -> - như trên - - PX 25/01, PX 31/01 (Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất) -> Không đủ chữ ký theo quy định. 5) Thủ tục cut-off: kiểm tra các PN, PX trước và sau ngày 31/12/2009 (PN 28/12, PN 29/12, PX 70/12, PX 71/12 năm 2009 và PN, PX 01/01 – 05/01) -> ghi sổ đúng kỳ. Tài sản cố định: Thủ tục kiểm soát tại đơn vị - Bộ chứng từ mua tài sản cố định theo quy định của đơn vị gồm: Giấy đề nghị mua được phụ trách bộ phận phê duyệt trước khi trình ban giám đốc Tờ trình xin duyệt giá/ biên bản duyệt giá và các báo giá Quyết định của công ty về việc tăng TSCĐ do mua sắm máy móc thiết bị Hợp đồng kinh tế đối với những TSCĐ giá trị lớn (trên 100 triệu đồng) Hóa đơn Biên bản bàn giao thiết bị giữa hai bên Biên bản nghiệm thu - Biên bản giao nhận TSCĐ do phòng kỹ thuật lập gồm 4 bản, có chữ ký đại diện bên giao, bên nhận, mỗi bên giữ 2 bản (một bản lưu, một bản chuyển tới phòng tài chính kế toán). Nội dung kèm theo biên bản giao nhận gồm: hồ sơ tài sản, các giấy tờ đăng ký, kiểm định, đánh giá tình trạng kỹ thuật, phụ tùng kèm theo… Thử nghiệm kiểm soát: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 211 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Người kiểm tra Ngày Phương pháp: - Đối chiếu biên bản kiểm kê TSCĐ với bảng tổng hợp TSCĐ - Kiểm tra các hóa đơn mua TSCĐ và đối chiếu với các tài liệu liên quan. - Xem xét việc thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ trong kỳ - Kiểm tra phương pháp khấu hao TSCĐ và tính nhất quán. - Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường. Thực hiện: 1) Biên bản kiểm kê TSCĐ chưa được Hội đồng quản trị ký xác nhận theo quy định của đơn vị. 2) Kiểm tra chi tiết: a/ Máy khoan cần K255 ngày Hóa đơn 16/01/09 -> không có biên bản nghiệm thu, bàn giao. b/ Máy tính xách tay Hóa đơn ngày 11/01/09 -> không có biên bản bàn giao. c/ Hóa đơn ngày 16/05/09: Tăng TSCĐ (trạm bơm 1B) -> Hóa đơn thiếu chữ ký. d/ Tăng TSCĐ (máy li tâm) chưa có biên bản nghiệm thu tổng thể nhưng đơn vị đã ghi tăng TSCĐ e/ TSCĐ chuyển từ Nhà máy bia DQ sang, nhưng không sử dụng như tài sản mà tháo dỡ tận dụng -> Đề nghị ghi giảm f/ Thanh lý xe tải ben Rudong 82K-1790, đơn vị ghi nhận doanh thu (TK 511) -> Đề nghị hạch toán vào thu nhập khác (TK 711). g/ Đơn vị chưa phản ánh TSCĐ vô hình (quyền sử dụng đất) -> Đề nghị bổ sung TSCĐ. 3/ Kiểm tra tỉ lệ trích khấu hao: Đơn vị trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng từ năm 2007 đến nay, phù hợp khung khấu hao theo QĐ 206/2003 Kiểm tra thời gian trích khấu hao của các TSCĐ tăng trong năm -> OK Doanh thu: Thủ tục kiểm soát tại đơn vị: - Khi bán hàng sẽ xuất hóa đơn tài chính. Riêng chính sách bán đường thì trả tiền trước rồi mới xuất hàng. - 11 đơn vị trực thuộc tự xác định kết quả kinh doanh, sau đó kết chuyển lãi về công ty qua TK 136 và 336. Riêng Nhà máy đường QP chỉ thực hiện đến giai đoạn tính giá thành thành phẩm, còn giai đoạn tiêu thụ chuyển về công ty và ghi nhận doanh thu, giá vốn tại văn phòng công ty. Đối với 3 Nhà máy đường, việc quyết định giá bán và thi trường tiêu thụ đầu ra đều do công ty quản lý. - Đơn đặt hàng do phòng kế hoạch kinh doanh tiếp nhận, trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu căn cứ vào chính sách bán hàng của công ty. - Hóa đơn được lập làm 3 liên và yêu cầu người mua ký đủ 3 liên, đơn giá trên hóa đơn theo bảng giá quy định đầu kỳ đối với từng loại hàng. - Phòng TCKT đối chiếu Hóa đơn với Hợp đồng và bảng giá trước khi ghi sổ nghiệp vụ bán hàng. - Hóa đơn khi được lấy ra khỏi cuống nếu bị hỏng thì hai bên (bán và mua) phải lập biên bản huỷ Hóa đơn, có chữ ký của thủ trưởng hai bên. Thử nghiệm kiểm soát: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 511 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Người kiểm tra Ngày Phương pháp: Đối chiếu DT trên sổ cái với DT kê khai trong tờ khai thuế GTGT. Kiểm tra đơn giá bán trên hóa đơn. Thủ tục cut-off. Thực hiện: 1) Kiểm tra DT toàn công ty: Đối chiếu doanh thu kê khai trong tờ khai thuế GTGT với doanh thu hạch toán: DT trên sổ sách DT trên tờ khai Chênh lệch 1.804.494.310.000 1.804.494.310.000 0 2) Đối chiếu đơn giá trên Hóa đơn với bảng giá của đơn vị -> đúng theo bảng giá 3) Thanh lý xe tải ben Rudong 82K-1790, đơn vị ghi nhận doanh thu (TK 511) -> Đề nghị hạch toán vào thu nhập khác (TK 711). 4) Kiểm tra chi tiết: - HĐ0185619 - 02/09 - Bán đường cho công ty CP Nông sản thực phẩm QN ( Đối ứng TK 136, số tiền 211.000.000) -> Hóa đơn không chữ ký người mua - HĐ0185623 - 02/09 - Bán đường cho công ty TNHH Dung-Bàng (Đối ứng TK 136, số tiền 25.750.000 -> - như trên - - HĐ0185624 - 03/09 - Bán đường cho công ty CP TNXP Q.Ngãi (Đối ứng TK 136, số tiền 3.281.000 -> - như trên - - HĐ0110012 - 22/12 Bán đường cho công ty TMDV Tam Kỳ (Đối ứng TK 136, số tiền 12.000.000 -> - như trên - - Các nghiệp vụ xuất bán đường cho công ty TM Thành Phát (thuộc công ty CP đường XYZ) chưa có Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ / HĐTC, đơn vị ghi sổ căn cứ vào phiếu nhập kho của Thành Phát -> Đề nghị bổ sung hiệu chỉnh. 5) Thủ tục cut-off: kiểm tra các hóa đơn bán hàng trước và sau ngày kết thúc niên độ: HĐ0110018, HĐ0110019, HĐ0110020 ngày 31/12/2009, HĐ0110021-> HĐ0110023 -> Đều được ghi sổ đúng kỳ. 3.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát Trong suốt quá trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát (tiến hành đồng thời với các thử nghiệm cơ bản), kiểm toán viên luôn vừa kiểm tra, vừa đánh giá về môi trường kiểm soát tại đơn vị, về việc thiết kế và vận hành của hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục kiểm soát có được áp dụng trên thực tế không. Những nhận xét đánh giá được kiểm toán viên lưu lại trên giấy làm việc của mình: từ việc phát hiện ra những sai phạm, những nghiệp vụ được thực thi chưa đúng quy định (được kiểm toán viên ghi lại ở phần ghi chú trên giấy làm việc ở từng khoản mục), kiểm toán viên rút ra kết luận, đánh giá chung đối với khoản mục, trong đó có kết luận về KSNB của khách hàng đối với khoản mục hay loại nghiệp vụ đó. Tiền mặt: CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Trang .../… Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 111 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Kết luận: - Một số khoản chi tiền cào mì, tiền bốc vác có danh sách nhưng không ký nhận -> Đề nghị bổ sung. - Một số khoản chi tính vào chi phí không có HĐTC hoặc Hóa đơn không hợp lệ (PC 43/08, PC63/12,…) -> Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Qua kiểm tra phát hiện một số sai phạm nêu trên, nhưng kiểm toán viên cho rằng bản chất của các sai phạm là không quan trọng (vì các khoản tiền ăn hay chi phụ cấp độc hại mua sữa cho công nhân việc lấy hóa đơn là rất khó, qua phỏng vấn nhân viên phụ trách nấu ăn, bồi dưỡng cho công nhân và cán bộ phụ trách bộ phận sản xuất không thấy có dấu hiệu gian lận; còn khoản chi cho lao động thuê ngoài đã có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận sản xuất trên danh sách đó). Vì vậy, kiểm toán viên quyết định không thay đổi mức CR đánh giá ban đầu, chỉ đưa ra ý kiển trong cuộc họp trao đổi để đơn vị lưu ý bổ sung. Trang .../… Tạm ứng: Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 141 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Kết luận: - Một số khoản thanh toán chi phí xăng dầu cho cán bộ nhân viên đi công tác vùng mía, số tiền 180.496.732 đồng không có HĐTC -> Đề nghị bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. - Một số khoản thanh toán tạm ứng hóa đơn không chữ ký người mua, hoặc sai mã số thuế -> Đề nghị bổ sung, hiệu chỉnh hoặc loại trừ ra khỏi chi phí hợp lý jợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế. Các khoản thanh toán chi phí xăng dầu không có HĐTC là sai sót đã có từ kỳ kiểm toán trước, kiểm toán viên đã đề nghị đơn vị bổ sung, hiệu chỉnh nhưng đơn vị chưa thực hiện. Vì vậy, kiểm toán viên quyết định tăng CR ban đầu, mở rộng các thử nghiệm cơ bản, tăng cỡ mẫu. Trang .../… Nguyên vật liệu: Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 152 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Kết luận: - Một số nghiệp vụ nhập kho không có giấy yêu cầu hoặc chứng từ không đủ chữ ký theo quy định của công ty (xem phần kiểm tra chi tiết) -> Đề nghị bổ sung chứng từ. Kiểm toán viên đánh giá bản chất các sai sót là không nghiêm trọng (Vì các nghiệp vụ mua văn phòng phẩm, xà phòng là những nghiệp vụ xảy ra thường xuyên và mang tính chất định kỳ trong đơn vị, nhưng đơn vị chỉ có quy định chung là các phiếu nhập mua hàng phải đính kèm giấy yêu cầu chứ chưa có quy định cụ thể cho các khoản này, do đó kiểm toán viên nhận thấy không cần giấy yêu cầu cho các khoản này, tuy nhiên sẽ nêu ý kiến đề nghị đơn vị có văn bản quy định đối với các khoản mua mang tính chất định kỳ này; Còn các chứng từ nhập xuất không đủ chữ ký theo quy định, kiểm toán viên cũng xét thấy không nghiêm trọng, vì trên các chứng từ đó đã có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt, chỉ cần đưa ra ý kiến đề nghị đơn vị lưu ý đối với các trường hợp đó trong cuộc họp trao đổi là được). Tài sản cố định: Đối với TSCĐ khi thực hiện thử nghiệm chi tiết, kiểm toán viên chọn mẫu một số nghiệp vụ để kiểm tra, nhưng khi kiểm tra chi tiết phát hiện nhiều sai phạm đối với các nghiệp vụ mua TSCĐ, nên kiểm toán viên quyết định tăng mức CR đánh giá ban đầu, mở rộng phạm vi các thử nghiệm cơ bản, kiểm tra toàn bộ các hồ sơ mua TSCĐ trong kỳ. Trang .../… Doanh thu: Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: TK 511 Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Kết luận: - Một số hóa đơn bán đường không có chữ ký người mua (xem phần kiểm tra chi tiết) -> Đề nghị bổ sung. - Các nghiệp vụ xuất bán đường cho công ty TM TP (công ty con của công ty CP đường XYZ) chưa có Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ / HĐTC. Kiểm toán viên quyết định tăng CR đánh giá ban đầu và mở rộng các thử nghiệm cơ bản. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Sau khi tất cả các khoản mục đã được kiểm tra, trưởng đoàn yêu cầu các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán đưa giấy làm việc cho mình kiểm tra lại, lúc này, trưởng đoàn sẽ sử dụng bản “thủ tục rút gọn” (phụ lục 6) để rà soát lại công việc của các trợ lý xem họ đã thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết hay chưa, các mẫu được chọn đã thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc chưa, và bổ sung, chỉnh sửa các ý kiến của các trợ lý trên giấy tờ làm việc của họ, hoặc yêu cầu họ kiểm tra thêm nếu cần thiết. Sau đó trưởng đoàn tiến hành lập “biên bản ghi nhớ” để chuẩn bị cho cuộc họp trao đổi với khách hàng , trong đó nêu ý kiến đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống KSNB của doanh nghiệp, những điểm yếu của hệ thống kiểm soát và hệ thống tài chính kế toán đang còn tồn tại, và đề xuất ý kiến nhằm giúp đơn vị sửa đổi, khắc phục những tồn tại đó. Cuộc họp trao đổi kết thúc kiểm toán giữa đoàn kiểm toán và đại diện ban lãnh đạo công ty cổ phần đường ABC như sau: Trang .../… CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC Tên khách hàng: Công ty cổ phần đường XYZ Chủ đề: Biên bản ghi nhớ Niên độ: Năm 2009 Người lập Ngày Ý kiến của trưởng đoàn: (chỉ trích phần ý kiến liên quan đến các khoản mục đã trình bày ở trên) 1) Thanh toán chi phí xăng dầu cho công nhân viên đi công tác vùng mía, số tiền 180.496.732 đồng không có hóa đơn tài chính (kèm phụ lục) -> Đề nghị kiểm tra, bổ sung hoặc loại trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. 2) Các nghiệp vụ mua TSCĐ chưa có biên bản nghiệm thu bàn giao nhưng đơn vị đã ghi tăng TSCĐ là chưa hợp lý. 3) Các nghiệp vụ bán hàng cho công ty thương mại Thành Phát (thuộc đơn vị) chưa có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn tài chính mà chỉ có phiếu nhập kho của Thành Phát làm căn cứ ghi sổ là chưa hợp lệ theo thông tư 129 của bộ tài chính. 4) Ngoài ra, đơn vị có các khoản chi bằng tiền mặt không có HĐTC hoặc hoá đơn không hợp lệ; một số nghiệp vụ nhập xuất chứng từ chưa đủ chữ ký theo quy định của công ty -> Đề nghị đơn vị bổ sung hóa đơn, chữ ký và lưu ý cho kỳ sau. Còn đối với các nghiệp vụ như mua văn phòng phẩm, mua xà phòng, sạc mực… không có giấy yêu cầu, xảy ra thường xuyên và mang tính chất định kỳ trong đơn vị, đề nghị đơn vị quy định một hạn mức cho các khoản chi này để tránh xảy ra sai phạm. Ý kiến của ban lãnh đạo đơn vị: - Khoản chi khoán xăng dầu là tình trạng chung của toàn công ty (cho tiếp thị, cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường, cán bộ thu mua vật tư…). Trong đó, tiền xăng chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ trong chi phí khoán xăng dầu và hao mòn xe máy (chủ yếu là chi phí sửa xe), khó lấy hóa đơn xăng dầu và bản thân người đi công tác vùng mía cũng không thu được gì từ tiền khoán xăng, nên chắc chắn sẽ không có sự gian lận trong đó. Đề nghị xem như khoản công tác phí, hay nhờ đoàn tư vấn cho đơn vị. - Về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, công ty sẽ ký và giao Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho công ty Thành Phát. - Đơn vị sẽ bổ sung biên bản nghiệm thu tổng thể đối với máy li tâm, máy khoan cần K255… - Về các khoản chi tiền không có hoá đơn hợp lệ và các phiếu nhập, phiếu xuất chứng từ chưa đủ chữ ký, đơn vị sẽ bổ sung và lưu ý các nhân viên khi đi mua hàng phải lấy hóa đơn và các phải ký đủ vào biên bản kiểm nghiệm. Riêng đối với các khoản mua văn phòng phẩm, mua trà, xà phòng, mực in…, đơn vị sẽ đưa ra một định mức hàng tháng cho nhân viên để dễ quản lý. Ý kiến phản hồi của trưởng đoàn: - Khoản chi khoán xăng dầu và hao mòn xe máy -> Đề nghị công ty cho một hệ số hao mòn và hàng tháng đăng ký với một công ty xăng dầu. Đơn vị sẽ phát phiếu đổ xăng (bao nhiêu lít) cho mỗi nhân viên, các nhân viên khi đi công tác sẽ tới đó đổ xăng, và hàng tháng công ty xăng dầu sẽ xuất hóa đơn chung cho công ty. Nếu tính vào công tác phí thì càng khó có giấy đi đường vì đi công tác vùng mía. Đại diện lãnh đạo đơn vị cảm ơn đoàn đã giúp đơn vị tìm ra những thiếu sót còn tồn tại và những ý kiến tư vấn giúp đơn vị giải quyết tình hình. Đoàn kiểm toán thông báo lại cho đơn vị thời gian phát hành báo cáo kiểm toán, đề nghị điều chỉnh, bổ sung những nội dung đoàn đã nêu ra trong “biên bản ghi nhớ” và nhanh chóng gửi lại báo cáo tài chính của đơn vị cho trưởng đoàn để kiểm tra, đối chiếu lại, cho kịp thời hạn phát hành báo cáo kiểm toán đã thoả thuận với đơn vị. PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN AAC. Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống KSNB do công ty kiểm toán AAC thực hiện. Ưu điểm - Về việc tổ chức lưu trữ hồ sơ về khách hàng: Mỗi khách hàng được gắn một mã số khách hàng, mã số khách hàng có dạng TC05XX – YYY - ZZ (với 05XX là mã vùng theo địa chỉ công ty khách hàng, YYY là số thứ tự khách hàng, ZZ là năm kiểm toán, ví dụ: Công ty cổ phần XYZ ở Đà Nẵng có mã khách hàng là 0511 - 031- 09), tạo thuận lợi cho việc theo dõi và tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giúp cho việc tìm các tài liệu liên quan đến khách hàng dễ dàng và nhanh chóng. - Về quy trình đánh giá hệ thống KSNB mà AAC xây dựng: Nhìn chung công ty kiểm toán AAC đã xây dựng được quy trình tìm hiểu và đánh giá KSNB tương đối đầy đủ: Đối với những khách hàng lớn: Thực hiện kiểm toán sơ bộ (trong năm đầu tiên): Tìm hiểu chung về môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát tại đơn vị, thiết kế các bảng “tìm hiểu khách hàng”, “đánh giá hệ thống KSNB khách hàng”, kết hợp đánh giá môi trường kiểm soát với “đánh giá rủi ro tiềm tàng trên phương diện BCTC”, tìm hiểu và đánh giá các thủ tục kiểm soát đối với từng khoản mục cụ thể, thiết kế bảng “đánh giá hệ thống KSNB đối với từng khoản mục”. Thực hiện kiểm toán chính thức: Nghiên cứu tài liệu đơn vị và hồ sơ kiểm toán năm ngoái; Dựa trên thủ tục kiểm soát cụ thể của đơn vị để thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với từng khoản mục, kết hợp với các thử nghiệm cơ bản; Đánh giá lại CR và điều chỉnh phạm vi các thử nghiệm cơ bản, tăng cỡ mẫu nếu cần thiết. Đối với những khách hàng quy mô vừa và nhỏ: Không thực hiện kiểm toán sơ bộ mà chỉ đến kiểm toán chính thức, kiểm toán viên dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và các tài liệu tại đơn vị để đánh giá về KSNB. Hoặc kiểm toán viên có thể bỏ qua việc xem xét các thủ tục kiểm soát, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao nhất và rủi ro phát hiện vì vậy phải thấp nhất, kiểm toán viên thực hiện kiểm tra toàn bộ tổng thể. - Về việc xây dựng phần mềm kiểm toán: Công ty đã xây dựng được phần mềm kiểm toán BCTC, trong đó có quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB cho phép thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng có hữu hiệu hay không, sơ đồ của quy trình như sau: 1510 - Tổng quan về hoạt động kiểm toán -Môi trường xử lý thông tin -Hoạt động kinh doanh cơ bản -Kế hoạch kiểm toán quay vòng -Thông tin TC được xử lý -Kết luận ban đầu -Các chu trình kinh d