Chuyên đề Hoàn thiện quy trình nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất của công ty thương mại Hà Nội

g mại và tổng cục hảI quan. 2. Mở l/c: Trong thương mạI quốc tế hiện nay có rất nhiều phương thức thanh toán như: tín dụng chứng từ, phương thức nhờ thu, phương thức đIện chuyển tiền. Nhưng sử dụng rộng rãi nhất và an toàn nhất vẫn là phương thức tín dụng chứng từ. Do vậy nếu trong hợp đồng ngoại thương qui định phương thức thanh toán là tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên là phảI mở l/c theo đúng qui định của hợp đồng. Thông thường l/c được mở trước 20 tới 25 ngày trước thời gian giao hàng. L/c là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở l/c cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ trình được chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của l/c. đơn xin mở l/c kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được gửi tới ngân hàng cùng hai uỷ nhiệm chi : uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định mở l/c và uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí mở l/c. 3.Thuê tàu trở hàng: Trong các đIều khoản của hợp đồng ai có nghiã vụ thuê tàu và thuê theo hình thức nào thường dựa vào 3 căn cứ sau: Những đIều khoản trong hợp đồng Đặc điểm của hợp đồng Điều kiện của vận tảI nếu đIều kiện cơ sở giao hàng là FOB thì bên nhập khẩu sẽ phảI thuê tàu để trở hàng. Nếu đIều kiện là CIF thì bên xuất khẩu sẽ phảI thuê tàu. 4. Mua bảo hiểm hàng hóa: Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm ba, doanh nghiệp ký kết hợp đồng từ đầu kỳ, mỗi khi giao hàng xuống vận chuyển chỉ cần gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mua bảo hiểm chuyến, doanh nghiệp gửi tới công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở đó doanh nghiệp và công ty bảo hiểm đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm. 5. Làm thủ tục hải quan: Quy trình thủ tục hảI quan gồm 3 bước chủ yếu sau. Khai báo hảI quan : chủ hàng phảI khai báo chi tiết về hàng hoá vào tờ khai hảI quan một cách trung thực và chính xác bao gồm : tên hàng, số lượng, mã hàng, mã số thuế của doanh nghiệp, xuất nhập khẩu theo đường tiểu ngạch hay chính nghạch, thuế xuất của đường nhập khẩu đó, số tiền phải nộp). Tờ khai phải được xuất trình cùng với một số chứng từ sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp Giấy đăng ký mã số thuế của doanh nghiệp Hợp đồng ngoại thương (1bản) Giấy phép nhập khẩu(nếu là hàng hoá nhà nước quản lý) INVOICE(2bản) PACKING LIST(2bản) Một số chứng từ khác như: vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, bảng kê chi tiết hàng hoá. Xuất trình hàng hoá để hải quan kiểm tra : hải quan đối chiếu tờ khai hải quan với thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng để quyết định có cho hàng hoá qua biên giới hay không. Thực hiện quyết định hải quan Sau khi kiểm tra các giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ đưa ra các quyết định cho phép qua biên giới hoặc cho phép hàng hoá qua biên giới kèm theo đIều kiện hoặc hàng hoá không được phép qua biên giới. 6. Kiểm tra hàng hoá khi nhận hàng nhập khẩu công ty phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt tổn thất để kịp thời khiếu nại đòi bồi thường trong thời hạn quy định trong hợp đồng. Công ty phải lập thư dự kháng nếu thấy nghi ngờ hoặc thấy có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi tổn thất đã được mua bảo hiểm. 7. Thanh toán tiền hàng nhập khẩu Với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ(thanh toán bằng thư tín dụng L/C) là phương thức hay được sử dung nhất vì nó đảm bảo an toàn cho cả hai bên. Ngoài ra phương thức chuyển tiền cũng được sử dụng phổ biến vì nó nhanh và gọn hơn l/c thường được sử dụng giữa công ty đa quốc gia hay giữa các đối tác hiểu nhau và làm ăn lâu dài. 4. Một số vấn đề lưu ý khi có thất về rủi ro hàng hoá Hàng về đến đIểm quy định, nếu chủ hàng thấy hàng hoá nhập khẩu bị tổn thất, đổt vỡ thiếu hụt mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại. đối tượng có thể là bên bán, người vận tải cơ quan bảo hiểm tuỳ theo nguyên nhân của từng tổn thất. Bên nhập khẩu phải viết đơn khiếu nại và gửi cho bên bị khiếu nại trong thời gian quy định. đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất như : biên bản giám định hàng hoá, hoá đơn thương mại vận đơn đường biển, đơn đường biển(nếu khiếu nạI công ty bảo hiểm). Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà các bên giải quyết với nhau. Nếu không giảI quyết được thì làm đơn gửi lên trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế xét xử theo pháp luật hiện hành. Thường thì cơ quan xét xử và pháp luật quy định đã được ghi rõ trong hợp đồng. 5 Đánh giá việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi quá trình giao nhận hàng hoá được triển khai xong thì doanh nghiệp phải đánh giá lại những sai xót trong quá trình nhập khẩu để rút kinh nghiệm cho lần nhập khẩu lần sau. Chương II Quy trình nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất của công ty Thương Mại Hà Nội trong những năm gần đây I Tổng quan về công ty Thương Mại Hà Nội 1. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của công ty thương mại hà nội Chức năng của công ty thương mại hà nội Công ty thương mại hà nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sở thương mại hà nội, chịu trách nhiệm trước sở thương mại về những hoạt động kinh doanh của mình. Sau thời kỳ đổi mới chức năng chủ yếu của công ty là kinh doanh hàng tiêu dùng và tư liệu sản xuất, phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng ở hà nội và các tỉnh lân cận. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty thương mại hà nội + Tổ chức kinh doanh theo chức năng, bao gồm bán buôn và bán lẻ hàng hoá, xuất nhập khẩu tổ chức liên kết hợp tác kinh doanh với các đối tác trong và ngoàI nước. +Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Quyền hạn của công ty thương mại hà nội Trong hoạt động của mình công ty tmhn có các quyền sau: +Được ký kết và thức hiện hợp đồng với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. +Được quản lý và sử dụng vốn, tàI sản của công ty theo qui định của nhà nước. +Được chủ động xác định giá cả và khối lượng hàng hoá theo thị trường và không trái với qui định của nhà nước. +Được tham gia các hội trợ triển lãm quảng cáo phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. +Được mở tài khoản và vay vốn tại ngân hàng theo qui định. 2. Kết quả kinh doanh của năm gần đây Tổng doanh thu toàn công ty ta ước đạt 28.4/ 22 tỷ đồng, vượt 29% so với kế hoạch Sở giao và bằng 139,2% so với năm 2001. Tuy nhiên, doanh thu bán lẻ đạt thấp 4,5 tỷ đồng; phần còn lại là doanh thu từ kinh doanh XNK, bán buôn, liên kết kinh doanh với các đơn vị khác mang lại. Tổng nộp thuế GTGT 169 triệu đồng. Số thuế GTGT thực nộp chỉ bằng 80,5% số thuế GTGT Sở giao. Nếu tính cả phần khấu trừ đầu vào hàng xuất khẩu 71 triệu đồng thì tổng nộp thuế GTGT phát sinh ước đạt 240 triệu đồng, vượt 9,1% kế hoạch Sở giao. Nhìn chung, nhiều đơn vị trong công ty không đồng thời đạt cả 2 chỉ tiêu công ty giao là: doanh thu và thuế GTGT. Có đơn vị đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh thu nhưng lại không đạt chỉ tiêu nộp thuế GTGT; có đơn vị lại đạt chỉ tiêu nộp thuế GTGT nhưng không đạt chỉ tiêu doanh thu. Tuy chỉ tiêu doanh thu là chỉ tiêu hướng dẫn, nhưng chúng ta đã xác định rằng nếu không có doanh thu thì không có lợi nhuận và sẽ không còn giữ được quy mô doanh nghiệp như hiện nay. Sau đây là bảng tổng hợp 2 chỉ tiêu của các đơn vị thuộc công ty: TT TÊN ĐƠN VỊ DOANH SỐ THUẾ GTGT Thực hiện % so với KH Thực hiện % so với KH 1 CH 18 Hàng Bài 10.994.542.564 109,95 52.339.075 65,4 2 CH Nam Thành Công 1.569.408.700 78,47 45.294.329 100,7 3 T2 T/mại Cát Linh 4.265.202.290 77,55 55.335.267 69,2 4 CH 191 Hàng Bông 337.469.670 67,49 7.199.529 100 5 P.XNK (trừ khấu trừ XK) 11.235.021.957 102,14 20.347.289 145,3 6 Các loại thuế GTGT khác 29.306.362 Cộng 28.401.645.181 129,09 209,821,851 100 Ghi chú:Thuế GTGT thực nộp trong năm 2002 là: 169 triệu đồng Về hoạt động Xuất nhập khẩu: Thực hiện chủ trương chung của Sở về đẩy mạnh hoạt động XNK. Phòng xuất nhập khẩu đã mạnh dạn xây dựng phương án đề nghị công ty khoán hiệu quả cho phòng. Trước tình hình đội ngũ hiện có mỏng, phòng đã tập trung mọi nguồn lực, chú trọng vào khâu tiếp thị, tiếp cận với các nguồn thông tin điện tử, các buổi giao lưu gặp gỡ giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, mở rộng bạn hàng, bước đầu tạo được quan hệ tốt với bạn hàng và khách hàng. Đối với các thương vụ lớn, thiếu vốn, phòng đã chủ động đề xuất phương án vay vốn và chủ động giao dịch với ngân hàng và các nguồn vốn khác để kinh doanh. Trong năm, toàn công ty đạt được tổng kim ngạch XNK gần 500.000USD, trong đó kim ngạch xuất khẩu đạt 52.000USD. Kết quả này khẳng định chủ trương thành lập phòng XNK là đúng đắn; khẳng định cơ cấu XNK của công ty trong kế hoạch phát triển 5 năm (2001 - 2005) là có căn cứ. II.Thực hiện quy trình nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất tại công ty thương mại hà nội 1. Tìm hiểu nghiên cứu trị trường: Nhập khẩu hàng nguyên liệu sản xuất chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty. Ta có thể tìm hiểu qua bảng dưới đây : Bảng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty qua các năm: Đơn vị : USD Chỉ tiêu Năm 2000 Năm2001 Năm2002 Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng Tổng kim ngạch Xuất nhập khẩu 237.400 308.200 500.000 Kim ngạch xuất khẩu 45200 50.000 52.000 Kim ngạch nhập khẩu Nhập khẩu nguyên liệu 192200 80,9% 258200 83,7% 448.000 89,6% 140800 73,2% 200100 77,4% 387.200 86,4% Nguồn : báo cáo tổng kết công tác hoạt động kinh doanh của công ty. Dựa vào số liệu bảng trên ta thấy trong ba năm từ 2000 đến 2002 kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty đều tăng. Năm 2000 kim ngạch nhập khẩu đạt 192200 USD chiếm 80,9% tổng kim ngạch xuất nhập khâủ trong đó nhập khẩu nguyên liệu chiếm 73,2% kim ngạch nhập khẩu. đến năm 2001 kim ngạch nhập khẩu đạt 258200 USD chiếm 83,7% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu và nhập khẩu nguyên liệu đạt 77,4% kim ngạch nhập khẩu. Tiến đến năm 2002 kim ngạch nhập khẩu đạt tới 448000 USD với tỉ trọng là 89,6% nhập khẩu nguyên tăng tới 86,4%. Có thể thấy rằng trong năm 2002 nhu cầu nhập khẩu mặt hàng nguyên liệu sản xuất khá cao mới có thể đáp ứng được yêu cầu trong nước. Trên cơ sở đó công ty đã đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu và đã kí kết được nhiều hợp đồng trong và ngoài nước với tỉ trọng nhập khẩu khá cao. Từ những kết quả khả quan bước đầu cho thấy công tác ngiên cứu thị trường xuất nhập khẩu của công ty bắt đầu được quan tâm hơn. thực tế đã chứng tỏ vai trò của công tác nghiên cứu thị trường cos ý nghĩa quan trọng như thế nào trong kinh doanh quốc tế của công ty. *Nghiên cứu thị trường trong nước: Nhu cầu nhập khẩu hàng nguyên liệu sản xuất của công ty thường do những đơn đặt hàng của các nhà sản xuất điều này chứng tỏ uy tín của công ty trên thị trường nên có nhiều doang nghiệp sản xuất trong nước biết đến, tin tưởng và đặt quan hệ làm ăn. ngoài ra giá cả hàng hoá của công ty có tính cạnh tranh hơn các đơn vị nhập khẩu hàng nguyên liệu khác, đặc biệt là chế độ ưu đãi về giá cả đối với khách hàng quen thuộc, nên được các nhà sản xuất trong nước tin cậy và đặt hàng. Trong tiến trình phát triển của đất nước ta hiện nay nhu cầu xây dựng sản xuất trong nước ngày càng cao tất yếu sẽ đòi hỏi những mặt hàng nguyên liệu đặc chủng mà trong nước chưa sản xuất được như : thép không gỉ , thép tấm, thép cấu tạo, nhôm thỏi, hạt nhựa.nếu chỉ dựa vào đơn đặt hàng của các nhà sản xuất mà không tự chủ động tìm kiếm thì việc mở rộng bạn hàng sẽ rất hạn chế, nguồn tiêu thụ hàng nguyên liệu nhập khẩu không nhiều, từ đó sẽ không thể mở rộng và gia tăng khối lượng nhập khẩu hàng nguyên liệu sản xuất, như vậy qui mô kinh doanh về mặt hàng này sẽ không lớn. Ngoài ra nhà nước lại luôn khuyến khích các doanh nghiệp nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước không thể sản xuất được (hàng đặc chủng) để phục vụ cho sản xuất bằng các chính sách thông thoáng. Hiện tại các doanh nghiệp nhập khẩu ngày càng nhiều, tình trạng cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, nếu công ty chỉ trông đợi vào đơn đặt hàng và tự hài lòng về ưu thế của mình như vậy thì rất dễ bị đối thủ cạnh tranh giành giật mất khách hàng, vì vậy công việc nghiên cứu tìm hiểu đối thủ vẻ mọi mặt như thị phần, khả năng tài chính, trình độ nhân lực, bạn hàng , các điểm mạnh điểm yếu của họ là việc nên làm của công ty trong thời gian tới nếu không sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong hoạt động nhập khẩu của mình, có thể bị mất thị phần và bạn hàng bất cứ lúc nào. * Nghiên cứu thị trường quốc tế: Thông thường công ty tìm hiểu nguồn cung cấp và phân loại các nhà cung cấp nguyên liệu nhập khẩu, chủ yếu từ các nước như : trung quốc, mỹ, hàn quốc, singapore.chủ yếu công ty thu thập giá cả, chủng loại trên mạng internet và dựa vào những đơn đặt hàng, các tạp chí giới thiệu, quảng cáo của các nhà cung cấp gửi cho mà quyết định nhà nhập khẩu và mặt hàng nhập khẩu cụ thể. 2. Đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu Trong kinh doanh quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu nói chung đặc biệt nhập khẩu nguyên liệu nói riêng là một hoạt động kinh doanh hấp dẫn nhưng cũng đầy mạo hiểm và rủi ro. Mặc dù trên thế giới đã có nhiều bộ luật điều chỉnh song vẫn còn nhiều kẽ hở mà các thương gia lão luyện có thể lợi dụng nếu đối tác thiếu hiểu biết trong nghiệp vụ kinh doanh. Hợp đồng ngoại thương tập hợp tất cả quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, do đó trong đó quan hệ với bạn hàng nước ngoài nếu không cẩn thận và có nghiệp vụ chắc chắn thì khi đàm phán và ký kết hợp đồng rất dễ gặp rủi ro. Nhận thức được tầm quan trọng của quá trình đàm phán trong việc hình thành hợp đồng và những mục đích cần đạt được, công ty đã cử những cán bộ có nghiệp vụ chuyên môn cao, có kinh nghiệm về thị trường, hiểu biết pháp luật và các thông lệ quốc tế để thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng. Thông thường công ty chỉ nhập khẩu hàng nguyên liệu với số lượng nhỏ, giá trị dưới 500.000 USD nên việc đàm phán chủ yếu thực hiện qua Fax, điện thoại Qui trình đàm phán và ký hợp đồng của công ty qua những bước sau : Sau khi giao dịch và giao kết mua hàng, người xuất khẩu sẽ gửi cho công ty một bản hợp đồng qua Fax trong đó ghi rõ các điều khoản vơi nội dung chủ qui định về tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán Nhận được hợp đồng của người xuất khẩu, người chịu trách nhiệm thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ xem xét và sửa đổi một số điều khoản để trình lên giám đốc công ty duyệt. Nhưng điều khoản chủ yếu quan tâm là: Tên hàng : Qui định đúng tên hàng hoá được qui định theo thông lệ quốc tế để không gây phát sinh tranh chấp về điều khoản tên hàng, hầu như công ty không xảy ra tranh chấp về điều khoản tên hàng ở các hợp đồng nhập khẩu. Chất lượng : Qui định rõ chất lượng và thông số kỹ thuật, kích cỡ, thanh phần cấu tạo của nguyên liệu, ký hiệu điều khoản này thường rất chặt chẽ vì chi nhánh nhập khẩu hàng nguyên liệu cho sản xuất nên đây là vấn đề rất quan trọng phải lưu tâm. Cơ sở giao hàng : Cũng giống như các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác, công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CIF( tên hàng + bảo hiểm + cước phí) qui định tên cảng đến là Hải Phòng hoặc TPHCM và qui định rõ người bán phải ký hợp đồng bảo hiểm trị giá 110% giá CIF. Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu theo điều kiện CFR( tên hàng + cước phí) và tự mình mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhập khẩu theo điều kiện CFR có nhiều ưu điểm hơn điều kiện CIF ở công ty có thể tự mua bảo hiểm hàng hoá ở những nơi tin tưởng tại Việt Nam, do đó luôn chủ động trong bất kỳ tình huống nào xảy ra đối với vấn đề liên quan đến bảo hiểm. Còn khi nhập khẩu theo điều kiện CIF, bảo hiểm hàng hoá sẽ do người bán mua và thường họ chỉ mua loại bảo hiểm tối thiểu, mặt khác nếu trong hợp đồng không qui định cụ thể thì bảo hiểm sẽ bị mua ở những công ty không đáng tin cậy và không chuyển nhượng được. Vì vậy, tốt nhất công ty nên sử dụng điều kiện CFR để nhập khẩu. Giá cả : giá cả cố định trong hợp đồng là kết quả của quá trình giao dịch và hoàn giá giữa hai bên, nên rất dễ thảo thuận và thường không gây tranh chấp. Nhưng điều đáng chú ý là chi nhánh chỉ sử dụng đồng USD làm đồng tiền thanh toán nên phải quan tâm đến biến động của tỷ giá đồng USD, như vậy mới có thể dự báo được mức giá thích hợp. Tuy nhiên, đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với chi nhánh mà cả các doanh nghiệp xuất khẩu khác trong việc dự báo xu hướng biến động của tỷ giá và giá cả thị trường. Điều khoản giao hàng và thông báo giao hàng: chi nhánh nhập khẩu theo điều kiện CIF và CFR nên nhường quyền thuê tàu cho người xuất khẩu và qui định rõ cảng bốc dỡ hàng, không cho phép chuyển tải hay giao hàng trung gian Trong hợp đồng thường qui định rõ là: Phương tiện chuyên chở phải phù hợp với việc vận chuyển hàng hoá trong hợp đồng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng nguyên liệu sản xuất. Tuổi của tàu chở hàng phải dưới 15 tuổi, người bán phải thông báo bằng Fax chậm nhất là 5 ngày về việc bốc hàng và những đặc điểm chính của tàu như quốc tịch, tuổi, kích cỡ của tàu, hối phiếu bốc hàng số lượng và trọng lượng hàng, cảng bốc hàng, ngày tàu khởi hành, số vận đơn và những thông tin khác có liên quan. Nếu để người bán thuê tàu thì người nhập khẩu sẽ bị bất lợi, đặc biệt nếu họ thuê tàu mà tàu không tốt thì rủi ro dễ dàng xảy ra. Tranh chấp và giải quyết tranh chấp là việc làm không thể tránh khỏi. Vì vậy nếu có thể thuê tàu thì công ty nên tự mình thực hiện. Một thực tế đáng mừng là hiện nay ở Việt Nam đã có rất nhiều hãng tàu lớn có tên tuổi tàu có tỷ trọng lớn chuyên chơ bằng đường biển an toàn như VINA LINES, VINASHIN, VOSCO, VIETFRACHT Điều khoản thanh toán: Công ty không sử dụng đồng tiền ở nước ngoài xuất khẩu hay ở nước người nhập khẩu mà chỉ sử dụng USD là đồng tiền thanh toán và việc thanh toán chỉ sử dụng thư tín dụng:L/C at sight không huỷ ngang. Đây là phương thức thanh toán an toàn nhất mà hai bên đều tin tưởng. Người xuất khẩu thường yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng công thương Việt Nam và ngân hàng thụ hưởng tịa nước của người xuất khẩu. Thời gian thanh toán thường là sau khi công ty nhập hàng mới thanh toán tiền cho ngân hàng. Tuỳ theo từng hợp đồng mà chi nhánh nên sử dụng các phương pháp khác nhau như chuyển tiền bằng điện D/A, D/P vì không phải hợp đồng nào công ty cũng quan hệ với đối tác mới mà có cả bạn hàng thân quen đã hiểu biết về nhau thì sử dụng những phương pháp trên cho thuận tiện và phù hợp với điều kiện hợp đồng. * Điều khoản trường hợp bất khả kháng: Trong các hợp đồng đều qui định các trường hợp bất khả kháng được công nhận theo thông lệ quốc tế như lửa cháy, bão lụt, động đất, chiến tranh, nội chiến, đình công và phải được thông báo chậm nhất là 2 tháng. Nói chung đây là điều khoản bắt buộc trong các hợp đồng. Nhưng vì công ty không nghiên cứu kỹ môi trường kinh doanh của nước người xuất khẩu nên đôi khi cũng là điều kiện đem lại nhiều phiền toái cho công ty. * Điều khoản khiếu nại trọng tài: Trong các hợp đồng công ty thường để điều khoản này cho người xuất khẩu tự chọn nên khi có vấn đề như không giao hàng, thiếu hàng, giao không đúng phẩm chất, hàng chở đến không đúng qui định giấy tờ của hàng háo không hợp lệ như trong hợp đồng, thì việc khiếu nại và giải quyết tranh chấp rất khó khăn vì công ty sẽ phải đến cơ quan xét xử theo luật mà toà án qui định trong hợp đồng, vậy sẽ rất bất lợi cho công ty. Mặt khác trọng tài và nguồn luật mỗi nước lại khác nhau, có nước nguồn luật đứng về phía người bán, có nước nguồn luật đứng về phía người mua. Như vậy, nếu người bán chọn trung tâm trọng tài và nguồn luật có lợi cho họ thì càng khó khăn hơn cho công ty. Một số nước có nguồn luật đứng về phía người mua như: Pháp, Mĩ công ty nên qui định trong hợp đồng về điều khoản khiếu nại trọng tài là: “ Mọi tranh chấp phát sinh hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết tại trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam(VIAC) bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam theo nguyên tắc tố tụng trọng tài của VIAC ”. Sẽ thuận tiện hơn nếu phát sinh khiếu nại tranh chấp được giải quyết tại Việt Nam theo nguồn luật của Việt Nam. Khi thay đổi các điều khoản trong hợp đồng, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập các điều khoản cần sửa đổi thành một văn bản trình lên giám đốc công ty để ký duyệt, sau đó gửi cho người xuất khẩu, nếu họ chấp nhận thay đổi sẽ lập lại một hợp đồng khác hoặc ký xác nhận vào bản sửa đổi và gửi cho công ty. Như vậy, hợp đồng đồng được chính thức kí kết xong. Nếu người xuất khẩu không chấp nhận sửa đổi thì sẽ phải đàm phán lại qua Fax, điện thoại cho đến khi hợp đồng chính thức được ký kết. Mỗi hợp đồng nhập khẩu được ký kết xong, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập một bản phương án kinh doanh gồm những nội dung chính sau: Ngày tháng năm lập phương án kinh doanh Tên hàng, kích cỡ, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của hàng hóa, đơn vị tinh theo đồng tiền thanh toán hàng hoá. Số lượng, giá thành, tổng trị giá theo điều kiện giao hàng của hàng hoá giá bán của hàng hoá. Chi phí tiếp nhận hàng. Thuế nhập khẩu, thuế VAT, lãi vay ngân hàng. Thời gian tiêu thụ tối đa của hàng. Lãi gộp, lãi ròng và tỷ lệ của hàng. Hệ số an toàn của phương án kinh doanh. Bản phương án kinh doanh được trưởng phòng xuất nhập khẩu ký nhận, giám đốc công ty ký nhận,. Vì nguồn vốn hoạt động của công ty chủ yếu là vay ngân hàng. Do đó, mỗi hợp đồng ký kết phòng xuất nhập khẩu sẽ phải lập phương án kinh doanh với hệ số an toàn đảm bảo, có sự chịu trách nhiệm của giám đốc công ty và của trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Nếu xem xét thấy phương án kinh doanh an toàn thì giám đốc công ty sẽ phê duyệt cho vay vốn ngân hàng để nhập khẩu. 3. Thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong ba năm qua công đã tổ chức thực hiện thành công nhiều hợp đồng nhập khẩu bao gồm các loại nguyên liệu phục vụ cho sản xuất. Kim ngạch nhập khẩu hàng nguyên liệu sản xuất theo cơ cấu mặt hàng Đơn vị tính : USD Chỉ tiêu Năm 200 Năm 2001 Năm 2002 Tấn Đơn giá Giá trị Tấn Đơn giá Giá trị Tấn Đơn giá Giá trị Thép 200 250 50000 220 230 50600 310 300 93000 Kẽm 100 650 65000 150 780 117000 250 700 175000 Hạt nhựa 55 450 24750 60 525 31500 185 630 116550 Tổng số 355 139750 430 199100 745 384500 Nguồn: báo cáo kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu của phòng kinh doanh nhập khẩu. Năm 2000 tổng lượng hàng nhập khẩu của công ty đạt 355 tấn và năm 2001 tổng lượng hàng nhập là 430 tấn tăng 75 tấn so với năm 2000. đến năm 2002 tổng lượng hàng nhập khẩu đạt là 745 tấn, cả lượng hàng nhập khẩu lẫn mức giá chung đều tăng nên tổng giá trị là 384500 USD . có thể thấy nhu cầu sản xuất và xây dựng của nước ta không hề giảm mà trái lại ngày càng tăng, tuy chỉ nhận đơn đặt hàng của các doanh nghiệp sản xuất trong nước thôi mà lượng hàng công ty nhập ngày càng cao. Nếu mở rộng tìm kiếm và thu hút thêm khách hàng trong nước đặt hàng và mua hàng của mình thì sẽ rất có triển vọng cho sự phát triển của công ty. Theo bảng số liệu trên ta thấy năm 2002 là năm mà công ty có lượng hàng nhập khẩu cao nhất trong ba năm và doanh thu từ nhập khẩu đã tăng lên được 185400 USD so với năm 2001. Mặt khác ta thấy nhu cầu về hàng hoá trong nước ngày càng tăng đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất trong nước phải có một nguồn nguyên liệu khá lớn thì mới có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hoá trong nước. Khi công ty tiến hành hoạt động nhập khẩu công ty thương mại hà nội sẽ làm đơn xin mở L/C tại ngân theo các nội dung sau: +Loại thư tín dụng (L/C) : không huỷ ngang +Người mở: công ty thương mại hà nội , địa chỉ, điện thoại. +Người hưởng thụ: ngân hàng chỉ định ở nước người nhập khẩu, địa chỉ, trị giá L/c theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR, cảng bốc dỡ, ngày đến. +Mô tả về hàng hoá: tên gọi chất lượng chủng loại , thành phần, kích cỡ. +Nhà máy sản xuất . +Những thông tin khác. +Những tài liệu yêu cầu phải xuất trình: Vận đơn: Chứng nhận xuất xứ hàng hoá Hoá đơn thương mại Phiếu đóng gói Chứng nhận chất lượng và số lượng Những giấy tờ có liên quan khác + Những điều khoản khác trong các hợp đồng nhập khẩu ký kết với nước ngoài công ty luôn chọn điều kiện giao hàng là CIF hay CFR nên không phải thuê tàu. Khi hàng về đến cảng, có giấy báo nhận hàng thì cán bộ thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp xuống cảng làm thủ tục hải quan để nhận hàng hoặc uỷ quyền cho các hãng đại lý nhận hộ, khi đi nhận hàng phải mang theo các giấy tờ sau: Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương có kèm theo bản dịch tiếng việt Vận đơn gốc (có ký hiệu của ngân hàng mở L/c) Hoá đơn thương mại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá T ờ khai hải quan Khi nhận hàng tại cảng nếu thấy tổn thất hoặc giao hàng không đúng số lượng và chất lượng như trong hợp đồng qui định thì công ty phải lấy xác nhận của thuyền trưởng tàu chở hàng thông báo với công ty bảo hiểm và công ty kiểm định đến giám định hàng ngay tại cảng để giải quyết. Tổ chức thực hiện hợp đồng là bộ phận quan trọng trong qui trình nhập khẩu nguyên liệu phục vụ sản xuất của công ty thương mại hà nội. Nó ảnh hưởng đến hiệu quả của cả qui trình và mức độ ổn định nguyên liệu đầu vào cho sản xuất. Có hai khả năng thường xảy ra khi công ty thực hiện hợp đồng nhập khẩu là: -Thứ n