Chuyên đề Hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long

ện sau đó. Chăm sóc khách hàng tốt thì sẽ dễ dàng hơn trong việc thuyết phục họ trở thành khách hàng cho những sự kiện sau của công ty, và họ sẽ trở thành khách hàng thân thiết của VietLong promtion. Trên đây là công việc của phòng kinh doanh khi tìm kiếm khách hàng cho những sự kiện do VietLong promtion tự tổ chức. Còn đối với những sự kiện được tổ chức theo nhu cầu của các khách hàng doanh nghiệp thì phòng kinh doanh không phải là bộ phận chỉutách nhiệm chính. Đối tượng khách hàng của dịch vụ này ở VietLong promtion thường là những các nhân, tổ chức có mối quan hệ với nhân viên hoặc lãnh đạo trong công ty có nhu cầu tổ chức sự kiện phục vụ công ty họ. Chính vì thế, các khách hàng thường tự tìm đến với công ty mà nhân viên kinh doanh không cần phải tìm kiếm hay trao đổi, thuyết phục. Lúc này người có mối quan hệ với khách hàng và một trong ba thành viên ban quản trị sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng đó để tìm hiểu nhu cầu tỏ chức sự kiện và trao đổi các vấn đề liên quan. 2.1.3. Tổ chức sự kiện: Đây là một bước rất quan trọng thể hiện rõ nhất hình ảnh của công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng như hình ảnh của khách hàng và các nhà tài trợ tham gia sự kiện. Để chương trình được diễn ra trôi chảy và không có sai sót gì, công ty phải viết được một bản kế hoạch đầy đủ chi tiết những công việc cần làm dựa theo chương trình sự kiện đưa ra, kèm theo đó là thời gian cụ thể mà công việc đó cần phải hoàn thành, cũng như ai sẽ là người chịu trách nhiệm làm công việc đó. Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ. Ở bước này, bộ phận chịu trách nhiệm chính là phòng truyền thông đối ngoại, phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh và phòng du lịch, mỗi phòng phụ trách một phần công việc khác nhau. Phòng truyền thông và đối ngoại sẽ nhận các công việc cụ thể trong bản kế hoạch phân công và Trưởng phòng sẽ giao công việc cho mỗi nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên. Đây là phòng có chức năng phụ trách các mảng về báo chí, tuyên truyền, khách mời và các công việc hậu cần. Các công việc phòng Truyền thông đối ngoại phải làm trước khi diễn ra sự kiện là: Hoàn thành các thủ tục đăng ký với chính quyền như xin giấy phép tổ chức, xin giấy phép treo băng rôn, tờ phướn tại các tuyến đường hoặc địa điểm công cộng. Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: văn hóa thông tin, giao thông, công chánh (xin tuyến, bãi - bến đậu xe), cấp cứu, cứu hỏa, công an, dân phòng, tổ chức biểu diễn, công ty bảo vệ,uy ban… Trên thực tế công việc này phòng truyền thông đối ngoại không phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính mà do ban quản trị đảm trách, phòng truyền thông đối ngoại chỉ hỗ trợ mà thôi. Tuyên truyền, thông báo về sự kiện và các hoạt động bổ trợ khác. Mời đại diện báo chí, đại diện của đài truyền hình, phóng viên báo chí, phóng viên đài truyền hình. Xây dựng menu đồ ăn và đồ uống (kết hợp với khách sạn hoặc nhà hàng để xây dựng menu). Thông thường các sự kiện do VietLong promotion tổ chức đều kết hợp với tiệc liên hoan, đó cũng là một thói quen trong các sự kiện ở Việt Nam. Chính vì thế khâu ăn uống trong sự kiện được các khách hàng rất coi trọng. Tìm kiếm nhân lực hỗ trợ cho sự kiện như người dẫn chương trình, lễ tân, tình nguyện viên, bảo vệ và tiến hành kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ. Đồng thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết về thông tin, báo chí, và tham quan. Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị như: Lập danh sách khách mời, liệt kê danh sách những người quan trọng, liệt kê nhân viên phục vụ cho hội nghị ( gồm cả nhân viên của công ty và của các nhà cung cấp), lên lịch trình công việc theo ngày (đối với các hội nghị dài ngày), liệt kê lại các thiết bị nghe nhìn, liệt kê lại thực đơn. Chuẩn bị các phương tiện, thiết bị thông tin cho các đại biểu. Các giấy tờ cần chuẩn bị khi muốn tổ chức sự kiện là: - Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện này. - Kế hoạch chương trình (Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Thành phần tham dự? Chương trình biểu diễn: Ca sỹ, tác phẩm, tác giả? Dự kiến ngày phúc khảo?) - Hợp đồng thuê địa điểm. - Giấy phép đăng ký kinh doanh. Thời hạn nộp hồ sơ trước 10 ngày diễn ra chương trình. Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể. Các công việc chi tiết hơn mà các nhân viên truyền thông đối ngoại phải chuẩn bị cho công tác hậu cần là: Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: người dẫn chương trình. Các lễ tân hướng dẫn, chào mừng khách mời. Các tiếp tân tại bàn: đón khách, nhận giấy mời, xác nhận khách mời… Người quay phim, chụp hình. Người chuẩn bị trình chiếu tài liệu trước, trong và sau buổi sự kiện (nếu có). Người xử lý các tình huống phát sinh. Thư mời, thư cám ơn cho các đơn vị bảo trợ, báo chí, đài truyền hình, đại biểu, khách tham dự và đặc biệt là các khách hàng, các nhà tài trọ và với đối tượng này thì còn cần chuẩn bị cả quà. Trang phục cho người dẫn chương trình, cho các lễ tân, tiếp tân. Đội ngũ này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến bộ mặt của sự kiện. Hệ thống âm thanh phục vụ cho chương trình, máy chiếu, nhạc chờ, micro, loa, ampli. Ánh sáng phải được khảo sát địa điểm. Độ chói nếu quá tối hoặc quá sáng phải cần điều chỉnh. Trang trí: hoa trang trí tại địa điểm; hoa cài áo cho khách mời; thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời; lẵng hoa chúc mừng trang trí., băng rôn, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự; biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm; bàn tiếp tân; sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (nếu có). Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyền thông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của ban quản trị. Thậm chí trong các công việc này, phòng truyền thông đối ngoại dường như chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban quản trị mà thôi. Phòng kĩ thuật là bộ phận chuyên phụ trách về website và thiết kế. Mỗi khi sắp có sự kiện diễn ra, phòng kĩ thuật có nhiệm vụ nắm bắt đầy đủ tất cả các thông tin của sự kiện để tạo địa chỉ truy cập sự kiện trực tuyến. Tùy vào quy mô của sự kiện mà phòng kĩ thuật sẽ lập website riêng cho sự kiện đó hoặc mở một mục trong website của VietLong promotion. Yêu cầu phòng kĩ thuật phải cập nhật thông tin thường xuyên và chọn lọc ra những thông tin cần thiết, chính xác để cung cấp cho khách hàng và công chúng. Đây là công cụ hỗ trợ trực tuyến nên cần phải tạo sự kết nối dễ dàng cho website hoặc chuyên mục của sự kiện. Không chỉ có nhiệm vụ trên, phòng kĩ thuật còn là bộ phận thiết kế tất cả các tác phẩm đồ họa cho các dụng cụ, giấy tờ… cho sự kiện. Nhân viên phòng kĩ thuật xuyê suốt cả sự kiện trong công việc này. Các công việc thiết kế của phòng kĩ thuật là: Thiết kế logo, hình ảnh đặc trưng cho sự kiện với các màu sắc, biểu tượng thống nhất và có ý nghĩa. Thiết kế và làm danh thiếp cho nhân vioên kinh doanh. Để tạo sự chuyên nghiệp cũng như sự nhận biết dễ dàng cho các đối tác và khách hàng, với mỗi sự kiện nhân viên kinh doanh được thiết kế một mẫu danh thiếp riêng mang hình ảnh, biẻu tượng, màu sắc đặc trưng của sự kiện đó. Bìa kẹp tài liệu, túi đựng tài liệu, phong bì thư… tức tất cả các công cụ hỗ trợ tài liệu liên quan đều được thiết kế thành các mẫu riêng. Thiết kế băng rôn, khẩu hiệu, tờ phướn, áp phích… tức những công cụ quảng bá cho sự kiện đến công chúng. Thiết kế và in các thẻ đeo cho khách hàng, đối tác, đại biểu, khách mời, ban tổ chức… đeo trong sự kiện. Trong khi diễn ra sự kiện, phòng kĩ thuật còn có nhiệm vụ chụp ảnh, quay video sự kiện lại để khi sự kiện kết thúc, tất cả các hình ảnh, video về sự kiện, khách hàng, đại biểu sẽ được đăng lên website để tất cả mọi người có thể biết về thêm về sự kiện kể cả có tham gia hay không. Phòng kinh doanh nhận tất cả các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng với mục đích chăm sóc họ thật chu đáo. Không chỉ cung cấp cho họ đầy đủ thông tin về sự kiện trong suốt quá trình trước và trong khi sự kiện diễn ra, mà các nhân viên kinh doanh còn thường xuyên nhắc nhở họ sắp xếp thời gian và kế hoạch riêng để tham gia được sự kiện từ đầu đến cuối. Trước khi sự kiện diễn ra, các thông tin được cung cấp cho khách hàng được trao đổi thông qua internet, điện thoại, fax và thư. Đến ngày trước lúc diễn ra sự kiện, các nhân viên kinh doanh sẽ cố gắng gặp được tất cả các khác hàng của mình để cung cấp thêm các tài liệu cầm tay hướng dẫn sự kiện, các phù hiệu, thẻ đeo. Và sau khi sư kiện kết thúc, nhân viên kinh doanh cũng không quên nhiệm vụ của mình là trao quà cảm ơn đến cho họ. Phòng du lịch tuy không có chức năng thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện nhưng trong quá trình sự kiện được tổ chức, nhưng vẫn hỗ trợ sự kiện với các công tác chuyên môn về du lịch như sắp xếp phương tiện đi lại và chỗ nghỉ ngơi, ăn uống, giả trí cho khác hàng, đối tác và khách mời của sự kiện nếu họ có nhu cầu. - Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo quy định (nếu có). - Chuẩn bị các điều kiện tiếp đón khách chu đáo, các chương trình tour (nếu khách yêu cầu), vui chơi, giải trí. - Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn theo nhu cầu của khách. Trước khi sự kiện diễn ra, VietLong promotion có chuẩn bị một cuốn tài liệu hướng dẫn nhỏ dành cho các đại biểu, khách mời. Thường thì một cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau: Mục đích của sự kiện. Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ. Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện. Số lượng đại biểu tham dự. Khả năng mời báo giới tham gia. Khả năng có quay phim và ghi hình. Địa điểm tổ chức sự kiện. Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di động. Các vấn đề chính trị lớn được quan tâm tại địa phương nơi đang diễn ra sự kiện. Cuốn sách có thể bao gồm bản sao các bài báo phụ trợ. Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử đại biểu nếu thấy cần thiết. Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện. Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương án trả lời. Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh. Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu. Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi bên cạnh. Kết thúc sự kiện, ban tổ chức dọn dẹp nơi tổ chức, chuyển đồ đạc về kho, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho các trang thiết bị dụng cụ. 2.1.4. Đánh giá sự kiện: Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và khách hàng. Công việc cuối cùng cũng là công việc hết sức cần thiết sau mỗi lần kết thúc một sự kiện đó là họp tổng kết và đánh giá sự kiện đã diễn ra như thế nào? Nó góp phần quan trọng trong việc thành công của các sự kiện diễn ra tiếp theo. Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Tất cả các bộ phận, các phòng ban trong VietLong prromtion đều phải tham gia một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai, dưới sự điều hành của Tổng giám đốc và Chủ tịch Tập đoàn quản trị. Bố trí ngày họp, thư kí, lên danh sách các yếu tố cần đánh giá. Báo cáo kết quả sự kiện: Số lượng khách tham dự. Các đơn vị truyền thông. Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo. Các chuyên mục khách hàng quan tâm. Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia. Đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa ). Tiến hành lấy ý kiến đóng góp các khách mời, đại biểu, khách hàng. Thu thập phản hồi, ý kiến của nhân viên và các đối tác, cộng tác viên trong cuộc họp. 2.2. Đánh giá về quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long: Để đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại VietLong promotion có tốt hay không đầu tiên ta sẽ xem xét là đánh giá tính khoa học, sự hợp lý giữa tiến độ thời gian và tính chất công việc trong quy trình tổ chức của VietLong promotion đưa ra, xem xét xem quy trình thực tế này có khác gì so với lý thuyết đã đưa ra hay không và liệu nó có phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay hay không? Nhìn chung, quy trình của VietLong promotion không rõ ràng, các bước không tách bạch, cụ thể. Đặc biệt là không theo một sắp xếp thời gian rõ ràng và hợp lý. Dựa vào cảm tính là nhiều chứ không có kế hoạch và phân bổ công việc cụ thể. 2.2.1. Nghiên cứu thị trường và hình thành ý tưởng: Các nhà tài trợ sự kiện không cần phải lo lắng về nội dung, không phải lo lắng cho việc tổ chức, họ chỉ cần bỏ tiền là logo của họ đã xuất hiện trên sân khấu, thương hiệu của họ đã được nhiều người biết đến. Một thói quen mà Ban quản trị của công ty VietLong promotion vẫn làm là đưa ra ý tưởng trước khi nghiên cứu thị trường một cách bài bản. Công ty gần như làm ngược lại hẳn so với quy trình phổ biến mà rất nhiều công ty chuyên nghiệp áp dụng. Điều này dẫn đến một sai lầm tai hại mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ gặp phải là chi rlo theo đuổi ý tưởng của mình mà bỏ qua những yếu tố bất lợi của môi trường, hoặc không nghiên cứu thị trường chi tiết. Điều này dễ làm giảm thành công của sự kiện. Nhìn chung, qua các sự kiện mà VietLong promotion đã tổ chức, thu hút được rất nhiều sự quan tâm của các đối tác và sự tham gia của các khách hàng. Điều này không thể phủ nhận được ý tưởng sáng tạo và năng lực cá nhân của các thành viên trong Ban quản trị công ty. Tuy nhiên đây là công việc chỉ do ban lãnh đạo công ty thực hiện, còn dựa nhiều và cảm tính và năng lực cá nhân của bản thân mà không nghiên cứu một cách rõ ràng và chính thống. Chính vì thế, các sự kiện hình thành do nhận định và mong muốn chủ quan của ban lãnh đạo. Trong 2 chương trình mà VietLong promotion tổ chức đều là sự kiện lớn dường như vượt quá khả năng, nguồn lực của công ty do nó thể hiện tham vọng quá cao của ban lãnh đạo. Về ngắn hạn, có thể VietLong promotion đã khá thành công, Nhưng nếu không xem xét và thay đổi những thói quen làm việc trong quy trình này, về dài hạn nhiều khả năng VietLong promotion sẽ không thể gặt hái được nhiều thành công được nữa, do tính biến hóa đa chiều, phức tạp của môi trường và những hạn chế, thiển cận trong tư duy và suy nghĩ của ban quản trị. 2.2.2. Lập kế hoạch và tìm kiếm khách hàng: Lập kế hoạch là một khâu rất yếu của công ty, vẫn do ban lãnh đạo chịu trách nhiệm chứ không do một bộ phận, phòng ban cụ thể nào đảm trách. Chính vì vậy kế hoạch của sự kiện còn sơ sài và thiếu sót rất nhiều yếu tố. Thường xuyên xảy ra tình trạng phải sửa đổi và bổ sung liên tục khi “bỗng nhiên” thành viên Ban quản trị nhớ ra một việc gì đó phải làm mà chưa đưa vào bản kế hoạch. Trong quá trình diễn ra sự kiện kế hoạch không chính xác nên làm chậm trễ, sai sót rất nhiều yếu tố quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng của bước 3 là tiến hành tổ chức sự kiện. Để sắp xếp thời gian thực hiện một công việc nào đó ngoài dựa theo dòng chảy, tuần tự các công việc thì nó còn phụ thuộc vào một số luật lệ để sắp xếp các công việc cho hợp lí. Điều này đòi hỏi hiểu biết của người lập kế hoạch sự kiện. Mà dường như người lập kế hoạch của VietLong promotion đang thiếu. Điều này dẫn đến những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của công ty chỉ vì không rành “luật lệ”, là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Công việc này khá khó khăn và không chỉ xin là được mà còn phải trải qua rất nhiều giai đọan, vấn đề, rất mất thời gian. Người lập kế hoạch nếu không hiểu rõ điều này mà cứ chần chừ thì sẽ gây nhiều trở ngại khiến sự kiện không đạt được các yếu tố cần thiết. Trong cuộc họp để giới thiệu và bắt đầu triển khai sự kiện, Ban lãnh đạo công ty có đề nghị các nhân viên đưa ra các ý tưởng mới để bổ sung cho nội dung chương trình thêm phần phong phú và sáng tạo. Tuy nhiên nó còn mang nặng tính hình thức. Tuy có chủ động đề nghị, nhưng ban giám đốc công ty lại không xem trọng những ý kiến của nhân viên mà khá bảo thủ với các đề xuất ban đầu của mình. Lí do một phần vì bản tính của những thành viên trong ban quản trị, khá bảo thủ và tự tin về năng lực của mình dẫn đến việc không lắng nghe ý kiến của người khác. Điều này khiến cho nhân viên chán nản, không phát huy được hết tư duy sáng tạo và cũng không còn mong muốn thể hiện năng lực của mình. Về công tác tìm kiếm khách hàng của VietLong promotion khá tốt. Họ có cách làm việc sáng tạo và bài bản, giúp công việc được xúc tiến nhanh chóng và thuận lợi hơn. Do có sự giúp đỡ của các Bộ, Ban ngành, Hội, tổ chức liên quan mà nhân viên kinh doanh thường có được một hệ thống danh sách khách hàng tiềm năng khá phong phú. Những danh sách này được lưu trữ từ sự kiện này qua sự kiện khác. Đây là một tài liệu rất quý giá cho những công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện. Nó giúp cho các nhân viên kinh doanh làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Đó cũng chính là điểm thuận lợi hơn của nhân viên kinh doanh của VietLong promotion so với cộng tác viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh dựa vào hồ sơ khách hàng của công ty và các mối quan hệ sẵn có tích lũy từ các sự kiện trước, còn cộng tác viên kinh doanh hoàn toàn phải sử dụng năng lực cũng như mối quan hệ cá nhân để tìm kiếm khách hàng mà không hề có được sự hỗ trợ nào từ VietLong promotion. Tuy vậy, cộng tác viên kinh doanh đều là những người rất có kinh nghiệm trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng cho các sự kiện cũng như mời tài trợ. Họ có cách làm việc chuyên nghiệp, kinh nghiệm dày dạn và những mối quan hệ rộng mở, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ công ty tìm kiếm được khách hàng và các nhà tài trợ cho các sự kiện. Về dịch vụ tổ chức sự kiện theo nhu cầu của khách hàng, khách hàng thường dựa vào mối quan hệ có sẵn với các nhân viên trong VietLong promotion để liên hệ. Đây cũng là một điều tốt, tạo ra được hợp đồng cho công ty mà không cần mất nhiều công sức tìm kiếm khách hàng. Nhưng cũng chính là một yếu điểm đó là các khách hàng tìm đến với VietLong promotion là những khách hàng nhỏ, giá trị hợp đồng thấp, không đem lại được nhiều doanh thu cho công ty. Nó đã vô tình tạo ra một cái vòng luẩn quẩn tại VietLong promotion: không chú trọng đầu tư phát triển nên không thu hút được những khách hàng lớn, không có khách hàng lớn nên VietLong promotion cũng không muốn đầu tư vào hình thức dịch vụ này. Ban lãnh đạo VietLong promotion cần phải cân nhắc và xem xét lạo hình kinh doanh này để hướng tới sự chuyên nghiệp đa dạng cho công ty mình. Một vấn đề nữa đó là, chính vì VietLong promotion không chú trọng đến hình thức này nên nhiều khi đã vô tình bỏ qua rất nhiều khách hàng tiềm năng. Bởi chính hình thức dịch vụ này hiện nay đang rất phát triển ở Việt Nam. Nhu cầu tổ chức hội thảo, ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng… của các doanh nghiệp là rất lớn. Hơn nữa chính họ không muốn tự mình đứng ra tổ chức mà muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tạo được ấn tượng trong mắt khách hàng của họ. Đây cũng chính là một dịch vụ chủ chốt trong đa số các công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam. VietLong promotion bỏ qua hình thức kinh doanh này coi như đã bỏ qua một thị trường màu mỡ, giàu tiềm năng. 2.2.3. Tổ chức sự kiện: Giai đoạn này cũng là một khâu rất kém trong quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion. Một phần cũng là do bước lập kế hoạch còn kém. Nên các công việc tổ chức thực hiện không trôi chảy và xuyên suốt. Công ty thường hay gặp phải một số vấn đề về nhân sự, do công ty số nhân viên chính thức của công ty không đủ để đáp ứng một số lượng công việc khổng lồ do sự kiện lớn mang lại, nên khi hội nghị diễn ra, ngoài các nhân viên phục vụ của nhà cung cấp công ty vẫn thường phải huy động thêm nhân sự bên ngoài, điều này phù hợp với lý thuyết là huy động thêm đội ngũ tình nguyện viên, nhưng trên thực tế đội ngũ tình nguyện này thường không được quản lý tốt, không được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy làm chất lượng của công tác tổ chức không được đồng bộ, đây là vấn đề còn tồn tại mà công ty chưa giải quyết được. Chính vì thế họ chưa tạo được uy tín của mình đối với nhân viên, gây rất nhiều khó khăn trong công việc. Ở VietLong promotion do bước lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ, phân chia thời gian còn chưa tốt nên những công việc của phòng Truyền thông đối ngoại thường bị dồn lại vào những ngày gần diễn ra sự kiện mới được tiến hành. Nhưng ngày đó nhân viên Phòng truyền thông đối ngoại rất bận bịu và phải làm việc hết sức gấp rút, trong khi đó trước đấy họ lại khá nhàn nhã. Chính vì khâu lập kế hoạch không tốt mà ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của sự kiện. Ở đây chính là việc phân chia, dàn trải nhân lực không hợp lí do việc sắp xếp thời gian làm việc không phù hợp, gây lãng phí nhân lực tại thời điểm xa sự kiện và lúc thì quá sức của nhân viên tại thời điểm gần đến sự kiện. Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyền thông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của ban quản trị. Điều này một phần là do mối quan hệ của nhân viên phòng truyền thông với các đơn vị liên quan chưa nhiều trong thời kì đầu VietLong promotion mới thành lập, nên ban quản trị cần phải đứng ra lo lắng cho công việc. Đây cũng được coi như là bước đệm tốt ban quản trị trang bị giúp các nhân viên phòng truyền thông tăng thêm mối quan hệ, tích lũy thêm kinh nghiệm cho công việc. Đó là hành động có ích khiến cho nhân viên làm công việc này không bị bỡ ngỡ và giảm sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Bởi vì, một người phát ngôn báo chí luôn có khả năng nắm bắt được tính chất của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là họ đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời, họ luôn có những tiếng nói quan trọng. Về vấn đề lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện, thông thường doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Nhưng những khách sạn như thế lại có sức chứa rất hạn hẹp, tuy phản ánh tính sang trọng, nhưng lại không phản ánh được tính quy mô. Điều này gây khá nhiều phiền toái, công ty vừa muốn sang, lại vừa muốn nhiều, mà không biết phải làm sao. Một bối rối của nhiều công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiệnchứ không riêng gì ở VietLong promotion. Cũng có lựa chọn khác là làm chương trình mang tính chất giao lưu rộng rãi tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Nhưng lại gậpphỉ vấn đề khác như hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, công ty lại phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này. Cho nên thường thì VietLong promotion bỏ qua luôn khâu chạy thử chương trình trước khi diễn ra sự kiện chính thức. và chính vì thế đã gặp rất nhiều tai nạn dở khóc dở cười. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp các vị trí đứng trên sân khấu thật chuẩn xác. Người dẫn chương trình cũng có khi gây ra những cảnh khó xử. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của người dẫn chương trình trước vài ngày để người dẫn chương trình đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi di có quá nhiều công việc nên quên, hoặc do người dẫn chương trình lại quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp dẫn chương trình chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo. Các sự kiện thường để thu hút công chúng và hấp dẫn chương trình nên có nhiều chương trình mời chào những người nổi tiếng như diễn viên, người mẫu, ca sĩ. Nhưng những người nổi tiếng hoặc quá bận bịu hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ khi chương trình không diễn ra trôi chảy. Mỗi khi có sự kiện diễn ra, VietLong promotion luôn chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu hoặc diễn văn, các số điện thoại người phụ trách các công việc… Cuốn sách giúp các nhân viên trong công ty luôn nắm bắt được chương trình, kết nối được với tất cả thành viên ban tổ chức khi cần thông báo, thay đổi điều gì đó hoặc khi gặp sự cố cần giúp đỡ. Tuy nhiên, về hình thức là thế, nhưng những cuốn sách nhỏ ấy lại ít khi được sử dụng do nhân viên không thường xuyên mang theo bên mình, đến lúc cần lại không biết tìm đ