Chuyên đề Hoàn thiện quy trình hạch toán các phần hành kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu

ng ,y tế cán bộ công nhân viên Ban bảo vệ và thi đua tổ chức công tác bảo vệ nội bộ ,công tác tự vệ và nghĩa vụ quân sự ,theo dõi thi đua của toàn công ty Các phân xưởng được điều phối trực tiếp của phòng kế hoạch vật tư và phòng kỹ thuật nên luôn đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu ,sản xuất hợp lý và đúng kỹ thuật Phân xưởng bánh I sản xuất các loại bánh quy :hương thảo ,hải châu ,hướng dương ,lương khô ,quy bơ ,quy hoa quả ,quy kem Phân xưởng bánh II sản xuất các loại bánh kem xốp :kem xốp thường ,kem xốp thỏi ,kem xốp phủ sôcôla Phân xưởng bánh III sản xuất các loại bánh quy :bánh hương cam ,bánh đóng hộp cao cấp ... Phân xưởng kẹo sản xuất các loại kẹo mềm ,kẹo xốp ,kẹo cứng Phân xưởng bột canh sản xuất các loại bột canh gà ,bò ,tôm, cua ,bột canh cao cấp ,bột canh Iốt Phân xưởng cơ điện gồm tổ nguội ,tổ sửa chữa lò hơi và tổ điện .Phân xưởng cơ điện gồm các công nhân kỹ thuật và các kỹ sư chuyên bảo trì ,bảo dưỡng máy móc thiết bị cho các phân xưởng sản xuất đúng kỹ thuật và an toàn Phân xưởng in điện tử in ngày sản xuất và hạn sử dụng cho các sản phẩm của công ty Các phân xưởng do phòng kế hoạch điều phối sản xuất và phòng kỹ thuật giám sát sản xuất .Hoạt động sản xuất thường xuyên chia làm 3 ca ,trong những thời điểm mùa vụ ,công nhân được huy động làm thêm ca hoặc tuyển thêm công nhân hợp đồng ngắn hạn để sản xuất đủ nhu cầu tiêu thụ. IV. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán 1.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán ở công ty Phòng kế toán - tài vụ của công ty bánh kẹo Hải châu gồm 12 người, trong đó có 1 kế toán trưởng - trưởng phòng, 1 phó phòng kiêm kế toán giá thành, 2 thủ quĩ và 8 cán bộ phụ trách các phần kế toán khác. Cán bộ và nhân viên phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, đa số là có kinh nhgiệm trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mọi công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán. Mô hình này rất phù hợp với công ty vì công ty có qui mô vưa, địa bàn hoạt động tập trung và vận dụng máy vi tính để giảm bớt công việc kế toán, phục vụ kịp thời cho công tác kế toán được nhanh và chính xác. * Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của cán bộ nhân viên phòng kế toán - tài vụ - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không. Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty. - Phó phòng kế toán là người thay kế toán trưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trong thời gian ngắn. Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm. - Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau ). -Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổ sách: +Vào sổ vật tư ,công cụ ,dụng cụ +lên bảng kê và hạch toán cũng như vào thẻ chi tiết theo dõi nhập , xuất ,tồn +Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị - Kế toán tiêu thụ: Tổng hợp tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa ở công ty - Kế toán TSCĐ: thực hiện nhiệm vụ theo dõi biến động tăng, giảm TSCĐ, tiến hành trích, phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. - Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. - Kế toán tổng hợp: xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng từ mà các kế toán viên giao cho. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ.Sau đó báo cáo cho kế toán trưởng. -Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày. 2..Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán tiêu thụ Kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu Kế toán TL & BHXH Kế toán công nợ Kế toán TGNH Kế toán tiên mặt 3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty bánh kẹo Hải Châu 3.1-Các hình thức sổ : Để phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty như đã nêu ở trên. Công ty bánh kẹo Hải châu đã nghiên cứu vận dụng hình thức và tổ chức sổ sách kế toán thích hợp đó là hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ sổ kế toán: Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán 1,2,3 Ghi hàng ngày. 4,5,6 Ghi cuối tháng. 7,8,9 Quan hệ đối chiếu Nguyên tắc của hình thức sổ nhật ký chung là phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung, lấy số liêu để ghi sổ cái. Mỗi bút toán phản ảnh trong sổ nhật ký chung được chuyển vào sổ cái ít nhất hai tài khoản có liên quan. Đối tượng các tài khoản quan trọng, hay phát sinh nhièu nghiệp vụ có thể mở sổ nhật ký đặc biệt hay sổ nhật ký phụ. Cuối tháng hay định kỳ cộng các nhật ký đặc biệt lấy số liệu ghi vào sổ nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Hiện nay, công ty đã trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công việc rất thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra số liệu, lập và in sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Việc sử dụng kế toán máy thì trình tự xử lý số liệu như sau: Chứng từ gốc Xử lý nghiệp vụ Vào nhật ký chung Vào sổ cái Vào các sổ chi tiết Đưa ra các báo cáo như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết qủa kinh doanh, bảng cân đối tài khoản In và lưu trữ liệu Khoá sổ và chuyển sang kỳ tiếp theo Nhân viên kế toán cần nhập các thông tin ở chứng từ kế toán vào máy ví dụ như: Số hoá đơn, ngày tháng lập chứng từ, số lượng sản phẩm ... 3.2- Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Bánh kẹo Hải Châu - Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ 1/1 và kết thúc ngày 31/12 của năm báo cáo. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt nam - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá cúa ngân hàng Việt nam tại thời đểm phát sinh nghiệp vụ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng là: Hình thức sổ nhật ký chung - Phương pháp kế toán tài sản cố định Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo đúng qui định của bộ tài chính ban hành trích khấu hao theo quy định số 1062 TC/ QĐ/ CSTC ban hành ngày 14/1/1996 của bộ tài chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho Nguyên tắc đánh giá Giá gốc = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển + Thuế( nếu có ) Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Phần II Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu I-Các phần hành kế toán tại công ty bánh kẹo Hải Châu : 1.Kế toán vốn bằng tiền 2.Kế toán nguyên vật liệu 3.Kế toán Tài sản cố định 4.Kế toán lao động và tiền lương 5.Kế toán chi phí và tính giá thành 6.Kế toán tiêu thụ thành phẩm 7.Kế toán các nghiệp vụ thanh toán 8.Kế toán báo cáo tài chính và công tác kế toán cuối năm II-Quy trình hạch toán từng phần hành kế toán cụ thể tại công ty bánh kẹo Hải Châu 1.Kế toán vốn bằng tiền : Trong mọi doanh nghiệp ,tiền là một loại TSLĐ,tuy nhiên đây là loại tài sản có tính lỏng cao ,nó dễ dàng chuyển sang một hình thái khác mà vẫn giữ nguyên giá trị .Vì vậy tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp :Tiền được sử dụng để tạo ra các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất ,tiền là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng kinh tế .Giống như các doanh nghiệp khác ,công ty bánh kẹo Hải Châu tiền tồn tại dưới hai hình thức tiền mặt quỹ và tiền gửi ngân hàng 1.1-Hạch toán tiền mặt : 1.1.1-Hệ thống tài khoản sử dụng : Tại công ty bánh kẹo Hải Châu ,để theo dõi tình hình tăng giảm lượng tiền mặt biến động tại quỹ ,kế toán sử dụng tài khoản 111 "tiền mặt ".Tài khoản này được chi tiết :tiểu khoản 1111:Tiền Việt Nam 1.1.2-Hệ thống chứng từ sử dụng : Theo chế độ kế toán hiện hành và theo quy định quản lý của công ty ,mọi khoản thu tiền mặt đều phải có phiếu thu và phiếu chi .Nhưng các phiếu thu ,phiếu chi này không đi một mình riêng lẻ mà chúng luôn đi kèm với các chứng từ chứng minh nội dung của các khoản thu hoặc chi như : -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị nạp tiền -Bảng thanh toán lương -Giấy nộp tiền BHXH.... 1.1.3-Các loại sổ sách sử dụng : Do công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp mà công ty sử dụng là : sổ nhật ký chung ,sổ cái tài khoản 1111 Hàng ngày ,căn cứ vào phiếu thu ,phiếu chi ,kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung ,đồng thời phản ánh vào sổ cái tài khoản 1111.Cuối ngaỳ ,kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu với thủ quỹ về số tiền thu chi trong ngày để kiểm tra tính hợp lý .Cuối tháng hoặc cuối quý ,kế toán tiền hành cộng dồn xác định số dư đưa lên báo cáo kế toán 1.1.4-Quy trình luân chuyển chứng từ : * Các nghiệp vụ thu tiền : Tiền mặt tại công ty tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau : đi vay ,thu tiền từ khách hàng ,thanh lý nhượng bán tài sản ,thiết bị ,cung cấp dịch vụ vận chuyển ....ta có thể quan sát mô hình dưới đây để hình dung sự luân chuyển chứng từ thu tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền thu tiền nộp vào quỹ Ký duyệt phiếu thu Lập phiếu thu Xem xét ký duyệt Lập giấy đề nghị nộp tiền Thủ quỹ Kế toán thanh toán toán Phòng Kế toán công ty Người nộp tiền Kế toán trưởng Thủ trường Bảo quản , lưu giữ kế toán thanh toán +Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế ,giấy đồng ý thanh toán từ phía khách hàng .... người nộp tiền sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng kế toán tài chính. +Tại đây ,kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trưởng ký duyệt .Phiếu thu được lập thành 3 liên : 1liên kế toán lưu lai ,1liên giao cho người nộp tiền ,còn lai gửi thủ quỹ +Sau khi phiếu thu được kế toán trưởng , Thủ trưởng đơn vị kí xác nhận , thủ quỹ sẽ tiến hành thu đúng số tiền ghi trên phiếu thu . Đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới kế toán thanh toán . *Các nghiệp vụ chi tiền : Các khoản chi ở công ty bánh kẹo Hải Châu chủ yếu là chi tạm ứng mua nguyên vật liệu ,chi trả lương cho các bộ công nhân viên ,chi nộp ngân sách ,chi thanh toán với nhà cung cấp . Do các khoản chi thường xuyên và bất thường có nhiều mục đích khác nhau nên ở đây ta chỉ xét một trường hợp đặc trưng là chi tạm ứng . Cách thức và thủ tục chi tạm ứng được mô tả theo sơ đồ sau Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng Người xin chi tiền Phòng Kế hoạch kỹ thuật Kế toán thanh toán toán Kế toán trưởng Thủ trường Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi tiền Xem xét ký duyệt Lập phiếu chi Ký duyệt phiếu chi Chi tiền  Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu dùng để sản xuất như đường ,sữa muối hương liêụ ... người xin chi tạm ứng sẽ viết giấy đề nghị vay tạm ứng .Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng ,số tiền xin tạm ứng . +Giấy đề nghị tạm ứng được gửi đến phòng kế hoạch vật tư ,trên cơ sở khối lượng hàng hoá cần sản xuất ,trưởng phòng kế hoạch sẽ xác định số tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu là hợp lý +Sau đó giấy đề nghị tạm ứng được đưa đến phòng tài chính kế toán ,kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi đã thoả thuận số tiền tam ứng +Tiếp theo đó ,giám đốc công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu +Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết ,các chữ ký ...sẽ được gửi lại phòng kế toán .Kế toán lập phiếu chi (lập 3 liên :1 liên gửi người nhận tiền ,1liên lưu giữ bảo quản ,1liên gửi thủ quỹ : +Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ,tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi tháng 1.2-Hạch toán tiền gửi ngân hàng : Tiền nói chung và tiền gửi ngân hàng (TGNH) nói riêng là một dụng cụ thanh toán hữu hiệu và nhanh chóng .Việc các công ty mở tài khoản ngân hàng và tiến hành thanh toán với nhau qua ngân hàng đã trở nên thông dụng bởi sự thuận tiện ,dễ dàng của loại hình này . 1.2.1-Tài khoản sử dụng: Tuân theo chế độ1141/BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 1/11/1995 để theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng ,công ty đã sử dụng tài khoản 112 "Tiền gửi ngân hàng ".Công ty chi tiết tài khoản TGNH theo từng đối tượng tín dụng ,cụ thể các tiểu khoản của tài khoản 112 gồm: -TK11211:Tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam -TK11212:Tiền gửi VNĐ tại ngân hàng Công Thương Thanh Xuân -TK11214:Tiền gửi VNĐ tại sở giao dịch I ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam 1.2.2-Hệ thống chứng từ sử dụng : Để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ ,công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng thông qua các chứng từ gốc như :uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi .Các chứng từ này thường đi kèm với các hoá đơn ,chứng từ khác chứng minh cho nội dung thu , chi hộ ví dụ : -Hoá đơn GTGT,giấy đề nghị vay tạm ứng ,giấy lĩnh tiền mặt,bảng kê nộp BHXH,giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản ... -Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán ,uỷ nhiêm thu của khách hàng 1.2.3-Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết : Do công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nên sổ sách được áp dụng bao gồm : Sổ nhật ký chung ,sổ cái TK11211,11212,11214 Hàng ngày căn cứ vào các uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi được thực hiện bởi các ngân hàng khác nhau kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản TGNH tại các ngân hàng 1.2.4-Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH: +Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liêu , tài sản cố định ,máy móc thiết bị ...,kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi ,uỷ nhiệm chi .Các chứng từ này được lập thành 4 liên ,đặt giấy than viết 1 lần nhưng phải ký trực tiếp trên cả 4liên bởi kế toán thanh toán ,kế toán trưởng ,thủ trưởng đơn vị ,4 liên được gửi đến ngân hàng cùng các chứng từ liên quan +Ngân hàng sẽ kiểm tra số dư TGNH của công ty,so sánh ,đối chiếu với số tiền trên uỷ nhiệm chi ,uỷ nhiệm thu và thực hiện dịch vụ :gửi 1 liên tới đối tượng thanh toán ,1liên đến ngân hàng nhận hoặc chi tiền ,1liên ngân hàng giữ laị lưu giữ và bảo quản ,liên cuối cùng ngân hàng sẽ gửi trả lại công ty kèm theo giấy báo số dư khách hàng (ghi rõ số tiền gửi ngân hàng dư đầu ngày ,số tiền đã chuyển và đã nhận trong ngày,cũng như số tiền gửi ngân hàng dư cuối ngày ) và phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn (thông báo dịch vụ của ngân hàng ,lệ phí và phần VATcủa dịch vụ này ) +Sau khi nhân được uỷ nhiệm thu ,uỷ nhiệm chi do ngân hàng trả lại ,kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tổng hợp ,sổ chi tiết và lưu giữ trong tập chứng từ theo dõi theo tháng Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNT,UNC Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lưu trữ và bảo quản 1.2.5-Trình tự ghi sổ tiền mặt,TGNH theo hình thức Nhật ký chung : Chứng từ gốc phiếu thu ,phiếu chi UNT,UNC Nhật ký chung Sổ cái TK1111,1121 Bảng cân đối tài khoản -Báo cáo quỹ -Sổ quỹ tiền mặt -Sổ chi tiết TK TGNH Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sơ đồ hạch toán tiền mặt và tiên gửi ngân hàng Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng  2-Kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất .Tại công ty bánh kẹo Hải Châu ,nguyên vật liệu thể hiện vai trò rất quan trọng ,nó luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm . 2.1.Tài khoản sử dụng : TK152-Nguyên liệu ,vật liệu TK151-Hàng mua đi đường 2.2.Hệ thống chứng từ sử dụng : Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu chặt chẽ ,các nghiệp vụ làm tăng giảm nguyên vật liệu phải được minh chứng bởi các chứng từ theo chế độ kế toán ,các chứng từ sử dụng gồm :phiếu nhập kho và phiếu xuất kho 2.3.Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết : Nguyên vật liệu được lưu giữ tại kho công ty ,hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho ,xuất kho kế toán vật tư ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản :TK152,TK632,TK511,TK33311. 2.4.Quy trình luân chuyển của chứng từ nguyên vật liệu tại kho công ty : Nguyên vật liệu quản lý tại kho công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên ,giá xuất kho là giá nhập trước xuất trước +Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho : Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ,hóa đơn GTGT do cán bộ thu mua gửi về , nhân viên phụ trách cung tiêu sẽ lập phiếu nhập kho ,thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ liên quan rồi nhập kho hàng hoá và gửi các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính kế toán .Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ chi tiết ,lập thẻ kho ,ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản và lưu trữ +Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu : -Trên cơ sở bán hoá đơn bán hàng do phòng kế hoạch vật tư gửi đến được thủ trưởng đơn vị ký duyệt ,cán bộ phụ trách cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho -Sau đó phiếu xuất kho chuyển đến cho thủ kho , thủ kho căn cứ vào số lượng , chủng loại ....tiến hành xuất kho -Phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng sau khi được ký duyệt bởi kế toán trưởng ,thủ trưởng đơn vị thì được chuyển tới phòng Tài chính kế toán -Tại đây ,kế toán vật tư phản ánh vào sổ tổng hợp.Sau đó kẹp các chứng từ có liên quan cùng với phiếu xuất kho bảo quản lưu trữ theo từng quyển Trình tự luân chuyển của chứng từ xuất kho nguyên vật liệu Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận phụ trách cung ứng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Kế toán vật tư Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Xuất kho Ký duyệt Bảo quản lưu trữ 2.5-Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty Sổ cái TK152,TK632,TK621,TK511 Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung Chứng từ gốc : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : 3. Kế toán tài sản cố định . 3.1-Tài khoản sử dụng : Để phản ánh sự biến động tăng giảm của TSCĐ và công tác trích khấu hao , kế toán tài sản cố định của công ty sử dụng các tài khoản :TK211-Tài sản cố định hữu hình ,TK214-Hao mòn tài sản cố định ,TK009-Nguồn vốn khấu hao TK214 được chi tiết thành một số tiểu khoản sau : -TK 21412: Hao mòn nhà cửa -TK21413: Hao mòn máy móc ,thiết bị -TK21415: Hao mòn thiết bị ,dụng cụ quản lý -TK21418: Hao mòn Tài sản cố định khác 3.2.Hệ thống chứng từ sử dụng : Do tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn nên mỗi khi phát sinh các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ côngty đều phải gửi công văn thông báo cho Tổng giám đốc công ty Mía đường I xin được tăng giảm TSCĐ.Sau khi nhận được quyết định cho phép từ phía tổng công ty thì công ty mới được phép tiến hành nhượng bán ,thanh lý hoặc điều chuyển ,mua sắm TSCĐ Các chứng từ TSCĐ sử dụng gồm: -Biên bản giao nhận TSCĐ -Thẻ TSCĐ -Biên bản thanh lý TSCĐ -Biên bản đánh giá lại TSCĐ Các chứng từ khấu hao TSCĐ gồm : -Bảng tính khấu hao TSCĐ -Bảng phân bổ khấu hao -Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ 3.3.Sổ sách tổng hợp và sổ chi tiết : Căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận TSCĐ ,biên bản đánh giá lại TSCĐ ,biên bản thanh lý TSCĐ),bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ cái các TK:211,214,627,642 Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ liên quan đến loại TSCĐ nào , bộ phận nào sử dụng kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết TSCĐ Cuối năm ,kế toán sẽ lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên ban quản trị công ty 3.4.Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ: 3.4.1-Các nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm : +Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị ,giám đốc công ty sẽ làm đơn xin đầu tư trình lên Giám đốc tổng công ty chờ ký duyệt +Sau khi được chấp thuận ,công ty lập dự án đầu tư với nội dung :mua tài sản ở đâu ,nguồn vốn huy động ở đâu ,phương thức đầu tư ,.... +Công ty sẽ thực hiện các thủ tục đấu thầu +Sau đó công ty sẽ tiến hành ký các hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ phương thức bàn giao ,phương thức thanh toán ... +Khi bàn giao ,công ty sẽ tổ chức hội đồng giao nhận gồm đại diện của cả hai bên. Hội đồng này sẽ lập biên bản giao nhận TSCĐ và tiến hành chạy thử +Gíam đốc tổng công ty sau khi nhận được công văn của công ty sẽ gứi quyết định cho phép công ty ghi tăng TSCĐ,tăng nguồn vốn . +Kế toán tài sản cố định căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ lập thẻ TSCĐ,bảng tính khâu hao ,phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết 3.4.2-Các nghiệp vụ giảm TSCĐ do thanh lý ,nhượng bán : +Khi phát hiện 1 tài sản trong công ty đã quá cũ ,không sử dụng được ,công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại tài sản ,xem xét hiện trạng tài sản ,giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TS .Sau đó hội đồng này lập biên bản đánh giá lại tài sản cố định +Giám đốc công ty gửi thông báo cho các bộ phận liên quan ,công văn cho Tổng công ty Mía đường về việc thanh lý ,nhượng bán trong đó có ghi rõ giá trị thanh lý +Căn cứ vào biên bản đánh giá laị TSCĐ,quyết định cho phép thanh lý TSCĐ,giấy đề nghị mua của người mua ,hội đồng thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý TSCĐ +Cuối cùng kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ,bảng tính khấu hao ,ghi vào sổ chi tiết ,nhật ký chung ,vào sổ cái 3.5.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung : Chứng từ tăng giảm ,khấu hao TSCĐ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ Sổ cái TK211,212,214 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Báo cáo tài chính 4.Kế toán lao động và tiền lương . Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ,trong đó lao động với tư cách hoạt động chân tay ,trí óc của con người nhằm biến đổi các đối tượng lao động .Về bản chất ,tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động ,có thể nói tiền lương là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động . Đối với công tác tổ chức hạch toán lao động tiền lương trong quy chế quản lý nội bộ quy định rõ :hợp đồng giao khoán ,bảng chấm công thời gian phải ghi đầy đủ các điều kiện theo biểu mẫu ,có chữ kỹ người chấm công , người giao khoán , kỹ thuật xác nhận chất lượng công việc ,các bảng chấm công và bảng chấm lương phải có chữ ký của từng người trong phân xưởng Tại phòng kế toán công ty ,kế toán sử dụng TK334,TK338,TK622 để thanh toán lương và các khoản trích theo lương 4.1-Hạch toán lương và các khoản trích theo lương : Hàng năm dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến của phong lao động tiền lương (LĐTL) sẽ lập quỹ lương dự kiến theo công thức : Quỹ lương dự kiến = Hệ số *Doanh thu dự kiến Mức lương chính của mỗi cán bộ,nhân viên công ty được tính trên mức lương cơ bản và hệ số .Đây là căn cứ tính các khoản trích theo lương +Trên cơ sơ doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng , phòng lao động tiền lương sẽ tính ra mức lương thực tế từng người .Trong lương thực tế ,ngoài bộ phận lương chính còn có lương năng suất : Lương năng suất = Lương chính *Hệ số năng suất Lương thực tế =Lương chính *(1+Hệ số năng suất ) +Cuối tháng phòng lao động tiền lương sẽ gửi phòng tài chính kế toán bảng lương của các nhân viên ,trong đó nêu rõ chức danh ,mức lương cơ bản hệ số ,tiên đã tạm ứng ,số tiền còn được lĩnh ... Định kỳ đến ngày phát lương các nhân viên ở các phòng ban đến phòng Tài chính kế toán nhận lương + Thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt 4.2.Hạch toán lương và các khoản trích theo lương đối với công nhân : Hàng ngày ,để theo dõi khối lượng công việc mà công nhân làm tại các phân xưởng khác nhau ,quản lý phân xưởng sẽ lập Bảng chấm công và chia lương , theo dõi số ngày làm việc ,số công nhân có mặt , năng suất của từng người số tiền được lĩnh .Bảng chấm công được công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng Cuối tháng ,nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xưởng sẽ mang bảng chấm công về phòng kỹ thuật của công ty để xác định đơn giá ,xác định khối lượng và chất lượng công việc làm được ,sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và kiểm tra cùng các xác nhận cần thiết ,phòng Tài chính kế toán sẽ lập bảng thanh toán lương chi tiết từng phân xưởng ,trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp thanh toán lương .Sau khi được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt ,các bảng này sẽ được chuyển đến thủ quỹ ,kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền . 4.3.Sổ sách tổng hợp và chi tiết : Cuối tháng ,khi nhân viên kế toán hoặc quản đốc phân xưởng gửi các chứng từ chứng minh về việc chi trả tiền lương ,kế toán sẽ lập bảng kê chi phí nhân công Bảng kê chi phí nhân công Phân xưởng.......... Stt Số chứng từ Ngày chứng từ N