Chuyên đề Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn NEXIA ACPA thực hiện

tính toán của bảng lương trước khi trình lên cho Tổng Giám Đốc phê chuẩn (tính toán lại/ thực hiện lại) #7 Tổng Giám Đốc phê chuẩn bảng lương trước khi trả lương (kiểm tra sự phê duyệt) #8 Các quản lý, Giám Đốc, Phó Giám Đốc phê chuẩn bảng lương trước khi trả lương (Thu thập chữ ký phê chuẩn) #9 2.5.Trả lương - Từ ngày 28 tới ngày 30 hàng tháng trả lương cho toàn bộ nhân viên qua tài khoản ngân hàng Nông Nghiệp cho công nhân , ngân hàng Ngoại Thương cho nhân viên văn phòng. Sau khi nhận lương, nhân viên sẽ nhận được danh sách bảng tính lương để đối chiếu với lương được trả. - Chuyển tiên qua ngân hàng để dễ dàng kiểm soát. (kiểm tra độc lập)#10 2.6. Ghi nhận lương và lương phải trả - Dựa trên bảng lương đã được kiểm tra và phê chuẩn của trụ sở/chi nhánh và Tổng Giám Đốc, tài liệu kế toán, kế toán tiến hành ghi sổ lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT). Nợ Chi phí sản xuất chung (lương tổng của nhân viên) Nợ Chi phí quản lý doanh nghiệp (lương tổng của ban quản lý) Có Phải trả công nhân viên Để ghi nhận lương phải trả cho nhân viên vào cuối tháng Nợ Phải trả công nhân viên Có Thuế phải trả (thuế thu nhập cá nhân-ngừơi Việt Nam) Nợ Phải trả công nhân viên Có Phải thu khác/phải trả khác (BHXH, BHYT-6% phần người lao động chịu) Để ghi nhận BHXH, BHYT từ thu nhập người lao động Nợ Chi phí sản xuất chung Nợ chi phí nhân công trực tiếp Nợ chi phí quản lý chung Có Phải trả khác Để ghi nhận các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT-17%) doanh nghiệp chịu Nợ Phải trả công nhân viên Có tiền gửi ngân hàng Để ghi bút toán trả lương cho nhân viên Nợ Chi phí quản lý doanh nghiệp Có thuế phải trả (Thuế thu nhập cá nhân của người nước ngoài) Để ghi nhận thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài Nợ Thuế phải trả Có Tiền gửi ngân hàng Ghi nhận nghiệp vụ nộp thuế Nợ Chí phí nhân công trực tiếp Nợ Chi phí sản xuất chung Nợ Chi phí quản lý chung Có Dự phòng trợ cấp mất việc làm >> Hiện tại, công ty ghi nhận trợ cấp thôi việc dựa trên tổng trích trợ cấp năm trước, điều này không hợp lý. Kế toán xem xét các bút toán ghi nhận lương và các khoản liên quan đến lương trước khi khóa sổ cuối tháng (Tiến hành đối chiếu/Tổng hợp các nghiệp vụ đối chiếu với sổ chi tiết) #11 3. Đầu ra - Bảng tính lương - Chi tiết chi phí từng tháng - Sổ cái (phải trả công nhân viên, phải trả khác, chi phí quản lý) Đánh giá về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình lương: Hàng tháng, chị Huyền đối chiếu bảng chấm công được theo dõi bởi hệ thống phần mềm thông qua thẻ điện tử và bảng chấm công được lập bởi từng bộ phận . Chị Hiền tính lương. Bảng chấm công, bảng tính thời gian làm thêm giờ, bảng tính lương được phê chuẩn bởi Quản lý bộ phận, Phó Tổng Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc. KTV đánh giá rủi ro kiểm soát thấp. Với kết quả đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ về tiền lương là tốt, chiến lược kiểm toán được đưa ra là sẽ tiến hành thử nghiệm kiểm soát để đảm bảo về tính có hiệu lực của hệ thống KSNB. Theo tìm hiểu và trình bày trên giấy tờ làm việc D433, công ty K có 11 thủ tục kiểm soát cơ bản với chu trình tiền lương và nhân viên được đánh dấu từ #1 tới #11 như sau: #1 phê chuẩn các quyết định và hợp đồng lao động, #2 lập và lưu trữ các dữ liệu về nhân viên trong hồ sơ nhân sự, #3 bảng chấm công được lập bởi trợ lý và phê duyệt của quản đốc, đốc công (tính độc lập trong theo dõi thời gian lao động), #4 trưởng bộ phận phê duyệt bảng chấm công, #5 lương cơ bản và các khoản trợ cấp được phê duyệt, #6 sử dụng các bảng biểu và mẫu chuẩn trong tính lương, #7 trưởng phòng hành chính tổng hợp kiểm tra bảng tính lương trước khi trình lên Giám Đốc, #8 Giám Đốc phê duyệt bảng lương, #9 Trưởng phòng, Giám Đốc hoặc Phó Giám Đốc phê duyệt bảng lương trước khi trả lương, #10 trả lương qua tài khoản ngân hàng, #11 kế toán soát xét các bút toán ghi nhận lương và các nghĩa vụ liên quan trước đảm bảo khớp với bảng tính lương trước khi đóng sổ kế toán của tháng để đảm bảo chi phí lương đã được phản ánh đầy đủ. Bước 2: Nhập các thủ tục kiểm soát vào ma trận kiểm soát rủi ro (risk control matrix) để xác định loại thủ tục kiểm soát hạn chế được nhiều loại rủi ro nhất. Ma trận kiểm soát rủi ro là một công cụ giúp KTV xác định được tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng của từng thủ tục kiểm soát. Ma trận kiểm soát rủi ro gồm hai phần chính. Phần thứ nhất là phần dùng để nhập các thủ tục kiểm soát (phần này KTV lấy dữ liệu từ D433). Phần thứ hai là phần các rủi ro kiểm soát với chu trình tiền lương có thể được ngăn chặn hoặc phát hiện tương ứng với từng thủ tục kiểm soát cụ thể (phần này ma trận kiểm soát rủi ro tự chạy công thức và đưa ra kết quả cho KTV). (Ma trận kiểm soát rủi ro: Phụ lục số 1) Kết quả cho thấy có ba thủ tục kiểm soát có khả năng bao quát được nhiều rủi ro nhất đối với chu trình tiền lương và nhân viên đó là: #3 bảng chấm công được theo dõi bởi người độc lập và được phê duyệt (nguyên tắc bất kiêm nhiệm), #6 sử dụng bảng biểu và mẫu chuẩn trong tính lương, #10 trả lương qua ngân hàngKhi chuyen thong tin cho bo phan ke toan cac bang luong da duoc phan anh day du vao so ke toan chua, thu tuc kiem soat nao de dam bao dieu nay? , #11 soát xét các bút toán đảm bảo bảng tính lương được phản ánh đầy đủ lên sổ kế toán. Chính vì vậy, KTV tiến hành thử nghiệm kiểm soát với các kiểm soát trên và đưa ra đánh giá về hệ thống KSNB với chu trình tiền lương và nhân viên. Bước 3: Kiểm tra tính hiện hữu và hiệu lực của loại thủ tục kiểm soát được chọn từ phân ma trận kiểm soát rủi ro. Để đánh giá tính hiệu lực của thủ tục kiểm soát #3, KTV tiến hành đánh giá tính độc lập và trình độ chuyên môn của các cá nhân liên quan tới chu trình kiểm soát tiền lương và nhân viên nói chung và kiểm soát việc chấm công nói riêng thông qua việc phỏng vấn và quan sát công việc của những người có liên quan. Bảng biểu 2.4.Trích giấy tờ làm việc của KTV -Thử nghiệm kiểm soát tổng quan về hệ thống KSNB Kiểm soát toàn diện – quan sát và phỏng vấn – chu trình tiền lương và nhân viên Công ty TNHH K Tham chiếu R400 31 tháng 12 năm 2007 Chuẩn bị bởi LTH Tìm hiểu hệ thống xử lý thông tin Soát xét bởi LTV Ngày thực hiện 15 tháng 1 năm 2008 Thiết kế thử nghiệm Bản chất Thủ tục Cho kỳ: Phỏng vấn những người có liên quan Quan sát các hoạt động Kỳ kết thúc ngày 30 tháng 9 năm 2007 Phạm vi Kỳ Quy mô mẫu chọn Ngày tháng Giữa kỳ Tháng 11 năm 2007 Thực hiện thử nghiệm Ngày Người liên quan Kiểm tra tổng thể kiểm soát Bản chất của các yếu tố phỏng vấn hoặc quan sát Chú ý loại trừ 1) Chị Yến – phòng kế toán 2) Chị Huyền – phòng nhân sự Giao công việc quan trọng cho người thích hợp Phân chia trách nhiệm Chị Yến đã làm việc cho công ty K được 2 năm vì vậy chị Yến có nhiều kinh nghiệm về việc tính lương. Ngoài ra, theo quan sát thấy chị Yến sử dụng máy tính và phần mềm kế toán rất thành thạo - Chị Huyền quản lý việc tổng hợp ghi chép sự có mặt của nhân viên. Qua quan sát thấy chị Huyền làm việc rất thành thạo - Chị Huyền quản lý việc cập nhật các thông tin về công nhân viên và quản lý hồ sơ nhân sự. Theo quan sát thấy tất cả các hồ sơ được sắp xếp logic, dễ dàng cho việc tìm kiếm và kiểm tra Công ty chia thành các bộ phận riêng biệt: Kế toán, Nhân sự và tất cả các bộ phận đều hoạt động độc lập Không có Đánh giá kết quả: STT Bản chất của các loại trừ Nguyên nhân Vị trí Không Thực hiện bởi: Lê Thanh Huyền Ngày thực hiện: Tháng 11 năm 2007 Qua việc kiểm tra, KTV nhận thấy người chấm công là một người độc lập, không liên quan tới việc tính lương và ghi sổ cũng như trả lương. KTV đưa ra kết luận thủ tục kiểm soát #3 đạt yêu cầu hay việc theo dõi thời gian lao động của công ty là đáng tin cậy. Để kiểm tra tính hiệu lực của thủ tục kiểm soát #6 và #10,#11, KTV tiến hành kiểm tra bảng tính lương và công tác thanh toán lương của 3 tháng bất kỳ. KTV chọn bảng lương của tháng 2, tháng 6 và tháng 9 để kiểm tra. Khi kiểm tra bảng lương, đầu tiên KTV có thể kiểm tra việc công ty khách hàng có sử dụng bảng lương theo mẫu chuẩn hay không ngoài ra KTV kiểm tra tính phê chuẩn, tính chính xác của bảng tính lương để đưa ra kết luận về hiệu lực kiểm soát trong công tác tính lương. Cuối cùng, KTV kiểm tra việc chi trả lương của công ty có được tiến hành qua Ngân hàng như quy định hay không để đánh giá rủi ro kiểm soát liên quan tới việc trả lương. Bảng biểu 2.5.Trích giấy tờ làm việc của KTV- Thử nghiệm kiểm soát với các thủ tục kiểm soát cụ thể. Kiểm tra thủ tục kiểm soát chi tiết với chu trình tiền lương và nhân viên Thủ tục Cho kỳ: Đối chiếu bảng lương với sổ cái Kiểm tra chi trả lương Đối chiếu số lượng nhân viên của tháng 3 trên bảng tính lương với số lượng nhân viên trong bảng danh sách do phòng nhân sự cung cấp Kiểm tra bảng tính lương: + Chọn một số nhân công và đối chiếu thời gian làm việc trên bảng tổng hợp điểm danh với số liệu trên bảng chấm công để đảm bảo tính chính xác của thời gian lao động được đưa vào hệ thống. + Đối chiếu báo cáo thời gian làm ngoài giờ và báo cáo khoản giảm trừ lương với thời gian trong bảng tính lương để kiểm tra tính chính xác của thời gian làm ngoài giờ và thời gian nghỉ của công nhân viên trên bảng tính lương là chính xác + Kiểm tra hợp đồng lao động, cập nhật mức lương cơ bản và đối chiếu với bảng tính lương để đảm bảo sự hiện hữu của người lao động và tính chính xác của mức lương cơ bản + Kiểm tra chứng từ trả lương đối với những lao động được chọn Kỳ kết thúc ngày 30 tháng 9 năm 2007 Công ty TNHH K Tham chiếu R400 31 tháng 12 năm 2007 Chuẩn bị bởi LTH Tìm hiểu hệ thống xử lý thông tin Soát xét bởi LTV Ngày thực hiện Tháng 11 năm 2007 Phạm vi Kỳ Mẫu chọn Liên tục Ngày Chọn 30 công nhân viên của tháng 2, tháng 6, tháng 9 Kiểm toán giữa kỳ Tháng 11 năm 2007 Thực hiện thủ tục Kiểm tra chi tiết STT Khoản mục kiểm tra A B C D E F Chú ý ngoại trừ 1 Bảng lương tháng 2 năm 2007 R R R R R R Không 2 Bảng lương tháng 6 năm 2007 R R R R R R Không 3 Bảng lương tháng 9 năm 2007 R R R R R R Không Đánh giá kết quả STT Bản chất của các ngoại trừ Nguyên nhân Diễn giải Không có ngoại trừ. Các thủ tục kiểm soát hoạt động hiệu quả như thiết kế. Chú thích từ khoá: A Thời gian trên phiếu tổng hợp điểm danh giống trên bảng chấm công B Thời gian trên phiếu làm ngoài giờ và đơn xin nghỉ khớp với thời gian trong bảng tính lương C Các hợp đồng đều tồn tại và lương cơ bản trên bảng tính lương khớp với trên hợp đồng lao động và lương cơ bản mới được cập nhật D Chi phí lương trên sổ khớp với trên bảng tính lương E Tổng lương thực trả trên bảng lương khớp với sổ phụ ngân hàng F Lương thực trả của những công nhân viên được chọn khớp với danh sách trả lương qua ngân hàng Việc thực hiện các thủ tục kiểm tra như trên giúp KTV rút kết luận về tính chính xác trong công tác tính lương, trả lương và phản ánh chi phí lương lên sổ sách kế toán. Qua tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát KTV rút ra kết luận hệ thống KSNB của công ty liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên là tồn tại và có hiệu lực. KTV có thể dựa vào hệ thống KSNB của khách hàng để giảm thiểu các thủ tục kiểm tra chi tiết.Thu tuc kiem tra chi tiet tiep theo la gi de ket luan ve so du tai khoan 334 va chi phi luong trong ky.? Em nen co them thu tuc doi chieu so du 334 voi bang luong cua thang gan nhat de dam bao so du, dong thoi thuc hien thu tuc phan tich de ket luan ve tinh day du của chi phí lương trong kỳ. Thủ tục kiểm tra chi tiết tiếp theo chỉ dừng lại ở thủ tục phân tích để thấy được tính hợp lý của chi phí lương, kiểm tra các biến động bất thường để phát hiện việc chi phí lương bị phản ánh thiếu hoặc thừa. b. Công ty T Bảng biểu 2.6. Thông tin về hệ thống sử lý thông tin với chu trình tiền lương và nhân viên: Công ty TNHH T Tham chiếu D433 31 tháng 12 năm 2007 Chuẩn bị bởi NTBP Tìm hiểu hệ thống xử lý thông tin Soát xét bởi NTN Ngày thực hiện 15 tháng 1 năm 2008 Các bước Hoạt động Kiểm soát Tuyển dụng Thông tin được thông báo trên bảng thông báo của khu Công nghiệp và Kỹ nghệ Thăng Long để các công nhân được biết. Các bảo vệ sẽ nhận hồ sơ xin việc Bộ phận nhân sự chọn người thích hợp và gọi họ đến để kiểm tra trình độ và phỏng vấn Giám đốc và ông Toàn sẽ tiến hành phỏng vấn danh sách ứng viên đã được cô Yến – trưởng phòng nhân sự phê duyệt. Sau khi xét tuyển xong, công ty sẽ ký hợp đồng thử việc: Thời gian: 1 tháng cho công nhân sản xuất trực tiếp, 2 tháng cho nhân viên gián tiếp. Lương thử việc: +Công nhân: 866.700 VNĐ/1 công nhân + Nhân viên: tùy thuộc vị trí công tác. Mức lương từ 1.500.000 VNĐ/tháng (tốt nghiệp cao đẳng) đến 4.000.000 VNĐ/tháng (tốt nghiệp đại học) Các khoản trợ cấp khác: trong quá trình thử việc, công nhân viên không được hưởng thêm trợ cấp Sau quá trình thử việc, công ty sẽ đánh giá và ký hợp đồng chính thức với những cá nhân được đánh giá tốt. Hợp đồng chính thức được lập bởi bộ phận nhân sự và ký bởi giám đốc. 2.Tính lương 2.1. Chấm công Thời gian được theo dõi bằng máy chấm công. Hàng ngày máy sẽ ghi nhận thời gian vào và ra của từng công nhân viên vào bảng chấm công. Mỗi bảng tính thời gian được sử dụng cho một công nhân viên trong một tháng. Các thành tố trong bảng chấm công gồm có: thời gian vào, thời gian ra, thời gian làm thêm, kỳ nghỉ. Những yếu tố này đều được tính bởi cô Hạnh (phòng nhân sự) Thời gian vào và ra của công nhân viên được kiểm soát bởi máy tính thời gian Bảng chấm công được giám sát bởi bảo vệ. Nếu người nào đó cố hành vi vi phạm sẽ bị phát hiện và phạt Bảng chấm công sẽ được chị Hạnh tính >> rủi ro vì không có người kiểm tra lại Nghỉ phép: Khi công nhân viên muốn nghỉ phép, họ phải làm giấy xin nghỉ để Giám đốc phê duyệt. Khi bắt đầu mỗi ngày làm việc, các bộ phận đều tiến hành điểm danh sau đó tất cả các đơn xin nghỉ đều được tập hợp gửi lên phòng nhân sự Dựa trên các đơn xin nghỉ, phòng nhân sự ghi vào bảng chấm công (Cô Hạnh) Giấy nghỉ phép phải được phê duyệt bởi Giám Đốc Làm thêm giờ: Trong trường hợp làm thêm giờ, công nhân viên phải lập phiếu làm thêm giờ để trình lên trưởng bộ phận. Phiếu làm thêm giờ được phê chuẩn bởi Giám Đốc và tổng hợp cho bộ phận nhân sự vào ngày tiếp theo Dựa trên phiếu làm thêm giờ và thời gian làm việc thực tế không tính vào bảng chấm công, cô Hạnh sẽ tính ra số giờ làm thêm và ghi vào cột làm thêm giờ trong bảng chấm công Đơn giá làm thêm trong ngày bình thường là 150% Đơn giá làm thêm vào ngày cuối tuần là 200% Đơn giá làm thêm cho ca đêm là 300% Phiếu làm ngoài giờ phải được phhê duyệt bởi Giám Đốc 2.2. Tính lương Công việc tính lương do cô Huyền phụ trách (bộ phận kế toán) Công việc tính lương được thực hiện trên Excel: Cuối mỗi tháng, cô Huyền tổng hợp bảng chấm công trong tháng. Lương được tính từ ngày đầu tháng tới ngày cuối tháng Các dữ liệu trong bảng chấm công (số ngày làm việc, số giờ làm việc trong ngày, thời gian làm ngoài giờ, ngày nghỉ làm…) được đưa vào bảng tính Excel để tính ra lương + Lương cơ bản, các khoản trợ cấp và các phúc lợi khác dựa trên hợp đồng. Lương của công nhân viên là lương tổng Tất cả sự thay đổi về lương cơ bản được cập nhật thông qua hệ thống internet hoặc thông tin từ Ban Quản Lý khu Công nghiệp Thăng Long. Sự thay đổi trong nội bộ công ty được phê chuẩn bởi Giám Đốc và bộ phận nhân sự lập phụ lục cho hợp đồng lao động + Thời gian làm việc, thời gian nghỉ phép, thời gian làm ngoài giờ…từ bảng chấm công + BHXH: 20% lương cơ bản + BHYT: 3% lương cơ bản + Lương làm ngoài giờ Sự thay đổi về lương được phê duyệt bởi Giám Đốc Bảng lương được gửi cho cô Yến để kiểm tra lại Bảng lương được phê chuẩn bởi Giám Đốc Bảng lương được kiểm tra lại bởi cô Yến và được phê chuẩn bởi Giám Đốc 2.3. Ghi sổ Chi phí lương được phân bổ như sau - TK 622: Lương, 15% BHXH, 1% SH của nhân công trực tiếp sản xuất trực tiếp - TK 627: Lương, 15%BHXH, 1% SH của nhân viên gián tiếp là việc tại xưởng - TK 642: Lương, 15% BHXH, 1% SH của nhân viên gián tiếp làm việc tại văn phòng Bút toán kế toán Nợ TK 622, 627,642 – Chi phí lương Có TK 334 – Phải trả công nhân viên Ghi nhận chi phí lương 2.4. Trả lương Việc trả lương được thực hiện vào ngày 10 hàng tháng qua ngân hàng Nông Nghiệp (cho nhân viên Việt Nam), qua ngân hàng Mizuho (cho nhân viên nước ngoài) Rủi ro Nguyên nhân Ảnh hưởng tiềm tàng tới BCTC Tồn tại rủi ro không ghi nhận các chi phí lương phải trả - Do kế toán vừa là ngườ tính lương vừa là người ghi sổ, - Không ai kiểm tra lại khoản trả cho nhân viên chưa được ghi sổ Chi phí lương Tài sản Tổng công nhân viên tại công ty T tại ngày 31tháng 12 năm 2007 là 100 công nhân viên Việt Nam và 1 người nước ngoài. Do quy mô công ty T nhỏ bên cạnh đó sau khi tìm hiểu về hệ thống KSNB của khách hàng T, KTV nhận thấy rủi ro kiểm soát lớn do không vi phạm nguyên tắc phân công, phân nhiệm nên KTV quyết định sử dụng trực tiếp thử nghiệm cơ bản, bỏ qua thử nghiệm kiểm soát. 2.4.2.2. Thực hiện thử nghiệm cơ bản với chu trình tiền lương và nhân viên: 2.4.2.2.1. Kiểm toán tài khoản lương và chi phí lương a. Công ty K Thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết Bước 1: KTV tìm hiểu bản chất số dư cuối kỳ của TK 334 Mục đích: kiểm tra tính chính xác của số dư TK334 được trình bày trên BCTC. Trong chu trình tiền lương, KTV không những quan tâm tới vấn đề hạch toán và phân bổ tổng lương vào các đầu TK chi phí tương ứng mà kiểm tra tính hợp lý của số dư các TK liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên là một phần không thể thiếu. Bảng biểu 2.7.Trích giấy tờ làm việc của KTV – Thủ tục kiểm tra chi tiết TK 334 Khách hàng: K Tham chiếu: Z750 Kỳ: 31 tháng 12 năm 2007 Thực hiện bởi: LTH Tài khoản: Phải trả công nhân viên Soát xét bởi: LTV Ngày: tháng 2 năm 2008 Mục tiêu: Kiểm tra tính hiện hữu, đầy đủ, chính xác, trình bày hợp lý của TK phải trả CNV Công việc: Tìm hiểu bản chất của số dư TK 334 Tài khoản Tên Số trước kiểm toán 31/12/2007 Số điều chỉnh Số sau kiểm toán 31/12/07 Nợ Có 334 Phải trả công nhân viênChi phi luong hay so du phai tra? 0 275.571.330 275.571.330 BS BS: khớp với số liệu trên bảng cân đối trước kiểm toán 31/12/07 Theo thông tin về hệ thống KSNB, KTV được biết, tại công ty K, kỳ tính lương từ ngày 26 tháng này tới ngày 25 tháng sau, kỳ trả lương là từ ngày 28 tới ngày 30 hàng tháng, KTV đưa ra hai xét đoán: Thứ nhất, số dư TK 334 không còn chứng tỏ công ty đã tiến hành trả lương cho nhân viên Thứ hai, 5 ngày lương cuối cùng của tháng 12 chưa được trích Sau khi phỏng vấn kế toán và kiểm tra nghiệp vụ trả lương của tháng 12, KTV xác nhận thông tin công ty đã trả lương tháng 12 đồng thời kế toán chưa ghi nhận lương của 5 ngày cuối tháng 12. KTV dựa trên lương tháng 2, 6, 9 để ước lượng lương trung bình của một tháng từ đó ước tính lương 5 ngày làm việc cuối tháng 12. Tổng lương 3 tháng 4.271.355.613 Lương trung bình 1 tháng 1.423.785.204 Lương 6 ngày cuối tháng 12 275.571.330 Chi phí nhân công trực tiếp (52%) 143.526.627 Chi phí sản xuất chung (38%) 103.384.455 Chí phí quản lý doanh nghiệp (10%) 28.660.249 KTV đưa ra bút toán điều chỉnh: Nợ 622 – chi phí nhân công trực tiếp : 143.526.627 Nợ 627 – chi phí sản xuất chung : 103.384.455 Nợ 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp : 28.660.249 Có 334 – phải trả công nhân viên : 275.571.330 Kết luận: Mục tiêu đạt được Bước 2: Thực hiện thủ tục phân tích với các chi phí lương Mục đích: xem xét tính hợp lý của sự biến động chi phí lương giữa các tháng trong mối quan hệ với số lượng lao động từ đó phát hiện ra rủi ro chi phí lương bị phản ánh thiếu hoặc thừa. Nếu sự biến động của chi phí lương không thống nhất với sự biến động của số lượng nhân viên, hoặc có sự thay đổi đột biến trong chi phí lương, KTV phải yêu cầu kế toán giải thích và tìm các bằng chứng hợp lý để giải thích sự biến động đó. Để có thể thực hiện phân tích, KTV phải tổng hợp các chi phí lương cho từng bộ phận theo từng tháng. Chi phí này không chỉ gồm có lương, BHXH, BHYT mà có thể gồm nhiều khoản khác như tiền bảo hiểm thân thể, tiền ăn ca…Sau đó tổng hợp tổng chi phí theo từng bộ phận sử dụng cùng số lao động của từng bộ phận để tiến hành phân tich. Trong quá trình làm việc KTV chú ý kết hợp công việc với các KTV kiểm toán phần hành HTK và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng để đánh tham chiếu. Việc đánh tham chiếu giúp cho các KTV phần hành khác không phải kiểm tra phần chi phí lương để tránh công việc bị trùng lặp. Bảng biểu 2.8. Trích giấy tờ làm việc của KTV - Thủ tục phân tích chi phí lương Khách hàng: K Tham chiếu: Z751 Kỳ: 31 tháng 12 năm 2007 Thực hiện bởi: LTH Tài khoản: Phải trả công nhân viên Soát xét bởi: LTV Ngày: Tháng 2 năm 2008 Mục tiêu: Đảm bảo tính đầy đủ, có thực của chi phí lương Công việc thực hiện: - Tổng hợp chi phí lương của mỗi bộ phận từ sổ chi phí theo từng tháng theo từng tháng. - Phân tích sự biến động của chi phí lương qua từng tháng. Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …… Tháng 12 Tổng Chi phí nhân công trực tiếp 1.012.520.540 793.638.635 782.328.730 1.479.624.142 10.690.837.955 Z323 Lương của phân xưởng Dập 241.441.232 181.692.869 182.178.605 310.288.627 2.328.574.887 Lương của phân xưởng Hàn 686.960.797 527.145.730 515.815.249 1.005.285.244 6.906.201.460 BHXH, BHYT của phân xưởng Dập 22.637.200 22.637.200 22.053.760 20.562.350 251.881.520 BHXH, BHYT của phân xưởng Dập 55.140.350 55.821.880 54.340.160 56.572.600 626.659.040 Bảo hiểm cho đội Dập 1.668.674 1.668.673 1.868.673 14.077.678 150.006.859 Bảo hiểm cho đội Hàn 4.672.287 4.672.283 6.072.283 72.837.643 427.514.189 Chi phí sản xuất chung (2) 651.043.026 575.820.681 559.437.215 1.041.526.321 7.755.829.586 Z323 Lương nhân viên quản lý phân xưởng 610.287.736 533.661.361 517.660.105 989.802.741 7.149.713.857 BHXH, BHYT nhân viên quản lý phân xưởng 40.755.290 42.159.320 41.477.110 45.623.580 513.460.170 Bảo hiểm và phúc lợi 300.000 6.100.000 92.655.559 Lương không bao gồm thuế TNCN 564.290.909 478.845.565 456.229.122 922.194.358 - Chi phí quản lý doanh nghiệp 181.076.003 171.627.880 179.651.093 255.088.422 1.611.925.556 Z1320 Lương Giám Đốc 104.994.461 105.474.252 108.735.665 101.094.176 N 1.025.544.917 N Lương nhân viên 67.641.527 57.040.244 61.802.044 41.525.297 850.254.530 BHXH, BHYT cho phòng quản lý 8.106.280 8.779.650 8.779.650 7.898.880 103.232.330 Bảo hiểm 333.735 333.734 333.734 4.570.069 23.318.352 Lương không gồm thuế TNCN 63.677.988 64.160.397 5.607.624 - - Tổng 1.844.639.569 1.541.087.196 1.521.417.038 2.776.238.885 20.058.593.097 N: Thuế thu nhập cá nhân phải nộp sau quyết toán thuế năm 2007 Z323: Tham chiếu sang phần hành HTK Z1320: Tham chiếu sang phần hành chi phí quản lý doanh nghiệp Phân bổ chi phí lương Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 Tổng Tổng chi phí lương 1.711.325.753 1.405.014.456 1.427.829.891 2.547.996.085 Bộ phận sản xuất 1.538.689.765 1.242.499.960 1.368.011.043 2.305.376.612 Bộ phận quản lý 172.635.988 162.514.496 59.818.848 242.619.473 Số lượng nhân viên 600 594 686 672 Bộ phận sản xuất 589 583 …. 671 657 Bộ phận quản lý 11 11 …. 15 15 KTV tiến hành phân tích sự biến động của chi phí lương qua từng tháng bằng cách lập biểu đồ. Tại khách hàng K, là một công ty sản xuất vì vậy chi phí lương chỉ phân bổ cho 2 bộ phận là bộ phận sản xuất và bộ phận quản lý. Theo như bảng tổng hợp, chi phí lưong cho nhân viên quản lý văn phòng qua các tháng ít biến động. KTV nhận thấy đây là một sự hợp lý vì số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng qua các tháng đều rất ổn định. Chính vì vậy, KTV đi sau phân tích sự biến động của tổng chi phí lương và chi phí lương của bộ phận sản xuất qua các tháng. Biểu đồ 2.2.Biểu đồ phân tích chi phí lương Phân tích: Chi phí lương không thay đổi nhiều qua các tháng vì số lượng công nhân viên không biến động nhiều. Sự chênh lệch chi phí lương giữa các tháng chủ yếu là do tiền làm thêm giờ của công nhân viên. Từ tháng 10 tới tháng 12, số lượng nhân viên tăng lên nhưng chi phí lương hầu như không thay đổi vì trong các tháng này không phát sinh lương cho Giám Đốc. Từ tháng 9, ông Shimada – Giám Đốc cũ trở về Nhật Bản, ông Kunio Hasagawa được bổ nhiệm làm Giám Đốc. Nhưng theo hợp đồng giữa công ty K và công ty mẹ. ông Kunio sẽ nhận lương từ tháng 1 năm 2008. Tháng 12, chi phí lương cao nhất vì trong tháng này phát sinh chi phí lương tháng 13 thưởng tết cho công nhân viên. Sau khi phân tích KTV rút ra kết luận, chi phí lương của công ty là hợp lý. Thủ tục phân tích giúp KTV có cái nhìn bao quát về tính hợp lý của chi phí lương của công ty khách hàng. Từ sự biến động KTV có thể đưa ra xét đoán về rủi ro có thể xảy ra như rủi ro ghi thiếu chi phí lương, rủi ro về tính có thực của chi phí lương. Bước 3: Đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng lương S